Financieel 2 Ondernemer

Transcriptie

1 Elobase Detailhandel Ondernemingsbeleid Theorieboek voor het theorie-examen kerntaak 1 Financieel 2 Ondernemer Exploitatiebudget, Liquiditeitsbudget en BTW-budget 1

2 Theorieboek Kerntaak 1 Ondernemingsbeleid: Exploitatiebudget, Liquiditeitsbudget en BTW-budget Wat ga je doen? Het opstellen van een budget. Het opstellen van een exploitatiebudget. Inzicht krijgen in factoren die een rol spelen bij het bewaken van een budget. Berekenen budgetverschillen Inzicht in de redenen waarom de cashflow berekend wordt. Het bepalen van de cashflow. Het opstellen van een liquiditeitsbudget. Het opstellen van een BTW-budget. Je kunt je via dit theorieboek en het bijbehorende rekenwerkboek voorbereiden op het theorieexamen Financieel 2 kerntaak 1. Het gaat, wat de voorbereiding betreft, om de examenonderwerpen: Exploitatiebudget Liquiditeitsbudget BTW-budget Resultaat De kennis en vaardigheden welke zich bij het budgetteren voordoen. De rekenvaardigheden beoefen je in het rekenwerkboek. Aanbevolen hulpmiddel: Rekenmachine. Aan bod komen achtereenvolgens: Een budget opstellen, Exploitatiebudget pag. Planning en budgettering Functie van een budget Soorten budgetten Gegevens voor een budget Indeling van het budget Factoren bij de budgetbewaking pag. Verschillende Budgetteringsmethoden Budgetverschillen Loonkosten berekenen voor budgetvergelijking Het berekenen van budgetverschillen. Cashflow, liquiditeitsbudget, BTW-budget (niet voor Manager) pag. Waarom cashflow berekenen? Bepalen van de cashflow Liquiditeitsbudget BTW-budget 2

3 Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding Ondernemer Detailhandel Werkproces 1.3 Regelt het financiële gedeelte (van het opstarten) van de onderneming 1.4 Maakt een exploitatie- en liquiditeitsbudget 1.6 Bewaakt de financiële situatie en rapporteert hierover Beroepscompetentie M Analyseren A Beslissen en activiteiten initiëren Y Bedrijfsmatig handelen Trefwoorden Een budget opstellen, Exploitatiebudget Afdelingsbegroting Bedrijfsresultaat Begroting Budget Budgetteren Budgettering Bijzondere baten Bijzondere lasten Brutowinst btw Budget Deelbuget Exploitatiebudget Exploitatiekosten Exploiteren Inkoopfactuurbedrag Inkoopwaarde van de omzet IWO Klantengegevens Kengetal Kostenbudget Masterbudget Nettowinst Omzet Ondernemingsdoelstelling Planning Serviceafdeling Subdoelen Taakstelling Variabele kosten Vaste kosten Trefwoorden Factoren bij de budgetbewaking Budgetbewaking Budgetverschillen Onvoorziene factoren Winstreservering Trefwoorden waarom cashflow berekenen Cashflow Inkomsten Uitgaven Trefwoorden bepalen cashflow, Liquiditeitsbudget Afschrijving Persoonlijke ondernemingsvorm Cashflow Toevoeging aan de winstreservering Dividend Uitgaven Inkomsten Winstreservering Liquiditeitsbudget Onpersoonlijke ondernemingsvorm Trefwoorden BTW-budget Belasting toegevoegde waarde BTW BTW-budget Omzetbelasting 3

4 Een budget opstellen Inleiding Ondernemen is gecalculeerd risico nemen. Daarom maakt een bedrijf maakt elk jaar een aantal budgetten. Het helpt een ondernemer om van tevoren te bepalen wat hij kan of wil uitgeven aan bedrijfsactiviteiten. Hoeveel kosten er per activiteit gemaakt (mogen) worden, is aan de ondernemer zelf. Hij gebruikt hierbij als richtlijn het gemiddelde van alle ondernemers uit zijn branche. Dit gemiddelde is het kengetal. Welk percentage aan welke activiteit wordt uitgegeven en hoeveel dat in totaal wordt, kan de ondernemer in een overzicht bij elkaar zetten. Zo n overzicht heet een exploitatiebudget en geeft een totaalbeeld van de kosten en de opbrengsten. Zo n budget kun je als een taakstelling zien. Het is de taak van de ondernemer, leidinggevende of budgetbeheerder om ervoor te zorgen dat je het budget niet overschrijdt. Als het budget overschreden wordt, zal het bedrijf namelijk minder winst maken. Degene die over een budget gaat probeert dus zoveel mogelijk binnen de grenzen van het budget te blijven. Het budget voor de kassa geeft aan hoeveel geld er in een bepaald jaar naar de kassagroep mag gaan. Zo lopen de kosten voor een ondernemer heel snel op. WFA/Corbis Planning en budgettering In de huidige maatschappij volgen veranderingen elkaar snel op. De markt verandert, de consument verandert, de concurrentiepositie verandert enzovoort. Bedrijven proberen voortdurend op al deze ontwikkelingen in te spelen. Elk bedrijf wil toekomstgericht denken en handelen. Planning Om greep te houden op toekomstige ontwikkelingen, maakt elk bedrijf een planning. In die planning staat waarop het bedrijf zich de komende tijd zal richten en hoe het dit zal doen. In een planning staat: het doel dat je wilt bereiken; de middelen die je inzet om dat doel te bereiken; een schatting van de opbrengsten en de kosten. 4

