Beschrijvend Document. Openbare Europese aanbesteding. Mobiele en vaste telefonie

Transcriptie

1 Beschrijvend Document Openbare Europese aanbesteding Mobiele en vaste telefonie Opgesteld door: IBN Versie: 12.0 Datum: vrijdag 7 november 2014woensdag 26 november 2014

2 Inhoud Begrippen... 3 Voorwoord... 6 Leeswijzer Europese Aanbesteding Mobiele en vaste telefonie Inleiding aanbesteding Opdrachtgever IBN Inhoud van de Opdracht Vorm van de Overeenkomst Omvang van de opdracht Ondersteunende partijen bij de aanbesteding Gebruik Aanbestedingsplatform Verloop van de Aanbesteding Procedure en Aankondiging Marktconsultatie Planning Communicatie gedurende aanbestedingsproces Contactgegevens Opdrachtgever Indienen van vragen en opmerkingen Nota s van Inlichtingen Klachtafhandeling Indienen van een Inschrijving Ontvangst en beoordeling Inschrijvingen Gunning Eisen aan de Deelnemer Uitsluitingsgronden U1: Inschrijving in Nationale beroeps-/handelsregister U2: Eigen verklaring U3: Gedragsverklaring aanbesteden Geschiktheidseisen m.b.t. technische en beroepsbekwaamheid E1: Ervaring Deelnemer Minimumeisen en Gunningscriterium Toetsing Minimumeisen en beoordeling Gunningscriterium Minimumeisen M1: Akkoordverklaring Programma van Eisen M2: Akkoordverklaring concept van de Overeenkomst M3: Dekkingsoverzicht/-plan Wijze van beoordelen Subgunningscriteria Gunningscriteria Sg1: Inschrijfsom

3 4.4.2 Sg2: Kwaliteit van de oplossing Sg3: Project- en migratieplan Sg4: Dienstverlening tijdens exploitatiefase Checklist Standaardformulier A : Indienen vragen en opmerkingen Standaardformulier B : Eigen Verklaring Standaardformulier C : Ervaring Deelnemer Standaardformulier D : Akkoordverklaring Programma van Eisen Standaardformulier E : Checklist Wensen Standaardformulier F : Akkoordverklaring concept van de Overeenkomst Standaardformulier G : Sg1 Inschrijfsom Bijlage A : Uitgangspunten en voorwaarden bij aanbesteding Bijlage B : Programma van Eisen Bijlage C : Concept van de Overeenkomst Bijlage D : Instructie Aanbestedingsplatform Bijlage E : Klachtafhandeling Bijlage F : Documentatie marktconsultaties Bijlage G : Werkgebied IBN

4 Begrippen Onderstaand zijn de begrippen uit dit Beschrijvend Document opgenomen. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven. Als het begrip in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als het begrip in meervoud is gegeven wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbesteding De openbare aanbestedingsprocedure overeenkomstig Aanbestedingswet 2012, welke strekt tot verstrekking van de Opdracht en waarvan het verloop en het voorwerp nader is omschreven in de Aanbestedingsstukken. Aanbestedingsplatform Aanbestedingsstukken Aankondiging Aanbestedingswet Begrippenlijst (gedurende de Aanbesteding) Het platform van Negometrix waarop de Aanbestedingsstukken worden geplaatst en waarop de communicatie tussen Opdrachtgever en Deelnemer plaatsvindt en welke als medium dient voor het indienen van een Inschrijving. Het Beschrijvend Document, de Overeenkomst, het Programma van Eisen, de Nota s van Inlichtingen en alle andere documenten (in schriftelijke of elektronische vorm) welke Opdrachtgever in verband met de Aanbesteding aan de Deelnemers heeft doen toekomen. De advertentie waarmee het begin van de Aanbesteding werd aangekondigd in op TenderNed, d.d. vrijdag 7 november Wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012), Stb. 2012, 542, inclusief wijzigingen daarvan. Deze lijst met gedefinieerde begrippen die met een beginhoofdletter worden gebruikt in de Aanbestedingsstukken. Begrippenlijst (na gunning) Deze lijst met gedefinieerde begrippen die met een beginhoofdletter worden gebruikt in de Overeenkomst en Bijlagen. Beoordelingsteam Een multidisciplinair team samengesteld uit materiedeskundigen, procesdeskundigen en juridisch deskundigen, dat de Inschrijving beoordeelt. Beschrijvend Document Bijlage De offerteaanvraag inclusief Bijlagen, zoals bedoeld in de Aanbestedingswet 2012, die door Opdrachtgever aan de Deelnemers is verstrekt en welke een (nadere) omschrijving inhoudt van het voorwerp van Aanbesteding. Een bijlage bij een van de Aanbestedingsstukken. Een Bijlage maakt integraal deel uit van de Aanbestedingsstukken. Combinatie Een samenwerkingsverband van (rechts-)personen die gezamenlijk als één Deelnemer aan de Aanbesteding deelneemt. -3-

