Beschrijvend Document. Europese aanbesteding volgens de openbare procedure. PSA/HRM-systeem. Stichting Lucas Onderwijs

Transcriptie

1 Beschrijvend Document Europese aanbesteding volgens de openbare procedure PSA/HRM-systeem Stichting Lucas Onderwijs Opgesteld door: Stichting Lucas Onderwijs Versie: 1.0 Datum: 20 september 2016 Kenmerk: Beschrijvend Document Europese aanbesteding Personeels- en salarisadministratiesysteem/hrm- systeem 1 van 61

2 Colofon Organisatie Stichting Lucas Onderwijs Saffierhorst GK Den Haag Postbus AE Den Haag Projectnaam Europese aanbesteding PSA/HRM-systeem Kenmerk Versienummer 1.0 Contactpersoon Mevrouw E. (Eline) Donders Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 2 van 61

3 Inhoud Begrippen... 5 Voorwoord... 9 Leeswijzer Achtergrond bij de Aanbesteding Inleiding Aanbesteding Opdrachtgever: Stichting Lucas Onderwijs Inhoud van de Opdracht Het huidige PSA/HRM-systeem Het beoogde PSA/HRM-systeem De te sluiten Overeenkomst Ondersteunende partijen bij de Aanbesteding Marktconsultatie Gebruik Aanbestedingsplatform Verloop van de Aanbesteding Procedure en aankondiging Planning Communicatie gedurende aanbestedingsproces Contactgegevens Opdrachtgever Indienen van vragen en opmerkingen Nota s van Inlichtingen Klachtafhandeling Indienen en ontvangst van een Inschrijving Beoordeling Inschrijvingen Vaststellen volledigheid en geldigheid van de Inschrijvingen Beoordeling eisen en voorwaarden Inhoudelijke beoordeling Inschrijvingen Demonstratie Gunningsbeslissing en rechtsmiddel Eisen aan de Deelnemer Algemene informatie A1: Uniform Europees Aanbestedingsdocument Bewijsmiddelen ten behoeve van Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen m.b.t. financiële en economische draagkracht Geschiktheidseisen m.b.t. technische en beroepsbekwaamheid E1: Ervaring Deelnemer E2: Certificeringen Deelnemer Beroep op technische bekwaamheid van derden Toetsingscriteria en Gunningscriteria Toetsing Toetsingscriteria en beoordeling Gunningscriterium Toetsingscriteria T1: Conformiteitsverklaring Programma van Eisen T2: Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst Wijze van beoordelen Gunningscriterium Subgunningscriteria Sg1: Implementatie-, conversie- en testplan Sg2: Uitvoering van de Opdracht Sg3: Kwaliteit systeem Sg4: Total Cost of Ownership Standaardformulier A : Uniform Europees Aanbestedingsdocument Standaardformulier B : Beroep technische bekwaamheid Standaardformulier C : Ervaring Deelnemer Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 3 van 61

4 Standaardformulier D : Conformiteitsverklaring Programma van Eisen Standaardformulier E : Akkoordverklaring Concept van de Overeenkomst Standaardformulier F : Lijst van wensen Standaardformulier G : Total Cost of Ownership Standaardformulier H Indienen vragen en opmerkingen Bijlage A : Uitgangspunten en voorwaarden bij aanbesteding Bijlage B : Programma van Eisen Bijlage C : Concept van de Overeenkomst Bijlage D : Algemene inkoopvoorwaarden Opdrachtgever Bijlage E : Marktconsultatie Bijlage F : Standaard Rapportages Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 4 van 61

5 Begrippen Onderstaand zijn de begrippen uit dit Beschrijvend Document opgenomen. Begrippen worden met een hoofdletter geschreven. Als het begrip in enkelvoud is gegeven, wordt ook het meervoud daaronder begrepen. Als het begrip in meervoud is gegeven wordt ook het enkelvoud daaronder begrepen. Aanbesteding De openbare aanbestedingsprocedure overeenkomstig Aanbestedingswet, welke strekt tot verstrekking van de Opdracht en waarvan het verloop en het voorwerp nader is omschreven in de Aanbestedingsstukken. Aanbestedingsplatform Het platform van TenderNed waarop de Aanbestedingsstukken worden geplaatst en waarop de communicatie tussen de Opdrachtgever en de Deelnemer plaatsvindt en welke als medium dient voor het indienen van een Inschrijving. Aanbestedingsstukken Alle documenten (in schriftelijke of elektronische vorm) die door de Opdrachtgever gedurende de Aanbesteding worden ingebracht, onder andere het Beschrijvend Document, het concept van de Overeenkomst, het Programma van Eisen (PvE) en de Nota s van Inlichtingen. Unit PSA De unit personeels- en salarisadministratie van Opdrachtgever. Alternatief Een op initiatief van de Deelnemer aangeboden afwijkende oplossing voor het door de Opdrachtgever gevraagde in het Programma van Eisen. Appendix Aanhangsel bij de Overeenkomst dat, na door beide Partijen te zijn getekend, deel uitmaakt van de Overeenkomst. Aanbestedingswet Wet van 1 juli 2016, houdende herziene regels omtrent aanbestedingen (gewijzigde Aanbestedingswet 2012), Stb. 2016, 241, inclusief wijzigingen daarvan. Beheerder Applicatiebeheerder bij Opdrachtgever van het PSA-/HRM-Systeem. Beschrijvend Document De offerteaanvraag inclusief Bijlagen, zoals bedoeld in de Aanbestedingswet, die door Opdrachtgever aan de Deelnemers is verstrekt en welke een (nadere) omschrijving inhoudt van het voorwerp van Aanbesteding. Bijlage Een bijlage bij een van de Aanbestedingsstukken. Een Bijlage maakt integraal deel uit van de Aanbestedingsstukken. Deelnemer Vóór inschrijven, een ieder die een kopie van het Beschrijvend Document heeft opgevraagd en na inschrijven, een ieder die een Inschrijving heeft gedaan. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 5 van 61

