SELECTIEREGLEMENT. 1. Functiecontext. Entiteit

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT Administratief-financieel beheerder ICT (M/V) statutaire functie, rang B1 graad deskundige Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Managementondersteunende Diensten Standplaats Brussel Selectienummer Functiecontext Entiteit Het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) biedt strategische en operationele ondersteuning aan de minister-president en aan de Vlaamse Regering voor haar algemeen beleid en haar dagelijkse werking. Het departement richt zich op algemene beleidsthema's, om in dialoog met de andere beleidsdomeinen, de andere bestuursniveaus, het maatschappelijk middenveld en de burger, mee te werken aan een slagkrachtige en klantgeoriënteerde overheid. Hiermee bouwt het departement mee aan een duurzame en open samenleving in Vlaanderen en speelt daarbij in op bestaande en nieuwe maatschappelijke uitdagingen. Het departement DAR wil kansen bieden om met originele of nieuwe ideeën en oplossingen te komen die het overheidsbeleid efficiënter, doeltreffender, open en duurzamer maken. Het departement DAR is een professionele organisatie die aan haar medewerkers maximale ontwikkelingskansen biedt en die de werking van haar organisatie voortdurend verbetert. Afdeling De managementondersteunende diensten zijn als een afdeling MOD DAR-iV gesitueerd binnen het departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid. Een afdelingshoofd leidt de afdeling die bestaat uit vijf teams (team Personeel en Organisatie, team Financiën, team ICT, team Logistiek en Huisvesting, team staf) en een 50-tal personeelsleden telt. De MOD DAR-iV verzorgt operationele basisdiensten, adviesverlening, managementondersteuning en informatieverstrekking aan het management en individuele personeelsleden op het vlak van: - personeelsbeheer, personeelsbeleid- en organisatieontwikkeling - boekhouding, financiën en begroting - logistiek en huisvesting - informatie- en communicatietechnologie - overheidsopdrachten - 1

2 De klantengroep omvat entiteiten van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid enerzijds: - Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid - Studiedienst van de Vlaamse Regering - Interne Audit van de Vlaamse Administratie Team en anderzijds het beleidsdomein internationaal Vlaanderen, met name: - Departement Internationaal Vlaanderen - Vlaamse onderwijsraad - Strategische Adviesraad Internationaal Vlaanderen - Toerisme Vlaanderen Het team ICT ondersteunt de klanten onder andere op het vlak van ICT-architectuur en ICTinfrastructuur, de ICT-planning, applicatiebeheer en projectmanagement, de ICT-organisatie, het beheer van de werkaanvragenstroom, het informatieveiligheidsbeleid en het bedrijfscontinuïteitsmanagement. Het team verzekert ook het veranderingbeheer (overleg met de ICT-dienstverlener en het klachtenbeheer) en het financiële beheer (budgetopmaak en facturatiebeheer). Het team wordt geleid door een teamhoofd. 2. Takenpakket Doel van de functie Beheren en behandelen van dossiers en (al dan niet boekhoudkundige) gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving worden gerespecteerd. Resultaatsgebieden Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Voorbeelden van activiteiten: - Ontbrekende gegevens opzoeken - Contacteren van klanten - Contacteren van externe dienstverleners - Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven - Samenstellen van een dossier - Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. 2

3 Voorbeelden van activiteiten: - Controleren van documenten op volledigheid en correctheid (volgens begrotingsvoorschriften, budgetcontrole, boekhoudkundige en administratieve regels ) - Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren - Periodiek opsporen van foutieve boekingen op basis van eigen controlepunten en rapporten en doen van voorstellen voor correctie - Nagaan of de inventarisgegevens van de ICT-infrastructuur (hardware, software) van de klanten en de eigen afdeling correct en up to date zijn Verwerken van gegevens en behandeling van dossiers Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Voorbeelden van activiteiten: Informatie-uitwisseling - Berekeningen uitvoeren - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, - Opmaken van betalingsdossiers - Uitsplitsen en controleren van vorderingsstaten - Nazien en behandelen van prestatiestaten - Opmaken van overzichten en rapporten - Databanken uitbouwen - Gegevens importeren in een registratiesysteem - Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen - Adviseren bij de opmaak van de begrotingsvoorstellen; - Boekhoudkundige gegevensverwerking voor periodieke rapportering over de stand der kredieten; - Voortgangsbewaking van de uitgaven in Excel; - Bieden van ondersteuning bij het beheren van informatie i.v.m. de werking van het team ICT (bv. management accounting cijfers, SLA s, KPI s ) - Beheren van inventaris m.b.t. gebruikersinfrastructuur - Aanpassen of melden van afwijkingen m.b.t. inventarisgegevens aan klant, ICTdienstverlener - Opmaken en opvolgen van implementatie van bestedingsplannen - Uitwerken, verbeteren, toegankelijk maken van werkinstrumenten, sjablonen, documenten - Aanvullen van gegevens voor opvolging van klant (operationele rapportering) Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. Voorbeelden van activiteiten: Werkrelaties - Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren - Fungeren als aanspreekpunt voor klanten - Informatie verstrekken aan leveranciers - Rapporteren over de stand van zaken - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Bespreken van dossiers met collega s 3