5 Deelnemer Dienst(en)/Dienstverlening Eisen aan Deelnemer Geschiktheidseisen Vóór inschrijven, een ieder die een kopie van het Beschrijvend Document heeft opgevraagd en na inschrijven, een ieder die een Inschrijving heeft gedaan. De door Opdrachtnemer op basis van de Overeenkomst ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen diensten, te verrichten werkzaamheden en in het kader daarvan te leveren prestaties, een en ander zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Het gebruik van de termen Diensten en Dienstverlening heeft mede betrekking op eventuele leveringen die in het kader van die Diensten (dienen te) worden gedaan. Criteria ten aanzien de Deelnemer, zoals beschreven in hoofdstuk 3 van het Beschrijvend Document. Eisen aan Deelnemer vallen uiteen in (i) Uitsluitingsgronden en (ii) Geschiktheidseisen. Criteria ten aanzien van draagkracht en bekwaamheden waaraan de Deelnemer moet voldoen, zoals beschreven in paragraaf 3.2 van het Beschrijvend Document. Gunningscriterium Het gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving, waar verscheidene Subgunningscriteria onder vallen voor deze Aanbesteding. Herziene Documentatie Inschrijving Jaar Minimumeisen Nota van Inlichtingen De documenten die door Opdrachtgever zijn voorzien van het opschrift: Herziene Documentatie. Herziene Documentatie betreft aanvullingen en wijzigingen ten aanzien van het Beschrijvend Document, het Programma van Eisen, het concept van de Overeenkomst en de Bijlagen. Het aanbod dat Deelnemer volgens de Aanbestedingsstukken doet aan Opdrachtgever en dat strekt tot het uitvoeren van de Opdracht. Aaneengesloten periode van twaalf (12) maanden. Criteria ten aanzien van de te leveren Dienstverlening, zoals beschreven in paragraaf 4.2 van het Beschrijvend Document en het Programma van Eisen. Document dat de antwoorden op vragen van Deelnemers bevat, evenals eventuele wijzigingen van het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsstukken. De Nota s van Inlichtingen maken onderdeel uit van het Beschrijvend Document en prevaleren boven het overige deel van het Beschrijvend Document en de daarbij behorende Bijlagen. Opdracht De opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het leveren van de Diensten die zijn beschreven in de Overeenkomst. -4-

6 Opdrachtgever Opdrachtnemer Degene die de Opdracht verstrekt (Opdrachtgever), zijnde IBN. De leverancier met wie Opdrachtgever de Overeenkomst afsluit in het kader van de Aanbesteding. Overeenkomst De Overeenkomst inclusief eventuele Bijlagen tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer betreffende de voorwaarden die gelden voor het uitvoeren van de Opdracht. Partijen Programma van Eisen (PvE) Social Return Standaardformulier Subgunningscriteria Uitsluitingsgronden Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Het Programma van Eisen dat is opgenomen in Bijlage B van het Beschrijvend Document, waarin de specificaties ten aanzien van het uitvoeren van de Overeenkomst zijn opgenomen. Social Return (SR) is het leveren van een bijdrage aan de uitvoering van de missie van IBN ten aanzien van het bieden van werkgelegenheid aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Een verplicht door een Deelnemer te gebruiken formulier bij het opstellen c.q. indienen van de Inschrijving, zoals opgenomen bij het Beschrijvend Document. Criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te komen tot de Deelnemer met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Omstandigheden die, indien Deelnemer daarin verkeert, leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. -5-

7 Voorwoord Voor u ligt het Beschrijvend Document behorende bij de openbare aanbesteding Mobiele en vaste telefonie die IBN is gestart. Indien u het Beschrijvend Document niet volledig of niet in goede orde heeft ontvangen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk, maar vóór donderdag 18 december 2014, vóór uur via het Aanbestedingsplatform te melden, met vermelding van welke documenten ontbreken, onvolledig of beschadigd zijn. Om de beoordeling zo soepel mogelijk te laten verlopen, dient u zich aan de in dit Beschrijvend Document beschreven instructies te houden. In hoofdstuk 2 van dit Beschrijvend Document is beschreven hoe u eventuele vragen kunt stellen. Leeswijzer Hoofdstuk 1 geeft een toelichting op het voorwerp van de Aanbesteding, introduceert IBN en verstrekt nadere informatie over de Aanbesteding en contractvorm. Hoofdstuk 2 gaat in op het verloop van de Aanbesteding. Opdrachtgever heeft in dit hoofdstuk de planning opgenomen en verder uitgewerkt. Hoofdstuk 3 beschrijft de Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen waaraan een Deelnemer moet voldoen om voor gunning van de Opdracht in aanmerking te komen. Hoofdstuk 4 gaat in op de Minimumeisen en het Gunningscriterium dat Opdrachtgever hanteert. De Bijlagen geven nadere relevante informatie over de uitgangspunten en voorwaarden van de Aanbesteding en het uitvoeren van de Opdracht. -6-

