Project Initiation Document

Transcriptie

1 Project OUF & Unicode Gevraagd besluit: Akkoord voor uitvoering project Auteur Errol Graf Opdrachtgever Kurt de Belder Project OUF & Unicode Datum Versie 1.2 Status D E F I N I T I E F Plaats, datum: Handtekening opdrachtgever:

2 Wijzigingsblad Versie Status Datum Omschrijving Auteur 0.1 Concept PID OUF & Unicode Errol Graf 0.2 Concept Correcties Errol Graf 0.3 Concept Correcties Errol Graf 0.4 Concept Correcties Errol Graf 1.0 Definitief Correcties Errol Graf 1.1 Definitief Correcties Errol Graf 1.2 Definitief Correcties Errol Graf Distributielijst Versie Datum Verzonden aan Stuurgroep Catalogiseren anders Stuurgroep Catalogiseren anders Maarten Steenhuis, Kitty Hogenaar, Bas Vat Ger Rongen, Hanno Lecher, Lotte Vernooij, Hans van der Meulen, Maarten Steenhuis, Bas Vat, Lucas van Schaik Stuurgroep Catalogiseren anders Stuurgroep Catalogiseren anders, Kees Konings Kurt de Belder ter ondertekening 2/26

3 Management samenvatting Dit document bevat het plan voor het project OUF & Unicode. Aan de orde komen de achtergrond van het project, de doelen, de resultaten, de aanpak en fasering, de kosten en de planning. Goedkeuring van dit plan door de stuurgroep betekent dat er een akkoord is voor de uitvoering van het project zoals beschreven in dit plan inclusief kosten, inzet van mensen en middelen. Doel en resultaat van het project De doelstelling van dit project is het Aleph systeem gereed maken voor het gebruik van Unicode en het gereed maken de OUF-koppeling tussen het GGC en Aleph voor het gebruik van de MARC21 export van het GGC. Kosten De totale eenmalige projectkosten zijn geraamd op Hiervan is out-of-pocket, hieronder vallen de kosten voor de externe medewerkers en een post diversen Fasering & planning Hieronder volgen de verschillende fasen van het project met bijbehorende planning: Voorbereiding: april 2008 Ontwerp: mei/juni 2008 Bouw testomgeving: juni/juli 2008 Test: augustus/september 2008 Training: augustus/september 2008 Implementatie: september/oktober 2008 Nazorg: november /26

4 Inhoudsopgave MANAGEMENT SAMENVATTING 3 1 INLEIDING EN ACHTERGROND PROJECT 5 2 PROJECTDEFINITIE DOELSTELLINGEN AANPAK EN FASERING Voorbereiding Ontwerp Bouw testomgeving Test Training Implementatie Nazorg RESULTATEN OMVANG RANDVOORWAARDEN & BEPERKINGEN RELATIES MET ANDERE PROJECTEN 11 3 INITIËLE BUSINESS CASE REDENEN AANNAMES KOSTEN BATEN 12 4 ORGANISATIESTRUCTUUR PROJECTORGANISATIE ROLLEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN 13 5 INITIËLE PROJECTPLANNING RANDVOORWAARDEN EXTERNE AFHANKELIJKHEDEN PRODUCTEN PLANNING AANNAMES PROJECTPLANNING BENODIGDE HULPBRONNEN KOSTEN 17 6 BEHEERSINGSMECHANISMEN TOLERANTIES VOORTGANGSRAPPORTAGE TIJD- EN KOSTENRAPPORTAGES KWALITEITSRAPPORTAGES UITZONDERINGSPROCEDURE ( MANAGEMENT BY EXCEPTION ) 18 7 PROJECTRISICO S 19 BIJLAGE 1 PRODUCTBESCHRIJVINGEN 20 BIJLAGE 2 PROJECTPLANNING (INDICATIEF) 25 BIJLAGE 3 GGC-ALEPH KOPPELING 26 4/26

5 1 Inleiding en achtergrond project OCLC (Pica) heeft aangekondigd dat het GGC in de zomer van 2008 volledig met Unicode zal werken. Dit maakt het voor zowel de bibliotheekmedewerkers als de eindgebruikers mogelijk om te werken in niet-westers schrift. De ingebruikname van Unicode in het GGC maakt het voor de UB Leiden noodzakelijk om de koppeling tussen GGC en Aleph aan te passen. De bibliotheken van Chinees, Japans en Koreanistiek (CJK) zullen als pilot fungeren binnen dit project. Onderdeel van de pilot is de opname van Chinabase in de algemene catalogus van de Universiteit Leiden De uitvoering hiervan zal door OCLC (Pica) gebeuren in samenwerking met de medewerkers van de bibliotheken CJK. Daarnaast heeft OCLC (Pica) haar GGC systeem voorzien van een verbeterde uitvoer van de records in het MARC21 formaat. Dit biedt de gelegenheid om de koppeling tussen het GGC en Aleph die gebruikt wordt door de UB Leiden drastisch te vereenvoudigen. In de volgende hoofdstukken komt achtereenvolgens aan de orde: de projectdefinitie (o.a. doelstellingen, aanpak en resultaten); de initiële Business Case (kosten/baten analyse); de organisatiestructuur; de initiële projectplanning; de beheersingsmechanismen (tolerantie, rapportage en uitzonderingsprocedure); de projectrisico s, inclusief tegenmaatregelen. In de bijlage is opgenomen: productbeschrijvingen, schematische weergave projectplanning, schematische weergave GGC-Aleph koppeling. 5/26

