Talent management versus personeels- en salarisadministratie

Transcriptie

1 Whitepaper Talent management versus personeels- en salarisadministratie Wat is talent management? Hoe doeltreffend talent management te implementeren binnen uw organisatie! Consultancy-team PayRoll Solutions, Payroll Group Juni 2011 Payroll Group

2 Uit onderzoek blijkt dat talent management op nummer één van de prioriteitenlijst staat van veel bestuurders en managers. Gelijktijdig staat de administratie van personeel en salaris op nummer één van de lijsten van werkelijke tijdsbesteding op de afdeling HR en salaris. Bestuurders en managers zouden dit dus anders willen organiseren. Deze whitepaper gaat in op dit spanningveld c.q. dilemma en hoe de beschikbare resources, tools en mensen vrij te maken voor HR activiteiten mét prioriteit. Daarna wordt besproken wat talent management is op basis van een bruikbare definitie - en hoe men vanuit de visie van Payroll Group structureel aan talent management kan doen zonder de kwaliteit en de continuïteit van de HR- en salarisadministratie uit het oog te verliezen. Veelal zelfs tegen een gelijk of zelfs lager kostenniveau. Geen lange en kostbare trajecten maar een praktische en doeltreffende aanpak die op korte termijn resultaat oplevert. Boek resultaat op gebied van talent en op gebied van administratieve efficiency.

3 Inhoud Talent management...3 Definitie talent management...3 Status; talent management reflecteert positie van de HR functie...3 Talent management in de praktijk...3 Onderzoek...4 Talent management heeft prioriteit...5 Personeels- en salarisadministratie consumeert beschikbare tijd...5 De Payroll Group talent management focus visie...6 Talent management is time-management...6 Payroll Group principe:...7 Alternatieve routes...8 Tijdbesparing...8 Talent management...8 HR Model...8 Talent management en outsourcing een principe kwestie...9 Hoe talent management praktisch te implementeren...9 Talent management voorbeeld variabelen...10 Talent management quickscan...11 De Payroll Group...13

4 Talent management Als over talent management gesproken wordt dan is dat veelal op de HR afdeling. Met name over wat talent management is. Dat talent management de hele organisatie aan gaat en hoe talent management gerealiseerd wordt, blijft vaak buiten beschouwing. Daarmee bestaat het risico dat het een HRM onderwerp is en blijft waar het bestuur en lijnmanagement enige afstand van houd. Een gemiste kans want de noodzaak en het nut zijn evident. Daarom is het goed om talent management te definiëren en noodzaak en voordeel helder te krijgen bij alle organisatie deelnemers - met de wetenschap dat talent steeds schaarser wordt. Definitie talent management Talent management staat voor hoe de organisatie in zijn geheel bestuur, management en medewerkers omgaat met de benodigde kennis en kunde om huidige en toekomstige doelstellingen te behalen. De verantwoordelijkheid voor deze integrale benadering van talent binnen de organisatie en daarmee de rol van de HR functie ligt bij het bestuur en in het verlengde daarvan bij het management. Talent management is derhalve een echt organisatie en management onderwerp. De HR functie adviseert en ondersteund daarbij als deskundige en specialist. Status; talent management reflecteert positie van de HR functie Talent management heeft een directe relatie met de positie van het HR management. Talent management refereert aan de tijd en kundigheid die een organisatie spendeert aan het betrekken en behouden van de benodigde talentvolle medewerkers en dit als integraal aspect in de manier van werken laat terugkomen en dit ook zo meeneemt in toekomstplannen. Talent management staat voor de positie van HCM (human capital management) in de organisatie en het erkennen van de noodzaak om hier actief mee bezig te zijn en zo de huidige en toekomstige organisatiedoelstellingen te kunnen realiseren. Talent management in de praktijk 1. Er wordt op dit moment veel gesproken over talent management. 2. Om duidelijkheid te creëren en talent management naar het juiste niveau te brengen heeft de Payroll Group de meest voorkomende actuele talent management gesprekspunten afgezet tegen de definitie en het theoretisch kader van talent management zoals hierboven beschreven. 3. Talentmanagement is geen synoniem voor persoonlijke ontwikkeling of competentie management van medewerkers. 4. Talentmanagement is echt nummer één prioriteit van directie en bestuurders.