6 Dienst(en)/Dienstverlening De door Opdrachtnemer op basis van de ten behoeve van Opdrachtgever te verlenen diensten, te verrichten werkzaamheden en in het kader daarvan te leveren prestaties, een en ander zoals beschreven in de Aanbestedingsstukken. Het gebruik van de termen Diensten en Dienstverlening heeft mede betrekking op eventuele leveringen die in het kader van die Diensten (dienen te) worden gedaan. Eisen aan Deelnemer Eisen ten aanzien van de Deelnemer, zoals beschreven in hoofdstuk 3 van het Beschrijvend Document. Eisen aan Deelnemer vallen uiteen in (i) Uitsluitingsgronden en (ii) Geschiktheidseisen. ESS Employee Self Service, onderdeel van het PSA-/HRM-systeem waarbij de Medewerker in de applicatie zelf kan raadplegen en muteren, mits betrokkene hiertoe geautoriseerd is. Gebruiker Het totaal van Beheerders, Managers, Medewerkers en Professionals. Geschiktheidseisen Eisen ten aanzien van draagkracht en bekwaamheden waaraan de Deelnemer moet voldoen, zoals beschreven in paragraaf 3.3 van het Beschrijvend Document. Gunningscriterium Criterium dat Opdrachtgever gebruikt om te bepalen welke Deelnemer voor gunning van de Opdracht in aanmerking komt. Herziene Documentatie De documenten die door Opdrachtgever zijn voorzien van het opschrift: Herziene Documentatie. Herziene Documentatie betreft aanvullingen en wijzigingen ten aanzien van het Beschrijvend Document, het Programma van Eisen, het concept van de Overeenkomst en de Bijlagen. Inschrijving Het aanbod dat Deelnemer volgens de Aanbestedingsstukken doet aan Opdrachtgever en dat strekt tot het uitvoeren van de Opdracht. Manager De medewerkers die door Opdrachtgever zijn geautoriseerd voor een organisatieonderdeel met leesrechten, rapportagerechten en MSS-rechten. MSS Management Self Service, onderdeel van het PSA-/HRM-systeem waarbij de Manager gegevens in de applicatie zelf kan raadplegen en muteren en daarnaast mutaties van Medewerkers waarvoor hij geautoriseerd is kan lezen en kan goedkeuren. Medewerker Elke persoon in vaste dan wel tijdelijke dienst bij Opdrachtgever die door Opdrachtgever is geautoriseerd met leesrechten voor het persoonlijk personeelsdossier en waarbij aan de persoon ESS rechten kunnen worden toegekend. Opdrachtgever kan een medewerker aanwijzen als Professional en/of Manager voor een bepaald organisatieonderdeel met leesrechten, rapportagerechten en MSS-rechten. Iedere medewerker is in het bezit van een uniek personeelsnummer. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 6 van 61

7 Nota van Inlichtingen Document dat de antwoorden op vragen van Deelnemers bevat, evenals eventuele wijzigingen van het Beschrijvend Document en/of andere Aanbestedingsstukken. De Nota( s) van Inlichtingen maakt (maken) onderdeel uit van het Beschrijvend Document en prevaleert (prevaleren) boven het overige deel van het Beschrijvend Document en de daarbij behorende Bijlagen. Bij een Nota van Inlichtingen beschikbaar gestelde Herziene Documentatie van de Aanbestedingstukken prevaleert boven eerdere versies van het betreffende document. Opdracht De opdracht van Opdrachtgever aan Opdrachtnemer tot het leveren van de Diensten die zijn beschreven in de Overeenkomst en het PvE. Opdrachtgever Degene die de Opdracht verstrekt, zijnde Stichting Lucas Onderwijs. Opdrachtnemer De leverancier met wie Opdrachtgever de Overeenkomst afsluit in het kader van de Aanbesteding. Overeenkomst De overeenkomst waarvan het concept is opgenomen in Bijlage C inclusief Appendices tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer betreffende de voorwaarden die gelden voor het uitvoeren van de Opdracht. Partijen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Perceel Een afgebakend onderdeel van de Opdracht waarop kan worden ingeschreven. Opdrachtgever besteedt de Opdracht aan in een perceel. Professional De medewerkers die door Opdrachtgever zijn geautoriseerd om gebruik te maken van het PSA-/HRM-systeem met invoerrechten, mutatierechten, lees en schrijfrechten. Tevens kan een Professional ook een Beheerder zijn. Programma van Eisen/PvE Het Programma van Eisen dat is opgenomen in Bijlage B van het Beschrijvend Document, waarin de specificaties ten aanzien van het uitvoeren van de Overeenkomst zijn opgenomen. Samenwerkingsverband Een samenwerkingsverband van (rechts-)personen die gezamenlijk als één Deelnemer aan de Aanbesteding deelneemt. Standaardformulier Een verplicht door een Deelnemer te gebruiken formulier bij het opstellen c.q. indienen van de Inschrijving, zoals opgenomen bij het Beschrijvend Document. Subgunningscriteria Kwalitatieve en financiële criteria op basis waarvan de Inschrijvingen worden beoordeeld om te komen tot de Deelnemer met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Toetsingscriteria Criteria ten aanzien van de te leveren Dienstverlening met een knock-out karakter. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 7 van 61

8 Uitsluitingsgronden Omstandigheden die, indien Deelnemer daarin verkeert, kunnen leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. Interpretatie Tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, zal in de Aanbestedingsstukken: het aanhalen van een tijdsperiode doelen op een aaneengesloten periode; het gebruik van woorden zoals inclusief, mede begrepen, waaronder, omvattende en met inbegrip van betekenen met inbegrip van, maar niet beperkt tot ; het aanhalen van enige (bepaling uit) wet- of regelgeving geacht worden om ook het aanhalen van enige rechtsgeldige modificatie en hernieuwde vaststelling daarvan te omvatten alsmede enige bepaling van wet- of regelgeving die in werking is getreden met het doel de aangehaalde bepaling te vervangen of daarvan een nadere uitwerking te zijn, zulks zonder afbreuk te doen aan het eventueel toepasselijke overgangsrecht. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 8 van 61

9 Voorwoord Voor u ligt het Beschrijvend Document behorende bij de Europese aanbesteding volgens de openbare procedure Personeels- en Salarisadministratie/HRM-systeem die Stichting Lucas Onderwijs is gestart. Het doel van deze Aanbesteding is om één Opdrachtnemer te contracteren voor de aanschaf, de implementatie en het beheer en onderhoud van een personeels- en salarisadministratie/hrm-systeem (hierna: PSA/HRM-systeem ). Dit Beschrijvend Document geeft onder meer informatie over het verloop van de Aanbesteding en over de informatie die wordt verlangd van Deelnemers die voornemens zijn om een Inschrijving in te dienen. Aan deze aanbestedingsprocedure kan elke geïnteresseerde marktpartij deelnemen door te reageren op de aankondiging die in de Tenders Electronic Daily (TED-)database ( en op de website is gepubliceerd. Indien u het Beschrijvend Document niet volledig of niet in goede orde heeft ontvangen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk, maar vóór 3 oktober 2016 om 12:00 uur CET middels het Aanbestedingsplatform te melden, met vermelding van welke documenten ontbreken, onvolledig of beschadigd zijn. Om de beoordeling zo soepel mogelijk te laten verlopen, dient u zich aan de in dit Beschrijvend Document beschreven instructies te houden. In hoofdstuk 2 van dit Beschrijvend Document is beschreven hoe u eventuele vragen kunt stellen. Leeswijzer Hoofdstuk 1 geeft een toelichting op het voorwerp van de aanbesteding, introduceert Stichting Lucas Onderwijs en verstrekt nadere informatie over de Aanbesteding en contractvorm. Hoofdstuk 2 gaat in op het verloop van de Aanbesteding. Opdrachtgever heeft in dit hoofdstuk de planning opgenomen en verder uitgewerkt. Hoofdstuk 3 beschrijft de Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen waaraan een Deelnemer moet voldoen om voor gunning van de Opdracht in aanmerking te komen. Hoofdstuk 4 gaat in op het Gunningcriterium dat Opdrachtgever hanteert. De Bijlagen geven nadere relevante informatie over de uitgangspunten en voorwaarden van de Aanbesteding en het uitvoeren van de Opdracht. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 9 van 61

