BELEIDSPLAN STICHTING FRYSLÂN

Transcriptie

1 BELEIDSPLAN STICHTING FRYSLÂN Pagina 1 van 31

2 INHOUDSOPGAVE. 1 INLEIDING. 2 DOELSTELLING VAN FRYSLAN VISIE. 2.2 MISSIE. 2.3 DOELGROEP. 2.4 INTAKE VAN CLIENTEN. 3 WERKZAAMHEDEN VAN FRYSLÂN TERUGBLIK ACTIVITEITENPLAN ORGANISATIE STRUCTUUR FRYSLÂN ORGANOGRAM. 4.2 FUNCTIEOMSCHRIJVING VOORZITTER SECRETARIS PENNINGMEESTER ALGEMEEN COÖRDINATOR COÖRDINATOR HULPVERLENING COÖRDINATOR RELATIEBEHEER & SPONSORING. 5 SWOT ANALYSE FRYSLÂN SMART ANALYSE FRYSLÂN FINANCIËN. 7.1 BEHEER EN ADMINISTRATIE. 7.2 DECLARATIES EN ONKOSTEN. 7.3 VERZEKERINGEN VOOR VRIJWILLIGERS. 7.4 VERZEKERING GEBOUWEN EN MATERIALEN. 7.5 GIFTEN EN SPONSORING. 7.6 VERKOOP VAN GOEDEREN. 8 PERSONEEL. 8.1 PERSONEELSBELEID. 8.2 VRIJWILLIGERSBELEID. 8.3 VRIJWILLIGERS OVEREENKOMST. 9 MARKETING. 9.1 ALGEMENE PROMOTIE 9.2 WEBSITE EN SOCIALE MEDIA. 9.3 TRADITIONELE PROMOTIE. BIJLAGE 1 VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST. BIJLAGE 2 HUISHOUDELIJK REGLEMENT. BIJLAGE 3 BEGROTING Pagina 2 van 31

3 1 INLEIDING. De armede in Nederland neemt snel te. Naast uderen, allchtnen en alleenstaande uders kunnen k steeds minder zelfstandig ndernemers de eindjes aan elkaar knpen. Een deel van deze mensen vind aansluiting bij een vedselbank f is bekend bij de hulpverlening. Er zijn echter k velen die niet bekend zijn bij instanties, bij hen verheerst schaamte f zijn er andere redenen waardr zij niet in aanmerking kmen vr hulp. Er zijn vele rzaken waarm het mis kan gaan. Kleine zelfstandigen die bijna niets meer verkpen f geen pdrachten kunnen vinden, werknemers die werkls wrden, minder uren krijgen, een echtscheiding, kinderen die naar het vrtgezet nderwijs gaan, een kaptte kelkast, wasmachine, verwarmingsketel, aut, fiets. Eind 2012, klpten er tussen de 60 en 100 duizend mensen aan, bij een vedselbank en het aantal aanmeldingen gaat snel mhg. De ecnmische vruitzichten in ns land zijn slecht. De tename van armede is een lgisch gevlg van de crisis, stellen de nderzekers van het Sciaal Cultureel Planbureau (SCP) en het Centraal Bureau vr de Statistiek (CBS) in een rapprt. Dr de bezuinigingen en de plpende werklsheid meten steeds meer mensen van een uitkering rndkmen. He langer je p het minimum zit, he meilijker het wrdt m rnd te kmen. De reserves raken dan p en er is geen geld meer als bijvrbeeld de bank versleten raakt, de kelkast kapt gaat f een kind ziek wrdt. Juist nu het ecnmisch slechter gaat en nu de sciale zekerheid steeds verder wrdt uitgekleed, is het nu het mment m de krachten te bundelen en ns sterk te maken vr het terugdringen van armede en sciale uitsluiting in nze eigen samenleving. Ok in Friesland zijn er grte grepen mensen die buiten de bt vallen. Mensen die vaak de aansluiting bij de maatschappij missen. Ze leven in armede, sms zichtbaar, vaak verbrgen. In juli 2013 is de stichting Fryslân58 pgericht m mensen die in een meilijke financiële psitie verkeren te helpen dr het gratis beschikbaar stellen van huisraad, keukenspullen, kleding f vedsel. De stichting wil dit den dr middel van de aan hen geschnken gederen gratis ter beschikking f in bruikleen te geven, aan mensen die hiervr in aanmerking kmen. Een bijkmend vrdeel is dat mede hierdr verspilling dr het weggien van bruikbare gederen wrdt vrkmen. Fryslân58 wil hiermee vrkmen dat het milieu nndig wrdt belast. Pagina 3 van 31

4 2 DOELSTELLING VAN FRYSLÂN VISIE. Het bestrijden van verbrgen armede dr middel van het inrichten van wningen, verstrekken van essentiële huisraad, kleding en vedsel bij mensen die hiervr dr (tijdelijke) mstandigheden geen financiële middelen meer hebben. Een bijkmend vrdeel is dat mede hierdr verspilling dr het weggien van bruikbare gederen en vedsel wrdt vrkmen. Fryslân58 wil hiermee vrkmen dat het milieu nndig wrdt belast. 2.2 MISSIE. Inzamelen van huisraad, kleding en vedsel vr de begde delgrep. Samenwerken met gelijksrtige initiatieven en rganisaties die zich bezig huden met het inzamelen en uitgeven van huisraad, kleding en vedsel. Daarnaast willen wij samenwerken met verheden, maatschappelijke rganisaties en kerken m bvenstaande delen te realiseren. 2.3 DOELGROEP. Mensen die in financiële prblemen zijn geraakt en daardr gedurende krtere f langere tijd niet zelfstandig in hun levensbehefte kunnen vrzien. Het gebied waarin de werkzaamheden plaatsvinden strekt zich uit ver heel Friesland, maar de fcus ligt p Nrd Ost Friesland. Ondersteuning vanuit Fryslân 58 is niet in plaats van maar in aanvulling p van verheidswege gebden ndersteuning. 2.4 INTAKE VAN CLIENTEN. Met intake wrdt het prces bedelt m ptentiële klanten te screenen ten einde vast te stellen f zij in aanmerking kunnen kmen vr ndersteuning. De feitelijke intake wrdt zveel mgelijk dr maatschappelijke instanties en dr gekwalificeerd persneel uitgeverd. Fryslân 58 verwijst dr naar de daarvr bestemde instanties. Welzijn en maatschappelijke rganisaties, hulpverlening ed. fungeren als drverwijzer naar Fryslân 58. Een gede afstemming dr de cördinatr hulpverlening is hierbij essentieel. Dr de cntacten met diverse vedselbanken, hulpverleningsinstanties en rganisaties die zich bezig huden met armede beleid wrden tekmstige cliënten pgesprd. Om in aanmerking te kmen vr hulp vanuit Fryslân 58 wrdt getetst aan de landelijk vastgestelde nrmering vr de vedselbank. Iemand kmt in aanmerking vr hulp als het minimale leefgeld; dat is het bedrag wat verblijft na aftrek van de vaste lasten vldet aan de nrm die daarvr gesteld is. Pagina 4 van 31

