Bedrijfsdiensten - Adviseur personeel & organisatie, personeelsadviseur, personeelsmedewerker

Transcriptie

1 Bedrijfsdiensten - Adviseur personeel &, personeelsadviseur, personeelsmedewerker Naam Stadlander Stadlander Stadlander Niveau van de A B C functie Naam van de Adviseur personeel & Personeelsadviseur Personeelsmedewerker functie trainee Afdeling Bedrijfsdiensten Bedrijfsdiensten Bedrijfsdiensten Ontvangt leiding van Manager bedrijfsdiensten Adviseur personeel & Adviseur personeel & Geeft leiding aan Personeelsadviseur en N.v.t N.v.t personeelsmedewerker Maakt deel uit Nee Nee Nee van het MT Functiefamilie 15 Personeel & Organisatie 15 Personeel & Organisatie 15 Personeel & Organisatie Functiegroep K G F Datum Mei 2011 Oktober 2011 Mei 2011 MISSIE Prettig en duurzaam wonen in wijken en kernen. VISIE Stadlander richt zich op een totaalaanpak van buurten, wijken en kernen, dus niet slechts op de (kwaliteit van) woningen, maar ook op het sociaal en economisch leefklimaat. Dit wordt gerealiseerd door een financieel gezonde en beleidsrobuuste corporatie te zijn, die de volkshuisvestelijke opgave regionaal benadert en tegelijkertijd lokaal verankerd is. DOELSTELLING VAN DE FUNCTIE Ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van het (strategisch) P&O-beleid, adviseren van het managementteam, begeleiden van leidinggevenden, coachen van medewerkers en zorgdragen voor een efficiënt personeelsbeheer en administratie. BESCHRIJVING AFDELINGEN Wonen: is verantwoordelijk voor het bezit, dus ook de exploitatiefunctie, fungeert als opdrachtgever voor de andere bedrijfsonderdelen en omvat de Frontoffice waar de meeste directe klantcontacten plaatsvinden en de beheertaken, zoals verhuur, klantenservice en (tactisch en operationeel) vastgoed- en gebiedsbeheer. Dit zijn de vestigingen in de wijken van Stadlander. Daarnaast kent Wonen een backoffice afdeling (Wonen Centraal), die gericht is op efficiënte ondersteuning en specialistische kennis biedt voor de Frontoffice c.q. vestigingen, zoals klantwaardering, huurincasso, huurderparticipatie en Zuidwestwonen.nl. Markten & Innovatie: hierin zijn verschillende gespecialiseerde subafdelingen ondergebracht die deels ten dienste staan aan en werken voor Wonen en deels het

2 management ondersteunen bij beleid en strategievorming. Het betreft de subafdelingen vastgoedontwikkeling, beleid & strategie en overige markten (hierin vinden met name alle niet-daeb gerelateerde werkzaamheden plaats, zoals: verkoop, institutionele en middeldure verhuur, VvE- en woonwagenbeheer). De specialismen staan ten dienste van zowel Wonen als het management. Vanuit dit bedrijfsonderdeel worden dus ook andere markten dan Sociale Huur geserviced. Afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden kan worden besloten om deze vanuit de Frontoffice te verrichten. Vastgoed: hierin is een aantal gespecialiseerde subafdelingen ondergebracht die deels ten dienste staan aan en werken voor Wonen. Enerzijds zijn dat functies die te maken hebben met de administratie en het technisch beheer van het vastgoed in exploitatie (voor wat betreft institutionele verhuur gaat het om het technisch beheer) en anderzijds is het de functie die zorg draagt voor de realisatie van bouwprojecten, planmatig onderhoud, duurzaamheid en Energiek BV. Bedrijfsdiensten: hierin zijn de niet-primaire functies en de ondersteunende functies onderbracht die zich richten op Stadlander als geheel. Dit betreffen algemene taken zoals administratie, facilitaire dienstverlening en ICT en specialistische taken op het gebied van personeel &, marketing & communicatie, juridische zaken, fiscale zaken en kwaliteit & benchmarking. RESULTAATGEBIEDEN EN ACTIVITEITEN (WAT) resultaatgebied taken en activiteiten A B C ontwikkeling vertalen van de strategie in P&Obeleid adviseren en begeleiden van het MT bij veranderingen samenstellen van een strategische personeelsplanning en dat vertalen in een - en formatieplan bewaken dat medewerkers zich in gelijke tred ontwikkelen met de groei van de door het maken van een strategisch opleidingsplan onderhouden van het functieboek signaleren en analyseren van ontwikkelingen en deze vertalen naar beleid uitbrengen van brede adviezen (gevraagd/ongevraagd) beleid en advies ontwikkelen, implementeren, onderhouden en bewaken van personeelsbeleid signaleren van verbeterpunten op het gebied van personeelsvraagstukken en schrijven van verbetervoorstellen bewaken van procedures op het gebied van personele zaken