10 1. Achtergrond bij de Aanbesteding 1.1 Inleiding Aanbesteding Het doel van deze Aanbesteding van Opdrachtgever is het contracteren van een partij ten behoeve van de levering, de implementatie en het beheer en onderhoud van het PSA/HRM-systeem. Opdrachtgever volgt, gelet op de aard en de geraamde omvang van de Opdracht, een openbare aanbestedingsprocedure conform de Europese Richtlijn van 26 februari 2014, 2014/24/EU, voor Nederland omgezet bij wet van 1 juli 2016, houdende herziene regels omtrent aanbestedingen (Aanbestedingswet), Stb. 2016, 241, inclusief wijzigingen daarvan. Dit Beschrijvend Document verschaft nadere informatie over de Opdracht en Aanbesteding. Opdrachtgever gunt de Opdracht aan de Deelnemer op basis van het Gunningscriterium beste prijskwaliteitverhouding behoudens beëindiging van deze Aanbesteding vóór gunning. Opdrachtgever behoudt zich te allen tijde het recht voor om de Opdracht niet te gunnen en de Aanbesteding te beëindigen. Opdrachtgever heeft voor een openbare procedure gekozen vanwege het aantal Deelnemers dat naar verwachting zal participeren in deze Aanbesteding in relatie tot de inspanningen die een Deelnemer moet verrichten voor het doen van een Inschrijving. Opdrachtgever gaat ervan uit dat dit aantal beperkt zal zijn en acht een openbare procedure daarom geschikt. Opdrachtgever kiest er verder voor om de Opdracht in een Perceel aan te besteden. Hier liggen de volgende redenen aan ten grondslag: Opdrachtgever ziet het PSA/HRM-systeem als een integraal systeem voor alle functionaliteiten van de personeels- en salarisadministratie/hrm- systeem. Het potentieel opdelen van functionaliteiten onder meerdere Opdrachtnemers beschouwt Opdrachtgever als een risico in de uitvoering. Opdrachtgever ziet de implementatie en het beheer en onderhoud van het PSA/HRM-systeem als onlosmakelijk verbonden met de levering van het PSA/HRM-systeem. Overigens hebben marktpartijen die in de marktconsultatie hebben geparticipeerd die Opdrachtgever voorafgaand aan de Aanbesteding heeft georganiseerd (zie paragraaf 1.6) dit beeld bevestigd. 1.2 Opdrachtgever: Stichting Lucas Onderwijs Deze paragraaf bevat algemene informatie over de organisatie van Opdrachtgever. Stichting Lucas Onderwijs is een schoolbestuur voor onderwijs op confessionele grondslag in de regio Haaglanden. De stichting omvat 47 basisscholen, vier scholen voor speciaal basisonderwijs, drie expertisecentra en drie regio s voor voortgezet onderwijs met in totaal 26 vestigingen. Op de scholen van Stichting Lucas Onderwijs volgen ruim leerlingen onderwijs en zijn ongeveer personeelsleden werkzaam. De scholen ressorterend onder dit schoolbestuur zijn verspreid over de regio Zuid- Holland West (Haaglanden/ Westland), met uitzondering van één basisschool die gevestigd is in Zandvoort. Stichting Lucas Onderwijs stimuleert en stelt zijn scholen in staat het best denkbare onderwijs te bieden, opdat iedere leerling zich kan ontwikkelen tot een zelfbewuste, verantwoordelijke en kansrijke burger. Stichting Lucas Onderwijs gaat daarbij zo veel mogelijk samenwerkingsverbanden aan met partners op het gebied van welzijn, zorg, opvang, sport, cultuur en ouders om onder andere te komen tot een Integraal Kind Centrum. Stichting Lucas Onderwijs kent in de huidige situatie op centraal niveau een Stichtingsbureau. Dit bureau verleent diensten aan de scholen én aan het bestuur. Het bureau bestaat uit de stafdiensten Human Resource Management, Financiën & Administratie, Facilitaire Zaken, Onderwijs Kwaliteit en Innovatie, Informatiebeheer en Secretariaat. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 10 van 61

11 Figuur 1 Organogram Stichting Lucas Onderwijs PO = Primair Onderwijs VO = Voortgezet Onderwijs Binnen Stichting Lucas Onderwijs opereren de scholen als zelfstandige decentrale eenheden. Dat wil zeggen dat zij zelfstandig inkopen, conform hun begroting, om te voorzien in hun eigen behoefte, tenzij besloten wordt om stichtingbreed in te kopen. Het aan te schaffen PSA/HRM-systeem is van dit laatste een voorbeeld. 1.3 Inhoud van de Opdracht Het huidige PSA/HRM-systeem In het huidige PSA/HRM-systeem van Raet maakt Opdrachtgever gebruik van vier modules: salarissysteem, verzuim, personeelsregistratie en workflow. Daarnaast is het PSA/HRM-systeem verbonden met diverse andere applicaties. Deze applicaties zijn in eigen beheer en een aantal applicaties is uitbesteed aan een externe partij. De verbindingen en de applicaties van het huidige PSA/HRM-systeem staan in de afbeelding op de volgende bladzijde weergegeven. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 11 van 61

12 Figuur 2. Grafische weergave huidige PSA/HRM-systeem Het PSA/HRM-systeem van Opdrachtgever wordt door diverse type Gebruikers gebruikt. Het aantal en het type Gebruiker is in onderstaande tabel weergegeven. Gebruiker - Typen Als Beheerder 5 Als Medewerker Als Manager 150 Als Professional 25 Aantal (circa) Tabel 1. Aantal Gebruikers per type Tevens gebruikt Opdrachtgever het PSA/HRM-systeem voor het voeren van de administratie voor het Christelijk Gymnasium Sorghvliet. Deze onderwijsinstelling bestaat uit 100 Medewerkers. In de toekomst moet het voor Opdrachtgever ook mogelijk zijn om andere onderwijsinstellingen op deze wijze te ondersteunen Het beoogde PSA/HRM-systeem Opdrachtgever wenst een PSA/HRM-systeem met de volgende functionaliteiten: Personeelsregistratie; Salarisadministratie; Verzuim- en hersteladministratie; Tijd- en verlofregistratie; Digitale personeelsdossiers; Management- en signaalrapportages; Medewerker- en managementselfservice. In de toekomst wenst Opdrachtgever de mogelijkheid om het beoogde PSA/HRM-systeem uit te breiden met de volgende functionaliteiten: Werving en selectie (optioneel, bij gebleken geschiktheid); Portfolio, bekwaamheidsdossier, gesprekkencyclus (optioneel, bij gebleken geschiktheid). De functionaliteiten en verhoudingen met andere applicaties zijn in onderstaand gewenst applicatiemodel weergegeven: Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 12 van 61

