ACC.exe. Boekhoud programma. Handleiding

Transcriptie

1 ACC.exe Boekhoud programma Handleiding sans Drs V.W.J. de ort, Tel GSM Willem van Oranjelaan 7, 5211 CN s-hertogenbosch

2 Inhoud Inhoud... 1 ACC.exe, mogelijkheden... 4 Inleiding boekhouding... 4 Schermen en toetsen Menuschermen... 5 Overzichtschermen... 5 Invulschermen... 5 Installatie Begin ies administratie... 7 Demo programma... 7 Toegangscode Openen administratie B. Stamgegevens Nummer administratie Naam Jaar veranderen Veranderen toegangscode Vermogen ies Uw Printer Printmode Tray (papierbak) Printerpoort BTW rekening BTW rekening BTW laag tarief BTW hoog tarief BTW extra tarief Standaard rekeningschema Hoofdmenu A. Boekingen B. Stamgegevens C. Rekeningschema D. Rubrieken (ook printen) E. Copiëren rekeningschema F. Veiligheidscopie G. Tijdelijk naar DOS H. Boekingen op scherm I. Mutaties rekeningen scherm J. Rekeningschema printer Mutaties rekeningen printer L. Overzicht boekingen

3 M. Grootboekkaarten N. Saldibalans O. Saldi meerdere jaren P. Saldi per maand C. Rekeningschema (Overzichtscherm) Balansinbreng: Rekno: Naam: B/V: Rub: Beginsaldo: Eindsaldo: C. Rekeningschema (Invulscherm) Beginsaldo Mutaties Basis bedrag Rubriek D. Rubrieken (Overzichtscherm) D. Rubrieken (Invulscherm) E. Copiëren rekeningschema Boekingen wissen van 1 jaar: Administratie wissen: Verder mogelijkheden: opiëren rekeningschema van andere administratie A. Boekingen Dagboeken Tussenrekeningen A. Boekingen (Overzichtscherm) Boekingen (Invulscherm) BTW Datum Stuk Rek.Nr Bedrag Omschrijving A. Boekingen (Pop-up menu Rekeningschema) A. Boekingen (Pop-up Calculator) Percentage BTW H. Boekingen op Scherm (Pop-up menu gemuteerde rekeningen) H. Boekingen op Scherm I. Mutaties Rekeningen (op scherm)

4 F. Veiligheidskopie Backup Restore G. Tijdelijk naar DOS euzescherm Printer of scherm J. Rekeningschema (op printer) Mutaties rekeningschema (op printer) Q. Omzetbelastingberekening (op printer) L. Overzicht boekingen (op printer) O. Saldi meerdere jaren (op printer) P. Saldi per maand (op printer) M. Grootboekkaarten (op printer) N. Saldibalans (op printer) Foutmeldingen Too many files Clarion errorcode() Medische maatschappen (boeken van omzet en clearing house) Afsluiten oude jaar en openen nieuw jaar Programma Copyright sans

5 Acc.exe Boekhoudprogramma voor Personal Financial Planning Voor hen die op een eenvoudige wijze overzichtelijke financiële rapporten willen maken 9 U kunt 9 verschillende administraties voeren. 9 Per administratie kunt U meerdere jaren initiëren. 9 Bij het ingeven van een nieuw jaar blijven alle oude boekingen aanwezig. 9 Een bestaand rekeningschema kunt U intern kopiëren naar een andere jaar. 9 Er zijn 3 standaard rekeningschema's aanwezig. Een voor een Privé situatie, een voor een BV situatie en een voor een Gemengde situatie. 9 U kunt ten alle tijden boekingen inbrengen, veranderen of wissen. 9 Bij een samengesteld bedrag kunt U met een ingebouwde calculator de bedragen over diverse tegenrekeningen uitsplitsen. Ook kunt U bedrag inclusief BTW omzetten in bedrag exclusief BTW. 9 U kunt kiezen tussen werken met BTW of zonder BTW. 9 De grootboeken kunnen op scherm zichtbaar gemaakt worden. 9 Overzichten op printer en op scherm zijn: Rekeningschema, Mutaties rekeningschema, Grootboeken, Saldi-balans met berekening nieuwe vermogen, Boekingen, Maandoverzicht en Jaaroverzicht waarbij, als U meerdere jaren het programma gebruikt heeft, de resultaten van de verschillende jaren onderling vergeleken worden en gemiddelden worden berekend en Omzetbelasting berekening. Inleiding boekhouding. Bij het boekhouden worden de inkomsten en uitgaven geordend. U geeft geld uit, bijvoorbeeld per kas of bank en U wilt weten waar het geld gebleven is. Om het maken van een overzicht gemakkelijker te laten verlopen bestaan er rekeningen. Voorbeelden van rekeningen zijn: kas, bank, giro, huishoudgeld, salaris, inkomstenbelasting 1990 etc. Om een nog beter overzicht te krijgen zijn de gelijksoortige rekeningen weer onderverdeeld in rubrieken. Bijvoorbeeld kas en bank hebben het zelfde rubrieknummer met de naam: liquide middelen. Er wordt ook een onderverdeling gemaakt in rekeningen betreffende bezit en schuld. Deze rekeningen zijn zogenaamde balansrekeningen. Bijvoorbeeld pand, hypotheekschuld (Deze staan vermeld op de balans.) Er zijn ook rekeningen waarin kosten en opbrengsten worden ingebracht. Dit zijn de zogenaamde verlies- en winstrekeningen. Bijvoorbeeld autokosten, salaris (Hiervan wordt het verlies of de winst berekend.) Al deze rekeningen zijn opgenomen in een zogenaamd rekeningschema en alle rekeningen samen vormen het grootboek. In dit rekeningschema staan ook de rekeningen met rubrieknaam: liquide middelen. Deze rekeningen worden ook wel dagboeken genoemd. Bijvoorbeeld kas, bank, maar ook tussenrekeningen zoals memoriaal behoren tot dagboeken. Memoriaal kan gebruikt worden als geen andere rekening bekend is. ruisposten is een parkeer rekening voor geld onderweg, b.v. bij boeking van Bank naar Giro. Als U gaat boeken zoekt U het betreffende dagboek op, bijvoorbeeld kas. Als U op een dag ƒ 100,00 contant heeft uitgegeven aan benzine, geeft U in het nummer van rekening Brandstof auto, en dan wordt er dubbel geboekt. De rekening kas wordt gecrediteerd (rechterzijde grootboekrekening) met ƒ 100,00 (saldo as wordt kleiner) en de rekening brandstof auto gedebiteerd (linkerzijde grootboekrekening) met ƒ 100,00 (saldo rekening brandstof auto wordt groter). Als U het gehele jaar Uw inkomsten en uitgaven op deze wijze boekt ontstaat er een volledig overzicht wat er met Uw geld is gebeurd. 4

