Vastgoed - Projectleider en medewerker vastgoedbeheer

Transcriptie

1 Vastgoed - Projectleider en medewerker Naam organisatie Niveau van de functie Naam van de functie Stadlander Stadlander Stadlander A B C Projectleider Medewerker Medewerker Afdeling Vastgoed Vastgoed Vastgoed Ontvangt leiding van Geeft leiding aan Maakt deel uit van M Functiefamilie 2 eamleider duurzaamheid & realisatie of eamleider eamleider duurzaamheid & realisatie of eamleider N.v.t N.v.t N.v.t Nee Nee Nee 2 eamleider duurzaamheid & realisatie of eamleider Functiegroep J F D Datum Mei 2011 Mei 2011 Mei Woningbeheer/Wijkbeheer/Leefbaarheid Woningbeheer/Wijkbeheer/Leefbaarheid Woningbeheer/Wijkbeheer/Leefbaarheid MISSIE Prettig en duurzaam wonen in wijken en kernen. VISIE Stadlander richt zich op een totaalaanpak van buurten, wijken en kernen, dus niet slechts op de (kwaliteit van) woningen, maar ook op het sociaal en economisch leefklimaat. Dit wordt gerealiseerd door een financieel gezonde en beleidsrobuuste corporatie te zijn, die de volkshuisvestelijke opgave regionaal benadert en tegelijkertijd lokaal verankerd is. DOELSELLING VAN DE FUNCIE Bewaken, beheren en beschikbaar stellen van technische gegevens en voorbereiden van planmatig werk. De functie heeft drie niveaus (A, B en C), waarvan A de meest complexe functie is. Een deel van de activiteiten van de A en B functie kan worden uitgevoerd door een trainee. Deze worden aangemerkt met een en zijn gewaardeerd in functiegroep G. BESCHRIJVING AFDELINGEN Wonen: is verantwoordelijk voor het bezit, dus ook de exploitatiefunctie, fungeert als opdrachtgever voor de andere bedrijfsonderdelen en omvat de Frontoffice waar de meeste directe klantcontacten plaatsvinden en de beheertaken, zoals verhuur, klantenservice en (tactisch en operationeel) vastgoed- en gebiedsbeheer. Dit zijn de vestigingen in de wijken van Stadlander. Daarnaast kent Wonen een backoffice afdeling (Wonen Centraal), die gericht is op efficiënte ondersteuning en specialistische kennis biedt voor de Frontoffice c.q. vestigingen, zoals klantwaardering, huurincasso, huurderparticipatie en Zuidwestwonen.nl.

2 Markten & Innovatie: hierin zijn verschillende gespecialiseerde subafdelingen ondergebracht die deels ten dienste staan aan en werken voor Wonen en deels het management ondersteunen bij beleid en strategievorming. Het betreft de subafdelingen vastgoedontwikkeling, beleid & strategie en overige markten (hierin vinden met name alle niet-daeb gerelateerde werkzaamheden plaats, zoals: verkoop, institutionele en middeldure verhuur, VvE- en woonwagenbeheer). De specialismen staan ten dienste van zowel Wonen als het management. Vanuit dit bedrijfsonderdeel worden dus ook andere markten dan Sociale Huur geserviced. Afhankelijk van de omvang van de werkzaamheden kan worden besloten om deze vanuit de Frontoffice te verrichten. Vastgoed: hierin is een aantal gespecialiseerde subafdelingen ondergebracht die deels ten dienste staan aan en werken voor Wonen. Enerzijds zijn dat functies die te maken hebben met de administratie en het technisch beheer van het vastgoed in exploitatie (voor wat betreft institutionele verhuur gaat het om het technisch beheer) en anderzijds is het de functie die zorg draagt voor de realisatie van bouwprojecten, planmatig onderhoud, duurzaamheid en Energiek BV. Bedrijfsdiensten: hierin zijn de niet-primaire functies en de ondersteunende functies onderbracht die zich richten op Stadlander als geheel. Dit betreffen algemene taken zoals administratie, facilitaire dienstverlening en IC en specialistische taken op het gebied van personeel & organisatie, marketing & communicatie, juridische zaken, fiscale zaken en kwaliteit & benchmarking. RESULAAGEBIEDEN EN ACIVIEIEN (WA) resultaatgebied taken en activiteiten A B C vastgoedinformatie- schriftelijk informeren van bewoners over planmatige voorziening activiteiten (via standaard- dan wel zelfopgestelde brieven) schrijven van content voor de website van Stadlander en deze publiceren publiceren van content op de website van Stadlander beheren en aanleveren van kadastrale informatie aanleveren van input voor het (onderhouds)jaarverslag aanleveren van input voor diverse rapportages ondersteunen bij het analyseren van rapportages, conclusies trekken en doen van aanbevelingen beheren en bewaken van de woonwaarderingspunten processturing bewaken van de voortgang van (deel)processen als onderdeel van het integraal strategisch voorraadbeleid input halen bij projectleiders en collega's van de afdeling Wonen voor de actualisering van de jaarbegroting en de informatie vervolgens analyseren en verwerken aansturen en begeleiden van project- en werkgroepen bespreken van het conceptjaarplan met de vestigingsmanagers

