OW0303 Langemark-Poelkapelle Het sociaal huis en gemeentehuis gelinkt

Transcriptie

1 OW0303 Langemark-Poelkapelle Het sociaal huis en gemeentehuis gelinkt Vooraanzicht gemeentehuis Zij-aanzicht gemeentehuis Bovenaanzicht huidig gemeentehuis Langemark-Poelkapelle en nabije omgeving 1. Huidige gemeentehuis (Kasteelstraat 1, 8920 Langemark-Poelkapelle) 2. Huidig gebouw voor dienst burgerzaken (Kasteelstraat 7, 8920 Langemark-Poelkapelle) 3. Locatie voor toekomstig gemeenschappelijk onthaal 4. Locatie voor toekomstig sociaal huis 5. Locatie voor toekomstige aanleg van parking en groen

2 Gemeentehuis en nabije omgeving Vijverpark Gemeentehuis in de ruimere omgeving link met vijverpark Situering van het project Via deze open oproep wil het gemeentebestuur Langemark-Poelkapelle, in samenspraak met het OCMW, de kwaliteit van de publieke dienstverlening verbeteren. Beide besturen willen een geïntegreerde visie ontwikkelen op de dienstverlening. Door het sociaal huis aan het huidig gemeentehuis in Langemark aan te bouwen, en een gemeenschappelijk onthaal te creëren, is er sprake van een fysieke integratie. De opdracht bestaat uit: De opmaak van een architecturaal plan voor een sociaal huis als aanbouw bij het huidig gemeentehuis en verbonden door een gemeenschappelijk onthaal. De opmaak van een architecturaal plan voor een aansluiting van het bestaande gemeentehuis aan dit gemeenschappelijk onthaal De opmaak van een omgevingsplan voor het openbaar domein rondom het gemeentehuis en het toekomstig sociaal huis met creatie van groen en parkeerplaatsen. Langemark-Poelkapelle Langemark-Poelkapelle is een West-Vlaamse gemeente met ca inwoners. Het bestaat uit de deelgemeenten Langemark, Poelkapelle en Bikschote en heeft daarnaast nog 2 dorpskernen: Madonna en Sint- Juliaan. De gemeente behoort tot het arrondissement Ieper, in het zuidwesten van de Provincie West- Vlaanderen. Samenwerking OCMW & gemeente Sinds 2001 wordt, meer en meer samengewerkt tussen het gemeentebestuur en het OCMW van Langemark- Poelkapelle. Dit komt op diverse domeinen (ICT, financiën, technische dienst, facility, ) tot uiting. Deze intensievere samenwerking resulteerde tot een gezamenlijke beheersovereenkomst, waarin belangrijke afspraken zijn vastgelegd (o.a. afstemming en integratie van ondersteunende diensten, delen van één secretaris en financieel beheer voor gemeente en OCMW, ). Hierin drukten het gemeentebestuur en OCMW hun wens uit om te komen tot een gezamenlijk sociaal huis. Deze afspraken sluiten aan bij de wil van beide organisaties om de dienstverlening maximaal te integreren en op elkaar af te stemmen. Het vertrekpunt

