Module Budgetten. Twinfield v6.3. Twinfield International NV De Beek MS Hoevelaken Nederland

Transcriptie

1 Module Budgetten Twinfield v6.3 Twinfield International NV De Beek MS Hoevelaken Nederland

2 Belangrijk bericht Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande, schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit cursusboek met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaardt Twinfield geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit cursusboek. De beschrijvingen in deze publicatie alsmede de functies zijn voor wijzigingen vatbaar zonder bericht. Niets in deze uitgave mag worden hergebruikt in enige vorm zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Twinfield. contactgegevens Twinfield International N.V. De Beek MS Hoevelaken Tel Fax inlogadres Publicatie informatie Auteursrecht Twinfield International N.V. Versie 6.1 Dit cursusmateriaal is ontwikkeld, geschreven en samengesteld door Twinfield opleidingen. Eventuele opmerkingen kunt u sturen naar info@twinfield.com. Gedrukt in Nederland op gerecycleerd papier of digitaal gepubliceerd in Portable Document Format (PDF). Module Budgetten Page 2 of 22

3 module budgetten In Twinfield kunt u budgetten invoeren en over de realisatie versus het budget rapporteren. resultaten u kunt de verschillende mogelijkheden van de budgetfunctie aan anderen uitleggen u kunt een gegeven budget invoeren (handmatig en importeren) u kunt periodeverdelingen en seizoenspatronen aanbrengen u kunt bestaande budgetten kopiëren en eventueel verhogen met een vast percentage u kunt budgetten opschonen u kunt overzichten en rapporten genereren waarbij de realisatie wordt vergeleken met het budget u kunt budgetten exporteren. voorkennis u bent in bezit van het Twinfield certificaat Basic u beschikt over basisvaardigheden met Microsoft Excel. u beschikt over basiskennis boekhouden Module Budgetten Page 4 of 22

4 1. Instellingen Standaard is de budgetcode 001 Budget beschikbaar. De budgetinstellingen bieden de mogelijkheid om meerdere budgetten aan te maken. Tip: u kunt meerdere budgetten aanmaken, bijvoorbeeld budget en bijgesteld budget. Zo kunt u de realisatie vergelijken met het oorspronkelijke en het bijgestelde budget. 1.1 Standaard budget Voor het bekijken van de instellingen van het standaard budget, gaat u naar het tabblad boekhouding > Budgetten > Beheer. Om het budget te bekijken of om de instellingen aan te passen selecteert u uit de keuzelijst de code 001 budget door te dubbelklikken of u voert de code 001 in. Klik op volgende. In het scherm dat opent, ziet u de code, naam en verkorte naam van het budget. U kunt de naam wijzigen of het budget verwijderen. 1.2 Meerdere budgetten Voor het bekijken aanmaken van een nieuw budget, gaat u naar het tabblad boekhouding > Budgetten > Beheer. Hier voert u een nieuwe code in en klikt u op volgende. Module Budgetten Page 5 of 22

5 Voer de naam en de verkorte naam in en sla deze op. Per aangemaakte budgetcode kunt u nu een budget invoeren. 1.3 Aanmaken van een periodeverdeling Voordat u jaarbudgetten door het systeem kunt laten verdelen over perioden, moeten de periodeverdelingen worden aangemaakt. De periodeverdeling werkt met wegingsfactoren per periode. Hier kunt u bijvoorbeeld vaste verdelingen van jaarbudgetten over perioden en seizoenspatronen vastleggen. Ga naar het tabblad Algemeen > Administratie > Periodeverdelingen. Het volgende scherm opent. Voer een code in en klik op volgende. Het scherm voor de periodeverdeling wordt geopend. Voer de naam en de verkorte naam van de periodeverdeling in, bijvoorbeeld Seizoen. Klik vervolgens op de button lijst om de wegingsfactoren behorende bij de code in te vullen. Module Budgetten Page 6 of 22

