Uitslag Enquete ZorgDomein

Transcriptie

1 Uitslag Enquete ZorgDomein Datum: maart 2011 Carla Broekman

2 Inleiding In het werkgebied van de LHV-huisartsenkring Midden-Nederland (KMN) wordt samenwerking tussen de eerste en tweede lijn als een belangrijk speerpunt beschouwd. Een van de activiteiten om deze samenwerking te versterken is de inzet van een verwijsapplicatie, ZorgDomein. Met deze verwijsapplicatie zal doorverwijzen van patiënten vanuit de eerste lijn naar de tweede lijn meer uniform en gestructureerd verlopen en zal vanuit de tweede lijn eenduidige informatieverstrekking richting de eerste lijn gestalte krijgen. De KMN heeft na een verkenningstraject alle ziekenhuizen, het diagnostisch centrum Saltro en de regionale huisartsenverenigingen/coöperaties (HV/HV en) binnen het werkgebied bereid gevonden met de verwijsapplicatie van ZorgDomein te gaan werken. In oktober 2009 is het St. Jansdal Ziekenhuis als eerste gestart met ZorgDomein. Met het aansluiten van Tergooiziekenhuizen per 1 februari 2011 zijn alle ziekenhuizen, Saltro en GGZ Amersfoort aangesloten. Altrecht en Indigo hebben inmiddels een overeenkomst met ZorgDomein getekend. Enquête Nu is het moment aangekomen om de eerste ervaringen met deze applicatie bij huisartsen in beeld te brengen. Hiervoor heeft de KMN een enquête opgesteld en in de periode november 2010 januari 2011 geplaatst op de eigen website. Er zijn 32 enquêtes ingevuld, dit is 4%. Alle huisartsen uit de regio van de KMN zijn over het invullen van deze enquête geïnformeerd via nieuwsbrieven. Op dat moment was het St. Jansdal Ziekenhuis ruim een jaar aangesloten op ZorgDomein en waren Tergooiziekenhuizen en het Meander Medisch Centrum nog niet aangesloten. Dit kan mede reden zijn dat er minder huisartsen deelnamen aan deze enquête. De huisartsenvereniging GHO-GO kiest er voor om medio 2011 deze enquête aan haar leden aan te bieden. Overige huisartsenvereniging worden geattendeerd op het gebruik van deze enquete. De enquête bestaat uit 25 vragen (meerkeuze- en open vragen en stellingen) met een aantal subvragen. Huisartsen kregen tijdens het invullen de vragen op maat aangeboden, afhankelijk van een gegeven antwoord. Korte samenvatting Onder de respondenten was 91% aangesloten op ZorgDomein en hadden hiermee gewerkt. Bij 9% is actie ondernomen om hen aan te sluiten. Ruim 72% geeft de applicatie een voldoende tot goed/zeer goed. Bijna 60% heeft de instructiebijeenkomst van ZorgDomein gevolgd. De overigen zijn veelal door collega s geïnstrueerd die deelgenomen hebben. Per week verwijst een kwart gemiddeld 1-3 maal via ZorgDomein. Ruim een kwart verwijst gemiddeld 4-7 maal via ZorgDomein en een vijfde verwijst gemiddeld 8-10 keer via ZorgDomein. Ruim 50% verwijst overigens 1-3 maal in de week zonder ZorgDomein. Redenen zijn divers en hieronder verder uitgewerkt.