5 Ondernemingsdoelstellingen Bij het maken van een planning, een begroting of een budget kijk je altijd naar de ondernemingsdoelstellingen. Deze doelstellingen geven de richting aan waarin het bedrijf zich wil ontwikkelen. Vaak worden van deze grote ondernemingsdoelstellingen kleinere doelen afgeleid: de subdoelen. Subdoelen zijn bedoeld voor de afzonderlijke filialen, bedrijfsonderdelen of afdelingen van het bedrijf. Alle planningen en budgetten die je als ondernemer of leidinggevende maakt, moeten kloppen met de ondernemingsdoelstellingen en de subdoelen van je bedrijf. Het kan een doel zijn om in het komende jaar meer klanten te trekken. Je kunt dan in de planning een aantal actieweken opnemen. Tijdens die weken bied je verschillende producten goedkoper aan. Een goede planning omvat het doel dat je wilt bereiken en de daarbijbehorende middelen. Daarnaast bevat een planning ook een financieel overzicht. In dat overzicht staat een schatting van de opbrengsten en de kosten die je van je activiteiten verwacht. Zo n schatting van de opbrengsten en de kosten noem je een exploitatiebudget of een exploitatiebegroting. Een begroting wordt voor een langere periode, bijvoorbeeld twee jaar, voor het hele bedrijf opgesteld. Zo n begroting kan meestal niet in haar geheel worden uitgevoerd. Zij wordt dan ook vaak opgedeeld in kleinere begrotingen: de afdelingsbegrotingen. Afdelingsbegroting Afdelingsbegrotingen zijn begrotingen voor één afdeling of onderdeel van een bedrijf. Meestal gelden ze voor meerdere jaren. Een afdelingsbegroting is dus een vorm van middellange termijnplanning. Afdelingsbegrotingen kunnen sterk van elkaar verschillen. Elke afdeling werkt immers op een andere manier. Zo zijn er afdelingen die winst moeten maken. Dat zijn de afdelingen waar artikelen worden verkocht. Daarnaast zijn er serviceafdelingen. Zij leveren geen bijdrage aan de omzet maar ondersteunen andere afdelingen. Een afdelingsbegroting wordt meestal door de afdelingschef gemaakt. Als hij de begroting klaar heeft, legt hij haar voor aan de bedrijfsleiding. De bedrijfsleiding bepaalt vervolgens of ermee gewerkt gaat worden. Als de bedrijfsleiding akkoord gaat, geeft zij de opdracht om die afdelingsbegroting te gaan uitvoeren. Als het daarna opgesteld wordt voor één jaar, dan is dat een budget. Budget In een budget zijn de doelstellingen voor een plan in cijfers neergelegd. Deze hebben vaak betrekking op de opbrengsten en de kosten voor het komende jaar. Het budget is een hulpmiddel om de juiste koers te blijven varen en waar nodig bij te sturen. Afdeling witgoed Budget Werkelijk Afwijkingen Omzet Inkoopwaarde Brutowinst Budget afdeling witgoed Als de afwijkingen dat nodig maken, wordt er bijgestuurd. 5

6 Functie van een budget Met een budget probeer je te realiseren wat in de begroting staat. Net als een begroting is een budget een inschatting. De werkelijke cijfers en resultaten zijn immers pas na afloop van het boekjaar bekend. Toch is het belangrijk dat iedereen zich aan het budget houdt. Het budget heeft zes functies. Het budget dient als: taakstelling informatie vergelijkingsmiddel analysemiddel bijsturingsmiddel. delegatiemiddel Het budget als taakstelling Voor een leidinggevende is het budget altijd een taakstelling. Het is je taak om in de gaten te houden of alles wat er op jouw afdeling gebeurt, ook in het budget past. De belangrijkste taken die je hierbij hebt, zijn: De inkomsten en de uitgaven ramen (schatten). Aangeven binnen welke financiële marges iedereen moet blijven. Ervoor zorgen dat de kosten binnen het budget blijven. De planning controleren. Het budget als communicatiemiddel Als budgetbeheerder vertaal je het budget naar concrete activiteiten. Je kijkt naar het budget en plant vervolgens de activiteit, bijvoorbeeld de personeelsbezetting. Wat je gepland hebt, communiceer je natuurlijk naar je medewerkers of degene wie je voor je activiteit inzet. Het budget is er ook om de communicatie tussen de budgetbeheerder en de uitvoerende op de werkvloer te bevorderen. Beiden hebben meestal een andere taakstelling en dan is goed overleg erg belangrijk. Via overleg proberen de budgetbeheerder en de uitvoerende hun taakstellingen op elkaar af te stemmen. Het budget als vergelijkingsmiddel Na afloop van de budgetperiode vergelijk je de werkelijke opbrengsten en uitgaven met de cijfers uit het budget. Je ziet dan de verschillen tussen je inschattingen vooraf en hoe het in werkelijkheid gegaan is. Wanneer je constateert dat bepaalde kosten hoger zijn uitgevallen dan gepland, probeer je een antwoord te vinden op de vraag hoe dit heeft kunnen gebeuren. Het budget als analysemiddel Soms ontdek je al tijdens de budgetperiode dat het de verkeerde kant opgaat: je haalt de omzetcijfers niet. Je vraagt je dan af hoe dat komt, wat de oorzaak ervan is. Misschien heb je je budget te krap opgesteld. Misschien zijn er externe oorzaken, zoals plotselinge, hevige concurrentie. Je maakt dus een analyse van wat er precies misgaat. Deze analyse kun je gebruiken om in de toekomst een beter budget op te stellen. Het budget als bijsturingsmiddel Het budget is heel geschikt om de gang van zaken tijdens het lopende jaar te controleren. Je controleert dan vooral de kosten en de omzet. Als er grote verschillen ontstaan tussen het budget en de werkelijke cijfers, grijp je in. Je probeert dan bijvoorbeeld de kosten te drukken. 6

7 Als een budget niet gehaald wordt, moet een budgetbeheerder daarover verantwoording afleggen. Soorten budgetten Masterbudget Het masterbudget is een samenvoeging van alle omzet,- kosten-, liquiditeits- en investeringsbudgetten. Dit is dus samen een budget voor het hele bedrijf. Dit staat ook bekend als totaal- of general budget. Overigens, omzetbudget samen met kostenbudget vormen samen het exploitatiebudget. Voor de hele supermarkt geldt het masterbudget. Het masterbudget van Van der Veen is opgesplitst in drie deelbudgetten: het budget vers, het budget houdbaar en het budget kassa. Exploitatiebudget Het runnen van een bedrijf wordt ook wel exploiteren genoemd. De bedoeling van het exploiteren van een bedrijf is uiteraard dat er meer opbrengsten dan kosten zijn. Op die manier wordt er winst gemaakt. 7