6 De lijst zou er alsvolgt uit kunnen zien: Klik op opslaan, waarna de periodeverdeling als standaard instelling beschikbaar is bij het invoeren van budgetten. Module Budgetten Page 7 of 22

7 2. Invoeren van een nieuw budget (handmatig) Wanneer de budgetten per grootboekrekening en periode zijn bepaald, kunt u deze vastleggen in Twinfield. Ga naarhet tabblad boekhouding > budgetten > invoer. Per budget, aangemaakt bij instellingen, kunt u de verschillende gebudgetteerde bedragen per grootboekrekening invoeren. U hebt bij de invoer de keuze tussen een normaal en een periode verdelend budget. Bij een normaal budget voert u het budget per grootboekrekening, per periode in. Bij periode verdelend kunt u de invoer beperken tot een totaal budget per jaar per grootboekrekening en kunt u op basis van voorgedefinieerde wegingsfactoren tussen de perioden, het totaalbedrag automatisch verdelen over de verschillende perioden. 2.1 Normaal budget Kies bij invoeren budgetten voor normaal. Het volgende scherm opent. Hier voert u per grootboekrekening de budgetgegevens in. Let op: het invoeren van kostenplaats en project is optioneel. Het invoeren van een grootboekrekening en periode is verplicht. Tip: Wanneer u bedragen wilt budgetteren waarvan het jaarbudget is uit te drukken in wegingsfactoren of verhoudingsgetallen per periode, maak dan gebruik van periode verdelend. Module Budgetten Page 8 of 22

8 Wanneer u meer dan 10 invoerregels heeft, dient de invoer tussentijds te worden opgeslagen. U kunt nu de volgende 10 regels invoeren. Herhaal deze werkwijze totdat u alle regels hebt ingevoerd. Sla vervolgens de invoer op voordat u het invoerscherm verlaat. 2.2 Periode verdelend Voor het invoeren van een periode verdeeld budget ga naar tabblad Boekhouding > Budgetten > Invoer kies voor periodeverdeling. Het volgende scherm opent. Module Budgetten Page 9 of 22

9 Selecteer de code van de periodeverdeling die u wilt toepassen op het in te voeren budget. Voer de grootboekrekening en het jaarbedrag in. Kostenplaats en project zijn optioneel. Klik op de button Verdelen om dit jaarbedrag over de perioden binnen het jaar te verdelen. Een voorbeeld: De totale jaarhuur van het kantoor bedraagt , per maand Voer het jaarbudget van in en kies Normaal als periodeverdeling. Vervolgens voert u de grootboekrekening en het jaarbudget in, eventueel de kostenplaats en het project. Klik op Verdeling. Na het klikken op de button Verdelen verschijnt het volgende verdeling van het totale jaarbudget over de perioden conform de eerder gedefinieerde verhoudingen. Klik op opslaan om de invoer te bewaren. Module Budgetten Page 10 of 22

10 3. Invoeren nieuw budget (importeren) Binnen Twinfield kunt u naast het handmatig muteren van het budget, ook budgetten importeren. De gegevens kunnen met behulp van een Excel bestand worden ingelezen. Het exportbestand vanuit budgetten naar Excel dient als basis (dataformaat) voor het maken van het importbestand. Hieronder ziet een voorbeeld van het XLS budget. Let op: bij het importeren worden nieuwe gegevens toegevoegd of bestaande gegevens worden overschreven. Reeds bestaande gegevens blijven, ook indien deze niet of als leeg veld vermeld staan in de importsheets, ongewijzigd staan. Het importeren van gegevens verloopt in hoofdlijnen als volgt: a. Exporteren van dataformaat Excel spreadsheet vanuit budgetten b. Vullen van het Excel spreadsheet en opslaan op desktop of netwerk c. Verzenden naar Twinfield (bestandsbeheer) d. Importeren van data e. Controleren van het resultaat. a. Exporteren van dataformaat Excel spreadsheet vanuit budgetten Om data te kunnen inlezen is een standaard formaat en opbouw vereist. Het exportbestand vanuit budgetten kunt u gebruiken als voorbeeld (sjabloon) voor het genereren van een importbestand. Let op: Breng geen wijzigingen aan in de kopregel van het Excelbestand. Hiermee wordt de relatie gelegd tussen de data in Twinfield en de data in uw Excel spreadsheet. Ga voor het generen van het sjabloon voor het importbestand budgetten naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Invoer. Kies een budget en klik op exporteren. Voer de criteria voor het ophalen van het budget in en klik vervolgens op de button Exporteren. Module Budgetten Page 11 of 22

