Beschrijvend Document. Nationale aanbesteding volgens de openbare procedure. Aanschaf laptops. GGD regio Utrecht (GGDrU)

Transcriptie

1 Beschrijvend Document Nationale aanbesteding volgens de openbare procedure Aanschaf laptops GGD regio Utrecht (GGDrU) Opgesteld door: GGDrU Versie: 1.0 Publicatiedatum: 10 maart 2016 Kenmerk: Beschrijvend Document Aanbesteding Accountantsdiensten 1 van

2 Inhoud Begrippen... 4 Voorwoord... 8 Leeswijzer Onderwerp van de Aanbesteding Inleiding Aanbesteding Beschrijving van de Opdrachtgever Inhoud van de Opdracht Vorm van de Overeenkomst Ondersteunende partijen bij de aanbesteding Gebruik Aanbestedingsplatform Verloop van de Aanbesteding Procedure en aankondiging Planning Communicatie gedurende aanbestedingsproces Contactgegevens Opdrachtgever Indienen van vragen en opmerkingen Nota s van Inlichtingen Klachtafhandeling Indienen van een Inschrijving Ontvangst en beoordeling Inschrijvingen Gunning Eisen aan de Deelnemer Algemene informatie A1: Eigen Verklaring Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen m.b.t. financiële en economische draagkracht E1: Afdekking aansprakelijkheidsrisico s Geschiktheidseisen m.b.t. technische en beroepsbekwaamheid E2: Ervaring van de Deelnemer Minimumeisen en Gunningscriterium Toetsing Minimumeisen en beoordeling Gunningscriterium Gunningsmodel Minimumeisen M1: Akkoordverklaring Programma van Eisen M2: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst Gunningscriteria G1: Prijs G2: Gewicht van de aangeboden laptop G3: Levertijd Rekenvoorbeeld Standaardformulier A : Checklist Standaardformulier B : Indienen vragen en opmerkingen Standaardformulier C : Eigen Verklaring Standaardformulier D : Ervaring Deelnemer Standaardformulier E : Akkoordverklaring Programma van Eisen Standaardformulier F : Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst Standaardformulier G : G1 Prijzenblad Standaardformulier H : G2 Gewicht van de aangeboden laptop Standaardformulier I : G3 Levertijd Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 2 van 47

3 Bijlage A : Uitgangspunten en voorwaarden bij aanbesteding Bijlage B : Programma van Eisen Bijlage C : Concept van de Overeenkomst Bijlage D : Algemene Inkoopvoorwaarden van Opdrachtgever Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 3 van 47

4 Begrippen Onderstaand zijn de begrippen uit dit Beschrijvend Document opgenomen. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven. Als het begrip in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als het begrip in meervoud is gegeven wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbesteding Aanbestedingsplatform Aanbestedingsstukken Appendix Aanbestedingswet Begrippenlijst (gedurende de Aanbesteding) Begrippenlijst (na gunning) Beschrijvend Document Bijlage Combinatie Deelnemer De openbare aanbestedingsprocedure overeenkomstig Aanbestedingswet 2012, welke strekt tot verstrekking van de Opdracht en waarvan het verloop en het voorwerp nader is omschreven in de Aanbestedingsstukken. Het platform van TenderNed waarop de Aanbestedingsstukken worden geplaatst en waarop de communicatie tussen Opdrachtgever en Deelnemer plaatsvindt en welke als medium dient voor het indienen van een Inschrijving. Alle documenten (in schriftelijke of elektronische vorm) die door Opdrachtgever gedurende de Aanbesteding worden ingebracht, o.a. het Beschrijvend Document, het concept van de Overeenkomst, het Programma van Eisen en de Nota s van Inlichtingen. Aanhangsel bij de Overeenkomst die, na door beide Partijen te zijn getekend, deel uitmaakt van de Overeenkomst. Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012), Stb. 2012, 542, inclusief wijzigingen daarvan. Deze lijst met gedefinieerde begrippen die met een beginhoofdletter worden gebruikt in de Aanbestedingsstukken. Deze lijst met gedefinieerde begrippen die met een beginhoofdletter worden gebruikt in de Overeenkomst en Appendices. De offerteaanvraag inclusief Bijlagen, zoals bedoeld in de Aanbestedingswet 2012, die door Opdrachtgever aan de Deelnemers is verstrekt en welke een (nadere) omschrijving inhoudt van het voorwerp van Aanbesteding. Een bijlage bij een van de Aanbestedingsstukken. Een Bijlage maakt integraal deel uit van de Aanbestedingsstukken. Een samenwerkingsverband van (rechts-)personen die gezamenlijk als één Deelnemer aan de Aanbesteding deelneemt. Vóór inschrijven, een ieder die een kopie van het Beschrijvend Document heeft opgevraagd en na inschrijven, een ieder die een Inschrijving heeft gedaan. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 4 van 47

5 Dienst(en)/Dienstverlening Eisen aan Deelnemer Geschiktheidseisen Gids Proportionaliteit Gunningsbeslissing Gunningscriteria Herziene Documentatie Inschrijving Jaar Jaarfee Levering Minimumeisen De door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen diensten, te verrichten werkzaamheden en in het kader daarvan te leveren prestaties, een en ander zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Het gebruik van de termen Diensten en Dienstverlening heeft mede betrekking op eventuele leveringen die in het kader van die Diensten (dienen te) worden gedaan. Criteria ten aanzien de Deelnemer, zoals beschreven in hoofdstuk 3 van het Beschrijvend Document. Eisen aan Deelnemer vallen uiteen in (i) Uitsluitingsgronden en (ii) Geschiktheidseisen. Criteria ten aanzien van draagkracht en bekwaamheden waaraan de Deelnemer moet voldoen, zoals beschreven in paragraaf 3.3 van het Beschrijvend Document. Gids van 15 januari 2013 opgesteld door de Schrijfgroep Gids Proportionaliteit. De keuze van de Opdrachtgever voor de Deelnemer met wie hij voornemens is de overeenkomst waarop de procedure betrekking had te sluiten, waaronder mede wordt verstaan de keuze om geen overeenkomst te sluiten. Criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te komen tot de Deelnemer met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. De documenten die door Opdrachtgever zijn voorzien van het opschrift: Herziene Documentatie. Herziene Documentatie betreft aanvullingen en wijzigingen ten aanzien van het Beschrijvend Document, het Programma van Eisen, het concept van de Overeenkomst en de Bijlagen. Het aanbod dat Deelnemer volgens de Aanbestedingsstukken doet aan Opdrachtgever en dat strekt tot het uitvoeren van de Opdracht. Aaneengesloten periode van twaalf maanden. Het vaste bedrag waarvoor Opdrachtnemer de controlewerkzaamheden met betrekking tot de in hoofdstuk 2 van het Programma van Eisen genoemde werkzaamheden verricht. De door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verzorgen levering, een en ander zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Criteria ten aanzien van de te leveren Dienstverlening, zoals beschreven in paragraaf 0 van het Beschrijvend Document en het Programma van Eisen. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 5 van 47

