Ingekomen stuk D20. Aantal bijlagen

Transcriptie

1 Ingekomen stuk D20 Aan de Raad van de Gemeente Nijmegen Korte Nieuwstraat PP Nijmegen Telefoon (024) Telefax (024) gemeente@nijmegen.nl Postadres Postbus HG Nijmegen Datum 4 oktober 2006 Datum uw brief Ons kenmerk J500/ Contactpersoon Peggy van Gemert Onderwerp Financiële verantwoording project financiën Aantal bijlagen Doorkiesnummer Geachte leden van de Raad, In de voorjaarsmarap is melding gemaakt van een tekort op het project Financiën ter grootte van Verder is bij het voorstel inzake normen en toetsingskader rechtmatigheid voorgesteld om een bedrag van als extra kosten voor rechtmatigheid ten laste van de saldireserve te brengen. Op uw verzoek is over deze onderwerpen een afzonderlijke notitie toegezegd en gemaakt. Het project Financiën is ontstaan uit een aantal zelfstandig parallel lopende trajecten zoals invoering NFIS, het project AO/IC-rechtmatigheid en het jaarlijks terugkerende rekeningproces. Tussen deze projecten bestaat een grote afhankelijkheid en in de tweede helft van 2005 is dan ook besloten de projecten in samenhang met elkaar te brengen. Naar aanleiding daarvan is het project Financiën opgestart onder leiding van een extern ingehuurde projectdirecteur. De projectdirecteur heeft met de kennis van dat moment een plan van aanpak en een projectbegroting opgesteld. De plannen waren vooral resultaatgericht en de begrote bedragen kenden een redelijke mate van onzekerheid. De met het project samenhangende begrote kosten versus de realisatie, inclusief verplichtingen, zijn: begroot werkelijk verschil Begroot in 2005 via marap september raming over 2006 in Raad mei geraamde bijdrage Coda Totaal

2 1 Onderstaand wordt een toelichting gegeven op de overschrijdingen die met dit project samenhangen. De totale overschrijding is , bestaand uit de gemelde bedragen van in de voorjaarsmarap en het bedrag van gemeld inzake rechtmatigheid. Gezien de samenhang in het project tussen alle onderdelen, wordt onderstaand een totaal analyse gegeven naar oorzaken van de totale overschrijding van Bijdrage Coda, nadeel Bij de implementatie van NFIS zijn er verschillende problemen geweest, die veroorzaakt werden door het, nog niet, optimaal functioneren van Coda. Zoals eerder gemeld hebben wij uiteindelijk de invoering van NFIS vertraagd tot medio 2005, waarbij er nog steeds manco s aan het systeem waren. Er is toen ook een procedure gestart waarbij getracht is enerzijds het systeem te optimaliseren en anderzijds een vergoeding bij Coda is geclaimd. In de projectbegroting financiën werd ervan uitgegaan dat Coda op grond van de opgelopen vertraging en geconstateerde problemen een financiële bijdrage zou leveren. Inmiddels is die bijdrage, onder andere op grond van de succesvolle afronding van NFIS en het opleveren aan de eigenaar, definitief overeengekomen op de helft van het oorspronkelijke bedrag waarbij er ook nog een deel in de vorm van opleidingen en licenties in 2007 geleverd gaat worden. Deze laatste bijdrage betekent lagere kosten in de toekomst. Overige kosten, nadeel Zoals gezegd was het project financiën vooral gericht op het behalen van resultaat en het gewenste resultaat was: een goedwerkend financieel systeem (NFIS) op orde zijn van de financiële administratie tijdige oplevering rekening 2005, inclusief afhandeling opmerkingen accountant over rechtmatigheidsverklaring door de accountant Het behalen van deze doelen was niet mogelijk met de bestaande aanwezige capaciteit. Om die reden moest ingehuurd worden. De capaciteit was onvoldoende omdat: er een inhaalslag gemaakt moest worden als gevolg van conversie van het oude naar het nieuwe systeem medio van het jaar. Dit brengt per definitie extra werkzaamheden met zich mee. er is een aantal vacatures binnen de financiële functie, hetgeen knelpunten oplevert wanneer de jaarrekening sneller beschikbaar en beter van inhoud moet zijn. er slechts beperkt beroep kon worden gedaan op interne projectmedewerkers.