6 Schermen en toetsen In al de schermen is Help = F1 (functietoets F1) In al de schermen kunt U terug met [Esc] (Esc toets) Er zijn 3 soorten schermen: Menu schermen Overzichtschermen Invulschermen Menuschermen: U kunt naar een menukeuze door de eerste letter van de keuze in te geven of door er met een van de cursors heen te gaan. U activeert Uw keuze door met [Enter] U kunt terug naar vorige scherm met [Esc] Overzichtschermen: Een overzichtscherm wordt pas zichtbaar als er gegevens (records) aanwezig zijn. De eerste keer dat U een keuze maakt komt U eerst in een invulscherm, daarna worden de ingebrachte gegevens zichtbaar op het overzichtscherm. Vanuit het overzichtscherm kunt U terug met Informatie toevoegen met Informatie veranderen met Informatie veranderen in een Pop-up scherm met Informatie wissen met Als er meerdere regels op het invulscherm staan dan: Naar beneden of naar boven Volgende scherm met Vorige scherm met Laatste regel met Eerste regel met [Esc] [Ins] [Enter] [Ctr-Enter] [Del] met cursortoets [PageDn] [PageUp] [Ctr-PageDn] [Ctr-PageUP] Invulschermen: Van ene item naar ander met [Enter] Terug van ene item naar ander [Esc] Na verandering gehele scherm accepteren [Ctr-Enter] Scherm verlaten zonder verandering te accepteren [Ctr-Esc] Tekstveld leegmaken [Ctr-End] Naar einde van tekstveld [End] Naar begin tekstveld [Home] Numeriek veld leegmaken 0 of back space 7 Bedrag inbrengen Eerst guldens dan. of, dan centen Negatief bedrag inbrengen Eerst bedrag dan - 5

7 Installatie Download van account.exe b.v naar subdirectory \down Ga naar Start, uitvoeren, bladeren, ga naar c:\down\account.exe 2x [Enter] Unzip account.exe naar een subdirectory, default is c:\acc Wilt U een snelkoppeling op het bureaublad. lik dan met de rechter muisknop op het bureaublad, kies Nieuw, Snelkoppeling. Blader dan dan c:\acc en kies acc.exe. ies volgende, en geeft als naam Account. ies volgende en kies een bijpassend icoon en kies Voltooien. lik dan met de rechter muisknop op het icoon, kies Eigenschappen. ies het tabblad Programma en plaats een vinkje bij Venster sluiten bij afsluiten. ies tabblad Scherm en kies Volledig scherm. ies tabblad Extra en haal het vinkje bij CTRL+Esc weg. ies toepassen en O. Als U tijdens het printen onder Windows, de foutmelding krijgt: "Het programma heeft een ongeldige bewerking uitgevoerd" etc, ga dan naar: Start, Instellingen, Printers. Druk met Uw rechter muisknop op Uw standaard printer en kies eigenschappen. Ga naar details, dan naar poortinstelling. Haal het vinkje weg voor: MS-DOS afdrukken in wachtrij plaatsen. O. Heeft U een HP printer en krijgt U een blanke pagina of ziet U vreemde letters ipv streepjes dan is de printer niet ingesteld op A4 en PC-850. Installeer dan vanaf de installatie-cd van HP: djcp.exe. Ga naar \djcp en kies install. Er wordt dan een subdirectory aangemaakt c:\deskjet. Ga dan naar Start, uitvoeren, c:\deskjet\djcp.exe Hier kunt U de printer instellen voor DOS prg. ies econofast, Staand, Normaal. Ga dan naar Andere instellingen ies dan A4 ipv warto en kies voor PC-850 Meertalig. ies voor klaar en stuur de gegevens naar de printer. Als er data definities veranderd zijn dan kan het voorkomen dat bij het opstarten van ACC.exe U de foutmelding krijgt: "Invalid file". Ga dan naar de subdirectory bv c:\acc en type dan in: update 1 [Enter]. De datafiles worden dan aangepast. Heeft U meerdere administraties in gebruik, herhaal dit met update 2 etc, Het is van belang dat U in de config.sys minimaal files=50 heeft staan, anders ziet U een fout melding 'Too many files'. Ga naar Start, uitvoeren, typ config.sys, O. Er wordt een tekstverwerker geopend en dan voegt U een regel toe: files=50 (zonder spaties). U bewaart het bestand. U moet de computer opnieuw opstarten Een andere manier is in system.ini Ga naar Start, uitvoeren, typ system.ini, O. Er wordt een tekstverwerker geopend en U zoekt het kopje [386Enh] dan voegt U een regel toe: PerVMFiles=50 (zonder spaties). U bewaart het bestand. U moet de computer opnieuw opstarten 6

8 Begin Gebruik de snelkoppeling die U boven gemaakt heeft of U gaat naar de subdirectory die U gekozen heeft bij de installatie. cd\acc U start het programma met: Acc (van account) U wordt gevraagd in welke Administratie U wilt werken. Default = 1. Als U een andere administratie wilt openen of in een andere administratie wilt werken verandert U dit in 2 of 3 etc. Onder het scherm ziet U welke administraties U reeds in gebruik heeft. U kunt 9 verschillende administraties in gebruik nemen. Binnen 1 administratie kunt U meerdere jaren initiëren. Ieder jaar binnen een administratie is een op zich zelf staand sub-administratie met een eigen rekenschema. Opent U het programma voor de eerste keer, kies dan administratie 1. [Enter] 7

