HANDLEIDING. Digitaal verwijzen. Ziekenhuis Bethesda Hoogeveen

Transcriptie

1 HANDLEIDING Digitaal verwijzen Ziekenhuis Bethesda Hoogeveen 1

2 Inhoud Lijst subspecialismen 3 Algemene afspraken 4 Instructies voor MicroHis 5 Digitaal verwijzen: instructies voor Medicom 7 Printscreens voor MH beheerder 13 Pag. 2

3 Lijst (sub)specialismen Bethesda Diabetes Centrum Cardiologie Chirurgie o Algemene chirurgie o Vaatchirurgie o Bariatrische chirurgie o Mammachirurgie Dermatologie Diëtetiek Geriatrie Gynaecologie en verloskunde Intensive care Interne geneeskunde Kaakchirurgie Keel-, neus- en oorgeneeskunde (KNO) Kindergeneeskunde Longgeneeskunde Maag-, darm- en leverziekten (MDL) Neurologie Oncologie en hematologie Oogheelkunde Orthopedie Pijnbestrijding Plastische chirurgie Reumatologie Revalidatie Urologie 3

4 ALGEMENE AFSPRAKEN 1. Rubrieken binnen de (digitale) verwijsbrief Als voorbereiding op het digitaal verwijzen zijn ook de richtlijnen HASP aan de orde geweest. (Richtlijn informatie uitwisseling tussen huisarts en specialist) In deze richtlijn wordt een groot aantal rubrieken genoemd waaruit de z.g. kern van de verwijsbrief zou kunnen bestaan. Uit dit grote aantal rubrieken zijn in overleg met J. de Vries en R. Huijgen de drie volgende rubrieken gedestilleerd. Gericht aan Vraagstelling: Bijlagen: hier kan dan zo specifiek mogelijk (rapid access, vaatchirurg, bariatrisch chirurg etc) worden aangegeven aan wie de vraag gericht is. hier kort de vraag van de huisarts aan de specialist bevat voorgeschiedenis, anamnese, medicatie Indien deze drie rubrieken binnen het HIS worden gehanteerd, dan kan het systeem in Bethesda dat de digitale verwijsbrieven overhaalt naar het elektronisch patiëntendossier, deze op de juiste plaats brengen en tonen aan de specialist. 2. Meerlingen Indien het bekend is dat patiënt er één van een meerling is dit graag vermelden in de verwijsbrief. 3. Afspraak al gemaakt i.v.m. spoed Als er voor een patiënt al een afspraak is gemaakt in verband met spoed ook dit graag vermelden in de verwijsbrief ter voorkoming van dubbele afspraken. 4. Indien geen reactie van het ziekenhuis Graag met de patiënten afspreken dat ze in het geval er binnen 5 werkdagen geen reactie van het ziekenhuis gekomen is, dit melden bij de huisartsenpost. Dan samen kijken wat er eventueel fout gegaan is. 4

5 DIGITAAL VERWIJZEN: INSTRUCTIES VOOR MICROHIS Om te komen tot digitale verwijzing naar het Bethesda ziekenhuis moeten een aantal zaken worden afgesproken en in MicroHis worden ingesteld. De bedoeling is dat de huisartsen met ingang van 31 mei 2010 hun verwijsbrieven digitaal gaan versturen naar alle specialisten van ziekenhuis Bethesda. -De secretaresses beoordelen de binnengekomen verwijsbrieven iedere dag. -Zij regelen de afspraak voor de patiënt en sturen alle informatie die nodig is op -Zo mogelijk worden alle onderzoeken op dezelfde dag als het polikliniek bezoek gepland De digitale verwijsbrief dient wel te voldoen aan een aantal randvoorwaarden (de zogenaamde HASP richtlijnen: zie bijlage) ENVELOP: Betreft: NAW gegevens, inclusief BSN en verzekeringsgegevens Gericht aan: Indien van toepassing: bovenaan de brief de naam van de specialist van voorkeur vermelden. KERN: Vraagstelling: In de eerste zin moet (ook voor de secretaresses) duidelijk zijn waarvoor patiënt verwezen wordt met urgentie indicatie. Kernachtig vermelden hoofdklacht en vraagstelling Aanvullende informatie (zoals bij welke specialisten patiënt onder behandeling is of er een levenswens verklaring is enz). Reeds verricht medisch diagnostisch onderzoek (verwijzen naar Eridanos) Reeds ingestelde behandelingen Bijlagen: Werkblad (onder de kop vraagstelling eventueel verwijzen naar enkele aantekeningen uit het werkblad (géén uitgebreide uitdraai van werkbladregels: de informatie moet kort en krachtig zijn, anders wordt het niet gelezen!) Medicatie historie (de actuele medicatie) Probleemlijst (voor zover relevant) 5