6 2 Projectdefinitie 2.1 Doelstellingen De koppeling tussen het GGC en Aleph geschikt maken voor het gebruik van Unicode. De vereenvoudiging van de koppeling tussen het GGC en Aleph door gebruik te maken van de MARC21 uitvoer uit het GGC. Unicode in gebruik nemen in het bibliotheeksysteem van de UB Leiden, Aleph Hierdoor worden achterliggende doelen bereikt: De mogelijkheid voor eindgebruikers en bibliotheekmedewerkers om in niet-westers schrift te kunnen zoeken, sorteren, lenen en invoeren. De huidige aparte catalogus Chinabase wordt opgenomen in de algemene catalogus waarin het voor de bibliotheekmedewerkers mogelijk is om in het originele schrift bewerkingen uit te voeren gelijk aan de mogelijkheden die er zijn voor westers schrift. Dit betekent dat de titelbeschrijvingen in Chinabase worden geïntegreerd in het algemene GGC met de opname van de persoonsnamen en thesaurering zoals die nu in Chinabase voorkomen. 2.2 Aanpak en fasering Het project wordt aangepakt volgens de Prince2 methodiek en bestaat uit de volgende fasen: Voorbereiding Ontwerp Bouw testomgeving Test Training Implementatie Nazorg Het project OUF & Unicode wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met OCLC (Pica) (Barbara Rickenmann, Rob Koopman, Tonny van de Vegt). Dit geldt vooral voor de volgende onderdelen: Testen en in gebruik nemen van de MARC21 export van het GGC, Testen en in gebruik nemen van Unicode in de koppeling tussen GGC en Aleph, Integratie van records uit Chinabase in GGC en de transliteratie van deze titels. In voorkomende gevallen kan ondersteuning van Ex Libris noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project Voorbereiding Voorafgaande aan de voorbereidingsfase is een periode van onderzoek geweest waarin de huidige situatie en de mogelijkheden om te komen tot verbeteren bekeken is. Als afronding van het onderzoek is door de projectleider het PID geschreven. Op basis van dit PID beslist de stuurgroep over de start voor de daadwerkelijke uitvoering van het project. Vervolgens wordt de projectorganisatie opgezet en overige maatregelen getroffen voor de start van het project. Hieronder valt onder andere de opzet van het documentarchief en de toegang daartoe voor de projectmedewerkers. Er zal een kick-off bijeenkomst georganiseerd worden waarbij alle betrokkenen uitgenodigd worden. Geplande periode: april /26

7 Uitvoering door: projectleider (24 uur), Projectmedewerker functioneel beheer Aleph (4 uur), Projectmedewerker applicatiebeheer Aleph (4 uur), Ontwikkelaar (4 uur), Projectmedewerker catalogiseren (4 uur), Senior inhoudsdeskundige (8 uur), Projectmedewerker CJK (4 uur), Adviseur Digitale Diensten I&P (4 uur) en externe partijen: Ex Libris, OCLC (Pica) Ontwerp In de ontwerpfase wordt een analyse gemaakt van de effecten die de invoering van Unicode en het gebruiken van de MARC21-export van het GGC hebben op de bestaande inrichting. Op basis van deze analyse wordt een ontwerp gemaakt voor de inrichting van de Aleph en de OUF-koppeling tussen Aleph en het GGC. Het zwaartepunt van de wijziging in de koppeling zit in de output van het OUF dat in MARC21-format is, hierdoor hoeft in de Ex Libris import tool geen conversie plaats te vinden. Een schematische weergave van de koppeling is in Bijlage 2 te vinden. De specificaties van deze nieuwe koppeling moet worden opgesteld door catalogiseerdeskundigen samen met de technisch deskundigen. De functionele eisen aan de conversie en integratie van Chinabase worden opgesteld. In deze fase zal met OCLC (Pica) de conversietabel van de velden in de records in Chinabase naar het GGC gemaakt worden. In de fase wordt de mogelijkheden van het gebruik van automatische transliteratie tools in het GGC onderzocht. Uitgangspunt hierbij is o.a. dat de transliteratie zoveel mogelijk aan internationale standaarden moet voldoen (bv geen toontekens opnemen in transliteratie). Geplande periode: mei/juni 2008 Uitvoering door: Projectleider (40 uur), Projectmedewerker functioneel beheer (32 uur), Projectmedewerker applicatiebeheer (24 uur), Ontwikkelaar (40 uur), Projectmedewerker catalogiseren (36 uur), Senior inhoudsdeskundige (36 uur), Projectmedewerker CJK (36 uur), Adviseur Digitale Diensten I&P (24 uur) en externe partijen: Ex Libris, OCLC (Pica). Op te leveren producten: S01 Impact analyse bestaande systemen S02 Ontwerp OUF link S03 Ontwerp inrichting Aleph S04 Functionele eisen conversie & integratie Chinabase S05 Beschrijving conversie Chinabase S06 Conversietabel Chinabase 7/26