9 Toegangscode Het tweede scherm dat U ziet is het scherm waarop om een toegangscode wordt gevraagd. Iedere administratie heeft zijn eigen toegangscode. De eerste keer dat U een administratie opent geeft U een code in naar vrije keuze met maximaal 8 posities. Typ de toegangscode In het hoofdmenu onder B. Stamgegevens, kunt U ten alle tijden de toegangscode veranderen. ies een toegangscode die U gemakkelijk kunt onderhouden, anders kunt U de administratie niet openen. Als U een vergissing maakt bij het invoeren krijgt U 2 herkansingen. Als U een Demo programma heeft kunt U 30 boekingen doen, daarna ziet U na het opstarten een melding dat de Demo periode voorbij is. Besluit U het programma te behouden, stuur een naar sandekort@home.nl met U naam (de te naamstelling zoals U wilt dat de naam in de rapporten vermeld wordt), het adres en telefoonnummer (nieuwe updates, bugs). U ontvangt een ten naamstelling en een code. In het derde scherm, dus na invoer van het wachtwoord, bij Open gekozen administratie, drukt U op [F10], U vult de naam in [Enter] en de code {Enter]. U heeft nu een eigen licentie. Alle ingebrachte boekingen blijven aanwezig. 8

10 Openen administratie Dit is een keuze menu. U kunt doorgaan het openen van het gekozen administratie, of U kunt met pijltjestoets (of eerste letter van Uw keuze) naar beneden gaan, een andere administratie openen of terugkeren naarwindows. Als U voor de eerste keer opstart kies dan: Open gekozen administratie [Enter]. 9

11 B. Stamgegevens Als U de eerste keer het programma opent komt U automatisch in een vierde scherm voor de stamgegevens. Nr administratie Naam administratie Jaar Toegangscode Vermogen ies Uw printer Printmode Tray Printerpoort Nummer administratie is reeds ingevuld Vul de naam in van Uw administratie. (Wordt gebruikt in rapporten) Vul jaar in waarin U wilt werken. Standaard is het huidige jaar. Wilt U een nieuw jaar openen verander dan het jaar. Zie verder hieronder bij Afsluiten en openen van nieuw jaar. Verander hier eventueel de toegangscode. (8 posities) Vul hier het rekeningnummer in waarop het vermogen geboekt wordt. Standaard is dit 500. U kunt kiezen uit 4 mogelijkheden. Maak een keuze. 'Eigen' is de modus waarbij U Uw eigen stuurcodes kunt ingeven. De rapporten worden in de condensed mode geprint. Dit zijn de stuurcodes (decimaal) voor de printer Voor matrix printers (Epson of IBM comp.): 15 0 Voor HP printers: Laser printer HP IIP: Wilt U papier nemen uit een andere dan standaard tray (papierbak) geef dan de stuurcode in. Voor HP laserprinter is MP tray: , en de Lower cassette tray: Geef de printerpoort in. Standaard is dit LPT1. 10

12 BTW rekening - te vorderen BTW BTW rekening - te betalen BTW Als U niet BTW plichtig bent moet U 0 invullen. Anders vul het nummer in van de grootboekrekening waarop de bedragen van terug te vorderen BTW bedragen geboekt worden. Dit rekeningnummer moet in het rekeningschema aanwezig zijn. Default is Als U niet BTW plichtig bent moet U 0 invullen. Anders vul het nummer in van de grootboekrekening waarop de bedragen van terug te betalen BTW bedragen geboekt worden. Dit rekeningnummer moet aanwezig zijn. Default is BTW laag tarief Bent U BTW plichtig % laag tarief invullen, default = 6. BTW hoog tarief Bent U BTW plichtig % hoog tarief invullen, default = 19. BTW extra tarief Als U BTW plichtig kunt U extra % tarief invullen, default = 0. 11

13 Standaard Rekeningschema Als U voor de eerste keer een administratie opent, of als er geen rekeningschema (meer) aanwezig is, kunt U met deze functie een standaard rekeningschema kopiëren. Er zijn vier mogelijkheden. A. Privé situatie Hierin staan de grootboekrekeningen voor een privé situatie. B. BV situatie Hierin staan de grootboekrekeningen voor een BV situatie. Als U BTW plichtig bent moeten hierin ook de BTW rekeningen zijn opgenomen. C. Gemengde situatie Hierin staan de grootboekrekeningen voor een grote Privé administratie met zakelijke aspecten, zoals een medische of fysiotherapeutische praktijk. Indien gewenst kan men hierin ook BTW verrekenen. D. Maatschapsrekening Speciaal rekeningschema voor (medische) maatschappen. D. Nee (handmatig) Men kan handmatig zelf een rekeningschema opbouwen of overnemen uit een reeds bestaande situatie. De rekeningschema heeft als DOS file de naam 'Tegen' en het nummer van de administratie. Bijvoorbeeld Tegen1.dat. Wilt U een bestaand rekeningschema verwijderen of opnieuw copiëren dan kan dat in E. Copiëren Rekeningschema in het Hoofdmenu. 12

14 Hoofdmenu A. Boekingen Na kiezen van dagboek kunt U mutaties boeken. B. Stamgegevens Inbrengen stamgegevens C. Rekeningschema Veranderen rekeningen, beginbalans inbrengen etc. D. Rubrieken U ziet overzichtscherm met de rubrieken. Printen = [F2]. E. Copiëren rekeningschema Copiëren rekeningschema in open administratie naar ander jaar F. Veiligheidscopie Veiligheidscopie van al de data files van deze administratie naar floppy drive, alsmede restore functie G. Tijdelijk naar DOS Gateway naar DOS voor Dos commando's. Met "Exit terug. X. Einde Terug naar euze menu, nog eens X is terug naar DOS. H. Boekingen op scherm Overzicht boekingen per rekening op scherm I. Mutaties rekeningen Begin en eindsaldo van rekeningen op scherm J. Rekeningschema Gehele rekeningschema wordt geprint. Mutaties rekeningen Alleen rekeningen waarop geboekt is worden geprint L. Overzicht boekingen Overzicht van boekingen naar printer M. Grootboekkaarten Naar keuze worden een of alle grootboekkaarten geprint N. Saldibalans Overzicht saldibalans op printer O. Saldi meerdere jaren Vergelijken van de saldi van de grootboekrekeningen. P. Saldi per maand De saldi van de grootboekrekeneningen per maand (periodes) Q. Omzetbelasting Overzicht te vorderen en te betalen B.T.W. ies met cursor en druk op [Enter] of eerste letter van de menukeuze. 13

