Wij stappen over: implementatietips van HR-experts

Transcriptie

1 Wij stappen over: 0 implementatietips van HR-experts Overstappen naar een nieuw softwarepakket voor alle HRM/Payroll-processen in uw organisatie doet u niet dagelijks. Sterker nog: de meesten krijgen er maar twee keer in hun hele carrière mee te maken. Logisch dat u dan niet precies weet waar u moet beginnen en waar u rekening mee dient te houden. Overstappen op een nieuw softwarepakket is een uitdagend traject. Toch is het lang niet zo ingewikkeld en ondoorzichtig als veel mensen denken. Zolang u maar de juiste stappen zet. Daarom vindt u in dit document de belangrijkste overstaptips van deskundigen die al eens eerder met het implementatie-bijltje gehakt hebben. Deze tips geven u handvatten voor een goede aanpak en helpen van iedere HRM/Payroll software-implementatie een succes te maken.

2 Breng de verwachtingen van de implementatie in kaart De werkelijkheid is altijd anders dan de verkoopbelofte: een wijdverbreide angst onder kopers. De waarheid is dat u deze situatie heel eenvoudig kunt voorkomen. Door uw eisenpakket tijdens het selectietraject goed voor ogen te houden en uw verwachtingen duidelijk uit te spreken, doen zich achteraf geen verrassingen voor. Michiel van de Riet is projectleider in de zorg bij AFAS Software. Hij heeft een jarenlange ervaring met het bijeenbrengen van de verkoopbelofte en de haalbare werkelijkheid. Een gedegen selectietraject vormt de basis van de overstap naar een nieuw HRM/payrollpakket. Stel van te voren een goed doordacht eisenpakket op en nodig verschillende leveranciers uit om een demo te geven. Ga ervan uit dat een accountmanager van een softwareleverancier altijd alle mogelijkheden van het systeem zal laten zien. Dat is zijn vak. Maar dat betekent niet dat al deze functionaliteiten Voorkom verrassingen of teleurstellingen; breng zaken samen in kaart. passen bij uw organisatie of afdeling en dat ze allemaal tegelijkertijd toegepast kunnen worden. Bespreek daarom direct bij de aanschaf met de projectleider wat uw verwachtingen zijn van de implementatie. Welke functionaliteiten wilt u allemaal gaan gebruiken en wat is haalbaar om te realiseren binnen de projectperiode? Door dit samen in kaart te brengen voorkomt u verrassingen of teleurstellingen.

3 Zet uw team voor 100% in Laat het team de implementatie zelf uitvoeren. Bent u bang dat uw software-implementatie buiten budget raakt, omdat er meer consultancy nodig is dan van te voren afgesproken? Dan helpt de tip van Matijs Dekker, P&O manager van het Albert Schweitzer Ziekenhuis in Dordrecht. Hij heeft in 2012 de HRM/ Payroll-implementatie met AFAS Software afgerond en weet hoe dit te voorkomen is. Mijn ervaring is dat de door AFAS begrote consultancydagen voor de implementatie realistisch zijn en niet tot verrassingen leiden. Dit betekent echter niet dat u tijdens de implementatie achterover kunt gaan zitten in de veronderstelling dat de consultants de implementatie wel regelen. Wilt u er een succes van maken, dan moet ook uw afdeling de schouders er 100% onder zetten. Stel direct bij het begin, samen met de projectmanager, een projectbudgettering en -planning op en houd zelf de touwtjes in handen. Start tijdig met het opleiden van uw personeel en laat de teamleden zoveel mogelijk met de consultant(s) meekijken tijdens de implementatie. Beter nog: laat het team de implementatie zelf uitvoeren, terwijl de consultants deze begeleiden. Vraag de consultants zoveel mogelijk kennis over te dragen en zorg dat de applicatiebeheerders en de andere medewerkers zo snel mogelijk alles zelf kunnen. Hierdoor bent u niet langer afhankelijk van de softwareleverancier als het implementatietraject is afgerond. Dit alles vergt een grote inspanning van het hele team, maar levert heel veel op!

