De nieuwe coördinator ontwikkelingssamenwerking. Rob van Klaveren, heeft deze gedachte in bijgaand beleidsdocument uitgewerkt.

Transcriptie

1 Voorblad agendapunt MT Managementteam Jeroen Schmaal Onderwerp: Nieuw buitenland beleid vergaderpunt: Toen we een jaar geleden constateerden dat PDAM Pontianak het ook zonder onze kennis wel kan, en we dus tijd en ruimte voor een nieuwe uitdaging hadden, hebben hebben we de manier waarop we onze ontwikkelingssamenwerking invullen onder de loep genomen. Na wat discussie en verkenning willen we onze ontwikkelingssamenwerking anders gaan invullen. Kort gezegd: we willen kortere trajecten doen met meer collega s en onze tijd zoveel mogelijk aan kennisoverdracht besteden. Dat doen we door aansluiting te zoeken bij ontwikkelingssamenwerkingsorganisaties die ter plekke een (vertrouwens) basis) hebben en met vragen rondom drinkwater en sanitatie bij ons komen. We willen intern en extern als netwerkorganisatie gaan werken. Het doel blijft gelijk: Oasen wil aansluitend bij de millenniumdoelen van de VN (zie hieronder) en een bijdrage leveren om de toegankelijkheid tot (drink)water van mensen in ontwikkelingslanden te vergroten door het delen van (drinkwater) kennis Status Definitief De nieuwe coördinator ontwikkelingssamenwerking. Rob van Klaveren, heeft deze gedachte in bijgaand beleidsdocument uitgewerkt. Met een jaarlijkse evaluatie wordt zicht gehouden op de effectiviteit en de efficiëntie van de werkzaamheden voor ontwikkelingssamenwerking. Deze evaluatie wordt ingebracht bij het MT ter informatie. De benodigde beschikbare middelen blijven gelijk aan wat het de afgelopen jaren was. Graag vraag ik het Mt feedback en goedkeuring op het beleid. Doel onderwerp Ter besluitvorming Besluit vergadering Naam auteurs Rob van Klaveren Datum adres Bijlage(n) 1 Oasen N.V. Nieuwe Gouwe O.Z. 3 Postbus AC Gouda T Pagina 0 van 8

2 Beleid ontwikkelingssamenwerking

3 Beleid ontwikkelingssamenwerking Stichting hand in hand Ghana Waterbedrijf / TEC Pontianak Stichting Steun Sahelprojecten Waterbedrijf Sragen Status Definitief ADRA project Bekasi Opdrachtgever Jeroen Schmaal Steller Rob van Klaveren Redactie Jeroen Schmaal Oasen N.V. Verspreiding MT Nieuwe Gouwe O.Z. 3 Postbus AC Gouda T Pagina 2 van 8

4 1.1. Inleiding Sinds 2002 heeft Oasen een samenwerkingsverband met het waterleidingbedrijf PDAM Pontianak op Kalimantan, Indonesië. Deze samenwerking heeft onder meer geleid tot een zeer succesvol trainingscentrum waar medewerkers van waterleidingbedrijven uit geheel Indonesië worden opgeleid tot vakmensen in diverse facetten van het drinkwater vak. Het trainingscentrum functioneert ondertussen geheel zelfstandig met lokale trainers. Hoewel er nog voldoende uitdagingen zijn voor het waterleidingbedrijf en het trainingscentrum is de rol voor Oasen beperkt geworden, hierdoor is het aantal missies naar Pontianak in 2014 en 2015 beperkt geweest. De huidige overeenkomst (MoU) loopt december 2016 af. Gezien de beperkte rol van Oasen wordt een nieuwe overeenkomst in de huidige vorm niet verwacht, mogelijk zal er een samenwerkingsverband blijven waarbij we met beperkte inzet van elkaars kwaliteiten gebruik kunnen blijven maken. Dit zal echter een minimale inspanning van Oasen vergen. Er ontstaat daarmee ruimte voor nieuwe projecten en een nieuwe richting. In dit memo wordt deze nieuwe richting uitgewerkt. Om een vervolg te geven aan het ontwikkelingswerk van Oasen is met de direct betrokken collega s van Oasen het project in Pontianak geëvalueerd. Tevens is met een aantal