3 Meer dan de helft geeft aan dat verwijzen via ZorgDomein makkelijk is en voldoende inzicht geeft in het zorgaanbod. Een derde geeft aan dat het werken met ZorgDomein snel gaat, een derde geeft aan dat dat niet het geval is. Ruim 50% geeft aan dat het voldoende inzicht geeft in het ziekenhuisaanbod, slechts 7% is het daarmee oneens. Alle vragen op een rij: Hieronder treft u alle vragen waarvan de uitkomsten in dit rapport zijn opgenomen. Via de link kunt u gelijk het betreffende antwoord vinden. 1) Welk HIS gebruikt u? 2) Is uw HIS aangesloten op ZorgDomein? 3) Hoeveel patiënten verwijst u gemiddeld per week met ZorgDomein? 4) Hoeveel patiënten verwijst u gemiddeld per week zonder ZorgDomein? 5) Wat is de reden dat u (nog) niet via ZorgDomein verwijst? a) Welke andere redenen heeft u om niet via ZorgDomein te verwijzen? 6) Als u niet via ZorgDomein verwijst, via welke weg ontvangt de specialist uw brief? a)? 7) Het gebruik van ZorgDomein is gemakkelijk! 8) Het werken met ZorgDomein is snel! 9) ZorgDomein biedt mij voldoende inzicht in het ziekenhuisaanbod! 10) Bij problemen biedt de servicedesk van ZorgDomein mij voldoende ondersteuning! 11) Wat vindt u van ZorgDomein? Schaal 1-10 (1= slecht, 10= uitstekend) 12) Heeft u één van de voorlichtingsavonden over het werken met ZorgDomein bijgewoond? a) Waarom heeft u geen van de voorlichtingsbijeenkomsten over het werken met ZorgDomein bijgewoond? 13) Hoe werkt Zorgdomein in de praktijk? a) Waarom vindt u ZorgDomein in de praktijk slecht of matig werken? 14) Hoe verloopt het maken van de verwijzing en het schrijven van de verwijsbrief? a) Waarom verloopt het maken van de verwijzing en het schrijven van de verwijsbrief niet goed of matig? 15) Hoe werkt het verwijzen met verkorte toegangstijd? a) Waarom verloopt het verwijzen met verkorte toegangstijden matig of slecht? 16) Maakt uw praktijkmedewerker ook gebruik van ZorgDomein voor het maken van een verwijsbrief? a) Waarom maakt uw praktijkmedewerker nog geen gebruik van ZorgDomein? 17) Is het haalbaar om een verwijsbrief binnen 24 uur af te ronden? a) Waarom is het niet haalbaar om een verwijsbrief binnen 24 uur af te ronden? 18) Wanneer u problemen in het gebruik van ZorgDomein ervaart, maakt u dan gebruik van de servicedesk of website van ZorgDomein? a) Waarom maakt u geen gebruik van de ZorgDomein servicedesk of website? 19) Heeft u hulp nodig met betrekking tot het gebruik van ZorgDomein en wilt u dat de Kring contact met u opneemt? 20) Heeft u andere opmerkingen met betrekking tot het gebruik van ZorgDomein? 21) Saltro en Altrecht willen aansluiten op ZorgDomein, welke andere organisatie zou u het liefst aangesloten zien op ZorgDomein? 22) Als binnen het Kringgebied bovengenoemde instellingen zijn aangesloten, wat verwacht u daarna van de Kring Midden-Nederland? 23) Neemt u deel aan een werkgroep voor het maken van transmurale afspraken?

4 a) In welk ziekenhuis neemt u deel aan deze werkgroep? b) Voor welk specialisme neemt u deel aan deze werkgroep? c) Waarom neemt u niet deel aan een werkgroep? 24) Wat kunnen we nog verbeteren in de gezamenlijke werkwijze? 25) Heeft u suggesties voor verbetering van ZorgDomein?

5 Vraag 1: Welk HIS gebruikt u? Alle respondenten hebben deze vraag beantwoord. Ze maken gebruik van 7 verschillende HIS en. Dit zijn tevens de meest gebruikte in de regio. Het merendeel maakt gebruik van Promedico ASP, gevolgd door Medicom en MicroHis. HIS Gebruik? 25% 22% Medicom-Grafisch MicroHis Mira 3% 6% 6% 16% 22% OmniHis Scipio OmniHis Studio Promedico VDF Promedico ASP Vraag 2: Aangesloten op ZD? Allen hebben deze vraag beantwoord. Huisartsen die hun naam achterlieten, en die wilde aansluiten hebben persoonlijk een aanmeldformulier ontvangen. Praktijk aangesloten op ZD? 9% Ja Wil wel aansluiten 91%

6 Vraag 3: Gemiddeld aantal verwijzigen per week? 29 Respondenten Gemiddeld aantal verwijzingen via ZD? 10% 3% 24% 1 tot 3 4 tot 7 14% 8 tot 10 Meer dan 10 Geen 21% 28% Anders, Vraag 4: Gemiddeld aantal verwijzen zonder ZD 29 Respondenten De meerderheid verwijst 1-3 keer zonder ZD. Gemiddeld aantal verwijzingen zonder ZD? 4% 3% 3% 3% 1 tot 3 4 tot 7 35% 52% 8 tot 10 (=0%) Meer dan 10 Weet ik niet Geen Anders, namelijk:

