Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering

Transcriptie

1 Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle Alain Wyffels en Sabine De Wandel

2 Kennismaking met Langemark-Poelkapelle Inwoners 52,53 km² 3 deelgemeenten 5 kernen Langemark Madonna Sint-Juliaan Poelkapelle Bikschote Frontgemeente Bestuur : CD&V en Open VLD

3

4 Missie gemeente Het gemeentebestuur is uw partner in de ontwikkeling van Langemark-Poelkapelle tot een aantrekkelijke en financieel gezonde gemeente, waar het goed is om te leven en te vertoeven.

5 Missie OCMW Het OCMW biedt de nodige zorg- en dienstverlening die het voor alle inwoners van de gemeente mogelijk maakt, een menswaardig en kwaliteitsvol leven te leiden. Wij willen hierbij het meeste aandacht schenken aan de inwoners die de minste kansen krijgen en/of zorgbehoevend zijn. We doen dit, door een antwoord te zoeken op structurele welzijnsvragen, initiatieven te nemen om de kansen op welzijn, zelfredzaamheid en emancipatie te verhogen en door mensen individueel te helpen. Dit alles doen we op een rechtvaardige en respectvolle manier.

6 Missie gemeenschappelijk Wij willen een open en aanspreekbare organisatie zijn waarin een professioneel team van bestuurders en medewerkers zich inzetten om een kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden. Om onze missie te vervullen willen we samenwerken met alle mogelijke partners op bestuurskundig vlak en op het terrein van welzijn.

7 Onze waarden Vastgelegd in een deontologische code Loyauteit Klantgerichte dienstverlening Correctheid Spreekrecht en spreekplicht Zorgvuldigheid

8 Onze visie

9 Beleidsprioriteiten MJP = synergie met gemeentebestuur en OCMW Gebaseerd op onze missie / visie / waarden 5 doelstellingen : - De dienstverlening optimaliseren - Beheersbaarheid van de organisatie verhogen - Werken aan ruimtelijke kwaliteit - Een sociaal beleid voeren - Stimuleren van een betrokken gemeenschap 3 beleidsdomeinen : Algemeen bestuur Wonen Leven

10 Samen werken

11 Geschiedenis : : : : : gemeenschappelijke financieel beheerder voorzitter OCMW in schepencollege gemeenschappelijke secretaris gemeenschappelijk meerjarenplan gemeenschappelijk organogram

12 Doelstellingen voor samenwerking Door samen te werken, wensen de besturen: Hun kennis te verdiepen en te specialiseren; Hun kennis te verbreden; Het dienstenaanbod op elkaar af te stemmen en toegankelijker te maken; Het efficiënter inzetten van personeel (o.a. door het vermijden van dubbel werk) en het creëren van schaalvoordelen. Het is de ambitie van het bestuur om een volledige integratie tussen gemeentebestuur en OCMW te bewerkstelligen als voorbereiding op de evolutie in Vlaanderen en voor zover het wetgevend kader dit toelaat.

13 Principes van samenwerking Er wordt afgestapt van het beeld van structurele en financiële afhankelijkheid van het OCMW ten aanzien van het gemeentebestuur en de besturen worden evenwaardige partners die samen keuzes maken, investeren én sparen De samenwerking situeert zich op alle niveau s : op het niveau van de diensten, maar ook van de beleidsorganen, op administratief, financieel, beleidsmatig en managementniveau De samenwerking moet in eerste instantie de dienstverlening aan de bevolking ten goede komen

14 Principes van samenwerking Het domein welzijn wordt geïntegreerd binnen de afdeling Leven en krijgt, naast de afdelingen Wonen en Algemeen Bestuur de nodige aandacht in het beleid Er wordt vertrokken van sterktes en competenties in beide besturen en over de verschillende diensten door samen te werken willen we elkaar versterken De intentie tot samenwerking is een proces, waarin de nodige tijd en energie wordt gestopt om iedereen binnen de organisatie mee te krijgen in het verhaal. Doel en middel zijn de groei naar een gemeenschappelijke organisatiecultuur.

15 Inspiratie tot samenwerking Beheersmatige samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW Studie in opdracht van de Vlaamse Overheid Agentschap Binnenlands Bestuur Universiteit Antwerpen - Onderzoeksgroep management & bestuur Prof. Dr. Wouter Van Dooren Prof. Dr. Koen Verhoest Prof. Dr. Ria Janvier Inger Dewilde Liesbeth Op de Beeck Lieven Janssens

16 Samenwerking? Wel samenwerking Geen samenwerking Interne/externe Samenwerking? Samenwerken tussen 2 besturen Overdracht van eigendom of werkgeversgezag Overdracht Oprichting rechtspersoon Geen overdracht Ad HOC Gestructureerde samenwerking Geïntegreerde samenwerking

17 Organogram inspiratie tot samenwerking Vormen van samenwerken Geen samenwerking Ad hoc samenwerking Gestructureerde samenwerking zonder feitelijke integratie Feitelijke integratie van één of meerdere diensten Formele overdracht van één of meerdere diensten Samenwerken via aan extern verzelfstandige shared service Samenwerken via een externe interlokale/intergemeentelijke shared service die meerdere besturen op verschillende territoria bedient Samenwerking via een gezamenlijke uitbesteding aan en/of participatie in een private partner