externe partijen overleg gevoerd over de manier waarop Oasen het best een bijdrage kan leveren aan ontwikkelingssamenwerking. Op basis daarvan is vastgesteld dat Oasen de grootste bijdrage levert wanneer zij zich kan beperken tot (het delen van) haar expertise. Deze expertise is de kennis van een drinkwaterbedrijf runnen, met als specificering het uit grondwater produceren van (drink)water en het distribueren van dit water. Om een project in een ontwikkelingsland echt succesvol te laten verlopen, is naar onze inschatting de permanente lokale aanwezigheid van een (project)medewerker noodzakelijk. Gezien de beperkte middelen (fte) die Oasen ter beschikking heeft is dit niet haalbaar. Hier komt het advies uit voort om ons te beperken tot onze drinkwater expertise en samenwerking te zoeken met hulporganisaties welke lokaal mensen ter beschikking hebben om het project te begeleiden. Op die manier leunen we op het vertrouwen wat zij daar hebben opgebouwd en kunnen we ter plekke direct aan de slag met waar wij goed in zijn: het delen van kennis over alle facetten van drinkwater. Met deze manier van werken kunnen we volgens ons zo effectief mogelijk onze beperkte tijd en middelen in zetten en daarmee maximaal resultaat halen. De verwachting is dat deze manier van werken zal leiden tot meerdere kortdurende projecten (1-3 jaar). Deze nieuwe aanpak met meerdere projecten vraagt een aanpassing van de organisatie. Dit document beschrijft het nieuwe beleid voor ontwikkelingssamenwerking van Oasen. Na goedkeuring door het MT wordt dit document open gesteld voor de organisatie en als handvest gebruikt voor de ontwikkelingsprojecten. Beleid ontwikkelingssamenwerking Pagina 3 van 8

5 1.2. Hoofddoel ontwikkelingssamenwerking Oasen wil aansluiten bij de millenniumdoelen van de VN (zie hieronder) en een bijdrage leveren om de toegankelijkheid tot (drink)water van mensen in ontwikkelingslanden te vergroten door het delen van (drinkwater) kennis. M illenniumdoel Hoewel Oasen slechts een kleine speler is beschikt zij over veel kennis en expertise over (drink)water. Door deze efficiënt in te zetten verwacht Oasen op een maatschappelijk verantwoorde manier een bijdrage te kunnen leveren het volgende VN millennium doel: In 2015 moet het aantal mensen dat geen toegang heeft tot schoon drinkwater en sanitaire voorzieningen zijn gehalveerd. De levensomstandigheden van tenminste honderd miljoen bewoners van krottenwijken zijn in 2020 verbeterd. Regeringen zetten zich blijvend in voor de bescherming van het milieu. Wereldwijd beschikken 780 miljoen mensen niet over schoon drinkwater en hebben 2,5 miljard mensen geen toegang tot sanitaire voorzieningen. Vervuild water en slechte hygiënische omstandigheden leiden tot ziektes als diarree, een belangrijke veroorzaker van sterfgevallen bij kinderen. Ondanks dat dit millenniumgoal is behaald wordt geschat dat er in 2015 nog steeds 663 miljoen mensen afhankelijk zijn van onveilige waterbronnen. Subdoelen en aansluiting op doelstellingen Oasen Naast het hoofddoel zijn er nog een aantal subdoelen die we met onze inzet op ontwikkelingssamenwerking willen bereiken. In het meerjarenplan is ontwikkelingswerk nog niet specifiek benoemd. Ontwikkelingswerk is echter ondersteunend aan de volgende doelstellingen: Duurzaam water Op veel plaatsen in de wereld is er een tekort aan water, in veel situaties gaat dit kostbare water verloren aan lekkages. Een belangrijk onderdeel van de kennisoverdracht is het terugdringen van deze lekverliezen hetgeen direct bijdraagt aan de duurzaamheid. Een