Dordrecht. i P/ i. c-v v-r fcidn. Beslistormulier B en W. Gemeentebestuur. adres: SEssc. ;/ i. beleidsvoorstel C] hamerstuk C] Kabinet

Transcriptie

1 Gemeentebestuur ordrecht Beslistormulier B en W adres: SEssc ;/ i i P/ i /' 7 "i. beleidsvoorstel C] hamerstuk C] Kabinet Aan het college van burgemeester en wethouders Portefeuillehouder WKS Agendastuk Uitwerking voorzieningen, zoals opgenomen in de Interimnota 2002 ten behoeve van Bibelot. atum 9 december 2002 ienst O&W Afdeling Onderwijs Redacteur M. van Wijngaarden Telefoonnummer 6401 Reg.ken Specificatie bijlagen Gevraagde beslissing BenW Instemmen met de voorgestelde uitgaven ( ) voor Bibelot t.b.v. 1. uitbreiding van de brandmeldinstallatie Wijnstraat professionalisering organisatie Bibelot 3. maatregel geluidsoverlast door aanpassing entree Wijnstraat 117. en de aangegeven dekking bij financiële consequenties. Akkoord met agendering BenW' Portefeuillehouder J.W.Spigt Secretaris Burgemeester. tl atum 17 december 2002 BenW- besluit atum B&W-besluit '?-«- Gevraagde beslissing Raad Akkoord met agendering Raad Griffier Raadsvoorzitter d Presidium IS n Raadscommissie(s) / atum c-v v-r fcidn atum Raadsvergadering atum Advies raadscommissie(s) inclusief afwijkende standpunten Raadsbesluit Administratieve afwerking besluit: kopie aan dienst/afdeling Opmerkingen Pagina 7 Vervolg pagina 2

2 Alleen een compleet ingevulde lijst (ja/nee) geeft toegang tot de B&W-agenda Niet alle vragen hoeven met ja te worden beantwoord! Leeswijzer Geformuleerde opdracht/probleemstelling Samenvatting /a nee u H toelichting 1 Control nee Toelichting Product of beoogd resultaat beschreven Prestatie indicatoren aangegeven Risico analyse Informatievoorziening geregeld Juridisch getoetst Inspraak na BenW-beslissing Referendabel na BenW-beslissing Totale kosten in beeld EI 1 beperkt d 'inspraak' zie ontwerp besluit 66500,00 d 'inspraak plus' Incidentele kosten ekking incidenteel Structurele kosten ekking structureel Netto investeringskosten Begrotingswijziging nodig H intern/begrotingsnr.: produkt welzijnsaccommodaties H anders namelijk: meegenomen in de interimnota 2002 intem/begrotingsnr.: anders namelijk: bijgesloten onvoorzien onvoorzien begrotingsnr.: d verzamelvoorstel de raad van: Afgestemd met bestuurder(s) Verwerkte advisering /a nee toelichting Andere betrokken diensten Juridische discipline Voorlichting officiële publicatie Andere interne discipline SBC A Externe betrokkenen Akkioord voor aanbieding aan B&W Controller SBC (bij dekking 1.1.v. concernmiddelen) / pagina 2 ' toelichting: ontwerp referendumverordening met toelichting en model besluit raadpleegbaar op intranet onderdeel juridisch.

