Intake Sggv-casus Aangifte overlijden

Transcriptie

1 Intake Sggv-casus Aangifte overlijden Dit geanonimiseerde document is in licentie gegeven op basis van een Creative Commons Licentie.

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Aanleiding Intakeproces Huidige situatie Huidig proces Vaststellen overlijden Aangifte doen en verlof tot begraven Uitvaart en verder Variaties in het aangifteproces Betrokken partijen Knelpunten Ervaren knelpunten vanuit uitvaartondernemingen Ervaren knelpunten vanuit CBS Ervaren knelpunten vanuit artsen Ervaren knelpunten vanuit gemeenten Ervaren knelpunten vanuit begraafplaatsen en crematoria Relevante Ontwikkelingen Verbetermogelijkheden (SOLL) Verbetervoorstellen Gewenst proces Belangrijkste voordelen t.o.v. huidige situatie Juridische toetsing De casus aangifte overlijden Scope Fasering Organisatie casus Planning van de casus Risicobeheersing Relatie tot Ondernemingsdossier Initiële business case Regeldruk - en bestuurlijke lasten huidige situatie Lasten als gevolg van uitvoering van de Sggv-casus Baten versus Lasten

3 1 INLEIDING 1.1 Aanleiding In Nederland overlijden jaarlijks ongeveer 135 duizend mensen. 1 Binnen vijf dagen na een overlijden moet daarvan aangifte worden gedaan bij de Burgerlijke Stand in de gemeente van overlijden. Dit is een bewerkelijk proces waarbij diverse ketenpartijen zijn betrokken zoals uitvaartondernemers, begraafplaatsen, artsen, gemeenten en het CBS. Binnen de keten wordt veel regeldruk ervaren en zijn procesverbeteringen mogelijk bij zowel ondernemers als de overheid. De regeldruk heeft dan ook de aandacht gekregen van zowel de Tweede Kamer als VNO-NCW. Initiatief voor de intake Een uitvaartonderneming die opereert in Rotterdam en omstreken, heeft dit in eerste instantie aangekaart bij het programma Slim geregeld, goed verbonden (Sggv) van het ministerie van EL&I. Later heeft ook de Branchevereniging voor Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartondernemingen (BGNU) dit probleem gemeld bij het Meldpunt regelgeving van Antwoord voor bedrijven. 2 In de melding gaf de BGNU aan dat het aangifteproces eenvoudiger en goedkoper moet kunnen voor de uitvaartondernemer. Deze melding is terecht gekomen bij Sggv. Dit heeft geleid tot een verkenning naar de regeldruk in de aangifteketen. Op basis van deze verkenning, waaruit bleek dat uitvaartondernemingen inderdaad veel regeldruk ondervonden en ook het CBS mogelijk besparingen tegemoet kan zien, is besloten de verkenning een vervolg te geven in een zogenaamde intake (zie paragraaf 1.2). 1.2 Intakeproces Criteria De intake heeft tot doel de casus voor te bereiden zodat deze van start kan gaan. Dit omvat het: borgen van het commitment van alle betrokkenen in het bedrijfsleven en alle betrokken overheden voor het uitvoeren van de casus; borgen dat de sector zich opstelt als initiatiefnemer voor de casus; opstellen van een beschrijving van de oplossingsrichting voor de casus; opstellen van de businesscase voor de casus; vaststellen dat de oplossingsrichting past binnen de wettelijke kaders; vaststellen dat de problematiek in de casus een ketenvraagstuk is, waar de aanpak van Sggv toepasbaar en van waarde is; besluitvorming door ketenpartners en EL&I (als opdrachtgever van Sggv) tot start van de casus. De criteria voor het starten van de casus zijn: aangetoonde vermindering van de administratieve en/of bestuurlijke last bij betrokken ketenpartijen; een positieve businesscase; commitment bij ketenpartijen. 1 Cijfers CBS, zie: 2 Zie: 3

4 Aanpak Sggv heeft binnen de intake gesprekken gevoerd met verschillende partijen uit de keten om de bereidheid te toetsen tot het daadwerkelijk zetten van stappen die moeten leiden tot een reductie van regeldruk. De betrokken partijen hebben in diverse gesprekken feedback gegeven op conceptversies van de eindrapportage en bijgedragen aan het voorliggende intakevoorstel en de initiële businesscase. In mei 2012 heeft Sggv hierop commitment gevraagd bij de bestuurders van betrokken partijen. Na goedkeuring door EL&I kan de casus aansluitend van start gaan. Eindrapportage De voorliggende eindrapportage beschrijft de achtergrond, beleefde knelpunten, wensen en oplossingsrichting rondom het aangifteproces. In afstemming met de betrokken partijen heeft Sggv een uitwerking van de casus en een opzet van de uitvoering toegevoegd. De betrokken partijen zorgen met een initiële business case voor kwantitatieve onderbouwing. Met de voltooiing van de intakefase ligt er met dit rapport een voldragen voorstel voor een Sggv-casus dat beschikt over het benodigde draagvlak bij de betrokken partijen. 4