4 Werkrelaties onderhouden met collega s en externen met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Voorbeelden van activiteiten: Verslag uitbrengen - Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. RSZ, leveranciers, sociaal secretariaat, - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Actief deelnemen aan teamoverleg - Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het dossier - Relevante informatie delen met collega s - Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten - Samenwerken aan verbeterinitiatieven - Signaleren van verbeterpunten m.b.t. de financiële processen en dienstencatalogus van het ICT-team Verslag uitbrengen over de werkzaamheden en resultaten teneinde de opdrachtgever en/of teamhoofd in staat te stellen het resultaat te beoordelen en indien nodig bij te sturen. Voorbeelden van activiteiten: 3. Profiel - Op de hoogte houden van betrokken opdrachtgever over verloop van opdracht, analyse, vraag. - Signaleren en bespreken van knelpunten met opdrachtgever en/of teamhoofd - Verzorgen van voortgangsrapportering aan teamhoofd - Opmaken van overzichten, verslagen, rapporten - Signaleren van uitzonderlijke situaties over naleving of correcte toepassing ICT-kader aan teamhoofd - Signaleren van verbeterpunten aan ICT-processen - Bijhouden eigen management accounting gegevens in tijdsregistratiesysteem Formele deelnemingsvoorwaarden Je hebt een bachelordiploma informatica. Je beschikt over minstens 5 jaar professionele ervaring met onderstaande domeinen: - Behandelen en beheren van dossiers en boekhoudkundige gegevens + budgetopvolging - Administratieve procesopvolging -en optimalisatie - Ervaring met ICT: SLA management, servicemanagement, praktische kennis met ICT standaarden Competenties Technische competenties 4

5 - cijfertalent, zowel voor de kritische analyse en interpretatie als voor de boekhoudkundige verwerking van cijfers - Kennis van boekhoudkundige technieken: economische, budgettaire en analytische boekhouding - Kennis van boekhoudwetgeving - Basiskennis van BTW-wetgeving - Kennis van facturatieproces - Goede kennis van courante softwarepakketten (Microsoftproducten: Excel, Outlook, Sharepoint ) - Affiniteit met Informatica: Servicemanagement, SLA management, ICT standaarden, - Basiskennis gebruikersinfrastructuur (printer, computer ) - Algemeen inzicht in organisatie en werking van Vlaamse overheid Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Klantgerichtheid I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Samenwerken - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. 5

6 II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk Nauwgezetheid - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Probleemanalyse (analytisch denken) 6

7 Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Initiatief I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Toont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. I. Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren - Ziet werk en gaat over tot actie - Doet eerst zelf al het mogelijke om een probleem op te lossen alvorens de hulp van anderen in te roepen - Gaat uit zichzelf achter informatie aan - Kan problemen die zich voordoen zelf afwerken - Onderneemt uit eigen beweging gerichte acties om het concrete probleem op te lossen Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. I. Hanteert een correcte en begrijpelijke taal. - Hanteert een correcte spelling - Hanteert een correcte grammatica - Handhaaft de huisstijl en de afspraken hierover in zijn communicatie - Schrijft in een toegankelijke taal Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal die het publiek begrijpt. 7

8 I. Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden - Communiceert duidelijk en to the point - Legt (technische) gegevens op een begrijpelijke wijze uit - Beperkt het gebruik van jargon indien nodig - Antwoordt doelgericht en beknopt - Is goed verstaanbaar - Spreekt vlot - Ondersteunt zijn boodschap met aangepast non-verbaal gedrag - 4. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je slaagt in de selectieprocedure 6 Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 5. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Er is geen proefperiode voor personeelsleden die al als statutair personeelslid tewerk gesteld zijn in de graad van de vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een 8

9 handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 8 juni 2014 via zoek de vacature onder bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert. 7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening en voorselectie Tijdens de cv-screening wordt op basis van de input die je geeft op nagegaan of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden (cf.diploma en werkervaring). De cv -screening is eliminerend. Een minimumscore van 50% is nodig om verder te gaan in de selectieprocedure. Het resultaat op deze cv - screening wordt niet in rekening genomen voor het vervolg van de selectieprocedure. De 5 best gerangschikte kandidaten op de criteria - Behandelen en beheren van dossiers en boekhoudkundige gegevens + budgetopvolging - Administratieve procesopvolging -en optimalisatie - Ervaring met ICT: SLA management, servicemanagement, praktische kennis met ICT standaarden komen in aanmerking voor verdere deelname aan de selectieprocedure. Dit selectieonderdeel wordt afgerond in de week van 9 juni 2014 (datum onder voorbehoud) Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. 9

10 7.2.2 Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met één of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke(n). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: visie op en inzicht in de functie motivatie en verwachtingen technische competenties inzetbaarheid in de functie en de organisatie oordeelsvorming Het jurygesprek wordt aangevuld met een case. Kandidaten krijgen hiervoor voorbereidingstijd. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig ten aanzien van deze criteria. Enkel wie gunstig behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. Het jurygesprek zal plaatsvinden op 12 juni 2014 (datum onder voorbehoud) Psychotechnisch gedeelte Het psychotechnisch gedeelte kan bestaan uit: een interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, computergestuurde testen en één of meerdere interactieoefeningen. Daarin worden volgende persoonsgebonden competenties (behalve oordeelsvorming) in kaart gebracht: Deze fase is adviserend. Dit selectieonderdeel zal plaatsvinden op 13 juni 2014 (data onder voorbehoud) Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door een jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Deze beslissing wordt gemotiveerd. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 10

11 Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor een bijkomend gesprek met de wervende entiteit. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 11