8 1. Europese Aanbesteding Mobiele en vaste telefonie 1.1 Inleiding aanbesteding Het doel van deze openbare aanbesteding van IBN is het contracteren van één Deelnemer voor het verzorgen van mobiele en vaste telefonie. Opdrachtgever volgt, gelet op de aard en de geraamde omvang van de Opdracht, een openbare aanbestedingsprocedure conform de Europese Richtlijn van 31 maart 2004, 2004/18/EG, voor Nederland omgezet bij wet van 1 november 2012, houdende nieuwe regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet 2012), Stb. 2012, 542, inclusief wijzigingen daarvan, op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. Dit Beschrijvend Document verschaft nadere informatie over de Opdracht en Aanbesteding. De keuze van de openbare procedure ligt voor de hand vanwege het beperkt aantal spelers in de telecomsector. De Opdracht is niet opgedeeld in percelen omdat IBN de Dienstverlening van vaste en mobiele telefonie als een geïntegreerde Dienstverlening ziet waarbij de Diensten tussen vaste en mobiele telefonie uitwisselbaar zijn. 1.2 Opdrachtgever IBN IBN (Integrale Bedrijven Noordoost-Brabant) staat voor marktgericht ondernemen met een passie voor mens en maatschappij. Dagelijks brengt IBN mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt succesvol naar betaald werk. Zo'n gemotiveerde medewerkers hebben een passende baan bij of via IBN. In de markt is IBN succesvol door innovatief en proactief ondernemerschap. IBN Arbeidsintegratie, IBN Facilitair, IBN Productie en IBN Kwekerijen steken met kop en schouders uit boven de middelmaat. IBN heeft vestigingen in Oss, Uden (centraal kantoor), Cuijk, Veghel, Schaijk, Helmond en Malden. Voor meer informatie, zie: Inhoud van de Opdracht IBN wenst een overeenkomst af te sluiten voor mobiel en vaste telefonie voor meerdere jaren waarin flexibiliteit en schaalbaarheid is geborgd. De hoofdpijlers van de Aanbesteding en de te leveren Diensten zijn functionaliteit, flexibiliteit, innovatie en kostenbeheersing: 1. Functionaliteit: een belangrijke doelstelling is om alle medewerkers te voorzien van de juiste telecom hulpmiddelen, die de kerntaken van de medewerkers optimaal ondersteunen en mogelijk versterken. Ook voor de functionele beheerders moet het mogelijk zijn middels uitgebreide tooling een goede interne Dienstverlening te leveren (leveringen, support en rapportage). 2. Flexibiliteit: IBN moet in staat zijn om snel in te kunnen spelen op interne en externe veranderingen. De onderliggende telecomdiensten moeten deze veranderingen kunnen faciliteren. 3. Innovatie: IBN streeft ernaar om gebruik te maken van hedendaagse technieken waardoor het mogelijk is adequater in te spelen op veranderingen in de sociale werkvoorziening en regelgeving. 4. Kostenbeheersing: door sneller en beter inzicht te krijgen in het daadwerkelijke verbruik is IBN hopelijk in staat om gerichter te sturen, waardoor de kosten beter beheersbaar zijn. -7-

9 De volledige scope van de dienstverlening is beschreven in het PvE. 1.4 Vorm van de Overeenkomst Exclusief de implementatieperiode heeft de Overeenkomst heeft een initiële looptijd vanaf 1 juni 2015 van 3 Jaar en gaat medio februari 2015 in. Er bestaan mogelijke verlengingen van driemaal één Jaar. Opdrachtgever is voornemens om één Overeenkomst af te sluiten. 1.5 Omvang van de opdracht De omvang van de Opdracht is maximaal ,33 op jaarbasis. Voor de initiële looptijd van drie Jaar is de omvang ,-. Voor de totale duur van zes Jaar komt de totale omvang van de Opdracht uit op , Ondersteunende partijen bij de aanbesteding Opdrachtgever laat zich bij de Aanbesteding ondersteunen door Significant en Voice Identity. Significant levert inkoop- en aanbestedingsexpertise gedurende deze Aanbesteding. Voice Identity verzorgt de technisch inhoudelijke expertise. Significant en Voice Identity zullen op geen enkele wijze als Deelnemer, als onderaannemer of als adviseur van een Deelnemer betrokken zijn bij onderhavige Aanbesteding. 1.7 Gebruik Aanbestedingsplatform Opdrachtgever maakt in deze Aanbesteding gebruik van een Aanbestedingsplatform, namelijk Negometrix. Dit platform vereenvoudigt de informatie-uitwisseling tussen de Opdrachtgever en de Deelnemers. Het vereenvoudigt tevens de beoordeling van de antwoorden van de Deelnemers. Opdrachtgever stelt alle Aanbestedingsstukken beschikbaar via het Aanbestedingsplatform. Deelnemer krijgt toegang tot de Aanbestedingsstukken door zich aan te melden voor onderhavige Aanbesteding op Deelnemers kunnen hun Inschrijving uitsluitend via het Aanbestedingsplatform indienen. De digitale vorm van aanbesteden houdt in dat de gehele aanbestedingsprocedure, alle met deze Aanbesteding verband houdende communicatie en de Inschrijving via het Negometrix platform dienen te geschieden. Dit geldt voor zowel IBN als voor de Deelnemers bij deze Aanbesteding. De handleiding behorende bij het aanmaken van een digitale Inschrijving ( Offerte ) is als Bijlage bij deze Aanbesteding terug te vinden op het Negometrix platform, tevens is deze terug te vinden in het downloadcenter op de website van Negometrix, zie: Voor ondersteuning of vragen over de werking van het platform kan Deelnemer contact opnemen met de Negometrix Servicedesk. Telefoon: servicedesk@negometrix.com (of u selecteert de servicedesk als ontvanger in de berichtenmodule) Uploaden van documenten buiten de vragenlijst: Hoewel het technisch mogelijk is om in Negometrix onder de menuoptie Mijn Documenten documenten te uploaden is het Deelnemers niet toegestaan om documenten behorende tot de Inschrijving buiten de vragenlijsten te uploaden. Eventuele documenten die buiten de vragenlijsten zijn geüpload worden door Opdrachtgever beschouwd als géén onderdeel van de Inschrijving en worden derhalve niet beoordeeld. -8-