5 Eenpersnshuishuden 180,00 Meer vlwassenen vanaf 18 jr. 60,00 Kinderen tt 18 jaar. 50,00 Vrbeeld: Vr een gezin bestaande uit twee vlwassenen en twee kinderen bestaat het nrmbedrag uit: 180, , , ,00 = 340,00 per maand. Aan de hand van de tetsing wrdt bepaald f hulp gebden kan wrden. In afwijkende gevallen beslist het bestuur. De cliënten administratie wrdt geverd dr het secretariaat. Dit is het vaste adres vr alle administratieve taken en het cntactadres van Fryslân 58. Alle aanvragen wrden dr de cördinatr hulpverlening met gebruik van een standaard frmulier aangemeld bij het secretariaat. 3 WERKZAAMHEDEN VAN FRYSLÂN TERUGBLIK Stichting Fryslân58 beschikt p dit mment ver drie verschillende kleinere lcaties waar gederen wrden pgeslagen, deze lcaties wrden tt ng te gratis ter beschikking gesteld dit is niet ideaal, vandaar dat wrdt uitgekeken naar èèn lcatie m daar alle gederen bij elkaar te brengen m z p een efficiëntere manier te werk te kunnen gaan. Ok het verver naar de pslag en naar hulpvragers wrdt met eigen verver pgelst. In 2013 is veel gedaan aan publiciteit m z stichting Fryslân58 nder de aandacht te brengen van instanties, bedrijven, hulpvragers ed. Vanaf het najaar van 2013 is er diverse keren aandacht geweest dr interviews die werden gegeven p de lkale radi mrep. Ok diverse kranten hebben er aandacht aan gegeven. Er is in pdracht van Fryslân58 een brchure gedrukt die gebruikt kan wrden zwel vr het aanbieden van gederen, het den van dnaties alsmede de mgelijkheid van het den van een hulpvraag. Dit heeft erin geresulteerd dat we in cntact zijn gekmen met cördinatren van st. Present (Leeuwarden en Nrd-st Friesland) en van het sciaalteam; welzijn Centraal in Leeuwarden. Zij hebben een aantal malen een hulpvraag bij ns neer gelegd. De mensen die het betrf hebben we kunnen ndersteunen met huisraad, keukenspullen ed. Een aantal particulieren zijn gehlpen met een vedselpakket Een jnge vruw met kind heeft mede dr nze tussenkmst haar uitkering met terug werkende kracht ntvangen nadat deze ten nrechte was stpgezet. Een gezin uit Nrd Ost Friesland die in een financieel lastige psitie zit krijgt mede p aanwijzen van Stichting Fryslân58 een kerstvakantie aangebden van drie dagen, zdat ze even uit hun mstandigheden wrden gehaald. Fryslân58 vrziet duidelijk in een behefte. Pagina 5 van 31

6 3.2 ACTIVITEITENPLAN In 2014 willen we drgaan met zveel mgelijk de publiciteit te zeken, m zdende een grtere bekendheid te krijgen. Op deze manier zullen er meer gederen aangebden gaan wrden waardr k meer mensen hulp kunnen krijgen. Om een meer ideale situatie te krijgen vr wat betreft de pslag en afgifte van gederen zal in 2014 een gebuw gehuurd meten wrden. Op deze manier kan efficiënter gewerkt wrden. In 2014 zullen we ver meten gaan naar de aanschaf van een bestelwagen die ver vldende capaciteit beschikt m de gederen van en naar de pslag te brengen. Het netwerk van hulpverleningsinstanties, kerken, gemeenten andere stichtingen die actief zijn p het gebied van armede bestrijding, zullen ng actiever benadert wrden m: Dnaties te verkrijgen, maar k zdat zij kunnen fungeren als drverwijzer naar Fryslân58, zdat de juiste persnen de hulp krijgen die ndig is. Opzetten van een website waardr mensen eerder en gemakkelijker tegang krijgen tt het aanbieden van gederen en het den van hulpaanvragen. Het streven is m in 2014 ca 100 eenheden daadwerkelijk hulp te kunnen bieden, die kan variëren van het verstrekken van vedsel, eenmalig f met regelmaat, f het verstrekken van huisraad ed. Pagina 6 van 31

7 4 ORGANISATIE STRUCTUUR FRYSLÂN ORGANOGRAM. Algemeen Cördinatr Relatiebeheer Vrzitter Secretariaat Penningmeester Cördinatr Hulpverlening & Spnsring Geert v/d Wude Klaske v/d Wude Oane v/d Veen Klaas Grenwld Sjukje Kingma Oane v/d Veen Organgram Pagina 7 van 31

8 4.2 FUNCTIEOMSCHRIJVING V OORZITTER. Del Het leiden en besturen van de stichting en het algemeen bestuur. Plaats in de stichting De vrzitter valt nder de algemene vergadering. Onder de vrzitter valt (vralsng)de P.R. en Spnsrcmmissie. Functie-/taakinhud Cördineren en leiding geven: De vrzitter is in de eerste plaats cördinatr en stemt de activiteiten binnen de rganisatie p elkaar af. Inspireren: De vrzitter inspireert (haar bestuursleden) en is p de hgte van de nieuwste ntwikkelingen. Samenwerken en delegeren: De vrzitter delegeert, draagt taken ver en stimuleert samenwerking. Bemiddelen: Verschillende partijen p één lijn krijgen. Cmmuniceren: Vergaderen: De vrzitter cmmuniceert met leden, vrijwilligers en externe actren. P.R. & Spnsring (representatie); De vrzitter is verantwrdelijk vr de P.R. en Spnsrcmmissie. De vrzitter is de spreekbuis van het bestuur naar de leden en vrijwilligers van de stichting en naar externe actren. Het leiden van bestuursvergaderingen de verantwrdelijkheid vr de besluitvrming. Tijdsbesteding: Dagelijks naar eigen inzicht; Frmeel a.d.h.v. de jaarplanning Frmeel 2 x per jaar vergaderen met de stichtingspenningmeester; Frmeel 1 x jaarvergadering; Frmeel diverse vergaderingen met bestuur en vrzitter. Pagina 8 van 31

9 4.2.2 SECRETARIS. Del Zrg dragen vr het administratieve gedeelte van de stichting, zals het archief en de vergaderingen. Plaats in de stichting De secretaris valt nder de algemene vergadering. Onder de secretaris valt de leden en vrijwilligersadministratie. Functie-/taakinhud 1) Het pzetten en bijhuden van het archief; 2) eindverantwrdelijke van de leden- en vrijwilligersadministratie; 3) het vrbereiden van vergaderingen, in verleg met de vrzitter; de verslaglegging en 4) beantwrding van ingekmen pst; 5) verantwrdelijk vr het uitzetten van de binnengekmen aanvragen naar de juiste verantwrdelijke binnen de stichting. 6) het vlgen en tepassen van de wet- en regelgeving. Tijdsbesteding Dagelijks naar eigen inzicht; Frmeel a.d.h.v. de jaarplanning; Frmeel 2 x per jaar vergaderen met de stichtingspenningmeester; Infrmeel besprekingen met spnsrs; Frmeel 1 x jaarvergadering; Frmeel diverse vergaderingen met de PR & Spnsrgrep PENNINGMEESTER. Del. Het veren van het financieel beheer van de stichting. Plaats in de stichting. De penningmeester valt nder de algemene vergadering. Onder de penningmeester valt de kascntrlecmmissie. Functie-/taakinhud. 1) Eindverantwrdelijkheid kascntrlecmmissie; 2) het financiële beheer veren 3) het den van de bekhuding 4) het pstellen van een financieel jaarverslag 5) het bijhuden van een archief 6) het afhandelen van de dagelijkse financiële zaken 7) het jaarlijks pstellen van de begrting 8) het bewaken van de begrting 9) het werven van financiële middelen 10) zrg dragen vr nksten- en vrijwilligersvergedingen 11) het regelen van fiscale, juridische zaken en verzekeringen Pagina 9 van 31