goede werkgever zijn Veel medewerkers ontwikkelen zich bij Oasen tot specialisten op hun vakgebied. Het uitdragen van hun kennis geeft deze specialisten vaak veel voldoening en energie. Door deze medewerkers de kans te bieden kennis over te dragen op plaatsen waar een grote kennisbehoefte is zal dit veel energie opleveren. Naast de voldoening die het de medewerker oplevert resulteert het vaak ook in een stuk persoonlijke ontwikkeling en daagt het de medewerker uit tot verdere vakmanschapsontwikkeling. Daarnaast zal het waardering geven aan Oasen als goed werkgever. Goed imago Ervaring leert dat klanten en andere stakeholders kleinschalige ontwikkelingsprojecten weten te waarderen, zeker wanneer dit niet het sturen van geld betekent maar het overbrengen van kennis. Met de juiste communicatie kan het ontwikkelingswerk wat Oasen verricht zorgen voor een goede PR wat een bijdrage kan leveren aan een beter imago. Beleid ontwikkelingssamenwerking Pagina 4 van 8

6 1.3. Strategie Vanuit maatschappelijk verantwoord ondernemen wil Oasen met beperkte financiële middelen en formatie maximale ontwikkelingshulp bieden middels kennisoverdracht. Om het doel en de subdoelen te bereiken is het noodzakelijk om meer mensen binnen Oasen te betrekken. Door het vergroten van de betrokkenheid en meer publiciteit zal het ontwikkelingswerk breder worden gedragen. De gedachte is dat er als netwerkorganisatie wordt gewerkt, zowel intern als extern. Middelen Vanuit wettelijk kader mag Oasen jaarlijks 1% van haar omzet besteden aan ontwikkelingswerk. Vanuit maatschappelijke verantwoordelijkheid wil Oasen dit bedrag beperken. In de huidige begroting is euro opgenomen voor het geven van kennisoverdracht plus euro voor financiële steunaanvragen (voorwaarde dat dit projecten zijn i.r.t. (drink)water). Jaarlijks wordt geëvalueerd in hoeverre dit bedrag aansluit bij de werkzaamheden. Voor de formatie wordt rekening gehouden met totaal 1-2 fte, deze uren zijn verdeeld over de mensen die deelnemen aan de projecten en het kernteam ontwikkelingssamenwerking. Brede betrokkenheid Sinds 2002 heeft Oasen een samenwerkingsverband met een drinkwaterbedrijf PDAM Pontianak op Kalimantan, Indonesië. Dit project is in 2002 gestart op initiatief van een medewerker van Oasen die contacten had met de lokale bevolking. Door deze contacten was het mogelijk om lokaal zaken te kunnen regelen en op afstand te kunnen sturen. In de loop der jaren hebben diverse medewerkers hun bijdrage geleverd om dit project tot een succes te maken. Gezien de aard van de samenwerking, langdurige samenwerking en kennisoverdracht, is in dit project bewust de keuze gemaakt om met een vast kernteam van medewerkers te werken. Hiermee is in de loop der jaren vertrouwen opgebouwd en een goede relatie ontstaan. Deze band met de mensen is van groot belang om tot resultaten te kunnen komen. Het opbouwen van deze band kost echter jaren, bij nieuwe projecten willen we samenwerken met organisaties die al vertrouwen hebben opgebouwd bij een lokale partner zodat we op een versnelde manier een band kunnen opbouwen en zo snel mogelijk aan de slag kunnen met waar we goed in zijn: kennisoverdracht op drinkwatergebied. Voor nieuwe projecten blijft het een goede zaak om per project met kernteams te werken. Bij het wisselen van medewerkers gaat veel kostbare tijd verloren welke beter kan worden ingezet voor de kennisoverdracht naar de betreffende partij. Doordat er als netwerkorganisatie met meerdere partijen zal worden samengewerkt kunnen tegelijkertijd meerdere kleine