10 Aansprakelijkheid: De Deelnemer draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn Inschrijving. Opdrachtgever en Negometrix zijn niet verantwoordelijk voor fouten die worden gemaakt door Deelnemers bij het tijdig en volledig aanleveren van informatie via het Negometrix platform. Raadpleeg daarom bij twijfel de Negometrix servicedesk. Meer informatie over het gebruik van het Aanbestedingsplatform heeft Opdrachtgever in Bijlage D opgenomen. -9-

11 2. Verloop van de Aanbesteding 2.1 Procedure en Aankondiging Dit hoofdstuk licht de openbare aanbestedingsprocedure toe die Opdrachtgever volgt. Bij deze procedure kunnen alle Deelnemers naar aanleiding van de publicatie van de Aankondiging het Beschrijvend Document opvragen en een Inschrijving doen, mits zij voldoen aan gestelde Eisen. Opdrachtgever heeft de Aankondiging van de Aanbesteding op vrijdag 7 november 2014 gepubliceerd op TenderNed. 2.2 Marktconsultatie Ter voorbereiding op deze Aanbesteding heeft Opdrachtgever enkele partijen uitgenodigd om de mogelijkheden op het gebied van telefonie te bespreken. Hiertoe heeft Opdrachtgever een korte introductie gegeven in de huidige situatie. De gebruikte documentatie tijdens deze verkenning is bijgevoegd bij dit Beschrijvend Document in Bijlage F. Na de eerste globale verkenning heeft Opdrachtgever een marktconsultatie gehouden onder potentieel geschikte marktpartijen om het concept Programma van Eisen op haalbaarheid te toetsen. Ten behoeve van de Aankondiging van de marktconsultatie is op vrijdag 10 oktober 2014 een vooraankondiging verzonden naar het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen. De Aankondiging is gepubliceerd op de website van de Tenders Electronic Daily (TED-)database ( en Het antwoordformulier dat met deze vooraankondiging is gebruikt is bijgevoegd bij dit Beschrijvend Document in Bijlage F. N.B. Deelname aan de marktconsultatie of de daarin verstrekte inzichten zal op geen enkele wijze worden meegewogen in de beoordeling van de Inschrijvingen. 2.3 Planning Met het verzenden van de Aankondiging start de Aanbesteding. Onderstaande tabel geeft de planning weer. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Mijlpaal Datum Verzending Aankondiging vrijdag 7 november 2014 Deadline vragenronde 1: vragen en opmerkingen naar aanleiding woensdag 19 november van Beschrijvend Document en alle Bijlagen 2014, voor uur Publicatie Nota van Inlichtingen 1, inclusief eventuele Herziene woensdag 26 november Documentatie 2014 Deadline vragenronde 2: vragen en opmerkingen naar aanleiding maandag 1 december van Beschrijvend Document en alle Bijlagen, inclusief Nota van 2014, voor uur Inlichtingen 1 Publicatie Nota van Inlichtingen 2, inclusief eventuele Herziene maandag 8 december Documentatie Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen donderdag 18 december 2014, vóór uur -10-

12 Streefdatum bekendmaking voornemen tot gunning vrijdag 23 januari 2015 Opschortende termijn 20 kalenderdagen vanaf bekendmaken voornemen tot gunning Deadline aanleveren bewijsstukken 72 uur na bekendmaken voornemen tot gunning Streefdatum sluiten van de Overeenkomst medio februari 2015 Ingangsdatum Overeenkomst medio februari 2015 Start implementatiewerkzaamheden medio februari 2015 Start dienstverlening woensdag 1 juni 2015 Het niet in acht nemen door Deelnemer van de bovenstaande termijnen of van de door Opdrachtgever gewijzigde termijnen kan leiden tot uitsluiting. 2.4 Communicatie gedurende aanbestedingsproces Contactgegevens Opdrachtgever Alle communicatie met betrekking tot deze Aanbesteding dient uitsluitend via de berichtenmodule in Negometrix te verlopen. Het op een andere wijze benaderen van functionarissen voor informatie die betrekking heeft op deze Aanbesteding kan uitsluiting tot gevolg hebben. Er zal ook niet op andere wijze door IBN worden gecommuniceerd, om te borgen dat alle Deelnemers van gelijke informatie worden voorzien. Aan mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken die niet via een publicatie door de Aanbestedende Dienst in Negometrix zijn vastgelegd, kunnen geen rechten worden ontleend. Gedurende de looptijd van deze Aanbesteding is het niet toegestaan contact te hebben met (andere) medewerkers van Opdrachtgever of bij deze Aanbesteding betrokken organisaties teneinde informatie te vergaren met betrekking tot deze Aanbesteding. Handelen in strijd met deze bepaling is niet toegestaan en kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname Indienen van vragen en opmerkingen Deelnemers kunnen over elk document - behorende bij deze Aanbesteding - vragen stellen en opmerkingen indienen met behulp van het Standaardformulier A: Indienen vragen en opmerkingen. Deze dient Deelnemer als Bijlage via het Negometrix platform in te dienen. Vragen die Deelnemer op een andere wijze indient, neemt Opdrachtgever niet in behandeling. Zoals in de planning (zie paragraaf 2.3) is opgenomen, heeft Deelnemer tijdens deze Aanbesteding twee mogelijkheden voor het stellen van vragen of het maken van opmerkingen. Naast het indienen van vragen biedt Opdrachtgever Deelnemers ook de mogelijkheid om commentaar op de Aanbestedingsstukken (met name, maar niet uitsluitend, het prijsformulier, het concept van de overeenkomst en het PvE) vóór maandag 1 december 2014, voor uur aan Opdrachtgever bekend te -11-