10 Tijdsbesteding. Dagelijks naar eigen inzicht; Frmeel a.d.h.v. de jaarplanning; Frmeel 2 x per jaar vergaderen met het bestuur; Infrmeel besprekingen met spnsrs; Frmeel 1 x jaarvergadering; Frmeel 1 x per jaar per jaar alleen met de kascntrlecmmissie ALGEMEEN COÖRDINATOR. Del. Iedere hulpvraag f aanbd van gederen kmt via de mail bij het secretariaat binnen. De AC is verantwrdelijk vr de afhandeling daarvan in verleg met de verige disciplines binnen Fryslân 58. Daarnaast zrgt hij vr de ttstandkming van het jaarplan. Plaats in de Stichting. De AC valt nder de algemene vergadering. Hij is de spil tussen het bestuur, cördinatren, vrijwilligers en nderhud de externe cntacten. Functie-/taakinhud. 1) Cördineren ttstandkming van het jaarplan; 2) vertegenwrdigd de stichting naar buiten te en gaat p zek naar nieuwe cntacten. 3) drverwijzen/ aansturen van de cördinatren en de vrijwilligers. 4) staat in verbinding met het bestuur nder meer via de bestuursvergadering. Prfiel van een Algemeen Cördinatr. 2. Kan werken met een rganisatie van vrijwilligers. 3. kan mensen mtiveren. 4. heeft kennis van en verzicht ver de rganisatie en is zichtbaar binnen de rganisatie. 5. kan knpen drhakken. 6. tnt initiatief. 7. is energiek, hudt van aanpakken, is praktisch. 8. K is in staat een grt netwerk nderhuden. 9. Tijdsbesteding: Dagelijks naar eigen inzicht; Frmeel a.d.h.v. de jaarplanning. Frmeel 1 x jaarvergadering; Frmeel diverse vergaderingen met bestuur en vrzitter. Pagina 10 van 31

11 4.2.5 COÖRDINATOR HULPVERLENING. Del. Het in kaart brengen van de prblematiek drmiddel van een intake gesprek en zeken naar een plssing f eventueel drverwijzen naar een gespecialiseerde zrg/ hulpinstantie. Plaats in de Stichting. De Cördinatr Hulpverlening valt nder de algemene vergadering. Onder de CH vallen de hulpverleners. De CH krijgt de pdrachten binnen via de AC. Functie-/taakinhud. 1) Analyseert de prblematiek via een intake gesprek; 2) laat de hulpvrager een intake frmulier invullen (zie bijlage) 3) p basis van deze infrmatie stelt de CH vast f Fryslân 58 de nd kan lenigen f naar welke instantie de hulpvrager drverwezen met wrden 4) als dat het geval is checkt de CH in verleg met de betrkken partijen f hij/zij de spil blijft tussen de hulpvrager/ verlener(s) f het verder geheel uit handen kan geven 5) in de meeste gevallen zal de CH tch een cördinerende rl behuden mdat de hulpvrager meestal een Multi prbleem geval is mdat de wet van Murphy in werking is getreden 6) de CH stelt een plan van aanpak vr de hulpvrager, in verleg met de hulpverleners, maakt afspraken met de betrkken hulpverleners en verbindt daar termijnen 7) de CH vert de regie ver het plan van aanpak 8) de CH hudt de gemaakte prcedurele afspraken bij in een versleuteld systeem, waarbij de betrkken hulpverleners, start en begde einddatum genemd wrden 9) de CH cördineert de infrmatie- uitwisseling tussen betrkken hulpverleners 10) de CH verzrgt vr een efficiënte en adequate terugkppeling van hulpvrager en verlener 11) de CH verzrgt vr een efficiënte en adequate infrmatie- uitwisseling van hulpvrager en verlener 12) de CH mnitrt de verleende hulp, en stelt het plan van aanpak Indien ndig bij. 13) de CH tetst het nakmen van gemaakte afspraken en neemt de bendigde stappen wanneer afspraken niet wrden nagekmen 14) de CH beëindigt de ketencördinatie zdra er geen hulpverlening meer ndig is Tijdsbesteding: Dagelijks naar eigen inzicht; Frmeel a.d.h.v. de jaarplanning Frmeel 1 x jaarvergadering; Frmeel diverse vergaderingen met bestuur en vrzitter Pagina 11 van 31

12 4.2.6 COÖRDINATOR RELATIEBEHEER EN SPONSORING. Del. Het bestuur van de stichting wil dr een duidelijker spnsr- en relatiebeleid en een meer prfessinele mgang met haar spnsrs en relaties, kmen tt meer wederzijds vertruwen en uiteindelijk hgere spnsrbijdragen. Persnlijke benadering van spnsren is een eerste vereiste m een bijdrage te leveren aan het spnsrbeleid. Deze klantgerichte vrm van relatiebeheer biedt duidelijkheid vr spnsr en de stichting. De Cördinatr Relatiebeheer & Spnsring is hierbinnen van wezenlijk belang. Plaats in de Stichting. De Cördinatr Relatiebeheer en Spnsring valt nder de algemene vergadering. Het bestuur bewaakt het spnsrbeleid de cördinatr vert het uit. Functie-/taakinhud. 1. Hierbij investeert de cördinatr nadrukkelijk in de relatinele aspecten tussen de spnsrs en de vereniging en nderzekt f er vragen en/f beheften bij de spnsrs leven. Hij bekijkt he hij deze eventueel vertaald kunnen wrden dr de rganisatie en f een redelijke tegenprestatie kan wrden gebden dr de stichting. 2. Als zdanig is Cördinatr Relatiebeheer & Spnsring het eerste aanspreekpunt van de spnsr. 3. De cördinatr draagt zrg vr het verwerven van spnsrs, dr.a. selectie van mgelijke spnsrs, het persnlijk benaderen van mgelijke spnsrs f het indirect benaderen via (rganisatie) leden van de vereniging f in verleg met de secretaris, dr het versturen van een mailing f via het internet. 4. De penningmeester stemt het sturen f eventueel verhandigen van facturen aan de spnsr af met de cördinatr. Bij vrkeur wrdt de factuur vrzien van een begeleidende brief. 5. Spnsrbetalingen dienen p de rekening van de verenigen plaats te vinden. Bij betalingsprblemen zal de cördinatr dr de penningmeester altijd p de hgte wrden gebracht en in gezamenlijkheid nadere stappen besprken. 6. Van eventuele spnsring in nature hudt de cördinatr een administratie bij evenals van de besteding van deze gederen. Verder zijn er k spnsrs van diensten f faciliteiten mgelijk die p een zelfde wijze behandeld wrden. Tijdsbesteding: Dagelijks naar eigen inzicht; Frmeel a.d.h.v. de jaarplanning Frmeel 1 x jaarvergadering; Frmeel diverse vergaderingen met bestuur en vrzitter. Pagina 12 van 31

