Module Jaarafsluiting v6.3

Transcriptie

1 Module Jaarafsluiting v6.3 Gebruikershandleiding Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Nederland

2 Copyright Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit cursusboek met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Tel Inlogadres: Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Versie 6.3 Dit materiaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield Academy. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com. Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF) Module Jaarafsluiting

3 Inhoudsopgave 1 Overview Jaarafsluiting Periode afsluiting Openen en sluiten van perioden Jaarafsluiting Instellingen administratie Concept jaarafsluiting Definitieve jaarafsluiting BTW boekingen bij de jaarafsluiting Export naar jaarrekeningen software Auditfile Jaarrekening export Module Jaarafsluiting 3-19

4

5 1 Overview Jaarafsluiting Wilt u in Twinfield beginstanden op de rapporten zien dan moet het voorafgaande jaar worden afgesloten. U kunt de jaarafsluiting eerst in concept uitvoeren en, bijvoorbeeld na goedkeuring van de jaarrekening, definitief maken. Als een jaar nog niet is afgesloten is het toch al mogelijk om in dat jaar te boeken. Voorwaarde is wel dat de perioden open staan. Het open en dicht zetten van perioden is voorbehouden aan de Level 1 gebruikers. Module Jaarafsluiting 5-19

6

7 2 Periode afsluiting Binnen Twinfield kunt u boekingsperioden openen en sluiten. Wanneer de periode gesloten is kan geen enkele gebruiker meer boekingen invoeren in deze periode. Om de periode-instellingen van de administratie te bekijken, gaat u naar Algemeen > Administratie > Perioden. Het periodescherm wordt geopend. In dit scherm, gebaseerd op de standaard instellingen, ziet u 14 perioden: Periode 0 is de openingsbalans van het boekjaar. Periode 1 t/m 12 zijn de perioden waarin alle operationele financiële feiten en transacties worden vastgelegd. Periode 55 is een correctieperiode waarin alle eindejaarscorrecties vastgelegd kunnen worden. Bovenin het scherm ziet u het boekjaar, in dit voorbeeld U kunt veranderen van boekjaar door te klikken op de pijlen vermeld naast het jaartal. In Twinfield zijn de boekjaren standaard beschikbaar. Deze hoeft u niet apart aan te maken. Module Jaarafsluiting 7-19

8 2.1 Openen en sluiten van perioden Het openen en sluiten van perioden werkt als volgt: ga naar Algemeen > Administratie > Perioden. Selecteer het boekjaar. Vervolgens kan elke periode geopend of gesloten worden door het klikken op de box achter de periode in de kolom "open". Als er een vinkje staat in de box, is de periode geopend en kunnen hier boekingen ingevoerd worden. Als de box leeg is, is de periode gesloten. Boekingen in de betreffende periode zijn niet mogelijk. Sla vervolgens de nieuwe periode-instellingen op. Als u het scherm verlaat voordat de wijzigingen zijn opgeslagen, zijn deze niet verwerkt en blijven de oude instellingen staan. Een eenmaal gesloten periode kan heropend worden voor eventuele noodzakelijke correcties. Let op dat u de periode weer sluit wanneer de correcties zijn ingevoerd. Om correcties via voorafgaande journaalposten te kunnen toevoegen, dient bij de functie Algemeen > Administratie > Perioden, periode 55 geactiveerd te worden door het vakje onder de kolom "open" aan te vinken. Boekingen via dit dagboek hebben geen invloed op de overzichten lopende van periode "0" tot "12" zodat periodevergelijkingen in de toekomst mogelijk blijven. Wanneer u het jaar definitief heeft afgesloten zijn ook automatisch de perioden afgesloten Module Jaarafsluiting

9 3 Jaarafsluiting Om de beginbalans te genereren dient een jaarsluiting te worden uitgevoerd. Voor het afsluiten van een boekjaar gaat u naar Boekhouding > Boekhouden > Jaarafsluiting. Wanneer u een boekjaar hebt afgesloten en u wilt direct een volgend boekjaar afsluiten, start u de functie opnieuw op. U gaat terug naar Boekhouding > Boekhouden > Jaarafsluiting om het volgende jaar af te kunnen sluiten. In Twinfield heeft u de keuze uit een concept en een definitieve jaarafsluiting. Bij een concept jaarafsluiting kunt u in het afgesloten boekjaar nog wijzigingen aanbrengen. Het proces jaareinde (definitief) is onomkeerbaar! Na de definitieve jaarafsluiting kunnen geen boekingen of correcties meer worden ingevoerd voor dit boekjaar. U kunt een boekjaar alleen afsluiten als het voorgaande boekjaar is afgesloten. Het is niet verplicht een boekjaar af te sluiten alvorens er gewerkt kan worden in een volgend boekjaar. Module Jaarafsluiting 9-19