6 Nota van Inlichtingen Document dat de antwoorden op vragen van Deelnemers bevat, evenals eventuele wijzigingen van het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsstukken. De Nota( s) van Inlichtingen maakt (maken) onderdeel uit van het Beschrijvend Document en prevaleert (prevaleren) boven het overige deel van het Beschrijvend Document en de daarbij behorende Bijlagen. Opdracht Opdrachtgever Opdrachtnemer Overeenkomst Partijen Programma van Eisen/PvE Standaardformulier Uitsluitingsgronden Werkdagen De opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het leveren van de Diensten die zijn beschreven in de Overeenkomst. Degene die de Opdracht verstrekt (Opdrachtgever), zijnde GGDrU. De dienstverlener met wie Opdrachtgever de Overeenkomst afsluit in het kader van de Aanbesteding. De Overeenkomst waarvan het concept is opgenomen in Bijlage C inclusief Bijlagen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer betreffende de voorwaarden die gelden voor het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Het Programma van Eisen dat is opgenomen in Bijlage B van het Beschrijvend Document, waarin de specificaties ten aanzien van het uitvoeren van de Overeenkomst zijn opgenomen. Een verplicht door een Deelnemer te gebruiken formulier bij het opstellen c.q. indienen van de Inschrijving, zoals opgenomen bij het Beschrijvend Document. Omstandigheden die, indien Deelnemer daarin verkeert, leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. Een kalenderdag, niet zijnde (i) een zaterdag of zondag, (ii) een algemeen erkende feestdag in Nederland of (iii) het equivalent van een algemeen erkende feestdag ingevolge artikel 3 lid 3 van de Algemene Termijnenwet. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 6 van 47

7 Interpretatie Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, zal in de Aanbestedingsstukken: wanneer in de tekst de mannelijke, vrouwelijke of onzijdige vorm gebruikt wordt, dit tevens andere woordgeslachten omvatten; het aanhalen van een tijdsperiode doelen op een aaneengesloten periode; het gebruik van woorden zoals "inclusief", "mede begrepen", "waaronder", "omvattende" en "met inbegrip van" betekenen "met inbegrip van, maar niet beperkt tot"; het aanhalen van enige (bepaling uit) wet- of regelgeving geacht worden om ook het aanhalen van enige rechtsgeldige modificatie en hernieuwde vaststelling daarvan te omvatten alsmede enige bepaling van wet- of regelgeving die in werking is getreden met het doel de aangehaalde bepaling te vervangen of daarvan een nadere uitwerking te zijn, zulks zonder afbreuk te doen aan het eventueel toepasselijke overgangsrecht. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 7 van 47

8 Voorwoord Voor u ligt het Beschrijvend Document behorende bij de Aanbesteding Aanschaf laptops die de GGD regio Utrecht (GGDrU) (hierna: Opdrachtgever) is gestart. Middels dit document nodigt Opdrachtgever geïnteresseerde partijen uit tot het doen van een Inschrijving. Voorliggend Beschrijvend Document geeft onder meer informatie over het verloop van de aanbesteding en de in het kader van de aanbesteding gevraagde informatie. Opdrachtgever volgt een Nationale openbare aanbestedingsprocedure. Aan deze procedure kan elke geïnteresseerde Nederlandse partij deelnemen. Alle marktpartijen die de levering van laptops kunnen verzorgen, worden uitgenodigd om een Inschrijving te doen op basis van onderhavig Beschrijvend Document. Indien u het Beschrijvend Document en Bijlagen niet volledig of niet in goede orde heeft ontvangen, dan verzoekt Opdrachtgever u dit zo spoedig mogelijk, maar vóór de sluitingsdatum van de eerste vragenronde te melden, met vermelding van welke documenten ontbreken, onvolledig of beschadigd zijn. Om de beoordeling zo soepel mogelijk te laten verlopen, dient Deelnemer zich aan de in dit Beschrijvend Document beschreven instructies te houden. In hoofdstuk 2 van dit Beschrijvend Document is beschreven hoe Deelnemers eventuele vragen kunnen stellen. Leeswijzer Hoofdstuk 1 geeft een toelichting op het voorwerp van de aanbesteding, introduceert GGDrU en verstrekt nadere informatie over de Aanbesteding en contractvorm. Hoofdstuk 2 gaat in op het verloop van de Aanbesteding. Opdrachtgever heeft in dit hoofdstuk de planning opgenomen en verder uitgewerkt. Hoofdstuk 3 beschrijft de Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen waaraan een Deelnemer moet voldoen om voor gunning van de Opdracht in aanmerking te komen. Hoofdstuk 4 gaat in op het Gunningscriterium dat Opdrachtgever hanteert. De Bijlagen geven nadere relevante informatie over de uitgangspunten en voorwaarden van de Aanbesteding en het uitvoeren van de Opdracht. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 8 van 47

9 1. Onderwerp van de Aanbesteding 1.1 Inleiding Aanbesteding Het doel van deze Aanbesteding is het contracteren van een leverancier voor de levering van ca. 200 stuks laptops. Opdrachtgever volgt, gelet op de aard en de geraamde omvang van de Opdracht, een Nationale openbare aanbestedingsprocedure conform de Europese Richtlijn van 31 maart 2004, 2004/ 18/ EG, voor Nederland omgezet bij wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012), Stb. 2012, 542, inclusief wijzigingen daarvan, op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dit Beschrijvend Document verschaft nadere informatie over de Opdracht en Aanbesteding. Opdrachtgever kiest voor 1 perceel voor alle controlewerkzaamheden, om de volgende redenen: Opdrachtgever wenst vanuit beheersperspectief 1 merk laptops aan te schaffen; Het hanteren van 1 perceel belemmert inschrijvers niet om deel te nemen. Zowel grote bedrijven als MKB-bedrijven zijn in staat om de gevraagde hoeveelheden te leveren. Opdrachtgever gunt de Opdracht aan één Deelnemer op basis van het Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) behoudens beëindiging van deze Aanbesteding vóór gunning. 1.2 Beschrijving van de Opdrachtgever De GGDrU is een samenwerkingsverband tussen 26 gemeenten. De GGDrU functioneert sinds 1 januari 2014 en kent drie bestuursorganen: het Algemeen Bestuur samengesteld uit 26 afgevaardigden van de deelnemende partijen; het Dagelijks Bestuur bestaande uit 6 leden; de voorzitter. De ambtelijke organisatie van de GGDrU bestaat, naast de directie, uit de sectoren: Algemene Publieke Gezondheid (APG); Jeugdgezondheidszorg (JGZ); Daarnaast kent de GGDrU een tweetal afdelingen, de afdeling Human Resource (HR) en de afdeling Bedrijfsondersteuning (BO), waar de aan het primair proces ondersteunende taken zijn ondergebracht. Dit is visueel weergegeven in een organogram. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 9 van 47