13 5 SWOT ANALYSE FRYSLÂN 58. In deze SWOT analyse zetten we de sterke en zwakke punten uiteen van de stichting Fryslân58. S = Strenght De sterke punten van de stichting Fryslân58. De bestuurders en vrijwilligers die betrkken zijn bij de stichting zijn enrm gemtiveerd m mensen die het financieel minder hebben te ndersteunen. De stichting weet gede cntacten te leggen en te nderhuden met ander rganisaties die zich teleggen p armede bestrijding. De vrijwilligers zijn ver het algemeen snel inzetbaar m acuut ptredende prblemen p te lssen. De vrijwilligers en bestuursleden zetten zich kstels in vr het del. W = Weaknesses De zwakke punten van de stichting Fryslân58. Omdat de stichting krt geleden is pgericht is er ng niet veel naamsbekendheid. De stichting werkt vanuit drie pslagplaatsen wat niet efficiënt is De stichting is aangewezen p giften en dnaties. O = Opprtunities De kansen van de stichting Fryslân58. Gezien de ecnmische situatie zullen er meer mensen zijn die in financiële prblemen kmen en daardr aangewezen zijn p hulp van St. Fryslân58. Steeds meer mensen wrden zich bewust van de nijpende situaties m hen heen en zijn bereid hun steentje bij te dragen. Dr herverdeling van gederen en vedsel wrdt verspilling tegen gegaan. Er is een tendens in de maatschappij m bij een terugtredende verheid steeds meer een berep te gaan den p particuliere rganisaties. Gemeenten krijgen geld uit Den Haag wat germerkt is als zijnde bestemd vr Vr armede bestrijding Pagina 13 van 31

14 Gemeenten en burgers laten inzien dat we een verantwrdelijkheid hebben naar mensen in nze mgeving die niet f nauwelijks kunnen rnd kmen. T = Threats De bedreigingen van de stichting Fryslân58. Dr de verslechterende ecnmische mstandigheden kmen er minder giften binnen. Dr schaamte f anderszins kmen gezinnen die de hulp van de stichting ged kunnen gebruiken niet naar de hulpgever te. Bij de gemeenten is te weinig bekend ver de diverse stichtingen en de werkzaamheden die ze uitveren. Bij het betrekken van gemeenten is er kans p verregulering dr de bestuurlijke stijl zdat kansrijke initiatieven hierdr ddbleden. Cnclusie. De pgerichte stichting vrziet zeker in een behefte die er nu is en in de tekmst grter zal zijn. Er zijn gede cntacten gelegd met diverse hulprganisaties zals St. Present, het sciaal team in Leeuwarden. Mee Friesland. En een aantal kleinere stichtingen. Fryslân58 is sterk in het leggen van verbindingen tussen deze rganisaties waardr daadkrachtig en slagvaardig gewerkt kan wrden. Hewel de stichting aangewezen is p giften en dnaties ziet zij k mgelijkheden m de gemeente in te schakelen en zdende een deel van het germerkte geld wat bedelt is vr armede bestrijding in te gaan zetten vr het werk wat zij det. Andere instellingen zullen actief benadert wrden m zveel mgelijk mensen in middelen in te zetten vr het del dat de stichting zich gesteld heeft. De stichting Fryslân58 is dr het werk wat zij det in staat m zwel mensen te helpen die in financiële prblemen verkeren alsmede verspilling van gederen en vedsel tegen te gaan. Fryslân58 is in staat mensen in te schakelen bij het prces m daadwerkelijk armede in de mgeving in kaart te brengen en te bestrijden. Stichting Fryslân heeft hierbij de visie dat we meten samenwerken met andere rganisaties die zich richten p armede bestrijding, maar stelt nadrukkelijk dat verregulering van de verheid niet ten kste mag gaan van de hulp die gebden wrdt. Pagina 14 van 31

15 6 SMART- ANALYSE SPECIFIEK In 2014 willen wij zveel mgelijk eenheden daadwerkelijk hulp bieden dr zveel mgelijk de publiciteit te zeken vr een grtere naamsbekendheid waardr er meer gederen aangebden gaan wrden pdat meer mensen hulp zullen krijgen. Om dit del te realiseren benaderen wij hulpverleningsinstanties, lkale gemeenten, kerken en andere stichtingen die actief zijn p het gebied van armede bestrijding. (zie Actieplan) MEETBAAR Uiteindelijk willen wij in het jaar circa 100 eenheden daadwerkelijk hulp bieden p het gebied van het verstrekken van huisraad, kleding en vedsel. Vr een efficiënte pslag zien wij uit naar één grte pslagruimte die tegen een relatief laag tarief gehuurd kan wrden. In Damwude is een srt shwrm/pslag met kantr te huur, waar ik naar geïnfrmeerd heb via makelaardij Rs. Het betreft Cnradiveenlandstraat 94, de eigenaar van dit gebuw (Belens) wrdt gevraagd f wij dit mgen huren. Om de evt. ksten van de huur te kunnen betalen is er een aanvraag gedaan bij het Oranjefnds en het Skanfnds vr ttaal 21495,00. Dit bedrag is deels germerkt vr de bestelwagen (11000,00) en deels vr de huur van het gebuw vr 1 jaar (12000,00) Natuurlijk kan er altijd ng gekzen wrden vr een ander gebuw, maar dan is er alvast maar geld vr. De explitatie van het gebuw zal betaald meten wrden uit giften, spnsring en uit verkp van artikelen die we binnen krijgen. Met Klaarreklame uit Dkkum is een verdeling gemaakt p de (mgelijk ng aan te schaffen) bestelwagen, m 40 lg s van 75 x 30 cm te kunnen zetten met een cntract dat we verkpen aan diverse bedrijven. Als we uitgaan van die 2000,00 eur x 40 dan is dit het bedrag van: ,00 stel dat we de helft realiseren, dan kan die aut vrlpig wel blijven rijden, en kunnen we veel mensen helpen. Klaarreklame krijgt dan k een lg p de wagen, Hij wil dan gratis plakken, de materiaalksten betalen we dan en de ksten van het lg van fryslan58 meten er dan ng af, maar die zijn niet hg. Begin 2014 zal de vrbereiding vr de lg s klaar zijn en kunnen we hiermee p pad. ACCEPTABEL Dit del is haalbaar mdat wij in een zeer krte peride al heel veel mensen mgen helpen en zals het nu lijkt zijn wij ng niet uit de ecnmische recessie waardr een grter aantal mensen in financiële prblemen kmen. Daarnaast kmen er vldende gederen binnen m de nd te lenigen. Bijna wekelijks krijgen we spullen dr geleverd via St. Het huisgezin Pagina 15 van 31