18 Dienstverleningsmodel Partners Hogere overheden Inwoners ALGEMEEN BESTUUR WONEN LEVEN MANAGEMENT - LEIDERSCHAP WOONCAMPUS gemeenteraad, raad maatschappelijk welzijn, schepencollege, managementteam

19 Organogram

20 Organogram gemeentebestuur

21 Organogram OCMW Financieel beheerder Afdelingshoofd Leven Sociale dienst Thuisdienst De Wissel BKO Secretaris Directeur woonzorgcentrum Paramedische dienst Dienst Bewonerszorg Keuken Onderhoud Leven Woonzorgcentrum

22 Organogram inspiratie tot samenwerking Beleidsdomein Wonen

23 Organogram inspiratie tot samenwerking Dienst Huidig werkgever Toekomstig werkgever Samenwerking Modaliteiten Milieu Gemeentebestuur idem Ad Hoc Acties en sensibilisering, doelgroepen Woondienst Ruimtelijke Ordening Patrimonium Groen en uitleendienst Recyclagepark Algemeen/coördinatie Gemeentebestuur (Zonnebeke) Gemeentebestuur Gemeentebestuur Gemeentebestuur Gemeentebestuur Gemeentebestuur idem idem idem Idem idem idem Ad Hoc Acties en sensibilisering, doelgroepen Niet relevant Structureel Structureel Technisch onderhoud en interventies gebouwen en aanhorende Onderhoud en interventies groen en omgeving gebouwen Niet relevant Structureel Management en coördinatie Projectopvolging

24 Organogram inspiratie tot samenwerking Beleidsdomein Leven

25 Organogram inspiratie tot samenwerking Dienst Huidig werkgever Toekomstig werkgever Samenwerking Modaliteiten Sociale Dienst OCMW Idem Ad Hoc Dossiers Burgerzaken Gemeentebestuur Thuishulp De Wissel OCMW Opvang t Buitenbeentje OCMW Team Ontspannen (dienst vrije tijd) Gemeentebestuur Bikschooltje Gemeentebestuur Algemeen/coördinatie Idem Idem Idem Idem idem Ad Hoc Dossiers Niet relevant Structureel Vakantiewerking Ad Hoc Projecten en activiteiten Structureel Vakantiewerking Ad Hoc Projecten en activiteiten, onder meer naar doelgroepen Niet relevant Structureel Management en coördinatie Projectopvolging

26 Organogram inspiratie tot samenwerking Woonzorgcentrum

27 Organogram inspiratie tot samenwerking Beleidsdomein Algemeen bestuur

28 Organogram inspiratie tot samenwerking Dienst Huidig werkgever Toekomstig werkgever Samenwerking Modaliteiten Onthaal Gemeentebestuur en OCMW Gemeentebestuur Gemeentebestuur Gemeentebestuur en OCMW Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk Idem Idem Gemeentebestuur Geïntegreerd Geïntegreerd Geïntegreerd Gezamenlijk Gezamenlijk Gezamenlijk Financiën Gemeentebestuur en OCMW Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk Personeel Gemeentebestuur en OCMW Gemeentebestuur Geïntegreerd Gezamenlijk Preventie Overheidsopdrachten Archief Facility Gemeentebestuur Gemeentebestuur Gemeentebestuur Gemeentebestuur Idem Idem Idem Idem Geïntegreerd Geïntegreerd Geïntegreerd Geïntegreerd Gezamenlijk Gezamenlijk Gezamenlijk Onderhoud gemeentehuis en sociaal huis Algemeen/Coördinatie Gemeentebestuur Idem Geïntegreerd Management en coördinatie Communicatie ICT Secretariaat Projectopvolging

29 Aanbod diensten Ruimtelijke ordening Milieu Burgerzaken Sociale Dienst Vrije Tijd BKO Woondienst Bibliotheek Thuishulp Woonzorgcentrum Patrimonium Groen Ondersteunende diensten SAMEN GOED VOOR 240 PERSONEELSLEDEN Gemeentelijke basisschool

30 Samenwerking binnen personeelsbeleid Gezamenlijke overlegmomenten HRM-overleg Gezamenlijk HOC-BOC CPBW Afstemming reglementen (rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code, ) en procedures Afstemming extralegale voordelen Afstemming functiebeschrijvingen Afstemming registratie en planningssysteem Afstemming aanwervingsbeleid Personeelsmobiliteit bij aanwerving, bevordering, Onthaal nieuwe personeelsleden Peter/meterschap Gezamenlijke selecties Gezamenlijk sollicitantenbestand

31 Samenwerking binnen personeelsbeleid Gezamenlijk organiseren van vorming Informaticatoepassingen Diensthoofden Preventie en bescherming op het werk Vragenlijst psycho-sociaal welzijn Vertrouwenspersonen Organisatie medisch onderzoek Brochures Informeel Personeelskrantje Sportactiviteiten Personeelsrestaurant