8 S07 Onderzoek transliteratietool in WinIBW Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Bouw testomgeving In deze fase wordt op de Aleph testomgeving opgezet op basis van het ontwerp. Het streven is om voor deze inrichting de nieuwe Aleph18 testomgeving te gebruiken. Deze omgeving wordt voor de test gekoppeld aan de Accept omgeving van het GGC. In deze fase zal door OCLC (Pica) gestart worden met de test van de conversie en integratie van Chinabase met GGC. In deze fase zal een testplan samengesteld worden aan de hand waarvan de nieuwe inrichting getest zal worden. Geplande periode: juni/juli 2008 Uitvoering door: Projectleider (60 uur), Projectmedewerker functioneel beheer (60 uur), Projectmedewerker applicatiebeheer (60 uur), Ontwikkelaar (60 uur), Projectmedewerker catalogiseren (36 uur), Senior inhoudsdeskundige (60 uur), Projectmedewerker CJK (36 uur), Adviseur Digitale Diensten I&P (16 uur), en externe partijen: Ex Libris, OCLC (Pica). Op te leveren producten: S08 Testplan S09 Aleph-GGC testomgeving S12 Specificaties werkstations Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Test Aan de hand van het testplan zal het gebruik van Unicode binnen Aleph & GGC getest worden. In deze fase wordt getest met catalogiseren van nieuw werk in het GGC met origineel schrift. Hierbij zal tevens gekeken worden naar de mogelijkheden om titels met origineel schrift in Worldcat over te halen naar het GGC. De conversie en integratie van de Chinabase records in het GGC wordt in deze fase getest. Tevens wordt aan de hand van het testplan het gebruik van de MARC21-export van GGC en aanpassingen hiervoor aan OUF getest. Bij de aanpassing van OUF voor Unicode moet aandacht besteed worden aan de records waarin door andere universiteiten niet-westers schrift is toegevoegd. Dit wordt zonder aanpassing gewoon meegenomen naar Aleph. Geplande periode: augustus/september 2008 Uitvoering door: Projectleider (60 uur), Projectmedewerker functioneel beheer (60 uur), Projectmedewerker applicatiebeheer (60 uur), Ontwikkelaar (60 uur), Projectmedewerker catalogiseren (36 uur), Senior inhoudsdeskundige (60 uur), 8/26

9 Projectmedewerker CJK (36 uur), Adviseur Digitale Diensten I&P (16 uur), en externe partijen: Ex Libris, OCLC (Pica). Op te leveren producten: S10 Geteste Aleph & OUF-koppeling Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Training Afhankelijk van de aanpassingen die gemaakt zijn aan de gebruikersinterfaces zal een training samengesteld worden voor de bibliotheek medewerkers. In deze fase zal een beschrijving gemaakt worden van het gebruik van invoer in origineel schrift naast de standaard getranslitereerde invoer. Geplande periode: augustus/september 2008 Uitvoering door: Projectleider (16 uur), Projectmedewerker functioneel beheer (16 uur), Projectmedewerker catalogiseren (24 uur), Senior inhoudsdeskundige (24 uur), Projectmedewerker CJK (24 uur). Op te leveren producten: S13 Instructie gebruik invoer in origineel schrift en transliteratie Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Implementatie De aanpassingen die gemaakt zijn aan Aleph en de Aleph-GGC koppeling worden in de productie omgeving doorgevoerd. Vervolgens worden de aanpassingen in gebruik genomen waarbij de update vanuit het GGC naar Aleph loopt via de aangepaste OUF-koppeling. De aangepaste OUF-link en de MARC21- export van het GGC wordt gebruikt. Unicode mogelijkheden worden gebruikt, d.w.z. bibliografische en administratieve handelingen kunnen in niet-westers schrift in GGC en Aleph worden uitgevoerd. Geplande periode: september/oktober 2008 Uitvoering door: Projectleider (60 uur), Projectmedewerker functioneel beheer (60 uur), Projectmedewerker applicatiebeheer (60 uur), Ontwikkelaar (60 uur), Projectmedewerker catalogiseren (36 uur), Senior inhoudsdeskundige (60 uur), Projectmedewerker CJK (36 uur), Adviseur Digitale Diensten I&P (16 uur), en externe partijen: Ex Libris, 9/26

10 OCLC (Pica). Op te leveren producten: S11 Geconverteerde en in het GGC geïntegreerde records uit Chinabase Zie Bijlage 1 Productbeschrijvingen Nazorg In de nazorgfase zal de evaluatie plaats vinden en kunnen vragen en problemen opgepakt worden die na de implementatie naar voren gekomen zijn. Geplande periode: november 2008 Uitvoering door: Projectleider (20 uur), Projectmedewerker functioneel beheer (16 uur), Projectmedewerker applicatiebeheer (16 uur), Ontwikkelaar (16 uur), Projectmedewerker catalogiseren (16 uur), Senior inhoudsdeskundige (16 uur), Projectmedewerker CJK (16 uur), en externe partijen: Ex Libris, OCLC (Pica). 2.3 Resultaten Het project levert de volgende hoofdproducten op, die elk nader gespecificeerd kunnen worden: Aleph & GGC werken op basis van Unicode, De OUF-koppeling tussen GGC en Aleph is gebaseerd op de MARC21export uit GGC, De records in Chinabase zijn geconverteerd en in het GGC en daarmee in Aleph geïntegreerd. 2.4 Omvang In dit project worden de technische aanpassingen aan de bestaande systemen gemaakt waardoor het werken in niet-westers schrift mogelijk wordt, het catalogiseren in Chinees schrift wordt hiervoor als pilot gebruikt, waarbij de records in Chinabase worden geïntegreerd in het GGC. Voor het catalogiseren in de andere niet-westerse schriftsoorten worden na afronding van het huidige project, gescheiden implementatie projecten gestart. Hierbij zal een impact analyse van het gebruik van origineel schrift per schriftsoort gemaakt worden. Tevens wordt koppeling tussen het GGC en Aleph zodanig aangepast dat de conversie naar MARC21 vanuit het GGC gebeurt. De hiervoor noodzakelijke handelingen worden uitgevoerd. In dit project wordt geen aandacht besteed aan: Het gebruik van het GGC en Aleph, Het importeren van metadata van leveranciers, De aanschaf of in gebruik name van transliteratietools 10/26