3 inkoop administratie beheer ontwikkelen, implementeren en uitvoeren van inkoopen contractmanagement (aanbestedingsvormen, contracten, aanbesteding en samenwerking) verzamelen, controleren en actualiseren van contractgegevens maken van beleidsvoorstellen voor innovaties op het gebied van inkoop (ketengericht inkopen) standaardiseren van prijzen en bestekken opstellen en versturen van standaardaanvragen (waaronder offertes, WMO) versturen van opdrachtbrieven voor planmatig onderhoud controleren en fiatteren van facturen notuleren van intern overleg beheren protocol storingsdienst projecten aanmaken in het primair systeem inkopen en beheren van materiaal en materieel ontwikkelen, onderhouden en beheren van de woningcartotheek beheren en uitgeven van sleutels (aan de frontoffice) en zorgdragen voor het informeren van collega's analyseren van gegevens voor de actualisering van de meerjarenonderhoudsplanning en initiëren van verbetervoorstellen verzamelen en controleren van gegevens voor de actualisering van de meerjarenonderhoudsplanning en meedenken met verbetervoorstellen opzoeken en navragen van gegevens voor de meerjarenonderhoudsplanning (verfijnen van informatie) leveren van input voor de jaarbegroting (participatie SVB met Wonen en M&I) samenstellen van de jaarbegroting analyseren van gegevens voor de actualisering van de energielabeling (procesbewaking en initiëren van verbetervoorstellen) verzamelen en controleren van gegevens voor de actualisering van de energielabeling en meedenken met verbetervoorstellen sturen van het onderhoudsproces en bewaken van de kwaliteit van het werk van derden (doen van steekproeven) houden van steekproeven ten aanzien van de kwaliteit van het werk van derden beheren en uitnutten van diverse applicaties (o.a. Stravis, VABI, SG obias/technische modules, PB Views)

4 COMPEENIES EN CONCREE GEDRAG (HOE) organisatiespecifiek concreet gedrag A B C samenwerken Draagt bij aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer dit niet direct van persoonlijk belang is. Zet zich in om samen met anderen doelen te bereiken. ambitie Gedrag dat getuigt van het stellen van hoge eisen aan (eigen) werk. Laat zien niet snel tevreden te zijn met (eigen) prestaties. klantfocus De behoeften en belangen van de interne/externe klant kennen, hierop anticiperen en deze als uitgangspunt nemen voor actie. integriteit Onder alle omstandigheden handhaven van en handelen naar de algemeen aanvaarde en/of zoekt samenwerking en overleg geeft het gezamenlijk resultaat voorrang boven het persoonlijk belang deelt relevante informatie en ervaring met anderen in het team reageert constructief op ideeën van anderen stelt hoge eisen aan het eigen werk ziet in de eigen prestaties altijd ruimte voor verbetering zet zich in om uitstekende prestaties te leveren vraagt om meer taken en verantwoordelijkheden om verder te komen in de functie staat de (interne/externe) klant vriendelijk te woord formuleert helder en eenduidig de (interne/externe) klantvraag reageert tijdig en conform de afspraken op (interne/externe) klantvragen toont belangstelling voor wensen van (interne/externe) klanten en herkent hun behoeften informeert (interne/externe) klant over de voortgang van zijn/haar vraagstuk of opdracht signaleert (uit zichzelf) problemen en behoeften van de (interne/externe) klant en lost deze naar tevredenheid op ontwikkelt een relatie met de klant en neemt acties om de tevredenheid van de klant te vergroten onderhoudt lange termijn relaties met klanten/gebruikers door regelmatig contact te zoeken anticipeert op mogelijke toekomstige klantwensen en gaat daarover met de klant in gesprek gaat zorgvuldig en respectvol met anderen om toont zich eerlijk en betrouwbaar in het