10 De personele omvang van de GGDrU bestaat in totaliteit uit ruim 600 medewerkers, met een totale formatie van 400 fte (peildatum 2016). De directeur Publieke Gezondheid, tevens secretaris van het bestuur, is voorzitter van het managementteam waarin ook de afdelingshoofden van de sectoren APG en JGZ als ook de afdelingshoofden van de afdelingen BO en HR zitting hebben. De directeur zorgt er samen met het Managementteam voor dat de organisatie de (wettelijke) uitvoerende taken naar behoren uitvoert, dat de kwaliteit geborgd is en dat de bedrijfsvoering op orde is. De GGDrU valt onder de werking van de gemeentewet. Per 1 januari 2016 voert de GGDrU ook de taken uit op het gebied van de jeugdgezondheidszorg voor 0-4 jarigen voor 24 gemeenten in de regio Utrecht. 1.3 Inhoud van de Opdracht Met deze aanbesteding wil Opdrachtgever een overeenkomst afsluiten met een Opdrachtnemer voor de levering en het imagen van ca. 200 stuks laptops. Na de gunning wenst Opdrachtgever zo spoedig mogelijk 1 laptop te ontvangen. Opdrachtgever zal daarop het image klaar maken en de laptop aan Opdrachtnemer retourneren. Opdrachtnemer zal vervolgens het gevraagde aantal laptops vóór levering voorzien van hetzelfde image. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 10 van 47

11 1.4 Vorm van de Overeenkomst Opdrachtgever is voornemens om één Overeenkomst af te sluiten met één Opdrachtnemer. Het betreft een eenmalige levering. De eerste levering is voorzien in juni 2016 en de (mogelijke) andere leveringen, zullen eveneens in 2016 plaatsvinden. 1.5 Ondersteunende partijen bij de aanbesteding Opdrachtgever laat zich bij de Aanbesteding ondersteunen door Inkopenvoor. Inkopenvoor levert inkoop- en aanbestedingsexpertise gedurende deze aanbesteding. Inkopenvoor zal op geen enkele wijze als Deelnemer, als onderaannemer of als adviseur van een Deelnemer betrokken zijn bij deze aanbesteding. 1.6 Gebruik Aanbestedingsplatform Opdrachtgever maakt in deze Aanbesteding gebruik van een Aanbestedingsplatform, TenderNed. Dit platform vereenvoudigt de informatie-uitwisseling tussen de Opdrachtgever en de Deelnemers. Het vereenvoudigt tevens de beoordeling van de antwoorden van de Deelnemers. Opdrachtgever stelt alle Aanbestedingsstukken beschikbaar via het Aanbestedingsplatform. Deelnemer krijgt toegang tot de Aanbestedingsstukken door zich aan te melden voor onderhavige Aanbesteding op Deelnemers kunnen hun Inschrijving uitsluitend via het Aanbestedingsplatform indienen. Let op: Vanaf 20 december 2014 heeft u eherkenning nodig om een onderneming te registreren in TenderNed! eherkenning is te vergelijken met DigiD voor particulieren. Met één eherkenningsmiddel logt u in op websites van verschillende overheidsorganisaties. Voor registreren en inloggen bij TenderNed heeft u minimaal betrouwbaarheidsniveau 2 nodig. Een eherkenningsmiddel aanschaffen kan bij een van de erkende leveranciers. De kosten voor aanschaf en gebruik variëren per middel en leverancier. Voor meer informatie over eherkenning en TenderNed, verwijzen wij u naar de site van TenderNed ( Hier vindt u ook stappenplannen voor het inloggen en registreren met eherkenning. Heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met de servicedesk van TenderNed via 0800-TenderNed ( ) of via servicedesk@tenderned.nl. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 11 van 47

12 2. Verloop van de Aanbesteding 2.1 Procedure en aankondiging Dit hoofdstuk licht de openbare Aanbestedingsprocedure toe die Opdrachtgever volgt. Bij deze procedure kunnen alle Deelnemers naar aanleiding van de publicatie van de Aankondiging het Beschrijvend Document opvragen en een Inschrijving doen, mits zij voldoen aan gestelde eisen. Opdrachtgever heeft de Aankondiging van de Aanbesteding op 10 maart 2016 gepubliceerd op TenderNed. 2.2 Planning Met het verzenden van de Aankondiging start de Aanbesteding. Onderstaande tabel geeft de planning weer. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Mijlpaal Datum Verzending aankondiging 10 maart 2016 Vragenronde 1: Sluiting indienen vragen en opmerkingen Publicatie Nota van Inlichtingen 1, inclusief eventuele Herziene Documentatie Vragenronde 2: Sluiting indienen vragen en opmerkingen Publicatie Nota van Inlichtingen 2, inclusief eventuele Herziene Documentatie. Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen 17 maart 2016, uur CET 22 maart maart 2016, uur CET 1 april 2016 Streefdatum bekendmaking Gunningsbeslissing 15 april 2016 Einddatum opschortende termijn 25 april 2016 Deadline aanleveren bewijsstukken Streefdatum gunning van de Opdracht 26 april april 2016, uur CET Uiterlijk 72 uur na bekendmaken voornemen tot gunning Levering eerste laptop t.b.v. imaging Uiterlijk 3 mei 2016 Imaging door Opdrachtgever 4 mei t/m 10 mei 2016 Eerste laptop retour Opdrachtnemer (met image ) 11 mei 2016 Levering 160 stuks laptops, voorzien van image Uiterlijk 22 juni 2016 Optionele levering van overige 40 stuks laptops Vóór tabel 1: Planning Het niet in acht nemen door Deelnemer van de bovenstaande termijnen of de door Opdrachtgever gewijzigde termijnen leidt in beginsel tot uitsluiting. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 12 van 47

13 2.3 Communicatie gedurende aanbestedingsproces Contactgegevens Opdrachtgever De communicatie met betrekking tot deze Aanbesteding geschiedt uitsluitend via het Aanbestedingsplatform onder vermelding van Aanbesteding Aanschaf laptops. Gedurende de looptijd van deze Aanbesteding is het niet toegestaan contact te hebben met (andere) medewerkers van Opdrachtgever of bij deze Aanbesteding betrokken organisaties teneinde informatie te vergaren met betrekking tot deze Aanbesteding. Handelen in strijd met deze bepaling is niet toegestaan en kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname Indienen van vragen en opmerkingen Deelnemers kunnen over elk document, behorende bij deze Aanbesteding, vragen stellen en opmerkingen indienen met behulp van het 0 Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 13 van 47

