Marktconsultatie. Inzicht in de markt voor E-HRM software

Transcriptie

1 Marktconsultatie Inzicht in de markt voor E-HRM software Kenmerk: EHRM AL Versie/status: Definitief Datum: 13 februari 2015

2 1 Inleiding Voor u ligt het marktconsultatiedocument van het Centrum Indicatiestelling Zorg (hierna: CIZ) met de titel Inzicht in de markt voor E-HRM software. Deze marktconsultatie dient ter voorbereiding op een voorgenomen aanbesteding van E-HRM software. De huidige overeenkomst voor het personeels- en salarissysteem eindigt op 31 december Voorafgaand aan het opstellen van een programma van eisen en wensen (en dus: voorafgaand aan het starten van een aanbestedingsprocedure), wenst CIZ door middel van deze marktconsultatie onder andere een beeld te krijgen van de ontwikkelingen, kansen en mogelijkheden die de huidige markt in E-HRM software te bieden heeft, alsook van de beperkingen en risico s waarmee CIZ rekening dient te houden. In dit document wordt nadere informatie gegeven over het CIZ, waaronder een beschrijving van de huidige situatie ten aanzien van het personeelsmanagement- en salarisadministratiesysteem en de door CIZ gewenste situatie, en de marktconsultatie, te weten het doel en de opzet daarvan. 2 Over CIZ 2.1 Organisatie Het CIZ was sinds januari 2005, op basis van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ), de landelijke poortwachter voor vraaggestuurde, publieke zorg. Als poortwachter was CIZ verantwoordelijk voor alle indicatiestellingen. Dat wil zeggen; de uniforme, objectieve, onafhankelijke, integrale beoordeling van de zorgvraag van een cliënt op basis van standaarden en richtlijnen, vastgelegd in wettelijke bepalingen, beleidsregels en werkinstructies. Als gevolg van de hervormingen in de zorg zijn de positie en werkwijze van het CIZ per 1 januari 2015 ingrijpend gewijzigd. De hervorming bestaat uit een drietal wetten: de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo), de Zorgverzekeringswet en de Wet langdurige zorg (Wlz). Laatstgenoemde wet heeft de AWBZ vervangen. Een deel van de zorgtaken van CIZ is als gevolg van deze hervorming overgeheveld naar gemeenten en zorgverzekeraars. Het CIZ beoordeelt per 1 januari 2015 uitsluitend de aanvragen voor de Wlz. De Wlz is er voor mensen die 24 uur per dag intensieve zorg en toezicht nodig hebben. Het CIZ is een verantwoordelijke en krachtige poortwachter en stelt onafhankelijke Wlz-indicatiebesluiten vast, in lijn met haar wettelijke taak. Dit gebeurt met andere processen, andere functies, én een andere manier van werken. De organisatie van het CIZ is om voorgenoemde redenen ingrijpend gereorganiseerd. In de nieuwe CIZ-organisatie werken ongeveer 700 medewerkers. In de Wlz is ook vastgelegd dat het CIZ per 1 januari 2015 als publiekrechtelijk zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) onder de verantwoordelijkheid van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport valt. Voor meer informatie, zie ook: Huidige situatie Voor personeelsmanagement en salarisadministratie maakt CIZ op dit moment gebruik van de HR-software van Raet (YouForce, Beaufort, Gemal). De (meeste) processen binnen CIZ zijn ingericht op handmatig (en hardcopy) werken. HR-medewerkers besteden dan ook veel tijd aan administratieve taken. Binnen het personeelsmanagementsysteem worden de volgende modules gebruikt: Raet HR Beaufort (basismodule en EDI-module), Payroll Gemal Direct, RAET werving & selectie Marktconsultatie E-HRM Pagina 2 van 6