10 3.1 Instellingen administratie In de instellingen van de administratie staat ingesteld op welke grootboekrekeningen de jaarafsluiting moet worden geboekt. Het gaat om de grootboekrekeningen resultaat vorig boekjaar en de tegenrekening winst- en verlies. Bekijk de instellingen bij Algemeen > Administratie > Instellingen. Klik op de tab Systeemrekeningen. U komt nu in het volgende scherm: Hier staan de dimensies die een relatie hebben met de jaarafsluiting gedefinieerd; code 0895 met omschrijving resultaat vorig boekjaar en code 9900 met omschrijving tegenrekening winst- en verlies. Als u een eigen rekeningschema gebruikt, moet u hier de juiste grootboekrekeningen (code en naam) voor de jaarafsluiting instellen. Zonder deze rekeningen kan de functie Jaarafsluiting niet worden gebruikt! Module Jaarafsluiting

11 3.2 Concept jaarafsluiting Als u het jaar concept wilt afsluiten kiest u als status concept en klikt u vervolgens op Jaar afsluiten. Bij het concept afsluiten van het boekjaar kunt u ervoor kiezen in de eindbalans van het af te sluiten boekjaar en de beginbalans van het volgende boekjaar mee te nemen: Alleen definitief gemaakte boekstukken. Ook de conceptboekstukken die nog staan in het af te sluiten boekjaar. Door de concept jaarafsluiting worden de W&V rekeningen tegengeboekt, een concept eindbalans gegenereerd, alsmede een concept beginbalans voor het opvolgende jaar. De journaalpost van de tegenboeking van de Winst & Verlies rekeningen kunt u bekijken bij de conceptboekingen. Klik op "Jaarafsluiting Winst & Verlies". Module Jaarafsluiting 11-19

12 Klik op het potloodsymbool achter de boeking om het boekstuk te bekijken. De winst- en verliesrekeningen (PNL) zijn getotaliseerd in periode 56 en naar de "tegenrekening winst&verlies" geboekt. De jaarafsluiting bestaat uit 2 conceptboekingen. Om de boekingen te bekijken, klik op Jaarafsluiting. Nadat een concept jaarafsluiting is opgestart wordt de eindbalans opgemaakt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten. De beginbalans opgebouwd uit de totalen van de grootboekrekeningen die het kenmerk balans (BAL) hebben. De beginbalans wordt geboekt in periode 0 van het volgende boekjaar. Klik op het potloodsymbool achter de boeking om het boekstuk te bekijken Module Jaarafsluiting

13 Wanneer u vervolgens na het concept afsluiten van het boekjaar nog boekstukken of correcties aanbrengt, kunt u een bijgewerkte begin- en eindbalans genereren door nogmaals de conceptjaarafsluiting te draaien. De eerder gegenereerde jaarafsluiting, eind- en beginbalans worden overschreven. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in de boekingen van de concept jaarafsluiting. Om de boekingen bij te werken dient het proces jaareinde opnieuw te worden uitgevoerd. 3.3 Definitieve jaarafsluiting Voor het definitief afsluiten van een boekjaar gaat u naar Boekhouding > Boekhouden > Jaarafsluiting. Wanneer u het jaar definitief wilt afsluiten, moet u ervoor zorgen dat er geen conceptboekingen meer staan in het jaar dat u wilt afsluiten. Wanneer er nog conceptboekstukken aanwezig zijn in het boekjaar dat u wilt afsluiten, krijgt u de volgende foutmelding: Als u zeker weet dat u het jaar wilt afsluiten, klikt u "definitief" aan en kiest u vervolgens voor de knop "jaarafsluiten". Het jaar zal dan gesloten worden. In het boekjaar kan niet meer geboekt worden. Voordat de jaarafsluiting definitief wordt gemaakt krijgt u eerst nog een vraag. Module Jaarafsluiting 13-19