5 5. Talent management is een organisatie brede zaak in plaats van een onderwerp op de HR afdeling. 6. Talent management wordt te vaak instrumenteel aangevlogen middels een beoordeelsystematiek, persoonlijk ontwikkelplan (pop), etc. 7. Talent management is breder dan allen Management Development. 8. Talent management is van toepassing op alle medewerkers. Ondergeschikte en bovengeschikte, vaste en flexibele medewerkers. individuen of groepen medewerkers met collectieve expertise. 9. Talent management richt zich op nieuwe en bestaande medewerkers. 10. Geen talent management zonder (goede) doelstelling en strategie. Talent management is een onderdeel van de strategie en een manier om de strategische doelstellingen te behalen. 11. Talent management heeft een directe relatie met het wel of niet kunnen realiseren huidige en toekomstige organisatie doelstellingen. 12. Talent management wordt pas belangrijk als de grootste concurrent aan talent management doet (gaat doen)? Onderzoek Uit onderzoek blijkt dat talent management gericht op medewerker-succes als onderdeel van organisatie-succes prioriteit heeft bij bestuurders. Het staat hoog op de agenda in Tabel: HR Prioriteiten Talent management is time- management!

6 Talent management heeft prioriteit Talent management heeft dus prioriteit. Dat is prima! Actueel probleem is wel, hoe de huidige tijdrovende en steeds terugkomende HR activiteiten te organiseren? Wie doet de administratie en het specialistische operationele werk in de organisatie - vooral op de afdeling HR en salaris? Wie heeft de kennis van de (nieuwe) processen en gebruikte HR systemen? Wie houdt de wet- en regelgeving bij? Wie helpt bij het veranderen en het maken van de juiste keuzes? Hoe blijft de kwaliteit en de administratieve kennis gewaarborgd? Personeels- en salarisadministratie consumeert beschikbare tijd Diverse onderzoeken wijzen steeds weer uit dat het merendeel van de organisaties zich nog steeds regelmatig bezig houd met HR facetten als personeels- en salarisadministratie. Deze administratie rond HR aangelegenheden, onder andere salarisadministratie, legt relatief een te grote druk op de personele capaciteit van de financiële of HR functie en de aandacht van het management, waardoor beleid, strategie en HR dienstverlening steeds in de verdrukking komen. Tabel: Type HR activiteiten

7 De Payroll Group talent management focus visie Vanuit de visie van de Payroll Group adviseren wij daarom: 1. Een HR waarde focus te hebben of te creëren binnen de organisatie en specifieke operationele kennis en administratie uit te besteden Uitbesteding van salaris en HR administratie maakt het mogelijk de verhoudingen beter in balans te brengen. Dit naast de zekerheid die u krijgt ten aanzien van tijdige en correcte uitvoering. Veelgehoorde vraag bij deze visie om deze zaken uit te besteden is: leidt uitbesteding per saldo tot een kostenbesparing of kostenverhoging ten opzichte van de huidige totale lasten? Een berekening van de ROI (return on investment) en TCO (total cost of ownership) geeft antwoord op deze vraag. De consultant van de Payroll Group kan u hierbij ondersteunen met een geavanceerde kostencalculatie tool waarin branche en best-practise cijfers zijn opgenomen maar ook cijfers uit uw organisatie. Binnen enkele minuten weet u waar u aan toe bent. 2. Talent management snel en praktisch te introduceren middels een drie stappenplan zodat talent management (verder) ontwikkeld en benut kan worden op basis van praktische ervaring binnen de organisatie Talent management is time-management Hoe komt het dat veel organisaties nog niet zijn gestart met talent management en het efficiënt beleggen van administratieve en operationele HR activiteiten? De visie van de Payroll Group is dat talent management een directie relatie heeft met organisatie time-management. De HR functie evenals de financiële functie is teveel bezig met brandjes blussen en cyclische urgente administratieve zaken. De HR en financiële mensen worden door de waan van de dag geregeerd en weggetrokken van de belangrijke zaken. Indien er geen tijd en ruimte is gemaakt voor talent management zal men steeds de beschikbare tijd invullen met urgente - maar minder belangrijk zaken zoals de administratie.