13 maken. Deze opmerkingen neemt Opdrachtgever in overweging en kunnen leiden tot aanpassingen. Deelnemer dient hiervoor ook het Standaardformulier A: Indienen vragen en opmerkingen te gebruiken. Aan de inhoud van dit Beschrijvend Document heeft Opdrachtgever de grootst mogelijke zorg besteed. Mocht een Deelnemer desondanks menen dat er sprake is van tegenstrijdigheden, enige onduidelijkheid en/of onvolkomenheden, dan dient Deelnemer, hier zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor maandag 1 december 2014, voor uur melding van te maken. Indien Deelnemer hier niet dan wel niet tijdig toe overgaat, kan een Deelnemer zich later in een eventuele gerechtelijke procedure niet op een vermeende tegenstrijdigheid, onduidelijkheid of onvolkomenheid in het Beschrijvend Document beroepen. Indien Deelnemer vragen heeft aan Opdrachtgever die het karakter hebben van commercieel vertrouwelijk, en het derhalve niet wenselijk is dat deze vragen in de Nota van Inlichtingen wordt beantwoord, biedt Opdrachtgever de mogelijkheid om dergelijke vragen buiten de Nota van Inlichtingen om te beantwoorden. Deelnemer dient dergelijke vragen via de reguliere procedure, zoals hierboven beschreven, in te dienen onder vermelding van Commercieel vertrouwelijk Niet beantwoorden in de Nota van Inlichtingen. Opdrachtgever zal dergelijke vragen met het karakter commercieel vertrouwelijk altijd eerst beoordelen op haar merites. Mocht Opdrachtgever van mening zijn dat dergelijke vragen niet als commercieel vertrouwelijk aangemerkt zouden moeten worden, zal zij dit in beginsel terugkoppelen aan Deelnemer die deze vragen heeft gesteld. Bij de behandeling van vragen met het karakter commercieel vertrouwelijk zal Opdrachtgever zich te allen tijde inspannen voor het waarborgen van een level playing field. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor vragen en/of opmerkingen ter zijde te leggen of slechts gedeeltelijk te verwerken zolang daarmee de aanbestedingsrichtlijnen niet worden geschonden. Indien Deelnemer na kennisneming van de Nota van Inlichtingen nog steeds meent dat er tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden zijn, dan dient Deelnemer op straffe van verval van recht minimaal vijf (5) kalenderdagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving een kort gedingprocedure aanhangig te maken door middel van het betekenen van een dagvaarding bij de Opdrachtgever Nota s van Inlichtingen Opdrachtgever sluit een vragenronde met het verzenden van een Nota van Inlichtingen met daarin de (geanonimiseerde) vragen van Deelnemers en de antwoorden van Opdrachtgever. Ook eventuele wijzigingen in de Aanbestedingsstukken vermeldt Opdrachtgever hierin. De verschenen Nota s van Inlichtingen maken onderdeel uit van dit Beschrijvend Document en prevaleren boven het Beschrijvend Document. Opdrachtgever stelt de Nota s van Inlichtingen via het Aanbestedingsplatform aan alle Deelnemers beschikbaar Klachtafhandeling Indien een Deelnemer van mening is dat Opdrachtgever een vraag ten behoeve van de Aanbesteding niet naar behoren afhandelt kan zij hierover een klacht indienen. Opdrachtgever heeft een procedure voor de -12-

14 afhandeling van klachten in het kader van aanbestedingen. De wijze waarop klachten kunnen worden ingediend zijn beschreven in het document Klachtenprocedure IBN in geval van EA die als Bijlage E bij dit Beschrijvend Document is gevoegd. 2.5 Indienen van een Inschrijving Het indienen van een Inschrijving kan uitsluitend digitaal via het Aanbestedingsplatform vóór donderdag 18 december 2014, vóór uur. Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de Inschrijving. De Inschrijving dient aan de inschrijvingsprocedure en richtlijnen te voldoen om voor beoordeling in aanmerking te komen. Het niet voldoen aan de procedure en/of een richtlijn kan leiden tot uitsluiting uit de verdere procedure. In dat geval wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en schriftelijk afgewezen. Inschrijvingen die niet tijdig of anders zijn ingediend dan in Bijlage A staat omschreven, beschouwt Opdrachtgever als niet te zijn gedaan. Deelnemer draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn Inschrijving. Opdrachtgever, de aanbieder van het Aanbestedingsplatform en Significant zijn niet verantwoordelijk voor fouten die worden gemaakt door Deelnemers bij het tijdig en volledig aanleveren van informatie via het Aanbestedingsplatform. Raadpleeg daarom bij twijfel de helpdesk van het Aanbestedingsplatform. Met het indienen van een Inschrijving stemt Deelnemer in met alle uitgangspunten en voorwaarden, onder meer zoals opgenomen in Bijlage A. 2.6 Ontvangst en beoordeling Inschrijvingen Na ontvangst van de Inschrijving op uiterlijk donderdag 18 december 2014, vóór uur, opent Opdrachtgever de Inschrijvingen 18 december 2014 om uur. Deelnemers kunnen niet bij de opening van de Inschrijvingen aanwezig zijn. Opdrachtgever controleert de tijdig ingediende Inschrijvingen allereerst op volledigheid en de vormvereisten, zoals beschreven in Bijlage A (paragraaf A.1.1). Indien een Inschrijving niet volledig is of niet aan de vormvereisten voldoet, kan Opdrachtgever de Inschrijving ter zijde leggen. Daarna toetst Opdrachtgever of de Inschrijvingen voldoen aan de Minimumeisen en voorwaarden. De Minimumeisen staan beschreven in paragraaf 4.2 van het Beschrijvend Document, de voorwaarden staan voornamelijk beschreven in Bijlage A. Deelnemers die voldoen aan de Minimumeisen, beoordeelt Opdrachtgever vervolgens op basis van het Gunningscriterium Economisch Meest Voordelige Inschrijving. Dit Gunningscriterium en de wijze waarop Opdrachtgever vaststelt welke Deelnemer de Economisch Meest Voordelige Inschrijving heeft gedaan staat beschreven in hoofdstuk

