Notulen algemene ledenvergadering LTC DE HEERENDUINEN op maandag 1 februari 2010 in de kantine van De Heerenduinen

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering LTC DE HEERENDUINEN op maandag 1 februari 2010 in de kantine van De Heerenduinen Aanwezig van het bestuur: Richard Min (voorz.), Co Kroonsberg (P&B), Angela Handels (2 e p.m.), Anneke Wernke (JenP), Gerrit v.d. Vijver (R.T.) en Gerard Kramer (2 e secr.). Aanwezige leden: volgens presentielijst, inclusief bestuur, 36 personen. Met kennisgeving afwezig: Marco Groffen (1 e p.m.), Dave Quakkelaar (K.C.), Richard van Sl. (R.C.), Patrick V., Herman en Petra Klooster, Ton Bakker, Theo Ruijter, Els Prins en Peter Bout. 1. Opening * De voorzitter heet alle dames en heren om uur hartelijk welkom op deze algemene ledenvergadering (ALV) ter afsluiting van ons 37-ste verenigingsjaar. Een bijzonder welkom geldt voor onze ereleden en leden van verdienste. * Er wordt stilgestaan bij het heengaan in het afgelopen jaar van Mirjam Bodenstaff, Marja Kurvers, Harry Nahuis en Kees Hoonakker. * De voorzitter verontschuldigt penningmeester Marco Groffen voor zijn afwezigheid i.v.m. de verplaatsing van zijn werk bij ING van Nederland naar Engeland. * Het opgaan van de commissies Jeugd-/Prestatie-Tennis en Recreatie-Tennis in Technische Commissie zal als punt 6a aan de orde komen. * Op pagina s 30 en 35 staat bij Toernooi- en Evenementenagenda 2010 de introductie van nieuwe leden (senioren en jeugd) vermeld op 20 maart, dat moet echter 21 maart zijn. * De voorzitter verzoekt de aanwezigen niet te vergeten de presentielijst te tekenen en vermeldt dat de drankjes gratis zijn. * Hij licht zijn aftreden toe. Uitbreiding van zijn eigen bedrijf laat te weinig tijd over voor het voorzitterschap. Hij wijst op de financiële positie van de HD, waardoor het bestuur tot een investeringsstop moest besluiten. Tevens worstelde het bestuur met vacatures. * Evalueren en monitoren (Jan Jansen) van de consumptieprijzen zal plaatsvinden: doelstelling van bestuur een brutomarge van 62 %. * Aandacht voor klachten- en ideeënbriefjes wordt gevraagd Ook voor de financiële middelen/zaken (Richard van Slingerland). 2. Ingekomen stukken - Verslag Kascontrole-Commissie d.d (zie bij punt 11). - Mail van Richard van Slingerland van (is door het bestuur per per mail beantwoord, zie ook de onderste twee alinea s bij punt 1) 3. Notulen jaarvergadering d.d * Op pagina 7 staat op de elfde regel: Het jaarverslag 2007 Dat behoort uiteraard te zijn: Het jaarverslag De aanwezigen hebben verder geen op- of aanmerkingen. De notulen worden onder dankzegging aan Gerard Kramer goedgekeurd. 4. Jaarverslag secretariaat * Met dankwoorden aan (waarnemend secretaris) Richard van Slingerland wordt het verslag goedgekeurd. 5. Jaarverslag Commissie Jeugd-/Prestatietennis * De introductie nieuwe leden (junioren en senioren) is op 21 maart (en niet op de 20 ste, pag. 30). Dat geldt ook voor de toernooi-/evenementenagenda (jeugd en senioren) op pag. 35. * Jeugdactiviteiten niet erg gewild/bezocht. Weinig handen om te helpen. * Seniorentennis heeft goed gedraaid. Open en vijftigplus-toernooi vormen de krenten in de 1

2 pap, ook naar buiten toe. * Zie ook bij 6a * Onder dank aan de samenstellers wordt het verslag goedgekeurd. 6. Jaarverslag Commissie Recreatietennis * Zie ook bij 6a * Onder dank aan de samenstellers wordt het verslag goedgekeurd. 