32 De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

33 De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis Huisvesting Sociale dienst Thuishulp Burgerzaken Integratie gemeente & ocmw 1 adres 1 telefoonnummer 1 onthaal

34 De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis Nieuwe aanbouw aan Kasteel Visie en ontwerper gekozen via Winvorm-wedstrijd: Tom Thys (Brussel) Verbinding tussen Vijverpark spoorwegbedding, Markt 2 besturen in 1 huis (gemeente én OCMW) 1 publiek dienstverleningspunt Verdubbeling in oppervlakte

35 De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis

36 Relatie met de dorpskernvernieuwing

37 De Toekomst: Van 2 locaties naar 1 huis Thema per verdieping

38 Niveau 0

39 Niveau +1

40 Niveau +2

41 CENTRAAL ONTHAAL

42 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Analyse huidige werking Focus op interne doorverwijzing Aanbodgericht i.p.v. vraaggericht Gemeente Meerwaarde => samenwerking secretariaat & communicatie 2 onthaalmedewerkers nodig OCMW 1 onthaalmedewerk, moeilijk voor permanentie Medewerkers hebben geen zicht op wachtenden Permanentieregeling sociale dienst ondersteunt onthaal

43 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Tendensen => vb. burgerzaken Geen onthaal, ontvangen aan het loket Divers publiek Tendensen Uitbreiding met e-loket => minder contacten aan loket Nieuwe toepassingen zorgen voor langere wachttijden vb. reispassen Nieuwe wetgeving => complexere dossiers meer specialisatie en tijdsinvestering vereist

44 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW De toekomst De burger (nog) beter dienen door Centralisatie van de dienstverlening Kanteling van de organisatie (front back) Klantvriendelijk onthaal = gezicht van de organisatie Multikanaal & klantgericht dienstverleningsconcept: Zelfde dienstverlening, ongeacht het kanaal

45 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Kanteling v.d. organisatie

46 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Kanteling v.d. organisatie Front => onthaal Eerste aanspreekpunt Snelloket: afgeven, afhalen, inschrijven, doorverwijzen Telefoon Website is afgestemd Resultaat Onthaalbalie = motor voor alle contacten Toegankelijk 24/24 via website

47 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Kanteling v.d. organisatie Back => specialisatie Loketten voor gespecialiseerde hulp Dienst thuishulp Dienst burgerzaken Dienst vrije tijd Dienst omgeving Milieu Woondienst Spreekruimtes Bespreking individuele dossiers, vb. Sociale dienst Zitdagen voor externe partners

48 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Team Onthaal

49 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Team Onthaal Onthaal, secretariaat & communicatie = 1 team Interne beurtrol voor onthaal Voordelen van een groter team Meer interne opvolging & dossierkennis Meer polyvalente medewerkers Centrale aansturing in communicatie en huisstijl Personeelsinzet In openingsuren: 2 medewerkers Buiten openingsuren (alleen onthaal open): 1 medewerker

50 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Ondersteuning ICT

51 ONTHAAL GEMEENTE - OCMW Ondersteuning ICT Actiepunten ICT 2015 Aanduiden leverancier voor Uitbouw e-services Implementatie productencatalogus in website Procesbeschrijvingen Registratietool klachten en meldingen Centraal agendabeheer Interne en externe vorming Optimaal gebruik huidige toepassingen Actiepunten ICT 2016 Mid-office toepassingen (procesopvolging) Cliëntopvolgingssysteem

52 Vragen Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle Alain Wyffels en Sabine De Wandel

53 Aandachtspunten Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle Alain Wyffels en Sabine De Wandel

54

55 Aandachtspunten wederzijds vertrouwen

56 Aandachtspunten wederzijds vertrouwen samen plannen maken, investeren en sparen

57 Stelling 1 OCMW en gemeentebestuur zijn twee gelijkwaardige partners die samen plannen maken, investeren en sparen.

58 Aandachtspunten

59 Stelling 2 Sociaal beleid is, samen met cultuur en sport het bindmiddel voor een lokaal bestuur. Een bestuur die dit bindmiddel verwaarloost schiet zijn doel voorbij en is klaar voor een fusie.

60 Aandachtspunten

61 Stelling 3 Integratie van OCMW en gemeentebestuur kan pas echt vlot werken, als ook de politieke organen worden geïntegreerd. Maak voor het sociale aspect, net als voor de instellingen, sterke commissies of beheerscomités onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, eventueel aangevuld met (externe) deskundigen.

62 Aandachtspunten

63 Aandachtspunten In Langemark-Poelkapelle staat het bestuur, door samenvoeging van gemeente en OCMW garant voor 240 personeelsleden. We spreken dus van een middelgrote onderneming. Zullen de hogere overheden, en erger nog wijzelf, het bestuur stiefmoederlijk blijven behandelen of een kader creëren, een dergelijke onderneming waardig?

64 Bedankt voor uw aandacht Langemark-Poelkapelle versterken in tijden van verandering Samenwerking gemeentebestuur en OCMW Langemark-Poelkapelle Alain Wyffels en Sabine De Wandel