HET AANBESTEDEN VAN (ONTWERP)DIENSTEN De balans tussen rationaliteit, intuïtie en verantwoording. PIANOo lunch 28 juni 2011

Transcriptie

1 HET AANBESTEDEN VAN (ONTWERP)DIENSTEN De balans tussen rationaliteit, intuïtie en verantwoording PIANOo lunch 28 juni 2011 Dr.ir. Leentje Volker Faculteit Technische Bestuurskunde Technische Universiteit Delft

2 De nachtmerrie van elke opdrachtgever Manifest tegen Deventer stadskantoor Riedijk bron: De Stentor :51 Via een gisteren gepresenteerd manifest probeert een groep prominente Deventenaren de kolossale nieuwbouw van het stadskantoor tegen te houden.

3 Aantallen in de afgelopen jaren (Bron: Steunpunt Architectuuropdrachten en Ontwerpwedstrijden)

4 Analyse van probleem: combinatie van eeuwenoude tradities COMPETITIETRADITIE AANBESTEDINGSPRINCIPES Product Opdrachtverlening Artiest Object focus Consultatie Ontwerpconcept Kosten-kwaliteit verhouding Wedstrijdregelementen Jury authoriteit Anonimiteit Partner Serviceverlening Ondernemer Procesgericht Acquisitie Projectvisie Waarde maximalisatie Aanbestedingsprocedures Aanbestedende dienst authoriteit Interactie

5 Een mix van verschillende achtergronden Aanbeste dingsmodellen Wedstrijd regels Decision Support Systems Project mgt tools Actor-analyse x x Project-analyse x x Ambitie en PvE x x Procedure x x Stakeholders-analyse x x Besluitvormingsproces x Besluitvormingsperspectief

6 Onderzoeksvraag: Hoe werkt de besluitvorming van opdrachtgevers in de publieke sector tijdens aanbestedingen voor architectendiensten??

7 Vier verschillende empirische casussen als input voor het onderzoek Democratisch Pragmatisch Politiek Competitief

8 Case 1: Stadskantoor met bilbiotheek Deventer Ontwerp 1 ArchitectenCie Ontwerp 2 Belangrijkste conclusie case 1: Herzberger & Witteveen Bos Aanbesteding gebruikt voor meerdere doelen Stakeholders Ontwerp 3 hebben verschillende voorkeuren Ibos Vitart Experts gebruiken meer aspecten van ontwerpkwaliteit dan leken Ontwerp 4 Kraaijvanger Urbis Product emotie in gunningscie liefde op het eerste gezicht (product selectie) Ontwerp 5 Succesvolle beslissing zonder weegsyteem en matrix Neutelings Riedijk

9 Case 2: Basisschool met gymzaal Vleuten Belangrijkste conclusie case 2: Aanbesteding kan ook pragmatisch Uiteindelijke beslissing gebaseerd op klik met architect (partner selectie) Matrix gebruikt door sommige panel leden als besluitvormingstool. Matrix vooral gebruikt voor verantwoording en structuur

10 Case 3: Provinciaal kantoor Utrecht Belangrijkste conclusie case 3: Politiek en angst lijken soms belangrijker dan selectie van architect Conflicterende belangen projectteam, stuurgroep en selectiecommissie Opdrachtgever moet weten wat hij wil voordat de aanbesteding begint Design Build contract zorgde voor toegenomen mate van angst door verlies controle tijdens bouwproces

11 Case 4: Internationale Open Ideeën Prijsvraag Building for Bouwkunde Belangrijkste conclusie case 4: Competitie was deel van organisatiecultuur Dynamiek van PvE: tijd verandert omstandigheden Voortschrijdend inzicht in selectieproces: expertise en discussie is belangrijk Verschillende rollen en doelen met stakeholder betrokkenheid: wat is expertise? Focus op peer verplichtingen ipv juridische verantwoording

12 Conclusie: het gaat tijdens het aanbesteden vooral om sensemaking processen conflict tussen psychologische en juridische rationaliteit Zoeken naar een match Optellen van de waardeoordelen Lezen van de besluitvormingstaak Schrijven van het besluitvormingsproces Motiveren van het besluit

13 Iedereen wil eigenlijk een meesterwerk. Lezen van de besluitvormingstaak

14 Kies je de persoon (vent), de partner (tent) of het plan (aanbieding)? Lezen van de besluitvormingstaak

15 Aanbevelingen voor het lezen: Gunningscriteria voor dienst: betrekking op zowel de persoon, het bedrijf als het te leveren product. Het toelaten van een holistisch oordeel. Lezen van de besluitvormingstaak

16 Keuze uit minstens 5 subjectieve varianten is lastig: anders maar toch gelijk. Zoeken Zoeken naar een match

17 Kwaliteitsbeoordelingen ontstaan uit een interactie tussen vraag en aanbod. value system external factors product qualities STAKEHOLDER VALUE JUDGEMENT PRODUCT product values DESIGN QUALITY Assessment Affective response / / Zoeken Zoeken naar een match