3 UITVOERING VOORZIENINGEN, ZOALS OPGENOMEN IN E INTERIMNOTA 2002 TEN BEHOEVE VAN BIBELOT Toelichting In de Interimnota 2002 is indicatief een bedrag van opgenomen voor nader uit te werken zaken ten behoeve van Bibelot, met als doel de activiteiten van Bibelot doorgang te kunnen laten vinden.hierna wordt een en ander toegelicht en voorgesteld in te stemmen met de voorgestelde uitgaven. Aan het historische pand waarin Bibelot is gehuisvest, Wijnstraat 117, zijn in de afgelopen twee jaar restauratiewerkzaamheden aan de balkenconstructie van het dak uitgevoerd. Op 4 juli 2000 heeft de raad daartoe een krediet beschikbaar gesteld van 1.2 miljoen gulden voor het herstel van het dak en een nieuwe brandmeldinstallatie. e dakrestauratie is in twee fasen uitgevoerd en inmiddels voltooid. e definitieve afrekening is nog niet ontvangen, maar verwacht wordt dat het beschikbare krediet volledig nodig zal zijn. Gedurende het afgelopen jaar zijn er een aantal ontwikkelingen ontstaan die om een nader onderzoek vroegen en ondermeer tot het aanbrengen van een nieuwe brandmeldinstallatie hebben geleid. Nieuwe brandweereisen; Een verzoek van Bibelot om overdracht van Welzijn naar Kunsten. it in verband met het wegvallen van het subsidie van het NPI (Nederlands Popinstituut) als er geen relatie is met de sector Kunsten maar met Welzijn; Geluidsoverlast door de activiteiten van Bibelot voor de omgeving. In dit memo wordt op deze onderwerpen verder ingegaan en een voorstel gedaan voor het treffen van maatregelen. eze zijn vanwege het spoedeisende karakter (sluiting Wijnstraat 117 door de brandweer en/of de milieudienst) in nauw overleg met Bibelot, de heer Spigt, sectordirecteuren van Kunsten en O&W reeds in uitvoering, dan wel voltooid. Brandmeldinstallatie Wijnstraat 117 oor de aangescherpte brandweereisen eerder dit jaar moest van de brandweer de eerder voorgestelde brandmeldinstallatie uitgebreid worden met een zogenaamde op-plus. it is een ontruimingsmeldsysteem wat specifiek bedoeld is voor de soort activiteiten die in het gebouw onder leiding van Bibelot plaats vinden. Alleen met deze uitbreiding kan er een gebruiksvergunning worden afgegeven door de brandweer. Omdat de nieuwe installatie niet op korte termijn geplaatst kan worden, was het mogelijk door het laten nakijken van de bestaande installatie om Bibelot op tijd te laten starten voor het seizoen VO C r e bijgestelde offerte voor de brandmeldinstallatie is (incl.btw), hierin is tevens een ie, -&sj controle van de bestaande installatie opgenomen. k< f \^"i a > i f - ' n * let verleen de krediet van juli 2000 voor de brandmeldinstallatie was een bedrag van incl. BTW. opgenomen. Hiermee ontstaat een overschrijding van "33^*"" 1 Professionalisering organisatie Bibelot. In het kader van een eventuele overdracht van sector O&W naar sector Kunsten is de professionalisering aan de orde gekomen en de noodzaak vastgesteld hier primair eerst aandacht aan te besteden, teneinde Bibelot uit de gevarenzone te kunnen houden. Er is opdracht gegeven aan bureau Signo & S. voor een onderzoek met als doel de voorwaarden aan te geven om te komen tot realisatie van een professioneel poppodium in ordrecht. e kosten hiervan zijn op basis van de offerte van 15 augustus 2002 gesteld op incl. BTW. e opdracht is inmiddels verstrekt gezien het feit dat de resultaten snel beschikbaar dienden te zijn in verband met de huidige situatie waarin Bibelot verkeert en de eventuele overdracht naar sector Kunsten. In het MJP staat opgenomen voor mogelijk verdere acties in verband met deze professionalisering.

4 ^ ^, Ċ V/ Geluidsoverlast omgeving. In verband met klacht(en) uit de directe omgeving van Bibelot is er in april 2002 een akoestisch onderzoek gedaan. Op 5 juni is er vervolgens op ambtelijk en bestuurlijk niveau besloten een quick-scan uit te voeren. Hieruit is een advies gevolgd voor de aanpassing van de entreepui. Met deze aanpassing is het mogelijk dat Bibelot haar activiteiten voorlopig kan voortzetten. e kosten van deze aanpassing zijn op basis van de offerte van Ingenieursbureau Metz van 22 oktober 2002 gesteld op incl. BTW. «- Financiële consequenties Onderwerp Brandmeldinstallatie Professionalisering Geluidsoverlast Kosten Totaal In de Interimnota 2002 is een bedrag gemeld van , als budgettaire tegenvaller als gevolg van bovenstaande voorzieningen. Gelet op de aard van de bovengenoemde voorzieningen stel ik voor uitsluitend het professionaliseringsonderzoek met een bedrag van ten laste te brengen van deze ,-. Hiermee wordt het verwachte nadelig saldo van de jaarrekening 2002, zoals gepresenteerd in de Interimnota 2002, verminderd met ,-. e hogere kosten van de brandmeldinstallatie van ,- worden ten laste van het bestaande krediet van ,- gebracht. aarin was voor de brandmeldinstallatie immers al begrepen. aarmee wordt wel het krediet licht overschreden en ontstaan iets hogere kapitaallasten van afgerond 3.000,-. Binnen het produkt welzijnsaccommodaties zijn mogelijkheden aanwezig een dergelijk beperkte last op te vangen. e kosten van de geluidsoverlast van 7.500,- kunnen in één keer ten laste van de onderhoudsvoorziening worden gebracht, waarvoor ruimte aanwezig is.