11 Het bestand verschijnt automatisch in het bestandsbeheer zodra het is gegenereerd. Vanuit bestandsbeheer kunt u het Excel bestand openen of opslaan op uw PC of netwerk. b. Vullen van de Excel spreadsheet en opslaan op PC of netwerk Hieronder wordt aan de hand van de invoerschermen de inhoud van het Excel spreadsheet en de in te vullen data beschreven. Open het Excel bestand dat u bij de voorgaande stap heeft opgeslagen op uw PC of netwerk. In het bestand dat opent ziet u een kopregel en vervolgens budgetregels. De kopregel laat u altijd ongewijzigd staan. Vanaf de tweede rij vult u de te importeren data in. Hierna volgt een uitleg van de kolommen aan de hand van de invoerschermen in Twinfield. Met het importeren vult u als het ware op een snelle manier de invoerschermen in. Voor het invoeren van een budget gaat u naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Invoer. U kiest onder het budget dat u wilt invoeren voor normaal. Grbrekening: in de eerste kolom van het spreadsheet vult u de code van de grootboekrekening in. Let op: Ook bij het importeren van budgetten moet de code voldoen aan het masker dat ingesteld is voor een grootboekrekening. Bij de vooraf ingerichte administratie moet de code van de balansrekening voldoen aan '[0-3][0-9][0-9][0-9]'. Uitleg:[0-3] = karakter tussen '0' en '3'. [0-9] = karakter tussen '0' en '9'. Voorbeelden: '0216', '3251'. Bij de vooraf ingerichte administratie moet de code van de winst- en Module Budgetten Page 12 of 22

12 verliesdimensie voldoen aan '[4-9][0-9][0-9][0-9]'. Uitleg:[4-9] = karakter tussen '4' en '9'. [0-9] = karakter tussen '0' en '9'. Voorbeelden: '4957', '5730'. Let op: Excel herkent de code als numerieke waarde en haalt hierdoor de nullen aan het begin van de grootboekrekening weg. Dit kan worden voorkomen door bij het invoeren van de excel grootboekrekeningnummer een Apostrof voor het nummer te plaatsen. Kostenplaats (optioneel): in deze kolom wordt de code van de kostenplaats ingevuld. Project (optioneel): in deze kolom wordt de code van het project ingevuld. Jaar: in deze kolom wordt het jaar waarop het budget betrekking heeft ingevoerd. Periode: in deze kolom wordt de periode waarop het budget betrekking heeft ingevoerd. Let op: Het jaar heeft het volgende formaat YYYY, bijvoorbeeld Voor de periode heeft u de keuze afhankelijk van uw periode-instellingen uit 0 tot en met 53. Debet en Credit: in deze kolommen voert u voor de betreffende grootboekrekening het budget in. Sla vervolgens het Excel bestand op, op uw PC of netwerk. c. Uploaden naar Twinfield (bestandsbeheer) De importspreadsheets staan opgeslagen op uw PC of op het netwerk. Verzend het te importeren bestand van uw desktop of netwerk naar Twinfield bestandsbeheer. Het bestand verschijnt onder mijn bestanden in bestandsbeheer. Voor nadere informatie over het uploaden van bestanden kunt u de module Standaard Importfuncties raadplegen. d. Importeren van data Het bestand staat nu in het Twinfield systeem. Ga naar het bestandsbeheer en klik op het actiemenu voor het te importeren bestand. Kies voor importeren. Het volgende scherm verschijnt waarin het systeem het bestand herkent als Excelbestand. Module Budgetten Page 13 of 22