11 2.5 Randvoorwaarden & beperkingen De normale productie voor het verwerken van bestellingen en verworven publicaties blijft in de projectperiode op peil, Transliteratieconventies en standaarden zijn bekend en in gebruik, Er moet een testomgeving binnen de UB Leiden voor het project bruikbaar zijn. 2.6 Relaties met andere projecten Aanpassing organisatie/inventarisatie werkprocessen (UB01) In het project OUF & Unicode worden nieuwe werkprocessen gecreëerd in aanvulling op de bestaande werkprocessen. Er is geen afhankelijkheid. Aleph upgrade en vervanging bibliotheekservers Het project OUF & Unicode loopt (deels) tegelijk met dit project. De fase van het project OUF & Unicode waarin de nieuwe situatie in test wordt opgezet kan alleen doorgang vinden als een Aleph testomgeving beschikbaar is. Het project OUF & Unicode is afhankelijk van de voortgang in het project UB22. Evaluatie en herinrichting gebruik Aleph Het project OUF & Unicode gaat niet verder in op de inrichting en gebruik van Aleph, dit wordt aangepakt in het project Evaluatie en herinrichting gebruik Aleph. Er is geen afhankelijkheid. Invoering EDI voor communicatie met leveranciers Het project OUF & Unicode gaat niet verder in op de ingebruikname van EDI, dit wordt aangepakt in het project Invoering EDI. Er is geen afhankelijkheid. Ingebruikname webordering Het project OUF & Unicode gaat niet verder in op de ingebruikname van webordering, dit wordt aangepakt in het project Ingebruikname webordering. Er is geen afhankelijkheid. 11/26

12 3 Initiële Business Case Het project legt een technische basis voor een uitbreiding van de catalogus van de Universiteit van Leiden met beschrijvingen in niet-westers schrift. Voor belangrijke collecties van de Universiteit van Leiden in het Arabisch en Chinees is dit een grote vooruitgang. 3.1 Redenen Er is voor gekozen om dit project op te zetten vanwege de invoering van Unicode in het GGC. Dit maakt een aanpassing aan de OUF-koppeling tussen het GGC en Aleph noodzakelijk. Het gebruik van Unicode in het GGC en in Aleph waardoor invoer in niet-westers schrift mogelijk wordt is een al lang bestaande wens van de bibliotheken van de Universiteit van Leiden. Het GGC biedt sinds kort een verbeterde export van records in MARC21. Wanneer hiervan gebruik gemaakt wordt is het mogelijk om de OUF-koppeling tussen het GGC en Aleph zodanig aan te passen dat daar geen conversie naar MARC21 meer hoeft plaats te vinden. Dit betekent een aanzienlijke vereenvoudiging en daardoor een minder storingsgevoelige en meer beheersarme omgeving. Aangezien bij beide ontwikkelingen sprake is van werkzaamheden aan de OUF-koppeling tussen Aleph en het GGC is besloten om deze samen te nemen in dit project. 3.2 Aannames Ten behoeve van de Business Case zijn de volgende algemene aannames gedaan: De export uit het GGC van de records in MARC21 is van zodanige kwaliteit dat het voor de UB van Leiden te gebruiken is; Het gebruik van het GGC stopt niet op korte termijn. 3.3 Kosten De eenmalige kosten van het project zijn nader gespecificeerd in de projectplanning (zie paragraaf 5.5) en bedragen: De (eventuele) kosten die OCLC (Pica) in rekening brengt zijn hierin nog niet opgenomen. 3.4 Baten De te verwachten baten van het project zijn: Vereenvoudiging van beheer koppeling GGC-Aleph, dit levert besparingen op in manuren en ook een vermindering van de kans op storingen, Vergroting van zichtbaarheid van de Chinabase titels door de opname hiervan in het GGC en daarmee ook in de lokale database U-CAT, het NCC/IBL en in Worldcat van OCLC, Aanzienlijke vereenvoudiging werkzaamheden catalogiseren niet-westerse talen, dit zal vooral naar voren komen bij Chinees. 12/26

13 4 Organisatiestructuur 4.1 Projectorganisatie Voor de duur van het project wordt een tijdelijke organisatie opgezet: Project Board Senior user Josje Calff Hanno Lecher Executive Kurt de Belder Senior supplier Maarten Steenhuis Projectleider Errol Graf Project Support Project Team 4.2 Rollen en verantwoordelijkheden Hierna worden de verantwoordelijkheden van de diverse betrokken groepen algemeen toegelicht. Project Board De Project Board is eindverantwoordelijk voor het overall eindresultaat van het project en voor het ter beschikking stellen van mensen en middelen. De Project Board komt formeel alleen bij elkaar voor het bespreken van faseplanningen en uitzonderingsrapportages. Naam Rol Taken & verantwoordelijkheden Kurt de Belder Business Executive Projectverantwoordelijke, opdrachtgever en eigenaar van de Business Case. Beoordeelt het project in relatie met de bedrijfsdoelstelling, het bedrijfsrisico en het bedrijfsbelang. Josje Calff 1 Hanno Lecher Senior User Vertegenwoordiger van de groep gebruikers die gebruik zal gaan maken van de op te leveren producten van het project. Is verantwoordelijk voor het opstellen van de gebruikerseisen met bijbehorende kwaliteits- en acceptatiecriteria. Maarten Steenhuis Senior Supplier Levert benodigde menskracht, goederen en/of diensten voor het project. Is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten en de levering door de leverancier(s). 1 De rol van senior user wordt ingevuld door het hoofd van de sector Verwerving, Ontsluiting en Metadatabeheer. Josje Calff vervult deze functie ad interim. Zodra er een nieuw sectorhoofd is aangenomen zal die plaatsnemen in de stuurgroep. 13/26