projecten worden gestart waar een beperkte hulpvraag is. De kernteams die deze beperkte hulpvragen oppakken kunnen kleiner zijn, soms beperkt tot 1 of 2 man. Een kernteam wordt weer ontbonden zodra de hulpvraag is beantwoord, op deze manier kan er ook roulatie zijn tussen de diverse medewerkers en komen meer collega s aan bod. Overigens kunnen deze beperkte hulpvragen vaak ook vanuit Nederland worden opgelost en is uitzending lang niet altijd noodzakelijk. Voorbeelden van recente hulpvragen zijn: het herhaald defect raken van een onderwaterpomp in Ghana (foto 1 pag 3), wat kan de oorzaak zijn, hoe kan men tot een analyse komen. Een andere hulpvraag die is gesteld (uit Burkina Faso, foto 3 pag 3) betreft het ziek worden van mensen door water uit een nieuw geboorde put, wat kan de oorzaak zijn, waar moet op worden bemonsterd. De kennis over dit soort vraagstukken is breed aanwezig binnen Oasen, meerdere collega s zijn in staat om een bijdrage te leveren voor de (mogelijke) oplossingen. In dit opzicht is er voldoende capaciteit beschikbaar binnen Oasen om meerdere kleine projecten te draaien. Samengevat kunnen door het werken met meerdere (kleine) kernteams meer collega s worden betrokken. Daarnaast kan een bredere betrokkenheid worden gerealiseerd door de communicatie te optimaliseren (zie ook alinea betreffende communicatie). Beleid ontwikkelingssamenwerking Pagina 5 van 8

7 Organisatie De ontwikkelingswerkzaamheden zijn niet gekoppeld en belegd binnen de reguliere organisatie. De werkzaamheden gebeuren op vrijwillige basis zonder extra financiële beloning. Werkzaamheden onder kantoortijd zijn voor Oasen, werkzaamheden buiten kantoortijd zijn voor de medewerker. De ontwikkelingswerkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de manager Klant & Omgeving. Hij geeft functioneel sturing aan de coördinator ontwikkelingssamenwerking. De coördinator heeft een beperkt aantal uren tot zijn beschikking (4 tot max. 8 uur per week onder kantoortijd). Het is dus van belang dat de werkzaamheden over een groot aantal collega s kan worden verdeeld. Vele handen maken licht werk. Een stuurgroep bestaande uit de manager Klant & Omgeving, de manager Distributie en de coördinator ontwikkelingssamenwerking bepaald welke hulpvragen worden aangenomen of afgewezen. Tevens selecteren zij de deelnemers voor de projecten. Vanzelfsprekend worden de direct leidinggevenden betrokken voordat mensen worden gevraagd. Wanneer meerdere projecten worden gestart is het van belang om per project een trekker te benoemen. Deze projectleider wordt dan de vaste contactpersoon voor dit project en trekt dit project met ondersteuning van de coördinator ontwikkelingssamenwerking. Het is afhankelijk van de grootte van het project of er een specifieke projectleider wordt benoemd. De rol van projectleider is vrijwillig, maar niet vrijblijvend. Voor de expertise die voor de diverse hulpvragen nodig is wordt beroep gedaan op de collega s binnen Oasen. In uitzonderlijke gevallen kan er capaciteit worden gevraagd of ingehuurd bij een universiteit en/of ingenieursbureau, dit kan alleen na goedkeuring van de coördinator ontwikkelingssamenwerking. Organisatieplaatje ontwikkelingssamenwerking De coördinator ontwikkelingssamenwerking kan ook voor de werkzaamheden zoals communicatie, administratie, financiën, e.d. ondersteund worden door vrijwillige experts binnen Oasen, naast een verdeling van de last ontstaat hierdoor brede betrokkenheid binnen het bedrijf. Ook binnen Oasen willen we werken als een netwerkbedrijf. Samengevat kan meer worden bereikt door meerdere medewerkers te betrekken en de werkzaamheden beter te verdelen. Communicatie Beleid ontwikkelingssamenwerking Pagina 6 van 8