6a. Samengaan van Commissie Jeugd-/Prestatietennis en Commissie Recreatietennis * Vier jaar geleden was het beleidsplan geënt op de jeugd. Het bestuur en de Commissie Jeugd- /Prestatietennis vinden nu het rendemant te laag, te weinig talenten (eilandgevoel doet de enkeling verdwijnen naar andere clubs), het werven gaat wel goed, maar er vloeien er evenveel weg, het sociale karakter verzwakt, ouders droppen hun kinderen. Te veel druk op te weinig schouders in de commissie. Er is veel geld ingepompt. Terug naar de basis, gelijke rechten. Voorstel: samengaan van Commissie Jeugd-/Prestatietennis en Commissie Recreatietennis in één Technische Commissie. De vergadering gaat hiermee akkoord. * Het sociale gebeuren wordt ook op de avonden minder. Hoe krijg je dat terug? Vanuit de breedte werken en dat proces kan jaren duren. Maar, in vergelijking met andere verenigingen heeft de HD de meeste competitieteams. * De voorzitter pleit voor beleving van spelvreugde. Meer spelletjes/spelvom met ze doen. * De Zandloper wordt een sportbasisschool. In de gaten houden. * Het bestuur wil op gewijzigde voet verder in de samenwerking met de stichting RHTC (Rabo- Heerenduinen-Tennis-Combinatie). Zij is in overleg met RHTC. 7. Jaarverslag Commissie Baanonderhoud (PenB) * Co Kroonsberg wordt bedankt voor zijn goedgekeurde verslag. Hij en zijn onderhoudsploeg ook voor hun zorg voor de banen. 8. Jaarverslag Kantine-Commissie (KC) * De leden kunnen de verplichte bardienst zelf plannen via het eigenhandig invullen via de website of op de pasjesavond. * De voorzitter dankt de commissie voor haar werk en inzet, nadat de vergadering zijn goedkeuring heeft gegeven aan het verslag. 9. Jaarverslag Sponsor-Commissie (SC) * Er is geen verslag van de Sponsor-Commissie 10. Jaarverslag Redactie-Commissie (RC) * De commissieleden worden bedankt voor hun verslag, dat wordt goedgekeurd. 11. Jaarverslag Kascontrolecommissie * Het verslag van de Kascontrolecommissie, gedateerd op , betreffende boekjaar 1 december november 2009, wordt voorgelezen door Pierre Rijerse. Het verslag luidt alsvolgt: Dames en heren, De Kascontrolecommissie, bestaande uit Pièrre Rijerse en Maarten Dicke, heeft de Verliesen Winstrekening van het afgelopen seizoen en de Balans per 30 november 2009 van de LTC De Heerenduinen gecontroleerd. Vergeleken zijn: - de beginbalans per 1 december 2008 en de eindbalans per 30 november

3 - de balansmutaties in het lopend jaar en vorig jaar - de resultaten lopend jaar en vorig jaar per categorie Verder heeft de commissie middels steekproeven de inkomsten en uitgaven nader bekeken. Bevindingen: Het jaarverslag 2009 geeft naar het oordeel van de commissie een getrouw beeld van het Vermogen van de vereniging per 30 november 2009 en van het resultaat over het boekjaar. De Kascontrolecommissie adviseert dan ook de voorzitter van het bestuur om de Algemene Ledenvergadering te verzoeken om de beide penningmeesters decharge te verlenen voor het door hen gevoerde beheer over het boekjaar IJmuiden, 1 februari 2010 Pierre Rijerse Maarten Dicke Aldus de ondertekende verklaring van de Kascontrolecommissie. * Hierna bedankt de voorzitter de heren Pièrre Rijerse en Maarten Dicke voor het werk en de tijd die zij hieraan hebben besteed. Vervolgens gaat de vergadering akkoord met het voorstel van de voorzitter om beide penningmeesters te dechargeren 12. Jaarverslag penningmeester I.v.m. de afwezigheid van penningmeester Marco Groffen (zie de derde alinea bij punt 1) zullen Angela Handels (2 e p.m.) en Hans Lukassen (kandidaat 1 e p.m.) inhoudelijke vragen beantwoorden. Zij lichten e.e.a. toe en de vergadering verwoordt enkele kanttekeningen: a) Optelsom kolommen bij V&W-rekening kan enkele euro s schelen door afrondingen b) De brutomarge is met 2,74 % gestegen c) De kosten bij training jeugd zijn lager in vergelijking met de begroting d) In algemene kosten zit schoonmaak door een extern bedrijf (evenals vorig jaar) e) Deze kosten zijn ten laste van de kantine gelegd i.v.m. BTW-voordeel f) Arie Schouten is blij met deze vermelding met betrekking tot de financiële stand van zaken bij de K.C. g) Netto kantineresultaat 2010 is hoger gesteld dan realisatie 2009 i.v.m. WK-voetbal 2010 h) Kees van Schooten wil de begroting bijstellen indien de bijdrage RHTC minder wordt i) Vier procent daling in ledenaantal is begroot j) Stijging in kosten P&B: afschrijvingskosten met 300,-- gestegen, 1800,-- aan kleine investeringen geactiveerd en wederom 2500,-- gereserveerd. k) Jan Jansen: financieel verslag van 11 (2008) naar 7 (2009) pagina s, inzichtelijkheid steeds minder, grote