3 basismodule, Raet Verzuim Manager basismodule, HR Self Service (verlofmodule en salarisdossier on line) en de rapportagemodule (Impromptu). Het salarisadministratiesysteem bestaat naast het salarisdossier uit een loonaangiftemodule, proforma online en de betaalmanager. Er wordt dus beperkt gebruik gemaakt van ESS en géén gebruik gemaakt van MSS. MS Office- Link en de declaratiemodule worden niet gebruikt: het declaratieproces verloopt via hardcopy declaratieformulieren die handmatig door de salarisadministratie worden verwerkt. Koppelingen tussen de verscheidene modules en systemen verlopen niet uitsluitend digitaal; veelal is een handeling van een medewerker vereist (zo dient het verzenden en ontvangen door de salarisadministratie handmatig te worden opgestart, en worden opdrachtbrieven handmatig naar de financiële administratie verzonden). 2.3 Gewenste situatie Kernachtig kan de gewenste situatie als volgt worden samengevat: van handmatig, tenzij naar automatisch, tenzij. CIZ wenst een digitaliseringsslag te maken. Mede aan de hand van het E-HRM systeem dient een cultuuromslag te worden gerealiseerd: minder administratieve handelingen, eenmalige invoer/handelingen (geen doubleringen), beperking van de papierstroom, vergroten zelfredzaamheid van medewerkers en betrokkenheid van managers en (derhalve) een administratieve takenverlichting voor HR-medewerkers en de salarisadministratie. Per 1 januari 2016 zullen naar verwachting 700 medewerkers worden verloond. Enkele vooralsnog door het CIZ benoemde aandachts- en uitgangspunten voor het nieuwe systeem (SaaS) zijn: Het E-HRM systeem voldoet aan de wettelijke eisen en is in staat alle gebruikers goed te informeren. Het E-HRM systeem dient flexibel toepasbaar te zijn. Die flexibiliteit uit zich op een drietal manieren: (1) in toekomstbestendigheid, dat wil zeggen dat het systeem in latere fasen is uit te breiden met verschillende modaliteiten en functionaliteiten, (2) in toegankelijkheid, dat wil zeggen dat het systeem alle medewerkers vanuit alle locaties (van CIZ, maar ook thuis) toegang moet verschaffen, en (3) in inhoud, dat wil zeggen dat het systeem continu aangepast kan en moet worden aan de hand van (vernieuwde) wet- en regelgeving. Het E-HRM systeem dient gebruiksvriendelijk te zijn: (volledig) digitaal werken is een noviteit in de organisatie en dus dient het instapniveau laag te zijn en het gebruiksgemak hoog. Dit vraagt (ook) om een logische eenduidige structuur en een uniforme lay-out en documenten. Het E-HRM systeem dient optimaal te functioneren naar de wensen en eisen van het CIZ. Optimaal functioneren uit zich in: (1) bedrijfseigen regelingen (arbeidsvoorwaardelijk en mandaatregelingen) zijn eenvoudig en probleemloos inpasbaar in het systeem en eveneens zijn wijzigingen in die regelingen (bijvoorbeeld het arbeidsvoorwaardenpakket) eenvoudig door te voeren, (2) er zijn acceptabele procesdoorlooptijden in geval van wijzigingen of aanpassingen in of ondersteuning bij gebruik van de E-HRM software, (3) de modules functioneren ieder afzonderlijk, maar ook in onderlinge samenhang, optimaal (koppelingen worden dus automatisch en digitaal gemaakt met het oog op het vergroten van de efficiëntie en vermindering van de administratieve werklast), en (4) het systeem communiceert (voorziet in interfaces) met (interne en externe) systemen en applicaties die in de bron gebruikmaken van een personeels- en salarisadministratiesysteem. Informatievoorziening via het E-HRM systeem dient inzichtelijk, actueel en betrouwbaar te zijn (bijvoorbeeld: wijzigt de werkkostenregeling dan dient dit automatisch en tijdig in het systeem te worden verwerkt). Door een actuele en procesmatige informatievoorziening kunnen (HR- en salarisadministratie- )medewerkers immers in staat worden gesteld beter en efficiënter te werken. Marktconsultatie E-HRM Pagina 3 van 6