3 ondersteuning toetsen van huidig beleid aan wet- en regelgeving / ontwikkelingen en zo nodig actualiseren van beleid begeleiden van leidinggevenden en medewerkers bij de implementatie van nieuw beleid en bevorderen van draagvlak hiervoor verzamelen en analyseren van kengetallen en hierover het MT adviseren adviseren van de directeur/bestuurder inzake (de overlegvergaderingen met) de ondernemingsraad signaleren van verbeterpunten op het gebied van personeelsvraagstukken op basis van weten regelgeving / ontwikkelingen en hierover adviseren volgen van relevante ontwikkelingen in de volkshuisvesting algemeen en voor het eigen vakgebied specifiek en deze benutten voor het eigen werk (op peil houden van vakkennis) adviseren over en leveren van ondersteuning bij de inzet van personeelsinstrumenten: werving & selectie, in-, uit- en doorstroom opleiding en ontwikkeling (ziekte)verzuim en re-integratie Arbobeleid gesprekscyclus het faciliteren van personeelsinstrumenten: werving & selectie in-, uit- en doorstroom opleiding en ontwikkeling (ziekte)verzuim en re-integratie gesprekscyclus adviseren over, coördineren en uitvoeren van de taken van casemanager (Wet verbetering poortwachter) adviseren over, coördineren en uitvoeren van de taken van preventiemedewerker (RI&E, PMO, welzijn, gezondheid/vitaliteit, vraagstukken over arbeidsomstandigheden, melding en registratie van ongevallen en gevaarlijke situaties) faciliteren van de taken van casemanager en preventiemedewerker adviseren over en invulling geven aan onderwijsondersteuning (stagiaires, Bizworld, bedrijfs-open-dagen, e.d.) faciliteren bij onderwijsondersteuning

4 registratie en administratie ontwikkeling (afdeling/medewerkers) coachen van leidinggevenden en medewerkers in de lijn aanleveren van content voor Internet en intranet plaatsen van content op Internet en intranet faciliteren van de overlegvergaderingen directeur/bestuurder - ondernemingsraad coördineren van het lief en leed uitvoeren van algemene taken en activiteiten voor de afdeling bedrijfsdiensten aanleveren van kengetallen ten behoeve van managementrapportages up to date houden van het personeelsinformatiesysteem (zowel fysiek als digitaal) beheren en uitnutten van de applicatie DBS controleren en verwerken van facturen signaleren van knelpunten in werkprocessen en deze uitwerken in verbetervoorstellen creëren van de juiste omstandigheden om medewerkers effectief en efficiënt te laten werken structureel voeren van werkoverleg en daarin ontwikkelingen en knelpunten aan de orde stellen voeren van ontwikkel-, plannings-, functionerings en beoordelingsgesprekken conform vastgesteld beleid geven van feedback aan medewerkers over hun output, vaardigheden, houding en ontwikkeling kennen van talenten van medewerkers en deze waar mogelijk inzetten afstemmen van stijl van leidinggeven op individuele medewerkers (situationeel leiderschap) en ervoor zorgen dat deze zelfstandig resultaten kunnen behalen stimuleren van medewerkers om zich continue te bewegen in en tussen functies motiveren van medewerkers om deel te nemen aan diverse overlegstructuren c.q. activiteiten

5 COMPETENTIES EN CONCREET GEDRAG (HOE) specifiek concreet gedrag A B C samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk zoekt samenwerking en overleg resultaat, ook wanneer dit niet direct van persoonlijk belang is. geeft het gezamenlijk resultaat voorrang boven het persoonlijk belang Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken. deelt relevante informatie en ervaring met anderen in het team reageert constructief op ideeën van anderen betrekt de teamleden bij het vaststellen van teamprestaties en doelen weet een groep medewerkers samen te smeden tot een team neutraliseert onderlinge wrijving en irritaties tussen teamleden stimuleert samenwerking door teamprestaties te waarderen ambitie Gedrag dat getuigt van het stelt hoge eisen aan het eigen werk stellen van hoge eisen aan (eigen) werk. Laat zien niet snel ziet in de eigen prestaties altijd ruimte voor verbetering tevreden te zijn met (eigen) prestaties. zet zich in om uitstekende prestaties te leveren vraagt om meer taken en verantwoordelijkheden om verder te komen in de functie stelt hoge eisen aan het eigen werk en dat van anderen zoekt voortdurend naar mogelijkheden om de prestaties voor de eigen te verbeteren motiveert anderen om de lat voor zichzelf ook hoog te leggen stelt uitdagende doelen voor afdeling of team klantfocus De behoeften en belangen van de interne/externe klant kennen, staat de (interne/externe) klant vriendelijk te woord hierop anticiperen en deze als uitgangspunt nemen voor actie. formuleert helder en eenduidig de (interne/externe) klantvraag reageert tijdig en conform de afspraken op (interne/externe) klantvragen