14 : Indienen vragen en opmerkingen. Deze dient Deelnemer als bijlage via het Aanbestedingsplatform aan te leveren. Vragen die Deelnemer op een andere wijze indient, neemt Opdrachtgever niet in behandeling. Zoals in bovenstaande planning is opgenomen, heeft Deelnemer tijdens deze Aanbesteding twee mogelijkheden voor het stellen van vragen of het maken van opmerkingen. Aan de inhoud van dit Beschrijvend Document heeft Opdrachtgever de grootst mogelijke zorg besteed. Mocht een Deelnemer desondanks menen dat er sprake is van tegenstrijdigheden, enige onduidelijkheid en/of onvolkomenheden, dan dient Deelnemer, hier zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor 29 maart 2016, uur CET melding van te maken. Deze opmerkingen neemt Opdrachtgever in overweging en kunnen leiden tot aanpassingen. Deelnemer dient hiervoor ook het 0 Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 14 van 47

15 : Indienen vragen en opmerkingen te gebruiken. Indien Deelnemer hier niet dan wel niet tijdig toe overgaat, kan een Deelnemer zich later in een eventuele gerechtelijke procedure niet op een vermeende tegenstrijdigheid, onduidelijkheid of onvolkomenheid in het Beschrijvend Document beroepen. Indien Deelnemer vragen heeft aan Opdrachtgever die het karakter hebben van commercieel vertrouwelijk, en het derhalve niet wenselijk is dat deze vragen in de Nota van Inlichtingen wordt beantwoord, biedt Opdrachtgever de mogelijkheid om dergelijke vragen buiten de Nota van Inlichtingen om te beantwoorden. Deelnemer dient dergelijke vragen via de reguliere procedure, zoals hierboven beschreven, in te dienen onder vermelding van Commercieel vertrouwelijk Niet beantwoorden in de Nota van Inlichtingen. Opdrachtgever zal dergelijke vragen met het karakter commercieel vertrouwelijk altijd eerst beoordelen op haar merites. Mocht Opdrachtgever van mening zijn dat dergelijke vragen niet als commercieel vertrouwelijk aangemerkt zouden moeten worden, zal zij dit in beginsel terugkoppelen aan Deelnemer die deze vragen heeft gesteld. Bij de behandeling van vragen met het karakter commercieel vertrouwelijk zal Opdrachtgever zich te allen tijde inspannen voor het waarborgen van een level playing field. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor vragen en/of opmerkingen ter zijde te leggen of slechts gedeeltelijk te verwerken zolang daarmee de aanbestedingsrichtlijnen niet worden geschonden. Indien Deelnemer na kennisneming van de Nota van Inlichtingen nog steeds meent dat er tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden zijn, dan dient Deelnemer op straffe van verval van recht minimaal vijf kalenderdagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving een kort gedingprocedure aanhangig te maken door middel van het betekenen van een dagvaarding bij de Opdrachtgever Nota s van Inlichtingen Opdrachtgever sluit de vragenronde met het verzenden van een Nota van Inlichtingen met daarin de (geanonimiseerde) vragen van Deelnemers en de antwoorden van Opdrachtgever. Ook eventuele wijzigingen in de Aanbestedingsstukken vermeldt Opdrachtgever hierin. De verschenen Nota s van Inlichtingen maken onderdeel uit van dit Beschrijvend Document en prevaleren boven het Beschrijvend Document. Opdrachtgever stelt de Nota s van Inlichtingen via het Aanbestedingsplatform aan alle Deelnemers beschikbaar. Deelnemers krijgen hier vanuit de Opdrachtgever geen notificatie van, Deelnemer dient er zelf voor zorg te dragen dat de informatie tot zich komt. TenderNed biedt hiertoe de mogelijkheid aan de hand van de onderstaande knop.) Klachtafhandeling Deelnemer behoort een vraag of opmerking in eerste instantie te stellen via de procedure van de Nota van Inlichtingen. Indien een Deelnemer van mening is dat Opdrachtgever een vraag ten behoeve van de Nota van Inlichtingen niet naar behoren afhandelt kan zij hierover een klacht indienen. Een klacht is een uiting van ongenoegen van een partij over het handelen of het nalaten van een andere partij voor zover dat handelen of nalaten binnen de werkingssfeer van de Aanbestedingswet 2012 valt. Een klacht kan worden ingediend via klachten@ggdru.nl. De indiener van een klacht ontvangt standaard een ontvangstbevestiging na het indienen van een klacht. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een klacht niet in behandeling te nemen; indien hiervan sprake is zal de klager hierover worden geïnformeerd. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 15 van 47

16 2.4 Indienen van een Inschrijving Het indienen van een Inschrijving kan uitsluitend digitaal via het Aanbestedingsplatform vóór 8 april 2016, uur CET. Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de tijdigheid en de volledigheid van de Inschrijving. De Inschrijving dient aan de inschrijvingsprocedure en richtlijnen te voldoen om voor beoordeling in aanmerking te komen. Het niet voldoen aan de procedure en/of een richtlijn kan leiden tot uitsluiting uit de verdere procedure. In dat geval wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en schriftelijk afgewezen. Inschrijvingen die niet tijdig of anders zijn ingediend dan in Bijlage A staat omschreven, beschouwt Opdrachtgever als niet te zijn gedaan. Deelnemer draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn Inschrijving. Opdrachtgever, de aanbieder van het Aanbestedingsplatform en Inkopenvoor zijn niet verantwoordelijk voor fouten die worden gemaakt door Deelnemers bij het tijdig en volledig aanleveren van informatie via het Aanbestedingsplatform. Raadpleeg daarom bij twijfel de helpdesk van het Aanbestedingsplatform. Met het indienen van een Inschrijving stemt Deelnemer in met alle uitgangspunten en voorwaarden, onder meer zoals opgenomen in Bijlage A. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 16 van 47