5 30/08 '02 13:29 FAX S5 KUNSTEN OFFERTE HAALBAARHEISONERZOEK PROFESSIONALISERING BIBELOT Breda. 15 auaustus 2002 M.A.A. van den Wildenberg jsigno & S Organisatieadviezen Ginnekenweg 18 A Postbus BZ Breda Tel Fax info@signos.nl i www

6 30/OS '02 13:29 I-A.X 07S63175S5 KUNSTEN ORRECHT.-. : - >g]005 SIGNO & S ORGANISATIEAVIEZEN 1 EEN VERNIEUW BIBELOT e popcultuur in Nederland groeit uit naar een volwassen culturele functie met daarbij de voorzieningen om deze popcultuur aan te bieden. Popcultuur in de vorm van het clubcircuit, de poppod en popconcertzalen, waren in het verleden ondergebracht in accommodaties die nooit voor deze functie waren bedoelt. Maar scholen, kerken, fabriekshallen en zelfs herenhuizen vonden een dankbare alternatieve bestemming. In de afgelopen 5 jaar zien we dat de overheid in veel gemeentes de keuze maakt om een specifieke voorziening te realiseren voor popcultuur. e reden om hiertoe over te gaan zijn echter divers hoewel ze oo 1 ' een bepaalde samenhang vertonen. e belangrijkste redenen zijn: Aanscherpen van de wetgeving (milieuwetgeving en Arbo) waardoor accommodaties niet langer geschikt waren; e groeiende belangstelling voor popmuziek, zowel actief als passief; Het vergroten en verbreden van de cultuurparticipatie vooral voor/door jongeren en minderheden; *. e toegenomen eisen van het publiek ten aanzien van de kwaliteit van de voorzieningen (presentatie, horeca en service); Erkenning van de popcultuur als volwaardige cultuuruiting; Verbreding van het cultuur-, vrijetijds- en uitgaansaanbod'; Het poppodium als instrument voor citymarketing; Ook de gemeente ordrecht heeft voornemens om het huidige poppodium Blbelot een meer prominente plaats te geven binnen de huidige culturele infrastructuur. it wil men o.a. bereiken door een verdere professionalisering van de organisatie en het realiseren van een accommodatie welke voldoet aan de hedendaagse eisen voor een volwaardige culturele organisatie, (o a publiek wetgeving, horeca) In deze offerte gebruiken wij ae term poppodium hoewel de term aan inflatie onderhevig is. Gezien de risico's die een dergelijk project met zich mee brengt is het belangrijk om vooraf een duidelijke visie neer te leggen ten aanzien van uitgangspunten functie, en taken en (financiële) voorwaarden. eze uitgangspunten moeten worden gekoppeld aan de huidige en toekomstige marktsituatie (vraaq en aanbod). Om een duidelijk beeld te krijgen van de mogelijkheden en onmogelijknede-n ten aanzien van het professionaliseren van Bibelot (zowel organisatie als accommodatie) wil men de opdracht verstrekken om een haalbaarheidsonderzoek te verrichten voor dit poppodium. Signo & S Organisatieadviezen biedt aan om de volgende aspecten te Onderzoeken en hierover te adviseren; e algemene uitgangspunten voor de nieuwe organisatie;. J e mogelijke kernproducten, taken en diensten die aangeboden kunnen worden:. e mogelijke aanverwante producten, taken en diensten die aangeboden kunnen worden; e mogelijke publieke belangstelling m de vorm van marktomvang en mogelijk rnarktbereik van de nieuwe organisatie, e plannen en ideeën die leven bij de andere rechtsteden ten aanzien van de popinfrastructuur en de invloed hiervan op de ordrechtse situatie; C c.-="7c HAA..S-.^=.HE;OSCMCER7C K POPPOIUM QISF.L: T 15-CÖ-ÏCG:

