Bijlage 2. Verslag Marktconsultatie Inzicht in de markt voor E-HRM Software

Transcriptie

1 Bijlage 2 Verslag Marktconsultatie Inzicht in de markt voor E-HRM Software

2 1 Inleiding Voor u ligt het verslag van de marktconsultatie Inzicht in de markt voor E-HRM software zoals door het Centrum Indicatiestelling Zorg (hierna: CIZ) onder drie marktpartijen - te weten Raet B.V., AFAS Software B.V. en Unit4 Business Software B.V. is gehouden. Daartoe is op 12 februari 2015 een marktconsultatiedocument met die partijen gedeeld, zoals dat ook als Bijlage 1 bij het Aanbestedingsdocument is verstrekt. Zoals uit dat marktconsultatiedocument volgt, zijn aan partijen acht (8) concrete vragen gesteld. De drie partijen hebben binnen de aangegeven termijn, te weten vóór 27 februari 2015, hun antwoorden op de gestelde vragen gegeven. In dit verslag volgt een (geanonimiseerde) samenvatting van de gegeven antwoorden; het betreft sec een samenvatting van en geen interpretatie van de antwoorden. 2 Samenvatting 3.1 Vraag 1 Wat is uw algemene visie op de hiervoor beschreven huidige en gewenste situatie binnen CIZ? Partijen geven aan dat het uitgangspunt van handmatig, tenzij naar automatisch, tenzij goed aansluit bij de oplossingen die beschikbaar zijn in de markt. Wanneer optimaal gebruik wordt gemaakt van de moderne e-hrm-oplossingen, die volledig integreren met de backoffice, en bijvoorbeeld van mobiele apps ( HR in je broekzak ), worden handmatige acties overbodig. Partijen geven aan dat medewerkers steeds meer autonome zelfstandigen worden, HRorganisaties steeds meer transformeren van administratief expert naar strategische business partners (focus op kerntaken en kwaliteitszorg) en het administratieve proces steeds meer van backoffice naar frontoffice verschuift. ESS en MSS zijn daarvoor het communicatiemiddel. De visie van CIZ sluit dus volledig aan bij de moderne e-hrm-oplossingen die markt in e-hrm software biedt. 3.2 Vraag 2 Wat is uw visie ten aanzien van de door CIZ geformuleerde aandachts- en uitgangspunten voor het E-HRM systeem waaronder de samenstelling van het E-HRM systeem, aantal en inhoud van de modules, functionaliteiten en het outsourcen van beheer? Niet alle partijen bieden oplossingen aan op basis van een modulaire indeling. Het is dan ook belangrijk dat CIZ uitvraagt op basis van functionaliteiten en niet op basis van modules. Geadviseerd wordt een keuze te maken tussen inzet van één integrale oplossing of de inzet van verschillende specifieke oplossingen. De markt met leveranciers met oplossingen op het gebied van HR- en salarisadministratiesoftware en aanvullende diensten is immers groot. Aangegeven wordt dat veel organisaties kiezen voor een hybride model: een scenario waarbij de basis HR- en salarisadministratiesoftware, vaak gefaseerd, wordt aangevuld met verscheidene HR-performance tools om bepaalde specifieke HR-deelprocessen volledig te ondersteunen. Dat wordt gedaan door organisaties met een hoge HR-ambitie. Organisaties met een beperktere HR-ambitie kiezen vaak meer voor een efficiënte, doeltreffende en eenvoudige uitvoering van de HR-processen en dus een integrale oplossing die kan voorzien in de uitvoering van de belangrijkste administratieve HR- en salarisprocessen op basis van self service principes. Die self service principes zijn van deze tijd, zo wordt door alle partijen aangegeven. Waar voorheen de personeels- en salarisadministratie een centrale rol speelde in de verwerking van wijzigingen, zal deze rol veranderen naar een meer controlerende, coördinerende en adviserende rol (ook wel: focus op kerntaken en vermindering administratieve ballast). Door het vastleggen van mutaties bij de bron (deze self services principes) en centrale vastlegging van dossiers en data, is het mogelijk papierarm te gaan werken. Bijlage 2. Verslag marktconsultatie E-HRM software Pagina 2 van 6