5 2 HUIDIGE SITUATIE Dit hoofdstuk beschrijft de huidige situatie rond de aangifte van overlijden, inclusief de betrokken partijen. Na het inzichtelijk maken van de huidige procesgang volgt een overzicht van de belangrijkste knelpunten die volgen uit de huidige situatie. 2.1 Huidig proces Bij het schetsen van het huidige proces gaat Sggv uit van een normaal overlijden, dat wil zeggen een overlijden waarbij geen twijfel bestaat over een natuurlijke doodsoorzaak. Processchema aangifte van overlijden Onderstaand schema geeft het procesverloop weer. In onderstaande afbeelding zijn de belangrijkste procestappen weergegeven van de aangifte van overlijden. Hierbij spelen artsen, gemeenten, uitvaartverzorgers en het CBS de hoofdrol. Schema 1: Proces aangifte van overlijden De volgende paragrafen bevatten nadere details over de verschillende processtappen. Voor het overzicht is het procesverloop teruggebracht tot drie hoofdactiviteiten, namelijk: 1. vaststellen overlijden; 2. aangifte doen en verlof tot begraven; 3. uitvaart en verder. 5

6 2.1.1 Vaststellen overlijden Na het overlijden van een dierbare nemen de nabestaanden contact op met de huisarts. 3 De arts constateert de dood van een persoon en stelt, als hij/zij tot de conclusie komt dat er sprake is van een natuurlijke dood, een A- en B-verklaring op. De A-verklaring stelt de arts over het algemeen direct op, de B-verklaring soms wat later. Uitvaartverzorgers moeten deze dan bij de arts ophalen. Nadat de arts langs is geweest bellen de nabestaanden een uitvaartverzorger. Deze spreekt met hen de wensen voor de uitvaart door en neemt de A- en B-verklaring mee (indien de arts beiden heeft opgesteld en bij de nabestaanden heeft achtergelaten, anders haalt de uitvaartverzorger deze later op). In de praktijk blijkt dat artsen de NAW-gegevens niet altijd juist invullen, de uitvaartverzorger corrigeert dit dan. De uitvaartverzorger maakt in deze fase ook een afspraak met het crematorium of de begraafplaats voor het tijdstip van de uitvaart Aangifte doen en verlof tot begraven Binnen vijf dagen na het overlijden doet de uitvaartverzorger aangifte van overlijden bij de Burgerlijke Stand in de gemeente van overlijden. Hierbij moet de Verklaring van overlijden (Averklaring) worden overlegd. De gemeente stelt een akte van overlijden op en geeft de aangever hier een afschrift van. Ook verleent de gemeente verlof tot begraven, cremeren of ter beschikking stellen aan de wetenschap. De gemeente vult het nummer van de akte van overlijden in op de buitenkant van de (nog steeds gesloten) envelop met daarin de B-verklaring en stuurt deze naar het CBS Uitvaart en verder Voorafgaand aan de uitvaart overhandigt de uitvaartverzorger het verlof tot begraven of cremeren aan de verantwoordelijke bij de begraafplaats of het crematorium. De overledene wordt vervolgens begraven of gecremeerd waarna de begraafplaats/het crematorium het eigen register bijwerkt. Het CBS verwerkt het B-formulier en werkt de doodsoorzaakstatistieken bij. 2.2 Variaties in het aangifteproces Zoals gezegd is het bovenstaand procesverloop het normale procesverloop. In het geval van een onnatuurlijke dood wordt de gemeentelijke schouwingsarts ingeschakeld. Als deze een natuurlijke dood constateert maakt hij/zij de A- en B-verklaring, bij het vermoeden van een niet-natuurlijke dood komt de Officier van Justitie in actie. In het laatste geval verzorgt de Officier de A- en B- verklaring en het verlof tot begraven, cremeren of ter beschikking stellen aan de wetenschap en haalt de uitvaartverzorger de verklaringen en het verlof bij de Officier van Justitie op. 2.3 Betrokken partijen De volgende partijen zijn direct of indirect betrokken bij de aangifte van overlijden: Nabestaanden 3 Indien iemand thuis overlijdt. Als dit in een ziekenhuis gebeurd zal de arts ter plekke de dood constateren, net als in een verpleeghuis. 6

7 Nabestaanden schakelen veelal een uitvaartondernemer in om de uitvaart te verzorgen en de administratieve afwikkeling af te handelen. Artsen Artsen constateren de dood en maken vervolgens een A- en een B-verklaring op. Bij twijfel over doodsoorzaak schakelen zij een gemeentelijke schouwingsarts in. 4 In ongeveer veertig procent van de gevallen gebeurt het vaststellen van de dood door een huisarts, in ongeveer dertig procent door een ziekenhuisarts, in ongeveer twintig procent door een arts in een verpleeghuis en in minder dan tien procent van de gevallen door een arts van de Gemeentelijke of Gemeenschappelijke Gezondheidsdienst (GGD). Uitvaartondernemers 5 Uitvaartverzorgers halen in opdracht van de nabestaanden de A- en B-verklaring op bij de arts. Vervolgens doet hij/zij binnen vijf dagen aangifte van overlijden bij de gemeente waar de persoon is overleden. Bij deze gemeente levert hij ook de beide verklaringen in. De uitvaartverzorger krijgt bij de aangifte een kopie van de akte van overlijden en een verlof tot begraven of cremeren. Het afschrift van de akte van overlijden gaat naar de nabestaanden, het verlof tot begraven of cremeren geeft de uitvaartverzorger af bij de begraafplaats of het crematorium. Gemeenten De ambtenaar van de Burgerlijke Stand bij gemeenten 6 neemt de A- en B-verklaring in, maakt een akte van overlijden op werkt de gemeentelijke basisadministratie (GBA) bij. Hij stuurt de B-verklaring naar het CBS. Begraafplaatsen en crematoria Begraafplaatsen en crematoria mogen alleen cremeren of begraven als de uitvaartverzorger (of een nabestaande) een verlof tot begraven of cremeren overhandigt. CBS Het CBS verwerkt handmatig alle papieren B-verklaringen en gebruikt deze voor het opstellen van doodsoorzaakstatistieken. 4 In deze intake is ervoor gekozen om de procesvariant met een onnatuurlijke dood buiten beschouwing te laten omdat het aandeel in het totaal aantal gevallen marginaal is. 5 Hiervan is een groot deel verenigd in de Branchevereniging Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartverenigingen (BGNU). 6 De Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken behartigt de belangen van de Nederlandse gemeenten op het gebied van Burgerzaken en Publiekszaken. 7