17 2.5 Ontvangst en beoordeling Inschrijvingen Na ontvangst van de Inschrijving op uiterlijk 8 april 2016, uur CET, opent Opdrachtgever de Inschrijvingen. Deelnemers kunnen niet bij de opening van de Inschrijvingen aanwezig zijn. Opdrachtgever zendt een proces-verbaal van opening toe aan Deelnemers. In dit document staan uitsluitend de namen van de Deelnemers die tijdig een Inschrijving hebben ingediend. Opdrachtgever controleert de tijdig ingediende Inschrijvingen allereerst op volledigheid en de vormvereisten. Indien een Inschrijving niet volledig is of niet aan de vormvereisten voldoet, kan Opdrachtgever de Inschrijving ter zijde leggen. Daarna toetst Opdrachtgever of de Inschrijvingen voldoen aan de eisen aan de Deelnemer, de Minimumeisen en de voorwaarden. De Minimumeisen staan beschreven in hoofdstuk 3 van het Beschrijvend Document, de voorwaarden staan voornamelijk beschreven in Bijlage A: Uitgangspunten en voorwaarden bij aanbesteding. Van Deelnemers die voldoen aan de Geschiktheidseisen en waarvan de Inschrijving tevens voldoet aan de Minimumeisen en voorwaarden, beoordeelt Opdrachtgever de Inschrijving vervolgens op basis van het Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dit Gunningscriterium en de wijze waarop Opdrachtgever vaststelt welke Deelnemer de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft gedaan staat beschreven in hoofdstuk Gunning Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om niet te gunnen en/of de Aanbestedingsprocedure tussentijds geheel of gedeeltelijk te beëindigen. Na beoordeling maakt Opdrachtgever het voornemen tot gunning schriftelijk bekend aan alle Deelnemers. Aan dit gunningsvoornemen kunnen geen rechten worden ontleend. Een Deelnemer die zich na een eventueel afwijzingsgesprek met Opdrachtgever niet kan verenigen met het gunningsvoornemen, dient binnen 20 dagen na bekendmaking van dat gunningsvoornemen een kort geding bij de bevoegde rechter aanhangig te hebben gemaakt, bij gebreke waarvan ieder uit deze Aanbesteding voortvloeiend recht van die Deelnemer vervalt. Hierbij geldt dat Opdrachtgever de verzenddatum van het voornemen tot gunnen als dag nul beschouwt. Indien een Deelnemer tijdig een kort geding aanhangig maakt tegen het gunningsvoornemen, houdt Opdrachtgever de gunning in beginsel aan totdat vonnis is verkregen. Gunning vindt plaats 20 dagen nadat Opdrachtgever het voornemen tot gunning heeft bekendgemaakt. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 17 van 47

18 3. Eisen aan de Deelnemer Slechts Inschrijvingen welke met volledige inachtneming van onderstaande voorschriften zijn opgemaakt en ingezonden, kunnen in behandeling worden genomen. Deze procedure wordt gehanteerd om een eerlijk proces te garanderen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor documenten die niet voldoen aan de in dit Beschrijvend Document voorgeschreven structuur, of die niet volledig zijn, niet in behandeling te nemen. Indien dit het geval is, dan zal de Deelnemer hierover schriftelijk worden geïnformeerd onder vermelding van de reden. In de volgende paragrafen wordt aangegeven welke informatie een Deelnemer dient in te leveren ten behoeve van de beoordeling op grond van de Eisen aan de Deelnemer. Per Eis aan de Deelnemer beschrijft dit hoofdstuk welke eisen er gelden in het geval van inschrijving in Combinatie of met onderaannemers. Opdrachtgever vraagt onderstaande informatie ten behoeve van de door haar gestelde Uitsluitingsgronden (U) en Geschiktheidseisen (E): Nr. Omschrijving Bij inschrijving Bij verificatie A1 Eigen Verklaring X U1 Inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister X 3.2 U2 Gedragsverklaring aanbesteden X 3.2 U3 Verklaring van de Belastingdienst X 3.2 E1 Afdekking aansprakelijkheidsrisico s X E2 Ervaring van de Deelnemer X tabel 2: eisen aan Deelnemer Om de administratieve belasting van Deelnemers te beperken maakt Opdrachtgever gebruik van de Eigen Verklaring en een beperkt aantal bewijsstukken. Na voorlopige gunning dient de winnende Deelnemer de bewijsstukken binnen 3 Werkdagen na het eerste verzoek aan Opdrachtgever te overleggen. Om de toegankelijkheid tot deze Opdracht voor marktpartijen niet onnodig te beperken heeft Opdrachtgever getracht het aantal gestelde Geschiktheidseisen te beperken tot het strikt noodzakelijke. Opdrachtgever stelt voor deze Aanbesteding drie Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht van de Deelnemer. Daarnaast stelt zij één Geschiktheidseis met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. Tevens stelt Opdrachtgever voor het uitvoeren van de Opdracht één eis aan de beroepsbevoegdheid. Teneinde hetgeen Deelnemers in hun Inschrijving stellen te kunnen controleren, behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om nader onderzoek uit te (laten) voeren naar Deelnemer. Dit betekent dat Opdrachtgever als onderdeel van de beoordeling van de Inschrijving financiële informatie over de afgelopen drie (3) boekjaren kan opvragen of financieel onderzoek kan (laten) uitvoeren. Indien Deelnemer financieel niet stabiel blijkt, waardoor mogelijkerwijs de continuïteit van het uitvoeren van de Opdracht in het geding is, of indien daar een andere aanleiding toe is, kan Opdrachtgever nadere maatregelen nemen of voorwaarden stellen. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 18 van 47