15 2.7 Gunning Na beoordeling maakt Opdrachtgever het voornemen tot gunning schriftelijk bekend aan alle Deelnemers. Aan dit gunningsvoornemen kunnen geen rechten worden ontleend. De Opdrachtgever informeert Deelnemers over de afwijzing - en de daarbij behorende voorgenomen gunning aan de Deelnemer die de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) heeft gedaan - middels het Aanbestedingsplatform. De afgevallen Deelnemers krijgen alsdan een termijn van 20 kalenderdagen na datum verzending van de notificatie om tegen de afwijzing op te komen. Indien de Deelnemer binnen deze 20 kalenderdagen (tevens) geen kort geding aanhangig heeft gemaakt bij de voorzieningenrechter van de rechtbank te Den Bosch door middel van het betekenen van een kort gedingdagvaarding dan wel de Opdrachtgever niet reeds schriftelijk tussentijds is teruggekomen op haar beslissing, verwerkt een Deelnemer zijn recht om tegen het verdere verloop van de procedure op te komen. Niet inachtneming van deze bezwaartermijn als hiervoor bedoeld, betekent bovendien dat de Deelnemer zijn eventuele rechten verwerkt om ter zake in een bodemprocedure van de Opdrachtgever bepaalde (rechts)handelingen en/of een schadevergoeding (met succes) te vorderen. Ook indien een Deelnemer bezwaar heeft tegen de (onvolledige) motivering van het voornemen tot gunnen en/of het begin en/of einde van voornoemde termijn van 20 kalenderdagen, verwerkt zij dus alle rechten indien zij de Opdrachtgever niet (tevens) binnen 20 kalenderdagen na het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing in kort geding heeft gedagvaard. De Opdrachtgever zal de Opdracht gunnen aan de Deelnemer met de Economisch Meest Voordelige Inschrijving, indien voornoemde termijn van 20 kalenderdagen is verstreken zonder dat een kort geding aanhangig is gemaakt en/of er anderszins geen (nieuwe) bezwaren zijn gebleken. De Overeenkomst kan alleen gesloten worden als de Deelnemer op het moment van definitieve gunning nog steeds voldoet aan de Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen en overige Minimumeisen. Indien tijdig een kort geding tegen het voornemen tot gunnen respectievelijk afwijzing aanhangig is gemaakt, zal de Opdrachtgever niet eerder tot definitieve gunning overgaan totdat de voorzieningenrechter in eerste aanleg uitspraak heeft gedaan. Ingeval er niet (tijdig) een kortgeding aanhangig wordt gemaakt en/of de uitspraak in eerste aanleg van een tijdig aanhangig gemaakt kort geding zich niet tegen de definitieve gunning respectievelijk de gesloten overeenkomst verzet, zal een eventueel hoger beroep en/of een bodemprocedure nimmer kunnen leiden tot enige aansprakelijkheid (bijvoorbeeld inzake gemaakte kosten of gederfde winst) van de Opdrachtgever jegens een (begunstigde en/of verliezende) Deelnemer. -14-