14 De Project Board is ingesteld voor het totale cluster van projecten binnen het programma Gang van het document. (Zie document Gang van het Document) Naar aanleiding van de agenda kan de Project Board aangevuld worden met inhoudelijk deskundige medewerkers. Project Assurance Project Assurance is verantwoordelijk voor het monitoren van (kwaliteits)aspecten van het project en de opgeleverde producten, onafhankelijk van de Projectmanager. Project Assurance vergewist zich ervan dat het project conform de afspraken wordt beheerst en uitgevoerd. Project Assurance wordt uitgevoerd door de Project Board. Project Manager Naam Rol Taken & verantwoordelijkheden Errol Graf Project Manager De Project Manager krijgt van de Project Board de verantwoordelijkheid en bevoegdheid voor de dagelijkse gang van zaken in het project. De Project Manager kan beslissingen nemen binnen de grenzen zoals aangegeven door de Project Board (tolerantie). De belangrijkste verantwoordelijkheid van de Project Manager is het zekerstellen dat het project de gewenste producten oplevert, binnen tijd, binnen budget en volgens de afgesproken kwaliteit. De Project Manager rapporteert aan de Project Board. PM Project Support Project Support ondersteunt de Project Manager technisch en administratief. Project Team Het Project Team is verantwoordelijk voor het opleveren van producten volgens de specificaties zoals aangegeven door de Project Manager. De Projectmedewerkers rapporteren aan de Project Manager. Naam Rol Taken & verantwoordelijkheden Kitty Hogenaar Projectmedewerker functioneel beheer Aleph Onderzoekt en ontwerpt de benodigde aanpassingen in het Aleph systeem Ger Rongen Projectmedewerker applicatiebeheer Realiseert de benodigde aanpassingen in het Aleph systeem Gerard Baltussen Senior inhoudsdeskundige Voert, ism met Kitty Hogenaar, Martijn Lens en Hans van der Meulen, het onderzoek (impactanalyse) en ontwerp van aanpassingen in Aleph uit en test de uitkomsten daarvan en het gebruik van Unicode in het GGC in nietwesters schrift Martijn Lens, Hans van der Meulen Projectmedewerkers catalogiseren Werken mee aan het onderzoek en ontwerp van aanpassingen in Aleph en testen de uitkomsten daarvan en het gebruik van Tot : Lotte Vernooij Vanaf : Hanno Lecher Projectmedewerker CJK Unicode in het GGC in niet-westers schrift Werkt mee aan het onderzoek en ontwerp van aanpassingen in Aleph en test de uitkomsten daarvan en het gebruik van Unicode in het GGC in niet-westers schrift Lucas van Schaik Ontwikkelaar ontwerpt en realiseert de aanpassingen die nodig zijn aan de tabellen voor de koppeling tussen het GGC en Aleph Bas Vat Adviseur Digitale Diensten I&P Adviseert het project vanuit zijn kennis van (de mogelijkheden van) het bestaande systeem Dit is een voorlopige samenstelling van het project team, in de voorbereidingsfase van het project wordt in overleg met de sector- en afdelingshoofden het definitieve team vastgesteld. 14/26

15 5 Initiële Projectplanning De projectplanning geeft aan welke acties wanneer door wie worden ondernomen en wat de bijbehorende kosten zijn. Deze planning kan gedurende de loop van het project aangepast worden op basis van ervaringen in het project en / of nieuwe gegevens. 5.1 Randvoorwaarden Aan de volgende randvoorwaarden dient te zijn voldaan om onderstaande planning te kunnen halen: Benodigde hulpbronnen beschikbaar conform aanvraag, Tijdige besluitvorming. 5.2 Externe afhankelijkheden OCLC (Pica) moet haar planning voor de invoering van Unicode in het GGC halen. OCLC (Pica) moet voldoende resources vrij maken voor de conversie en de integratie van Chinabase met het GGC. 5.3 Producten Voor het project zijn de volgende producten gedefinieerd. Een beschrijving van de op te leveren Specialistische producten is opgenomen in bijlage 1 Productbeschrijvingen. Managementproducten Project Initiation Document Aangepaste Projectplanning (indien nodig) Highlight Report Exception Report (indien nodig) End Project Report/Lessons Learned Report Communicatieplan Project Issue Log (indien nodig) Risk Log (indien nodig) Timesheet medewerkers Specialistische producten S01 Impact analyse bestaande systemen S02 Ontwerp OUF link S03 Ontwerp inrichting Aleph S04 Functionele eisen conversie & integratie Chinabase S05 Werkplan conversie Chinabase S06 Conversietabel Chinabase S07 Onderzoek transliteratietool in WinIBW S08 Testplan S09 Aleph-GGC testomgeving S10 Geteste Aleph & OUF-koppeling S11 Geconverteerde en in het GGC geïntegreerde records uit Chinabase S12 Specificaties werkstations S13 Beschrijving gebruik invoer in origineel schrift en transliteratie De documenten van het projecten zijn opgeslagen in het elektronische projectarchief: J:\Workgroups\UB\UB-PROJECTEN\I-Projecten\3.Lopende projecten\2007-ub_18-catalogiseren anders\ouf & Unicode 5.4 Planning aannames De mogelijkheid bestaat om de genoemde UB medewerkers vrij te maken voor dit project, 15/26