16 uit Opeinde. Fndswerver van der Galiën prbeert vanuit een grte database aan fndsen en subsidieverstrekkers nieuwe spnsrs te werven. Ksten wrden afgerekend tegen een vast percentage van de pbrengst. Uiteraard n-cure n-pay. REALISTISCH Het del wat wij vr gen hebben is p zich wel haalbaar maar is wel uitdagend geneg m alle zeilen bij te zetten m dit del te bereiken. TIJDGEBONDEN Binnen één jaar willen wij circa 100 eenheden van hulp vrzien. Binnen zes maanden willen wij één centrale pslagplaats vr de pslag en uitgifte van gederen inclusief een verver middel vr het transprt van de gederen. In het eerste kwartaal willen wij nze website in de lucht hebben. Wij hebben al een dmein aangevraagd. Eind januari is het beleidsplan pgemaakt en in de maand februari gaan wij een ANBI status aanvragen. 7 FINANCIËN. 7.1 Beheer en administratie. De stichting Fryslân 58 nderhudt een betaalrekening bij de Rabbank. Betalingen wrden uitsluitend per bank gedaan. De penningmeester maakt vr het bestuur regelmatig een verzicht met de stand van zaken. Het financiële jaarverslag wrdt binnen vier maanden na aflp van het bek- en kalenderjaar pgemaakt. De jaarrekening wrdt dr het bestuur en alle bestuursleden vastgesteld en ndertekend waarna de penningmeester decharge wrdt verleend. De begrting vr het nieuwe jaar wrdt dr de penningmeester pgesteld en gedgekeurd dr het bestuur. Jaarlijks wrdt een kas cmmissie samengesteld die de rekeningen cntrleert en daarvan verslag uitbrengt aan het bestuur. Bij eventuele ntbinding van de stichting wrden de gelden cnfrm de statuten aan een srtgelijke instelling ter beschikking gesteld. 7.2 Declaraties en nksten. Externe ksten die gemaakt wrden vr het expliteren van de stichting kunnen wrden gedeclareerd dr het invullen van het declaratiefrmulier. De penningmeester berdeelt de declaratie en zrgt vr de uitbetaling. Er wrden geen vrijwilligers vergedingen verstrekt. De ksten vr het gebruik van een privé vertuig vr de uitvering van de werkzaamheden vr de stichting kunnen aan de hand van een crrect ingevuld declaratiefrmulier wrden verged tegen een tarief van 19 cent per gereden kilmeter. Bijzndere situaties / declaraties wrden eerst in het bestuur besprken, alvrens tt uitbetaling wrdt vergegaan. 7.3 Verzekeringen vr vrijwilligers. Pagina 16 van 31

17 7.4 Verzekeringen gebuwen en materialen. 7.5 Giften en Spnsring. Om financieel geznd te blijven wrdt een actief spnsrbeleid geverd. Van ieder bestuurslid wrdt verwacht hier een actieve rl in te spelen. Het is belangrijk m mensen binnen en buiten je netwerk te enthusiastmeren zdat er vldende middelen blijven binnen kmen. Vr de diverse prjecten wrdt gebruik gemaakt van een fndswerver. 7.6 Verkp gederen. Gederen die geschnken wrden zijn bestemd vr de uitgifte aan de mensen die beantwrden aan de delgrep. Daarnaast is het mgelijk dat tt verkp wrdt beslten van een deel van deze gederen, dit geschied uitsluitend p aanwijzing van het bestuur. De pbrengst van de verkp kmt ten gede aan de delstelling van de stichting Fryslân PERSONEEL. 8.1 Persneelsbeleid. Stichting Fryslân 58 werkt uitsluitend met vrijwilligers. Zwel het bestuur en de vrijwilligers, en iedereen die een steentje bijdraagt aan het werk van de stichting det dit znder dat daar een vergeding tegenver staat. Alleen ksten die gemaakt wrden vr het uitefenen van de taak vr de stichting kunnen vr vergeding in aanmerking genmen wrden. 8.2 Vrijwilligersbeleid. Centraal punt vr de vrijwilligers is de Algemeen Cördinatr, deze is deel van het bestuur en belast met het uitveren van het bestuursbeleid p de werkvler. Hij is het aanspreekpunt en stuurt de vrijwilligers aan. De Algemeen Cördinatr leidt, ndersteunt en mtiveert, waardr duidelijkheid en effectiviteit gewaarbrgd wrdt. Er vind een strenge selectie plaats bij de aanstelling van vrijwilligers. De vrijwillligers wrden geselecteerd aan de hand van een prfielschets vr de uit te veren taken. De vrijwilligers gaan integer en betruwbaar m met de bij hen bekend gewrden gegevens van clienten en de verdere rganisatie. Dit is een ndzakelijke vereiste vr elke vrijwilliger. 8.3 Vrijwilligers vereenkmst. Vr de vrijwilligers van de stichting Fryslân 58 wrdt een vereenkmst pgesteld. Dit frmulier dient als wederzijdse bevestiging van de verbintenis en tnt aan dat deze k daadwerkelijk van kracht is. De vereenkmst is als bijlage bijgevegd. 9 MARKETING. Pagina 17 van 31

18 9.1 Algemene prmtie. Marketing is een belangrijke tl m het werk van Fryslân 58 blijvend nder de aandacht te brengen van enerzijds mgelijke spnsrs, mensen die gederen willen leveren maar k van hulpverleningsinstanties en drverwijzers die een berep willen den p Fryslân 58 namens een cliënt. Prmtie zal p traditinele wijze maar k p mderne wijze plaats vinden. De aanmelding van zwel cliënten als het aanbieden van gederen zal p eenvudige wijze via een website plaats meten vinden. Sciale media is een niet meer weg te denken cmmunicatie middel Fryslân 58 zal prminent aanwezig zijn met een facebk accunt. Brchures met algemene infrmatie zullen verspreid wrden nder mgelijke spnsren. Vr alle uitingen naar buiten is de vrzitter verantwrdelijk. 9.2 Website en sciale media. De website is ged bereikbaar en heeft als del infrmatie te verschaffen en m de vraag naar en het aanbd van gederen te registreren. En vervlgens de ndige actie te ndernemen. Fryslân 58 heeft een accunt p Facebk, deze wrdt gebruikt m een grtere bekendheid te geven aan het werk van Fryslân 58, activiteiten kunnen p deze manier snel nder de aandacht gebracht wrden. 9.3 Traditinele prmtie. Traditinele prmtie vind plaats dr middel van brchures en het uitgeven van persberichten. De brchure die ntwikkeld is heeft als del m spnsren en instanties krt p de hgte te brengen van de werkwijze en het del van Stichting Fryslân 58. De vrzitter treedt p als wrdverder van de stichting. Pagina 18 van 31

19 Bijlagen: 1 Vrijwilligers vereenkmst. 2 Huishudelijk reglement. 3 Begrting Vrijwilligersvereenkmst De ndergetekenden, (naam instelling f vereniging) te... (adres), hierbij vertegenwrdigd dr... (naam) in de functie van..., hierna te nemen `de rganisatie', en (naam vrijwilliger) te... (adres vrijwilliger), gebren (datum) bank/girrekening..., hierna te nemen `de vrijwilliger', kmen als vlgt vereen: 1. De werkzaamheden. 1.1 De vrijwilliger zal ten beheve van de rganisatie met ingang van... (datum) de vlgende werkzaamheden verrichten:... (mschrijving taken van de vrijwilliger). 1.2 De partijen kunnen de werkzaamheden in nderling verleg wijzigen. 1.3 Vr het inwerken en de begeleiding zal de heer/mevruw... (naam) zrgdragen. 1.4 De werkzaamheden vinden plaats gedurende... uren per week/maand. 2. Onkstenvergeding. 2.1 De vrijwilliger ntvangt geen vergeding vr de te verrichten werkzaamheden. Pagina 19 van 31