8 3 KNELPUNTEN Gesprekken met de ketenpartijen en brancheorganisatie BGNU hebben verschillende knelpunten opgeleverd. 3.1 Ervaren knelpunten vanuit uitvaartondernemingen Onnodige reistijd en -kosten voor uitvaartverzorgers omdat ze A-formulier naar gemeente moeten brengen o Uitvaartverzorgers spelen in feite postbode tussen arts en gemeente. o Als een arts het A-formulier niet direct heeft achtergelaten bij nabestaanden moeten uitvaartverzorgers dit A-formulier eerst nog ophalen bij de arts. Onnodige reistijd en kosten voor uitvaartverzorgers omdat ze B-formulier naar gemeente moeten brengen o Ook voor B-formulier spelen uitvaartverzorgers postbode tussen arts en gemeente. Verschil hierbij is dat ook de gemeente slechts een schakel is en zelf ook als postbode fungeert: na het toevoegen van een aktenummer zenden zij het B-formulier door naar het CBS. o Uitvaartverzorgers moeten regelmatig het B-formulier later ophalen bij de (huis)arts omdat deze het formulier op kantoor invult. 3.2 Ervaren knelpunten vanuit CBS Papieren B-formulieren zorgen voor knelpunten o o o De papieren B-formulieren worden niet door alle artsen altijd op dezelfde manier ingevuld. Dit betekent dat er aan de kant van het CBS interpretaties nodig zijn, hetgeen de kwaliteit van de statistieken niet bevordert. Dit komt ook de internationale vergelijkbaarheid niet ten goede. 7 Het CBS heeft voor deze interpretaties vier mensen met een medische achtergrond in dienst die, op basis van de B-formulieren, de onderliggende doodsoorzaak moeten bepalen. Het afhandelen van de per post binnengekomen B-formulieren kost het CBS menskracht. 3.3 Ervaren knelpunten vanuit artsen Ziekenhuizen willen af van fysieke documenten o Dit is niet direct een knelpunt voor artsen zelf, maar ziekenhuizen zijn bezig met forse digitaliseringsslagen of hebben die juist net achter de rug. Fysieke, papieren formulieren zijn dan een vreemde eend in de bijt. In het verleden is het CBS door verschillende ziekenhuizen benaderd om te bespreken of dit rondom het B-formulier anders kan. 7 Zie ook paragraaf

9 3.4 Ervaren knelpunten vanuit gemeenten Gemeenten willen af van postbodefunctie B-formulier o Gemeenten nemen op dit moment de B-formulieren in van uitvaartverzorgers en sturen deze door naar het CBS. Het enige dat zij met deze formulieren doen is het aktenummer op de envelop zetten en het geheel doorsturen. Het werk dat met de aangiftes gepaard gaat is geen direct knelpunt, al zou digitalisering van de aangifteketen het aantal baliebezoeken terug kunnen brengen en kan een digitale verwerking van de aangiftes de gemeente werk besparen. Ook zien gemeenten goede mogelijkheden om de kwaliteit van de dienstverlening aan klanten (in dit geval uitvaartverzorgers) te verhogen. 3.5 Ervaren knelpunten vanuit begraafplaatsen en crematoria Begraafplaatsen en crematoria ervaren geen specifieke knelpunten. 3.6 Relevante Ontwikkelingen Er zijn enkele ontwikkelingen die invloed hebben op het (toekomstig) verloop van het proces aangifte overlijden en het in de toekomst mogelijk maken om de administratieve verplichtingen rondom een aangifte van overlijden digitaal te laten verlopen. Wetgeving Eind 2010 is het programma Randvoorwaarden modernisering Burgerlijke Stand (RmBS) afgesloten. Dit programma heeft uiteindelijk geleid tot een wetsvoorstel dat inmiddels bij de Eerste Kamer ligt. Het wetsvoorstel beoogt lastenverlichting en procesverbeteringen voor de burgerlijke stand. De voorgenomen wijzigingen moeten leiden tot een snellere en efficiëntere behandeling van aangiften van huwelijk/geregistreerd partnerschap, overlijden en geboorte. De invoering van de wet is momenteel niet-controversieel verklaard en kan qua afhandeling gewoon voortgang vinden. Deze nieuwe wetgeving maakt het mogelijk het proces voor ondernemers te vereenvoudigen. Gemeenten zijn echter niet verplicht om over te gaan tot elektronische dienstverlening bij de burgerlijke stand. De ondernemers zijn dus niet geholpen met het wijzigen van de wet alleen. Voor Sggv ligt hier een kans om het aanzienlijke besparingspotentieel daadwerkelijk te helpen verzilveren. Invoeringstraject elektronische dienstverlening Burgerlijke Stand Naar aanleiding van bovenstaand wetsvoorstel onderzoekt het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ), in samenwerking met KING, de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de VNG de mogelijkheden voor een invoeringstraject. 9

