LANDELIJKE ONLINE DIENST AANGIFTE

Transcriptie

1 LANDELIJKE ONLINE DIENST AANGIFTE OVERLIJDEN Handreiking pilot Juli 2017

2 Inhoud 1 Inleiding 3 2 Achtergrond Geen wettelijke belemmeringen Collectieve financiering Eerste digitale aangifte overlijden Toename sterfgevallen 4 3 Aangifte door de ondernemer Inloggen Aangifte doen en verlof aanvragen A-verklaring meesturen Akte aanvragen Afrekenen Aangifte downloaden 8 4 Afhandeling van aangifte door de gemeente Aanschaf eherkenningsmiddel Kiezen voor betaalmethode Verificatie van de uitvaartondernemer Ontvangst van de aangifte en bewijsstukken Het proces na indiening aangifte 10 5 Randvoorwaarden Aansluiten op Samenwerkende Catalogi Ondertekening Verwijzing op de eigen website Communicatie 11 2

3 1 Inleiding Gemeenten kunnen de landelijke online dienst Aangifte overlijden gratis gebruiken. Uitvaartondernemers kunnen met dit formulier 24/7 een overlijden aangeven. In deze handreiking leest u hoe u het formulier beschikbaar kunt stellen aan ondernemers, hoe de digitale aangifte en de afhandeling daarvan werkt en wat de randvoorwaarden zijn om aan te sluiten. KING is verantwoordelijk voor het beheer van de landelijke online dienst Aangifte overlijden. Ontwikkeling en beheer wordt bekostigd uit het gemeentefonds. Het formulier Aangifte overlijden is onderdeel van een reeks landelijke online diensten die KING ontwikkelt. De eerste diensten zijn: Aangifte Verhuizen en emigreren. Bezwaren, klachten en meldingen. Een longlist van diensten komt binnenkort beschikbaar. Deze diensten worden aangeboden via een portaal. Achter deze toegangspoort kunnen burgers en ondernemers straks online formulieren vinden waarmee ze diensten van gemeenten af kunnen nemen. Dit portaal is straks beschikbaar via KING helpt met de aansluiting van de landelijke online dienst Aangifte overlijden en ondersteunt met de implementatie ervan. Deze dienst is door KING en gemeenten ontwikkeld. De handreiking is gemaakt tijdens de pilotfase van deze dienst, die door KING en gemeenten is ontwikkeld. Bij een aantal gemeenten wordt de dienst uitvoerig en langdurig getest. De bevindingen leiden tot voortdurende verbeteringen. Door deel te nemen aan dit proces, zijn deze gemeenten goed voorbereid op de volgende landelijke online diensten. De online dienst Aangifte overlijden is gebaseerd op de GEMMA eformulier-standaarden. De bevindingen uit het ontwikkelproces zijn vertaald in nieuwe specificaties voor eformulieren. 3

4 2 Achtergrond 2.1 Geen wettelijke belemmeringen Op 1 juli 2015 is de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand gefaseerd in werking getreden. Sinds mei 2016 is het wettelijk toegestaan om de Aangifte overlijden online in te dienen met eherkenning. Het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK) heeft op 20 mei 2016 vastgesteld dat er geen belemmeringen in de Wet op de lijkbezorging staan voor een digitaal verlof tot begraven of cremeren, mits veilige gegevensuitwisseling en authenticatie is geregeld. 2.2 Collectieve financiering Een belangrijk uitgangspunt van de Digitale Agenda 2020 is het versterken van de lokale kracht door zaken op collectief niveau te regelen. In 2016 heeft de Algemene Ledenvergadering van de VNG ingestemd met de voorbereiding voor het uitwerken van een uitvoeringsstructuur op coöperatieve basis voor Collectieve Informatievoorzieningen en Dienstverlening. Dit is inclusief governance en financiering door een uitname uit het gemeentefonds. In dit kader is de landelijke online dienst Aangifte overlijden ontwikkeld. Deelname brengt dan ook geen extra kosten voor gemeenten met zich mee, behalve aanschafkosten van eherkenning, abonnementskosten van een internetkassa en de kosten van een eventuele koppeling met de eigen backoffice-applicatie. 2.3 Eerste digitale aangifte overlijden In 2014 startte de gemeente s-hertogenbosch een pilot om uitvaartondernemers digitaal aangifte te laten doen van overlijden. Uitvaartondernemers gaven aan dat ze veel parkeerkosten hadden en veel tijd kwijt waren aan baliebezoek. Ook hadden ze last van fouten in systemen vanwege de grote onderlinge (kwalitatieve en functionele) verschillen en een waaier aan betaalmogelijkheden die lang niet allemaal optimaal functioneren. Vernieuwde wetgeving maakte het mogelijk dat degene die de aangifte indient, de akte van overlijden op een later tijdstip kon ondertekenen. Hierna ging s-hertogenbosch meteen aan de slag met een online formulier. De Branchevereniging Gecertificeerde Nederlandse Uitvaartondernemingen (BGNU) en hun netwerk werden hierbij betrokken. Online aangifte leverde ondernemers en de gemeente veel tijdwinst op. Deze ervaringen waren voor KING aanleiding om de landelijke online dienst Aangifte overlijden te ontwikkelen. Medio 2017 is een aantal gemeenten gestart met de pilot van KING. De evaluatie van de pilot in s-hertogenbosch is te vinden op de website van de NVVB. 2.4 Toename sterfgevallen Het aantal sterfgevallen neemt naar verwachting toe van circa Nederlanders in 2011 naar ongeveer mensen in begin van de jaren vijftig van deze eeuw. Deze cijfers van de bevolkingsprognoses afkomstig van het Centraal Bureau van de Statistiek. De cijfers geven de urgentie aan van een landelijke dienst om online aangifte te doen van overlijden. 4

