welzijnshuis Stad, OCMW en welzijnspartners gaan samenwonen

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "welzijnshuis Stad, OCMW en welzijnspartners gaan samenwonen"

Antoon Michiels
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 welzijnshuis Stad, OCMW en welzijnspartners gaan samenwonen

2 Hoe aangepakt? Werkgroep welzijnshuis (diensthoofden welzijn en sociale dienst OCMW) Sub-Werkgroepen: (vertegenwoordiging van elke partner) - onthaal - Openingsuren en beheer spreekplaatsen/vergaderlokalen Werkgroep verhuis (Stefan, Tjeu, Gerry, ICT, Communicatie) Stuurgroep Synergie stad/ocmw (alle lopende synergieprojecten: ambtenaren + mandatarissen)

(vertegenwoordiging van elke partner) - onthaal - Openingsuren en beheer

Enkele principes 1. We maken in het welzijnshuis een eenduidige opsplitsing tussen onthaal, klantencontacten en backoffice. 2. De backoffice wordt maximaal ontkoppeld van de frontoffice. 3.

3 Enkele principes 1. We maken in het welzijnshuis een eenduidige opsplitsing tussen onthaal, klantencontacten en backoffice. 2. De backoffice wordt maximaal ontkoppeld van de frontoffice. 3. We zorgen voor een nieuw onthaalconcept en zorgen er voor dat dit het uithangbord wordt van het gebouw 4. De toegang voor externen tot niet-openbare delen wordt beperkt. Men meldt zich steeds aan het onthaal 5. Voor de bezoekers is indeling en verwijzing naar verschillende diensten en partners zo duidelijk mogelijk.

We zorgen voor een nieuw onthaalconcept en zorgen er voor dat dit het uithangbord wordt van het gebouw 4.

4 6. We zorgen voor een efficiënte bezetting van spreekplaatsen en vergaderruimtes 7. We onderzoeken de mogelijkheid van een klantenbegeleidingssysteem 8. De openingsuren van het welzijnshuis worden op doordachte manier gekozen en afgestemd op de noden van het doelpubliek 9. Mensen kunnen via verschillende kanalen het welzijnshuis contacteren.

De openingsuren van het welzijnshuis worden op doordachte manier gekozen en afgestemd

5 Onthaal bezoekers 1 onthaalbalie voor alle diensten + Loket kinderopvang 1 wachtruimte met mogelijkheid tot zones Hulpverleningsgesprekken in spreekplaatsen Bezoekers enkel toegang tot wachtplaats, spreekplaatsen en vergaderruimten Maximale aanmelding aan balie

Hulpverleningsgesprekken in spreekplaatsen Bezoekers enkel

6 Onthaal Bezoekers Clientvolgsysteem sociale dienst gebruiken voor alle aanmeldingen? Snelbalie: Voor alle producten waar korte afhandeling mogelijk is (kansenpas, buzzy-pass, medische kaart, aanvraag premie, participatieattest, ) oplijsting wordt momenteel verfijnd via bilaterale gesprekken

Snelbalie: Voor alle producten waar korte afhandeling mogelijk is

7 Computers in wachtruimte: - opzoekingen, mail, - invullen aanvraagformulieren, - vacatures, sollicitaties - ICT-vorming voor cliënten?

8 Onthaal bezoekers: baliemedewerkers Vast ploeg polyvalente baliemedewerkers Algemene info over alle partners In ontvangst name documenten Doorverwijzing Afspraken maken Snelbalie Beheer vergaderruimten Opstart klantbegeleidingssysteem Wachtruimte met thin clients Maatschappelijk assistent (*) Opvang crisissituaties Verdeling algemene aanvragen Analyse aanmelding (*) Neemt plaats aan onthaalbalie Beurtrol binnen team onthaal OCMW

Opstart klantbegeleidingssysteem Wachtruimte met thin clients Maatschappelijk assistent (*) Opvang

9 Wachtruimte Bezoekers zoveel mogelijk groeperen Compartimenteerbaar met paravents Waterbar, kinderspeelhoek, infofolders rap op stap hoekje Computers

10 Spreekplaatsen Géén vooraf toegewezen spreekplaatsen 5 spreekplaatsen voor permanenties (sociale dienst stad, sociale dienst OCMW, woonwinkel, permanentie SVK, juridisch spreekuur, ) 6 spreekplaatsen + 3 vergaderruimten(gelijkvloers) met afsprakenregeling via outlook-agenda Spreekplaats/dokterskabinet voor Msoc, kind en gezin, Patio: eventueel werkplekken voor korte informele interacties: - die te lang duren voor de snelbalie - die te kort zijn voor reservatie spreekplaats

afsprakenregeling via outlook-agenda Spreekplaats/dokterskabinet voor Msoc, kind en gezin, Patio: eventueel werkplekken

11 Spreekplaatsen Elke spreekplaats heeft telefoon en thin client. Printermogelijkheid wordt nog onderzocht Clean desk principe Noodknop Dubbele ingang/uitgang Hulpverlener haalt cliënt uit wachtplaats

12 Openingsuren Permanenties: Elke werkdag van 8.30 tot dinsdag van tot Afspraken: Elke werkdag van 8.30 tot dinsdag van 8.30 tot Balie/snelbalie: Elke werkdag van 8.30 tot dinsdag van 8.30 tot 19.30

30 Afspraken: Elke werkdag van 8.30 tot 16.

13 Communicatie Iedereen behoudt huidig telefoonnummer Mailadres voor dienst welzijn en sociale dienst OCMW: Er komt een algemeen telefoonnummer én algemeen mailadres

14 En de naam is.. Welzijnshuis In het Gerdapark

15 Verdere voorbereiding

16 Uitwerking balie Samenstelling team baliemedewerkers Verdere verfijning producten snelbalie Organisatie vorming baliemedewerkers Planning werkrooster baliemedewerkers (ifv openingsuren, productencatalogus, ) Afspraken ivm permanentie diensten

baliemedewerkers Planning werkrooster baliemedewerkers (ifv

17 Organogram

18 Organogram Start: Co-housing Organogram stedelijke dienst welzijn, sociale dienstverlening OCMW wijzigt (voorlopig) niet. Andere partners (Huurdersbond, SVK, DSW, ) houden eigen beslissingsstructuur Wel afspraken over: - aansturing balie - dagelijkse werking onthaal - aansturing woonwinkel, Toekomst: nadenken over nieuwe structuur?

Andere partners (Huurdersbond, SVK, DSW, ) houden eigen beslissingsstructuur Wel

19 Organisatie samenwonen Installatie van bewonersraad Samenstelling: vertegenwoordiging alle partners. Dubbele opdracht: 1. Kotberaad (wie doet de afwas?) 2. Laboratorium voor nieuwe samenwerkingsvormen/nieuwe dienstverlening.

Dubbele opdracht: 1. Kotberaad (wie doet de afwas?) 2.

20 Tot slot Vragen, suggesties, opmerkingen,

Vergelijkbare documenten

Welkom in het. Welzijnshuis

Welkom in het. Welzijnshuis Welkom in het Welzijnshuis skl_ocmw_broch.indd 1 3/11/14 09:40 Onthaal met snelbalie In het Welzijnshuis hoeft u niet op zoek te gaan naar de juiste dienst. Zodra u binnenkomt, ziet u de onthaalbalie recht