posten nader specificeren (vraagt ook Leny van Geldorp), mist staten van vermindering en vermeerdering. l) Kees van Schooten: toezeggingen worden niet gestand gedaan m) De voorzitter vraagt t.a.v. punten k en l oog voor de veranderde werksituatie van Marco. n) Angela: Sponsorgelden horen bij sponsoring en niet bij evenementen o) Kees van Schooten: voorzitters van commissies gaarne voorinformatie over hun taakstelling (die communicatie loopt niet goed). Angela: Elke maand is er een resultaatsoverzicht verstrekt. p) Arie Schouten: Nog 1900, -- te vorderen van Bonekamp (is bonus) 13. Begroting 2010 en vaststellen contributie * Het bestuur stelt de algemene ledenvergadering voor de contributie niet te verhogen. 3

4 De contributies bedragen: Senioren 135 Jeugd -- pupillen 55 Senioren 2 e speeltijd junioren 75 Nestorleden 75 Niet-spelende leden 45 De tarieven voor particuliere baanhuur worden niet verhoogd. Baanhuur: maandag t/m vrijdag, ochtend/middag 615,-- maandag t/m vrijdag, avond 750,-- zaterdag en zondag 615,-- De door de 2 e penningmeester toegelichte begroting en de voorgestelde contributiebedragen worden goedgekeurd door de vergadering. De voorzitter bedankt beide penningmeesters voor hun inzet. PAUZE 14. Verkiezing bestuur * Op eigen verzoek treden de volgende bestuursleden af in 2010: mevr. Angela Handels 2 e penningmeester dhr. Marco Groffen 1 e penningmeester - De voorzitter verwoordt dat Angela tot haar eigen spijt maar 1½ jaar als 2 e penningmeester voor de HD heeft kunnen werken. Dat deed ze met passie, enthousiasme en nauwkeurigheid. Persoonlijke omstandigheden veroorzaakten helaas haar aftreden. Applaus van de vergadering onderstreept de woorden van dank. - Hij bedankt ook de in Engeland werkzame Marco, die gedurende 13 jaar als penningmeester van de HD zorgde voor een goed financieel beleid. Niets minder dan lof hiervoor. In een andere setting zal het bestuur in een later stadium haar dank betuigen. Statutair treden de volgende bestuursleden af in 2010: dhr. Richard Min voorzitter niet herkiesbaar dhr. Dave Quakkelaar voorzitter KC herkiesbaar - De voorzitter heeft bij zijn openingswoord zijn moeilijke beslissing toegelicht. Hij is blij dat Co Kroonsberg met zijn sturende capaciteiten deze taak op zich wil nemen. - Dave stelt zich voor 3 jaar weer beschikbaar voor het voorzitterschap K.C. De volgende kandidaten worden door het bestuur voorgesteld: dhr. Co Kroonsberg voorzitter dhr. Hans Lukassen 1 e penningmeester dhr. Aad Moerman 1 e secretaris mevr. Anneke Wernke lid Technische Commissie (afd. jeugd) dhr Bob Groos voorzitter Sponsor-Commissie dhr Cees van der Ven coördinator P&B De vergadering gaat met deze voordracht onder applaus akkoord. - Co geeft aan dat hij nu vier jaar als coördinator P&B in het bestuur heeft gewerkt. Hij waardeert het werk van groundsman Ruud Deiman en van de banenploeg. T.a.v. het speltechnische aspect weet hij zich gesteund door Gerrit v/d Vijver, Anja Geels, Kees van Schooten en Anneke Wernke. Hij onderstreept punt 12o t.a.v. voorinformatie. Hij is blij met Cees van der Ven als de nieuwe coördinator P&B. - Aad Moerman verzorgde al de ledenadministratie en staat mede daardoor midden in de vereniging. Hij zal het secretariaat op zich nemen. - Hans Lukassen staat als speler en lid van de K.C. ook midden in de vereniging. Hij heeft een financiële achtergrond en is zeer welkom als 1 e penningmeester. Hij zal met Mirjam Vuijk (officieus 2 e penningmeester) de financiële werkzaamheden verdelen. 4