15 C. Rekeningschema (overzichtscherm) 9 Als U bij het aanmaken van de administratie een rekeningschema heeft gekopieerd dan is er reeds een rekeningschema aanwezig en ziet U de grootboekrekeningen op het overzichtscherm. 9 Heeft U inmiddels in B. Stamgegevens een ander jaar geactiveerd dan kunt U in E. Copiëren rekeningschema, het rekeningschema kopiëren van oorspronkelijke jaar naar opgegeven jaar. [Ins] [Enter] [Del] Balansinbreng: Rekno: Naam: B/V: Rub: Beginsaldo: Eindsaldo: Rekening toevoegen. ies een rekening met cursor dan kunt U deze veranderen. ies een rekening, druk op [Del] en bevestig het wissen met [Enter] in het overzichtscherm dat U ziet. Het totaal van de beginsaldi van de balansrekeningen. De beginsaldi kunt U inbrengen door met de cursor op de betreffende rekening te gaan staan, U drukt op [Enter] en U brengt het beginsaldo in. Als de gehele beginbalans is ingebracht moet de balansinbreng 0,00 zijn. Rekening 500 (Vermogen) is sluitpost van rekeningen van bezit en schuld. U kunt het beste de begin balans inbrengen aan de hand van accountantsgegevens van het voorafgaande jaar. Nummer van grootboekrekening Naam grootboekrekening Balans- of Verlies- en Winstrekening Rubrieknummer Bedrag van de rekening op beginbalans Bedrag na verwerking van de mutaties Eindigt een rekeningnummer op 99 dan is dit een overzichtrekening. De naam wordt in hoofdletters gedrukt. Zij worden slechts gebruikt om leesbaarheid in overzichtscherm te verbeteren. De naam wordt niet gebruikt in de rapporten. Daar wordt de gekozen rubrieknaam gebruikt. 14

16 C. Rekeningschema (invulscherm) Datum Rekeningnummer Naam Beginsaldo Mutaties Eindsaldo Balans/Verlies Basis bedrag Rubriek 1 januari van jaar van initiatie (B: Stamgegevens) Nummer van grootboekrekening. ostenrekeningen beginnen over het algemeen met een 4, opbrengstenrekeningen met een 8. Naam van de grootboekrekening. Hier moet de beginbalans worden ingebracht. Een Debet saldo (bezit) wordt + geboekt, een Credit saldo (schuld) wordt - geboekt, d.w.z. U geeft eerst het bedrag in dan een -. Het vermogen (500) is de sluitpost (indien positief met - boeken). De mutaties worden automatisch bijgehouden. Wordt automatisch berekend. Als U voor de uitdraai O. Saldi meerdere jaren, gegevens van vorige jaren wil inbrengen vul dan hier balansgegevens in. (Eerst betreffende jaar initiëren en kopiëren) Hier wordt aangegeven op het een balans- of een verlies of winstrekening betreft. Balansrekeningen zijn rekeningen van bezit of schuld. Verlies- en winstrekeningen zijn kosten of opbrengsten rekeningen. Bij gelijkblijvende boekingbedragen het basis bedrag hier invullen Met deze functie worden de totaaltellingen in de saldibalans bepaald. Rubriek 10 zijn dagboeken Rubriek 99 zijn overzichtsrekeningen op scherm De andere hebben default de eerste 2 cijfers van rekeningnummer. Als U 0 in geeft Ziet U een Pop-up menu met een overzichtscherm. Druk op [Ins] Als U in het overzichtscherm van het Rekeningschema op [Ins] drukt of als U een rekening kiest en U drukt op [Enter] dan ziet U het Invulscherm Rekeningschema. 15

17 D. Rubriek (overzichtscherm) 9 U kunt de rubrieken op 2 manieren benaderen. Via het C. Rekeningschema, invulscherm, item: rubrieken en hier ingeven van een 0, of via D. Rubrieken in het Hoofdmenu. Via D. Rubrieken kunt U de Rubrieken rechtstreeks benaderen. Het verschil is dat U bij veranderen niet [Ctr-Enter] ingeeft maar [Enter]. Toetsen: [Ins] [Enter] [Ctr-Enter] [Del] [F2] U kunt een rubriek toevoegen. Omdat dit een pop-up menu is kunt U een rubriek aanwijzen en haalt U met [Enter] het rubrieknummer op. Wijs met cursor een rubriek aan, met [Ctr-Enter] kunt U de rubriek veranderen. Wijs met cursor een rubriek aan, druk op [Del], U ziet dan het invulscherm. Als U op [Enter] drukt wordt de rubriek gewist. U kunt dan nog terug met [Esc] toets. Er wordt een overzicht geprint van de rubrieken. 16

18 D. Rubrieken (invulscherm) In het invulscherm ziet U No Naam Nummer van de rubriek. Wij houden over het algemeen de eerste 2 cijfers van de grootboekrekening aan. 10 zijn dagboeken waarin geboekt kan worden. 99 zijn overzichtsrekeningen op overzichtscherm van het Rekeningschema. Naam van de rubriek. Deze namen worden gebruikt in de rapporten. De groepsnamen die U ziet op het overzichtscherm van het rekeningschema, de zogenaamde 99 rekeningen, die in hoofdletters worden weergegeven, worden alleen gebruikt in het overzichtscherm rekeningschema en niet in de rapporten. Na invullen van het invulscherm komt U automatisch weer in het overzichtscherm. 17

19 E. Copiëren rekeningschema Van jaar Naar jaar Vul jaar in van bestaand rekeningschema in huidige administratie. Vul jaar dat U wilt activeren. Als er in dat jaar reeds rekeningschema bestaat krijgt U een melding. Als de kopie klaar is komt de cursor terug en kunt U met [Esc] terug naar hoofdmenu. Als U in B: Stamgegevens het nieuwe jaar ingeeft kunt U het gekopieerde rekeningschema gebruiken. Verder mogelijkheden: 1. opiëren bestaand jaar naar zelfde jaar: Al de boekingen worden gewist. Saldi worden op nul gezet, U kunt opnieuw beginnen. 2. opiëren van jaar naar ander bestaand jaar: Heeft U b.v. in het ene jaar het rekeningschema aangepast en wilt U dat veranderde rekeningschema kopiëren naar een ander jaar dat U al geactiveerd heeft, dan wordt na waarschuwingen het veranderde rekeningschema gekopieerd. De saldi worden op 0 gesteld, de boekingen in ander jaar verwijderd. 3. Als U een jaar geheel wilt verwijderen, dus rekeningschema en al de boekingen: Geef in item Van jaar: 0 en in item Naar jaar: het jaar dat U wilt verwijderen. Na enkele waarschuwingen en nadat U op [F10] heeft gedrukt wordt het jaar verwijderd. 4. Als U een hele administratie wilt verwijderen dan moet U in Van jaar 9999 invullen en in Naar jaar 9999 invullen. De hele administratie (alle jaren) wordt dan verwijderd. 18