18 Aanbevelingen voor het zoeken: Het doel van de aanbesteding overeen laten komen met de inrichting van het proces Besluitvormers (incl juryleden) opleiden in het lezen van aanbiedingen Betrekken van domein-specifieke experts. Een interactie tussen aanbieder en opdrachtgever mogelijk maken om het begrip van de aanbieding te vergroten. Zoeken Zoeken naar een match

19 Jurdisch perspectief: de weg er naar toe is minstens zo belangrijk als het doel. Jurisprudentie (van Wijngaarden & Chao- Duivis 2010): Beoordelingen zijn relatief en subjectief (vooral bij EMVI) Beoordeling mag in relatie met context Objectief meetsysteem objectieve meting Commissie met onafhankelijke experts draagt bij aan transparantie Consensus model vs. individueel oordeel Matrix met scores is niet verplicht Uitleg van subcriteria is niet noodzakelijk Bij twijfel geen schuld Schrijven van het besluitvormingsproces

20 Er zijn verschillende procesinsteken mogelijk. 1) Traditionele 2) Participatieve 3) Compacte 4) Participatieve competitie competitie aanbesteding aanbesteding Aanbestedende dienst Jury / Selectie & Gunningcommissie Delegeren Delegeren Consulterend of Consulterend of groep Wedstrijd vs Aanbesteding groep Groepsbesluit Groepsbesluit Consulterend Consulterend Project team (Consulterend) Consulterend (Consulterend) Consulterend Stakeholders intern Stakeholders extern Consulterend Pragmatisch vs Participatief Consulterend Consulterend Consulterend Schrijven van het besluitvormingsproces

21 Aanbevelingen voor het schrijven: Afstemmen van de rol van besluitvormers bij de besluitvormingsprocessen (bv burgers, medewerkers, bestuurders - informatie, consultatie en besluitrecht). Aanpassen van de aard van de expertise aan de aard en inhoud van de besluitvormingstaak. Het inbrengen van ruimte en flexibiliteit in het proces voor discussie en onderhandeling tussen commissieleden. Schrijven van het besluitvormingsproces

22 Analyse: een optelling van uitsluitende criteria met vooraf vastgestelde weging. Optellen van de waardeoordelen

23 Er is echter verschil tussen kwaliteit, kwaliteiten en beoordelingen. AFZONDERLIJKE KWALITEITEN HOLISTISCHE KWALITEIT ENKELVOUDIG OORDEEL CONTRACT MEERVOUDIGE OORDELEN Optellen van de waardeoordelen

24 Aanbevelingen voor het optellen: Het toelaten compensatie van deelaspecten. Het expliciet maken van de beoordelingsstructuur en manier van optellen. Optellen van de waardeoordelen

25 Juridisch: de beste besluitvormingsmethode is een transparante rationele afweging. Motiveren van het besluit

26 Psychologisch: besluitvorming op basis van intuïtie, expertise en verwachtingen. Motiveren van het besluit

27 Maatschappelijk: welk besluit heeft het meeste (politieke) draagvlak? Motiveren van het besluit

28 Aanbevelingen voor het motiveren: Zorgvuldig samenstellen, trainen en in voorbereiding betrekken van de commissie zorgt voor meer intern en extern draagvlak en betere kwaliteit van beslissing. Gebruik besluitvormingsondersteunende systemen gebruiken voor het structureren en ondersteunen van het proces; niet voor de motivatie Motiveren van het besluit

29 Waarom is aanbesteden nou zo moeilijk? Juridisch principe: Positief beïnvloedt door: Negatief beïnvloedt door: Gelijke behandeling Structuur Intuitie, Onzekerheid, Affect Transparantie Objectiviteit Proportionaliteit Respect, Openheid, Duidelijke doelen, Risico inschatting Controle, Expertise, Affect, Intuitie, Draagvlak, Vertrouwen Expertise, Ervaring, Intuitie, Controle, Draagvlak Onzekerheid, Gebrek aan controle Gebrek aan erkenning, Draagvlak voor besluit Structuur, Systeem

30 Aanbesteden in de bouw: geen bijzaak maar onderdeel van het project en inkoopproces! STAP 1: WAT? Analyseer het project Projecteigenschappen Projectdoelen Technische en juridische context Sociale en politieke context Projectmanagement STAP 2: WIE? Ken actoren toe Projectteam Stuurgroep Jury panel / Selectie & gunningcommissie STAP 3: HOE? Ontwerp de aanbesteding Projectambitie PvE voor aanbesteding Aanbestedingsprocedure Stakeholder betrokkenheid Besluitvormingsproces

31 Dank u wel voor uw aandacht! Zijn er nog vragen? Voor meer informatie ben ik te bereiken op of L.Volker@tudelft.nl Te bestellen via of repository.tudelft.nl