Algemene Ledenvergadering Pg.01

Transcriptie

1 Algemene Ledenvergadering Pg.01 Van François Bakker Dinsdag 24 maart 2015 Aanwezig: Joost Avis, François Bakker, Ellie Bouwman, Hilda Brak, Femke Corbière, Arjan van Dam, Jan van Golen, Jacqueline Hagen, Astrid t Hart, Pieter t Hart, Ellen Heijne, Jelle Heijne, Paul Hendriks, Aat Hendrikson (vanaf 21.00), Marry van den Heuvel, Henk Hoekmeijer, Hanny Jongejan, Janine Jongepier, Janneke van den Kerkhoff, Piet van den Kerkhoff, Hans van Keulen, Sandra Kouwenberg, Arie Kuijper, Jan van Meurs, Margriet Muller, Koos van den Nieuwendijk, Rutger Peenstra, Yvonne Roeland, Roeland Romijn, Hans Ros, Thijs Ros, Kees Snel, Gijs Straver, Tim Valentijn, Ronold Velner, Martin Vergeer, Gerard Vermeij, Jan Vesseur, Rien van der Wild, Petra van Zeeland. Afwezig met kennisgeving: Hans Bakker Rien van Dijk, Ben Hartman, Ellen Neuvel, Gerard van der Plas, Jan Pool 1. Opening en mededelingen Janine opent de vergadering om en geeft aan te willen beginnen met de uitreiking van de Gerard Sengersbokaal. 2. Gerard Sengersbokaal Drie mensen zijn genomineerd. Hans Ros licht de uitslag toe. Voor dit jaar werd de Gerard Sengersbokaal bepaald door gelopen afstanden gecombineerd met de meerkamp. Er is iets gewijzigd. Na overleg met Gerard Sengers is er nu een nieuw systeem met drie categorieën AB Junioren gewonnen door Jelle Heijen CD Junioren gewonnen door Kenneth Moerenhout Masters gewonnen door Aafke van Dalen Hans reikt de bokaal uit aan Jelle Heijnen. 3. Welkom Janine heet in het bijzonder de aanwezige ereleden welkom: Martin Vergeer, Janny en Piet van den Kerkhoff, Hans Ros en Gerard Vermeij. Tom van Veldhuizen is afwezig vanwege zijn verjaardag. Gerard Sengers is niet aanwezig. Zijn operatie is geslaagd verlopen.

2 Algemene Ledenvergadering Pg Stand van zaken renovatie baan Rutger licht de stand van zaken van de baanrenovatie toe. Vorig jaar tijdens de ALV is de uitbreiding van de kogelsector besproken. Tegelijkertijd speelde de renovatie van de baan. Dit heeft er in geresulteerd dat de renovatie van de baan, de uitbreiding van de kogelsector en de bouw van de kogelsector zijn gecombineerd. Op dit moment zijn we met de gemeente in overleg. In maart is de staat van de onderlaag onderzocht. Nu ziet het er naar uit dat de kunststoflaag en het asfalt moeten worden vervangen. De duur van de renovatie is waarschijnlijk twee maanden. Koos van den Nieuwendijk vraagt of de baan de zelfde kleur krijgt. Het antwoord is ja. Waarom wordt de baan niet in juli en augustus gerenoveerd? We zijn afhankelijk van een aantal partijen, de gemeente, aannemers, het weer. Dat levert een aantal onzekerheden. Tijs Ros vraagt of dit onder regulier onderhoud valt. Bij de aanleg van de baan waren er problemen met de onderlaag. Antwoord: het scheuren van het kunststof heeft niets met de onderlaag te maken. Het inzicht is nu dat de onderlaag in orde is. Martin Vergeer vraagt of al gekeken is wat moet worden gedaan voor de jeugd. Antwoord: er is binnenkort overleg met de trainers. Vraag: heeft de baanrenovatie consequenties voor wedstrijden? De wedstrijden zijn zo gepland dat er in de periode van renovatie geen wedstrijden zullen zijn. 5. Huldigingen en jubilea Het bestuur draagt Erik Visser voor als erelid. Hij heeft afscheid genomen als trainer, coördinator etc. van de triatlonafdeling. Hij heeft aan de wieg gestaan van de succesvolle opbouw van de triatlontak van Clytoneus. Hij heeft naast volwassenen ook jongeren laten toetreden, heeft de relatie gelegd met de lopers door het organiseren van zwemlopen. De ALV stemt onder applaus in met deze voordracht. Erik kan niet op de ALV zijn, omdat hij op Gran Canaria is.