3 2 Deels waren deze kosten begroot, maar het was vrijwel onmogelijk om hier een nauwkeurige begroting van te maken, gezien de vele onzekerheden. Een groot deel van de overschrijding is op deze onzekerheden terug te voeren. Naast deze verklaring van de overschrijding zijn er nog een aantal bijzonderheden te vermelden, die geleid hebben tot de overschrijding. Conversie van oud naar nieuw financieel systeem. Medio oktober 2005 is besloten het NFIS-traject qua einddatum door te trekken naar 1 april Door deze gefaseerde en vertraagde invoering van CODA is besloten om alle mutaties van de eerste 5 maanden in EAGLE te converteren naar CODA. Een conversie in de loop van het jaar betekent dat er extra inspanning geleverd moet om de oude gegevens goed in het nieuwe systeem te krijgen en dat er een deugdelijke vastlegging moet zijn ten behoeve van de accountant. Op het moment van conversie is de schriftelijke vastlegging onvoldoende geweest. In het rekeningproces is dan ook extra inzet gepleegd voor het maken van een adequaat en voor de accountant acceptabel conversiedossier. Integriteitsonderzoek NFIS Tijdens het NFIS-project is gekozen om naast de technische en functionele oplevering ook nog extra aandacht te geven aan de fraudegevoeligheid van NFIS middels een integriteitonderzoek. Dit onderzoek was oorspronkelijk niet gepland, maar ons College heeft gemeend dat dit een dusdanig zinvol onderzoek is, dat wij opdracht gegeven hebben dit onderzoek desondanks uit te voeren. Dit zal naar de toekomst zijn waarde bewijzen. De zwakke plekken en/of risico s in het systeem en processen worden in kaart gebracht en met maatregelen omgeven. Hierdoor zal de integriteit van het systeem toenemen. Rekening lay-out en digitalisering. De opgeleverde jaarstukken 2005 voldoen aan de formele vereisten en omvatten 400 pagina s exclusief het VGP. Mede door de omvang zijn de jaarstukken slecht toegankelijk. Door te kiezen voor een digitale vorm worden de jaarstukken vele malen toegankelijker en kan men tot in detail doorklikken en doorsneden maken waardoor nieuwe inzichten kunnen ontstaan. Het onderzoek en het bouwen van deze digitale vorm is een eenmalige actie die jarenlang haar waarde zal bewijzen. Een verbetering van de toegankelijkheid van de jaarstukken, heeft extra gekost. Stadsrekening en BBV De jaarrekening moet voldoen aan de BBV (besluit begroten en verantwoorden). In de loop van het project ontstond er twijfel of de jaarstukken in zijn geheel wel voldeden aan de BBV. Dit is getoetst door een ingehuurde specialist. Deze inzet is niet beperkt gebleven tot een

4 3 eenmalige toetsing maar heeft ook geleid tot de nodige kennisoverdracht op het gebied van de toepassing van de BBV. Ook de volgende jaren zal de organisatie hier haar voordeel mee kunnen doen. Financiën op orde Bij de start van het jaarrekeningproces werd al geconstateerd dat de administratie niet bij was. Enerzijds door de conversieperikelen, maar ook organisatorisch was er nog een manco in de procesbeheersing. Zo waren de afsluitingsprocedures binnen CODA nog niet getest en vastgesteld. Om deze onvoorziene werkzaamheden uit te voeren zijn een aantal boekhouders ingehuurd. Als oplossing voor de toekomst is een proces van maandelijks afsluiten in gang gezet. Dit proces zal de komende maanden verder worden verbeterd. Het voordeel hiervan is dat met maandafsluitingen op elk moment de administratie in permanence is waardoor de kwaliteit van de Maraps en de jaarrekening toenemen en er betere sturingsinformatie beschikbaar is. Rechtmatigheid en interne controle medewerkers. Gezien de doorlooptijd van een rechtmatigheidtraject moest er in het najaar van 2005 gestart worden met de interne controle. Deze interne controle was gebaseerd op het minimale toetsingskader. Toen deze interne controle gereed was, lag er nog geen door de Raad vastgesteld toetsingskader. In de projectbegroting was voorzien dat de IC medewerkers ingehuurd moesten worden voor het uitvoeren van de genoemde interne controle. Daarnaast hebben ze de IC-plannen op basis van de review door de accountant bijgesteld en vervolmaakt, hebben interne-controle jaarplan 2006 per directie gemaakt en zijn gestart met de interne-controleplannen 2006 voor de A-, B- en C-lijst van processen. Verder hebben ze de organisatie geinformeerd en bijdragen geleverd voor het groeimodel rechtmatigheid en het regieboek AO/IC. Dit zijn allemaal werkzaamheden die sowieso uitgevoerd hadden moeten worden. Dit kan dan ook beschouwd worden als een voorinvestering. Verder hebben de IC-medewerkers, toen het normen en toetsingskader vastgesteld was, de aanvullende ICwerkzaamheden uitgevoerd. Rechtmatigheid en extra werkzaamheden Er zijn ook 2 externe opdrachten uitgevoerd die niet waren voorzien in de projectbegroting. Door het meer uitgebreide normen en toetsingskader moesten ook de collegebesluiten en meer interne regelgeving in de toetsing betrokken worden. Om hiervoor registers aan te leggen zijn een adviesbureau en een accountantskantoor ingehuurd.

5 4 Financiële consequenties Op grond van bovenvermelde informatie zal bij de bestuursmelding najaar 2006 een voorstel worden gedaan om deze kosten te dekken. Verder hebben wij ons voorgenomen om bij dergelijke complexe projecten in de toekomst niet alleen op inhoud te sturen, maar ook in toenemende mate een vinger aan de pols te houden ten aanzien van de inzet van middelen.dit te realiseren door periodieke rapportage over inzet van middelen en bereikte resultaten bij nader te benoemen projecten. Criteria voor dergelijke projecten zijn strategische oriëntatie, financiële en politieke risico s. Met vriendelijke groet, college van Burgemeester en Wethouders van Nijmegen, De Burgemeester, De Secretaris, mevr. dr. G. ter Horst P. Eringa