16 OCLC (Pica) kan haar planning halen voor de invoering van Unicode en heeft voldoende resources voor de werkzaamheden aan Chinabase. Het project Aleph18 (UB22) verloopt volgens planning, waardoor het mogelijk is om de nieuwe testomgeving te gebruiken. 5.5 Projectplanning In de bijlagen is een grafische weergave opgenomen van de planning op projectniveau, waarbij de verschillende fasen van het project met hun doorlooptijd zijn weergegeven. In de planning kunnen als gevolg van opgedane ervaringen en nieuwe gegevens nog aanpassingen plaatsvinden. Samengevat: Fase Geplande Startdata Geplande Einddata Geplande Uren Doorlooptijd Voorbereiding weken 5 weken Ontwerp weken 11 weken Bouw testomgeving weken 17 weken Test weken 24 weken Training weken 24 weken Implementatie weken 29 weken Nazorg weken 33 weken TOTAAL: uur 33 weken 5.6 Benodigde Hulpbronnen Fase Wie Globaal vereiste Tarief beschikbaarheid Voorbereiding Errol Graf 24 uur 85,00 Gerard Baltussen 8 uur 50,00 Kitty Hogenaar 4 uur 45,00 Ger Rongen 4 uur 40,00 Martijn Lens / 4 uur 30,00 Hans van der Meulen Lotte Vernooij/Hanno Lecher 4 uur 30,00 Lucas van Schaik 4 uur 45,00 Bas Vat 4 uur 50,00 Ontwerp Errol Graf 40 uur 85,00 Gerard Baltussen 36 uur 50,00 Kitty Hogenaar 32 uur 45,00 Ger Rongen 24 uur 40,00 Martijn Lens / 36 uur 30,00 Hans van der Meulen Lotte Vernooij/Hanno Lecher 4 uur 30,00 Lucas van Schaik 40 uur 45,00 Bas Vat 24 uur 50,00 Bouw testomgeving Errol Graf 60 uur 85,00 Gerard Baltussen 60 uur 50,00 Kitty Hogenaar 60 uur 45,00 Ger Rongen 60 uur 40,00 Martijn Lens / 36 uur 30,00 Hans van der Meulen Hanno Lecher 4 uur 55,00 Lucas van Schaik 100 uur 45,00 Bas Vat 16 uur 50,00 Test Errol Graf 60 uur 85,00 Gerard Baltussen 60 uur 50,00 Kitty Hogenaar 60 uur 45,00 Ger Rongen 60 uur 40,00 Martijn Lens / 36 uur 30,00 Doorlooptijd cumulatief 16/26

17 Hans van der Meulen Hanno Lecher 4 uur 55,00 Lucas van Schaik 60 uur 45,00 Bas Vat 16 uur 50,00 Training Errol Graf 16 uur 85,00 Gerard Baltussen 24 uur 50,00 Kitty Hogenaar 16 uur 45,00 Martijn Lens / 24 uur 30,00 Hans van der Meulen Hanno Lecher 24 uur 55,00 Implementatie Errol Graf 60 uur 85,00 Gerard Baltussen 60 uur 50,00 Kitty Hogenaar 60 uur 45,00 Ger Rongen 60 uur 40,00 Martijn Lens / 36 uur 30,00 Hans van der Meulen Hanno Lecher 36 uur 55,00 Lucas van Schaik 60 uur 45,00 Bas Vat 16 uur 50,00 Nazorg Errol Graf 20 uur 85,00 Gerard Baltussen 16 uur 50,00 Kitty Hogenaar 16 uur 45,00 Ger Rongen 16 uur 40,00 Martijn Lens / 16 uur 30,00 Hans van der Meulen Hanno Lecher 16 uur 55,00 Lucas van Schaik 16 uur 45, Kosten De eenmalige kosten voor de uitvoering van het project zijn gebaseerd op schattingen die zijn gemaakt aan de hand van productbeschrijvingen en de product decompositie: Fase Kosten uren Kosten uren Overige Totaal externen UB medewerkers kosten Voorbereiding Ontwerp Bouw testomgeving Test Training Implementatie Nazorg Diversen Ex Libris Pm OCLC Pm De kosten van Errol Graf en Gerard Baltussen zijn opgenomen in de kolom Kosten uren externen. Op dit moment zijn geen jaarlijkse kosten bekend. 17/26

18 6 Beheersingsmechanismen Hierna wordt aangegeven welke mechanismen worden toegepast om te waarborgen dat het project beheersbaar blijft. 6.1 Toleranties Tijdens de uitvoering van het project controleert de Projectmanager regelmatig de voortgang. Indien de afwijking van de plannen naar verwachting groter is dan de afgesproken tolerantie, wordt daarover apart gerapporteerd aan de Project Board. De tolerantie op projectniveau is als volgt gedefinieerd: doorlooptijd plus of min 15%; kosten plus of min 15%. Per fase kunnen afwijkende toleranties worden opgenomen in de faseplanningen, afhankelijk van de omvang en impact van risico s. 6.2 Voortgangsrapportage Er zijn drie soorten voortgangsrapportages van de Projectmanager aan de Project Board: Highlight Report - reguliere voortgangsrapportage, kwalitatief en kwantitatief; Exception Report - rapportage indien de tolerantiegrenzen van het project of de fase in tijd en/of geld dreigen te worden overschreden; End Stage Report - terugblik op afgelopen fase (evaluatie) en vooruitblik op eerstkomende fase (faseplanning). 6.3 Tijd- en kostenrapportages Om de Projectmanager te voorzien van stuurinformatie en in staat te stellen voortgangsrapportages op te stellen is het noodzakelijk dat projectmedewerkers regelmatig de bestede tijd, de nog te besteden tijd en de verwachte opleverdatum van de diverse producten rapporteren. Daarnaast dienen degenen die verantwoordelijk zijn voor extern in te kopen (deel-) producten, voorziene afwijkingen van geplande kosten en definitieve kosten direct te melden aan de Projectmanager. 6.4 Kwaliteitsrapportages De verantwoordelijken voor kwaliteitscontrole rapporteren aan de Projectmanager over de voortgang en resultaten van kwaliteitscontroles, conform de daarvoor geldende procedures. De resultaten worden in elk End Stage Report vermeld. 6.5 Uitzonderingsprocedure ( Management by Exception ) De uitzonderingsprocedure treedt in werking als van een fase of van het project verwacht wordt dat het niet binnen de afgesproken tolerantiegrenzen ten aanzien van tijd en geld blijft. Zodra de Projectmanager dit op basis van aangeleverde informatie verwacht, meldt de Project Manager dit in een Exception Report aan de Project Board. In onderling overleg wordt de aanleiding en oorzaak besproken. Daarna wordt besloten tot één van de volgende situaties: de Project Board treft maatregelen ter voorkoming/opheffing van de aanleiding; de Project Board besluit geen actie te ondernemen, omdat het denkt dat de overschrijding van de tolerantie niet plaats zal vinden; de toleranties voor de fase worden verruimd; er worden concessies gedaan ten aanzien van tijd, geld, kwaliteit of omvang van het op te leveren resultaat (bereik). De eerste drie situaties worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report. De laatste situatie kan op verzoek van de Project Board leiden tot het opstellen van een Exception Plan met alternatieven voor de aanpak van het vervolg van het project en aangepaste planningen. 18/26