7 Vraag 5: Redenen om niet via ZD te verwijzen Redenen om niet via ZD te verwijzen? 10% 2% 3% 13% 3% Past niet bij mijn huidige manier van werken Weet niet hoe ik met ZD moet werken Kost mij teveel tijd 33% 18% Verwijsaanbod is niet aantrekkelijk ZD functioneert bij mij niet (altijd) op juiste manier 18% Voor bepaalde verwijzingen (zoals spoed) is ZD niet toereikend Niet van toepassing Anders Vraag 5a: Andere redenen om niet via ZD te verwijzen - Uitslagen uit diagnostisch archief in Medicom komen niet in de brief te staan - Verwijzen via telefonisch spreekuur is lastig, kost te veel tijd voor uitleg aan patiënt zeker nu er nog geen verzonden kan worden naar patiënten. - Grootste deel UMC niet aangesloten - Instellingen niet aangesloten - Spoedverwijzingen via SEH nog met brief (uitgeprint) - Zijn pas net aangesloten - De verwijsbrief is niet meer terug te vinden in het HIS van de patiënt - Aanvraag van Röntgen, lab of verwijzing mammapoli gaat ook gepaard met het invullen van een formulier, dat is twee keer werk (omslachtig) - Verwijzen tijdens een visite - Voorgeschiedenis komt niet mee vanuit Mira, alleen de episodes - Het DIAK communiceert niet altijd goed met ons HIS, dan kan een in het DIAK al bekende patiënt niet gekozen worden, dan verwijzen we per brief, tevens is het systeem tergend traag - Het gevoel een probleem van anderen op te lossen, zie geen meerwaarde met huidige werkwijze, patiënt kreeg al veel service doordat praktijk zelf de afspraak maakt voor de patiënt, telefonisch. - Bijlagen kunnen niet worden meegestuurd - Verwijzen in Medicom is handiger - Kost veel tijd - Opmaak van de brief laat te wensen over - lastig om voorgeschiedenis en labwaarden mee te sturen

8 - ziekenhuizen moeten daarna de door mij verzonden brief handmatig invoeren in hun eigen systeem - nadeel dat de patiënt tijdens het spreekuur gelijk een keuze voor ziekenhuis moet aangeven Vraag 6: Via welke weg stuurt u uw brief buiten ZD om? Via welke weg stuurt u uw brief buiten ZD om? 5% 2% 16% 26% 49% 2% Via FAX Via de Patiënt neemt gelijk de brief mee Patiënt haalt de brief op Niet van toepassing Anders Vraag 6a: Anders namenlijk? - Patiënt krijgt verwijsbrief per post en of via website met inlogcode (Altrecht)

9 Stelling: 7 Het gebruik van ZD is gemakkelijk Gebruik van ZD is gemakkelijk! 21% 24% 55% Mee eens Neutraal Mee oneens Stelling: 8 Het werken met ZD is snel Het werken met ZD is snel! 34% 35% Mee eens Neutraal Mee oneens 31%

10 Stelling: 9 ZorgDomein beidt mij voldoende inzicht in het ziekenhuisaanbod ZD biedt voldoende inzicht in het ziekenhuisaanbod! 7% 41% 52% Mee eens Neutraal Mee oneens Stelling: 10 Bij problemen biedt de servicedesk van ZD mij voldoende ondersteuning Servicedesk van ZD mij voldoende ondersteuning! 4% 17% Mee eens Neutraal Mee oneens 79%

11 Vraag 11:Wat vindt u van ZD? 72% Waardeert ZD met een voldoende tot goed. Wat vindt u van ZD? Schaal 1-10 (1= slecht, 10= uitstekend) 3% 7% 7% 3 24% 4 14% % % 9 Vraag 12: Heeft u een voorlichtingsavond over het werken met ZD bijgewoond? Heeft u voorlichtingsavond van ZD bijgewoond? Ja 38% 3% 59% Zou graag nog willen deelnemen Nee