3 Algemene Ledenvergadering Pg.03 Jubilarissen Er zijn vijf jubilarissen die 25 jaar lid zijn: Hanny Jongejan, Henk Hoekmeijer, Cees Snel, Pieter t Hart, Ronold Velner. Zij krijgen een bos bloemen en een kantinekaart. Hanny Jongejan trakteert op chocolaatjes. 6. Notulen ALV 10 december 2014 De vragen van de ALV over het opstalrecht zijn met de notaris besproken. De overeenkomst geldt voor 20 jaar en wordt vervolgens steeds stilzwijgend verlengd. Wanneer de gemeente de overeenkomst wil beëindigen, dient een vergoeding te worden betaald. De horecaparagraaf is geen belemmering voor onze normale clubactiviteiten. Het bestuur heeft inmiddels de acte ondertekend. De notulen worden vastgesteld. 7. Jaarverslag Prioriteiten van het bestuur waren de baanrenovatie en het vinden van voldoende vrijwilligers. Nieuwe activiteiten in 2015 zijn de trimgroep overdag op donderdag en de opstapgroep op dinsdag. Het bestuur wil proberen de baanbezetting gelijkmatiger te maken. De groep op donderdag trekt nieuwe leden en zorgt er ook voor dat leden langer lid blijven. Er zijn voorzichtige gesprekken met de gemeente over andere doelgroepen. Ron Vermeij is hier als combinatiefunctionaris vanuit de gemeente bij betrokken. Er wordt gevraagd of de donderdaggroep de BSO bijt. Nee, deze groep traint s ochtends, de BSO is er s middags. De AB junioren ontbreken in het verslag. Dit wordt gemist. Prestaties komen zo snel mogelijk op de website. Naar aanleiding van het ledental wordt gevraagd of de masters worden meegeteld bij de trimmers. Dit zorgt voor een stijging bij de trimmers en een daling bij de senioren. Waarom doen we dit? Op dit moment kunnen we het op deze manier uit de ledenadministratie (SportLink) halen. Nu is belangrijk naar de Atletiekunie dat we het ledenaantal kunnen doorgeven. We proberen masters terug te laten keren als categorie.

4 Algemene Ledenvergadering Pg.04 Volgens de ledenadministratie is het aantal pupillen gedaald. In het jaarverslag van de pupillen staat een stijging. Dit klopt niet met elkaar. Antwoord: Het is de eerste keer dat we uit SportLink de ledentallen krijgen. Daardoor kunnen er verschillen zijn ontstaan met oudere lijsten. Donateurs staan niet meer apart geregistreerd in SportLink. SportLink wordt primair gebruikt voor het innen van contributie. We nemen het op in het verslag als aanvulling op het jaarverslag. 8. Financieel jaarverslag Hans licht het financieel jaarverslag toe is min of meer conform begroting afgerond, met een miniem negatief resultaat. Een anonieme gift is ingezet bij de aanschaf van clubkleding. Dit zorgt voor een positief resultaat. De contributie is licht gedaald door daling van het ledental. Er zijn opstartproblemen geweest met de contributie-inning bij de invoer in SportLink. Een deel van het jaar was er inning met het oude systeem en een deel van het jaar met het nieuwe systeem. Dit verklaart de post negatieve inkomsten op de jaarrekening. Belangrijke kostenpost was de aanschaf van clubkleding voor trainers en juryleden. Hier is de eerder genoemde anonieme gift voor gebruikt. Bij de triatleten liep het sponsorcontract af. Hierdoor was voor de triatleten nieuwe kleding nodig. Dit is aangegrepen om voor de triatleten clubkleding in clubkleuren aan te schaffen. Hiervoor is geld beschikbaar gesteld. De triatleten hebben geld ingebracht door deelname aan een sponsor fietstocht. De kantine-inkomsten zijn lager dan begroot. Sponsorinkomsten zijn lager dan begroot, er was geen sponsorcommissie. De reclameborden worden gemist bij de inkomsten. Er is al langere tijd geen contact geweest met de sponsoren. Een deel van de sponsors heeft opgezegd. We hebben nu een actieve sponsorcommissie. De borden worden nu niet betaald. De inkomsten uit borden waren laag. Bij inkomsten uit BSO wordt gevraagd of de voorgenomen fusie van Triangel met Kind en co consequenties heeft voor onze inkomsten. Mocht deze fusie tot gevolg hebben dat de BSO op onze locatie wordt gesloten, dan kunnen we dit opvangen. Er ontstaat dan een heel andere financiële situatie dan nu, veel krapper.