13 Figuur 3. Grafische weergave beoogde PSA/HRM-systeem Opdrachtgever beoogd een geïntegreerde oplossing: Met een degelijke kwaliteit voor een redelijke prijs die past bij een onderwijsorganisatie als Opdrachtgever; Die een hoge mate van standaardisering heeft. Van belang is dat binnen het standaardsysteem flexibiliteit geboden wordt en mee wordt bewogen met toekomstige ontwikkelingen; Die de functionaliteit uit het beoogde applicatiemodel afdekt; Die de cao s voor het PO en VO en de bestuurders cao bevat; Die vanuit de cloud kan worden beheerd en onderhouden; Die beschikt over een Employee Self Service (ESS) en Management Self Service (MSS) functionaliteit, waarbij zowel voor ESS als MSS moderne en gebruikersvriendelijke workflows kunnen worden ingericht. Gebruikersvriendelijkheid en gebruiksgemak is een zeer belangrijke voorwaarde voor de Gebruikers (Medewerkers, Managers en Professionals) om met het PSA/HRM-systeem te werken; Die kan koppelen met onder andere DUO, ABP/PFZW, Banken, Zorgverzekeraars, UWV, Belastingdienst en Arbodiensten; Die bij voorkeur kan communiceren met het vervangerssysteem (InvalPool) van Pool West 1. Dit vervangerssysteem moet input krijgen uit het PSA/HRM-systeem voor wat betreft NAW-gegevens et cetera. Bij voorkeur worden gewerkte uren van Medewerkers ingelezen in het PSA-/HRM-systeem; Die kan koppelen met Active Directory (single sign on), Exact en Capisci. In de Aanbestedingsstukken en specifiek het Programma van Eisen heeft Opdrachtgever bovenstaande nader uitgewerkt. 1 In Zuid-Holland heeft Lucas Onderwijs samen met andere besturen binnen het PO een stichting opgericht waar medewerkers in dienst komen die ingezet worden bij de verschillende besturen als vervangers. Dit in het kader van de Wet Werk en Zekerheid. Het vervangerssysteem Pool West is daarmee een extern systeem waarmee personeelsgegevens worden uitgewisseld, in het kader van het tijdelijk vervangen van medewerkers. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 13 van 61

14 1.4 De te sluiten Overeenkomst De Overeenkomst vangt op 1 januari 2017 aan met de start van de implementatie van het PSA/HRM-systeem. Na afronding van de implementatie op uiterlijk 31 december 2017 start de initiële looptijd van vijf Jaar. Daarna heeft Opdrachtgever eenzijdig de mogelijkheid om de Overeenkomst onder dezelfde condities te verlengen met maximaal vijf keer een Jaar. De wijze waarop eventuele verlenging plaatsvindt, staat uitgewerkt in de Overeenkomst. Na uiterlijk tien Jaar eindigt de Overeenkomst van rechtswege. Opdrachtgever is voornemens om een Overeenkomst met een Opdrachtnemer af te sluiten. Het concept van de Overeenkomst maakt als Bijlage C onderdeel uit van het Beschrijvend Document. 1.5 Ondersteunende partijen bij de Aanbesteding Opdrachtgever laat zich bij de Aanbesteding ondersteunen door Significant. Significant levert inkoop- en aanbestedingsexpertise gedurende deze aanbesteding. Significant zal op geen enkele wijze als Deelnemer, als onderaannemer of als adviseur van een Deelnemer betrokken zijn bij deze Aanbesteding. 1.6 Marktconsultatie Voorafgaand aan deze Aanbesteding heeft Opdrachtgever een marktconsultatie gehouden. De marktconsultatie is uitdrukkelijk geen aanbesteding en heeft op geen enkele wijze een selecterend karakter, maar is louter een informatiemiddel dat Opdrachtgever heeft ingezet om te komen tot besluitvorming omtrent de inrichting van de Aanbesteding en de Opdracht. De verstrekte informatie van de marktconsultatie is toegevoegd als Bijlage E bij dit Beschrijvend Document. 1.7 Gebruik Aanbestedingsplatform Opdrachtgever maakt in deze Aanbesteding gebruik van een Aanbestedingsplatform, TenderNed. Dit platform vereenvoudigt de informatie-uitwisseling tussen de Opdrachtgever en de Deelnemers. Het vereenvoudigt tevens de beoordeling van de antwoorden van de Deelnemers. Gedurende de Aanbesteding dient alle communicatie via TenderNed plaats te vinden. Opdrachtgever stelt alle Aanbestedingsstukken beschikbaar via het Aanbestedingsplatform. Deelnemer krijgt toegang tot de Aanbestedingsstukken door zich aan te melden voor onderhavige Aanbesteding op Deelnemers kunnen hun Inschrijving uitsluitend via het Aanbestedingsplatform indienen. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 14 van 61

15 2. Verloop van de Aanbesteding 2.1 Procedure en aankondiging Dit hoofdstuk licht de Aanbesteding toe die Opdrachtgever uitvoert. Bij deze procedure kunnen alle Deelnemers naar aanleiding van de publicatie van de Aankondiging het Beschrijvend Document opvragen en een Inschrijving doen, mits zij voldoen aan gestelde eisen. Opdrachtgever heeft de Aankondiging van de Aanbesteding op 20 september 2016 gepubliceerd op TenderNed. 2.2 Planning Met het verzenden van de aankondiging start de Aanbesteding. Onderstaande tabel geeft de planning weer. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de planning aan te passen. Mijlpaal Datum Verzending aankondiging 20 september 2016 Vragenronde 1: Sluiting indienen vragen en opmerkingen naar aanleiding van Beschrijvend Document Streefdatum publicatie Nota van Inlichtingen 1, inclusief eventuele Herziene Documentatie Vragenronde 2: Sluiting indienen vragen en opmerkingen naar aanleiding van Nota van Inlichtingen 1 Streefdatum publicatie Nota van Inlichtingen 2, inclusief eventuele Herziene Documentatie Sluitingsdatum indienen Inschrijvingen Termijn van opening 3 oktober 2016 om uur CET 12 oktober oktober uur CET 1 november november uur CET 14 november uur CET. Demonstratie PSA/HRM-systeem 28 november en 29 november 2016 Streefdatum bekendmaking voornemen tot gunning 9 december 2016 Opschortende termijn Deadline aanleveren bewijsstukken Streefdatum gunning van de Opdracht 30 december 2016 Ingangsdatum Overeenkomst 1 januari 2017 Ingangsdatum implementatie 2 januari 2017 Tabel 2. Planning 20 dagen na bekendmaken voornemen tot gunning 72 uur na bekendmaken voornemen tot gunning Het niet in acht nemen door Deelnemer van de bovenstaande termijnen of de door Opdrachtgever gewijzigde termijnen leidt in beginsel tot uitsluiting. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om van deze planning af te wijken. 2.3 Communicatie gedurende aanbestedingsproces Contactgegevens Opdrachtgever De communicatie met betrekking tot deze Aanbesteding verloopt uitsluitend via het Aanbestedingsplatform onder vermelding van Europese Aanbesteding PSA/HRM- systeem. Er zal niet op andere wijzen worden gecommuniceerd. Aan mondelinge mededelingen, toezeggingen of afspraken die niet via een publicatie door de Opdrachtgever op het Aanbestedingsplatform zijn vastgelegd, kan Deelnemer geen rechten ontlenen. Gedurende de looptijd van deze Aanbesteding is het niet toegestaan contact te hebben met (andere) medewerkers van Opdrachtgever of bij deze Aanbesteding betrokken organisaties teneinde informatie te vergaren met betrekking tot deze Aanbesteding. Handelen in strijd met deze bepaling is niet toegestaan en kan leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de Aanbesteding. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 15 van 61