4 Het E-HRM systeem genereert betrouwbare en actuele managementinformatie/stuurinformatie. Ook kan eenvoudig een standenregister worden uitgedraaid. Het E-HRM systeem ondersteunt de toepassing van meerdere pensioenfondsen (ABP en PZW). Het E-HRM systeem biedt een compleet pakket aan de volgende modules/functionaliteiten zoals: (1) salarisadministratie, met toepassing van de bedrijfseigen regelingen, pro forma module, standenregister en digitale loonstroken, direct inzichtelijk voor de medewerker, (2) selfserviceloket, waar medewerkers en managers direct mutaties kunnen verwerken en regelingen kunnen raadplegen, (3) personeelsdossiers, snel en overzichtelijk toegankelijk en aanpasbaar voor medewerker en leidinggevende, (4) declaraties, digitale verwerking van declaratieformulieren, (5) werving & selectie, (6) personeelsgegevens, zoals wettelijk vereist, (7) verzuim, (8) verlof, (9) rapportages, (10) verstrekkingen, waardoor de rechten van en middelen verstrekt aan medewerkers kunnen worden geregistreerd, (11) Talent Management, inclusief Performance Management en Opleidingen Management, (12) Casemanagementtool, registratiesysteem om werkzaamheden te monitoren. Het E-HRM systeem kan gefaseerd worden aangeschaft en geïmplementeerd. Het E-HRM systeem voorziet in een voor CIZ zelf toegankelijke rekenmodule gebaseerd op de binnen CIZ geldende wet- en regelgeving: proefberekeningen (bijvoorbeeld in het kader van levensloop) kan CIZ zelf maken. Het (uiteindelijk te contracteren) E-HRM systeem moet met dezelfde functionaliteit als de huidige situatie op 1 januari 2016 operationeel zijn met voldoende tijd voor de salarisadministratie om schaduw te draaien ten behoeve van een correcte implementatie. CIZ wenst een zuivere regierol richting de leverancier van het E-HRM systeem te vervullen en derhalve het functioneel beheer aan leverancier te laten. 3 Marktconsultatie 3.1 Doel marktconsultatie De doelstelling van de marktconsultatie is het vaststellen op welke wijze CIZ de mogelijkheden en onmogelijkheden in de huidige markt voor E-HRM software optimaal kan laten aansluiten op haar behoefte zoals deze hiervoor in paragraaf 3.2 in grote lijnen is verwoord. In dat kader wenst CIZ onder andere inzicht te krijgen in de ontwikkelingen in de markt en de randvoorwaarden voor het succesvol aanbesteden en uitvoeren van het project. Uiteindelijk streeft CIZ ernaar op basis van de input van de markt te kunnen bepalen welke koers zij wenst te varen en welke eisen en wensen zij in het aanbestedingstraject dient te formuleren. 3.2 Concrete vragen Ten behoeve van de marktconsultatie heeft CIZ de volgende concrete vragen aan de markt geformuleerd: 1. Wat is uw algemene visie op de hiervoor beschreven huidige en gewenste situatie binnen CIZ? 2. Wat is uw visie ten aanzien van de door CIZ geformuleerde aandachts- en uitgangspunten voor het E-HRM systeem waaronder de samenstelling van het E-HRM systeem, aantal en inhoud van de modules, functionaliteiten en het outsourcen van beheer? 3. Wat is uw visie ten aanzien van de door CIZ beoogde planning, te weten het starten van de implementatie per 1 juli 2015, het operationeel zijn van het E-HRM systeem op 1 januari 2016 met dezelfde functionaliteit als de huidige situatie en het schaduwdraaien van de salarisadministratie per 1 oktober 2015? Marktconsultatie E-HRM Pagina 4 van 6