10 CBS Voor het bijhouden van de doodsoorzaakstatistieken gaat het CBS over op internationaal gangbare 8 software. Dit is niet alleen goedkoper maar bevordert ook de internationale vergelijkbaarheid van de doodsoorzaakstatistieken. Het CBS zou graag stappen zetten richting digitalisering van de aanlevering van de B-verklaring. Artsen zouden de verklaring dan rechtstreeks naar het CBS kunnen sturen. Het CBS heeft het voornemen om in 2012 één of meerdere pilots uit te voeren om deze werkwijze te beproeven. Gemeente s-hertogenbosch De gemeente s-hertogenbosch werkt al enige tijd naar volle tevredenheid met een mogelijkheid tot digitale aangifte voor overlijden voor enkele uitvaartondernemingen. Zowel de gemeente als de uitvaartondernemers zijn tevreden over de werkwijze. Hierbij wordt momenteel gebruikt gemaakt van een eenvoudige ICT-oplossing die het uitvaartverzorgers mogelijk maakt om online aangifte te doen. Zij vullen een digitaal formulier in met dezelfde vragen die ze aan de balie zouden beantwoorden en voegen een gescande versie van het A-formulier toe. De gemeente verwerkt de aangifte en stuurt diezelfde dag het verlof tot begraven (zowel digitaal als per post) naar de uitvaartverzorger. Eens per maand komen uitvaartverzorgers alsnog naar de gemeentebalie om de akten van overlijden te ondertekenen. De gemeente werkt graag mee aan het verder ontwikkelen en het uiteindelijk verspreiden van deze manier van werken. De beveiliging van de ICT-toepassing is hierbij een belangrijk punt omdat de werkwijze van s-hertogenbosch voor een groot deel op vertrouwen is gebaseerd. Dit vertrouwen is een goede zaak, omdat het de gemeente in staat heeft gesteld een flinke regeldrukbesparing voor enkele uitvaartondernemers te realiseren, maar vormt niet de stevige basis die nodig is voor uiteindelijke landelijke opschaling. 8 De Angelsaksische en Scandinavische landen maken hier al gebruik van, net als bijvoorbeeld Frankrijk. 10

11 4 VERBETERMOGELIJKHEDEN (SOLL) Het voorgaande hoofdstuk bevat verschillende knelpunten/wensen voor vermindering van de regeldruk en verbetering van de (keten)informatievoorziening. Herontwerp van het werkproces en digitalisering van de keten zou deze knelpunten kunnen oplossen. Optimalisering van de keten betekent dat zowel het A- als het B-formulier voortaan een ander proces moeten doorlopen. 4.1 Verbetervoorstellen Digitale aangifte van overlijden door de uitvaartondernemer Door het uitvaartondernemers mogelijk te maken digitaal aangifte te doen van een overlijden hoeven uitvaartverzorgers niet langer persoonlijk naar de balie van de gemeente van overlijden om aangifte te doen. Dit scheelt de gemeente baliecontacten en de uitvaartondernemer fungeert niet langer als postbode. Het initiatief van de gemeente s-hertogenbosch zoals in het vorige hoofdstuk is benoemd is reeds een lokale implementatie van dit verbetervoorstel. Digitaal aanleveren A-formulier door artsen aan gemeenten Huisartsen, ziekenhuizen, verpleeghuizen en GGD en verzenden het A-formulier voortaan digitaal en rechtstreeks naar de gemeente van overlijden. De gemeente voegt vervolgens de A- verklaring en de aangifte van overlijden bij elkaar en maakt de akte van overlijden en het verlof tot begraven of cremeren op. De A-formulieren zouden rechtstreeks uit de systemen van de artsen moeten worden gegenereerd om hun lasten zo laag mogelijk te houden. Eventueel zou gebruik gemaakt kunnen worden van een portal om het uitvaartondernemers mogelijk te maken het papieren A-formulier bij hun uitgifte te voegen als huisartsen niet digitaal werken en/of een Huisartsen Informatiesysteem (HIS) hebben dat niet geschikt is voor het verzenden van het A-formulier. Digitale verzending verlof tot begraven of cremeren Door ook het verlof tot begraven, cremeren of ter beschikking stelling aan de wetenschap te digitaliseren hoeven uitvaartverzorgers niet alsnog langs bij de gemeente om het verlof op te halen. Uitvaartverzorgers zouden het digitale verlof vervolgens naar het betreffende crematorium of de begraafplaats kunnen zenden of, in het geval van een niet digitale begraafplaats het verlof op kantoor uit kunnen printen en meenemen op het moment van de uitvaart. Digitale akte van overlijden Door ook de akte van overlijden te digitaliseren hoeven uitvaartverzorgers niet alsnog langs bij de gemeente om de akte te ondertekenen. Ondertekening zou met behulp van eherkenning kunnen geschieden. Digitale aanlevering B-formulieren door artsen aan CBS Huisartsen, ziekenhuizen, verpleeghuizen en GGD en verzenden het B-formulier voortaan digitaal en rechtstreeks naar het CBS, zonder dat de uitvaartverzorger en/of de gemeente daar tussenkomt. Om het maximale rendement voor de keten te realiseren zouden de B-formulieren uit de eigen systemen van de artsen kunnen worden gegenereerd. Eventueel zou hiernaast een portal kunnen komen voor huisartsen die (nog) geen eigen Huisartsen Informatiesysteem (HIS) hebben dat geschikt is voor digitale verzending van het B-formulier. 11

