Aandachtspunten en praktische tips bij de overgang naar het nieuwe boekhoudplan

Transcriptie

1 Aandachtspunten en praktische tips bij de overgang naar het nieuwe boekhoudplan Geraldine Mattens, Vlaamse Sportfederatie vzw Sylvia Thienpont, SBB Accountants & Adviseurs 1

2 Aandachtspunten en praktische tips 1. Overgang tussen het huidige en nieuwe boekhoudplan; 2. Mogelijke werkwijzen: Verschillende boekhoudprogramma s en mogelijkheden; Stappenplan. 3. Aandachtspunten bij overgang; 4. Vergelijkbaarheid resultatenrekening en begroting. 2

3 1. Overgang tussen boekhoudplannen Boekhouding 2012 oude boekhoudplan Boekhouding 2013 nieuwe boekhoudplan Boekhoudkundige verrichtingen vanaf 01/01/2013 dienen ingeboekt te worden conform nieuwe boekhoudplan! 3

4 Gegevensverzameling Vlaamse Sportfederatie: ProAcc / Exact Winbooks Ciel Wings Popsy VERO Expert M / Plus Venice BOB MAGIC Axi finance Overige 4

5 Overleg met leveranciers: Overige; 12 Axi finance; 2 ProAcc / Exact; 20 MAGIC; 2 BOB; 2 Venice; 3 Winbooks; 5 Expert M / Plus ; 3 VERO ; 3 Popsy; 3 Wings; 3 Ciel; 5 5

6 Via federaties overleg met leveranciers Verschillende werkwijzen samen te vatten in twee opties: 1. Hernummeren boekhoudplan 2. Openen nieuw dossier (voorkeur) 6

7 1. Hernummeren boekhoudplan Manueel of automatisch hernummeren van het oude boekhoudplan naar het nieuwe boekhoudplan (automatisch = via Excel door leverancier); vb. rekening 6000 aankoop niet te activeren sportmateriaal nieuw boekhoudplan: aankoop niet te activeren sportmateriaal 2 opties historiek gaat mee naar nieuwe rekening hergebruik rekeningen zonder historische gegevens mee te nemen 7

8 1. Hernummeren boekhoudplan 1 ste optie: historiek gaat mee naar nieuwe rekening Voordelen: Historische gegevens van het oude rekeningnummer zijn gelinkt aan het nieuw rekeningnummer (echter beperkt werkbaar). Nadelen: Timing! Pas van start gaan na volledige afsluiting boekjaar 2012; Btw-belastingplichtige kunnen niet tijdig hun aangifte indienen; Sommige oude rekeningnummers krijgen 2 nieuwe nummers (historiek?); Rekeningnummers van nieuw BH-plan zijn mogelijk reeds in gebruik; Interventie nodig van leverancier; 8

9 1. Hernummeren boekhoudplan 2 de optie: hergebruik rekeningen zonder historische gegevens mee te nemen Voordelen: Federatie kan dit zelf doen. Nadelen: Timing! Pas van start gaan na volledige afsluiting boekjaar 2012; Btw-belastingplichtige kunnen niet tijdig hun aangifte indienen; Rekeningnummers van nieuw BH-plan zijn mogelijk reeds in gebruik; Vorige boekjaren mogelijk niet meer raadpleegbaar door hergebruik/herbenoeming/wissen rekeningen (archief?); 9

10 2. Openen nieuw dossier (voorkeursmethode) STAPPENPLAN 1. Openen nieuw dossier binnen bestaande boekhoudprogramma: Bij heel wat leveranciers is het openen van een tweede dossier reeds inbegrepen in de bestaande overeenkomst en dus kosteloos (Exact, ProAcc, Winbooks, BOB, Venice, ), uiteraard wel afhankelijk van de gebruikte versie. 10

11 STAPPENPLAN 2. Vaste gegevens overdragen van het oude dossier naar het nieuwe: Laat klantenfiches en leveranciersfiches overzetten naar het nieuwe dossier. Hiervoor schakel je de leverancier in. Ook andere relevante info kan overgezet worden: analytisch plan, factuursjablonen, link met ledenprogramma, LET OP: Zet nooit het oude rekeningplan over! 11

12 STAPPENPLAN 3. Inlezen van het nieuwe BLOSO boekhoudplan: Laat het nieuwe boekhoudplan inlezen in het nieuwe dossier (in de meeste gevallen kan dit op basis van een Excel-file = geen manuele ingave). BLOSO heeft op basis van het nieuwe boekhoudplan een Excel-file aangemaakt met de volledige uitsplitsing per opdracht (zie website), gebruik dit als basis. AANDACHTSPUNT: Vóór het inlezen van het boekhoudplan pas je de Excel-file best aan, bijvoorbeeld: verwijderen opdrachten die jouw federaties niet heeft of invoegen van bijkomende nummers relevant voor je federatie (6107 huur secretariaat ). 12

13 STAPPENPLAN 1/2/3 Na het uitvoeren van stap 1,2 en 3 is het nieuwe dossier klaar om dagdagelijkse boekingen in te doen zoals: - aankoopfacturen; - verkoopfacturen; - financiële verrichtingen. De btw-aangifte kan reeds gedaan worden. AANDACHTSPUNT: De balans is nog niet overgedragen (zie volgende stap) 13