8 Het advies is; houd je als organisatie bezig met belangrijke zaken en niet met (tijdrovende) urgente zaken. Het gaat om het creëren van tijd en ruimte waardoor de mensen binnen de organisatie inclusief HR afdeling zich kunnen richten op nummer één prioriteit van dit decennium de optimale inzet van het menselijk kapitaal door talent management. Payroll Group uitgangpunt bij talent management is derhalve: maak tijd en de ruimte voor talent management. Het creëren van tijd binnen de organisatie om aan talent management te doen wordt gerealiseerd door salaris en personele administratie en diverse operationele activiteiten uit te besteden of in elk geval te brengen naar een omgeving waar dit het meest efficiënt en effectief kan worden gerealiseerd. Let wel, de HR functie behoudt wel inzicht in de HR gegevens door toegang tot de brondata en management rapportage en voert de regie over de processen. Het bieden van ruimte binnen de organisatie om aan talent management te doen als onderdeel van de management taak. De beslissing om talent management een integraal onderdeel te maken van het werk is een bestuurlijke beslissing. Een business case en een memo zoals deze voor ligt kunnen hierbij helpen. Ook het periodiek evalueren van de geldigheid van de business case is een bestuurlijke beslissing Payroll Group principe: in een poging om de kloof tussen klok (administratie) en het kompas (talent management) te overbruggen zouden ook organisaties zich - net als individuen kunnen richten tot het domein van timemanagement.

9 Alternatieve routes In het kader van strategische keuzes is het goed om te kijken naar alternatieven. Zijn er meer wegen die naar Rome leiden? Tijdbesparing Alternatieve manieren om tijd te creëren voor talent management zijn efficiency, procesoptimalisatie, digitalisering, sneller en / of harder werken, etc. Echter, dit zijn allemaal manieren om binnen de bestaande kaders tijd te creëren. Hiervoor is het wederom nodig om bestaande medewerkers in te zetten en mogelijk zelfs nieuwe medewerkers aan te nemen. Ook is vaak nieuwe kennis, gereedschap en software nodig. Binnen de meeste organisaties wordt hier dan weer een project voor gestart wat weer tijd kost en de medewerkers wederom weghoud van waar het werkelijk om draait - het optimaal benutten van menselijk talent in plaats van het sneller laten lopen van de urgente administratieve processen. Talent management Zijn er nog andere manieren om te komen tot het voeren van talent management? Een organisatie kan kiezen om bovenop de bestaande capaciteit voor HR een extra investering te doen in talent management. Dit is gegeven de staat van de economie minder realistisch. Te verwachten is dat niet veel organisaties hiervoor zullen kiezen. De aanpak om niet meer te investeren maar om anders te organiseren vindt een groter gehoor. HR Model Daarom staat de Payroll Group achter de visie te investeren in het nieuwe HR Model. Talent management is time-management. Time management is uitbesteden van het salaris en / of HR administratieve proces. Binnen het nieuwe model is tijd en ruimte voor talent management en daarmee de doeltreffendheid van de HR functie. Tabel: een nieuw HRM model.

10 Talent management en outsourcing een principe kwestie Tijd voor talent management moet dus structureel afgebakend worden. Door met de eigen HR functie te richten op talent management en de administratie uit te besteden richt men zich principieel op de belangrijke zaken en zijn de urgente zaken belegd bij een specialist. Het principe belangrijk versus urgent als criteria om prioriteiten te stellen wordt veel gehanteerd bij time-management modellen. Met outsourcing on-site van de Payroll Group snijdt het mes aan twee kanten. Tijd voor talent management en kosten besparing vanwege specialistische en schaalvoordelen bij de Payroll Group. Hoe talent management praktisch te implementeren De afdeling HR consultancy van de Payroll Group helpt u bij het implementeren van een praktisch talent management model. Uitgangspunt is dat gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheden van de bestaande HRM- en salarisapplicatie en rapportenomgeving en dat het traject een doorlooptijd kent van gemiddeld vijf consultancy dagen. Talent management kan op velerlei manieren worden aangevlogen. Grootschalig, planmatig, kleinschalig, ad-hoc. Payroll Group is in het kader van de invoering van talent management een groot voorstander van een methode waarbij in elk geval de succesfactoren zijn geïntroduceerd en dat er organisatie commitment is zodat er direct en snel een start kan worden gemaakt met talent management binnen de organisatie idealiter in combinatie met uitbesteding van tijdrovende administratie. De Payroll Group talent management aanpak kenmerkt zich door het realiseren van de volgende talent management zaken: Een business case creëert ruimte en continuïteit. Door het maken van een talent management business case is het bestuursdraagvlak en daarmee is continuïteit bewerkstelligd. talent management kan als integraal onderdeel van de bedrijfsvoering ingevoerd worden. De Payroll Group heeft hiervoor een template. Een gesprekscyclus borgt het dagelijkse gebruik. Een aantal drie tot zes talent management variabelen worden als agenda onderwerpen opgenomen in een te creëren gesprekscyclus die de HR functie heeft met het lijn management. Periodiek, bijvoorbeeld elke maand, kwartaal of halfjaar staat specifiek het talent management programma op de agenda met duidelijke actiepunten. De periode tussen deze overleggen wordt gebruikt om uitvoering te geven aan talent management programma