4 Raadpleeg uw netwerk voor implementatietips Zorg voor visie en partners die met u meedenken. Voor velen is het implementeren van een nieuw HR-systeem geen onderdeel van de dagelijkse werkzaamheden. Geen wonder dat er dan onzekerheid ontstaat bij het opstarten van een selectietraject. Zit u met het probleem dat u weinig tot geen ervaring heeft met software-implementaties? Diana de Bruijn, teamleider salarisadministratie bij het Ruwaard van Puttenziekenhuis in Spijkenisse vertelt u waar u het beste kunt beginnen. Start allereerst met het raadplegen van uw eigen netwerk. Binnen het netwerk van vakgenoten is er altijd wel iemand die eerder met het bijltje gehakt heeft. Tips van anderen kunnen waardevol zijn voor zowel het selectietraject als het implementatietraject. Daarnaast is het belangrijk dat u zorgt voor de juiste mensen op de juiste plek. Een implementatie vereist veel kennis van uw team. Mocht deze kennis niet aanwezig zijn, schakel dan een externe expert in. Implementatie-experts kunt u het beste benaderen via de softwareleverancier, omdat u dan zeker weet dat zij de juiste kennis hebben. Bepaal samen met de expert wat uw visie is op de bedrijfsvoering en zorg ook dat deze visie leidend is tijdens de implementatie. Kortom: zorg voor visie en partners die met u meedenken. Kijk voor meer informatie op

5 Ga een partnerschap aan met uw softwareleverancier Zonder 100% commitment van beide partijen geen succes. Mocht u in de veronderstelling zijn dat de verantwoordelijkheid voor het succes van een implementatie ligt bij de softwareleverancier, dan zult u worden teleurgesteld. De tijd is voorbij van een traditionele klant-softwareleverancier relatie, waarbij de softwareleverancier implementeert en vervolgens vertrekt. Lies Timmerman, Projectleider P&O beheer bij de MC Groep in Lelystad, vertelt u wat u dan wel mag verwachten. De verantwoordelijkheid voor het succes van een implementatie ligt niet alleen bij u en ook zeker niet alleen bij uw softwareleverancier. Het is de hechte samenwerking die uiteindelijk leidt tot een succesvol eindresultaat. Zoek de integratie op door partnerschap met uw softwareleverancier aan te gaan. Zonder 100% commitment van beide partijen kan de implementatie nooit een succes worden. Zet u daarom als afdeling volledig in, maar verwacht hetzelfde van uw leverancier en andersom! Vraag uw leverancier ook om zijn visie en advies bij het inrichten van de administratieve processen. Stop met het uitvoeren van processen om het uitvoeren van processen en gebruik de ervaring van uw softwareconsultants om samen zo efficiënt mogelijk processen te implementeren.

6 Voorkom een eindeloos implementatietraject Maak heldere afspraken, stem deze af met de leverancier en opdrachtgever en leg ze vervolgens goed vast... In de zorgbranche komt het regelmatig voor dat implementaties niet binnen de afgesproken tijd worden afgerond. Een eindeloos implementatietraject is iets wat u absoluut wilt voorkomen. De vraag is alleen aan welke touwtjes u moet trekken om dat te realiseren. Laura Faanhof en Paul van Bommel, informatiemanagers van het Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis en het Nederlands Kanker Instituut (NKI- AVL), vertellen erover. Zorg dat de snelheid erin blijft zitten zonder de kwaliteit uit het oog te verliezen. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Implementatietrajecten waar geen einde aan lijkt te komen, worden voornamelijk veroorzaakt door onvoldoende voorbereiding, onduidelijke afspraken, besluiteloosheid en scope-drifting. Een gedegen voortraject en het vervolgens samenstellen van een goede projectorganisatie met de juiste kennis en beslissingsbevoegdheden zijn cruciaal. Ook is het verstandig om projectspelregels op te stellen. Zo houdt je elkaar scherp en weet iedereen waar hij aan toe is. Alle energie en creativiteit kunnen dan worden ingezet voor het projectresultaat. Dit creëert veel ruimte en stelt de specialisten van het project in staat goede resultaten te boeken. Dit alles geeft de motivatie van de projectdeelnemers en consultants een enorme boost en maakt het project leuk. Begin voorafgaand aan de implementatie met het analyseren van de te automatiseren processen. Betrek daarbij alle betrokkenen en kijk over de muren van de afdelingen heen. Niet één afdeling maar de hele organisatie moet er uiteindelijk beter van worden. Ga ook in gesprek met andere organisaties en leer van hun ervaringen. Neem de tijd voor dit proces. Maak heldere afspraken, stem deze af met de leverancier en opdrachtgever en leg ze vervolgens goed vast. Stel daarna, onder leiding van een kundige projectmanager, een zo klein mogelijk team samen voor de daadwerkelijke implementatie. Hierdoor zijn keuzes sneller gemaakt en kan er, binnen de afgesproken kaders, direct actie ondernomen worden. Door snel te schakelen voorkomt u dat de implementatie vertraagt en dat de aandacht van de medewerkers verslapt.