20 A. Boekingen Dagboeken Dagboek Als er een grootboekrekening met rubriek 10 is aangemaakt ziet U een overzichtscherm met dagboeken. Heeft U nog geen grootboekrekeningen aangemaakt met rubriek nummer 10 druk dan [Esc], in C. Rekeningschema kunt U rekeningen aanmaken met rubriek nummer 10. ies met cursor het dagboek waarin U wilt boeken b.v. as of Bank. Druk op [Enter]. Tussenrekeningen Memoriaal is een tussenrekening. U kunt deze gebruiken voor het boeken van afschrijvingen en als geen grootboekrekening aanwezig is etc. ruisposten is een parkeerrekening. Bijvoorbeeld, heeft U geld opgenomen bij de bank dan is dat geld aanwezig in de kas, maar de bankafschrijving komt pas na enkele dagen. U kunt boeken in de kas: 100,00- (binnengekomen) met als tegenrekening de kruispost. Als het bankafschrift binnenkomt, geeft U bij de Bank 100,00 met eveneens de kruispost als tegenrekening. U kunt ook rechtstreeks boeken van het ene dagboek naar het andere dagboek b.v. van Bank naar Giro. Maar in het dagboek Giro ziet U dan hetzelfde boeknummer en datum als bij de boeking van de Bank. U kunt dus beter van de Bank naar de kruispost boeken (+) en later, als het giro afschrift binnen komt de boeking in het Giro dagboek doen (-) met als tegenrekening: ruispost. Boekingsnummer en boeknummer zijn dan correct. 19

21 A. Boekingen (overzichtscherm) Als er reeds boekingen zijn ingebracht ziet U het overzichtscherm. Op de overzichtsbalk ziet U het beginsaldo zoals ingegeven in het grootboek (C. Rekeningschema, item: beginsaldo). In het midden onder ziet U het totale bedrag (positieve en negatieve bedragen opgeteld) van de ingebrachte boekingen. Rechtsonder het eindsaldo van het dagboek. U kunt met de cursor rechtstreeks naar een bepaald boeknummer gaan door het boeknummer in te typen. U kunt dat ook door het cursortoetsen te gebruiken. No Uniek boeknummer Datum Datum van boekingstuk Stuk Nummer van boekingstuk, zie op bank- of giro afschrift Bedrag Het bedrag van de boeking + = bedrag van dagboekrekening af - = bedrag erbij op dagboekrekening Omschrijving Eigen omschrijving van boeking Bij een BTW boeking ziet U Tarief: H(oog) of L(aag) + btw + betreffende boekingsnummer + oorspronkelijke omschrijving. [Ins] [Enter] [Del] Vanuit het overzichtscherm kunt U nieuwe boekingen inbrengen. Aanwijzen en [Enter] = veranderen Aanwijzen en [Del] = wissen Daarna bevestigen met [Enter]. Heeft U nog geen boekingen ingebracht dan komt U rechtstreeks in het invulscherm. 20

22 A. Boekingen (invulscherm) Aan de onderzijde van het scherm ziet U een invulscherm. No BTW Datum Stuk Teller de automatisch wordt opgehoogd. Deze is niet meer te veranderen. Is geactiveerd als U in B. Stamgegevens, de BTW rekeningen heeft opgegeven. (Default 1550 en 1551) Heeft U hier 0 ingegeven dan komt U in item: Datum. Heeft U BTW geactiveerd dan geeft U bij de basis-boeking een [Enter] op BTW en brengt U de boeking in zonder BTW. Als U terug bent in het overzichtscherm drukt U op [Ins]. De basisboeking staat dan nog in het geheugen. Op item: BTW geeft U in H(oog) of L(aag) tarief. De BTW wordt dan automatisch berekend. Geef dan [Enter] en U bent weer terug in het overzichtscherm. Als U een ander tarief wilt opgeven, ga dan met cursor op de BTW boeking staan, druk op [Enter], U ziet dan het invulscherm, verander het tarief en de boeking wordt veranderd. Als het oorspronkelijk bedrag, waarover de BTW berekend is veranderd moet worden, verander dan eerst de oorspronkelijk boeking, (deze wordt dan in het geheugen vastgehouden), druk dan op [Ins] en breng de BTW boeking opnieuw in. Daarna moet U wel de oude BTW boeking wissen. Vul datum in van Uw afschrift van Bank of Giro, of datum van betaling per as. Brengt U een aantal boekingen achtereen in dan wordt de ingebrachte datum herhaald. Verandert U de datum dan wordt boekingstuk opgehoogd. Nummer van boekingsstuk op bank- of giroafschrift of eigen stuknummer als U per kas betaald heeft. Bij volgende boeking wordt deze herhaald. Verandert U de datum dan wordt boekingstuk automatisch opgehoogd. Rek.Nr Nummer van grootboekrekening waarop U wilt boeken. 21

23 Als U een 0 (nul) ingeeft ziet U een Pop-up menu en kunt U de rekening aanwijzen en met [Enter] ophalen. Geeft U een niet bestaand nummer in dat bij benadering goed is ziet U het rekeningschema en dan komt U in de buurt van de rekening Na invullen van grootboekrekening [Enter] ziet U het saldo van de rekening. Als U een specificatie wilt zien van het saldo, druk dan op [F4]. Bedrag Dit bedrag heeft betrekking op tegenrekening ingebracht in item: Rek.Nr. Het heeft een omgekeerd resultaat in het dagboek. Gaat er geld uit (t.o.v. Dagboekrekening) dan moet U het bedrag + ingeven (U kunt volstaan met een positief bedrag en [Enter] geven). omt er geld binnen dan geeft U het bedrag negatief in, vul bedrag in daarna druk U op de -. Een bedrag kleiner dan 1,00 geeft U in met eerst een, dan bedrag. Voorbeeld: Rekening : 4000 Bedrag : 1000,00 Omschrijving : Huishoudgeld Voorbeeld: Voorbeeld: Voorbeeld: Via bank geld terug van Uw ziektekosten verzekeraar Dagboek : Bank Rekening : 8860 Bedrag : 350,00- Omschrijving : Retour ziektekosten U neemt op van de Bank voor as Dagboek : as Rekening : 1850 (ruispost) Bedrag : 300,00- Omschrijving : Van Bank naar as Dagboek : Bank Rekening : 1850 (ruispost) Bedrag : 300,00 Omschrijving : Van Bank naar as U kunt ook rechtstreeks boeken Dagboek : as Rekening : 1010 (Bank) Bedrag : (omt binnen in as) Omschrijving : Naar as van Bank Het is dus niet noodzakelijk om met kruisposten te werken, al de boekingen worden in de diverse rekeningen automatisch verwerkt. Omschrijving Geef een korte omschrijving van de boeking. Als U bij de volgende boekingsgang de omschrijving wilt herhalen druk dan op [F3]. Als U niets invult en U geeft [Enter] dan wordt de omschrijving van de tegenrekening automatisch ingevuld. U kunt dit veranderen of accepteren met [Enter]. Als U BTW gebruikt dan wordt bij de invoer van de BTW boeking de omschrijving automatisch herhaalt. Er is wel een voorvoegsel: H(oog) of L(aag) + btw + betreffende boeknummer + tekst. 22