13 Selecteer de budgetten budgetten. Geef vervolgens aan voor welk budget deze import is gemaakt. Klik nu op verwerken. Het bestand wordt geïmporteerd en u komt weer in het bestandsbeheer terug. Wanneer de import gereed is verschijnt achter het bestand een groen bolletje. e. Controleren van het resultaat Behalve dat er een groen bolletje achter het bestand is toegevoegd ter bevestiging dat het bestand is verwerkt is er een logbestand aangemaakt. In het logbestand is een beschrijving van het resultaat en eventuele problemen bij de import opgenomen. Dubbelklik op het logbestand om deze te openen of ga naar het actiemenu voor het bestand en kies voor de actie: log bekijken. Module Budgetten Page 14 of 22

14 4. Bewerken van budgetten U kunt eerder ingevoerde budgetten ophalen en de bedragen aanpassen. Voor het aanpassen van budgetten (normaal en periodeverdelend), gaat u naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Invoer Normaal. Er verschijnt een leeg scherm. Klik onderin dit scherm op de button ophalen. Let op: wanneer u klikt op ophalen gaan ingevulde, nog niet opgeslagen regels verloren. In het scherm dat nu verschijnt kunt u de criteria opgeven voor het op te halen budget. U kunt specifieke gegevens van een budget of alle gegevens ophalen. Voer de criteria voor de op te halen budgetten op. Tip: Met * en? geeft u aan dat alle gegevens van het criterium wilt opvragen. Klik op de button ophalen. Een scherm opent met een overzicht van de budgetgegevens: U kunt nu de bedragen aanpassen. Sla de wijzigingen op alvorens het scherm te verlaten. Module Budgetten Page 15 of 22

15 5. Verwijderen van budgetten Voor het verwijderen van een geheel budget inclusief alle budgetregels, gaat u naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Beheer. Selecteer in het scherm dat opent, het budget dat u wilt verwijderen en klik op volgende. De budgetinstellingen van het specifieke budget worden nu geopend. Klik op de button verwijderen om het gehele budget inclusief alle reeds ingevoerde budgetregels te verwijderen. Vervolgens krijgt u de bevestiging dat het budget is verwijderd. Module Budgetten Page 16 of 22

16 6. Opschonen van budgetten Deze optie is bedoeld om vastleggingen binnen budgetten met een waarde nul te verwijderen. Ga naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Opschonen. Het volgende scherm opent: Deze omvat een lijst met de budgetten. Plaats voor de budgetten die u wilt opschonen een vink en klik op volgende. De vastleggingen binnen het betreffende budget met een waarde nul zijn nu verwijderd. Module Budgetten Page 17 of 22

17 7. Exporteren van budgetten Deze optie is bedoeld om budgetten vanuit Twinfield naar Excel te exporteren. Ga naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Invoer. Per budget heeft u de mogelijkheid de gegevens te exporteren. Klik op exporteren onder het betreffende budget. Voer nu de gewenste selectiecriteria in, of een * indien u alle gegevens wilt exporteren. Haal de bedragen weg of voer hier de specifieke bedragen in, die u wilt exporteren. Klik op de button exporteren. Het bestand is beschikbaar in bestandsbeheer. Ga naar bestandsbeheer. Dubbelklik op de bestandsnaam om het bestand op uw desktop of netwerk op te slaan. Module Budgetten Page 18 of 22