7 Houd het simpel Door het implementatietraject vooraf te faseren in kleine stappen creëert u eenvoud. Niemand heeft behoeft aan een ingewikkeld implementatietraject. Toch vergt de implementatie van nieuwe software veel tijd, kennis en kunde. Makkelijk is het nooit, maar dat betekent ook weer niet dat u het onnodig ingewikkeld hoeft te maken. Houd het simpel!, is dan ook het credo van Kasper Hetterschijn, Consultancymanager voor de zorg bij AFAS Software. Maar de vraag is: hoe? In mijn ervaring is een van de grootste valkuilen bij implementatietrajecten dat klanten vaak te veel en te snel willen. Te veel in te korte tijd realiseren leidt tot problemen omdat het overzicht verdwijnt. Mijn advies is dan ook om nooit te beginnen met de moeilijkste processen en workflows, maar de moeilijkheidsgraad langzaam op te bouwen. Laat uw medewerkers wennen aan de nieuwe manier van werken en pak gaandeweg de ingewikkelder zaken op. Door het implementatietraject vooraf te faseren in kleine stappen creëert u eenvoud. Uw team houdt overzicht en de kans van slagen is vele malen groter. Kies daarnaast voor een softwareleverancier die een template voor de zorg meelevert waarin veel brancheafhankelijke procedures standaard zijn opgenomen. Dit scheelt tijd en voorkomt veel ingewikkeld werk. Bij AFAS kunt u hiervoor heel goed terecht.

8 Communiceer en creëer draagvlak Zonder commitment van uw medewerkers wordt de implementatie een lastig traject. De aanschaf van een nieuw softwarepakket is vaak in handen van een selectieve groep mensen in een organisatie. Logisch, want u wilt niet alle medewerkers en managers bij het aankooptraject betrekken. Maar wat u wel wilt, is dat alle medewerkers na de aanschaf met veel plezier en enthousiasme aan de slag gaan met het nieuwe product. Dus hoe creëert u draagvlak? Herman Zondag, Directeur Customer Operations bij AFAS heeft voor u de volgende tip: Bij het creëren van draagvlak is goede communicatie cruciaal. Richt uw aandacht direct na de aanschaf van nieuwe software op een plan voor de interne communicatie. Leg uw organisatie uit waarom voor de desbetreffende oplossing gekozen is en wat ze ervan kunnen verwachten. Breng met het middenkader een bezoek aan de softwareleverancier en enthousiasmeer hen met een rondleiding en productdemonstratie. Laat zien wat voor hen de meerwaarde is. Bespaart het systeem tijd? Verlaagt het de werkdruk? Geeft het overzicht en inzicht? Allemaal zaken die ervoor zorgen dat de neuzen dezelfde kant op komen te staan. Zonder commitment van uw medewerkers wordt de implementatie een lastig traject. Daarnaast kan het helpen om een consultancymanager of projectleider van de softwareleverancier in de stuurgroep te plaatsen. Zij hebben al vaker met dit bijltje gehakt en kunnen u van advies voorzien.