6 specifiek concreet gedrag A B C toont belangstelling voor wensen van (interne/externe) klanten en herkent hun behoeften informeert (interne/externe) klant over de voortgang van zijn/haar vraagstuk of opdracht signaleert (uit zichzelf) problemen en behoeften van de (interne/externe) klant en lost deze naar tevredenheid op ontwikkelt een relatie met de klant en neemt acties om de tevredenheid van de klant te vergroten onderhoudt lange termijn relaties met klanten/gebruikers door regelmatig contact te zoeken anticipeert op mogelijke toekomstige klantwensen en gaat daarover met de klant in gesprek integriteit Onder alle omstandigheden handhaven van en handelen naar gaat zorgvuldig en respectvol met anderen om de algemeen aanvaarde en/of binnen de geldende norm. toont zich eerlijk en betrouwbaar in het nakomen van afspraken en spreekt anderen daar ook op aan spreekt niet afkeurend over ander(en) waar die ander niet bij aanwezig is gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie past ook onder druk de waarden toe die hij / zij zegt na te streven is open en duidelijk over de ethische en sociale normen en waarden die hij / zij zelf hanteert gedraagt zich consequent in het naleven van gedragsregels en omgangsvormen; toont voorbeeldgedrag naar anderen toe verantwoordelijkheidsgevoel Geeft rekenschap over de kwaliteit van de eigen prestaties kiest in verschillende situaties het juiste gedrag en is daarop aanspreekbaar. Is zich ervan bewust dat zijn laat verbondenheid met de taak van de zien vanuit de eigen rol prestaties ook van belang zijn spreekt anderen aan op gedrag en

7 specifiek concreet gedrag A B C voor het werk van anderen. Gaat staat open voor feedback problemen en eigen taken niet uit de weg of schuift deze niet af op anderen. Denkt en handelt controleert het eigen werk, rapporteert spontaan over de voortgang van zijn/haar werk vanuit belangen. handelt onder druk en in risicosituaties weloverwogen en daadkrachtig weet anderen te inspireren door eigen commitment aan de taken en belangen van de betrekt collega's bij het beslechten van een probleem of vraagstuk en straalt vertrouwen uit stuurt tijdig bij als de voortgang in gevaar komt en/of prioriteiten wijzigen functiespecifiek concreet gedrag A B C sensitiviteit Relaties en samenhang binnen een herkennen en begrijpen. Bewust zijn van toont inzicht in hoe acties van de eigen afdeling samenhangen met andere - onderdelen invloed en gevolgen van eigen beslissingen en gedragingen en die van anderen. weet welke personen in de eigen of die van de klant betrokken moeten worden bij het realiseren van doelen benut het krachtenveld in de eigen of die van de klant bij het nemen van beslissingen onafhankelijkheid Zich laten leiden door de eigen overtuiging, ongeacht waardering of (verwachte) steun brengt eigen voorstellen of mening in, ook als bekend is dat anderen het er (nog) niet mee eens zijn van anderen. vormt een oordeel op basis van eigen mening en overtuigingen laat zich in denken en doen meer leiden door de eigen mening dan door wat anderen vinden houd vast aan eigen oordeel ook bij het ontvangen van kritiek en/of druk tot aanpassing overtuigingskracht Anderen winnen en instemming krijgen voor een standpunt, idee, doel of plan maakt anderen enthousiast voor zijn of haar standpunten, ook wanneer er sprake is van weerstand of verschil van

8 functiespecifiek concreet gedrag A B C inzicht verkrijgt commitment van invloedrijke personen binnen de door de eigen mening krachtig naar voren te brengen speelt in op de weerstand vanuit de door bij het presenteren van ideeën die weerstand te benoemen en er begrip voor te tonen hanteert argumenten waarvoor anderen gevoelig zijn, speelt goed in op behoeften en onzekerheden van anderen inter-persoonlijke sensitiviteit Bewustzijn van het effect van het laat de ander uitspreken en kan geduldig luisteren eigen gedrag op anderen en onderkennen van de gevoelens sluit in gesprekken aan bij het betoog van de ander en behoeften bij anderen. gaat na of hij/zij de boodschap van de ander goed geeft begrepen, bijvoorbeeld door deze samen te vatten nodigt de ander uit om zijn mening te geven toont zich bewust van de impact van eigen handelen op anderen voorkomt onnodige irritaties door tactvol optreden verplaatst zich in de positie en beleving van een ander kan bij conflicten luisteren zonder partij te kiezen vermindert de opwinding tijdens een conflict door de emoties van partijen te herkennen en te benoemen ontwikkelen medewerkers Voorwaarden scheppen en begeleiding bieden gericht op persoonlijke en/of professionele stimuleert medewerkers tot persoonlijke en/of professionele ontwikkeling ontwikkeling van medewerkers. brengt medewerkers in situaties die uitdagend en leerzaam zijn stimuleert medewerkers na te denken over de eigen loopbaan en toekomst spreekt met medewerkers regelmatig over hun persoonlijke ontwikkeling