12 4.2 Gewenst proces Onderstaand schema geeft het gewenste procesverloop weer. Het gaat hierbij om een combinatie van de verbetervoorstellen voor het A- en het B-formulier die de hele keten raken. Schema 2: gewenst procesverloop aangifte van overlijden Het gewenste proces verloop globaal als volgt: na het vaststellen van een overlijden door een arts stelt deze de A- en B-verklaring (digitaal) op. Met één druk op de knop gaat het B-formulier richting het CBS dat het formulier verwerkt in de statistieken. Het A-formulier gaat richting de gemeente. Intussen plant de uitvaartverzorger het tijdstip van de uitvaart bij met de begraafplaats of het crematorium. De begrafenisondernemer doet digitaal aangifte van het overlijden bij de gemeente waarin het overlijden plaatsvond. De gemeente koppelt de digitale aangifte van de uitvaartverzorger aan de door de arts verzonden A-verklaring, stelt de akte van overlijden op en geeft een verlof tot begraven/cremeren af. Dit verlof verzendt de gemeente idealiter naar de begraafplaats/het crematorium, anders digitaal naar de uitvaartverzorger die het weer afgeeft bij de begraafplaats/het crematorium Belangrijkste voordelen t.o.v. huidige situatie De belangrijkste veranderingen in het procesverloop op basis van bovenstaand procesloop t.o.v. de huidige situatie zijn de volgende: Uitvaartverzorgers besparen fors op reistijd en kosten doordat zij niet langer fysiek naar de gemeente hoeven. Minder baliecontacten voor de gemeente. 12

13 Ziekenhuizen kunnen volledig digitaal gaan werken. Het CBS heeft minder mankracht nodig om de binnengekomen B-formulieren te verwerken en te interpreteren. Het nieuwe, digitale procesverloop van het B-formulier komt de internationale vergelijkbaarheid van de CBS-statistieken ten goede, mede omdat de kans op fouten afneemt. 4.3 Juridische toetsing De verbetervoorstellen t.a.v. het digitaal aangifte doen zijn realiseerbaar binnen de op dit moment in behandeling zijnde Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand. 9 9 NB Het initiatief van de gemeente s-hertogenbosch toont aan dat niet noodzakelijkerwijs de nieuwe wet een feit behoeft te zijn, maar zal het digitaal aangifte doen wel binnen betere kaders plaatsen. 13

14 5 DE CASUS AANGIFTE OVERLIJDEN Doel van de casus is: aantonen wat de voordelen zijn van de verbetermaatregelen; het beproeven van de verbetermaatregelen; duidelijk maken op welke wijze gemeenten, artsen, uitvaartondernemingen en het CBS de verbetermaatregelen het beste kunnen realiseren; inzicht geven in de haalbaarheid van eventuele landelijk opschaling van de verbetermaatregelen. 5.1 Scope Indien de intakefase wordt voortgezet in een casus zal worden vormgeven aan het herontwerpen van (een deel van) het aangifteproces en het digitaliseren van de berichtenwisseling tussen de betrokken partijen. De uiteindelijke werking leidt tot besparingen zoals die in het volgende hoofdstuk zijn beschreven. Vanwege de beperkte doorlooptijd (tot eind 2012) is het zaak de scope voor de casus helder in beeld te hebben en niet te groot te maken. Hoe meer partijen onderdelen van het proces hoe complexer de casus zal zijn en daarmee moeilijker om tijdig tot een goed einde te brengen. De beperkingen qua tijd leiden daarom tot het voorstel om de scope van de casus te beperken tot het digitaal aangifte doen door de uitvaartverzorger (omdat met deze verbetermaatregel de grootste regeldrukvermindering kan worden bereikt) en het onderzoeken van de mogelijkheid om de akte van overlijden te digitaliseren. Bij verdere opschaling kunnen na de casus de ketenpartners zelf de scope uitbreiden en de overige verbeterpunten oppakken. Dit zullen zij doen in het invoeringstraject elektronische dienstverlening Burgerlijke Stand. Buiten de directe scope van de casus valt de digitalisering van het B-formulier. Het CBS heeft dit al in beeld en zal de stappen sowieso gaan zetten. De financiering vanuit het CBS is ook geen probleem. Waar mogelijk zal Sggv helpen, bijvoorbeeld door als onafhankelijk adviseur op te treden of samen op te trekken op bepaalde momenten, maar Sggv zal niet de volledige digitalisering van het B-formulier op zich nemen. Dit betekent niet dat het CBS hiermee geen belangrijke speler meer is, het A- en B-formulier zijn immers zo nauw met elkaar verbonden dat afstemming raadzaam blijft. Het CBS heeft ook aangegeven hier graag samen met Sggv in op te trekken. NB: Al tijdens de verkenning is opgemerkt dat het doen van aangifte door de begrafenisondernemer in feite geen regeldrukprobleem is. Het zijn immers de nabestaanden die dit formeel dienen te doen en zijn het de begrafenisondernemers die dit als (betaalde) dienst aanbieden. Toch is de huidige procesgang een ergernis voor deze ondernemersgroep en als zodanig gemeld bij de Regiegroep Regeldruk. Ook ondersteunt ook VNO-NCW dit initiatief en is de besparing die gerealiseerd kan worden voor deze ondernemersgroep aanzienlijk. Geadviseerd wordt daarom om deze problematiek wel als regeldrukprobleem te erkennen. 14