9 Houd grip AFAS Software biedt een zeer compleet projectplan aan via de klantportal. Een implementatietraject is een project voor langere tijd. Het traject bestaat uit verschillende fases en betreft meerdere focusgebieden. Hoe zorgt u ervoor dat u gedurende het traject grip houdt op de zaak? René Rogaar, Projectleider in de zorg bij AFAS Software heeft inmiddels tientallen implementaties afgerond en vertelt u over zijn ervaring: De basis voor een implementatietraject ligt niet alleen in het samenstellen van een goed projectteam, maar ook in het projectplan. In dit plan legt u alle fases en onderdelen van het project vast. U benoemt de verantwoordelijke medewerkers en geeft een tijdsplanning. Het is cruciaal dat iedereen dit plan kent en gebruikt en op tijd rapporteert als afspraken niet nagekomen kunnen worden. Ga zo n projectplan niet helemaal zelf samenstellen, maar verwacht hierin hulp van uw softwareleverancier. AFAS Software biedt bijvoorbeeld een zeer compleet projectplan aan via de klantportal. Alle leden van het projectteam kunnen hierop inloggen en precies zien wat de status is van de verschillende onderdelen. Het plan helpt enorm in het creëren van helderheid. Het helpt u grip te houden én het draagt bij aan het succes van de implementatie. Op het moment waarop beide partijen overeenkomen dat de implementatie conform het projectplan en de afspraken is afgerond, volgt het decharge moment. Hier werkt u samen met de softwareleverancier naar toe. Bij het moment van decharge zetten we een streep onder de implementatie en is het tijd om feest te vieren.

10 Onderschat de conversie niet Schakel een expert in en bespaar uzelf tijd en veel onnodige fouten. Bij de overstap van het oude naar het nieuwe softwarepakket is een conversie onvermijdelijk. Een conversie betekent dat alle data, zoals medewerkergegevens en de salarisadministratie uit het oude softwarepakket overgebracht worden naar het nieuwe pakket. Omdat dit een vak apart is, werkt AFAS hierin samen met partner Salves, onder andere gespecialiseerd in het converteren van data. Directeur van Salves en IT-professional Sander Post: Onderschat het werk niet dat u als organisatie heeft aan het overzetten van data. Met goede data staat of valt de implementatie, maar het overzetten is niet eenvoudig. De informatie uit het oude pakket is vaak heel anders opgebouwd dan de database van het nieuwe systeem. Daarom moeten gegevens zo geconverteerd worden dat ze passen in het nieuwe pakket. Schakel hiervoor een expert in die u helpt bij de conversie en bespaar uzelf tijd en veel onnodige fouten.

11 Aanschaf- en implementatietraject van begin tot eind Deel tips met uw collega s Aanschaftraject Samenstellen selectieteam Opstellen eisenpakket Oriëntatie softwareleveranciers Samenstellen longlist -> request for information Samenstellen shortlist -> request for proposal Leveranciers uitnodigen voor demo s Bezoek aan referenties Keuze maken Contract tekenen Implementatietraject Samenstellen projectorganisatie Interne communicatie Inventarisatie gewenste processen Projectplan opstellen Intern resources vrijmaken Opleidingsplan opstellen & activeren Dataconversie opstarten Inrichten administratieve processen Testen nieuwe software Livegang Decharge moment 0Heeft u zelf ook tips of handvatten voor een succesvolle Projectorganisatie Stuurgroep E-HRM/Payroll software implementatie? Of misschien wilt u 0pdrachtgever Projectmanager Consultancymanager/ projectleider van softwareleverancier wel iets toevoegen aan één van bovengenoemde tips? Projectgroep Voorzitter werkgroep PSA Voorzitter werkgroep Conversie Voorzitter werkgroep Interfaces Deel dit dan met uw collega s op LinkedIn. Meld u aan voor de LinkedIn groep E-HRM van HRcommunity Nederland Voorzitter werkgroep ESS/MSS Voorzitter werkgroep Beheer & Techniek Voorzitter werkgroep Change/ Communicatie en deel uw ervaringen of twitter mee op #overstaptips Werkgroep Werkgroep PSA Werkgroep Conversie Werkgroep Interfaces Werkgroep ESS/MSS Werkgroep Beheer & Techniek Werkgroep Change/ Communicatie

12 AFAS Software BV Philipsstraat 9 Postbus AJ Leusden Tel: info@afas.nl