5 De bevindingen van de pilot in s-hertogenbosch laten zien dat er veel voordelen zijn om online aangifte te doen, voor zowel ondernemer als gemeente. Kosten en baten staan vermeld in het document Kosten en batenoverzicht Digitale Aangifte Overlijden. 5

6 3 Aangifte door de ondernemer Hier leest u hoe de uitvaartondernemer de online dienst kan gebruiken. U vindt hier een uitgebreid instructiedocument voor de online dienst Aangifte overlijden. 3.1 Inloggen De uitvaartondernemer kan het online formulier vinden via deze directe link naar de landelijke online dienst Aangifte overlijden op burgerberichten.nl. Gemeenten kunnen deze link opnemen op hun website. Als de gemeente een aansluiting heeft op Samenwerkende Catalogi en de juiste metadatering heeft toegepast, is de dienst ook beschikbaar via ondernemersplein.nl. Meer hierover leest u in het hoofdstuk Randvoorwaarden. De ondernemer logt in met eherkenning, niveau 2+. Is een gemeente niet aangesloten bij de dienst, dan krijgt de ondernemer de mededeling dat de gemeente nog niet is aangesloten. 6

7 3.2 Aangifte doen en verlof aanvragen Nadat de ondernemer voor de eerste keer inlogt met eherkenning vult hij een aantal gegevens in, zoals , telefoonnummer en het nummer van de Kamer van Koophandel. De volgende keer dat hij inlogt, hoeft hij niet opnieuw deze gegevens in te vullen. Vervolgens kan de ondernemer een aanvraag indienen voor verlof tot begraven, cremeren, wetenschap of een laissez passer voor lijkbezorging in het buitenland. De ondernemer moet zelf persoonsgegevens invullen. Voorinvullen van gegevens uit de Basisregistratie Personen is technisch mogelijk, maar niet toegestaan omdat er geen doelbinding is en het om vertrouwelijke persoonsgegevens gaat. 3.3 A-verklaring meesturen De uitvaartverzorger kan de A-verklaring (officiële doodverklaring) als bijlage opnemen bij de aangifte. De B-verklaring (officiële doodsoorzaak) moet nog wel per post naar de gemeente worden verstuurd. KING en het Centraal Bureau van de Statistiek (CBS) verkennen de mogelijkheden om ook de B-verklaring (zonder tussenkomst van de gemeente) aan te leveren bij het CBS. 7

8 3.4 Akte aanvragen Aan het einde van het formulier kan een afschrift van akte van overlijden worden aangevraagd. Indien nodig, kan ook een verzoek worden ingediend voor uitstel van lijkbezorging. Per aangifte kunnen maximaal vijf nationale en vijf internationale overlijdensaktes worden aangevraagd. 3.5 Afrekenen Als het aangifteproces succesvol is doorlopen, kan de ondernemer de aktes direct afrekenen via een internetkassa (ideal en creditcard), tenzij de gemeente ervoor kiest achteraf te factureren. Papieren uittreksels kosten 12,90 euro per stuk. 3.6 Aangifte downloaden Aan het eind van het proces kan de ondernemer de ingevulde aangifte downloaden. In verband met de veiligheid wordt deze niet los per verstuurd. 8