7 30- OS (K! \ 'J.: 30J-AX jj7863jj5s5 KliNSTI-N OKRfcCIIT 0] C)() - SIGNO & S ORGANISATIEAVIEZEN ' e wijze waarop Bibelot als vrijwilligersorganisatie getransformeerd kan worden tot een organisatie aangestuurd door betaalde professionals; Een voorlopig Bouwkundig Programma van Eisen, inclusief een globaal > overzicht van kosten; - Een duidelijke indicatie van de exploitatielasten voor de nieuwe organisatie; In deze offerte wordt achtereenvolgens ingegaan op onze interpretatie van deze vragen, de wijze waarop wij deze verwachten te kunnen beantwoorden, de kosten die hiermee gemoeid zijn, en tenslotte op de vraag waarom Signo & S Organisatieadviezen het juiste bureau is om deze opdracht te vervullen. eze offerte is opgesteld na overleg met mw. Silv eckers en dhr. avid vai. Wijngaarden, bestuursleden van Bibelot en dhr. Wil Stevens, directeur stedelijke muziekschool en projectleider voor dit project Zij zullen, mogelijk aangevuld met anderen, functioneren als begeleidingscommissie voor deze opdracht. P HAALBAARHEISONERZOEK POPPOIUM BiBEi.O7 15-Cö-^Oü:

8 :5()/OS 'OL' 13:;iO -,\\ ()7Sfi3 1 7ÖS5 KL NSÏIÜN ÜORRI-CHT i SIGNOS S ORGANISATIEAVIEZEN 2 OELSTELLING EN OPRACHTFORMULERING Bibelot werkt sinds haar oprichting in 1967 met uitsluitend vrijwillig medewerkers, hiermee vormt zij een uitzondering binnen de Nederlandse poppodsector. Vanuit Bibelot is echter aangegeven dat het werken met ajleen vrijwilligers steeds moeilijker wordt en dit beperkingen voor de organisatie eri haar programmering betekent. aarbij wordt aangegeven dat er t.a.v. de accommodatie ook een aantal belemmeringen zijn. e gemeente ordrecht en het bestuur van Bibelot willen graag komen tot een vernieuwde organisatie die voldoet aan de eisen welke tegenwoordig aan een volwaardig poppod um gesteld worden (technisch/bouwkundig/inhoudelijk). Voor deze meer professionele organisatie en aangepaste accommodatie zijn op basis van het gesprek met mw. eckers. dhr. Stevens en dhr. Van Wijngaarden door ons een aantal concept uitgangspunten opgesteld die dienen ais leidraad voor het onderzoek. Om deze reden kan het ;nedig zijn om voor opdrachtverstrekking aan ons deze uitgangspunten aan [te passen. Concept uitgangspunten voor het 'nieuwe' poppodium zoals deze voorlopig door ons zijn geformuleerd: Het aanbieden van popmuziekactiviteiten zowel actief als passief, zoal» concerten, dance-party's, workshops, cursussen en cross-overs met theater, film, literatuur;. Het brede culturele aanbod moet zowel naar vorm al doelgroep bij voorkeur een multicultureel karakter dragen.; j e inzet van vrijwilligers kan zowel een onderdeel zijn van programmaaanbod als van exploitatiemethode; ; e aansturing vindt plaats door professioneel betaalde krachten; Beoogd wordt een stedelijke organisatie voor de gemeente ordrecht met een regionale uitstraling; e doelgroep dient actief te worden betrokken in zowel planontwikkeling als uitvoering; Exclusiviteit is geen streven, meerwaarde kan ontstaan door samenwerking en afstemming: Als juridische structuur gaat de voorkeur uit naar een zelfstandige stichting. Om te komen tot een inhoudelijke afstemming is het noodzakelijk om de uitgangspunten te formaliseren en deze om te zetten in een bedrijfsmatige omgeving. Hiertoe zal een haalbaarheidsonderzoek worden ingesteld met doelstelling: Het inventariseren van de voorwaarden om te komen tot de realisatie van een professioneel poppodium in ordrecht. In dit haalbaarheidsonderzoek zal specifiek onderzoek gedaan worden naar de samenhang tussen ambitieniveau, marktomstandigheden en budget. Het volgende schema is hierbij uitgangspunt: : GEMEENTE l V AMBITIE POPPOIUM AANBO.VRAAG INVESTERINGEN T BUGET EXPLORATIE.B." ^"-E'ïCI.CERZOEK POPPOIUM BIBELOT