9 functiespecifiek concreet gedrag A B C omgevingsbewustzijn Het vermogen om relevante ontwikkelingen (politiek, maatschappelijke, culturele enz.) waar te nemen en te benutten voor het eigen werk. heeft een goede antenne voor allerlei ontwikkelingen in de omgeving (maatschappelijk / gemeentelijke omgeving) die van invloed kunnen zijn op het eigen werkterrein weet politieke en/of maatschappelijke ontwikkelingen te vertalen in acties of mogelijkheden kent de trends en ontwikkelingen in de markt en de betekenis hiervan voor de heeft een brede belangstelling voor allerlei ontwikkelingen en vertaalt die ook door naar een visie op de eigen creativiteit/ innoverend vermogen Originele oplossingen en nieuwe werkwijzen bedenken voor weet signalen uit de omgeving om te zetten in innovatieve ideeën voor de problemen. Gebaande paden loslaten. Creatief en vernieuwend stimuleert anderen om ook met vernieuwende voorstellen te komen in denken en doen. creëert draagvlak door anderen te betrekken bij ontwikkeling en vernieuwing krijgt anderen mee in vernieuwing, ook als er weerstand tegen is toont zich enthousiast om bestaande werkwijzen te vernieuwen helikopterview Behoudt het overzicht over de delen en het geheel van een vraagstuk, gegevens of een kan zich losmaken uit hier-en-nu problematiek en de grote lijnen overzien project. overziet het geheel aan ontwikkelingen binnen de woningbranche en weet deze door te vertalen naar de eigen kent de verschillende invalshoeken op voor de belangrijke onderwerpen plaatst dagelijkse incidenten in een breder tijdsperspectief initiatief Uit zichzelf kansen zoeken en kunnen signaleren en deze pakt als vanzelfsprekend zaken op die verband houden met de functie

10 functiespecifiek concreet gedrag A B C omzetten in verbeterings- of vernieuwingsacties die bijdragen aan betere prestaties. signaleert kansen voor de eigen functie of voor de afdeling en onderneemt hierop actie neemt het voortouw in projecten of overlegsituaties handelt zelfstandig en begint uit zichzelf analytisch vermogen Herkennen van de essentie en verbanden in data en informatie. benadert een probleem vanuit verschillende invalshoeken en komt tot een genuanceerd oordeel weet wanneer de verzamelde informatie voldoende is voor het trekken van conclusies; maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en interpretaties/veronderstellingen. legt verbanden tussen verschillende soorten informatie trekt conclusies over oorzaken en gevolgen (symptomen) van problemen accuratesse Nauwkeurig en zorgvuldig werken; precisie. werkt conform voorschriften en procedures werkt, ook onder druk, kwaliteitsgericht en gestructureerd toont aandacht voor details levert correct en volledig werk af plannen en organiseren Bepalen van prioriteiten en aangeven van de benodigde organiseert het werk volgens een duidelijk plan acties, tijd en middelen om gegeven doelstellingen te stemt de eigen planning af met anderen kunnen bereiken. Zaken conform planning in beweging zetten. stelt prioriteiten, heeft overzicht over eigen werkzaamheden

11 FUNCTIE-EISEN kennen kunnen minimaal een HBO-diploma, aangevuld met een relevante postbachelor opleiding HBO diploma Personeelsmanagement MBO-4 diploma (personeel & arbeid, administratief of secretarieel medewerker) kennis van en management actuele kennis van arbeidsrecht, CAO Woondiensten, sociale verzekeringswetgeving en ARBO actuele basiskennis van arbeidsrecht, CAO Woondiensten, sociale verzekeringswetgeving en ARBO brede actuele kennis van de volkshuisvesting en de rol van woningcorporaties kennis van intern geldende procedures, werkwijzen, regelingen kennis van intern gebruikte automatiseringstoepassingen goede beheersing van de Nederlandse taal minimaal vijf jaar relevante werkervaring in staat zijn te acteren in een maatschappelijk gestuurde omgeving A B C