24 A. Boekingen (Pop-up Menu Rekeningschema overzichtscherm) Als U op item: Rek.nr staat en U kunt zich het nummer van de tegenrekening niet herinneren dan geeft U een 0 (nul) in. U ziet dan het rekeningschema. Met de cursor toetsen kunt U de rekening opzoeken. Als U de rekening aanwijst en U drukt op [Enter] dan wordt het nummer terug gezet in item: Rek.nr. U kunt door een niet bestaand nummer in te geven dat bij benadering goed is vlugger bij de juiste rekening komen. U weet dat kosten rekeningen 4000 rekeningen en opbrengsten rekeningen 8000 rekeningen zijn. Door b.v in te geven (een niet bestaande rekening) ziet U het pop up scherm met de cursor reeds in de buurt van rekening Is de rekening niet aanwezig in het rekeningschema dan kunt U deze ook nu nog inbrengen door in het overzichtscherm van het Popup menu van het rekeningschema op [Ins] te drukken. Wilt U de naam van een rekening veranderen dan drukt U op [Ctr-Enter]. De toetsen zijn: Pijltjes89 Een plaats naar boven of beneden. [PgDown] Een scherm naar beneden. [PgUp] Een scherm naar boven. [Ctr-PgDown] Laatste rekening. [Ctr-PgUp] Eerste rekening. 23

25 A. Boekingen (Pop-up Calculator) Calculator: Drukt U in item: Bedrag op [F2] dan ziet U een Pop-up calculator. U kunt rekenen en ziet een telstrook. Onder op het scherm van de calculator ziet U het resultaat. Wilt U het resultaat invullen in item: Bedrag dan drukt U als U op de operator staat op [Ctr-Enter] Wilt U het laatste bedrag dat U op de calculator heeft ingevuld vasthouden dan geeft op als operator een [b] in en dan [Ctr-Enter]. Bij de volgende boekingsgang ziet U, als U op item:bedrag [F2] indrukt, dit bedrag op de calculator terug. Voorbeeld: U vult in bij Invoer 500,00 [Enter] Resultaat 500,00 Operator - [Enter] Invoer 140,00 [Enter] Resultaat 360,00 Drukt U nu [Ctr-Enter] dan wordt teruggezet in item: Bedrag Voorbeeld: Afschrijving Diner's Club U moet dit bedrag verdelen over diverse rekeningen 150,00 naar 4000, 200,00 naar 4070 en 150,00 naar Invoer 500,00 [Enter] Operator - [Enter] Invoer 150,00 [Enter] Operator b [Ctr-Enter] wordt geboekt in item: Bedrag Bij volgende boekingsgang waarbij het Rek.Nr: 4070 is Druk in item: Bedrag op [F2] Invoer 350,00 (is reeds ingevuld) [Enter] Operator - [Enter] 24

26 Invoer 200,00 [Enter] Operator b [Ctr-Enter] wordt geboekt in item: Bedrag Bij volgende boekingsgang waarbij Rek.Nr 4070 is Druk in item: Bedrag op [F2] Invoer (is reeds ingevuld) [Enter] Operator [Ctr-Enter] Restant bedrag terugzetten met [Ctr-Enter] naar item: Bedrag. Percentage 18,5% van 120,00 = Invoer 120,00 [Enter] Operator x [Enter] Invoer 0,185 [Enter] Resultaat 22,20 BTW. Bedrag inclusief BTW naar bedrag exclusief BTW: Hierbij wordt gebruik gemaakt van de percentages ingevoerd in B. Stamgegevens. De BTW tarieven H(oog) en L(aag) moeten ingevuld zijn. Voorbeeld Invoer 120,00 [Enter] Operator h ( - 18,5%) [Enter] Resultaat 97,80 Met [Ctr-Enter] wordt het resultaat terug gezet in item: Bedrag. 25

27 H. Boekingen op Scherm (Pop-up gemuteerde rekeningen) Als U op item: ies Rekening, een 0 in geeft ziet U een rekeningschema met alleen die grootboekrekeningen die gemuteerd zijn. Met de cursor kunt U kiezen. Als U op [Enter] druk om Uw keuze te bevestigen dan ziet U een overzicht van al de boekingen op deze rekening. Druk U daarna op [Esc] dan kunt U na ingeven van een 0, wederom kiezen. U kunt ook rechtstreeks kiezen door het rekeningnummer in te geven. Geeft U een rekeningnummer in dat bij benadering goed is dan komt U in de buurt van de rekening 26