9 30/1)8 2 J. 3.!!' r^_^^863m8_5 KUNSTEN ORRECHT SIGNO S S ORGANISATIEAVIEZEN In dit haalbaarheidsonderzoek moet de koppeling worden gemaakt tussen beleid en bedrijfsmatig functioneren gebaseerd op de algemene uitgangspunten en gerelateerd op de huidige marktsituatie. In het haalbaarheidsonderzoek moeten de volgende aspecten naar voren komen: T.a.v. de organisatie Het bepalen van missie, doelstelling en kernfuncties; Organisatieopbouw; taken, functies en organisatiestructuur; - Een marktonderzoek met als doelstelling het in kaart brengon van de 'markt'; Een advies over de 'te volgen weg' naar de nieuwe organisat 7 ^ iwc. Concept exploitatiebegroting T.a.v. de accommodatie Bouwkundige adviezen over locatie, accommoda;^. -"iliieiten; Voorlopig P.V.E. Globale berekening stichtingskosten T.a.v. de regio Uit het 'Cultureel Overleg' dat tussen diverse rechtsteden plaatsvindt zijn plannen en ideeën naar voren gekomen ten aan zien van de ontwikkeling van (pop)podiumvoorziening in deze steden. Op basis van beschikbare informatie en interviews zullen we u ook adviseren over de mogelijkheden die dit biedt voor het poppodium in ordrecht. In deze offerte wordt verder ingegaan op de wijze waarop wij het haalbaarheidsonderzoek invulling zullen geven.

10 30/08 '02 13:4J FAX KUNSTEN ORRECHT SIGNO & S ORGANISATIEAVIEZEN 6 HONORARIA, KOSTEN EN VOORWAAREN Het aantal adviesdagen voor het opstellen van het haalbaarheidsonderzoek is begroot op 51 dagdelen. Uitgaande van de beschreven werkzaamheden, ramen wij de advieskosten voor dit onderzoek op ,-. Een aanvullend survey-onc' voor uitsluitend de gemeente ordrecht is begroot op 30 dagdelen en de onderzoekskosten zijn ,-. eze raming en de duur van de fases zijn gebaseerd op de veronderstelling dat de opdrachtgever in staat zal zijn tijd vrij te maken voor de werkbijeenkomsten en" interviews Bestudering beleidsstukken, interviews opdrachtgever eskresearch Interviews sleutelinformanten (max. 8 interviews Bepalen kernfuncties, taken, producten (aard en omvan ss^s^^^f^^if^^sf^^^s^^^^' is!sse^asts^;!^sssall '^sss^i&lss^s' Uitwerken strateaische keuze bestellen 1 P.VJÉ'. Opstellen concept exploitatiebegrotm FJiSi!K^SSS^!SS^ty:;>mt!^f?SfrsiSüXSfSS!SSSSSfa^^jeSSS!^aaS Presentatie resultaten aan opdrachtgever v*»=w.'j??r. F^-"**^-*^?-:^ i Totaal ( ) 81 Voor reisuren wordt een tarief berekend van 1,- per kilometer. Voor aanvullende diensten' wordt een all-in tarief gehanteerd van 90,- per uur. Alle prijzen zijn exclusief B.T.W.. e geoffreerde bedragen gelden in principe als bovengrens. Mochten de werkelijke kosten lager uitvallen dan zullen wij uiteraard slechts deze lagere kosten in rekening brengen. Mocht er door onvoorziene omstandigheden spraken zijn van werkzaamheden die afwijken van de in deze offerte genoemde werkzaamheden, dan zullen wij daarover vooraf met de opdrachtgever in overleg treden. Zonder uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever kan 'meerwerk' niet in rekening worden gebracht. Onze declaratieprocedure is als volgt: de 75% van de advieskosten (en evt. onderzoekskosten) worden gedeclareerd voor aanvang van de werkzaamheden en de resterende 25% van de advieskosten en de bijkomende kosten worden gedeclareerd bij de verstrekking van het eindrapport. Betaling dient plaats te vinden binnen 20 dagen na factuurdatum. Hierna kan de wettelijke rente in rekening worden gebracht. eze offerte is geldig tot 3 maanden na dagtekening, inplanning van de opdracht en het voorgestelde team vindt plaats na opdrachtverstrekking. Verschuiving van de voorgestelde planning kan gevolgen hebben voor de beschikbaarheid van adviseurs. Signo & S Organisatieadviezen, M.A.A. van den Wildenberg OFFERTE K POPPOIUM BIBELOT :