19 7 Projectrisico s De volgende tabel geeft een overzicht van de tot nu toe onderkende bedreigingen ten aanzien van het project met voorgestelde tegenmaatregelen, de kans van optreden en de mate van negatief effect op het project (aangegeven op een schaal van 1 tot 5) 2. De laatste kolom geeft het risico aan (kans*effect). Op deze wijze kan gefundeerd worden afgewogen welke bedreigingen de meeste aandacht of hulpbronnen verdienen. Tijdens het project wordt deze lijst voortdurend bijgehouden in een Logboek risico s, met een uitgebreidere beschrijving van de risico s. Toevoeging van bedreigingen of andere wijzigingen worden vermeld in het eerstvolgende Highlight Report. Bedreiging Tegenmaatregel Kans Effect Risico Planning Unicode in GGC wordt niet gehaald Nieuwe testomgeving Aleph niet gereed Projectmedewerkers niet beschikbaar Planning conversie Chinabase wordt niet gehaald Transliteratietool OCLC is niet bruikbaar Het project kan doorgaan. Ingebruikname op productie omgeving moet wellicht uitgesteld Gebruik oude omgeving, anders uitstel project a. Aanpassing planning b. externe medewerkers inhuren Het project kan doorgaan. Conversie van records uit Chinabase volgt later. Huidige transliteratie in Chinabase gebruiken en mogelijkheid voor automatische disaggregatie onderzoekn = kleine kans of gering effect, 5 = grote kans of groot effect, het risico krijgt een waarde tussen 0 en 25. Vanaf de waarde 12 wordt het risico zodanig dat extra aandacht besteedt moet worden aan de tegenmaatregelen. 19/26

20 Bijlage 1 Productbeschrijvingen S01 Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Impactanalyse bestaande systemen Nagaan wat het effect is van de invoering van Unicode en het gebruik van de MARC21-export van het GGC op Aleph en de OUF-koppeling. Beschrijving Beschrijving Unicode & GGC MARC21-export Word document Kitty Hogenaar, Bas Vat, Martijn Lens, Hans Van der Meulen, Senior inhoudsdeskundige Volledig Maarten Steenhuis, Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voor S02 en S03 Aandachtspunten: OCLC heeft aangekondigd dat zij in 2008 aanpassingen maakt aan de oplossingen die voor de MP/SP werken zijn aangebracht. Dit is van belang voor de systemen bij de UB Leiden. Hoe goed is de conversie van Pica+ naar MARC21 die OCLC levert? De conversie van Pica+ naar MARC21 door OCLC bevat ook het origineel schrift. S02 Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Ontwerp OUF link Ontwerp van de inrichting van de tabellen van de OUFkoppeling voor gebruik van Unicode en de MARC21 export van GGC Beschrijving in woorden aangevuld met stroomdiagrammen Beschrijving Unicode & GGC MARC21-export en Impact analyse S01 Word document Lucas van Schaik Duidelijk, eenduidig, toekomstgericht Bas Vat, Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voor alle vervolgstappen en producten Aandachtspunt: De aanpassingen in de invoer in het GGC die zijn aangebracht in het project Beschikbaar maken & magazijnplaatsing zijn van invloed op de OUF link. 20/26

21 S03 Doel Samenstelling Bronnen Ontwerp inrichting Aleph Aanpassingen aan Aleph naar aanleiding het gebruik van Unicode en de MARC21-export van het GGC Beschrijving in woorden Beschrijving Unicode & GGC MARC21-export en Impact analyse S01 Word document Kitty Hogenaar, Ger Rongen Duidelijk, efficiënt Bas Vat, Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voor alle vervolgstappen en producten Aandachtspunten: Interface (U-CAT) voor eindgebruiker Indexen in Aleph i.s.m. Ex Libris, zowel origineel schrift als transliteratie S04 Doel Functionele eisen conversie & integratie Chinabase Overzicht van eisen die door Sinologie aan het resultaat van de conversie en integratie van Chinabase gesteld worden Beschrijving in woorden Chinabase en GGC Word document Lotte Vernooij Volledig, duidelijk Hanno Lecher, Errol Graf Ontwerp Moet af zijn voor start van conversie werkzaamheden Aandachtspunten: Nieuwe transliteratie alleen als transliteratietool goed werkt, anders import van transliteratie in Chinabase Ander schrift dan Chinees in Chinabase Logs van ingelezen records moeten aanwezig zijn Indien transliteratietool gebruikt wordt dan ook aparte log van transliteraties van karakters met verschillende uitspraken Indexering S05 Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Werkplan conversie Chinabase Werkplan voor conversie van Chinabase door OCLC (Pica) Beschrijving in woorden Chinabase en GGC Word document OCLC (Pica) Volledig, duidelijk Hanno Lecher, Lotte Vernooij, Errol Graf 21/26