3 Het huidig gemeentehuis bevindt zich middenin het centrum van Langemark in de Kasteelstraat 1, 8920 Langemark-Poelkapelle(nummer 1 op de foto). Dit werd drie jaar geleden vernieuwd ( ). In dit gebouw bevinden zich volgende zaken: - Loketafdelingen: Vrijetijd, Ruimtelijke Ordening, Milieu - Ondersteunende en managementafdelingen: Personeel en HRM, financiën, secretariaat, facility, preventie, ICT, secretaris, financieel beheerder en beleidsmedewerker - In het gebouw een eigen gemeentelijk onthaal op het gelijkvloers - Vergaderzalen en bureaus voor leden van college van burgemeester en schepenen - Kelder met een garage en opslagruimte voor archief en bureaumateriaal - Zolder Een aantal gemeentediensten zijn op andere locaties gevestigd. Zo bevindt het gebouw van de dienst burgerzaken zich in de Kasteelstraat 7,8920 Langemark-Poelkapelle (nummer 2 op de foto). De huidige zetel van het OCMW bevindt zich op de site van het woonzorgcentrum (Zonnebekestraat 71, 8920 Langemark-Poelkapelle), gelegen buiten het centrum van Langemark. Op deze site zijn momenteel de meeste OCMW-diensten gevestigd: - Loketafdelingen: woonzorgcentrum, sociale dienst, thuishulp de Wissel - Ondersteunende en managementafdelingen: Personeel en HRM, secretariaat, De zoektocht In de voorbije jaren dachten het OCMW en gemeentebestuur samen na over het concept van een sociaal huis. Dit gebeurde door een bevraging van verschillende doelgroepen (medewerkers, sleutelfiguren,..) en resulteerden in een conceptnota. 1. Bij het zoeken naar een locatie voor het sociaal huis, was de maximale afstemming van de dienstverlening van gemeentebestuur en OCMW de belangrijkste drijfveer. Bovendien moet het sociaal huis voldoende ruimte bieden om zoveel mogelijk sociale dienstverlening in 1 huis te bundelen. We willen dit als volgt realiseren: Bouw van een sociaal huis als aanbouw bij het huidig gemeentehuis. In dit sociaal huis zijn de dienst burgerzaken, alle loketafdelingen van het OCMW (uitgezonderd het woonzorgcentrum) Samenwerken met en eventueel ruimte bieden aan externe organisaties die sociale dienstverlening aanbieden in Langemark-Poelkapelle 2. Creatie van een gemeenschappelijk onthaal tussen het sociaal huis en het gemeentehuis 3. De ondersteunende diensten (personeel, ict, financiën, preventie, ) samen onder 1 dak brengen. 4. Zorgen voor een aansluiting van het huidig gemeentehuis aan het gemeenschappelijk onthaal. 5. Zorgen voor parkeermogelijkheden in de nabijheid van het gemeentehuis en het toekomstig sociaal huis. Een omgevingsplan opmaken, met aandacht voor parkeerplaatsen in de nabijheid van het gemeentehuis en een groene link naar het vijverpark Bovendien willen het gemeentebestuur en het OCMW met dit project hun visie op vlak van duurzaamheid en duurzaam bouwen in de praktijk omzetten. De aankomst 1. Bouw van een sociaal huis als aanbouw aan het huidige gemeentehuis in de Kasteelstraat (Nummer 4 op de foto) Het sociaal huis dient een fysische plek te worden waar de burgers terecht kunnen met al hun sociale vragen. Binnen het sociaal huis zijn daarom bij voorkeur volgende diensten gevestigd: Burgerzaken: Contactpunt/loket voor dienst burgerzaken met hoog-laag balie Bureauruimtes o Landschapsbureau voor sociale dienst (6 personen) o Landschapsbureau voor dienst burgerzaken (3 personen) o Landschapsbureau voor dienst buitenschoolse kinderopvang (3 personen) o Bureau/spreekruimte voor personen van thuishulp de Wissel (2 personen). Goed toegankelijk voor ouderen.