19 3.1 Algemene informatie A1: Eigen Verklaring De Deelnemer vult met betrekking tot haar Inschrijving de Eigen Verklaring in zoals bedoeld in artikel 2.84 van Aanbestedingswet 2012 en voegt dit toe onder vragenlijst in het Aanbestedingsplatform. Deze Eigen Verklaring bestaat uit de volgende secties: 1. Algemene gegevens: hier dient Deelnemer gegevens in te vullen over haar eigen organisatie. Indien Deelnemer een Combinatie wordt en/of gebruik maakt van onderaannemers dienen van deze partijen tevens de contactgegevens opgenomen te worden; 2. Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer dat de hier genoemde verplichte Uitsluitingsgronden (conform artikel 2.86 van Aanbestedingswet 2012) niet op haar van toepassing zijn; 3. Facultatieve uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer dat de hier genoemde facultatieve Uitsluitingsgronden (conform artikel 2.87 van Aanbestedingswet 2012) niet op haar van toepassing zijn; 5. Geschiktheidseisen: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer te voldoen aan de door Opdrachtgever voor deze Aanbesteding gestelde Geschiktheidseisen (conform artikel 2.90 tot en met artikel 2.98 van Aanbestedingswet 2012); 6. Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer, indien door Opdrachtgever van toepassing verklaard, te voldoen aan de door Opdrachtgever voor deze Aanbesteding gestelde technische specificaties en/ of uitvoeringsvoorwaarden; 7. Toelichting onderneming voor zover niet aan de uitsluitingsgronden/eisen wordt voldaan: indien Deelnemer niet voldoet aan één of meerdere van de gestelde Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen, technische specificaties en/of uitvoeringsvoorwaarden dient Deelnemer hier beargumenteerd aan te geven aan welke onderdelen Deelnemer niet kan voldoen; 8. Samenwerkingsverband of beroep op een derde/derden: indien Deelnemer onder ad 1 Algemene gegevens heeft aangegeven een Combinatie te vormen, of bij de uitvoering van de werkzaamheden een beroep te doen op onderaannemers dient Deelnemer hier aan te geven aan welke Geschiktheidseisen Deelnemer zelfstandig voldoet (zie onderdeel 8.1) en voor welke Geschiktheidseisen Deelnemer zich beroept op een derde (Combinant of onderaannemer; zie onderdeel 8.2); 9. Ondertekening: De Eigen Verklaring dient rechtsgeldig te worden ondertekend door een persoon met vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkens het uittreksel uit het handelsregister (Kamer van Koophandel) eventueel aangevuld met een rechtsgeldig ondertekende volmacht; Bijlage 1: Selectiecriteria: Is niet van toepassing op deze Aanbesteding. Het ingevulde en door de rechtsgeldige vertegenwoordiger ondertekende Eigen Verklaring dient te worden toegevoegd onder Eis 1: Eigen Verklaring in het Aanbestedingsplatform. Op straffe van uitsluiting is het nadrukkelijk niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in door Opdrachtgever in de Eigen Verklaring reeds ingevulde passages. In de hiernavolgende paragrafen worden de voor deze Aanbesteding gestelde Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen nader uiteengezet, eventueel aangevuld met een verwijzing naar bewijsmiddelen die Deelnemer dient aan te leveren. Deze bewijsmiddelen hoeven door Deelnemers ten tijde van het indienen van de Inschrijving nog niet te worden ingediend. Slechts de Deelnemer aan wie Opdrachtgever voornemens is de Opdracht te gunnen dient binnen 3 Werkdagen na een eerste verzoek de gevraagde bewijsmiddelen te overleggen. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 19 van 47

20 Inschrijven in Combinatie of met onderaannemers Indien Deelnemer zich aanmeldt als Combinatie, vullen alle combinanten het Standaardformulier C: Eigen Verklaring in en ondertekenen dit formulier. Indien Gegadigde zich aanmeldt met Onderaannemer(s) maakt Gegadigde hier in sectie 8.2 van Standaardformulier C: Eigen Verklaring melding van en ondertekend dit formulier. 3.2 Uitsluitingsgronden Conform sectie 2 (Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel) en sectie 3 (Facultatieve uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel) van de Uniforme Eigen Verklaring verklaart Opdrachtgever alle Uitsluitingsgronden, zoals genoemd in de artikelen 2:86 en 2:87 van Aanbestedingswet 2012, van toepassing op deze Aanbesteding. Opdrachtgever hecht er de allergrootste waarde aan dat partijen waarmee zij zaken doet financieel gezond en van onbesproken gedrag zijn. Dit is een belangrijke grondwaarde van Opdrachtgever, welke wordt uitgedragen in aanbestedingen. Na voorlopige gunning dient de winnende Deelnemer gevraagde bewijsstukken binnen 72 uur na het eerste verzoek aan Opdrachtgever te overleggen. De bewijsstukken die opgevraagd kunnen worden zijn onder andere: U1: Inschrijving in Nationale beroeps-/handelsregister Een verklaring, zoals bedoeld in lid 1 van artikel 2.89 van de Aanbestedingswet 2012 waaruit blijkt dat de Deelnemer volgens de eisen die gelden in het land waarin de Deelnemer is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps-/handelsregister, dan wel, indien een dergelijke verklaring in het land van vestiging niet wordt afgegeven, een verklaring of attest onder ede te verstrekken. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel deze functie. Uit de verklaring dient onder meer te blijken dat de persoon die de Inschrijving heeft ondertekend, een rechtsgeldig bevoegd vertegenwoordiger van de Deelnemer is. Indien de rechtsgeldig bevoegde vertegenwoordiger van uw onderneming een rechtspersoon is, dient Deelnemer ook van deze rechtspersoon een kopie van het uittreksel van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te overleggen. Hierbij geldt opnieuw dat het voor Opdrachtgever herleidbaar dient te zijn dat de persoon die de Inschrijving heeft ondertekend een daartoe bevoegde persoon is. Een volmachtsverklaring (vrij format) dat aan de ondertekenaar van de Inschrijving is afgegeven door de rechtsgeldig vertegenwoordiger volstaat ook; U2: Gedragsverklaring aanbesteden Een afschrift van de Gedragsverklaring aanbesteden, zoals bedoeld in lid 2 van artikel 2.89 en hoofdstuk 4.1 van de Aanbestedingswet De Gedragsverklaring aanbesteden dient op het moment van overleggen maximaal twee Jaar oud te zijn. Indien zich na afgifte van de Gedragsverklaring aanbesteden een Uitsluitingsgrond heeft voorgedaan, is de Deelnemer verplicht dat in zijn Inschrijving te vermelden (op straffe van uitsluiting); U3: Verklaring van de Belastingdienst Een Verklaring van de Belastingdienst inzake betaling van sociale zekerheidspremies en/of belastingen, zoals bedoeld in lid 3 van artikel 2.89 van de Aanbestedingswet De verklaring is op het moment van overleggen maximaal zes maanden oud. Ten aanzien van een onderneming die gevestigd is in een andere lidstaat aanvaardt Opdrachtgever, conform lid 4 van artikel 2.89 van de Aanbestedingswet 2012, ook gegevens en bescheiden uit de betreffende lidstaat die Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 20 van 47