8 Met een exploitatiebudget kan een ondernemer proberen het bedrijfsresultaat voor een bepaalde periode te plannen. In het exploitatiebudget komen de omzet en kosten te staan, die allebei gehaald moeten worden om de winst te halen. Het exploitatiebudget is dus een budget waarin de omzet en de kosten staan die gehaald moeten worden. Voor een vastgestelde periode staat dus vast hoe groot de omzet is die nagestreefd wordt. Door bedragen op te nemen voor de kosten is het in die periode mogelijk te bewaken dat er niet te veel wordt uitgegeven. Een serviceafdeling maakt zelf geen winst en kan vaak ook geen omzet binnenhalen. Toch is het exploitatiebudget ook belangrijk voor de serviceafdeling. Als de verkoop tegenvalt, zal dat ook gevolgen hebben voor de kosten die de serviceafdeling gedurende de rest van het jaar mag maken. Als budgetbeheerder probeer je die kosten dan te verlagen. Nettowinst kan verhoogd worden door meer omzet, maar duidelijk ook door minder kosten. De omzet is in dit geval een schatting van de te verwachten verkopen. Een ondernemer rekent zonder btw. De omzet bestaat daarom uit de ontvangen omzet (uitdraai) minus de btw. Iedere ondernemer weet dat als er iets geleverd moet worden, er eerst ingekocht moet worden bij een leverancier. De totale inkoopprijs van de geleverde artikelen wordt de inkoopwaarde van de omzet genoemd. De inkoopwaarde van de omzet is zonder btw. De inkoopprijs inclusief btw heet inkoopfactuurbedrag. Wanneer je van de omzet de bijbehorende inkoopwaarde aftrekt, heb je de doelstelling voor de brutowinst. Echter, om een onderneming te runnen, moeten er meer kosten gemaakt worden dan inkopen alleen. Er zijn ook nog kosten van bedrijfsvoering, de zogenoemde exploitatiekosten. Exploitatiekosten zijn de kosten die een ondernemer maakt voor zijn bedrijfsvoering, bijvoorbeeld personeelskosten of de kosten van de huisvesting. Deze exploitatiekosten worden betaald uit de brutowinst. Het bedrag dat overblijft na betaling van de exploitatiekosten uit de brutowinst wordt het bedrijfsresultaat genoemd. Vervolgens verwerkt de ondernemer de bijzondere baten en lasten in het bedrijfsresultaat Bijzondere baten zijn extra opbrengsten, zoals renteopbrengsten en winst bij verkoop bedrijfsauto. Deze baten vergroten dus het bedrijfsresultaat. Bijzondere lasten zijn extra niet-gebudgetteerde kosten. Dit zijn bijvoorbeeld kosten ontstaan door een ramp (overstroming, aardschok). Deze lasten verminderen het bedrijfsresultaat. 8

9 Als de ondernemer de bijzondere baten en lasten verrekent met het bedrijfsresultaat, houdt hij de nettowinst over. Uiteindelijk bepalen de bijzondere baten en lasten dus het nettoresultaat; dit kan winst of verlies zijn. In een gezonde onderneming zal er sprake moeten zijn van nettowinst, omdat de ondernemer moet leven van het bedrijfsresultaat. Tevens is er geld nodig voor het voortbestaan (de continuïteit) van de onderneming. Voorbeeld: Johan Kwist is ondernemer. Voor het lopende jaar heeft hij het volgende exploitatiebudget gemaakt. Johan Kwist verwacht een nettowinst te behalen van Aan de hand van het exploitatiebudget kan een ondernemer bepalen hoe hij zijn geld gaat uitgeven voor door hem gekozen activiteiten. Kostensoort Personeelskosten Hieronder valt onder meer loonkosten, vakantiegeld, bonussen bedrijfskleding overige personeelskosten niet-fiscale personeelskosten Huisvestingskosten huurkosten energiekosten OZB bedrijfspand verzekeringen overige huisvestingskosten Verkoopkosten reclamekosten verpakkingskosten Vervoerskosten motorrijtuigenbelasting verzekering brandstofkosten 9

10 Kostensoort Hieronder valt onder meer reparatie en onderhoud Overige kosten telefoonkosten portokosten representatiekosten accountantskosten kantoorkosten servicekosten garantiekosten Interestkosten Afschrijvingskosten betaalde interest vestigingspand (koop) verbouwing vervoersmiddelen inventaris goodwill Doet hij het of doet hij het niet? Deze winter vinden er veel activiteiten plaats in de straat waar het bedrijf van Johan Kwist staat. Er is een braderie, Sinterklaas staat voor de deur en daarna zijn er al weer diverse kerstacties. Er moeten versieringen komen, er moet een advertentie gezet worden dat de klant zelf ook voor winterschilder kan spelen enzovoort. Als Johan Kwist aan alle geplande activiteiten van de ondernemersvereniging mee zou doen, kost dat In totaal heeft Johan voor het hele jaar voor dergelijke verkoopkosten gebudgetteerd is in verhouding dus erg veel. Hij moet daarom een keuze maken. Per branche of bedrijfstype zijn er exploitatiegegevens beschikbaar, samengesteld door het EIM, het HBD of een andere bedrijfsvereniging. Hierin staan onder andere gemiddelde cijfers uit de desbetreffende branche of sector. Zo kan de ondernemer zijn eigen cijfers van verschillende jaren vergelijken en zijn sterke en/of zwakke punten ontdekken ten opzichte van een gemiddelde onderneming in die branche. De ondernemer moet er wel op letten dat de gegevens gemiddelden zijn. Hij moet deze getallen dus interpreteren naar zijn eigen situatie zoals marktpositie, bedrijfsformule en prijsstellingsniveau. De Rabobank publiceert in Cijfers & Trends jaarlijks cijfers en ontwikkelingen in diverse branches. Dit wordt ook aangegeven voor diverse omzetgroottes. Bij vergelijking van diverse jaren kan de ondernemer ook de ontwikkelingen van de kosten met elkaar vergelijken. 10

11 Hierdoor vindt hij antwoorden op de volgende vragen: Welke kosten kunnen naar beneden? Hoeveel wijken de kosten af van het branchegemiddelde? Heeft de ondernemer met ontwikkelingen rekening gehouden? Kostenbudgetten Eén van de taken van de budgetbeheerder is het maken van een activiteitenplan welke is afgestemd op de verwachte omzet. Een voorbeeld van een activiteitenplan is een promotieplan, maar ook een personeelsplanning. De kosten die hiermee samenhangen, maken onderdeel uit van het kostenbudget. De onderstaande overzichten laten zien dat het kostenbudget is opgebouwd uit de deelbudgetten: Personeelskostenbudget Huur- en exploitatiekostenbudget Budget overige kosten Als leidinggevende in een bedrijf houd je rekening met verschillende kostenbudgetten. Gegevens voor een budget Een begroting of budget maak je op basis van bepaalde gegevens. Deze gegevens kunnen uit het bedrijf zelf komen (intern) of van bronnen van buiten (extern). Hoe zorgvuldiger je die gegevens verzamelt, hoe beter je kunt inschatten wat het budget moet zijn. Belangrijke gegevens voor het opstellen van een budget zijn: cijfermateriaal van voorgaande perioden kengetallen klantengegevens acties van concurrenten eigen acties bewegingen van prijzen en kosten maatschappelijke veranderingen economische veranderingen politieke ontwikkelingen concurrentie (nieuw) branchevervaging 11