3 De opkomst van anytime, anyplace en any device wordt als onomkeerbare trend gezien. Uit de reacties van partijen blijkt dat de markt dan ook volledig inzet op mobiele platformen en de wijze waarop e-hrm in de toekomst steeds meer eigendom van de medewerkers zal worden. Flexibiliteit, toekomstbestendigheid, toegankelijkheid en inhoud aandachtspunten die CIZ heeft geformuleerd worden volgens de partijen geborgd door een SaaS-oplossing (CIZ wordt daardoor ontzorgd als het gaat om beheer van applicaties en onderhoud, zoals doorvoeren van wettelijke wijzigingen in regelingen en wijzigingen in CAOs en dergelijke) en mobiele apps. SaaS biedt immers flexibiliteit (waaronder 24/7 inloggen). Het ontwikkelen van gegevensuitwisseling op basis van webservice techniek biedt mogelijkheden om aan te sluiten op andere applicaties, maar biedt ook mogelijkheden om processen deels in andere applicaties te laten plaatsvinden en iedere professional in haar eigen kennisgebied en applicatiedomein te ondersteunen. De (standaard) interfaces met externe systemen wordt als belangrijk gezien. CIZ dient dat dus voldoende te waarborgen. Vanuit één van de partijen komt het advies goed na te denken over de rol van functioneel beheer. Aangegeven wordt dat indien CIZ de salarisverwerking in huis wenst uit te voeren, zij adviseert dan ook het functioneel beheer in huis uit te (laten) voeren (al dan niet met ondersteuning vanuit een leverancier). 3.3 Vraag 3 Wat is uw visie ten aanzien van de door CIZ beoogde planning, te weten het starten van de implementatie per 1 juli 2015, het operationeel zijn van het E-HRM systeem op 1 januari 2016 met dezelfde functionaliteit als de huidige situatie en het schaduwdraaien van de salarisadministratie per 1 oktober 2015? Algemeen gedeelde visie van de partijen is dat de implementatie van het E-HRM systeem vanwege de transformatie binnen de organisatie een uitgebreid proces is. Eén partij acht de door CIZ gegeven data zeer realistisch. De andere twee partijen achten de gegeven data haalbaar maar adviseren CIZ uitdrukkelijk vanwege de te bereiken cultuuromslag niet alle onderdelen in de maanden juli t/m december 2015 te laten starten, maar uit te gaan van een basisfunctionaliteit per 1 januari 2016 en een gefaseerde uitrol van het E-HRM systeem en de bijbehorende verantwoordelijkheden in de loop van Daarbij geeft één partij wel aan dat voor het realiseren van een dergelijke basisfunctionaliteit per 1 januari 2016, de kick-off in juli 2015 zal moeten plaatsvinden (dan is het haalbaar ). Alle partijen geven aan met een gestandaardiseerde projectaanpak te werken. 3.4 Vraag 4 Wat is uw advies ten aanzien van de implementatie van het E-HRM systeem in het licht van de cultuuromslag die gelijktijdig met/aan de hand van de invoering van het E-HRM systeem binnen CIZ dient plaats te vinden? Met andere woorden; wat is in uw visie een logische fasering en met welke doorlooptijden dient CIZ in uw visie rekening te houden? Twee partijen gaan concreet in op de fasering. Die partijen adviseren vanwege de cultuuromslag niet alle functionaliteiten in zes maanden te implementeren. Zij benadrukken dat veel IT-projecten stranden op een goede implementatie; de cultuuromslag is daar nog een extra bezwarende factor bij. Partijen geven aan dat het voor die cultuuromslag belangrijk is dat draagvlak wordt gecreëerd in de organisatie: medewerkers moet de tijd en ruimte worden gegund om aan de nieuwe processen en de digitalisering te wennen. Zodra er draagvlak is, zal de acceptiegraad bij betrokkenen hoger zijn. Draagvlak kan worden gecreëerd door een e-hrm pakket aantrekkelijk te maken voor medewerkers, door hen "mee te nemen" in het proces (meeweten, meedenken en meebeslissen). Een partij geeft aan dat ten behoeve van het Bijlage 2. Verslag marktconsultatie E-HRM software Pagina 3 van 6