5 4. Wat is uw advies ten aanzien van de implementatie van het E-HRM systeem in het licht van de cultuuromslag die gelijktijdig met/aan de hand van de invoering van het E-HRM systeem binnen CIZ dient plaats te vinden? Met andere woorden; wat is in uw visie een logische fasering en met welke doorlooptijden dient CIZ in uw visie rekening te houden? 5. Wat is uw visie op dan wel verwachting ten aanzien van de workload voor gebruikers van het systeem (managers en medewerkers in kader van respectievelijk MSS en ESS) post-implementatie, met andere woorden: hoeveel tijd zijn gebruikers kwijt voor het gebruik van het systeem? 6. Welke beheersmaatregelen zijn in uw visie noodzakelijk (aan de zijde van CIZ ofwel leveranciers) teneinde het gewenste projectresultaat te borgen? 7. Welke onderverdeling adviseert u CIZ te hanteren in het prijzenblad ten behoeve van een goede vergelijking van inschrijvingen in een aanbestedingsprocedure? 8. Op welke kwaliteitsaspecten wilt u als leverancier beoordeeld worden, met andere woorden: met welke kwaliteitsaspecten kunnen leveranciers zich naar uw mening in uw markt onderscheiden? 3.3 Planning en procedure CIZ heeft drie marktpartijen gevraagd deel te nemen aan deze in hoofdzaak: schriftelijke marktconsultatie om op korte termijn op overzichtelijke wijze marktinformatie te verkrijgen. CIZ stelt deze marktpartijen in de gelegenheid bovenstaande vragen schriftelijk te beantwoorden en (per ) aan CIZ toe te sturen vóór 27 februari Voor de antwoorden geldt een maximum van één (1) A4 per vraag. Naar aanleiding van de schriftelijke reacties van de marktpartijen kan CIZ besluiten (één of enkele van) de marktpartijen hun reactie mondeling (individueel) toe te laten lichten. CIZ zal partijen hierover spoedig na ontvangst van de schriftelijke reacties informeren. Alle communicatie in het kader van deze marktconsultatie vindt plaats via en via de volgende contactpersoon: Naam: Agnes van der Let (Projectleider) adres: agnes.van.der.let@ciz.nl 4 Voorwaarden en overige bepalingen Ten aanzien van de marktconsultatie en dit marktconsultatiedocument zijn de volgende voorwaarden en bepalingen van belang: CIZ benadrukt dat zij zich nog in de oriënterende fase bevindt en deze marktconsultatie geen onderdeel uitmaakt van een aanbesteding. Verkregen inzichten uit de marktconsultatie gebruikt CIZ (waar relevant) in de voorbereiding van een aanbesteding en de aanbestedingsstukken. Aan de in dit marktconsultatiedocument gegeven uitgangs- en aandachtspunten kunnen dan ook geen rechten worden ontleend: het kan zijn dat CIZ deze uitgangs- of aandachtspunten of de in de marktconsultatie verkregen inzichten niet gebruikt in een aanbestedingsprocedure. Deze marktconsultatie en de hierdoor verkregen informatie met de koppeling naar de inhoud voor een aanbestedingsprocedure wordt behandeld en uitgevoerd in lijn met de geldende wet- en regelgeving ten aanzien van aanbestedingen en de principes van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. In dat kader zal CIZ dit marktconsultatiedocument en (een verslag dan wel samenvatting van) de reacties van de marktpartijen (geanonimiseerd) als bijlage bij het aanbestedingsdocument verstrekken, zodat alle in de aanbesteding geïnteresseerde partijen over dezelfde informatie beschikken. Indien informatie als bedrijfsvertrouwelijk moet worden aangemerkt, dan dient dit duidelijk te worden aangegeven door de betreffende marktpartij. CIZ zal bedrijfsvertrouwelijke informatie niet verstrekken bij de aanbesteding. Deelname aan de marktconsultatie biedt geen enkel recht op het verkrijgen van een opdracht en de marktconsultatie dient uitdrukkelijk niet om een voorselectie te maken Marktconsultatie E-HRM Pagina 5 van 6

6 van gegadigden in het kader van een vervolgtraject. Bij een publicatie van een aanbesteding waarin gegevens verkregen uit deze marktconsultatie worden gebruikt, zullen (verslagen of samenvattingen van) de reacties van de betreffende marktpartijen worden gepubliceerd (zoals hiervoor gemeld) en hebben alle bedrijven die hierop inschrijven evenveel kans om voor gunning in aanmerking te komen onafhankelijk van het wel of niet meedoen aan deze marktconsultatie. Eventuele kosten voor deelname aan de marktconsultatie zijn voor rekening van de marktpartij(en). CIZ is op geen enkele wijze gebonden aan de uitkomsten van de marktconsultatie of verplicht tot realiseren en/of aanbesteden van het onderwerp waarop de marktconsultatie betrekking heeft. CIZ behoudt zich het recht voor deze marktconsultatie tijdelijk te staken of (vroegtijdig) te stoppen. Voertaal tijdens de marktconsultatie is Nederlands. Door deelname aan de marktconsultatie gaan partijen onvoorwaardelijk akkoord met het gestelde in dit marktconsultatiedocument, waaronder de in dit hoofdstuk vervatte voorwaarden en overige bepalingen. Marktconsultatie E-HRM Pagina 6 van 6