12 In kranten en vakbladen vind je informatie over algemene economische ontwikkelingen en over ontwikkelingen binnen je eigen branche. Cijfermateriaal van voorgaande perioden Als budgetbeheerder kijk je zorgvuldig naar cijfers uit het recente verleden. Wat je vooral interesseert is wat de kosten waren in de afgelopen of de vergelijkbare periode. Je hebt die gegevens nodig om een goede invulling te geven aan je huidige budget. Ook andere gegevens uit voorgaande perioden zijn belangrijk: je omzetcijfers, eenmalige acties, de (gemiddelde) besteding per klant en de klantenaantallen. Cijfers uit het verleden zijn belangrijk maar niet heilig. Je mag er niet blindelings vanuit gaan dat het nieuwe jaar precies zo zal verlopen als het voorafgaande jaar. Door allerlei oorzaken kunnen kosten, productiviteit en omzet veranderen. Kengetallen Kengetallen zijn absolute getallen of verhoudingsgetallen die informatie geven over belangrijke aspecten van de onderneming. Het zijn officiële cijfers die bepaalde feiten weergeven over bijvoorbeeld de branche of sector waarin je werkt. Zo kun je kengetallen vinden over de gemiddelde besteding per klant in je branche of over de gemiddelde omzet per m2 verkoopvloeroppervlak. Je kunt deze gegevens gebruiken om je eigen situatie mee te vergelijken en om inschattingen te maken voor de toekomst. Kengetallen vind je in vaktijdschriften, maar ook bij instanties als banken, het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), of je bedrijfschap, zoals bijvoorbeeld het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD). Supermarkten 2007 Omzet per bedrijf Omzet per m 2 wvo Omzet per fte Omzet per werkzame persoon Omzetsnelheid 19,6 Bron: EIM en CBS-gegevens Kengetallen omzet, 2007 (exclusief BTW) wvo: bedrijfvloeroppervlak fte: fulltime equivalent: een fte verwijst naar een werknemer in volledige dienst 12

13 Klantengegevens Als budgetbeheerder wil je steeds precies voldoende medewerkers inzetten. Als je (te veel) personeel inzet, lopen de kosten te zeer op. Als je te weinig mensen hebt, gaan je klanten misschien liever elders winkelen. Om een goed bezettingsplan te kunnen maken, moet je je klanten goed kennen. Wie komen er bij je? Op welke tijdstippen komen ze? Hoeveel willen ze besteden? Bij het maken van een budget let je dus op klantengegevens. Je verzamelt informatie over zaken als klantenaantallen, druktepatroon en bestedingspatroon. Gegevens over klanten kun je vinden in de brancherapportages en in vakbladen. Ook zou je een marktonderzoek kunnen laten uitvoeren. Een moderne manier om achter klantengegevens te komen, is via de klantenkaart. Elke keer wanneer een klant die kaart gebruikt, krijg je gegevens over zijn of haar koopgedrag. Acties van concurrenten Acties van concurrenten kunnen invloed hebben op jouw toekomstige omzet en winst. Het is dus zaak om je concurrenten in de gaten te houden. Om erachter te komen waar ze mee bezig zijn, kun je een analyse maken van hun bedrijven. Je probeert hun omzet in te schatten en je bekijkt de productgroepen die ze verkopen. Op die manier kun je inschatten wat je concurrentiepositie is. 13

14 Eigen acties Wanneer je bedrijf drie dolle dagen plant, kun je meer klanten verwachten. Je past je dan aan, omdat je extra toeloop verwacht. Meestal betekent dit dat je extra personeel inzet. De kosten van zo'n actie neem je van tevoren in je budget mee. Bewegingen van prijzen en kosten Prijzen en kosten kunnen veranderen door externe factoren, zoals inflatie of landelijke loonkostenontwikkelingen. Lokaal kunnen door een verhoogde vraag naar bedrijfspanden de huren stijgen. Ook kunnen incidentele situaties binnen het eigen bedrijf aanleiding zijn voor afwijkingen. Denk aan verpakkingsmaterialen. Door de verplichte besteleenheden kunnen de kosten per jaar sterk verschillen, afhankelijk van de overgebleven hoeveelheid niet meer te gebruiken voorraad verpakkingsmateriaal. Bij het opstellen van een budget houdt de ondernemer hier en in vergelijkbare situaties bij andere kostenposten rekening mee. Als de consument meer te besteden heeft, kiest deze voor kwaliteit en is de prijs minder belangrijk. Als de economie terugloopt, kiest de consument voor een lage prijs, houdt de hand op de knip en spaart. De ondernemer zal dus zijn assortiment of zijn prijs aan de economie aanpassen. Wanneer het rentepercentage hoog is, zal de ondernemer een verbouwing met geleend geld uitstellen. Je verzamelt voortdurend gegevens over algemene economische ontwikkelingen. Indeling van het budget Een budget bestaat uit verschillende posten. Deze posten kunnen verschillende namen hebben, afhankelijk van het bedrijf of de sector waarin je werkt. Maar wat de naam van de post ook is, hij heeft altijd te maken met kosten of opbrengsten. Kostenposten De kostenposten van een budget worden meestal opgesplitst in constante kosten en variabele kosten. Constante kosten Bij constante kosten gaat het meestal om kosten die van tevoren al bekend zijn. Voorbeelden zijn: huur personeelskosten van de vaste medewerkers afschrijvingskosten onderhoudskosten apparatuur. Variabele kosten Variabele kosten zijn meestal niet exact van tevoren bekend. Het gaat dan bijvoorbeeld om incidentele kosten of de kosten van verpakkingsmateriaal en de kosten van extra oproepkrachten. De hoogte van de variabele kosten hangt vaak samen met de omzet die gemaakt wordt. Als de omzet plotseling toeneemt, nemen de variabele kosten meestal ook toe. Variabele kosten zijn dus minder goed te voorspellen dan constante kosten. 14

15 Hier zie je een voorbeeld van een kostenbudget. De omzet min de inkoopwaarde is de brutowinst. Als je de totalen van vaste en variabele kosten van de brutowinst aftrekt, houd je het bedrijfsresultaat over. De kostenindeling in dit schema is afgestemd op de verantwoordelijkheden van de budgethouders. Factoren bij de budgetbewaking Een ondernemer maakt elk jaar een budget om een idee te hebben van wat hij gaat doen, welke kosten dat met zich meebrengt en welke opbrengsten het oplevert. Die ondernemer moet na verloop van tijd kunnen controleren of hij zich aan zijn eigen richtlijnen houdt. Hiervoor maakt hij een jaarbudget. Na enige tijd, bijvoorbeeld na een halfjaar, zal hij zich een aantal vragen moeten stellen om te kunnen kijken in hoeverre hij zich aan het budget houdt. Het controleren of budget en werkelijkheid met elkaar overeenkomen, wordt budgetbewaking genoemd. De afwijkingen die geconstateerd worden, worden budgetverschillen genoemd. Oorzaak en de grootte van verschillen zijn daarbij belangrijk. Als je niet oplet, rijst het de pan uit. Dat geldt ook voor uitgaven. Cordula, Eindhoven 15