21 een gelijkwaardig doel dienen als de bovengenoemde bewijsmiddelen of waaruit blijkt dat de Uitsluitingsgronden niet op de betreffende onderneming van toepassing zijn. Het staat Opdrachtgever vrij alle nadere bewijsstukken op te vragen die zij noodzakelijk acht voor het uitvoeren van de toetsing aan de Uitsluitingsgronden. Inschrijven in Combinatie of met onderaannemers Ingeval een Inschrijving wordt gedaan door een combinatie dient ieder lid van de combinatie het betreffende bewijsstuk na verzoek door Opdrachtgever over te leggen. Onderaannemers hoeven bovengenoemde bewijsstukken met betrekking tot Uitsluitingsgronden niet te overleggen. Toepasselijkheid Uitsluitingsgronden op bestuurders en aandeelhouders Aan toepasselijkheid van een Uitsluitingsgrond op een onderneming wordt gelijkgesteld de situatie dat een Uitsluitingsgrond van toepassing is op een bestuurder van die onderneming en/of op een of meer aandeelhouders die, alleen of gezamenlijk, minimaal 50% van de aandelen van de onderneming houden en/of op een natuurlijke persoon of rechtspersoon die anderszins direct of indirect zeggenschap uitoefent op de betreffende onderneming. 3.3 Geschiktheidseisen m.b.t. financiële en economische draagkracht Op basis van de hieronder beschreven Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht (zie ook sectie 5.1 van de Eigen Verklaring) bepaalt Opdrachtgever of een Deelnemer geschikt is voor het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtgever legt de Inschrijving terzijde indien de Deelnemer niet voldoet aan de gestelde eisen E1: Afdekking aansprakelijkheidsrisico s Deelnemer dient aan te tonen een adequate afdekking tegen aansprakelijkheidsrisico s te hebben, in de vorm van een aansprakelijkheidsverzekering voor bedrijven (AVB). De afdekking dient een minimale waarde van per gebeurtenis en minimaal per Jaar te zijn. Deelnemer verklaart middels het doen van een Inschrijving dat hij over voorgenoemde verzekeringen beschikt en dat hij gedurende de contractperiode voor tenminste het voorgenoemde bedrag de verzekering zal handhaven. Ten bewijze van het feit dat Deelnemer voldoet aan het bovenstaande dient Deelnemer binnen 72 uur na een eerste verzoek een kopie van het betreffende verzekeringscertificaat danwel bewijs van verzekering in pdfformaat te overleggen. Indien Deelnemer op een andere wijze aansprakelijkheidsrisico s heeft afgedekt, dient Deelnemer dit in zijn Inschrijving te beschrijven en aan te tonen. Indien de Deelnemer op dit moment niet de beschikking heeft over een dergelijke afdekking van aansprakelijkheidsrisico s, dient Deelnemer bij Inschrijving een door haar verzekeringsmaatschappij afgelegde verklaring te overleggen, waarin de verzekeringsmaatschappij verklaart dat zij met Deelnemer voorafgaande aan de gunning van de Opdracht, een verzekering tegen beroepsrisico s met voorgenoemde minimale dekking afsluit in verband met de Opdracht. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 21 van 47

22 Inschrijven in Combinatie of met onderaannemers Indien de Deelnemer inschrijft als hoofdaannemer met onderaannemers, hoeft alleen de hoofdaannemer het verzekeringsbewijs op te leveren. Indien de Deelnemer inschrijft als Combinatie, dient minimaal een van de combinanten het verzekeringsbewijs op te leveren, waaruit blijkt dat de gezamenlijke en hoofdelijke aansprakelijkheid van de combinanten in verband met de Opdracht afdoende is gedekt. 3.4 Geschiktheidseisen m.b.t. technische en beroepsbekwaamheid Op basis van de hieronder beschreven Geschiktheidseis met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (zie ook sectie 5.2 van de Eigen Verklaring) bepaalt Opdrachtgever of een Deelnemer geschikt is voor het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtgever legt het Deelnemer terzijde indien de Deelnemer niet voldoet aan de gestelde eis E2: Ervaring van de Deelnemer Een Deelnemer dient aan de hand van referentieprojecten aan te tonen dat ze over kerncompetenties beschikt die Opdrachtgever noodzakelijk acht voor het op een goede wijze kunnen uitvoeren van de Opdracht. Hiertoe kan Deelnemer verwijzen naar competenties die Deelnemer heeft opgedaan bij de uitvoering van Opdrachten die Deelnemer niet langer dan drie Jaar geleden tijdig heeft afgerond, verleend uitstel daaronder begrepen. Om de geschiktheid aan te tonen dient Deelnemer te beschikken over de volgende kerncompetenties: 1. Ervaring met het leveren van minimaal 150 stuks laptops, binnen 6 weken na definitieve bestelling. 2. Ervaring met het imagen van minimaal 150 stuks laptops. Deelnemer dient Standaardformulier D: Ervaring Deelnemer te gebruiken om zijn competenties aan te tonen. Deelnemer mag per kerncompetentie één referentieopdracht indienen, maar het is ook toegestaan om de kerncompetenties te combineren in (één of meerdere) gecombineerde referentieopdracht(en). Deelnemer vult dan maximaal tweemaal Standaardformulier D: Ervaring Deelnemer in. Deelnemer voegt het formulier/ de formulieren toe onder Eis 6: Ervaring van de Deelnemer in het Aanbestedingsplatform. In Standaardformulier D: Ervaring Deelnemer dient Deelnemer ten minste de volgende informatie in te vullen: De naam van de referentieorganisatie; De naam en het telefoonnummer van de Contactpersoon van de organisatie waar de referentieopdracht is uitgevoerd; Een korte beschrijving van de hoofdactiviteiten van de referentieorganisatie; Een korte beschrijving van het geleverde aan de referentieorganisatie; De opdrachtwaarde; De reden van beëindiging. Uit de informatie dient te blijken dat Deelnemer beschikt over de voorgenoemde kerncompetenties. Indien Deelnemer gebruikmaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht mag Deelnemer alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract opgeven en kan Deelnemer niet volstaan met een prognose van de resultaten. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de opgegeven referentie te verifiëren bij de referentieorganisatie. Inschrijving in Combinatie of met onderaannemers Ingeval van aanmelding als Combinatie of met onderaannemers, dienen combinanten of hoofd- en onderaannemers gezamenlijk aan te tonen dat Deelnemer aan bovenstaande eisen voldoen. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 22 van 47

23 4. Minimumeisen en Gunningscriterium Dit hoofdstuk beschrijft het Gunningscriterium en geeft aan welke informatie een Deelnemer moet opleveren en de wijze waarop Opdrachtgever deze informatie beoordeelt. 4.1 Toetsing Minimumeisen en beoordeling Gunningscriterium Om tot een eindscore te komen en derhalve de Deelnemer met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving te kunnen bepalen, hanteert Opdrachtgever twee Minimumeisen en vier Gunningscriteria (G). Tussen deze Gunningscriteria hanteert Opdrachtgever een weging. De gehanteerde Minimumeisen en Gunningscriteria en bijbehorende weging staan in onderstaande tabellen. Allereerst toetst Opdrachtgever de Inschrijvingen op grond van de Minimumeisen. Deelnemers moeten verklaren onvoorwaardelijk akkoord te gaan met de Minimumeisen alvorens in aanmerking te komen voor verdere beoordeling op het Gunningscriterium. Indien een Deelnemer niet (of voorwaardelijk) akkoord gaat met de Minimumeisen dan legt Opdrachtgever de Inschrijving ter zijde en wordt de Inschrijving niet verder in de procedure betrokken. De gestelde Minimumeisen gelden als knock-out criteria. Het hieraan niet voldoen leidt, in beginsel, tot uitsluiting van verdere beoordeling. In paragraaf 4.3 staat beschreven welke Minimumeisen aan Deelnemers worden gesteld. Minimumeis Omschrijving Weging Max. score (voor weging) M1 Akkoordverklaring Programma van Eisen n.v.t. knock out M2 tabel 3: minimumeisen Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst n.v.t. knock out Alle Inschrijvingen die voldoen aan de Minimumeisen beoordeelt Opdrachtgever op grond van de Gunningscriteria. In paragraaf 4.2 heeft Opdrachtgever opgenomen hoe de beoordeling op de Gunningscriteria plaatsvindt. Vervolgens heeft Opdrachtgever in paragraaf 4.4. de Gunningscriteria nader uitgewerkt. Gunningscriterium Omschrijving Weging Max. score (voor weging) G1 Prijs 70% G2 Gewicht van de aangeboden laptop 10 % G3 Levertijd 0 G3-1 Levertijd één stuks laptop voor imaging 10% G3-2 Levertijd 160 stuks laptops, incl. imaging 10% tabel 4: gunningscriteria en weging De Deelnemer met de hoogst gewogen eindscore komt voor gunning in aanmerking. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 23 van 47