15 5.2 Fasering Sggv casussen kennen de volgende fasering: Analyse- en ontwerpfase Hierin wordt de oplossingsrichting uit de intakefase op detailniveau uitgewerkt. Praktijktest De praktijktest is er om te beproeven of de gewenste verbeteringen haalbaar en zinvol zijn, inclusief een evaluatie van de uitkomsten van de praktijktest. Als basis zal worden genomen de oplossing die reeds binnen de gemeente s-hertogenbosch wordt gehanteerd. Deze oplossing is qua ICT-oplossing nog beperkt en zal verder worden uitgebreid. Hierbij gaat het vooral om de beveiliging zodat opschaling in de toekomst mogelijk is. In overleg met brancheorganisatie BGNU, de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), de VNG, KING en het ministerie van VenJ kunnen een aantal gemeenten en uitvaartondernemingen worden geselecteerd die deelnemen aan de casus en dus met de ICToplossing aan de slag zullen gaan. Overdrachtsfase In de overdrachtsfase worden de resultaten van de casus overgedragen aan de ketenpartijen en de voorwaarden gecreëerd voor een succesvolle brede implementatie van de verbeteringen in de keten. Wanneer de praktijktest en de overdracht naar de ketenpartijen succesvol is geweest kunnen de verbeteringen breed worden geïmplementeerd en verbreed qua functionaliteit. De opschalingsfase valt buiten de scope van de casus en dient door de ketenpartijen te worden opgepakt. In de overdrachtsfase wordt dit in een overdrachtsdocument geborgd. 5.3 Organisatie casus De casus kent een stuurgroep en een werkgroep. Iedere casuspartner zal vertegenwoordigd worden in de stuurgroep. De stuurgroep is verantwoordelijk voor de sturing van de casus en eventuele GO/NO GO beslissingen. De leden worden bij start van de casus door EL&I formeel gevraagd voor deelname aan de stuurgroep. Deze zal dan bestaan uit vertegenwoordigers van: Branchevereniging Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartondernemingen (BGNU) Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) Ministerie van Veiligheid en Justitie Ministerie van Binnelandse Zaken en Koninkrijksrelaties Ministerie van Economische Zaken, Landbouw & Innovatie Een onafhankelijk persoon zal optreden als voorzitter van de stuurgroep. 15

16 Huisartsen, ziekenhuizen en CBS zijn buiten de scope van de casus geplaatst en maken daarom geen deel uit van de stuurgroep. Alle partijen ondersteunen het initiatief en hebben op managementniveau een instemmingsverklaring verstuurd. De uitvoering van de analyse- en pilotfases ligt in handen van de casusmanager. De casusmanager is verbonden aan Sggv en verantwoordelijk voor de operationele uitvoering van de casus, zoals analyse, ontwerp, praktijktest, evaluatie en overdracht. De casusmanager rapporteert periodiek de voortgang aan de stuurgroep. Naast een projectteam is er een werkgroep. De werkgroep zal bestaan uit vertegenwoordigers van de deelnemende uitvaartondernemingen, de NVVB, het ministerie van BZK, het ministerie van VenJ en de VNG. De casusmanager heeft binnen de werkgroep de coördinerende rol. 5.4 Planning van de casus De analysefase voor deze casus zal circa drie maanden vergen, dit gelet op de nadere vakantieperiode. In de analysefase zal onder andere worden ingegaan op het eventuele gebruik van eherkenning en/of de Berichtenbox. De praktijktest kan in twee tot drie maanden worden afgerond. Het proces van aangifte is relatief kort en het volume is groot, waardoor binnen een doorlooptijd van enkele maanden (of zelfs weken) voldoende zicht is op de ervaringen en kan geëvalueerd kan worden. Bij een start in juni kan de afronding van de casus aan het einde van 2012 plaatsvinden. Binnen de stuurgroep zullen afspraken moeten worden gemaakt over de continuering van de casus na Binnen de stuurgroep zullen afspraken moeten worden gemaakt over de continuering van de casus na Risicobeheersing De uitvoering van de Sggv-casus brengt mogelijk enkele risico s met zich mee die in de praktijk kunnen optreden. Dit vereist aandacht van de casusmanager, handelend optreden van de betrokken partijen en adequate uitvoering van mitigerende maatregelen. Zo moet er in de stuurgroep aandacht zijn voor de opgave om de opbrengsten ook naar consumenten terug te laten vloeien 10 en zullen ook het voorkomen van misbruik (zoals het opzettelijk foutief aangeven van overlijdens) en het voorkomen van marktverstoring hoog op de agenda staan. Andere belangrijkste risico s en aandachtspunten zijn: Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand komt er niet: De Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand is een belangrijke randvoorwaarde voor de totale digitalisering van de aangifteketen. Aan de andere kant laat de gemeente s- Hertogenbosch zien dat ook zonder die wet al flinke besparingen voor ondernemers geboekt kunnen worden. Indien deze wet er niet komt zal de casus doorgang kunnen vinden maar zullen na overdracht niet alle overige verbetermaatregelen genomen kunnen worden. Afhankelijkheden in de planning: 10 Hiervoor zou de branche bijvoorbeeld een convenant op kunnen stellen. 16