9 4 Afhandeling van aangifte door de gemeente 4.1 Aanschaf eherkenningsmiddel De gemeente moet een eherkenningsmiddel niveau 2 aanschaffen voor de medewerker die de digitale aangiftes afhandelt. Het eherkenningsmiddel niveau 2 is persoonsgebonden en kost tussen de 15 en 30 euro per jaar. Prijzen verschillen per aanbieder van eherkenningsmiddelen. Aanbieders en tarieven vindt u op eherkenning.nl. Let op! U heeft géén eherkenningsmakelaar nodig, alleen een eherkenningsmiddel. Een eherkenningsmakelaar zorgt ervoor dat eherkenning in een applicatie werkt. Voor landelijke online diensten gebruikt u een applicatie die door KING beheerd wordt. KING zorgt ervoor dat de landelijke dienst werkt met eherkenning. Uw gemeente hoeft bij de eherkenningsleverancier dus alleen het middel eherkenning aan te schaffen. 4.2 Kiezen voor betaalmethode De gemeente kiest één betaalmethode voor alle aangiftes. Ofwel een internetkassa (ideal en creditcard), ofwel facturatie achteraf. Er kan geen onderscheid gemaakt worden per uitvaartondernemer. De gemeente sluit een abonnement af voor de internetkassa bij aanbieder Ingenico. Dat kost ongeveer 35 euro per maand. Leverancier Decos verzorgt vervolgens de aansluiting en werking van de landelijke dienst voor de gemeente. 4.3 Verificatie van de uitvaartondernemer De ondernemer logt in via eherkenning. Dan wordt zijn identiteit geverifieerd, zodat de gemeente zeker weet: dat het gaat om een medewerker van een in Nederland ingeschreven onderneming, en dat deze persoon namens die onderneming mag handelen volgens het machtigingenregister van herkenning. Op basis van het BSN van de persoon die aangifte doet, plaatst de gemeente de correcte persoonsgegevens van de aangever op de akte. 4.4 Ontvangst van de aangifte en bewijsstukken De gemeente kan de ingevulde formulieren ontvangen via het portaal van de landelijke dienst op of via de eigen applicatie (met een koppelvlak) Ontvangst via het portaal In het portaal komen alle aangiftes en eventuele bewijsstukken binnen. Na inloggen met eherkenning kan de medewerker van de gemeente de aangifte en meegeleverde bewijsstukken downloaden. In het portaal kunnen voorkeurinstellingen worden opgegeven. Bijvoorbeeld: Attendering per op binnengekomen aangiften, dagelijks of per aangifte. Statistieken over aantallen binnengekomen aangiften en frequentie waarmee de aangiften door de medewerker van de gemeente worden gedownload Ontvangst naar het eigen systeem via een koppelvlak (op termijn beschikbaar) In het derde of vierde kwartaal van 2017 is het nieuwe koppelvlak naar verwachting klaar. Dan kunnen gemeenten de aangiftes direct in het eigen zaaksysteem of taakspecifieke applicatie ontvangen. 9

10 4.5 Het proces na indiening aangifte Het is belangrijk om goede afspraken te maken over het interne proces nadat de aangiften zijn ingediend. Bijvoorbeeld: hoe vaak wordt er gecontroleerd op nieuwe aangiften? Mogen er nog aangiften openstaan aan het eind van de dag? Wordt de akte met het uittreksel van de BRP ook digitaal verstuurd of alleen per post? 10

11 5 Randvoorwaarden 5.1 Aansluiten op Samenwerkende Catalogi Om het mogelijk te maken dat de uitvaartondernemer het online formulier ook via ondernemersplein.nl kan gebruiken, moet de gemeente zijn aangesloten op Samenwerkende Catalogi. Deze landelijke standaard stelt overheidsinformatie beschikbaar op meerdere platforms. Veel Content Management Systemen van leveranciers hebben een module die deze standaard ondersteunt. Het is belangrijk dat u de juiste metadatering toepast voor de landelijke online dienst Aangifte overlijden. Documentatie over Samenwerkende Catalogi vindt u op de website van Logius. 5.2 Ondertekening Nadat de pilot is afgesloten, kunnen alle gemeenten aansluiten op de landelijke online dienst Aangifte overlijden. De aansluiting wordt bekrachtigd met de ondertekening van een overeenkomst tussen de gemeente en KING. Als de gemeente is aangesloten, wordt in een tweede overeenkomst vastgelegd dat er gegevensuitwisseling plaatsvindt tussen het Handelsregister, KING en de Kamer van Koophandel. 5.3 Verwijzing op de eigen website Als de landelijke online dienst beschikbaar is voor alle gemeenten, is het is belangrijk dat de aangesloten gemeenten ondernemers helder informeren, zodat de ondernemers de dienst goed kunnen vinden op de gemeentewebsite. KING en gemeenten ontwikkelen algemene teksten voor producten en diensten. Deze zijn voor alle gemeenten op termijn beschikbaar. Deze teksten voldoen aan de webrichtlijnen van toegankelijkheid en begrijpelijkheid. 5.4 Communicatie Bekende en minder bekende uitvaartondernemers actief informeren draagt bij aan een snelle ingebruikname van de landelijke dienst. In een communicatieplan kunt u bijvoorbeeld beschrijven hoe u ondernemers informeert (digitaal en/of print) en hoe u daarna over de dienst communiceert. 11

12 KWALITEITSINSTITUUT NEDERLANDSE GEMEENTEN NASSAULAAN JS DEN HAAG POSTBUS GK DEN HAAG T F INFO@KINGGEMEENTEN.NL 12