20 2.2 De vrijwilliger ntvangt een vergeding vr werkelijk gemaakte ksten. Met name de reisksten 0.19 per kilmeter. Vergeding vindt alleen plaats na verlegging van een betalingsbewijs. De rganisatie zal de vergeding maandelijks/per kwartaal vermaken p de bank/girrekening van de vrijwilliger. 3. Verzekering tegen aansprakelijkheid en ngevallen. 3.1 De rganisatie heeft ten beheve van de vrijwilliger een ngevallenverzekering afgeslten. Deze garandeert een uitkering in geval van ernstig lichamelijk letsel f dd ten gevlge van een ngeval dat de vrijwilliger tijdens de werkzaamheden is verkmen. 3.2 De rganisatie heeft ten beheve van de vrijwilliger een aansprakelijkheidsverzekering afgeslten. Deze dekt de schade die de vrijwilliger tijdens de uitefening van de vereengekmen werkzaamheden verrzaakte. (met ng gerealiseerd wrden) 4. Veiligheidsregels. 4.1 De vrijwilliger zal de in het belang van rde, veiligheid en gezndheid gegeven gedragsregels, vrschriften en aanwijzingen, zals deze van tepassing zijn vr het persneel van de rganisatie, in acht nemen. 5. Geheimhuding. 5.1 De vrijwilliger is tijdens de duur en na het einde van deze vereenkmst verplicht geheimhuding in acht te nemen, ver alles wat hij ver de rganisatie en de cliënten van de rganisatie te weten is gekmen. Het gaat hierbij m infrmatie waarvan de vrijwilliger het vertruwelijke karakter kent f redelijkerwijs kan vermeden. 5.2 Bij vertreding van dit beding tijdens de duur van deze vereenkmst is de rganisatie gerechtigd deze vereenkmst met nmiddellijke ingang te beëindigen. Daarnaast heeft de rganisatie het recht m van de vrijwilliger vlledige schadevergeding te vrderen. 5.3 Bij vertreding van dit beding na het einde van de vereenkmst is de vrijwilliger aan de rganisatie een direct peisbare bete verschuldigd van... (bedrag). Dit bedrag geldt vr elke vertruwelijke mededeling zals bedeld in dit artikel, aan derden, direct f indirect, p welke wijze k gedaan. Daarnaast hudt de rganisatie het recht m van de vrijwilliger vlledige schadevergeding te vrderen. 6. Zrg vr eigendmmen van de rganisatie. 6.1 De vrijwilliger met de apparatuur, gereedschappen, werkkleding en alle verige eigendmmen van de rganisatie die aan zijn zrgen zijn tevertruwd, met de vereiste zrgvuldigheid beheren. 6.2 Bij het einde van deze vereenkmst dient de vrijwilliger de eigendmmen van de rganisatie die ng in zijn bezit zijn, z spedig mgelijk terug te geven. Pagina 20 van 31

21 7. Statuten en/f huishudelijk reglement. 7.1 De vrijwilliger verklaart zijn rechten p het gebied van begeleiding, inspraak, deelname aan verleg. Deze staan mschreven in de statuten en/f het huishudelijk reglement van de rganisatie. 8. Verhindering. 8.1 In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie f anderszins, zal de vrijwilliger de rganisatie hiervan tijdig p de hgte stellen. 9. Aard van de vereenkmst. 9.1 Deze vereenkmst is geen arbeidsvereenkmst in de zin van het Burgerlijk Wetbek. 9.2 Deze vereenkmst is geen dienstbetrekking in de zin van de Ziektewet. De vrijwilliger is bekend met het feit dat hij p basis van deze vereenkmst niet verzekerd is vr de gevlgen van ziekte, arbeidsngeschiktheid en werklsheid. 9.3 De relatie tussen de rganisatie en de vrijwilliger is geen arbeidsverhuding in de zin van het Buitengewn Besluit Arbeidsverhudingen. 10. Duur en einde van de vereenkmst De vereenkmst is vr nbepaalde tijd aangegaan De partijen kunnen de vereenkmst in nderling verleg beëindigen Zwel de vrijwilliger als de rganisatie kunnen de vereenkmst dr schriftelijke pzegging beëindigen, met een pzegtermijn van... (aantal) weken. De vereenkmst is in tweevud pgemaakt te... (plaats) (datum). De vrijwilliger heeft een exemplaar van de vereenkmst kstels ntvangen Pagina 21 van 31

22 (Handtekening rganisatie) (Handtekening vrijwilliger) HUISHOUDELIJK REGLEMENT. Huishudelijk reglement van de Stichting Fryslân 58 Vastgesteld in de bestuursvergadering <datum> Begripsbepaling In dit reglement wrdt verstaan nder: de stichting: de Stichting <naam van de stichting>, gevestigd te <vestigingsplaats> ingeschreven bij de Kamer van Kphandel te <plaatsnaam> nder nummer <inschrijvingsnummer KvK> ; de statuten: de statuten van de stichting, zals vastgelegd in een akte gepasseerd p < datum akte> bij ntaris <naam van het ntariskantr> te <vestigingsplaats van de ntaris> ; het bestuur: het bestuur van de stichting als bedeld in artikel <nummer van het artikel>. van de Statuten; de Raad van Tezicht: de Raad van Tezicht van de stichting als bedeld in artikel <nummer van het artikel>. van de statuten; inzamelingsacties: activiteiten en prjecten met als del het verzamelen van gelden en/f diensteen en/f materiële zaken waarmee de delstellingen van de stichting kunnen wrden verwezenlijkt, k wel inkmsten genemd; prjecten: activiteiten in het kader van het realiseren van de delstellingen van de stichting. Beleid Het beleid is vastgelegd in een beleidsplan: Dit beleidsplan wrdt jaarlijks geactualiseerd en herzien. Elke nieuwe versie van een beleidsplan is van kracht p het mment dat deze in de jaarvergadering is gedgekeurd. Het beleidsplan bevat (dan wel: wrdt aangevuld met) een jaarplan en een jaarbegrting. Het beleid ten aanzien van de vr de stichting werkzame vrijwilligers is separaat vastgelegd in het dcument Vrijwilligersbeleid. Pagina 22 van 31