17 Een goede regie en coördinatie is tijdens de gehele periode van de casus nodig. Waar nodig dienen de casusmanager en de stuurgroep tijdig bij te sturen zodat de casus eind 2012 kan worden afgerond en/of overgedragen. In de analysefase moeten ook keuzes worden gemaakt met de deadline van eind 2012 in het achterhoofd. Het CBS heeft de digitalisering van het B-formulier in beeld. Hoewel dit onderdeel buiten de scope van de casus is gehouden zal binnen de casus afstemming met het CBS worden gezocht. Bij het opzetten van het digitaal formulier voor aangifte van overlijden zal afstemming worden gezocht met KING voor de standaardisatie en mogelijke koppelingen met GBA in de opschalingsfase. Aandacht dient er binnen de stuurgroep te zijn om de baten in regeldrukvermindering ook naar consumenten terug te laten vloeien 11. Binnen de oplossingsrichting en i.s.m. de ketenpartijen zal er oog dienen te zijn voor het voorkomen van misbruik (zoals het opzettelijk foutief aangeven van overlijdens). Indien er een uniform digitaal aangifte formulier wordt ontwikkeld voorkomt dit dat ondernemers bij elke gemeente worden geconfronteerd met verschillende formulieren. Deze vraagbundeling legitimeert de opzet van een digitaal formulier binnen de casus. Binnen de casus zal aandacht dienen te zijn voor verdere opschaling en ontwikkeling en mogelijke marktverstoring. 5.6 Relatie tot Ondernemingsdossier Uit overleg met het programma Ondernemingsdossier is gebleken dat deze casus geen directe relatie kent met het Ondernemingsdossier. Het is echter wel zaak om bij de technische oplossingen die in de casus beproefd worden rekening te houden met de toekomst, omdat artsen en uitvaartverzorgers die in de toekomst wel zijn aangesloten op het Ondernemingsdossier en de in deze casus gerealiseerde functionaliteiten dan ingepast zouden kunnen worden. Bij het ontwerp zal rekening gehouden worden met de standaarden van het Ondernemingsdossier. 11 Hiervoor zou de branche bijvoorbeeld een convenant op kunnen stellen. 17

18 6 INITIËLE BUSINESS CASE De casus aangifte overlijden beoogt de regeldruk in de aangifteketen te reduceren. Hier heeft de hele keten baat bij en zowel ondernemers als de overheid kunnen profiteren. Deze initiële business case bevat een afweging van de verwachte besparingen (na implementatie van de in de casus onderzochte (proces)verbeteringen) t.o.v. de verwachte investeringen. 6.1 Regeldruk - en bestuurlijke lasten huidige situatie Allereerst wordt inzichtelijk gemaakt wat de totale lasten zijn voor de verschillende ketenpartners. In relatie tot ondernemers worden de lasten uitgedrukt in regeldruk, Voor overheden wordt gesproken over bestuurlijke lasten. Uitvaartondernemers In het project Modernisering Burgerlijke Stand (RmBS) is een berekening gemaakt van de kosten die uitvaartondernemers momenteel maken. Uitgangspunten: sterfgevallen; een tijdbesteding van 1 uur voor de aangifte door de uitvaartondernemer; een kostprijs van een uitvaartverzorger van 50,- per uur 12. Totale regeldruk voor uitvaartondernemingen: 50 x = ,- per jaar. Het project RmBS beoogt dat de aangifte van overlijden in de toekomst digitaal kan. De verwachte besparing in het projectplan is in tijdsduur 48 minuten. Uitgedrukt in geld is dat ,- per jaar ( 40,- per sterfgeval). Als het lagere tarief voor middelbaar opgeleid personeel 13 uit de handleiding Meten is Weten II van 2007, gecorrigeerd voor inflatie naar prijzen van 2010: 39,- per uur gehanteerd wordt is de besparing ,20 ( 31,20 per sterfgeval). In het kader van de verkenning zijn gesprekken met uitvaartondernemingen aangegaan ter validatie van deze cijfers. Deze werden bevestigd en nog iets verder aangescherpt. Als we dat bedrag doorrekenen naar landelijk niveau komen we op een besparing ,-. Artsen Omdat artsen buiten de scope van de pilot vallen is de regeldruk voor artsen niet in kaart gebracht. Een belangrijk verschil is wel dat sterfgevallen bij ziekenhuizen en verpleeghuizen veel vaker voorkomen dan bij huisartsen, bij wie het gaat om enkele gevallen per jaar. Voor huisartsen zal een eventuele reductie in regeldruk daarom ook nihil zijn. 12 Deze 50,- per uur komt uit het standaardkostenmodel zoals de VNG die heeft toegepast in het programma minder regels, meer service. Het standaardkostenmodel is een internationaal geaccepteerd model om de regeldruk te bepalen en reducties te berekenen. 13 Het tarief in de handleiding bedraagt 37,- per uur. Uit de publicaties van het CBS kan een gemiddelde inflatie van 1,6% per jaar worden berekend. 18