16 Verschillende Budgetteringsmethoden De wijze waarop gebudgetteerd wordt, is onder andere afhankelijk van de aard van de kosten waar een ondernemer mee te maken heeft. Vanuit de kosten gezien wordt onderscheid gemaakt in: Vaste budgettering Variabele budgettering Gemengde budgettering Flexibele budgettering Vaste budgettering Bij vaste budgettering is het uitgangspunt dat de kosten waarvoor een budget opgesteld wordt constant zijn. Het budget per periode komt dan tot stand door het totale bedrag te delen door het aantal perioden. Voor een maandbudget betekent dit de volgende formule: Voorbeeld: Mobile Telly verkoopt online mobiele telefoons en aanverwante artikelen. Mobile Telly heeft een eigen reparatieafdeling waarvoor er een vaste kracht in dienst is genomen. De kosten die aan deze medewerker verbonden zijn, worden door Mobile Telly beschouwd als constante kosten. Op jaarbasis bedragen deze kosten Hoeveel bedraagt het budget voor de medewerker van de reparatieafdeling per maand? Omdat de kosten die verbonden zijn aan de medewerker als constant worden beschouwd, kan het jaarbudget omgerekend worden naar een maandbudget door het te delen door het aantal maanden: Variabele budgettering Bij variabele budgettering wordt een tarief vastgesteld, dat vervolgens per eenheid gebruikt kan worden. In een bedrijf zullen bijvoorbeeld alleen kosten gemaakt worden voor verpakkingsmateriaal wanneer iets verkocht wordt. Er is sprake van kosten per eenheid (per verkocht product). In het tarief worden zowel de vaste als de variabele kosten opgenomen door middel van de volgende formule: Voorbeeld: Voor de broodafdeling van een supermarkt worden zowel vaste als variabele kosten gemaakt. Deze kosten worden in ieder te verkopen brood opgenomen door middel van een tarief per eenheid. De constante kosten voor de afdeling bedragen en de variabele kosten De normale bezetting voor de broodafdeling is broden, de verwachte bezetting voor het komende jaar (te beschouwen als de werkelijke bezetting) wordt geschat op broden. Hoeveel bedraagt het tarief per eenheid voor de broodafdeling? Het tarief per eenheid kan worden vastgesteld door de formule in te vullen: 16

17 Gemengde budgettering Wanneer een onderneming gemengde budgettering toepast, zal er binnen een budget sprake zijn van zowel een vast budget als een variabel budget. Dus een bedrag per periode gecombineerd met een bedrag per eenheid. Voorbeeld: Een ondernemer stelt voor het adverteren een budget vast door middel van een vast bedrag van en daarbovenop een bedrag dat afhankelijk wordt gesteld van de omzet. Voor het komende jaar wordt de omzet begroot op en is het percentage vastgesteld op 2%. Hoeveel bedraagt het totale budget voor het adverteren? Het budget voor het adverteren wordt 4.000, verhoogd met 2% van de omzet van Dus: = Flexibele budgettering Bij flexibele budgettering wordt vooraf vastgesteld welk budget hoort bij welke bezetting. De vastgestelde bedragen kunnen vastgelegd worden in een budgettabel, waaruit het budget aan de hand van de actuele bezetting wordt bepaald. Voortschrijdend budget Een aparte plaats binnen de verschillende soorten budgetten wordt ingenomen door het voortschrijdend budget. Een voortschrijdend budget komt tot stand door uit een totaalbudget (bijvoorbeeld een budget voor een periode van een jaar) de oudste budgetperiode te verwijderen en een nieuwe budgetperiode toe te voegen. Voorbeeld: Bij Proxos wordt voor het personeelsbudget gewerkt met zogenaamde voortschrijdende budgetten. Het budget wordt per kwartaal vastgesteld op basis van het gemiddelde van de budgetten voor de voorgaande 4 kwartalen. Voor het vaststellen van de budgetten voor het eerste kwartaal van het komende jaar heeft Proxos de volgende gegevens met betrekking tot de voorgaande kwartalen ter beschikking: Personeelsbudget eerste kwartaal Personeelsbudget tweede kwartaal Personeelsbudget derde kwartaal Personeelsbudget vierde kwartaal Hoeveel bedraagt het budget voor het eerste kwartaal van het komende jaar en hoeveel zullen de budgetten voor de overige kwartalen van dat jaar bedragen? Het budget voor de eerste periode wordt bepaald door de personeelsbudgetten van de 4 kwartalen bij elkaar op te tellen en te delen door 4: 17

18 Het budget voor het tweede kwartaal wordt bepaald door het eerste kwartaalbudget uit de berekening te halen en na het laatste kwartaal het volgende kwartaal in de berekening op te nemen. Voor ieder volgend budget wordt dezelfde aanpak gehanteerd. Voor het tweede kwartaal wordt de berekening dus: Voor het derde kwartaal komt door middel van deze berekening een budget van ,10 tot stand en voor het vierde kwartaal een budget van ,90. Budgetverschillen Budgetten hebben - als eerder aangegeven - verschillende functies. Als de werkelijke cijfers afwijken van het budget, moeten de oorzaken daarvan aan het licht worden gebracht. Dit vloeit voort uit de budgetanalyse. Soorten verschillen Soorten verschillen zijn onder andere: Verschil in bedrijfsresultaat door meer of minder omzet: meer omzet betekent normaal gesproken een hoger bedrijfsresultaat. Bezettingsverschillen. Een bezettingsverschil ontstaat wanneer de normale bezetting afwijkt van de gerealiseerde. Is de gerealiseerde bezetting lager dan de normale, dan is er sprake van een negatief bezettingsverschil, wanneer de gerealiseerde bezetting hoger dan de normale is, is er sprake van een positief bezettingsverschil. Prijsverschil in constante kosten. Dit is het verschil tussen het gebudgetteerde bedrag en het werkelijke bedrag van de constante kosten. Prijsverschil variabele kosten. De variabele kosten worden veelal weergegeven als percentage van de omzet, bijvoorbeeld 10%. Als de werkelijke omzet dan afwijkt van de gebudgetteerde omzet, dan horen de werkelijke variabele kosten gelijk te zijn aan 10% van de werkelijke omzet. Wanneer dat niet zo is, is er sprake van een prijsverschil of een hoeveelheidverschil (hoe efficiënt is er met de hoeveelheden omgesprongen, het wordt dan ook wel een efficiencyverschil genoemd). Lekkage. Dit is het verschil tussen de werkelijke omzet, vermenigvuldigd met het voorgecalculeerde brutowinstpercentage) en de gerealiseerde brutowinst. Eén van de oorzaken hiervan is dat goederen verdwenen zijn. Oorzaken van verschillen per periode Budgetverschillen kunnen een verschillende oorzaak hebben. De meest voorkomende verschillen zijn: wisselende maandperioden seizoensinvloeden onvoorziene factoren. Wisselende maandperioden Als je als ondernemer werkt met maandperioden heb je natuurlijk te maken met het verschil in aantal dagen per maand. 18