12 Vraag 12a: Waarom heeft u geen voorlichtingsavond bijgewoond? - Collega is geweest en heeft de anderen/hagro ingelicht - Autodidact - Kon niet op tijdstippen/data waarop het werd aangeboden - Pas net aangesloten - Geen tijd - Bij een nascholing/duodag met ZD gewerkt Vraag: 13: Hoe werkt ZD in de praktijk? Hoe werkt ZD in de praktijk? 38% 7% 7% 48% Goed Matig Slecht (Nog) geen ervaring mee Vraag 13a: Waarom vindt u ZorgDomein slecht of matig werken? - Verwijsbrief is niet zoals ik hem zelf altijd maakte, is m.i. onoverzichtelijk/rommeliger - Wordt via de elektronische post later pas weer in HIS geplaatst, is extra werk moet bij juiste probleem blijven staan - Lastig om de consulten in de brief te krijgen die geselecteerd zijn - Niet mee kunnen sturen van bijlagen - Geen uitslagen van lab, rontgen en geen voorgeschiedenis meezenden - Kan niet switchen tussen Medicom en ZorgDomein - Snelheid voor maken brief kost 2x meer tijd, onoverzichtelijk/opmaak slechter - Niet alle ZKH en specialisten staan er in - Juist het contact waarin tot verwijzen wordt besloten verschijnt niet in anamnese en onderzoek - Technische probleem in eigen apparatuur, wordt aan gewerkt - Niet altijd verbinding, duurt soms erg lang voor verbinding tot stand komt - Onhandig langzaam, ik kan mijn ei niet kwijt, rubrieken sluiten niet aan bij behoeft - Delen uit HIS komen niet mee. Veel vastlopers - Kwaliteit verwijsbrief ondermaats - Problemen met afsluiten ZorgDomein

13 Vraag 14: Hoe verloopt het maken van de verwijzing en het schrijven van de verwijsbrief? Hoe verloopt het maken van de verwijzing en het schrijven van de verwijsbrief? 41% 7% 7% 45% Goed Matig Slecht (Nog) geen ervaring mee Vraag 14a: Waarom verloopt het maken van de verwijzing en het schrijven van de verwijsbrief niet goed of matig? - Moet het laatste contact altijd weer zelf typen - Zie eerder genoemd - In begin werd verwijzing afgebroken nadat in werkblad in P-regel was weergegeven dat er een reguliere afspraak was gemaakt met afspraaknr. Moest dan via berichten naar ZD om de brief te verzenden - E-regel van SOEP komt niet mee - Van bepaalde episode kwam alleen laatste contact in de brief - Aanvullende info kan ik niet kwijt - Episodegericht verwijzen wordt niet ondersteund - Journaalselectie wordt niet goed weergegeven, SSSOOOEEEPPP in plaats van SOEPSOEPSOEP - Medicatieselectie is niet mogelijk - Labselectie is onoverzichtelijk

14 Vraag 15: Hoe werkt het verwijzen met verkorte toegangstijden? Hoe werkt het verwijzen met verkorte toegangstijd? 62% 10% 21% 7% Goed Matig Slecht (Nog) geen ervaring mee Vraag 15a: Waarom verloopt het verwijzen met verkorte toegangstijden matig of slecht? - Bij snel verwijzen blijkt in de praktijk dat er toch moet worden gebeld voor afspraak op korte termijn - Mogelijkheid aangeven binnen welke termijn wenselijk is, patient belt vaak dat het langer duurt, dan moet praktijk weer bellen met ZKH - Gebruik het niet, ervaring leert dat de voorgestelde wachttijd ruim wordt overschreden - Bij spoed niet via ZD Vraag 16: Maakt uw assistente ook gebruik van ZD voor het maken van een verwijsbrief? Paktijkmedewerker gebruikt ook ZD? 7% 3% Ja, mijn assistente Ja, mijn praktijkondersteuner Nee 90%

15 Vraag 16a: Waarom maakt uw praktijkmedewerker nog geen gebruik van ZorgDomein? - Huisarts verwijst, assistente niet - Geen contact te krijgen via haar assistente inlogcode - Nog geen ervaring mee - Pas net aangesloten - Nog niet in het systeem geactiveerd Vraag 17: Is het haalbaar om een verwijsbrief binnen 24 uur af te ronden? Haalbaar verwijsbrief binnen 24 uur af te ronden? 10% Ja % Nee % 90% Vraag 17a: Waarom is het niet haalbaar om een verwijsbrief binnen 24 uur af te ronden? - Vaak wel, soms niet als bijlagen toegevoegd moeten worden - Wanneer door storing halverwege opnieuw begonnen moet worden