28 H. Boekingen op Scherm Als U op item: Rekening een 0 in geeft ziet U een rekeningschema met opgenomen alleen die grootboekrekeningen die gemuteerd zijn. Met de cursor kunt U dan kiezen. Als U op [Enter] druk om Uw keuze te bevestigen dan ziet U een overzicht van al de boekingen op deze rekening. Met de cursor of met [Page Down] kunt U naar beneden. (zie Schermen, pag 9) Geeft U in plaats van een 0 een benaderend nummer in dan komt U in de buurt van de rekening die U wilt kiezen. Wijs met cursor toets een rekening aan en geeft [Enter]. U ziet de boekingen op de gekozen rekening. Druk U daarna op [Esc] dan kunt U na ingeven van een 0, wederom kiezen. U kunt dan ook rechtstreeks kiezen door het rekeningnummer in te geven. U kunt ook als U het overzicht op scherm in beeld heeft bladeren van rekening naar rekening. Als U op het numerieke gedeelte op de + drukt dan ziet U de boekingen op de volgende rekening. U kunt terug bladeren met de - van het numerieke gedeelte van toetsenbord. Heeft U een XT keyboard dan kunt U in plaats van de +: [F9] en in plaats van de -: [F10] gebruiken. No Unieke boeknummer. Datum Boekingsdatum. Stuk Boekingstuk (nummer van afschrift bank of giro) Teg.nr Nummer van de tegenrekening. Bedrag Debetboeking = +, Creditboeking -. BTW Bij de BTW boekingen wordt H(oog) of L(aag) tarief vermeld. Omschrijving Bij BTW boekingen H(oog) of L(aag) + btw + boekingsnummer basisboeking + oorspronkelijke omschrijving. Eindsaldo Saldo van de rekening 27

29 I. Mutaties Rekeningen (op scherm) Op het scherm ziet U de grootboekrekeningen die gemuteerd zijn met beginsaldo en eindsaldo. Met [PageDn] ziet U (eventueel) de volgende pagina. Met [Esc] gaat U terug naar Hoofdmenu. 28

30 F. Veiligheidskopie U wordt gevraagd naar welke drive U wilt werken en of het een Backup (veiligheidscopie) of Restore (terugzetten gegevens) betreft. Bij Backup worden de datafiles van deze administratie gekopieerd naar drive van keuze. Bij de backup wordt gebruik gemaakt van Pkzip. Als de grootte van de floppy te klein is wordt om een tweede schijfje gevraagd. De schijfjes worden voor het gebruik geformateerd. Er is slechts een administratie per backup mogelijk. Bij Restore worden de data op de diskette horende bij huidige administratie teruggezet in de subdirectory waar U zich bevindt. De bestaande data worden overschreven. P. Tijdelijk naar DOS Als U tijdelijk naar DOS wilt, bijvoorbeeld om een rekeningschema te kopiëren dan kan dit. Deze keuze is bedoeld voor DOS commando's, dus niet om grote programma's te laden. Als U in DOS bent kunt U met "Exit" weer terug naar het programma. 29

31 Rapportage euze scherm Printer of Scherm Bij het printen van rapporten zal steeds worden gevraagd of U naar de printer wilt printen of naar scherm. Maak een keuze. J. Rekeningschema (op printer) Het gehele rekeningschema wordt geprint inclusief saldi en mutaties. Ook de grootboekrekeningen die U niet gebruikt heeft worden afgedrukt. U kunt het printen onderbreken door op [Esc] te drukken.. Mutaties rekeningschema (op printer). Zie bijlage Enkel de grootboekrekeningen die gemuteerd zijn worden afgedrukt. U kunt het printen onderbreken door op [Esc] te drukken. Q. Omzetbelasting (op printer) Als U B.T.W. heeft geaktiveerd in B. Stamgegevens door B.T.W. rekening 1550 in te vullen, dan kunt U B.T.W. inbrengen. U kunt de B.T.W. verplichting laten uitrekenen via dit item. 30

32 L. Overzicht boekingen (op printer) Bij eerste nummer ziet U eerste boeknummer van huidige jaar en huidige administratie. Geeft U bij eerste nummer 0 in dan worden alle boekingen van het huidige jaar en huidige administratie worden afgedrukt. Wilt U een gedeelte afdrukken, bv omdat U tijdens het boeken een kasverschil heeft vastgesteld, geef dan het boeknummer in waarmee begonnen moet worden. Geef het laatste nummer in. Als U 0 ingeeft dan worden verder alle boekingen afgedrukt. U kunt het printen onderbreken door op [Esc] te drukken. O. Saldi meerdere jaren (op printer) Als U meerdere jaren heeft ingebracht worden de saldi en mutaties van iedere rekening op jaar gesorteerd zodat U de variaties per jaar kunt vergelijken. Nadat het laatste jaar is afgedrukt wordt het gemiddelde eindsaldo berekend. Bij iedere rubriek overgang worden de rekeningen met zelfde rubrieknummer per jaar getotaliseerd. U ziet een keuze tussen het totaal printen van het jaaroverzicht of niet. Geeft U Nee in dan ziet U een pop up menu van gemuteerde grootboekrekeningen. U kunt rekeningen markeren met de + op het numerieke pad (of [F9]) en onmarkeren met numerieke - (of [F10]). Als U daarna op [Enter] drukt worden de gekozen rekeningen afgedrukt. U kunt het printen onderbreken door op [Esc] te drukken. P. Saldi per maand (op printer) Als U wilt budgetteren is het nuttig een overzicht te hebben van Uw inkomsten en uitgaven per groot boekrekening en per maand. Het overzicht wordt geprint van de huidige administratie en jaar. 31

33 M. Grootboekkaarten (op printer) Van al de grootboekrekeningen waarom gemuteerd is worden overzichten afgedrukt. U kunt kiezen tussen het printen van het hele grootboek of van een selectie van enkele grootboekrekeningen. Als U [Nee] ingeeft, ziet U een pop-up menu, met al de rekeningen die U gemuteerd heeft. Markeer de rekeningen met de numerieke + (of [F9]), onmarkeer met de numerieke - (of [F10]). Als U klaar bent drukt U op [Enter]. De gekozen grootboekrekeningen zullen worden geprint. U kunt het printen onderbreken door op [Esc] te drukken. N. Saldibalans (op printer) Zie bijlage Dit is een combinatie van een Balans en een Verlies en Winstrekening. Het Saldo Winst of Verlies wordt voor U berekend. Op het einde van het rapport wordt het nieuwe vermogen berekend. U kunt het printen onderbreken door op [Esc] te drukken. Foutmeldingen Als U in de config.sys te weinig files heeft geopend dan ziet U "Too many files". Met een tekstverwerker of editor moet U de config.sys veranderen en ingeven: Files=50. Of in system.ini, onder het kopje [386Enh], voegt U een regel toe: PerVMFiles=50 (zonder spaties) Als datafiles beschadigd zijn ziet U Clarion errorcode(). In de subdirectory van ACC.exe typt U, afhankelijk van de administratie die U heeft geopend: Upinstal 1. Heeft U meerdere administraties geopend typ dan: upinstal (etc) 32