19 Het kan voorkomen dat een maand vijf weekenden heeft, terwijl dezelfde maand in het vorige jaar maar vier weekenden telde. Als je deze twee maanden met elkaar vergelijkt, geeft dit een vertekend beeld. Valt een feestdag door de week of op zondag? Wanneer er in perioden van vier weken gewerkt wordt, telt een jaar dertien perioden. Seizoensinvloeden Seizoensinvloeden kunnen een verschil opleveren wanneer dezelfde seizoenen in verschillende jaren met elkaar vergeleken worden. De christelijke feestdagen zoals Pasen, Pinksteren en Hemelvaart vallen bijvoorbeeld ieder jaar in een andere week. Kerstmis valt elk jaar op een andere dag. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de Ramadan. Deze vastenperiode valt elk jaar in een andere periode. De perioden waarin vakanties vallen, kunnen per jaar verschillen, denk maar eens aan de vakantiespreiding over het hele land. Je zult dus bij het analyseren van de verschillen tussen de werkelijke en de gebudgetteerde cijfers in iedere periode rekening moeten houden met deze seizoensinvloeden. Zowel wisselende maandperioden als seizoensinvloed zijn (deels) voorspelbaar. Het voorspelbare deel kan al bij het opstellen van het budget rekening mee gehouden worden. Onvoorziene factoren Naast periode- en seizoensinvloeden zijn er nog allerlei andere factoren die invloed hebben op een mogelijke afwijking tussen de werkelijke cijfers en de gebudgetteerde cijfers. Zo kan een concurrent in dezelfde sector bijvoorbeeld failliet gaan, waardoor je een enorme toestroom van klanten krijgt en je veel meer personeel in moet zetten. Je omzet stijgt dus ten opzichte van vorig jaar, maar ook je personeelskosten stijgen in dit geval. Er kan ook sprake zijn van een hoog ziekteverzuim van je werknemers, waardoor je veel uitzendkrachten moet inzetten. In de modebranche is het weer een belangrijke factor. Lekker weer vroeg in het voorjaar werkt omzetverhogend voor de voorjaarscollectie. Blijft het lang koud, dan kan de voorjaarscollectie in de uitverkoop. WFA/C.Spruijt Je kunt helaas niet alles voorzien. Een zeer vervelende factor kan zijn dat er in de stad rellen zijn geweest waardoor er enorme schade is aangebracht. Derving of lekkage blijft altijd een onvoorziene post. Dat er wordt gestolen, is een bekend gegeven. Hoeveel de waarde van die diefstal zal uitmaken in je winstverwachting, weet je pas na de inventarisatie. Hetzelfde geldt voor de afprijzingen die je hebt moeten doen. Een verkeerd ingekochte collectie, die je na een flinke afprijzing toch hebt weten te verkopen, zal je budget flink beïnvloeden. Kortom: er zijn aardig wat onvoorziene factoren te bedenken die een kleinere of grotere afwijking tussen de werkelijke en gebudgetteerde gegevens kunnen veroorzaken. 19

20 Loonkosten berekenen voor budgetvergelijking Het vergelijken van de werkelijke en de begrote cijfers kun je het beste doen aan de hand van berekeningen. Je kunt berekeningen uit verschillende perioden gemakkelijk naast elkaar zetten en met elkaar vergelijken. Let extra op de loonkosten, omdat dit vaak de grootste kostenpost is. Percentage loonkosten ten opzichte van de omzet = de omzet per euro loon Om het percentage loonkosten ten opzichte van de omzet te berekenen, deel je de totale loonkosten in een jaar door de omzet in dat jaar. Dit getal vermenigvuldig je met 100%. De uitkomst geeft aan welk aandeel van de totaalomzet besteed is aan loonkosten. Een manier om na te gaan of de productiviteit van de kassamedewerkers opweegt tegen de loonkosten, is het berekenen van de omzet per euro aan loon. Hiervoor deel je de omzet in een jaar door de loonkosten in dat jaar. Rekenvoorbeeld berekenen van de omzet per euro In dit rekenvoorbeeld kun je zien hoe je het percentage loonkosten van de omzet van verschillende jaren met elkaar kunt vergelijken. Ook geeft het voorbeeld aan hoe je de omzet per euro aan loon berekent. Een bedrijf heeft de volgende gegevens: Omzet twee jaar geleden Loonkosten twee jaar geleden Omzet vorig jaar Loonkosten vorig jaar Het percentage loonkosten ten opzichte van de jaaromzet was twee jaar geleden ( ) 100% = 8%, dus 8% van de omzet werd besteed aan loonkosten. De omzet per euro aan loon was twee jaar geleden = 12,54. In het vorig jaar was de omzet per euro loon = 14,63. Vergeleken met de omzet van twee jaar geleden is er dus een stijging van 2,09. Het percentage loonkosten ten opzichte van de omzet was is in het vorig jaar ( ) 100% = 6,8%. Vergeleken met het percentage van twee jaar geleden is er dus een afname van 1,2%. Gevolgen van budgetverschillen Stel dat je ondernemer bent van een eenmanszaak. Je zult je inkomen uit de nettowinst moeten halen. Als er minder omzet is en de kosten blijven gelijk, dan betekent dit minder nettowinst. Van de nettowinst moet de ondernemer leven. Minder nettowinst heeft dus ook directe gevolgen voor het privéleven van de ondernemer. Hieruit blijkt dat er een belangrijke relatie bestaat tussen de taakstellende functie van het budget en het voortbestaan van de onderneming. 20

21 Afdelingsbudgetten In grotere ondernemingen wordt gewerkt met afdelingsbudgetten of met projectbudgetten. Door middel van budgetten worden bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de chefs van de afdelingen neergelegd (budgetbeheerders). Zij kunnen daar dan ook op aangesproken worden. Tegelijkertijd wordt de scheiding tussen taken en functies van de gebudgetteerde afdelingen duidelijk vastgelegd. De organisatiestructuur van de onderneming wordt zo duidelijker. Uiteraard hangen de verschillende deelbudgetten samen, aangezien ze deel uitmaken van één onderneming. De deelbudgetten moeten wel naast elkaar worden gelegd om ze op elkaar af te stemmen. Hierdoor ontstaat in een onderneming een coördinatiemoment. Een moment dat in elke onderneming van groot belang is. Als de winst hoger uitvalt dan is gebudgetteerd, dan is dat voor een onderneming positief. Immers, afhankelijk van de ondernemingsvorm moet de nettowinst groot genoeg zijn voor privé-uitgaven en voor een winstreserve. Als er winst in de onderneming wordt gelaten, spreken we van winstreservering. Winstreservering kan worden toegepast om vreemd vermogen te vervangen door eigen vermogen of om bedrijfsuitbreiding te financieren. De keuze of men de winst al dan niet in het bedrijf laat, moet afhankelijk zijn van het antwoord op de vraag of het daar wel voldoende winstgevend kan worden ingezet. Anders gaat het ten koste van de rentabiliteit van de onderneming. Ondanks een goed resultaat is het raadzaam de oorzaak van het positieve verschil op te sporen. Het kan zijn dat de sector (branche) in een groei zit. Vergelijking met branchegegevens, historische gegevens en marktgegevens kan weergeven of de gehele branche een goede ontwikkeling doormaakt. Als dit het geval is, zegt dit tevens dat het met de nabije toekomst van de onderneming wel goed zit. Bereken budgetverschillen Een hulpmiddel om een budget te bewaken, is een voor een budgetperiode opgesteld schema. In dat schema komt te staan: budget gerealiseerde gegevens verschil tussen budget en gerealiseerde gegevens het verschil (positief of negatief). Voorbeeld: In het schematische exploitatiebudget van de zaak van Johan Kwist is het volgende opgenomen: Jaarbudget. Halfjaarbudget. Aangezien er een tussentijdse controle plaatsvindt, worden de cijfers van een gerealiseerd halfjaar vergeleken met de helft van het jaarbudget. Dit kan alleen gedaan worden wanneer het zeker is dat seizoensinvloed geen rol spelen. Gerealiseerd halfjaar. In derde kolom staan de gerealiseerde gegevens zoals Johan ze in de boekhouding heeft staan. 21