16 Vraag 18: Wanneer u problemen in het gebruik van ZorgDomein ervaart, maakt u dan gebruik van de servicedesk of website van ZorgDomein? Maakt u gebruik van servicedesk of website van ZD, bij problemen? Ja, van de ZD servicedesk 55% 41% Ja, van de ZD website (=0%) Ja, van beiden 4% Nee Vraag 18a: Waarom maakt u geen gebruik van de ZorgDomein servicedesk of website? - Ervaar geen problemen die door ZD kunnen of moeten worden opgelost - Doe alleen de simpele verwijzingen - Is die er dan? - Kost weer tijd - Niet aan gedacht - Net aangesloten - Geen tijd, geen tijd tijdens spreekuur - Nog geen ervaring mee - Eerder aangegeven probleem wel gemeld, maar kon aldaar niet opgelost worden

17 Vraag 19: Heeft u hulp nodig met betrekking tot het gebruik van ZorgDomein en wilt u dat de Kring contact met u opneem? Hulp nodig bij gebruik ZD, evt. contact met de Kring? 10% Ja Nee 90% Vraag 20: Heeft u nog andere opmerkingen met betrekking tot het gebruik van ZorgDomein? - Wanneer door onverklaarbare reden een simpel korte verwijzing afbreekt en spreekuur daardoor uitloopt, dan later alsnog via ZD. Patient ontvangt per post patiëntbericht. - Als het soepel gaat is het prettig, hoef niet te noteren welke brieven er nog gemaakt moeten worden - Graag verbeteringen in het overbrengen van gegevens uit MIRA naar ZD - Graag weten of ervaring nog een tekortkoming is, of dat het nog niet kan. Is er een ZD advies info site, met tips en trucs. - Goed systeem, nu het contact waarin tot verwijzing wordt besloten nog inbrengen - Niet duidelijk wat ik moet doen als patient afspraak in ander ziekenhuis maakt. Geldt dan het zelfde verwijsnummer? Moet er opnieuw een brief gestuurd worden? - Klopt het dat delen van het UMCU nog niet meedoen? - Het zou mooi zijn als Altrecht ook binnen ZD opgenomen zou kunnen worden - Gebruik van ZD leidt nu tot vermindering van de kwaliteit van de verwijzing, door beperkingen in verwijsbrief. Nu verwijs ik dubbel: de afspraak via ZD en de brief (daar waar mee info nodig is) op papier via de patient. Kost extra tijd. Als ZD de gebrekkige kwaliteit niet snel oplost dan stop ik - Merk een tendens naar grotere belasting voor de huisarts. Nu zijn er grote logistieke en financiele voordelen voor het ZKH, is er beperkt meer werk voor de huisarts en meer service voor de patient. Nu past een verwijzing met moeite in de tijdsduur van een consult. Met meer werk zal daar een adequate vergoeding tegenover moeten staan. - Op zicht positieve ontwikkeling, maar mis flexibiliteit (niet meer journaalregels kunnen toevoegen als je eenmaal in ZD zit.

18 - Verwijsbrief is minder qua kwaliteit, maar gemiddelde van de verwijsbrief gaat het op vooruit - Rubriek Vraagstelling wordt gemist Vraag 21: Saltro en Altrecht willen aansluiten op ZorgDomein, welke andere organisaties zou u het liefst aangesloten zien op ZD? - Fysiotherapie - Dietiste - Podotherapeut - HAP - Vision, en andere zelfstandige klinieken (ZBC s) - Ksyos - Telemedicine - Psychologen - Oogkliniek Heuvelrug - Radiologie afdelingen - Jellinek, Symfora, Merem - Gelderse Roos - CIZ - Eveant - Zuwe en Vialente - AMC, Amsterdamse ziekenhuizen Vraag 22; Als binnen het Kringgebied bovengenoemde instellingen zijn aangesloten, wat verwacht u daarna van de Kring Midden-Nederland? - Mogelijkheden van aansluiten bovengenoemde instellingen nagaan - Bevorderen van verbeteringen, en continuering van verbeteringen, up to date houden van gegevens - Vinger aan de pols of het goed blijft lopen - Optimaliseren van het systeem is belangrijker dan schaalvergroting - Dat ze zich weer met andere zaken kunnen bezighouden - Organisatie nieuwe nascholingen (fine-tuning, assistenten) - Bewaken dat in ons enthousiasme niet weer de zorg van ieder behalve voor ons zelf beter maken - Bewaking van kwaliteit - Het zou een samenstelling van alle relevante maatschappelijke organisatie op het gebied van jeugd en ouderen erg prettig vinden, kan er dan 1 lijn in aanbrengen, waaruit dan de favoriete samenwerkingspartners gedestilleerd kunnen worden, en die dan ook aangesloten worden - Het geheel faciliteren - Controle van de toegangstijden -