4 creëren van draagvlak bij elke (deel)implementatie een kick-off bijeenkomst wordt gehouden (daarnaast ondersteuning in de vorm van presentaties, roadshows, quick reference cards, trainingen etc), waarbij voor elk (deel)project een standaard percentage van de projecturen wordt gealloceerd voor die werkzaamheden. Ten aanzien van de fasering adviseert één partij alle functionaliteiten gespreid over een jaar (juli juni 2016) te implementeren. De andere partij adviseert concreet de volgende fasering aan te brengen: per januari 2016: implementatie HR- en salarisadministratie, conversie, en schaduwdraaien en correcte loonstrook voor alle medewerkers (portaal en app). Daarnaast inzage in personeelsdossier door medewerkers en managers en het raadplegen van regelingen. Rapportages en verstrekkingen maken ook deel uit van deze fase. per februari 2016: doorgeven van mutaties door medewerkers en managers. per maart 2016: registratie ziekteverzuim en verlofaanvragen en indienen declaraties. afhankelijk van inzetbaarheid CIZ-team: implementatie W&S tool, Talent Management tool en case management. 3.5 Vraag 5 Wat is uw visie op dan wel verwachting ten aanzien van de workload voor gebruikers van het systeem (managers en medewerkers in kader van respectievelijk MSS en ESS) postimplementatie, met andere woorden: hoeveel tijd zijn gebruikers kwijt voor het gebruik van het systeem? Alle partijen verwachten dat de workload voor de betrokkenen zal afnemen ten opzichte van de workload in het huidige papieren proces (mede doordat alle betrokkenen inzage hebben in actuele informatie en de status van aanvragen). Eén partij concretiseert dat door aan te geven dat uit onderzoek is gebleken dat het gebruik van haar systeem (ESS en MSS) een tijdreductie van 50% oplevert ten opzichte van het (huidige) papieren proces (en dat ruim 20% van de digitale formulieren (ESS en MSS) buiten werktijd wordt afgewerkt). HR-processen worden door E-HRM lean en mean gemaakt, hetgeen leidt tot tijds- en kostenbesparing in het secundaire proces. Teneinde die tijdreductie te realiseren, adviseren alle partijen voldoende waarborgen te treffen bij de implementatie en voor de nazorg. Eén partij adviseert leden van de projectgroep klassikaal op te leiden pre-implementatie en tijdens implementatie training on the job te verzorgen. Nadat de processen door de professionals zijn getest, kan het worden uitgerold naar management en medewerkers. Op die manier wordt ondersteuning in de organisatie door professionals gewaarborgd. Ook voor nazorg post-implementatie moeten voldoende waarborgen (activiteiten) worden getroffen. Nazorg zit bijvoorbeeld in het plannen van periodiek gebruikersoverleg, een en ander teneinde processen en functionaliteiten te kunnen finetunen en draagvlak blijft. 3.6 Vraag 6 Welke beheersmaatregelen zijn in uw visie noodzakelijk (aan de zijde van CIZ ofwel leveranciers) teneinde het gewenste projectresultaat te borgen? Partijen benadrukken met name dat een goede projectinrichting (projectstructuur) en dus het gezamenlijk afstemmen van een projectplan vóór implementatie van belang is om het gewenste projectresultaat te kunnen borgen. Beheermechanismen dienen daarin te worden vastgelegd. Gedeeld wordt de visie dat het een vaste projectmanager aan de zijde van leverancier én aan de zijde van CIZ zou moeten worden benoemd. Op die manier kan het project controleerbaar en beheersbaar worden gemaakt. Andere beheermechanismen die bij de afstemming van het projectplan kunnen worden meegenomen, zijn: (i) afstemmen taken en verantwoordelijkheden betrokkenen (eventueel via RACI-tabel); Bijlage 2. Verslag marktconsultatie E-HRM software Pagina 4 van 6