8 Zoals bij de subdoelen benoemd investeert Oasen als goed werkgever en vanuit maatschappelijk verantwoord ondernemerschap tijd en geld in ontwikkelingswerk. Naast de kosten is het belangrijk om hier ook baten van te ontvangen in de vorm van waardering als goed werkgever en positieve publiciteit. Interne communicatie Door de interne communicatie te verbeteren kunnen meer medewerkers worden betrokken. Naast de collega's die concreet een bijdrage kunnen leveren zullen collega's die beter worden geïnformeerd meer betrokken raken. In bijlage 1 over MVO wordt deze positieve boost die het bedrijf kan krijgen nader toegelicht. Om de interne communicatie te verbeteren wordt een apart deel van de intranet site aan ontwikkelingssamenwerking besteed, hier zullen ook de dagelijkse ontwikkelingen op worden gemeld (alle contactmomenten met de diverse projecten, een soort CRM). Tevens zal een medewerker van communicatie worden betrokken om dit deel van de site te onderhouden in samenwerking met de coördinator ontwikkelingssamenwerking. Ook de DMS werkomgeving is openbaar inzichtelijk maar deze omgeving zal voornamelijk documenten bevatten welke alleen voor de direct betrokkenen interessant zijn (geen communicatiemiddel). Verder zullen er periodiek de volgende interne overleggen zijn; Bilateraal overleg Manager K&O en coördinator ontwikkelingssamenwerking Periodiek overleg stuurgroep ontwikkelingssamenwerking Op afroep bilateraal overleg tussen de projectleider en de coördinator buitenland Vanuit de verschillende projecten zullen ook presentaties worden gehouden tijdens lunchbijeenkomsten. Externe communicatie Door de externe communicatie te verbeteren kunnen we meer bekendheid geven aan het goede werk wat Oasen doet op het gebied van ontwikkelingssamenwerking. Ter verbetering van de externe communicatie zal ook hier een medewerker communicatie worden betrokken voor het onderhouden van de internet site. De contacten met de diverse hulporganisaties lopen primair via de coördinator ontwikkelingssamenwerking, wanneer een project is opgestart kan er ook direct overleg zijn tussen de hulporganisatie en de betreffende projectleider. Jaarlijkse evaluatie Om zicht te houden op effectiviteit en de efficiëntie van de werkzaamheden, in relatie tot het doel ontwikkelingssamenwerking, zal jaarlijks een evaluatie worden gehouden door de stuurgroep ontwikkelingssamenwerking. Hier wordt een kort verslag van gemaakt. Zaken die in iedere geval aan de orde zullen komen; Aan welke projecten is een bijdrage geleverd Wat waren de bijdragen per project Wat waren de meetbare resultaten in termen van; reductie NRW, aantallen mensen aangesloten op (drink)water, optimalisatie van processen en organisaties Kaders en randvoorwaarden Vrijwillig maar niet vrijblijvend De ervaring is dat veel medewerkers bereid zijn om vrijwillig en (deels) in eigen tijd werkzaamheden te doen vanuit maatschappelijke betrokkenheid. Vaak mede gemotiveerd omdat zij vanuit hun vakkennis en expertise een unieke bijdrage kunnen leveren. Bij deelname zullen met de betreffende medewerkers afspraken worden gemaakt. Kort samengevat zijn deze afspraken; deelname is vrijwillig maar niet vrijblijvend. Vanuit het project zal worden gevraagd om zaken voor te bereiden en achteraf een rapportage op te stellen. De mate waarin de medewerker acteert zal bijdragen in de keuze om een medewerker (opnieuw) uit te zenden. werkzaamheden mogen deels in werktijd, maar er wordt verwacht dat er ook eigen tijd wordt geïnvesteerd, dit geldt voornamelijk voor de mensen die worden uitgezonden. Uitgangspunt is dat de eigen functie mag niet lijden onder de deelname aan het project. Beleid ontwikkelingssamenwerking Pagina 7 van 8