22 Alle bedragen in Jaarbudget Halfjaarbudget Gerealiseerd halfjaar Verschil met budget + o f- Omzet Inkoopwaarde omzet Brutowinst Exploitatiekosten: Personeel Huisvesting Vervoer Verkoop Overige kosten Interest Afschrijvingen Totaal exploitatiekosten Bedrijfsresultaat Bijzondere lasten Nettowinst Het verschil met de waardering + of - geeft aan of er van het geplande budget wordt afgeweken en zo ja of dat positief (+) of negatief (-) is voor de onderneming. Bij de gerealiseerde omzet kan Johan dus zien dat er meer is omgezet in het eerste halfjaar dan gepland. Gerealiseerd: Gebudgetteerd: Meer omzet: = Johan heeft ook meer geld uitgegeven aan zijn inkoopwaarde van de omzet. Hier moet je niet alleen kijken naar het geld, maar ook naar het percentage. Het percentage dat de inkoopwaarde van de omzet uitmaakt, kan als volgt worden berekend: Op basis van het jaarbudget is de inkoopwaarde van de omzet in procenten van de omzet: Op basis van realisatie, af te lezen bij de halfjaarcijfers, is de inkoopwaarde in procenten van de omzet. 22

23 Johan heeft dus niet alleen meer omzet behaald, hij heeft ook nog eens goedkoper weten in te kopen. De brutowinst wordt van twee kanten positief beïnvloed. Aan de kostenkant zie je dat Johan meer geld heeft uitgegeven aan personeel en aan verkoopkosten. Er is minder uitgegeven aan vervoer en aan overige kosten. De bijzondere lasten vielen tegen. Het resultaat is een hogere nettowinst dan gebudgetteerd. Deze is vooral te danken aan de hogere brutowinst door hogere omzet en een procentueel lagere inkoopwaarde van de omzet. Bovendien zijn er kleine meevallers bij de vervoerskosten en overige kosten. Tegenvallers zaten bij personeelskosten, verkoopkosten en bijzondere lasten. Mogelijke verklaringen van de resultaten van het eerste halfjaar: Door een hogere omzet zullen kosten toenemen. Het lijkt voor de hand liggend dat Johan voor meer omzet meer personeel nodig heeft. Dit verklaart de extra personeelskosten. De verkoopkosten zullen eveneens toenemen. Vermindering van vervoerskosten kan bijvoorbeeld ontstaan door verlaging van de brandstofprijzen gedurende de periode. Een andere mogelijke oorzaak is een afname van het aantal malen dat er bezorgd moet worden. De overige kosten is altijd lastig omdat hier zoveel verschillende kosten inzitten dat het niet mogelijk is hier een duidelijke oorzaak aan te geven. Om die reden zal een bedrijf die kosten zo goed mogelijk moeten omschrijven en splitsen. Verschillenanalyse Verschillen tussen budget en realisatie kunnen verschillende oorzaken hebben. De soorten verschillen die we kunnen onderscheiden zijn efficiencyverschillen, prijsverschillen en bezettingsverschillen. Efficiencyverschillen Een efficiencyverschil is een verschil dat ontstaat door een verschil tussen gebudgetteerde hoeveelheden en werkelijke hoeveelheden. Bij een positief efficiencyverschil is er minder verbruikt dan er was gebudgetteerd. Bij een negatief budgetverschil is er meer verbruikt dan gebudgetteerd. Voor het berekenen van een budgetverschil kan de volgende formule gebruikt worden: Efficiencyverschil = (Standaardhoeveelheid Werkelijke hoeveelheid) x standaardprijs = (SH WH) x SP Prijsverschillen Er ontstaan prijsverschillen tussen gebudgetteerde en gerealiseerde kosten wanneer de prijs waarop budgettering heeft plaatsgevonden afwijkt van de prijs die geldt tijdens de realisatie. Een prijsverschil kan met behulp van de volgende formule berekend worden: Prijsverschil = (Standaardprijs Werkelijke prijs) x werkelijke hoeveelheid = (SP WP) x WH Bezettingsverschillen Een bezettingsverschil is een verschil dat terug te voeren is op het feit dat de bezetting waarop het budget gebaseerd is afwijkt van de bezetting tijdens de realisatie. Bezettingsverschillen worden berekend met behulp van de volgende formule: 23

24 Voorbeeld: Bram Spieker voert een eigen merk jeans, Spiekerboxems, dat in eigen beheer wordt geproduceerd. Voor de maand maart heeft Bram de volgende gegevens gebudgetteerd: Productie: stuks Vaste kosten: meter katoen per broek, prijs per meter is 5 5 minuten arbeidstijd per broek, loonkosten zijn 120,- per uur 15 minuten machinetijd per broek, machinekosten per uur zijn 24 In de maand april worden de werkelijke gegevens over de maand maart bekend. Deze gegevens zijn: Geproduceerd: stuks Vaste kosten: Verbruikt aantal meters katoen: meter Totale kosten voor verbruikte meters katoen: Aantal aan productie bestede uren: uren Totale loonkosten bij de aan productie bestede uren: Aantal voor productie gemaakte machine-uren: uren Totale machinekosten i.v.m. voor productie gemaakte uren: Op basis van de gebudgetteerde en de werkelijke gegevens voert Bram een verschillenanalyse uit. De verschillenanalyse bestaat uit het vaststastellen van de efficiencyverschillen, de prijsverschillen en de bezettingsverschillen. Efficiencyverschillen Het efficiencyverschil wordt vastgesteld met behulp van de formule (SH-WH) x SP. Voor Bram Spieker kan een efficiencyverschil bepaald worden voor het katoenverbruik, de arbeidsuren en de machine-uren. Efficiencyverschil katoenverbruik Voor de productie van broeken had in totaal een standaardhoeveelheid van x 3 meter gebruikt mogen worden: meter katoen. Met deze informatie kunnen we nu de formule invullen voor het efficiencyverschil: (SH-WH) x SP = ( ) x 5 = Efficiencyverschil arbeidsuren Voor de productie van broeken hadden in totaal x 5 minuten ingezet mogen worden: minuten, oftewel uur. Het efficiencyverschil op de arbeidsuren wordt dus: (SH-WH) x SP = ( ) x 120 = Efficiencyverschil machine-uren Voor de productie van broeken hadden in totaal x 15 minuten gebruikt mogen worden: minuten, oftewel uur. Het efficiencyverschil op machine-uren wordt: (SH-WH) x SP = ( ) x 24 =