5 (ii) inrichten van projectorganisatie met een stuurgroep (lijnmanagement en directieniveau), een projectteam (projectmanager leverancier en CIZ) en werkgroepen (sleutel functionarissen CIZ en consultant leverancier), waarbij die werkgroepen kunnen worden ingericht naar functionaliteit/discipline (werkgroep self service, werkgroep optimalisatie etc); (iii) resourceplanning opstellen; (iv) inrichten van harde deadlines en formele besluitvormingsmomenten gedurende het implementatietraject om te besluiten of de doelstellingen van een bepaalde fase zijn behaald en er kan worden overgegaan naar de volgende fase; (v) afstemmen voortgangsbewaking door rapportages en verslagen; (vi) inrichten van escalatieroutes teneinde inhoudelijke en procesmatige issues kundig op te kunnen lossen; (vii) inrichten van goede overlegstructuur. (viii) inrichten van wijzigingsprocedure. 3.7 Vraag 7 Welke onderverdeling adviseert u CIZ te hanteren in het prijzenblad ten behoeve van een goede vergelijking van inschrijvingen in een aanbestedingsprocedure? Partijen geven duidelijk aan dat de prijsopbouw per partij verschilt. Daar dient CIZ rekening mee te houden bij het vergelijk van de prijzen. Algemeen gedeeld advies luidt dan ook om te werken met Total Cost of Ownership (TCO) waarbij alle eenmalige en terugkerende kosten over een termijn van drie of vier jaar worden berekend en aanbieders dus op totaalbedrag over de looptijd worden vergeleken. Partijen geven hun visie op wat bij hun product dan wel in hun visie onder eenmalige of terugkerende kosten zou moeten worden begrepen. Daaruit kan het volgende overzicht worden verkregen: Bij de eenmalige kosten kan worden gedacht aan (samenvoeging input): - eenmalige licentiekosten/initiële aanschaf van de E-HRM oplossing (niet alle partijen werken met dergelijke eenmalige kosten, maar sommige werken uitsluitend met kosten per gebruiker/medewerker); - implementatiekosten. Daarbij kan worden gedacht aan: o schaduwkosten (schaduwproducties); o projectmanagement (consultancy en projectleiding kosten); o opleidingskosten (opleidingen en trainingen gebruikers); o conversiekosten; o inrichtingskosten. Bij de terugkerende kosten kan worden gedacht aan (samenvoeging input): - jaarlijkse of maandelijkse software- of gebruikerskosten. Die kunnen gebaseerd zijn op aantal medewerkers (waarbij eenheid moet worden gegeven ter vergelijk van prijs), aantal gebruikers (waarbij eenheid moet worden gegeven ter vergelijk van prijs), of aantal modules (waarbij gevraagd kan worden of het standaard of aparte module is). Eén partij adviseert de jaarlijkse kosten op te splitsen naar: o o bestaande behoefte; en toekomstige behoefte (waarbij die partij adviseert om de prijs van deze behoefte optioneel uit te vragen en niet mee te nemen in de beoordeling van de totaalprijs). - jaarlijks onderhoudspercentage; - abonnementskosten per jaar; - consultancyuren ( los ). Deze kan uitgesplitst worden naar: o projectleiding; o senior consultancy; o consultancy, waarbij eenheden worden gegeven ter vergelijk van de prijs. Bijlage 2. Verslag marktconsultatie E-HRM software Pagina 5 van 6

6 Het advies van één van de partijen is de prijs niet te zwaar te laten meetellen in de aanbesteding (maximaal 20%) omdat veel leveranciers achteraf meer in rekening brengen en dit niet perse uit aanbesteding blijkt. 3.8 Vraag 8 Op welke kwaliteitsaspecten wilt u als leverancier beoordeeld worden, met andere woorden: met welke kwaliteitsaspecten kunnen leveranciers zich naar uw mening in uw markt onderscheiden? Eén partij geeft aan dat leveranciers op drie verschillende aspecten kunnen worden beoordeeld, te weten: software, dienstverlening en hosting. Voor elk aspect zijn internationale keurmerken beschikbaar. Betrouwbaarheid van de leverancier, veiligheid van de data en kwaliteit van de oplossing en dienstverlening kan daarmee worden gegarandeerd. Een andere partij geeft aan dat het aan te raden is verder te gaan dan het stellen van eisen en formuleren van wensen door planmatig te vragen naar de mogelijkheden van de verschillende leveranciers. Plannen die kunnen worden gevraagd zijn bijvoorbeeld: Implementatieplan (inrichting, fasering, testplan en opleidingen); Onderhoud- en beheerplan (technisch beheer, autorisatiestructuur, SLA); Visiedocument (toekomstverwachtingen, trends, visie op en aansluiting bij ontwikkelingen en verbeteraanpak); Self Service functionaliteit (waaronder bijvoorbeeld werking, visie, flexibiliteit aanpassing workflow); Talentmanagement (visie en integratie); Continuïteitsplan (organisatie, gegevensbestanden en software, salarisverwerking, beveiliging). Bijlage 2. Verslag marktconsultatie E-HRM software Pagina 6 van 6