19 Gemeenten De bestuurlijke lasten bij gemeenten zijn niet in kaart gebracht aangezien aangegeven is dat gemeenten de aangifte niet als knelpunt ervaren. Hun kosten betreffen de kosten voor de baliecontacten voor de aangiftes van overlijden, het verwerken van de aangiftes, het noteren van het nummer van de akte van overlijden op de B-verklaring en het verzenden van het B-formulier naar het CBS. Het projectplan RmBS becijfert de verwachte besparingen bij gemeenten op 0,-. Het plan is voor de start van het daadwerkelijke project opgesteld. Inmiddels is er toch zicht op mogelijke besparingen: minder baliebezoeken omdat aangifte van overlijden niet meer fysiek plaats hoeft te vinden; het overgrote gedeelte van de invoer van gegevens door de gemeente vervalt; een aantal handelingen zoals het afschrift van de akte van overlijden en het verlof tot begraven of cremeren kan geautomatiseerd worden; een aantal handelingen (het noteren van aktenummer en gemeentecode op de envelop van het B-formulier en het doorsturen van de formulieren naar het CBS) kan achterwege blijven. Deze mogelijke besparingen zitten grotendeels aan de achterkant, bij het afhandelen en verwerken van de aangiftes. Dit gedeelte valt buiten de scope van de door Sggv voorgestelde pilot en zijn daarom niet verder in kaart gebracht. CBS Zoals vermeld in paragraaf 3.2 heeft het CBS voor het interpreteren van de ingevulde B- formulieren vier mensen met een medische achtergrond in dienst die, op basis van de B- formulieren, de onderliggende doodsoorzaak moeten bepalen. Ook kost het afhandelen van de per post binnengekomen gekomen B-formulieren het CBS menskracht. Het CBS verwacht in de toekomst ongeveer 60 à 70 procent van de B-formulieren digitaal af te kunnen handelen. Dit zou een besparing van ruim 2 fte kunnen betekenen. 6.2 Lasten als gevolg van uitvoering van de Sggv-casus De lasten van het realiseren van de verbeteringen bestaan uit drie delen: 1. de uitvoering van de casus door deelnemers en Sggv; 2. de invoering van de verbeteringen in de praktijk door de ketenpartijen; 3. het in stand houden en doorontwikkelen van de verbeteringen door de ketenpartijen. Ad 1: De kosten die bij de uitvoering van de casus worden gemaakt omvatten: het projectmanagement van de casus door Sggv, de kosten voor de deelnemers (in manuren) en de kosten voor het ontwerpen van een proefopstelling van een ICT voorziening. Ad 2: De daadwerkelijke realisatie en implementatie van de gewenste situatie vindt plaats na afronding en overdracht van de casus en bestaat uit het realiseren en uitrollen van de verbetervoorstellen die zijn getest in de praktijktest. 19

20 Om de oplossing, zoals tijdens de proefperiode is opgezet, verder op te schalen zullen kosten in de orde grootte van 500k gemoeid zijn. Later in de casus ontstaat meer inzicht in deze lasten en zal de business case worden herijkt. Ad 3: De nieuwe situatie zal vervolgens in stand moeten worden gehouden en verder worden doorontwikkeld en worden aangepast aan veranderende omstandigheden en inzichten. Van de lasten van het in stand houden zijn hieronder alleen de exploitatielasten kwantitatief uitgedrukt. De exploitatielasten zijn ingeschat op basis van een ervaringscijfer (20%) ten opzichte van de initiële investeringen. De lasten van de uitvoering van de casus zijn hieronder kwantitatief uitgedrukt. De lasten zijn gebaseerd op de verwachte tijdbesteding door de deelnemers aan de casus, de werkgroep en Sggv. Kostencomponent Uitvoerende organisatie Eenmalige lasten Jaarlijkse lasten 2012 en verder 1. Uitvoering casus Faciliteren van de casus Sggv Vrijmaken van medewerkers Gemeenten, uitvaartverzorgers (manuren) Budget voor eventuele proefopstelling Sggv Invoering verbeteringen (fase 4) Opschalen van de verbeteringen (stelpost) Ketenpartners In stand houden verbeteringen Exploitatiekosten (stelpost) Ketenpartners Totaal

21 6.3 Baten versus Lasten Onderstaande tabel toont het overzicht van de baten en lasten van onderhavige casus. Uit de tabel blijkt dat de baten de lasten ver overstijgen. Daarbij moet worden aangetekend dat alleen de lasten van het realiseren van een applicatie in kaart zijn gebracht. De lasten van het wijzigen van processen en systemen bij ketenpartijen zijn niet meegenomen. Overzicht baten en lasten Baten Eenmalig 2012 Jaarlijks 2013 en verder Uitvaartondernemingen Totaal baten Lasten Uitvoering casus Sggv en deelnemers Budget proefopstelling Invoering oplossing Opschalen van de verbeteringen In stand houden oplossing Exploitatiekosten Totaal lasten Resultaat (baten minus lasten) Hierbij is uitgegaan van de getallen die door Van der Spek Uitvaart zijn genoemd. Het project RmBS gaat uit van nog hogere bedragen ( ). 15 Afschrijving in 3 jaar op geschatte investering van 600k voor het opschalen van de verbeteringen. 21