5 Algemene Ledenvergadering Pg.05 We houden contact met Triangel. We gaan ervan uit dat we goede connecties hebben met Triangel. Onze locatie wordt gezien als een goede locatie. Per 1 juli is de fusie tussen Triangel en Kind en co. Daarna wordt een besluit genomen over locaties. Het bestuur onderkent dat er een risico is. Er is overleg geweest met Triangel over wat er gebeurt tijdens de renovatie. De vereniging staat er financieel goed voor. Er is een stroppenpot en er zijn voorzieningen getroffen voor onderhoud. We gaan behoedzaam om met investeringen. We brengen investeringen zo veel mogelijk ten laste van het lopende boekjaar. De vereniging heeft een goede liquiditeitspositie. Er is geld beschikbaar gehouden voor het geval de vereniging zou moeten bijdragen aan de renovatie van de baan. We willen zo veel mogelijk aflossen op de hypotheek om zodoende de rentekosten terug te brengen. Het bedrag ontbreekt voor de tribune, die twee jaar geleden is gepresenteerd. Vooralsnog acht het bestuur het niet verstandig hierin te investeren. Hierdoor wordt in de voorziening onderhoud mogelijk een verkeerd beeld geschetst. In het kader van risicobeleid en behoedzaam ramen heeft deze een zekere positie. De huurinkomsten van RCW staan onder overige inkomsten. De kascontrolecommissie bestond dit jaar uit Roeland Romijn en Robin Vergeer. Roeland licht de bevindingen van de kascontrolecommissie toe. De kascontrolecommissie verklaart de stukken te hebben gecontroleerd en is akkoord 9. Begroting 2015 De contributie is geïndexeerd. Het kan zijn dat de BSO op deze locatie twee maanden moet sluiten, dit scheelt inkomsten. Er is behoedzaam geraamd. We verwachten krap uit te komen. Door vrijval in afschrijvingen verwachten we in 2016 ruimer uit te komen. Vraag: Er zijn geen kosten voor clubkleding voor nieuwe trainers begroot. Er komen nieuwe trainers bij. Er wordt een bedrag voor clubkleding voor nieuwe trainers opgenomen. De ALV verleent decharge aan het bestuur voor Roeland Romijn en Robin Vergeer vormen voor 2015 de kascontrolecommissie.

6 Algemene Ledenvergadering Pg Bestuurssamenstelling 2015 Rutger en Hans treden af. Rutger is vier jaar bestuurslid geweest en Hans is zes jaar bestuurslid geweest. Rutger blijft de contacten met de gemeente onderhouden over de renovatie van de baan. Janine bedankt Rutger voor zijn inzet voor de vereniging. Hans is twee termijnen penningmeester geweest en blijft beschikbaar voor nood. Janine bedankt Hans voor zijn inzet. Aat Hendrikson heeft zich gemeld als kandidaat penningmeester. Er is nog een vacature in het bestuur. De ALV is akkoord met de benoeming van Aat Hendrikson tot penningmeester. 11. Vrijwilligersbeleid Ellie geeft een toelichting op het vrijwilligersbeleid. De ouders van jeugdleden hebben aangegeven, dat ze graag willen helpen bij autorijden. Er zijn verenigingen die ouders verplichten om vrijwilligerswerk te doen. Clytoneus heeft dit tot nu toe niet gedaan. Andere verenigingen hebben eenzelfde probleem met te weinig vrijwilligers. Het bestuur brengt de situatie nu in beeld. Helpt het op de manier waarop we het nu doen? Uit de analyse kan een aantal scenario s volgen. Er wordt gepleit voor verplichting. De triatlon heeft een roulatiesysteem voor activiteiten zoals het organiseren van de zwemloop. Persoonlijke benadering helpt ook. Bij een atletiekvereniging (Phanos in Amsterdam) is vrijwilligerswerk verplicht gesteld. Kan SportLink worden gebruikt om zichtbaar te maken wie actief is? Dit kan maar het kost veel werk. De ALV vraagt het bestuur aan te geven hoe verplichtstellen vorm kan krijgen. Verplichting vergt echter ook administratie en sancties. 12. Rondvraag Er wordt gevraagd naar veiligheid, wie kan reanimeren. Het bestuur wil groepen spreiden over de avonden. De groepen op maandag en woensdag blijken erg groot te zijn. We willen meer groepen op dinsdag en donderdag. Het verschil in

7 Algemene Ledenvergadering Pg.07 snelheid op dinsdag is groot. We laten de groepsverdeling terugkomen in het trainersoverleg. Het bestuur wordt bedankt voor de inspanningen voor de slingerkooi en de kogelsector. Vijf juryleden werken volgend jaar mee aan het EK atletiek. 13. Sluiting Janine sluit om de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en aanwezigheid.