23 Taken en bevegdheden van bestuur en bestuursleden Het bestuur en de bestuursbesluiten Het bestuur: Bestuurt en vertegenwrdigt de stichting; Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf Bestuursbesluiten in dit huishudelijk reglement); Kan vr bepaalde tijd werkgrepen/prjectgrepen in het leven repen. Een dergelijke grep bestaat uit ten minste één bestuurslid en in de grep kunnen k niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze grepen wrden ntbnden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge p een bestuursvergadering; Beslist in ad hc situaties individueel ver uitgaven tt 100 eur; Is niet bevegd tt het aangaan van leningen. Uitzndering hierp is dat het bestuur bevegd is tt het accepteren van vrschtten p een meerjarendnatie; Handelt binnen de gestelde kaders vastgelegd in nder andere het beleidsplan, de jaarbegrting en de prjectbudgetten, bestuursleden die niet binnen de gestelde kaders handelen zijn p de eerstvlgende bestuursvergadering aftredend en herkiesbaar, bvenp de staande herverkiezingvlgrde; Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid herverkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend p vrdracht dr één f meerdere zittende bestuursleden wrden vrgedragen; Uitsluitend natuurlijke persnen kunnen zitting nemen in het bestuur; Nieuwe bestuursleden wrden benemd bij acclamatie dr de vrzitter f na schriftelijke verkiezing, beide p een reguliere bestuursvergadering, bij vrkeur de jaarvergadering. Kandidaat bestuursleden meten in persn ter vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de vrzitter hebben gestuurd; Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in m de status als ABNI (Algemeen Nut Begende Instelling) te behuden en verklaren zich bereid af te treden indien hun aanwezigheid in het bestuur de ANBI-status in gevaar brengt f zu kunnen brengen. De vrzitter Heeft algemene leiding van de stichting; Vertegenwrdigt de stichting naar buiten te; Overlegt met fficiële instanties; Geeft leiding aan het bestuur; Is het eerste aanspreekpunt vr bestuursleden; Stelt in verleg met de secretaris de agenda vr elke vergadering p; Leidt de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering; Ziet er p te dat beslissingen wrden genmen in vereenstemming met de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement; Stelt, in ged verleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan p en herziet dit jaarlijks, vrafgaand aan de jaarvergadering; Pagina 23 van 31

24 Cördineert en stuurt activiteiten; Ziet er p te dat bestuursleden hun taken naar behren vervullen en spreekt hen hierp aan indien dit niet het geval lijkt. De vice-vrzitter (vacant) Vervangt de vrzitter bij diens afwezigheid; Vertegenwrdigt de stichting in taalgebieden waar de vrzitter de taal niet beheerst; Vert de jaarlijks vrafgaand aan de jaarvergadering een kascntrle uit. De vice-vrzitter wrdt hierin gesteund dr een van de bestuursleden, niet zijnde de penningmeester. Elk jaar ndersteunt een ander bestuurslid de penningmeester, bij terbeurt. Det waar ndig vrstellen tt crrectie f verbetering van de financiële administratie vr het vlgende jaar. Adviseert de jaarvergadering de penningmeester al dan niet decharge te verlenen. Vert een tussentijdse kascntrle uit p het mment dat de penningmeester te kennen geeft te willen aftreden. Adviseert k hier tt het al dan niet verlenen van decharge. Is klkkenluider: hudt intern tezicht het bestuur en de bestuursleden (inclusief vrzitter) en cntrleert het naleven van statuten, het huishudelijk reglement, afspraken p bestuursvergaderingen. Vervult deze rl tt het mment dat er een Raad van Tezicht deze rl kan vernemen; De vice-vrzitter beheert de CRM-database, waarin de gegevens van bestuurleden, exbestuursleden, de dnateurs en de vertegenwrdigers van de gesubsidieerde gede delen zijn vastgelegd. Hij f zij zrgt ervr dat deze database actueel en betruwbaar is, vr zver dat redelijkerwijs mgelijk is. De penningmeester Vert de financiële administratie; Waarbrgt de cntinuïteit van de financiële administratie, met name in geval van pvlging; Stelt financiële verzichten p; Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag; Zrgt ervr dat de financiële administratie, de manier waarp deze administratie geverd wrdt en het financiële jaarverslag niet nndig afwijkt van Richtlijn 650. Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen, beleggingen en investeringen; Beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt f en nder welke vrwaarden inventaris wrdt uitgeleend en ziet te p returbezrging; Begrt inkmsten (inzamelingsacties) en uitgaven (prjecten) en vert p deze activiteiten tussentijds en na afrnding financiële cntrle uit; Beslist zelfstandig ver uitgaven tt 250 eur; Berdeelt f gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegrting, de kaders van prjectbudgetten en/f de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken; Neemt het initiatief m vr bepaalde tijd ingestelde werkgrepen/prjectgrepen decharge te verlenen; Onderhudt cntacten met spnsren en subsidieverstrekkers. Pagina 24 van 31

25 De secretaris Maakt van elke vergadering een verslag waarin minimaal vermeld: De datum en plaats van de vergadering; De aanwezige en afwezige bestuursleden; De verleende vlmachten; De genmen besluiten. Maakt een samenvatting van de vergaderverslagen vr de website; Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag p; Ontvangt alle binnenkmende pst, rechtstreeks f via andere bestuursleden; Neemt kennis van en behandelt de pst, schakelt waar ndig andere bestuursleden in m de pst te behandelen en verzrgt de daaruit vrtvleiende crrespndentie; Archiveert alle relevante dcumenten; Zrgt er, in gede samenwerking met de webmaster, vr dat het actuele gedeelte van het archief via de website vr alle bestuursleden te dwnladen is. De webmaster Beheert de website; Ziet erp te dat deze beschikbaar en bereikbaar is; Beheert de structuur van de website; Zrgt ervr dat de inhud van de website actueel en vlledig is; Vert de eindredactie van teksten p de website; Berdeelt cntent die vr plaatsing p de website wrdt aangebden en verlegt met de vrzitter indien teksten wrden aangebden f geplaatst die niet dr de beugel kunnen; Ziet erp te dat de website en alle andere interne en externe cmmunicatie vldet aan de huisstijl; Onderhudt cntacten met hen die teksten f andere cntent vr de website aanleveren; De webmaster vert de eindredactie ver de halfjaarlijkse nieuwsbrief en ziet te p een regelmatige, tijdige verschijning. Beantwrdt de binnenkmende . Met de secretaris wrden gede afspraken gemaakt ver de srten die de webmaster zelf mag afhandelen: verzeken m schriftelijke tezending van jaarverslagen, en andere penbare infrmatie. Van andere e- mails stuurt de webmaster een ntvangstbevestiging, de verdere beantwrding/afhandeling wrdt vergedragen aan de secretaris. Pagina 25 van 31

26 Besluiten Het bestuur: Neemt met minimaal twee bestuursleden besluiten die geen uitstel kunnen velen, en stellen de verige bestuursleden bij eerste gelegenheid p de hgte van dergelijke besluiten, bestuursleden zijn hfdelijk aansprakelijk tt het mment dat deze ad hc besluiten p een bestuursvergadering bekrachtigd zijn; Neemt alle verige besluiten na agendering tijdens een bestuursvergadering f jaarvergadering; Neemt besluiten ver geagendeerde vrstellen met enkelvudige meerderheid van stemmen, behudens in de statuten en dit huishudelijk reglement beschreven uitznderingssituaties. Is een vrstel geagendeerd en verzekt geen der aanwezige bestuursleden tt stemming, dan wrdt gerekend dat het vrstel is aangenmen; Neemt besluiten met enkelvudige meerderheid van stemmen ver niet-geagendeerde vrstellen indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een vlmacht hebben verstrekt; Staken de stemmen dan is het vrstel verwrpen. Staken de stemmen bij verkiezing van persnen dan beslist het lt. Vergaderingen Geldigheid Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien tenminste twee/derde van het aantal zittende leden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwrdigen bij vlmacht. Frequentie Het bestuur vergadert ten minste 6 maal per jaar, en hudt één maal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de vrzitter hierte het initiatief neemt, f indien twee f meer bestuursleden hierm verzeken. Vergaderingen wrden gehuden p het mment waarp deze zijn gepland, f, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna. Vergaderingen waarte een verzek is ingediend, wrden binnen vier weken na het indienen van het verzek gehuden. Indien een vergadering niet cnfrm bvenvermelde eisen bijeen wrdt gerepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te repen. Een vergadering als in de vrige zin bedeld vrziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persn aan die belast is met het huden van de ntulen. Een bestuursvergadering duurt maximaal 2 uur, een jaarvergadering niet meer dan 3 uur. Aan het einde van elke bestuursvergadering wrdt de datum van de vlgende reguliere vergadering vastgesteld. Pagina 26 van 31