19 Vraag 23: Neemt u deel aan een werkgroep voor het maken van transmurale afspraken? Deelnemer aan werkgroep voor transmurale afspraken? 24% Ja Nee Nee, maar wil wel (=0%) 76% Vraag 23a In welk ziekenhuis neemt u deel aan deze werkgroep? - Diakonessenhuis - Antoniusziekenhuis - Tergooiziekenhuizen Vraag 23b: Voor welk specialisme neemt u deel aan deze werkgroep? - Geriatrie - Longziekten - Cardiologie - KNO - Dermatologie Vraag 23c: Waarom neemt u niet deel aan een werkgroep? - Moet dat dan? - Anderen binnen de Hagro doen dit - Geen tijd - Ieder zijn taak - Heb dit gedaan, nu geen tijd, wil straks wel weer - Geen behoefte - Al wel actief in werkgroep over CVRM project ziekenhuis-huisarts. Wanneer er iets over CVRM gaat starten wil ik meedoen - Niet aan de orde geweest

20 Vraag 24: Wat kunnen we nog betekenen in de algemene werkwijze? - Niet te veel vertrouwen op digitalisering, maakt zorg onnodig onpersoonlijk en kwetsbaar, uiteraard los van alle goede verworvenheden - Weet niet - Terugkoppeling - Tussentijdse informatie bij patienten in behandeling in eerst en tweede uitwisselen via ZD - Verbetering van op huisarts gerichte terugrapportage door specialisten, mogelijkheid tot consultatie zonder meteen verwijzing - SMS bericht inbouwen in plaats van uitdraaien ZD nummer - Ketenzorg COPD en Astma - Eerst stap 1, instructie t.a.v. gebruik - Lijkt mij goed, m.i. niet nodig - Daadwerkelijk delen van info lijkt mij beter dan uitwisselen van gegevens Vraag 25: Heeft u suggesties voor verbetering van ZorgDomein? - Laat het serviceniveau en het tekort aan persoonlijke aandacht voor de patient in de 2 de lijn niet leidend zijn voor extra inzet van de huisarts. Nu proberen wij (een deel van) de 2 de lijnsproblematiek op te lossen, is dat onze taak? Zorg voor service in je eigen praktijk! - Bijlagen mogelijk maken - Mogelijk maken om format aan te passen aan eigen werkwijze (onhandig dat nu de O/regels apart vermeld staan en niet meteen onder S/regels) - UMCU aansluiting verbeteren - Wachttijden kloppend houden - Indicaties verbeteren (met diganose sinus pilonidalis kom je via ZD op de poliklinische OK terecht, dit bleek altijd een klinische ingreep te zijn) - Weergave E/regels - Snel verbeteren, anders stoppen - Zorg eerst voor vlekkeloze techniek waardoor je met een glimlach verwijst (bijv. doordat het verwijzen via ZD nog makkelijker en vlotter gaat dan via eigen HIS). Breidt daarna functionaliteit richting transmuraal uit, waarbij werk en honorering gekoppeld blijven. Daar mag je best creatief in worden, gezien de beperkingen door landelijke regels. Dat is het fundament voor een breed draagvlak - Nog te weinig ervaring mee, nog niet te beoordelen - Betere integratie in HIS, retourbericht (Edifactverwijsbrief) beter gestructureerd en niet weggeschreven als inkomende post, maar als uitgaande post - Lay-out van de brieven - Mag iets sneller, duurt soms lang voor een scherm opent - Vraagstelling ergens kunnen noteren