16 2.3.2 Indienen van vragen en opmerkingen Aan de inhoud van dit Beschrijvend Document heeft Opdrachtgever de grootst mogelijke zorg besteed. Mocht een Deelnemer desondanks menen dat er sprake is van tegenstrijdigheden, enige onduidelijkheid en/of onvolkomenheden, dan dient Deelnemer, hier zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk voor 21 oktober uur CET melding van te maken. Deze opmerkingen neemt Opdrachtgever in overweging en kunnen leiden tot aanpassingen. Indien Deelnemer hier niet dan wel niet tijdig toe overgaat, kan een Deelnemer zich later in een eventuele gerechtelijke procedure niet op een vermeende tegenstrijdigheid, onduidelijkheid of onvolkomenheid in het Beschrijvend Document beroepen. Deelnemers kunnen over elk document behorende bij de Aanbesteding vragen stellen en opmerkingen indienen met behulp van het Standaardformulier H Indienen vragen en opmerkingen. Deze dient Deelnemer als bijlage via het Aanbestedingsplatform aan te leveren. Vragen die Deelnemer op een andere wijze indient, neemt Opdrachtgever in beginsel niet in behandeling. Bij de vragen wordt Deelnemer gevraagd nauwkeurig aan te geven op welk deel (naam document, artikel en paginanummer) van de Aanbestedingsstukken de vraag betrekking heeft. Deelnemer wordt verzocht in de vraagstelling geen gebruik te maken van bedrijfsnamen, productnamen en andere aan het bedrijf van Deelnemer gerelateerde namen. Mocht hij dat wel doen, dan is dit voor risico van Deelnemer. Zoals in bovenstaande planning is opgenomen, heeft Deelnemer tijdens deze Aanbesteding twee mogelijkheden voor het stellen van vragen of het maken van opmerkingen. Indien Deelnemer vragen heeft aan Opdrachtgever die het karakter hebben van commercieel vertrouwelijk biedt Opdrachtgever de mogelijkheid om dergelijke vragen buiten de Nota van Inlichtingen om te beantwoorden. Uitsluitend vragen waarbij de commerciële belangen van Deelnemers worden geschaad indien de vraag en/of het antwoord openbaar kenbaar worden gemaakt in de Nota van Inlichtingen komen hier in beginsel voor in aanmerking, Deelnemer dient dergelijke vragen via de reguliere procedure, zoals hierboven beschreven, maar separaat in te dienen onder vermelding van Commercieel vertrouwelijk - Niet beantwoorden in de Nota van Inlichtingen. Opdrachtgever zal dergelijke vragen met het karakter commercieel vertrouwelijk altijd eerst beoordelen op haar merites. Mocht Opdrachtgever van mening zijn dat dergelijke vragen niet als commercieel vertrouwelijk aangemerkt zouden moeten worden, zal zij dit in beginsel terugkoppelen aan Deelnemer die deze vragen heeft gesteld. Bij de behandeling van vragen met het karakter commercieel vertrouwelijk zal Opdrachtgever zich te allen tijde inspannen voor het waarborgen van een level playing field. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor vragen en/of opmerkingen ter zijde te leggen of slechts gedeeltelijk te verwerken zolang daarmee de Aanbestedingswet niet wordt geschonden. Indien Deelnemer na kennisneming van de Nota van Inlichtingen nog steeds meent dat er tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden zijn, dan dient Deelnemer op straffe van verval van recht minimaal vijf kalenderdagen vóór de sluitingsdatum voor het indienen van de Inschrijving een kort gedingprocedure aanhangig te maken door middel van het betekenen van een dagvaarding bij de Opdrachtgever Nota s van Inlichtingen Opdrachtgever sluit een vragenronde met het verzenden van een Nota van Inlichtingen met daarin de (geanonimiseerde) vragen van Deelnemers en de antwoorden van Opdrachtgever. Ook eventuele wijzigingen in de Aanbestedingsstukken vermeldt Opdrachtgever hierin. In de laatste vragenronde kan dit vergezeld gaan met Herziene Documentatie van de betreffende Aanbestedingsstukken. De verschenen Nota s van Inlichtingen maken onderdeel uit van dit Beschrijvend Document en prevaleren boven het Beschrijvend Document. Bij een Nota van Inlichtingen beschikbaar gestelde Herziene Documentatie van de Aanbestedingstukken prevaleert boven eerdere versies van het betreffende document. Opdrachtgever stelt de Nota s van Inlichtingen via het Aanbestedingsplatform aan alle Deelnemers beschikbaar. Deelnemers krijgen hier vanuit de Opdrachtgever geen notificatie van, Deelnemer dient er zelf voor zorg te dragen dat de informatie tot zich komt. TenderNed biedt hiertoe de mogelijkheid aan de hand van de onderstaande knop in het Aanbestedingsplatform. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 16 van 61