14 Wanneer u OK klikt kunt u de jaarafsluiting niet meer terugdraaien. De eindbalans wordt geboekt in periode 56 van het boekjaar dat wordt afgesloten. De winst- en verliesrekeningen (PNL) worden getotaliseerd in deze periode en naar de "tegenrekening winst&verlies" geboekt. Nadat een definitieve jaarafsluiting 2010 is opgestart wordt de beginbalans van 2011 opgebouwd van de totalen van de grootboekrekeningen die het kenmerk balans (BAL) hebben. De beginbalans wordt geboekt in periode 0 van het volgende boekjaar. 3.4 BTW boekingen bij de jaarafsluiting Nadat een jaarafsluiting is opgestart wordt de beginbalans opgebouwd uit de totalen van de grootboekrekeningen die het kenmerk balans (BAL) hebben. Dit betekent dat de individuele totalen van de btw-grootboekrekeningen apart op de beginbalans komen te staan. In de accountantspraktijk is dit veelal ongewenst en wil men het boekjaar beginnen met "opgeschoonde" btw-grootboekrekeningen die als beginsaldo nul hebben. Correctieboekingen betreffende saldi btw-grootboekrekeningen in het af te sluiten boekjaar invoeren is alleen maar mogelijk als aan hiernavolgende eisen wordt voldaan: Dagboek: voorafgaande journaalposten. Periode: 55. Boekingsdatum: einde jaar, bijvoorbeeld 31/12. Te gebruiken grootboekrekeningen: alle (inclusief gekoppelde). Het is mogelijk dat het systeem met een signaal komt dat u boekt in periode 55 met boekingsdatum Dit signaal kan worden genegeerd. Een voorbeeld van een voorafgaande journaalpost in periode 55 met datum 31/12: Debet Credit Module Jaarafsluiting

15 1530 Te betalen OB 19% 150,00 Aan 1560 Af te dragen OB 50,00 Aan 1500 Te vorderen OB 6% 50,00 Aan 1510 Te vorderen OB 19% 50,00 U kunt deze boeking ook maken in het dagboek Beginbalans. De bovenstaande boeking heeft geen gevolg voor de ingediende elektronische BTW-aangiftes. Module Jaarafsluiting 15-19

16

17 4 Export naar jaarrekeningen software Vanuit Twinfield kunt u data exporteren naar Caseware en een auditfile creëren. Wanneer u werkt met een andere rapportgenerator kunt u veelal de auditfile of Twinfield Analysis gebruiken. 4.1 Auditfile Voor het genereren van een audit file gaat u naar het tabblad boekhouding > overzichten > auditfiles. (Zie voor verdere informatie over de audit file: Handleiding XML Auditfile Financieel. Deze kunt downloaden via Het volgende scherm opent: Jaar: Boekjaar waarover u data wilt opnemen (formaat YYYY, bijvoorbeeld: 2014). Periode: Hier vult de periode in waarvan u de data wilt opnemen in de auditfile. Rapportagestructuur: Hier selecteert u de gewenste rapportagestructuur. Conceptboekingen exporteren: Door te klikken in de box, kunt u aangeven dat u naast de defintieve boekingen ook de conceptboekingen in het bestand wilt meenemen. Auditfile versie: U kunt hier kiezen voor een Klassieke auditfile financieel, versie 1.0 (.XAF) of een Auditfile financieel, XML versie 2.0. Actie na het aanmaken van bestand: Hierbij heeft u de keuze uit onderstaande actietypen. Module Jaarafsluiting 17-19

18 Voor een veilige uitwisseling van Auditfile-gegevens met de Belastingdienst, is een compressie- en beveiligingsapplicatie ontwikkeld. Aan het compressiealgoritme is een sleutel toegevoegd. Wanneer u een Auditfile genereert kunt u uitsluitend het bestand gereedmaken voor verzending als u kiest voor het "versleutelen" van uw bestand. Klik op Volgende. U ontvangt de onderstaande melding: Ga nu naar het bestandsbeheer. In bestandsbeheer, in de map audit file, vindt u het gegeneerde bestand. 4.2 Jaarrekening export Voor het genereren van een jaarrekening export bestand gaat u naar Boekhouding > Overzichten > Jaarrekeningen. Het is aan te bevelen om de CaseWare verdichtingen toe te voegen aan de grootboekrekeningen van Twinfield. Zie modules: Grootboek en Standaard importfunctionaliteiten. Het volgende scherm opent: Module Jaarafsluiting

19 Jaar Periode: Status Exporteren naar Boekjaar waarover u data wilt opnemen (formaat YYYY, bijvoorbeeld: 2010) Hier vult de periode in waarvan u de data wilt opnemen in het exportbestand Hier kunt u aangeven of u naast de definitieve boekingen ook de conceptboekingen in het bestand wilt meenemen Hier kiest u het de jaarrekening software waarna u de Twinfield boekingen wilt exporteren Klik op Volgende". U krijgt de volgende melding: Ga naar bestandsbeheer. In bestandsbeheer, in de map Jaarrekeningexport, vindt u het gegeneerde bestand. Module Jaarafsluiting 19-19