34 Medische Maatschappen Heeft U een medische maatschap en wilt U de afrekening van het ziekenhuis afboeken dan gaat dat als volgt: Nu de specialisten administratie: Je moet de volgende rekeningen ingebracht hebben in het rekeningschema: 730 apitaalrekeing specialist I 731 apitaalrekeing specialist II etc (hier worden de maandelijke betalingen geboekt) 1220 Debiteuren particulier 1999 (dus nog te vorderen over dat jaar) 1221 Debiteuren particulier Debiteuren ziekenfonds Debiteuren ziekenfonds 2000 etc 1230 Te vorderen ziekenhuis Te vorderen ziekenhuis Te vorderen ziekenhuis Werkvoorschot ziekenhuis Werkvoorschot ziekenhuis Werkvoorschot ziekenhuis Clearing House Clearing House Clearing House Doorberkende kosten ziekenhuis (secretariaat kosten) 4620 Administratiekosten ziekenhuis (kosten debiteuren administratie) 4699 OSTEN ZIEENHUIS 8000 Opbrengst particulieren patienten 8001 Opbrengst ziekenfds patienten 8002 Clearing House Clearing House Clearing House 2001 omt er uitbetaling binnen van Clearing House over een vorig jaar dan dat boeken in balans bv 1250 of 1251 (-/-) omt er uitbetaling binnen over het lopende jaar dan boeken 8002 of 8003 (-/-) omt er een voorschot binnen van het ziekenhuis dat boeken op 1241 (in jaar 2000) (-/-) Dan de afrekening van ziekenhuis (1 maal in de drie maanden) De correcties reken ik toe aan het ziekenfondsdeel (dus als er 2000 gld gecorrigeerd wordt trek ik dat af van het bedrag dat bij ziekenfonds staat) Ik ga naar dagboeken en kies Mutaties (Als het goed is staat het saldo op 0,00) Als datum de datum van afrekening No 1 33

35 Op rekening 8000 (Opbrenst Particulier) xxxxx,xx (-/-) Op rekening 8001 (Opbrengst Ziekenfds) xxxxx,xx (-/-) Op rekening 4620 (Administratiekosten ZH) xxxx,xx (+/+) Ik kijk nu naar het saldo van de mutatie rekening Dit saldo boek ik op rekening 1241 (Werkvoorschot ZH 2000) xxxx,xx (+/+) Het saldo van de mutatierekening staat nu weer op 0. Het Werkvoorschot ZH rekening geeft weer het bedrag dat ik nog in voorschot heb. Draai je de saldibalans uit dan zie je bij de opbrengenrekeningen (8xxx) rekening de omzet tot dan toe, dus de som van Particulieren en Ziekenfonds patienten en de uitgekeerde Clearing House over dat jaar. Je krijgt zo een prachtig overzicht 34

36 Afsluiten van een jaar en openen nieuw jaar De accountant heeft nodig: 1. Mutaties rekeningschema. 2. Grootboek. 3. Saldibalans. Als U deze heeft uitgedraaid Ga naar B. Stamgegevens. Vul het nieuwe jaar in Het enige dat U hier veranderd is het jaar. Als U gewerkt heeft in 2001, geeft U 2002 in en U accepteert de rest van het scherm met [Ctr-Enter]. Dan gaat U naar E. Copiëren rekeningschema. U kopieert: Van jaar: 2001, Naar jaar: Het bestaande en eventueel gewijzigde rekeningschema van 2001 wordt dan gekopieerd naar U gaat naar C. Rekeningschema. U roept de rekening Bank op door 1010 in te typen of door met de cursor naar de rekening Bank te gaan. U drukt op [Enter]. U ziet nu het invulscherm van 1010 (Bank). Met [Enter] gaat U naar beneden naar Beginsaldo. U vult het saldo in van 1 januari. Guldens eerst, dan een. of, en dan de centen. Indien U credit staat afsluiten met een -. Zo ook voor as en Giro. Nadat U in C. Rekeningschema de beginsaldi van as, Bank en Giro heeft ingebracht kunt U in het nieuwe jaar werken. Als de jaarrekening over 2001 terug komt van de accountant kunt U de rest van de balans over 2002 inbrengen. Wilt U later terug naar 2001 dan gaat U naar B. Stamgegevens, verandert 2002 weer in 2001 en dan heeft U al de gegevens over 2001 weer bij de hand. Vergeet niet daarna weer naar 2002 te gaan door in B. Stamgegevens 2001 weer te veranderen in

37 Programma Bij de installatie worden de volgende files aangemaakt: Acc.exe Acc.hlp Acc.txt Lisc.dat TegenPr.dat en *.?? TegenBV.dat en *.?? TegenSA.dat en *.?? Upinstal.bat Update.bat Gotodos.bat Het boekhoudprogramma Helpprogramma (Als U op F1 druk voor help) Verkorte versie van deze tekst. Licentiedata. Rekeningschemadata voor Privesituatie met keyfiles. Rekeningschemadata voor B.V. situatie met keyfiles. Rekeningschemadata voor Prive en zakelijke situatie met keyfiles. Update programma, roept update.bat aan. Update programma. Bat file met prompt. Als U het programma gebruikt heeft zijn automatisch de volgende files aangemaakt: Admin1.dat en *.?? Boek1.dat en *.?? Naam1.dat en *.?? Tegen1.dat en *.?? Intern boekingsdata files. Intern boekingsdata files. Files voor stamgegevens. Files met rekeningschema. Copyright sans V.W.J. de ort Software uitgebracht door sans : - ESWL.exe Master en child database voor compileren van parameters bij niersteen vergruizing door middel van een lithotryptor. De resultaten per behandelaar, per ziekenhuis en per lithotryptor worden berekend. -SN.exe -MRP -ACC.exe -LPP.exe Website Volledig geautomatiseerde analyse van metabole oorzaken van niersteen vorming. Database voor alle activiteiten van medische specialisten. Inclusief overzichten van alle gebruikte parameters. Omzet analyse per discipline en per specialist. Grafische afbeelding van omzet per maand. Vertaling van alle verrichtingen naar SIG codering. Boekhoudprogramma voor personal financial planning voor zelfstandigen. Opname planning-programma voor algemene ziekenhuizen Distributie Sans Drs V.W.J. de ort Willem van Oranjelaan CN 's-hertogenbosch. Tel: GSM: sandekort@home.nl 36