16 3. Eisen aan de Deelnemer In de volgende paragrafen wordt aangegeven welke informatie een Deelnemer dient in te leveren ten behoeve van de beoordeling op grond van de Eisen aan de Deelnemer. Hierbij dienen zij de structuur en volgorde van het Aanbestedingsplatform aan te houden. Per Eis aan de Deelnemer beschrijft dit hoofdstuk welke Eisen er gelden in het geval van inschrijving in Combinatie of met onderaannemers. Opdrachtgever vraagt onderstaande informatie ten behoeve van de door haar gestelde Uitsluitingsgronden (U) en Geschiktheidseisen (E): Nr. Omschrijving Bij Inschrijving Bij verificatie U1 Inschrijving in het nationale beroeps- X /handelsregister U2 Eigen verklaring X U3 Gedragsverklaring aanbesteden X E1 Ervaring van de Deelnemer X Om de administratieve belasting van Deelnemers te beperken maakt Opdrachtgever gebruik van de Eigen Verklaring en een beperkt aantal bewijsstukken die opgeleverd dienen te worden als onderdeel van de Inschrijving. Na voorlopige gunning dient de winnende Deelnemer ter verificatie de aanvullende bewijsstukken binnen 72 uur na het eerste verzoek aan Opdrachtgever te overleggen. Om de toegankelijkheid tot deze Opdracht voor marktpartijen niet onnodig te beperken heeft Opdrachtgever getracht het aantal gestelde Geschiktheidseisen te beperken tot het strikt noodzakelijke. 3.1 Uitsluitingsgronden Conform sectie 2 (Verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel) van de Eigen Verklaring verklaart Opdrachtgever alle Uitsluitingsgronden, zoals genoemd in de artikelen 2:86 en 2:87 van Aanbestedingswet 2012, van toepassing op deze Aanbesteding. In de volgende (sub)paragrafen wordt een korte toelichting gegeven op de bewijsmiddelen die Opdrachtgever van Deelnemer vraagt U1: Inschrijving in Nationale beroeps-/handelsregister Indien Deelnemer wordt aangemerkt als winnende Deelnemer en derhalve in aanmerking komt voor voorlopige gunning van de Opdracht dient Deelnemer conform artikel 2.89 van de Aanbestedingswet 2012 een recente verklaring (niet ouder dan zes maanden) aan Opdrachtgever te overleggen. Hieruit blijkt dat de Deelnemer, volgens de Eisen die gelden in het land waarin de Deelnemer is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps-/handelsregister, dan wel, indien een dergelijke verklaring in het land van vestiging niet wordt afgegeven, een verklaring of attest onder ede te verstrekken. Binnen -15-

17 Nederland vervult een uittreksel van Inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel deze functie. Uit de verklaring dient onder meer te blijken dat degene die de Inschrijving heeft ondertekend, een rechtsgeldig bevoegd vertegenwoordiger van de Deelnemer is. Inschrijving in Combinatie of met onderaannemers Alle combinanten dienen een bewijs van Inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister te overleggen. Onderaannemers hoeven geen Inschrijving te overleggen U2: Eigen verklaring De Deelnemer vult met betrekking tot haar Inschrijving Standaardformulier B: Eigen Verklaring in zoals bedoeld in artikel 2:84 van Aanbestedingswet Standaardformulier B: Eigen Verklaring bestaat uit de volgende secties: 1. Algemene gegevens: hier dient Deelnemer gegevens in te over haar eigen organisatie. Indien Deelnemer een Combinatie wordt en/of gebruik maakt van onderaannemers dienen van deze Partijen tevens de contactgegevens opgenomen te worden; 2. Verplichte Uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer dat de hier genoemde verplichte Uitsluitingsgronden (conform artikel 2.86 van Aanbestedingswet 2012) niet op haar van toepassing zijn; 3. Geschiktheidseisen: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer te voldoen aan de door Opdrachtgever voor deze Aanbesteding gestelde Geschiktheidseisen (conform artikel 2.90 tot en met artikel 2.98 van Aanbestedingswet 2012); 4. Technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden: door ondertekening van de Eigen Verklaring verklaart Deelnemer, indien door Opdrachtgever van toepassing verklaard, te voldoen aan de door Opdrachtgever voor deze Aanbesteding gestelde technische specificaties en/ of uitvoeringsvoorwaarden; 5. Toelichting onderneming voor zover niet aan de Uitsluitingsgronden/eisen wordt voldaan: indien Deelnemer niet voldoet aan één of meerdere van de gestelde Uitsluitingsgronden, Geschiktheidseisen, technische specificaties en/of uitvoeringsvoorwaarden dient Deelnemer hier beargumenteerd aan te geven aan welke onderdelen Deelnemer niet kan voldoen; 6. Samenwerkingsverband of beroep op een derde/derden: indien Deelnemer onder ad 1 Algemene gegevens heeft aangegeven een Combinatie te vormen, of bij de uitvoering van de werkzaamheden een beroep te doen op onderaannemers dient Deelnemer hier aan te geven welke aan welke Geschiktheidseisen Deelnemer zelfstandig voldoet (zie onderdeel 8.1) en voor welke Geschiktheidseisen Deelnemer zich beroept op een derde (Combinant of onderaannemer; zie onderdeel 8.2); 7. Ondertekening: De Eigen Verklaring dient rechtsgeldig te worden ondertekend door een persoon met vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkens het uittreksel uit het handelsregister (Kamer van Koophandel) eventueel aangevuld met een rechtsgeldig ondertekende volmacht; Het ingevulde en door de rechtsgeldige vertegenwoordiger ondertekende Standaardformulier B: Eigen Verklaring dient te worden toegevoegd onder vragenlijst 2 in het Negometrix Platform. Op straffe van uitsluiting is het nadrukkelijk niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in door Opdrachtgever in de Eigen Verklaring reeds ingevulde passages. -16-