17 2.3.4 Klachtafhandeling Indien een Deelnemer van mening is dat Opdrachtgever een vraag ten behoeve van de Nota van Inlichtingen niet naar behoren afhandelt kan zij hierover een klacht indienen. Een klacht is een uiting van ongenoegen van een partij over het handelen of het nalaten van een andere partij voor zover dat handelen of nalaten binnen de werkingssfeer van de Aanbestedingswet valt. Een klacht kan worden ingediend via het volgende adres: De indiener van een klacht ontvangt standaard een ontvangstbevestiging na het indienen van een klacht. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een klacht niet in behandeling te nemen; indien hiervan sprake is zal de klager hierover worden geïnformeerd. Deelnemer behoort een vraag of opmerking in eerste instantie te stellen via de procedure van de Nota van Inlichtingen. Indien een Deelnemer van mening is dat Opdrachtgever een vraag ten behoeve van de Nota van Inlichtingen niet naar behoren afhandelt kan zij hierover een klacht indienen. Ook indien Deelnemer na de procedure van de Nota van Inlichtingen van mening is dat Opdrachtgever een beslissing neemt waarmee Deelnemer zich niet kan verenigen heeft Deelnemer de mogelijkheid tot het indienen van een klacht. De indiener van een klacht ontvangt standaard een ontvangstbevestiging na het indienen van een klacht. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor een klacht niet in behandeling te nemen; indien hiervan sprake is zal de klager hierover worden geïnformeerd. 2.4 Indienen en ontvangst van een Inschrijving Het indienen van een Inschrijving kan uitsluitend digitaal via het Aanbestedingsplatform vóór 14 november uur CET. Deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van de Inschrijving. De Inschrijving dient aan de inschrijvingsprocedure en -richtlijnen te voldoen om voor beoordeling in aanmerking te komen. Het niet voldoen aan de procedure en/of een richtlijn kan leiden tot uitsluiting uit de verdere procedure. In dat geval wordt de Inschrijving ongeldig verklaard en schriftelijk afgewezen. Inschrijvingen die niet tijdig of anders zijn ingediend dan in de Aanbestedingsstukken staat omschreven, beschouwt Opdrachtgever als niet te zijn gedaan. Deelnemer draagt het risico van tijdige en volledige indiening van zijn Inschrijving. Opdrachtgever, de aanbieder van het Aanbestedingsplatform en Significant zijn niet verantwoordelijk voor fouten die worden gemaakt door Deelnemers bij het tijdig en volledig aanleveren van informatie via het Aanbestedingsplatform. Raadpleeg daarom bij twijfel de helpdesk van het Aanbestedingsplatform. Met het indienen van een Inschrijving stemt Deelnemer in met alle uitgangspunten en voorwaarden, onder meer zoals opgenomen in Bijlage A. Na ontvangst van de Inschrijvingen opent Opdrachtgever de Inschrijvingen na 14 november uur CET. Eerder kan Opdrachtgever de Inschrijvingen niet inzien. Deelnemers kunnen niet bij de opening van de Inschrijvingen aanwezig zijn. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 17 van 61

18 2.5 Beoordeling Inschrijvingen Vaststellen volledigheid en geldigheid van de Inschrijvingen Opdrachtgever controleert of een Inschrijving volledig en geldig is. Alle stukken die op grond van dit Beschrijvend Document ingediend moeten worden, dienen ook feitelijk en compleet worden overgelegd op de in het Aanbestedingsplatform en dit Beschrijvend Document voorgeschreven wijze. Een Inschrijving onder voorwaarden c.q. met voorbehouden dan wel een onvolledige en/of anderszins ongeldige Inschrijving wordt uitgesloten van de verdere beoordelingsprocedure, tenzij het ontbreken van bepaalde informatie door Opdrachtgever als een kennelijke omissie wordt aangemerkt Beoordeling eisen en voorwaarden Daarna toetst Opdrachtgever of de Inschrijvingen voldoen aan de voorwaarden, de Eisen aan de Deelnemer, de Toetsingscriteria. De voorwaarden staan voornamelijk beschreven in Bijlage A, Eisen aan de Deelnemer staan beschreven in hoofdstuk 3. De Toetsingscriteria staan beschreven in hoofdstuk 4 van het Beschrijvend Document. Voldoet een Deelnemer niet aan één of meerdere van de Geschiktheidseisen, dan wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Indien een Uitsluitingsgrond op een Deelnemer van toepassing is, dan kan Opdrachtgever overgaan tot uitsluiting, het hierover bepaalde in de Aanbestedingswet zal daarbij door Opdrachtgever in acht worden genomen Inhoudelijke beoordeling Inschrijvingen Van Deelnemers die voldoen aan de Eisen aan de Deelnemer en waarvan de Inschrijving tevens voldoet aan de Toetsingscriteria en voorwaarden, beoordeelt Opdrachtgever de Inschrijving vervolgens op basis van het Gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding. Dit Gunningscriterium en de wijze waarop Opdrachtgever vaststelt welke Deelnemer de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft gedaan staat beschreven in hoofdstuk Demonstratie Ten behoeve van het vaststellen of de Inschrijving daadwerkelijk voldoet aan de Toetsingscriteria en de beoordeling van het Gunningscriterium, organiseert Opdrachtgever een demonstratie. Elke Deelnemer die een geldige Inschrijving doet ontvangt hiervoor een uitnodiging. Het doel van deze demonstratie is drieledig: 1. Praktijktest om vast te stellen of het aangeboden PSA/HRM-systeem voldoet aan het gestelde in het Programma van Eisen (zie verder paragraaf 4.2.1). 2. Behandeling van cases ten behoeve van subgunningscriterium 2 - Kwaliteit van het PSA/HRM-systeem (zie verder paragraaf 4.4.3). 3. Mondelinge toelichting op de Inschrijving. Zie onderstaand voor een toelichting hierop. Tijdens de demonstratie kan Opdrachtgever Deelnemer uitnodigen om de ingediende Inschrijving mondeling toe te lichten. Deze mogelijkheid dient uitdrukkelijk niet te worden beschouwd als een separaat subgunningscriterium. Het is een moment van verificatie waarbij de beoordelingscommissie kan vaststellen of de interpretatie van de Inschrijving, en daarmee de toekenning van de punten, juist is geweest. Op basis van de gegeven toelichting behoudt Opdrachtgever zich dan ook het recht voor om de eerder door het beoordelingsteam aan de Inschrijving toegekende scores op de subgunningscriteria naar boven of naar beneden bij te stellen. De volgende voorwaarden zijn van toepassing: - Van Deelnemer zijn uitsluitend de voorgestelde sleutelfunctionarissen aanwezig. - Opdrachtgever communiceert voorafgaand aan de toelichting de agenda met de te behandelen punten. Deelnemer dient deze agenda te volgen en kan zelf geen aanvullende agendapunten inbrengen. Tijdens de demonstratie is van Opdrachtgever (een afvaardiging van) de beoordelingscommissie aanwezig. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 18 van 61