25 Prijsverschillen Het prijsverschil kan net als het efficiencyverschil bepaald worden voor het katoenverbruik, de arbeidsuren en de machine-uren. Voor het berekenen van de prijsverschillen wordt gebruik gemaakt van de formule: Prijsverschil katoenverbruik (SP WP) x WH De standaardprijs voor het katoen bedraagt 5,- per meter, de werkelijke prijs is dus 5,50 per meter. geweest, Het prijsverschil is dus: (SP WP) x WH = ( 5 5,50) x = Prijsverschil arbeidsuren De standaardprijs voor de arbeidsuren is 120. De werkelijke prijs is Het prijsverschil is dus: (SP WP) x WH = ( ,50) x = Prijsverschil machine-uren De standaardprijs voor de machine-uren is 24. De werkelijke prijs is. Het prijsverschil is: (SP WP) x WH = ( 24 23,50) x = Bezettingsverschillen Een bezettingsverschil wordt berekend op de gemaakte constante kosten. Bezettingsverschillen worden berekend met behulp van de volgende formule: Op basis van de gegevens van Bram Spieker wordt het bezettingsverschil: Liquiditeit Waarom cashflow berekenen? De cashflow geeft inzicht in de bedrijfsinkomsten in een bepaald jaar. Het cijfer geeft aan wat er ongeveer aan inkomsten is overgebleven nadat alle uitgaven zijn betaald. Het is interessant om te weten wat de cashflow is, omdat dit bedrag kan worden uitgegeven om leningen af te lossen en de groei van de onderneming te stimuleren. De hoogte van de cashflow bepaalt in eerste instantie het aflossingsbeleid en geeft daarna ook nog aan of er geld beschikbaar is voor verbetering van het interieur, uitbreiding en vernieuwing van het assortiment, een nieuw kassasysteem en dergelijke.. 25

26 Het begrip 'cashflow' geeft weer hoeveel geld het bedrijf voortbrengt door het voeren van zijn activiteit. De omvang van de cashflow bepaalt of er geld beschikbaar is voor vernieuwingen. Als ondernemer is het heel belangrijk te weten of je aan het eind van een jaar voldoende winst hebt gemaakt. De winst wordt berekend als het verschil tussen omzet en kosten. Ook zijn ondernemers vaak geïnteresseerd in de omvang van de cashflow. Cashflow is het Engelse woord voor kasstroom. De cashflow wordt dan ook berekend uit het verschil tussen ontvangsten en uitgaven. De afschrijvingen doen daarbij dus niet mee. Veel bedrijven werken vaker met het begrip cashflow dan met het begrip nettowinst. Dit heeft te maken met de manier waarop de onderneming gefinancierd wordt. De ondernemer doet vaak grote investeringen als hij een bedrijf start. Hij koopt bijvoorbeeld een pand, een inrichting en een auto. Er moet geïnvesteerd worden in het personeel, de voorraden en de etalage. Meestal heeft de ondernemer hiervoor zelf niet voldoende geld beschikbaar. Hij leent dan geld bij een bank of bij bekenden. Dit is een eenmalige grote uitgave. Vervolgens is het van belang dat het geïnvesteerde bedrag wordt terugverdiend. Hoeveel een ondernemer elk jaar terugverdient, kun je zien aan de cashflow. De bank die de lening heeft verstrekt, is vooral geïnteresseerd in deze cashflow. Daaraan kan de bank aflezen of er voldoende geld in de kas is gestroomd om af te lossen. De aanvankelijke investering van wordt in de jaren erna terugverdiend. Cashflow kan positief of negatief zijn. Een positieve cashflow betekent dat er in een bepaald jaar meer geld is binnen gekomen dan uitgegeven. Negatieve cashflow betekent dat er verlies is gemaakt: het bedrijf heeft meer uitgegeven dan er 26

27 binnenkwam. Negatieve cashflow ontstaat vooral in jaren dat men veel investeert. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van een pand of het vernieuwen van de bedrijfsuitrusting. Deze kosten moeten in de jaren erna worden terugverdiend. Als alles goed gaat, kan de cashflow van een onderneming er in een bepaalde periode van meerdere jaren als volgt uitzien. Voorbeeld: Ulrich is ondernemer. Hij heeft geen aflossingsverplichtingen meer. Hij wil graag weten hoeveel zijn cashflow dit jaar bedraagt. Zijn bestelauto is aan vervanging toe en hij wil het assortiment van zijn bedrijf omgooien. Er moet veel meer ruimte komen voor populaire producten en bestsellers. Hij wil graag een nieuwe bestelauto kopen van Voor de verbouwing is nodig. Is daar ruimte voor zonder geld te lenen? Dat kan Ulrich alleen aan de hand van de cashflow bepalen. Als zijn cashflow bedraagt, dan koopt hij de bestelauto. Bij een cashflow van zal hij de bedrijfinrichting vernieuwen en dan moet de bestelauto nog een jaar langer doorrijden. Cashflow besteden De jaarlijkse cashflow is financiële ruimte. Deze ruimte gebruikt de ondernemer doorgaans om leningen af te lossen, nieuwe investeringen te doen of om te reserveren voor de toekomst. Soms zijn de rentestanden vrij laag, ondernemers kunnen dus tegen lage rentes lenen. In dat geval zullen de meeste ondernemers geen geld besteden aan aflossingen, maar liever aan investeringen. Bij een lage rentestand zal een ondernemer zo weinig mogelijk aflossen. Soms wordt het woord cashflow ook gebruikt om de liquiditeitspositie van een bedrijf mee aan te duiden. De liquiditeit geeft aan of een onderneming op elk moment voldoende contant geld of kortlopend krediet heeft om haar rekeningen te voldoen. Hier bedoelen we met cashflow echter alleen het verschil tussen opbrengsten en uitgaven van een onderneming in een bepaald jaar. 27