5 organisatiespecifiek concreet gedrag A B C binnen de organisatie geldende norm. nakomen van afspraken en spreekt anderen daar ook op aan spreekt niet afkeurend over ander(en) waar die ander niet bij aanwezig is gaat zorgvuldig om met persoonlijke gegevens en vertrouwelijke informatie past ook onder druk de waarden toe die hij / zij zegt na te streven is open en duidelijk over de ethische en sociale normen en waarden die hij / zij zelf hanteert gedraagt zich consequent in het naleven van gedragsregels en omgangsvormen; toont voorbeeldgedrag naar anderen toe verantwoordelijkheidsgevoel Geeft rekenschap over de kwaliteit van de eigen prestaties en is daarop aanspreekbaar. Is zich ervan bewust dat zijn prestaties ook van belang zijn voor het werk van anderen. Gaat problemen en eigen taken niet uit de weg of schuift deze niet af op anderen. Denkt en handelt kiest in verschillende situaties het juiste gedrag laat verbondenheid met de taak van de organisatie zien vanuit de eigen rol spreekt anderen aan op gedrag en staat open voor feedback controleert het eigen werk, rapporteert spontaan over de voortgang van zijn/haar werk vanuit organisatiebelangen. handelt onder druk en in risicosituaties weloverwogen en daadkrachtig weet anderen te inspireren door eigen commitment aan de taken en belangen van de organisatie betrekt collega's bij het beslechten van een probleem of vraagstuk en straalt vertrouwen uit stuurt tijdig bij als de voortgang in gevaar komt en/of prioriteiten wijzigen functiespecifiek concreet gedrag A B C organisatiesensitiviteit Relaties en samenhang binnen een organisatie herkennen en begrijpen. Bewust zijn van invloed en gevolgen van eigen beslissingen en gedragingen en die van anderen. toont inzicht in hoe acties van de eigen afdeling samenhangen met andere organisatie- onderdelen weet welke personen in de eigen organisatie of die van de klant betrokken moeten worden bij het realiseren van doelen benut het krachtenveld in de eigen

6 functiespecifiek concreet gedrag A B C organisatie of die van de klant bij het nemen van beslissingen accuratesse Nauwkeurig en zorgvuldig werken; precisie flexibel gedrag Doelmatig blijven handelen door het veranderen van gedragsstijl of denkwijze wanneer de omstandigheden of gesprekspartners daar om vragen. resultaatgericht Zodanig handelen dat het vooraf vastgestelde doel, product, effect wordt bereikt. voortgangscontrole ussentijds eigen activiteiten en die van anderen op inhoud en voortgang controleren. Afwijkingen signaleren en zo nodig bijsturen. analytisch vermogen Herkennen van de essentie en verbanden in data en informatie. initiatief Uit zichzelf kansen zoeken en kunnen signaleren en deze werkt conform voorschriften en procedures werkt, ook onder druk, kwaliteitsgericht en gestructureerd toont aandacht voor details levert correct en volledig werk af past de eigen werkwijze aan in geval van kansen, veranderingen of problemen blijft effectief werken wanneer taken onverwacht veranderen bewandelt zo nodig andere wegen om een doel te bereiken werkt doelgericht en efficiënt laat zich niet afleiden levert resultaten binnen de afgesproken tijd maakt taken waar hij/zij aan begint ook af houdt zich aan afspraken controleert eigen werkzaamheden op kwaliteit en voortgang signaleert afwijkingen in het eigen werk en stuurt zo nodig zelf bij behoudt zelf overzicht over alle taken en voortgang benadert een probleem vanuit verschillende invalshoeken en komt tot een genuanceerd oordeel weet wanneer de verzamelde informatie voldoende is voor het trekken van conclusies; maakt onderscheid tussen feitelijke informatie en interpretaties/veronderstellingen. legt verbanden tussen verschillende soorten informatie trekt conclusies over oorzaken en gevolgen (symptomen) van problemen zoekt voor de organisatie kansrijke ontwikkelingen en pakt deze op

7 functiespecifiek concreet gedrag A B C omzetten in verbeterings- of vernieuwingsacties die bijdragen aan betere prestaties. signaleert kansen voor de organisatie en onderneemt hierop actie stimuleert anderen in het nemen van initiatieven FUNCIE-EISEN A B C kennen HBO-diploma (bedrijfskunde, vastgoed) MBO-4 diploma (bouw, administratie) MBO-3 diploma (bouw, administratie) NEVI, voor wat betreft het aandachtsgebied inkoop kennis van en ervaring met projectmanagement kennis van de mogelijkheden/bijdragen van externe partijen en de daarbij geldende voorwaarden kennis van gehanteerde kwaliteits- en kostenniveaus ten aanzien van beheer en onderhoud actuele kennis van de volkshuisvesting en de rol van woningcorporaties kennis van intern geldende procedures, werkwijzen, regelingen actuele kennis van wet- en regelgeving kennis van intern gebruikte automatiseringstoepassingen actuele kennis van technisch beheer en onderhoud goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk) kunnen minimaal vijf jaar werkervaring in staat zijn te acteren in een maatschappelijk gestuurde omgeving