19 2.6 Gunningsbeslissing en rechtsmiddel Na beoordeling maakt Opdrachtgever de Gunningsbeslissing schriftelijk bekend aan alle Deelnemers. Aan deze Gunningsbeslissing kunnen geen rechten worden ontleend. Opdrachtgever informeert Deelnemers in het geval van een afwijzing, en de daarbij behorende voorgenomen gunning aan de Deelnemer die de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft gedaan, middels het Aanbestedingsplatform. De afgevallen Deelnemers krijgen alsdan een termijn van 20 dagen na datum verzending van de notificatie om tegen de afwijzing op te komen. Indien de Deelnemer binnen deze 20 dagen geen kort geding aanhangig heeft gemaakt bij de voorzieningenrechter van de rechtbank te Den Haag door middel van het betekenen van een kort gedingdagvaarding dan wel de Opdrachtgever niet reeds schriftelijk tussentijds is teruggekomen op haar Gunningsbeslissing, verwerkt een Deelnemer zijn recht om tegen het verdere verloop van de procedure op te komen. Niet inachtneming van deze bezwaartermijn als hiervoor bedoeld, betekent bovendien dat de Deelnemer zijn eventuele rechten verwerkt om ter zake in een bodemprocedure van de Opdrachtgever bepaalde (rechts)handelingen en/of een schadevergoeding (met succes) te vorderen. Ook indien een Deelnemer bezwaar heeft tegen de (onvolledige) motivering van het voornemen tot gunnen en/of het begin en/of einde van voornoemde termijn van 20 dagen, verwerkt zij dus alle rechten indien zij de Opdrachtgever niet (tevens) binnen 20 dagen na het voornemen tot gunning respectievelijk afwijzing in kort geding heeft gedagvaard. Opdrachtgever zal de Opdracht gunnen aan de Deelnemer met de beste prijs-kwaliteitverhouding, indien voornoemde termijn van 20 dagen is verstreken zonder dat een kort geding aanhangig is gemaakt en/of er anderszins geen (nieuwe) bezwaren zijn gebleken. Definitieve gunning kan alleen plaatsvinden als op het moment van definitieve gunning geen Uitsluitingsgronden op de Deelnemer van toepassing zijn en de Deelnemer nog steeds voldoet aan de Geschiktheidseisen en overige gestelde eisen. Indien tijdig een kort geding tegen de Gunningsbeslissing respectievelijk afwijzing aanhangig is gemaakt, zal de Opdrachtgever niet eerder tot definitieve gunning overgaan totdat de voorzieningenrechter in eerste aanleg uitspraak heeft gedaan. Ingeval er niet (tijdig) een kort geding aanhangig wordt gemaakt en/of de uitspraak in eerste aanleg van een tijdig aanhangig gemaakt kort geding zich niet tegen de definitieve gunning respectievelijk de gesloten overeenkomst verzet, zal een eventueel hoger beroep en/of een bodemprocedure nimmer kunnen leiden tot enige aansprakelijkheid (bijvoorbeeld inzake gemaakte kosten of gederfde winst) van de Opdrachtgever jegens een (begunstigde en/of verliezende) Deelnemer. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 19 van 61

20 3. Eisen aan de Deelnemer In de volgende paragrafen beschrijft Opdrachtgever welke informatie een Deelnemer dient in te leveren ten behoeve van de beoordeling op grond van de Eisen aan de Deelnemer. Deelnemers dienen de in dit hoofdstuk genoemde informatie in te leveren, waarbij zij de structuur en volgorde van het Aanbestedingsplatform moeten aanhouden. Per Eis aan de Deelnemer beschrijft dit hoofdstuk welke eisen er gelden in het geval van inschrijving als een Samenwerkingsverband of met onderaannemers. Opdrachtgever vraagt onderstaande informatie ten behoeve van de door haar gestelde algemene informatie (A), Uitsluitingsgronden (U) en Geschiktheidseisen (E): Nr. Omschrijving Bij inschrijving Bij verificatie A1 Uniform Europees Aanbestedingsdocument X U1 Inschrijving in het nationale beroeps-/handelsregister X 3.2 U2 Gedragsverklaring aanbesteden X 3.2 U3 Verklaring van de Belastingdienst X 3.2 E1 Ervaring van de Deelnemer X E2 Certificeringen Deelnemer X Tabel 3. Overzicht gevraagde algemene informatie, Uitsluitingsgronden en Geschiktheidseisen Om de administratieve belasting van Deelnemers te beperken maakt Opdrachtgever gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en een beperkt aantal bewijsstukken. Na voorlopige gunning dient de winnende Deelnemer de bewijsstukken binnen 72 uur na het eerste verzoek aan Opdrachtgever te overleggen. Het risico dat de bewijsstukken niet tijdig kunnen worden verkregen ligt bij de Deelnemers. Het verdient aanbeveling de genoemde bewijsstukken tijdig te verzamelen en gereed te hebben, uiterlijk 2 weken na sluiting van de inschrijftermijn. Opdrachtgever stelt voor deze Aanbesteding geen Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht van de Deelnemer. Zij stelt twee Geschiktheidseisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid. Om de toegankelijkheid tot deze Opdracht voor marktpartijen niet onnodig te beperken heeft Opdrachtgever getracht het aantal gestelde Geschiktheidseisen te beperken tot het strikt noodzakelijke. 3.1 Algemene informatie A1: Uniform Europees Aanbestedingsdocument De Deelnemer vult met betrekking tot haar Inschrijving het Uniform Europees Aanbestedingsdocument in zoals bedoeld in artikel 2.84 van de Aanbestedingswet en voegt dit toe aan de Inschrijving op het Aanbestedingsplatform. De Opdrachtgever verklaart naast de verplichte Uitsluitingsgronden de volgende facultatieve uitsluitingsgronden zoals genoemd in artikel 2.87 van toepassingen: Faillissement, insolventie of gelijksoortig (artikel b); Vervalsing van de mededinging (artikel d); Belangenconflict (artikel e); Valse verklaring (artikel h); Onrechtmatige beïnvloeding (artikel i). Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 20 van 61