14 STAPPENPLAN 4. Overdracht van balans boekjaar Het overdragen van de balans kan op verschillende manieren, afhankelijk van het boekhoudpakket: Exact/ProACC: Overdracht van een voorlopige balans bijvoorbeeld in januari (hernummering door leverancier op basis van lijst federatie vb Didactisch materiaal), overdracht definitieve balans na afsluiting boekjaar Voordeel: Nadeel: - historieken op balansrekeningen blijven behouden (details klanten en leveranciers); - er dient enkel een lijst voor de overdracht opgemaakt te worden; - - afpuntingen verdwijnen bij tweede import, nadien opnieuw te matchen - 14

15 STAPPENPLAN 4. Overdracht van balans boekjaar Het overdragen van de balans kan op verschillende manieren, afhankelijk van het boekhoudpakket: Winbooks: Overdracht van de balans via back-up dossier na afsluiting, details op klanten, leveranciers en 49- rekeningen blijven behouden. Manuele ingave: de balans bij afsluiting van boekjaar 2012 kan altijd manueel worden ingegeven in het nieuwe dossier als beginbalans. Indien eerder beperkte balans kan dit zeker een optie zijn. 15

16 2. Openen nieuw dossier (voorkeursmethode) STAPPENPLAN 1. Openen nieuw dossier binnen bestaande boekhoudprogramma; 2. Vaste gegevens overdragen van het oude dossier naar het nieuwe; 3. Inlezen van het nieuwe BLOSO boekhoudplan; 4. Overdracht van balans boekjaar Voor- en nadelen van deze werkwijze? 16

17 2. Openen nieuw dossier (voorkeursmethode) Voordelen: Timing! Er kan na stap 3 onmiddellijk geboekt worden in 2013; Btw-belastingplichtige kunnen tijdig hun aangifte indienen; Er kan gelijktijdig in beide boekjaren geboekt worden; Oud dossier blijft raadpleegbaar; Nadelen: Vergelijkbaarheid resultatenrekening 2012/2013; Koppeling boekhoudprogramma met andere programma s moet opnieuw gebeuren (vb. ledenprogramma, ) Interventie leverancier nodig; 17

18 3. Aandachtspunten bij overgang Aandachtpunten: Mogelijkheden huidig pakket, eventuele noodzaak tot overschakeling? Btw-aangiftes in te dienen timing is dan belangrijk; Aantal nummers boekhoudplan het nieuwe BLOSO boekhoudplan vergt minimaal 8 cijfers ( Huur sportmateriaal sportkampen); Analytisch: plan koppelen met de opdrachten snellere opvolging mogelijk (KB, BI, PS, OC, JS, ); Gebruik de voorgestelde stappen bij punt 2 als leidraad, werkwijzen kunnen verschillen afhankelijk van de specifieke situatie van de federatie. 18

19 4. Vergelijkbaarheid resultatenrekening en begroting Wijziging van boekhoudplan GEVOLG Vergelijkbaarheid resultatenrekening over de jaren heen is weg. Begroting werd opgemaakt volgens het oud rekeningplan, vergelijkbaarheid weg. 19

20 4. Vergelijkbaarheid resultatenrekening en begroting Belang interne rapportering/opvolging: Omvormen begroting naar nieuw schema Omvormen resultatenrekeningen 2012 en eerder 20

21 4. Vergelijkbaarheid resultatenrekening en begroting 61 Diverse goederen, diensten en leveringen 31/12/2012 Begroting 2012 Begroting Technologisch materiaal 5.250, , ,00 Kaderopleiding en bijscholing 1.500, , , Begeleiding sportclubs en informatieplicht 250,00 200,00 250, Promotie eigen sporttak 2.000, , , Organisatie competitieve sportbeoefening 1.000,00 500, , Organisatie recreatieve sportbeoefening 500,00 0,00 500, Voertuigen, reddings- en volgboten 5.500, , ,00 Kaderopleiding en bijscholing 1.000,00 500,00 750, Begeleiding sportclubs en informatieplicht 1.000, , , Promotie eigen sporttak 1.500, , , Organisatie competitieve sportbeoefening 1.000,00 950, , Organisatie recreatieve sportbeoefening 1.000,00 750, , Secretariaat 9.865, , , Andere 250, , ,

22 4. Vergelijkbaarheid resultatenrekening en begroting Vetrekken van resultatenrekening of begroting volgens oud rekeningplan in Excel; Nieuwe rekeningnummers plaatsen; Sorteren op nieuw rekeningnummer (functie sorteren en filteren, selectie uitbreiden) Totalen maken per nieuw rekeningnummer; Structureren volgens nieuw boekhoudplan. Opvolging over de jaren heen én tov de begroting is buiten de boekhouding aangezien we uitgaan van de aanmaak van een nieuw dossier. Andere oplossingen zijn mogelijk afhankelijk van de specifieke situatie van de federatie. 22

23 Aandachtspunten en praktische tips Vragen? 23