22 Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Ontwerp Moet af zijn voor start van conversie werkzaamheden Afhankelijk van de planning van OCLC (Pica) S06 Doel Conversietabel Chinabase Conversietabel voor records in Chinabase, waarin alle velden van Chinabase gekoppeld zijn aan velden in het GGC Beschrijving in woorden Chinabase en GGC Word document Hanno Lecher, Lotte Vernooij & OCLC (Pica) Volledig, duidelijk Bas Vat, Errol Graf & OCLC (Pica) Ontwerp Moet af zijn voor start van conversie werkzaamheden Aandachtspunt: velden in Chinabase zijn anders gebruikt dan velden in GGC. S07 Doel Eventuele productie aanwijzingen Onderzoek transliteratietool in WinIBW Transliteratietool in WinIBW onderzoeken en in samenwerking met OCLC (Pica) verbeteren. Beschrijving in woorden GGC, OCLC (Pica) Word document Hanno Lecher, Lotte Vernooij, Martijn Lens, Kitty Hogenaar Volledig, duidelijk Bas Vat, Errol Graf Ontwerp Afhankelijk van de resultaten wordt de transliteratietool in gebruik genomen. De voortgang van het project is niet afhankelijk dit product. - Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten S08 Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Testplan Duidelijke en volledige test van alle (aangepaste) systeemonderdelen in testfase Beschrijving in woorden Impactanalyse S01, Ontwerp OUF link S02, Ontwerp Aleph S03 Word document Kitty Hogenaar, Lotte Vernooij Volledig, duidelijk Errol Graf, Hanno Lecher Bouw testomgeving 22/26

23 Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Maakt gebruik van S01, S02, S03, moet af zijn voor testfase - S09 Aleph-GGC testomgeving Testen van de aanpassingen in Aleph en OUF-koppeling Beschrijving in woorden Impactanalyse S01, Ontwerp OUF link S02, Ontwerp Aleph S03 Word document Kitty Hogenaar, Martijn Lens Volledig, duidelijk Errol Graf, Bas Vat Bouw testomgeving Maakt gebruik van S01, S02, S03, moet af zijn voor testfase - S10 Geteste Aleph & OUF-koppeling producten Eventuele productie aanwijzingen worden. Het systeem moet op alle niveaus getest en goed gekeurd zijn. Ook uitlening. Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Doel Systeem dat klaar is voor invoering; goedgekeurd op volledige Unicode ondersteuning, juiste indexering en goede import van MARC21 records Samenstelling Ingerichte Aleph en OUF-koppeling Bronnen Testplan S08 Uiterlijk en formaat - Verantwoordelijke Lotte Vernooij, Martijn Lens, Kitty Hogenaar Kwaliteitscriteria Volledig, onderdelen moeten goedgekeurd zijn Kwaliteitsverantwoordelijke Errol Graf, Maarten Steenhuis (Bas Vat) Projectfase Test Relaties met andere Moet goed getest zijn voordat de implementatiefase gestart kan S11 Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere Geconverteerde en in het GGC geïntegreerde records uit Chinabase Records van titels uit Chinabase met beschrijving in origineel schrift en transliteratie zijn bruikbaar in het GGC en Aleph. Records in GGC opgenomen Testplan S06 Origineel schrift en transliteratie in één record opgenomen, met verdubbelde velden OCLC (Pica) Volledig, records moeten bruikbaar zijn Hanno Lecher, Lotte Vernooij, Martijn Lens, Errol Graf Implementatie Kan pas uitgevoerd worden na goede test 23/26

24 producten Eventuele productie aanwijzingen - S12 Specificaties werkstations Goed gebruik van GGC en Aleph met origineel schrift Beschrijving OCLC (Pica) Word document Kitty Hogenaar, Ger Rongen Volledig, duidelijk Errol Graf Bouw testomgeving - WinIBW of nieuwer moet geïnstalleerd worden. S13 Doel Doel Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Samenstelling Bronnen Uiterlijk en formaat Verantwoordelijke Kwaliteitscriteria Kwaliteitsverantwoordelijke Projectfase Relaties met andere producten Eventuele productie aanwijzingen Instructie gebruik invoer in origineel schrift en transliteratie Richtlijnen voor het goed en eenduidig gebruik van origineel schrift en transliteratie in één record Beschrijving OCLC (Pica) Word document Lotte Vernooij, Hanno Lecher, Martijn Lens Volledig, duidelijk Errol Graf Training /26

25 Bijlage 2 Projectplanning (indicatief) ID Task Name Start Finish 1 Voorbereiding Ontwerp Impactanalyse bestaande systemen Ontwerp OUF tabellen Ontwerp inrichting Aleph Onderzoek transliteratietool in WinIBW Functionele eisen conversie & integratie Chinabase Conversietabel Chinabase Bouw testomgeving Aleph-GGC testomgeving Conversie en integratie Chinabase in Accept-GGC Specificaties werkstations Testplan Test Testen gebruik GGC en Aleph met origineel schrift Testen GGC MARC21 export Testen Conversie & integratie Chinabase records in AcceptGGC Training Instructie invoer in origineel schrift en transliteratie Implementatie Aanpassingen bestaande systemen in productieomgeving Ingebruikname aanpassingen Nazorg April May June July August September October November 25/26

26 Bijlage 3 GGC-Aleph koppeling 26/26