18 Indien Deelnemer zich aanmeldt als Combinatie, vullen alle combinanten het Standaardformulier B: Eigen Verklaring in en ondertekenen dit formulier. Indien Deelnemer zich aanmeldt met onderaannemer(s), vult zij en de onderaannemer(s) het Standaardformulier B: Eigen Verklaring gezamenlijk in en ondertekenen dit formulier. Deelnemer dient het formulier toe te voegen onder vragenlijst in het Aanbestedingsplatform U3: Gedragsverklaring aanbesteden Indien Deelnemer wordt aangemerkt als winnende Deelnemer en derhalve in aanmerking komt voor voorlopige gunning van de Opdracht dient Deelnemer een afschrift van de Gedragsverklaring aanbesteden, zoals bedoeld in artikel 2.89 Aanbestedingswet 2012 die maximaal 6 maanden2 jaar oud is - aan Opdrachtgever te overleggen. Hiertoe dient Deelnemer binnen 72 uur na het eerste verzoek de genoemde verklaring aan Opdrachtgever te overleggen. In geval van een Combinatie dienen ook de combinanten de Gedragsverklaring aanbesteden die maximaal 6 maanden2 jaar oud is aan Opdrachtgever te overleggen. Onderaannemers hoeven geen Gedragsverklaring aanbesteden op te leveren. 3.2 Geschiktheidseisen m.b.t. technische en beroepsbekwaamheid Op basis van de hieronder beschreven Geschiktheidseis met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (zie ook sectie 5.2 van de Eigen Verklaring) bepaalt Opdrachtgever of een Deelnemer geschikt is voor het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtgever legt Deelnemer terzijde indien de Deelnemer niet voldoet aan de gestelde Eis E1: Ervaring Deelnemer Een Deelnemer dient aan de hand van referentieprojecten aan te tonen dat ze over competenties beschikt die Opdrachtgever noodzakelijk acht voor het op een goede wijze kunnen uitvoeren van de Opdracht. Hiertoe kan Deelnemer verwijzen naar competenties die Deelnemer heeft opgedaan bij de uitvoering van Opdrachten die Deelnemer niet langer dan drie Jaar geleden tijdig heeft afgerond, verleend uitstel daaronder begrepen. Om de geschiktheid aan te tonen dient Deelnemer te beschikken over de volgende competenties: Ervaring met het leveren van één geïntegreerd beheerportaal voor vaste en mobiele telefonie waarmee regulier voorkomende wijzigingen via één portaal kunnen worden gemuteerd; Ervaring met het leveren van een zoals in deze aanbesteding beschreven migratie/oplossing bij soortgelijke organisatiecontext. (Onder soortgelijke organisatiecontext verstaat Opdrachtgever het volgende: Een organisatie met meerdere werklocaties waarbij tevens een aanzienlijk deel van de medewerkers in het veld werkzaam is.) Ten bewijze van het feit dat Deelnemer voldoet aan het bovenstaande dient Deelnemer met behulp van het Standaardformulier C: Ervaring Deelnemer in totaal één of twee referenties te overleggen waarmee Deelnemer aantoont te beschikken over de gevraagde competenties. Deelnemer dient het -17-

19 Standaardformulier C: Ervaring Deelnemer toe te voegen onder vragenlijst in het Aanbestedingsplatform. Indien Deelnemer gebruikmaakt van een nog niet (geheel) afgeronde Opdracht mag Deelnemer alleen de werkelijk behaalde resultaten van het lopende contract opgeven en kan Deelnemer niet volstaan met een prognose van de resultaten. -18-

20 4. Minimumeisen en Gunningscriterium Dit hoofdstuk beschrijft het Gunningscriterium en geeft aan welke informatie een Deelnemer moet opleveren en de wijze waarop Opdrachtgever deze informatie beoordeelt. 4.1 Toetsing Minimumeisen en beoordeling Gunningscriterium Opdrachtgever toetst op basis van de Minimumeis en beoordeelt de Inschrijvingen op grond van EMVI. Om tot een eindscore te komen en derhalve de Deelnemer met de economisch meest voordelige Inschrijving te kunnen bepalen, hanteert Opdrachtgever twee Minimumeisen (M) en vier Subgunningscriteria (Sg). Tussen deze Subgunningscriteria hanteert Opdrachtgever een weging. De gehanteerde Minimumeisen en Subgunningscriteria en bijbehorende weging staan in onderstaande tabellen. Minimumeis/Subgunningscriteria Omschrijving Weging Max. score (voor weging) M1 Akkoordverklaring Programma van Eisen n.v.t. (K.O.) M2 Akkoordverklaring concept van de n.v.t. (K.O.) Overeenkomst M3 Dekkingsoverzicht/-plan n.v.t. (K.O.) Sg1 Inschrijfsom 70% 10 punten Sg2 Kwaliteit van de oplossing 15% 10 punten Sg3 Project- en migratieplan 5% 10 punten Sg4 Dienstverlening tijdens exploitatiefase 10% 10 punten De gestelde Minimumeisen gelden als knock-out criteria. Het hieraan niet voldoen leidt - in beginsel - tot uitsluiting van verdere beoordeling. Daarnaast worden bij deze Aanbesteding de Inschrijvingen beoordeeld volgens de gewogen factormethode. Deze methode werkt als volgt: Er worden Subgunningscriteria opgesteld en voorzien van een gewicht. De scores op de Subgunningscriteria worden vermenigvuldigd met het gewicht. Per Deelnemer worden de gewogen scores opgeteld. De Deelnemer met de hoogste som van de gewogen scores heeft de Economisch Meest Voordelige Inschrijving gedaan en komt voor gunning in aanmerking. 4.2 Minimumeisen Deelnemer dient te verklaren dat hij voldoet aan het Programma van Eisen en dat hij akkoord gaat met het concept van de Overeenkomst. Deelnemers hebben tot maandag 1 december 2014, voor uur de mogelijkheid om vragen te stellen en op- en aanmerkingen te plaatsen bij het Programma van Eisen en het concept van de Overeenkomst. -19-