21 De reden dat Opdrachtgever deze facultatieve uitsluitingsgronden van toepassing verklaart, vloeit voort uit het feit dat zij uitsluitend een Opdrachtnemer wenst te contracteren die financieel stabiel en van onbesproken gedrag is, waarbij geen sprake is van belangenverstrengeling en die integer en ethisch handelt. Indien Deelnemer zich aanmeldt als een Samenwerkingsverband, vullen alle leden van het Samenwerkingsverband het Standaardformulier A: Uniform Europees Aanbestedingsdocument in en ondertekenen dit formulier. Indien Deelnemer zich aanmeldt met onderaannemer(s), vult zij en de onderaannemer(s) het Standaardformulier A: Uniform Europees Aanbestedingsdocument gezamenlijk in en ondertekenen dit formulier. Deelnemer voegt het formulier toe onder vragenlijst 1 in het Aanbestedingsplatform. Toelichting Uniform Europees Aanbestedingsdocument Deelnemer kan op twee manieren het Uniform Aanbestedingsdocument verder uitwerken: 1) Deelnemer dient alle benodigde gegevens met pen in te vullen in het document en het met pen te ondertekenen, waarna het gescande ondertekende document dient te worden toegevoegd bij deze Inschrijving; 2) Of Deelnemer dient door middel van de elektronische tool via in te vullen. Hierbij dient men bij de tool de eerste optie ondernemer te selecteren, waarna men het XML-bestand kan inladen en het elektronisch kan worden ingevuld. Nadat alle benodigde gegevens zijn ingevuld en het PDF met pen is ondertekend, dient het gescande ondertekende document te worden toegevoegd bij deze Inschrijving. 3.2 Bewijsmiddelen ten behoeve van Uitsluitingsgronden Na voorlopige gunning dient de winnende Deelnemer gevraagde bewijsstukken binnen 72 uur na het eerste verzoek aan Opdrachtgever te overleggen. De bewijsstukken die opgevraagd kunnen worden zijn: U1: Inschrijving in Nationale beroeps-/handelsregister Een verklaring, niet ouder dan 6 maanden, zoals bedoeld in lid 1 van artikel 2.89 van de Aanbestedingswet waaruit blijkt dat de Deelnemer volgens de eisen die gelden in het land waarin de Deelnemer is gevestigd, is ingeschreven in het nationale beroeps-/handelsregister, dan wel, indien een dergelijke verklaring in het land van vestiging niet wordt afgegeven, een verklaring of attest onder ede te verstrekken. Binnen Nederland vervult een uittreksel van inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel deze functie. Uit het uittreksel dient onder andere te blijken dat degene die de Inschrijving heeft ondertekend, een rechtsgeldig bevoegd vertegenwoordiger van de Deelnemer is. Indien de ondertekening geschiedt door een ander dan vermeld in het register van de Kamer van Koophandel, dient tevens (een kopie van) de daartoe vereiste volmacht te worden bijgevoegd. U2: Gedragsverklaring aanbesteden Een afschrift van de Gedragsverklaring aanbesteden, zoals bedoeld in lid 2 van artikel 2.89 en hoofdstuk 4.1 van de Aanbestedingswet. De Gedragsverklaring aanbesteden dient op het moment van overleggen de actuele situatie van de Deelnemer weer te geven, waarbij het niet ouder dient te zijn dan 24 maanden. Indien zich na afgifte van de Gedragsverklaring aanbesteden een Uitsluitingsgrond heeft voorgedaan, is de Deelnemer verplicht dat in zijn Inschrijving te vermelden (op straffe van uitsluiting). De Deelnemer dient er rekening mee te houden dat hij de Gedragsverklaring aanbesteden moet aanvragen bij de Minister van Veiligheid en Justitie, die beslist op de aanvraag: Voor een natuurlijke persoon: binnen 4 weken na ontvangst van de aanvraag; Voor een rechtspersoon: binnen 8 weken na ontvangst van de aanvraag. Indien de beslissing op de aanvraag onverhoopt langer duurt, komt dit voor risico van de Deelnemer. De Deelnemer doet er uit dien hoofde goed aan om (indien hij twijfelt of hij antecedenten heeft) tijdig en voorafgaand aan een mogelijk verzoek van de Opdrachtgever een Gedragsverklaring aanbesteden aan te vragen. U3: Verklaring van de Belastingdienst Een Verklaring van de Belastingdienst, niet ouder dan 6 maanden, inzake betaling van sociale zekerheidspremies en/of belastingen, zoals bedoeld in lid 3 van artikel 2.89 van de Aanbestedingswet. Deelnemer dient er rekening mee te houden dat hij de Verklaring van de Belastingdienst moet aanvragen bij Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 21 van 61

22 de Belastingdienst. Indien de aanvraag van de verklaring onverhoopt langer duurt, komt dit voor risico van de Deelnemer. Deelnemer doet er uit dien hoofde goed aan om tijdig en voorafgaand aan een mogelijk verzoek van Opdrachtgever een Verklaring van de Belastingdienst aan te vragen. Ten aanzien van een onderneming die gevestigd is in een andere lidstaat aanvaardt Opdrachtgever, conform lid 4 van artikel 2.89 van de Aanbestedingswet, ook gegevens en bescheiden uit de betreffende lidstaat die een gelijkwaardig doel dienen als de bovengenoemde bewijsmiddelen of waaruit blijkt dat de Uitsluitingsgronden niet op de betreffende onderneming van toepassing zijn. Het staat Opdrachtgever vrij alle nadere bewijsstukken op te vragen die zij noodzakelijk acht voor het uitvoeren van de toetsing aan de Uitsluitingsgronden. Toepasselijkheid Uitsluitingsgronden op bestuurders en aandeelhouders Aan toepasselijkheid van een Uitsluitingsgrond op een onderneming wordt conform artikel 2.86 lid 3 van de Aanbestedingswet gelijkgesteld aan de situatie dat een Uitsluitingsgrond van toepassing is op een bestuurder van die onderneming en/of op een of meer aandeelhouders die, alleen of gezamenlijk, minimaal 50% van de aandelen van de onderneming houden en/of op een natuurlijke persoon of rechtspersoon die anderszins direct of indirect zeggenschap uitoefent op de betreffende onderneming. Aanmelding in een Samenwerkingsverband of met onderaannemers Ingeval een Inschrijving wordt gedaan door een combinatie dient ieder lid van de combinatie het betreffende bewijsstuk na verzoek door Opdrachtgever over te leggen. Onderaannemers hoeven bovengenoemde bewijsstukken met betrekking tot Uitsluitingsgronden niet te overleggen. 3.3 Geschiktheidseisen m.b.t. financiële en economische draagkracht Opdrachtgever stelt geen Geschiktheidseisen met betrekking tot financiële en economische draagkracht. 3.4 Geschiktheidseisen m.b.t. technische en beroepsbekwaamheid Op basis van de hieronder beschreven Geschiktheidseisen met betrekking tot technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid (zie ook deel IV van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument) bepaalt Opdrachtgever of een Deelnemer geschikt is voor het uitvoeren van de Opdracht. Opdrachtgever legt een Inschrijving terzijde indien de Deelnemer niet voldoet aan de gestelde eis E1: Ervaring Deelnemer Deelnemer dient aan de hand van referentieprojecten aan te tonen dat hij over competenties beschikt die Opdrachtgever noodzakelijk acht voor het op een goede wijze kunnen uitvoeren van de Opdracht. Hiertoe kan Deelnemer verwijzen naar competenties die Deelnemer heeft opgedaan bij de uitvoering van opdrachten die Deelnemer niet langer dan drie Jaar geleden tijdig heeft afgerond, verleend uitstel daaronder begrepen. Om de geschiktheid aan te tonen dient Deelnemer te beschikken over de volgende competenties: A. De levering van een soortgelijk PSA/HRM-systeem, dat voldoet aan de volgende specificaties: o Het systeem bestaat uit de volgende onderdelen: Salaris- en personeelsadministratie Verzuimadministratie; Digitaal personeelsdossier; Employee Self Service en Management Self Service. o Het systeem is operationeel bij een onderwijsinstelling van minimaal 1000 medewerkers. B. De levering van een PSA/HRM-systeem, dat voldoet aan de volgende specificaties: o Het systeem bestaat uit salaris- en personeelsadministratie, de overige onderdelen zoals bij A. benoemd (verzuimadministratie, digitaal personeelsdossier, Employee Self Service en Management Self Service) hoeven hier geen onderdeel van uit te maken; o Het systeem is conform wet- en regelgeving en bestemd voor in ieder geval cao PO/VO en cao Bestuurders. Beschrijvend Document Europese aanbesteding PSA/HRM- systeem 22 van 61