11 Management informatie en/of dashboard richting bestuur en of management op basis waarvan talent management beslissingen worden genomen onderstrepen het belang en borgen participatie. De informatie wordt vastgelegd in speciaal hiervoor gemaakte functionaliteit en rapporten in de bestaande software systemen. Hiermee is talent management als manier van werken in de lijn en binnen de HR functie bewerkstelligd. Optioneel wordt dit ondersteund door employee self en / of manager selfservice (ESS/MSS). Talent management voorbeeld variabelen Onderstaande voorbeelden kunnen worden opgenomen in de bestaande HRM omgeving of een speciaal hiervoor ingerichte meertalige talent management software - geleverd door de Payroll Group (Sympa talent management software). Beiden opties bestaande software of aanvullende software - bieden de mogelijkheid voor centrale registratie van de gesprekscyclus zodat de geregistreerde data als management informatie kan worden gebruikt. Talent management variabelen 1. Contributie potentie. De potentie van de medewerker om bij te dragen aan huidige en toekomstige strategische doelstellingen. 2. Talent type. Inhoudelijk versus management. 3. Talent cluster. Specialistische expertise voor specifieke bestaand of nieuwe producten of diensten. 4. Talent tijdpad. Planning in tijd en functies. Optioneel bijvoorbeeld een baanrotatie plan. 5. Talent overeenkomst. Afspraken over ontwikkeling en planning worden vastgelegd in een overeenkomst. Dit kan een zelfstandige talent management overeenkomst zijn maar ook eventueel een addendum op de bekende MBO (mbo- ) of POP (pop-) formulieren zijn. 6. Talent identificatie. Talent is geïdentificeerd ook door overige collega s en management. Een 360 benadering van talent.

12 Talent management quickscan Welk type talent management organisatie bent u op dit moment? Welk type talent management organisatie ambieert u te zijn? Door het beantwoorden van de talent management vragen ontstaat er een indicatief inzicht hoe het gesteld is met de talent management focus binnen uw bedrijf of organisatie. De quickscan bevat een aantal direct en indirecte talent management vragen. Het is mogelijk om een analyse te doen van deze talent management indicatoren. De opzet is eenvoudig. Hoe meer indicatoren hoe meer talent management als kernactiviteit van de organisatie wordt gezien en daarmee de HR functie als adviserend en ondersteunend in plaats van administratief uitvoerend is. Een score geeft aan of talent management in meer of mindere mate aanwezig is binnen de bewuste bedrijfsvoering. De vragen zijn zo geformuleerd dat ze ook als actiepunten kunnen worden gezien. Neemt u contact op met een Payroll Group consultant om de talent management quickscan samen in te vullen, de status te bepalen en een implementatie plan te maken gebaseerd op uw situatie. De talent management status is niet opgenomen in de whitepaper. Wilt u weten wat voor een type talent management organisatie uw organisatie is neemt u dan contacten op met de Payroll Group.

13 Tabel: talent management vragen

14 De Payroll Group Deze whitepaper wordt u aangeboden door de Payroll Group, specialist in het verlenen van diensten en het bieden van oplossingen op het gebied van HR, salaris en financiën. Er zijn diverse mogelijkheden om synergie te behalen binnen uw bedrijfsvoering. Een goede beslissing om zekerheid hierover te hebben is om voor interim, detachering en adviesvraagstukken samen te werken met de Payroll Group. Door onze ervaring in dienstverlening is de Payroll Group in staat geweest om diensten, diverse oplossingen en tools te ontwikkelen en aan te bieden met werkelijke toegevoegde waarde. Meer informatie: De Payroll Group Elzenlaan 1B 2481 LZ Woubrugge +31 (0) advies@payrollgroup.nl