6 MICROHIS: (voor de systeembeheerder) Maak een apart rapport in de VIOS report painter met als naam Edifact verwijsbrief waarin de bovengenoemde vetgedrukte items (betreft, gericht aan, vraagstelling, bijlagen) voorkomen (een concept kan eventueel door Robert Huijgen op een schijfje worden aangeleverd, de layout is niet mooi maar kan in de Edifactberichten niet mooier) en zorg er voor dat die op alle PC s in de locale rapport directory staat, liefst als voorkeurrapport in het correspondentiescherm. Via systeembeheer beheer opties verwijsbrief Edifact verwijsbrief links onder aanvinken samenstelling opslaan en extern communicatiebestand aanmaken. (uiteraard in dit scherm ook de overige opties invullen zoals je gewend bent) Suggestie: markeer in het derden bestand de specialisten, speciale poli's, enzovoorts, aan wie je voortaan een elektronische verwijsbrief gaat sturen, door ze bijvoorbeeld te schrijven met hoofdletters. (Peter Lollinga zal een lijst aanleveren) Geef alle derden naar wie je elektronisch wil verwijzen via selecteer derde > speciaal het extern registratie nummer (MEDIMATICA of LifeLine, afhankelijk van welke je als derde hebt ingevoerd ) van ziekenhuis Bethesda. Kijk in alle programma s -> MicroHis instellingen -> netwerk of alle instellingen goed staan Controleer eventueel via de helpdesk van LifeLine op welke tijden edifactberichten verzonden worden (standaard is om de 10 minuten). Bij een all-in abonnement van 109,25 euro per jaar per postbus/huisarts zijn aan het verzenden geen kosten verbonden. ( LifeLine customersupport, tel , customersupport@enovation.nl ) (voor de gebruikers) Gebruik in plaats van het gewone rapport verwijsbrief het rapport Edifact verwijsbrief (in correspondentie registratie scherm Cor-M-01 links onder de button rapport aanklikken en de juiste keuze maken) Je kunt de brief schrijven zoals je gewend bent (met bovenstaande adviezen tbv de duidelijkheid). Bij druk af vraagt de computer of je een kopie naar de printer wil: ja als je hem aan de patiënt mee wil geven en nee als je dat niet nodig vindt. Vervolgens zie je de Edifact verwijsbrief: akkoord en hij is verzonden. Ten overvloede: echte spoed natuurlijk rechtstreeks overleggen! 6

