Beheer(s) uw bedrijf met Mafact business software

Transcriptie

1 1. Reorganisatie met compressie 2. Backup Beheer(s) uw bedrijf 3. "Openstaande" documenten afsluiten UW INVENTARIS OPSTELLEN OP 01/01/2017 MET CONTROLE! Zorg ervoor dat de documenten van de volgende types afgesloten zijn: In " BEHEREN / VERKOPEN ZONDER BTW" verzendingsnota's (aan klanten) reserveringen voor klanten retourbonnen van klanten In " BEHEREN / AANKOPEN" leveringsbonnen (van leveranciers) retourbonnen aan leveranciers In " BEHEREN / MUTATIES" in productie-bonnen Wij raden U aan deze documenten af te sluiten om verwarring te vermijden tussen de begrippen "Inventaris" <> "Beschikbaar" <> "Fysiek aanwezig". 1/9

2 4. Herberekening van de fiches In "STATISTIEKEN / INVENTARIS / BEREKENING VAN DE INVENTARIS" de volgende velden invullen: Alle voorraadlocaties Type: beschikbaar Datum: 31/12/2999 Met Correctie Met Historiek Met Nulsaldo Met Herberekening Zonder validering 31/12/2099 2/9

3 5. Een inventarisberekening op datum van 01/01/2017 laten berekenen In "STATISTIEKEN / INVENTARIS / BEREKENING VAN DE INVENTARIS" de volgende velden invullen: Alle voorraadlocaties Type: beschikbaar Datum: 01/01/2017 Met Correctie (deze optie zal enkel actief zijn indien u deze handelingen voor 01/01/2017 uitvoert) Met Historiek Met Nulsaldo Met Herberekening Zonder validering 01/01/2017 3/9

4 6. Het resultaat afdrukken Via "STATISTIEKEN / INVENTARIS / LIJSTEN" Ofwel lijst "INVENT10.RPT" Ofwel lijst "INVENT20.RPT" (indien u met meerdere voorraadlocaties werkt). 01/01/2017 4/9

5 7. Het resultaat analyseren Indien de INVENTARIShoeveelheid verschilt van de BESCHIKBARE hoeveelheid Indien de INVENTARIShoeveelheid niet overeenstemt met de genoteerde hoeveelheid En u hier niet de reden voor kent (verdwenen goederen, niet afgesloten "openstaand" document, ) Kunt u via "STATISTIEKEN / INVENTARIS / LIJSTEN" ofwel lijst "INVENT30.RPT" ofwel lijst "INVENT40.RPT" opvragen, eventueel enkel voor die bepaalde artikelen. U krijgt dan een volledig overzicht van alle documenten (met dat artikel) vanaf het laatste inventarisdocument. 01/01/2017 5/9

6 8. Stockcorrectie(s) ingeven Via "Beheren\Mutaties" in een dagboek van het type "Verschillende mutaties" een mutatiedocument ingeven op datum van 31/12/2016 met daarin de stockcorrecties. 12/2016 Geef geen waarden (prijzen) in omdat dit een FIFO berekening zal vervalsen. Voorbeeld 1: De MAFACT-lijst geeft 10 stuks aan voor de inventaris- en beschikbare hoeveelheid, maar u vindt maar 8 stuks in uw voorraad Een lijn ingeven met dit artikel met "Geleverd" "-2" Voorbeeld 2: De MAFACT-lijst geeft 15 stuks aan voor de inventaris- en beschikbare hoeveelheid, maar u vindt (vreemd genoeg) 18 stuks Een lijn ingeven met dit artikel met "Geleverd" "3" Deze verbeteringen zullen direct de artikelfiche wijzigen. 6/9

7 9. Automatisch aanmaken van een inventarisboeking op datum van 01/01/2017 Wij raden U aan om één inventarisboeking per voorraadlocatie aan te laten maken. Over het algemeen komt een bepaalde voorraadlocatie overeen met een bepaalde 3XXXXX rekening van het boekhoudplan. In "STATISTIEKEN / INVENTARIS / BEREKENING " de volgende velden invullen: De voorraadlocatie Uw Inventaris Journaal Type: inventaris Datum: 01/01/2017 Met boeking Met Nulsaldo Met Herberekening Met validering (op keuze) 01/01/2017 DE PROCEDURE VOOR DE HERBEREKENING VAN DE FICHES MOET NIET MEER UITGEVOERD WORDEN omdat de door Mafact aangemaakte inventarisboeking nu overeenstemt met uw genoteerde inventaris. 7/9

8 1. Mafact: dagboeken hernummeren Beheer(s) uw bedrijf Het Mafact documentnummer bestaat uit de 4 cijfers van het "Omgangsjaar" van het dagboek, gevolgd door 6 cijfers gebaseerd op de "Nummer" van het dagboek. U kunt de dagboeken a.d.h.v. deze velden hernummeren via "Bestanden\Journaals": / "Omgangsjaar" Het jaar en ook de 4 eerste cijfers voor het documentnummer in Mafact Opmerking: Indien nodig, rekening houden met de opmerkingen voor de koppeling met uw boekhoudpakket, beschreven in de "Help" onder "Koppeling met " "Nummer" De 6 volgende cijfers Dit is het nummer dat gegeven zal worden aan het eerstvolgende document dat met dit dagboek aangemaakt zal worden. Mafact past dit nummer vervolgens automatisch aan. 8/9

9 "Periode" De periode voor het eerstvolgende Mafact document Wordt door Mafact aangepast bij het ingeven van het eerste document in een nieuwe periode Een manuele wijziging, bijvoorbeeld naar "01/2017", houdt in dat u, in dit dagboek, geen document meer kunt ingeven in een vorige periode. "VCS" Indien u hier een getal heeft ingegeven om het beheer van een gestructureerde mededeling te activeren en dit getal verwijst naar het omgangsjaar, bijvoorbeeld "16", dan is het aangeraden om dit getal met 1 te verhogen om het in overeenstemming te brengen met het nieuwe omgangsjaar, dus "17 in dit voorbeeld Opgelet! Per dagboek doen! 9/9