27 Agenda Bestuursleden kunnen vr de vergadering agendapunten bij de vrzitter en/f secretaris inbrengen; zij stellen in ged verleg de cnceptagenda p. Urgente punten (zals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) wrden hger p de cnceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen; De secretaris mailt de cnceptagenda uiterlijk 2 dagen vr aanvang van de vergadering dr en publiceert deze p het interne gedeelte van de website. Aan het begin van elke vergadering wrdt de agenda definitief vastgesteld. Bestuursleden hebben hierbij de mgelijkheid punten aan de agenda te te vegen, kunnen vrstellen punten te schappen f dr te schuiven naar een vlgende vergadering en kunnen vrstellen de vlgrde van agendapunten te wijzigen. Vergaderingen wrden de vergadering afgewerkt vlgens de agenda; maar p eigen initiatief f p verzek kan de vrzitter besluiten van die vlgrde afwijken en/f besluiten een f meer punten dr te schuiven naar een vlgende vergadering. Verantwrdelijkheid Het bestuur is verantwrdelijk en beslist. Ntulen Van elke vergadering wrdt een verslag (met activiteiten verzicht) gemaakt, dat z snel mgelijk na de vergadering wrdt verspreid nder de bestuursleden. Opgestelde cnceptntulen wrden p de eerstvlgende vergadering besprken en vastgesteld. Vastgestelde ntulen wrden (al dan niet samengevat) p de website gepubliceerd. Inbreng tijdens de vergadering Van bestuursleden wrdt een actieve inbreng verwacht; Ideeën van bestuursleden zijn welkm en wrden besprken f drgeschven naar een vlgende vergadering; Iedere bestuurder kan één f meer plaatsvervangers vrdragen. Een plaatsvervanger heeft geen stemrecht. Een plaatsvervanger kan alleen aanwezig zijn als de bestuurder afwezig is; Het bestuur kan de vrzitter vragen andere persnen dan bestuursleden te te laten tt de vergadering. De vrzitter neemt in deze een beslissing; Iedere bestuurder kan zich in het bestuur dr een andere bestuurder laten vertegenwrdigen p grnd van een daarte strekkende, schriftelijk verleende vlmacht, die bij de aanvang van de betreffende vergadering met wrden verhandigd aan de vrzitter van die vergadering. Pagina 27 van 31

28 Cmmunicatie Het bestuur nderkent het belang van gede cmmunicatie met: Dnateurs; Gesubsidieerde gede delen; Gede delen die vr tekmstige subsidiëring in aanmerking kmen; De media. Gelet p het internatinale karakter van de stichting zal de cmmunicatie in het Nederlandse en Engelse taalgebied nder verantwrdelijkheid van de vrzitter vallen en de verantwrdelijkheid vr de PR-activiteiten nder verantwrdelijkheid van de webmaster. In andere taalgebieden, vral het Hngaarse en het Remeense, is de vice-vrzitter verantwrdelijk vr de vertegenwrdiging van de stichting en het bestuurslid belast met PR-internatinaal verantwrdelijk vr cntacten met de media. Alle cmmunicatie wrdt vraf, en in gevallen waarin dit niet mgelijk is, bij eerste gelegenheid daarna, afgestemd met de vrzitter en p diens aangeven k met de secretaris en verige bestuursleden. Dnaties en declaraties Grtere dnaties, meerjarige schenkingen, en schenkingen bij testament kunnen wrden geaccepteerd dr de ntaris van de stichting. Deze is hierte bij akte gemachtigd; Grte en/f meerjarige dnaties wrden, indien de dnateur daaraan hecht, besteed aan een dr de dnateur begd del; Kleine, eenmalige f peridieke dnaties wrden standaard gestrt p de bankrekening van de stichting; Dnateurs die cntant een bedrag schenken aan een van de bestuursleden ntvangen van dat bestuurslid een getekende kwitantie. De dnatie wrden bij eerste gelegenheid aan de penningmeester gemeld en het geld wrdt uiterlijk binnen drie werkdagen p de bankrekening van de stichting gestrt; Ontvangen dnaties, schenkingen en subsidies kunnen wrden gereserveerd en zdende naar een vlgend kalenderjaar wrden drgeschven. Reserveren is echter geen del p zich, sterker ng: het dient tt het minimum beperkt te blijven, slechts wat ndig is vr cntinuïteit. Het beleidsplan bepaalt hiervr de kaders; In gevallen waarin de stichting met tekenen vr ntvangst van gederen en/f vr het ged gebruik en/f gede verwijdering ervan (dan wel enig andere vrwaarde schriftelijk met accepteren), sluit de stichting een gelijkluidende vereenkmst met het gede del dat de gederen ntvangt. In gevallen waarin de stichting niet heft te tekenen, verdient het de vrkeur tch een cntract met de ntvangende partij te tekenen; Bestuursleden zijn gerechtigd privé gedane f vrgeschten uitgaven en gereden kilmeters te declareren; Vr declaraties wrdt het standaardfrmulier Declaratie gehanteerd, te dwnladen vanaf de bestuurssectie van de website; Pagina 28 van 31

29 Bestuursleden zijn niet gerechtigd vacatiegeld te declareren f zich p andere wijzen vr hun inspanningen en/f tijdsbesteding te laten cmpenseren. Ryement Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij dr nbehrlijk bestuur schade vr de stichting heeft verrzaakt dan wel zu hebben verrzaakt en de bestuurder daarver een ernstig verwijt kan wrden gemaakt. Een bestuurslid kan geryeerd wrden, als hij/zij tussen twee jaarvergaderingen meer dan de helft van het uitgeschreven aantal vergaderingen heeft verzuimd. Deze regel is niet van tepassing p bestuursleden die in het buitenland wnachtig zijn en uit hfde van hun functie in f rnd hun wnplaats werkzaamheden vr de stichting verrichten. Maatschappelijke verantwrdelijkheid De stichting streeft niet alleen algemeen nut begende delen na, maar spant zich k in m de maatschappelijke vetafdruk tt het minimum te beperken. Sltbepalingen In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishudelijk reglement niet vrziet, beslist de vrzitter. Alle geïnteresseerden ntvangen p eerste verzek uit handen van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van dit reglement, als elektrnische kpie per . Papieren exemplaren wrden p eerste verzek ter beschikking gesteld tegen een dr het bestuur vast te stellen vergeding. Pagina 29 van 31