7 DIGITAAL VERWIJZEN: INSTRUCTIES VOOR MEDICOM Om te komen tot digitale verwijzing naar het Bethesda ziekenhuis moeten een aantal zaken worden afgesproken. De bedoeling is dat de huisartsen met ingang van eind mei 2010 hun verwijsbrieven digitaal gaan versturen naar alle specialisten van ziekenhuis Bethesda. - De secretaresses beoordelen de binnengekomen verwijsbrieven iedere dag. - Zij regelen de afspraak voor de patiënt en sturen alle informatie die nodig is op - Zo mogelijk worden alle onderzoeken op dezelfde dag als het polikliniek bezoek gepland De digitale verwijsbrief dient wel te voldoen aan een aantal randvoorwaarden (de zogenaamde HASP richtlijnen: zie bijlage) ENVELOP: Betreft: NAW gegevens, inclusief BSN en verzekeringsgegevens Gericht aan: De brief moet gericht zijn aan een van de (sub)specialismen zoals eerder aangegeven. KERN: Vraagstelling: In de eerste zin moet (ook voor de secretaresses) duidelijk zijn waarvoor patiënt verwezen wordt met urgentie indicatie. Kernachtig vermelden hoofdklacht en vraagstelling Aanvullende informatie (zoals bij welke specialisten patiënt onder behandeling is of er een levenswens verklaring is enz). Reeds verricht medisch diagnostisch onderzoek (evtl verwijzen naar Eridanos) Reeds ingestelde behandelingen Bijlagen: Anamnese en onderzoek uit het medisch journaal. Opnieuw geformuleerd of begrijpelijk uit het SOEP systeem. Waak ervoor niet te lange stukken te kopiëren om te voorkomen dat het in het geheel niet gelezen wordt. Medicatie historie (de actuele medicatie) Probleemlijst en episodenlijst (voor zover relevant) Intoleranties 7

8 Ik heb in Medicom centraal een voorbeeld verwijsbrief geplaatst. Deze is te kopiëren naar praktijkniveau en dan aan te passen aan de eigen behoeften, rekening houdend met de eerder geformuleerde randvoorwaarden. Open hoofdmenu (Ctrl+F2) Communicatie en waarneming Correspondentie Menu Wissel praktijk/algemeen Discipline Medicom Cursor op VWEVB (verwijsbrief elektronisch verwijzen Bethesda) Menu Kopieer brief naar een ander niveau Praktijk Vervolgens kunt U dan de stamgegevens van de brief aanpassen. Deze wordt vervolgens in de correspondentiemodule van de praktijk geplaatst, waarna verdere aanpassing kan plaatsvinden. Het maken van de verwijsbrief gaat grotendeels natuurlijk hetzelfde als bij de niet elektronisch te versturen verwijsbrief. Voor de volledigheid hieronder de procedure: Klik de episode aan waarover de brief gaat. Markeer het deel van de tekst dat mee moet in de brief. Klik dit aan met rechter muisknop. Selecteer in brief opnemen 8

9 Vervolgens: nieuwe verwijsbrief (shft+f6) Vul in: VWEVB (of de eigen gegeven naam) of selecteer uit de lijst CU Vervolgens is het belangrijk het goede specialisme of subspecialisme te kiezen. Op basis van de hier ingevulde informatie moet namelijk worden geselecteerd voor welk secretariaat de brief bestemd is! Hierna kan middels het vergrootglas achter derde de gewenste polikliniek worden geselecteerd. 9

10 10

11 Vervolgens kan de vraagstelling worden ingevuld, waarna na het aanklikken van OK de brief in beeld komt. Deze wordt dan in de brief zelf overgenomen. 11

12 Daarna kan de brief naar eigen believen worden aanpast. (Het grote schrappen.) Als de brief dan af is, wordt in plaats van op het printsymbool bovenaan, op het vakje OK, mail (midden onderaan) geklikt. Vervolgens vakje extern aanklikken. Hierdoor wordt de optie om het memo adresboek te openen geactiveerd. Vervolgens op vergrootglas klikken en ziekenhuis Bethesda dubbel aanklikken. Hiermee wordt het elektronische postbusnummer van Bethesda gekozen. Bij ter attentie van vult u nogmaals de gewenste polikliniek in en bij betreft vult u naam en geboortedatum van de patiënt in. Vervolgens klikt u op OK en daarmee is de brief via het edifactnetwerk verzonden naar Bethesda. 12

13 Printscreens voor MH beheerder gereedschap, bijwerken rapporten: 13

14 printerinstelling in onderhoud rapporten: opties verwijsbrief: 14

15 extern registratienummer 15

16 16