9 Hierover zullen ook duidelijke afspraken met de betreffende leidinggevende worden gemaakt. deelname wordt niet apart beloond de werkzaamheden zijn in principe geen doelstelling in het resultaatprofiel en maken geen onderdeel uit van de FuWa. Wel is het mogelijk om zaken binnen de competenties van het resultaatprofiel op te nemen. bij deelname is er kans op uitzending maar geen garantie en zeker geen recht. uitzending wordt gezien als zakenreis, afspraken rondom vergoedingen zijn vastgelegd in de bedrijfsregelingen. deelname geeft een uitdaging en een kans op persoonlijke ontwikkeling Scope, out-of-scope Niet voor alle buitenlandse contacten Oasen heeft vanuit meerdere invalshoeken contacten met het buitenland. Veelal ingegeven vanuit specifieke vakgebieden zoals onderzoek, klant en markt, productie en distributie. Vaak zijn dit door betreffende afdeling gelegde contacten welke zijn gebaseerd op gelijkwaardigheid in kennisniveau. Deze buitenlandse contacten zijn out-of-scope en vallen niet onder het voorgestelde beleid. Ontwikkelingssamenwerking Oasen wordt regelmatig benaderd door (buitenlandse) partijen en hulporganisatie met het verzoek om kennis op drinkwater gebied te leveren. Er is bij deze hulpvragen nagenoeg altijd spraken van ongelijkheid in kennisniveau. In deze gevallen is er sprake van ontwikkelingssamenwerking. Voornamelijk deze hulpvragen vallen binnen de scope van het beleid ontwikkelingssamenwerking. Geen commerciële activiteiten De lijn van de Nederlandse overheid verschuift van ontwikkelingssamenwerking naar handelspartner. Naast het geven van hulp wil de overheid graag een win-win situatie waarbij de B.V. Nederland in ruil voor de hulp ook opdrachten kan binnen halen. In dit kader moet worden voorkomen dat Oasen commerciële partijen benadeeld. Bij het aannemen van nieuwe projecten is een van de criteria de kapitaalkracht van de hulp vragende partij c.q. het hulp vragende bedrijf. Bij voldoende draagkracht kan een project worden geweigerd of kan na een eerste advies de vervolg opdracht worden doorgespeeld naar een commerciële dienstverlener. Ons basismotief is echter nooit het creëren van handel voor commerciële Nederlandse partijen. Wanneer vanuit de Oasen werkzaamheden werk voortvloeit voor B.V. Nederland is dit prima, hier wordt niet specifiek op gestuurd. Financiële ondersteuning van kleine NGO's Om kleine NGO's financieel te ondersteunen stelt Oasen een jaarlijks budget van euro beschikbaar. Om in aanmerking te komen voor moet de aanvrager aan vooraf vastgestelde criteria voldoen. Er is een comité van drie Oasen medewerkers die deze toetsing doen en de verzoeken toe- of afwijzen met een definitief besluit van de directeur van Oasen. In het nieuwe beleid kan dit comité in de huidige vorm blijven bestaan. Volgens het nieuwe beleid zal wel meer worden samengewerkt met kleine partijen en in kleine projecten, hierdoor is het aannemelijk dat er ook verzoeken komen vanuit deze partijen. Het is logisch om partijen waarmee wordt samengewerkt extra punten toe te kennen bij financiële aanvragen. Om die reden is het wel belangrijk dat er een goede afstemming is tussen het comité van Oasen en de coördinator buitenland. Beleid ontwikkelingssamenwerking Pagina 8 van 8