4 3 spreekruimtes, die aansluiten bij het bureau van de sociale dienst Tweedehandswinkeltje in nauwe nabijheid van bureau van sociale dienst Strijkatelier in nauwe nabijheid van bureau van thuishulp de Wissel 3 lokalen, waar externe organisaties hun zitdagen in kunnen organiseren (PWA, trajectbegeleiding, ) Eventuele ruimtes, waarbinnen andere externe partners een vaste standplaats kunnen hebben Afsluitbare ruimte voor identiteitskaarten, geld, rijbewijzen Vergaderzaal voor intern en extern gebruik Douchemogelijkheden en kleedkamers Een kitchenette Technische ruimte: sanitaire voorzieningen, bergruimte, ICT Archiefruimte (?) Het gebouw dient het evenwicht te bewaken tussen efficiënt gebruik van de beschikbare ruimte (bijvoorbeeld door flexibele werkruimte) en het zorgen voor voldoende comfortabele werkplaatsen. Noden en gebruikers kunnen echter veranderen over de jaren heen. Belangrijk zal zijn dat de huidige aanbouw (samen met het gemeentehuis) eventuele veranderingen gemakkelijk kan absorberen zonder dat telkens ingrijpende wijzigingen aan het programma nodig zijn. 2. Realiseren van een gemeenschappelijk onthaal tussen het huidige gemeentehuis en het sociaal huis (nummer 3 op de foto) De realisatie van een gemeenschappelijk onthaal, die de schakel vormt tussen het gemeentehuis en het sociaal huis, is belangrijk binnen dit geheel. Dit onthaal bestaat uit een wachtruimte en een onthaalbalie. De wachtruimte moet uitnodigend zijn en fungeren als een rustpunt voor bezoekers van beide huizen. De wachtruimte maakt gezellige ontmoetingen mogelijk, maar biedt, waar nodig ook privacy aan de bezoeker. De onthaalbalie is duidelijk zichtbaar en toegankelijk. De onthaalbalie doet dienst als een snelloket en verwijst voor gespecialiseerde vragen door naar de specifieke diensten in gemeente- of sociaal huis. 3. Zorgen voor een goede aansluiting van het huidig gemeentehuis aan het gemeenschappelijk onthaal Aan de zijkant van het huidig gemeentehuis, waar in de toekomst een verbinding wordt gemaakt met het gemeenschappelijk onthaal, bevindt zich nu een muur. Belangrijk zal zijn dat beide gebouwen goed aansluiten op elkaar, zodat naadloos van de éne ruimte naar de andere kan gegaan worden. 4. Zorgen voor parkeermogelijkheden en groen in de nabijheid van het gemeentehuis en het toekomstig sociaal huis (nummer 5 op de foto) Er dient over gewaakt te worden dat burgers in de directe nabijheid van het gemeentehuis en het sociaal huis voldoende parkeergelegenheid (ook voor andersvaliden) hebben. Rond het gemeentehuis zijn er diverse opportuniteiten voor een groene inbedding in het centrum. 1 van deze opportuniteiten is de link tussen kasteel (gemeentehuis) en vijverpark. Het nadenken over deze ruimere stedenbouwkundige context en de inbedding van gemeente- en sociaal huis, in haar omgeving, hoort tot de opdracht van de inschrijver. Aanleiding De wens om, naar aanleiding van de bouw van een sociaal huis, de dienstverlening van het gemeentehuis en het OCMW maximaal op elkaar af te stemmen Doel van het project Ontwerp van sociaal huis als een aanbouw aan het gemeentehuis verbonden met een gemeenschappelijk onthaal Ontwerp van een aansluiting van het gemeentehuis en het gemeenschappelijk onthaal Huidige functies:

5 Gemeentehuis Toekomstige functies: Gemeentehuis en sociaal huis: de plek voor het merendeel van de gemeentelijke en sociale dienstverlening Profiel ontwerpers: Voor het ontwerp van de aanbouw wordt een ontwerper aangeduid. De ontwerper moet ervaring hebben met werken voor de publieke sector, moet blijk geven van een goed stedenbouwkundig inzicht en expertise mbt duurzaam bouwen. De studieopdracht telt vier onderdelen: De opmaak van een architecturaal plan voor een sociaal huis als aanbouw bij het huidig gemeentehuis verbonden door een gemeenschappelijk onthaal. De opmaak van een architecturaal plan voor een aansluiting van het bestaande gemeentehuis aan dit gemeenschappelijk onthaal De opmaak van een omgevingsplan voor het openbaar domein rondom het gemeentehuis en het toekomstig sociaal huis met creatie van groen en parkeerplaatsen. De aanduiding van de ontwerper gebeurt via de Oproep WinVorm van de provincie West-Vlaanderen. Honorariumvork: Renovatie: - architectuur: min 7% - max 8% - stabiliteit: min. 2% - max 3% - technieken: min. 2% - max 3% Bouwheer: Gemeentebestuur Langemark-Poelkapelle Contactpersoon Bouwheer: Dominiek Vancolen, gemeentelijk stedenbouwkundig ambtenaar Voorzitter jury: Christine de Ruijter Extern jurylid: Niek De Roo Gunningswijze: Prijsvraag voor ontwerpen met gunning via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking

6 Budget: 1,5 mio Vergoeding ontwerpers: exclusief BTW per laureaat Locatie bouwplaats: Kasteelstraat, Langemark-Poelkapelle Timing project: Toewijzen van de opdracht aan de ontwerper(s): nog niet gekend Toewijzen van de opdracht aan de uitvoerder(s): nog niet gekend Voorziene beëindiging van de werken: nog niet gekend Geselecteerde deelnemers: Ampe-Trybou Tom Thys URA Gunning: Tom Thys Timing procedure Selectievergadering: 06/09/2013 Briefing: 25/09/2013 Indienen: 06/01/2014 Jury: 22/01/2014 Gunning: februari 2014