5 - Anneke Wernke nam al enige tijd deel aan de bestuursvergaderingen. Zij wordt nu officieel bestuurlid en is tevens lid van de Technische Commissie, afdeling jeugd. - Bob Groos is al zo n 10 à 15 jaar lid van de vereniging. Hij zal als voorzitter de Sponsor- Commissie activeren, heeft met zijn twee bedrijven geen zee van tijd en zoekt dus medecommissieleden. - Voorzitter Richard Min vermeldt dat PenB in goede staat door Co wordt achtergelaten en in goede handen is bij Cees van der Ven. * Na de Algemene Ledenvergadering is de bestuurssamenstelling (incl. aftreedjaren): dhr. Co Kroonsberg voorzitter 2013 ) dhr. Aad Moerman 1 e secretaris 2013 ) DB dhr. Hans Lukassen 1 e penningmeester (vice-vz.) 2013 ) vacant 2 e penningmeester 2012 dhr. Gerrit v.d. Vijver voorzitter Technische Commissie 2012 mevr. Anneke Wernke lid Technische Commissie (afd. jeugd) 2013 dhr. Bob Groos voorzitter Sponsor Commissie 2013 dhr. Dave Quakkelaar voorzitter Kantine-Commissie 2013 dhr. Cees van der Ven coördinator Park&Baan Nel Thijssen wijst op het gevaar dat 2013 een vertrekjaar kan zijn. Het consequent koppelen van iemands aftreedjaar aan het aftreedjaar van de voorganger had dit kunnen voorkomen. Het bestuur zal aan dit punt aandacht besteden 15. Verkiezing leden Technische Commissie Van deze commisie stellen zich herkiesbaar en worden herkozen: Anja Geels, Kees van Schooten, Anneke Wernke (jeugd, bestuursafgevaardigde) en Ariënne v.d. Pieterman. Wederom welkom in de commissie. Aftredend en niet herkiesbaar: Patrick Handels. Dank aan de niet-herkiesbare en de herkozenen voor hun inzet. 16. Verkiezing leden Kantine-Commissie Van deze commissie stellen zich herkiesbaar en worden herkozen: Els Prins, Ton Bakker. Jo Kaandorp, Gerard Boeter. Wederom welkom in de commissie. Aftredend en niet herkiesbaar: Arie Schouten en Hans Lukassen. Dank aan de niet-herkiesbaren en de herkozenen voor hun inzet. Aftredend voorzitter Richard Min benadrukt de belangrijke rol die Arie Schouten in de KC en binnen de HD heeft vervuld en hij bedankt hem van ganser harte, hetgeen wordt ondersteund door applaus. 17. Verkiezing leden Redactie-/PR-Commissie Van deze commissie stellen zich onder dankzegging voor hun inzet herkiesbaar en worden herkozen: Anja Geels, Cees Heere, Richard van Slingerland en Arie van Os. Wederom welkom in de commissie. 18. Verkiezing leden Sponsor-Commissie Van deze commissie stellen zich herkiesbaar en worden herkozen: Robin de Nijs. Erik Koks en Jan-Albert Vuijk. Wederom welkom in de commissie. Dank aan de herkozenen voor hun inzet. 19. Verkiezing leden Kascontrole-Commissie 5

6 Pierre Rijerse en Maarten Dicke worden bedankt voor hun nauwgezette werk. Pierre heeft dit drie keer gedaan en wordt bedankt met een fles wijn. Aan Maarten zal gevraagd worden of hij het in 2011 voor de derde keer wil doen. En vorig jaar bood Ed Hentenaar zich aan voor deze commissie. Het bestuur zal hem benaderen t.a.v Bespreking seizoen 2010 / Mededelingen * Na de Algemene Ledenvergadering zal een (nieuws)brief/-mail de leden bereiken t.a.v. verplichte kantinedienst, ophalen van pasjes, e.d. * De net afgetreden voorzitter vindt meer beleving en meer plezier in het tennissen een belangrijke doestelling. En geen uitzonderingspositie in subsidiëring. * Het nieuwe contract met Tennisschool Kennemerland ligt klaar ter ondertekening. * Het WK-voetbal biedt mogelijkheden voor de HD 21. Rondvraag * Ton Spiering pleit voor zuinigheid met energie. Volgens de huidige regels mag er tot uur gespeeld worden op verlichte banen, maar de praktijk is dat er na uur niet meer getennist wordt. Het bestuur zal zich hierover buigen en e.e.a. vermelden op de website/in clubblad. * De flessenautomaat in de hal verdient zichzelf niet. Onderhandelen met andere leverancier(s)? Angela Handels pleit voor service voor haar kinderen bij een gesloten kantine. Cees van der Ven pleit voor balans tussen kosten en service (niet alleen in winst denken). * Anja Geels: Wie is er verantwoordelijk voor de particuliere baanhuur? Anja krijgt na een bestuursvergadering antwoord. * Gerrit v/d Vijver pleit voor middag-kantinedienst voor overdagspelers. Gerard Boeter: maandagmiddagspelers kunnen zelf die maandagmiddag als wens opgeven. 22. Sluiting * Last but not least wordt aftredende voorzitter Richard Min rond uur met applaus en een kistje wijn bedankt voor zijn inzet voor De Heerenduinen in brede zin. Einde verslag van de algemene ledenvergadering op maandag 1 februari Gerard Kramer (2 e secr.) 6