18 8. Kopiëren van budgetten Deze optie is bedoeld om bestaande budgetten in Twinfield te kopiëren naar volgende perioden of naar een andere administratie. Indien het budget van een volgende periode gelijk of vergelijkbaar is met het budget van de vorige periode bespaart u hiermee invoerwerk. U kunt door het aangeven van een factor, het budget voor de volgende periode ophogen, danwel verlagen. Ga naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Invoeren - Budgetten kopiëren of naar het tabblad Boekhouding > Budgetten > Kopiëren. Het volgende scherm opent: In dit eerste scherm vindt u de bron van het budget. Administratie: de huidige administratie Budget: het budget dat gekopieerd moet worden. Grootboekrekening: selectie van een grootboekrekening uit de keuzelijst waarvan u het budget wilt kopiëren of een * voor alle grootboekrekeningen. Jaar: selectie van het jaar waarvan u het budget wilt kopiëren Periode: selectie van de periode waarvan u een kopie wilt maken. Klik op volgende. In het scherm dat volgt geeft u het doel aan waarnaar het budget gekopieerd moet worden. Module Budgetten Page 19 of 22

19 Dit scherm bestaat uit twee secties: Kopieer budgetten Doel en Instellingen. Sectie kopieer budgetten doel Administratie: maak hier een keuze uit de beschikbare administraties. Dit zijn de administraties waartoe de gebruiker toegang heeft. Budgetcode: selecteer uit de keuzelijst de budgetcode waarvan u een kopie wilt maken of type de code in. Jaar en periode: selecteer het boekjaar en de periode waar naar toe u het budget wilt kopiëren. Sectie instellingen Factor: voer hier de factor in waarmee u het bronbudget wilt verhogen of verlagen. Bij factor 1 wordt het budget onveranderd overgenomen. Bij factor 1.03 is het doelbudget 3% hoger dan de bron etc. overschrijf het huidige budget: wanneer u het huidige budget op de betreffende grootboekrekening en periode in de doeladministratie wilt overschrijven, plaatst u hier een vink. Wanneer u alleen nieuwe grootboekrekeningen of perioden wilt toevoegen aan de bestaande budgetten en het huidige budget niet wilt overschrijven, laat u de box leeg. LET OP: gebruik bij de factor uitsluitend het puntteken! Module Budgetten Page 20 of 22

20 9. Rapporteren werkelijkheid versus budget Bij deze functie kunt de werkelijkheid versus budget vanuit verschillende invalshoeken bekijken. Stappen bij het genereren van rapporten: a. Selecteren gewenste rapport b. Invullen zoekcriteria en het rapport bekijken a. selecteren gewenste rapport Informatie over de werkelijkheid versus budget is opgenomen in het gelijknamige rapport. Ga naar het tabblad Boekhouding > Overzichten > Rapporten Grootboek. Klik hierop. Ga naar het rapport werkelijkheid versus budget. b. invullen zoekcriteria en het rapport bekijken Nadat u hebt geklikt op het rapport verschijnt een scherm waarin de zoekcriteria opgegeven worden. In dit scherm voert u de criteria voor de samenstelling van het rapport in. Rapportagestructuur: Hiermee wordt bepaald in welke rubrieken uw rapport wordt getoond. Zie voor meer informatie over de rapportagestructuren de module Rapportagestructuren. Administratie: geef hier de administratie in waarvan u een rapport wilt opvragen. Standaard komt hier de administratie waarin u aan het werken bent. Jaar en periode: jaar en periode(n) waarover u informatie wilt opvragen Budget: selecteer het budget waarmee u de werkelijkheid wilt vergelijken Grootboekrekening: geef hier de grootboekrekeningen in waarover u een rapport wilt opvragen. Status: hierbij heeft u de keuze tussen concept, definitief of beide. Afronding: Hier wordt bepaald hoe de bedragen worden getoond in uw rapport. Weergeven: Zie voor nadere informatie de module Rapportagestructuren. Module Budgetten Page 21 of 22

21 Wanneer de criteria onjuist zijn ingevuld of wanneer geen data beschikbaar is, geeft het systeem foutmelding en kunnen alsnog criteria worden ingevuld. Als alle gegevens gevuld zijn, klikt u op volgende. Module Budgetten Page 22 of 22