24 4.2 Gunningsmodel Opdrachtgever is op zoek naar een Inschrijving met een goede prijs-kwaliteit verhouding. Opdrachtgever beoordeelt de Inschrijvingen op basis van de gunningmethode Gewogen Factor. Voor deze methode zijn zowel kwalitatieve Gunningcriteria als de prijs van belang. Opdrachtgever past per Gunningcriterium een weging toe, zoals aangegeven in de bovenstaande tabel. Bij deze gunningsmethode kan een hoge prijs worden gecompenseerd door een hoge kwaliteit. Een Inschrijving die voldoet aan de gestelde Minimumeisen, kan per Gunningscriterium een maximaal aantal punten verdienen. Het aantal verdiende punten wordt vermenigvuldigd met de wegingsfactor om te komen tot het behaalde aantal punten voor het betreffende Gunningscriterium. De punten die per Gunningscriterium worden toegekend, worden per Inschrijving bij elkaar opgeteld, om te komen tot een gewogen eindscore. De Inschrijving met de hoogste gewogen eindscore komt voor gunning in aanmerking. De beoordeling bestaat uit een kwantitatieve en een kwalitatieve beoordeling. Beoordeling prijs Bij de EMVI methode vormen de opgegeven eenheidsprijzen voor de levering van laptops (inclusief het imagen) en de eenheidsprijzen voor accessoires, vermenigvuldigd met het verwachte aantal af te nemen laptops, als één van de Gunningscriteria de basis van de beoordeling. In paragraaf is terug te lezen bij welke aanneemsom welk aantal punten hoort. De score die de Deelnemer krijgt door middel van die systematiek wordt niet afgerond (maar kan om praktische redenen wel afgerond worden weergegeven). Kwalitatieve beoordeling Vervolgens worden de andere (kwalitatieve) Gunningscriteria beoordeeld, waarbij vooraf is vastgesteld hoeveel punten een kwaliteitsbeoordeling waard is. Afhankelijk van de kwaliteit van de uitwerking van het Gunningscriterium door Deelnemer worden er punten toegekend aan de kwaliteit. Hierbij geldt dat hoe beter de geleverde kwaliteit is, hoe hoger het aantal punten. Voorwaarden indienen gelijke score Voorwaarden indien gelijke score Indien twee of meer Deelnemers exact dezelfde gewogen eindscore behalen, zal de Deelnemer met het hoogste puntentotaal op het kwalitatieve Gunningscriterium G3 voor gunning in aanmerking komen. Indien ook deze score gelijk is zal de Deelnemer met het hoogste puntentotaal op het kwalitatieve Gunningscriterium G2 voor gunning in aanmerking komen. Indien ook deze score gelijk is zal gunning plaatsvinden nadat een loting heeft plaatsgevonden ten overstaan van een notaris. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 24 van 47

25 4.3 Minimumeisen Deelnemer dient te verklaren dat zij voldoet aan het Programma van Eisen en dat zij akkoord gaat met het concept van de Overeenkomst. Er geldt dat Deelnemers tot 29 maart 2016, uur CET de mogelijkheid hebben om vragen te stellen en open aanmerkingen te plaatsen bij het Programma van Eisen en het concept van de Overeenkomst. Opdrachtgever neemt deze punten in overweging en behoudt zich het recht voor het Programma van Eisen en/of het concept van de Overeenkomst aan te passen. Deelnemers kunnen geen rechten ontlenen aan de mogelijkheid tot het doen van tekstvoorstellen. Ingeval Opdrachtgever niet akkoord gaat met het voorstel tot wijziging, geldt onverkort de oorspronkelijke tekst. Een eventueel aangepast Programma van Eisen of concept van de Overeenkomst stelt Opdrachtgever als Herziene Documentatie met de Nota van Inlichtingen beschikbaar aan alle Deelnemers. Daarna geldt dat indien Deelnemers niet verklaren te kunnen voldoen aan het Programma van Eisen en/of zich niet akkoord verklaren met het concept van de Overeenkomst, Opdrachtgever de Inschrijving terzijde zal leggen M1: Akkoordverklaring Programma van Eisen Het Programma van Eisen is opgenomen in Bijlage B: Programma van Eisen en eventueel gewijzigd door middel van een Nota van Inlichtingen. De Deelnemer dient te verklaren hieraan te voldoen. De Deelnemer dient hiertoe Standaardformulier E: Akkoordverklaring Programma van Eisen in te vullen en toe te voegen onder Eis 7 - M1: Akkoordverklaring Programma van Eisen in het Aanbestedingsplatform M2: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst Het concept van de Overeenkomst is opgenomen in de Bijlage C: Concept van de Overeenkomst en eventueel gewijzigd door middel van een Nota van Inlichtingen. De Deelnemer dient akkoord te gaan met de inhoud hiervan en dient hiertoe Standaardformulier F: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst in te vullen en toe te voegen onder Eis 8 - M2: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst in het Aanbestedingsplatform. 4.4 Gunningscriteria Alle Inschrijvingen die voldoen aan de Minimumeisen, beoordeelt Opdrachtgever op basis van het Gunningscriterium. Per Gunningscriterium kent Opdrachtgever punten toe. Een ter zake kundig beoordelingsteam voert de beoordeling uit. Opdrachtgever beoordeelt de Inschrijvingen op grond van de Gunningscriteria, zoals in de paragrafen tot en met staat omschreven. Hierbij hanteert Opdrachtgever een weging tussen de Gunningscriteria, zoals Opdrachtgever in de tabel 4 in paragraaf 4.1 heeft aangegeven. Beschrijvend Document Aanbesteding Aanschaf laptops 25 van 47