SELECTIEREGLEMENT. 1. Functiecontext. Entiteit

Transcriptie

1 SELECTIEREGLEMENT specialist document- en informatiebeheer (M/V) statutaire functie, rang A1 graad adjunct van de directeur Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid Afdeling communicatie Standplaats Brussel Selectienummer Functiecontext Entiteit Het Departement Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) biedt strategische en operationele ondersteuning aan de minister-president en aan de Vlaamse Regering voor haar algemeen beleid en haar dagelijkse werking. Het departement richt zich op algemene beleidsthema's, om in dialoog met de andere beleidsdomeinen, de andere bestuursniveaus, het maatschappelijk middenveld en de burger, mee te werken aan een slagkrachtige en klantgeoriënteerde overheid. Hiermee bouwt het departement mee aan een duurzame en open samenleving in Vlaanderen en speelt daarbij in op bestaande en nieuwe maatschappelijke uitdagingen. Het Departement DAR wil kansen bieden om met originele of nieuwe ideeën en oplossingen te komen die het overheidsbeleid efficiënter, doeltreffender, open en duurzamer maken. Het departement DAR is een professionele organisatie die aan haar medewerkers maximale ontwikkelingskansen biedt en die de werking van haar organisatie voortdurend verbetert. Afdeling De afdeling Communicatie draagt bij tot een transparante en toegankelijke Vlaamse overheid door een klantgericht en kwaliteitsvol informatiebeheer en communicatiebeleid. De kerntaken van de afdeling Communicatie zijn geclusterd in twee pijlers: informatie vergaren, ter beschikking stellen, verwerken en verspreiden de Vlaamse overheid helpen om goed te communiceren Daarnaast neemt de afdeling ook de communicatie van het Departement DAR op. De afdeling Communicatie bestaat uit vier teams: - team Informatie en Redactie - team Communicatiebeleid - Communicatieteam Departement DAR - team Ondersteuning en Organisatie 1

2 Team Het team Informatie en Redactie is verantwoordelijk voor het beheer en de verspreiding van overheidsbrede en departementale informatie en de redactie van een aantal overheidsbrede communicatiekanalen. 2. Takenpakket Doel van de functie De diensten van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid ondersteunen door de ontwikkeling van een specifieke dienstverlening op het vlak van document-, archief- en informatiebeheer teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen bereikt kunnen worden. Resultaatsgebieden Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en haar medewerkers op het vlak van document-, archief- en informatiebeheer teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. - Behoeften op het vlak van document-, archief- en informatiebeheer (digitaal en fysiek) analyseren - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Analyseren van ad hoc vragen en problemen Dienstverlening uitbouwen Op basis van de geldende regelgeving, het IT-beleid en de organisatiebehoeften een dienstverlening definiëren, implementeren en bijsturen teneinde de organisatie en haar medewerkers op het vlak van het document-, archief- en informatiebeheer op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Voorstellen formuleren om het document-, archief- en informatiebeheer te verbeteren - Actieplannen opmaken en uitvoeren - Organisatiebrede acties en initiatieven vertalen en implementeren op maat van de behoeften en vereisten van de diensten van het beleidsdomein - Medewerkers ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, 2

3 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met het lijnmanagement en de gebruikers teneinde het beleid en de dienstverlening op het vlak van document-, archief- en informatiebeheer te kunnen uitvoeren. - Uitwerken van procedures en richtlijnen - Ondersteuning bieden bij de opmaak van documentbeheersplannen en selectielijsten - Ondersteuning bieden bij de implementatie van de documentbeheersplannen: opmaken van een informatiestructuur, definiëren van gebruikersrechten, - Analyse en implementatie van systemen voor document-, archief- en informatiebeheer - Beheren van de archiefserver - Organiseren en ondersteunen van opruimdagen Adviesverlening Zowel op vraag als proactief medewerkers op het vlak van document-, archief- en informatiebeheer adviseren teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Antwoorden op vragen over document-, archief- en informatiebeheer - Adviseren over de geldende regelgeving en de wettelijke bewaartermijnen - Advies geven over de organisatie van archieven - Ad hoc advies verlenen aan het management vanuit het vakgebied Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de dienstverlening en document-, archief- en informatiesystemen teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Bewaken van de correcte toepassing van regelgeving - Toezien op naleving van afspraken, richtlijnen en kwaliteitsnormen - Evalueren van klanttevredenheid - Kwaliteitsbewaking van systemen en werkinstrumenten - In samenwerking met de gebruikers systemen en werkinstrumenten testen - Proactief knelpunten signaleren en verbetervoorstellen opmaken - Kwaliteit bewaken en verbeteren van digitale en fysieke archieven - Input leveren voor managementrapportering 3

4 Communicatie en contacten Communiceren en overleggen over de dienstverlening teneinde de medewerkers te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. - Collega s informeren - Gebruikers sensibiliseren - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies - Contact onderhouden met de Coördinerende Archiefdienst en collega-vakspecialisten in andere beleidsdomeinen Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten in het beleidsdomein - Meewerken aan verbeterprojecten op het vlak van document- en informatiebeheer Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren - Opbouwen en onderhouden van netwerken - Op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten 3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden Diploma: Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse Overheid (zoals masterdiploma s of diploma s van licentiaat, ), bij voorkeur aangevuld met een Master na Master Archivistiek: Erfgoedbeheer en Hedendaagse Documentbeheer. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via de interne mobiliteit, hoeven niet te voldoen aan de diplomavoorwaarde. Indien je in het bezit bent van een buitenlands diploma, dien je een niveaugelijkwaardigheid te kunnen voorleggen bij inschrijving. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen : Als je je diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij inschrijving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen bij Selor. 4

5 Ervaring: Je beschikt over affiniteit/kennis (door relevante professionele ervaring of opleiding) met de principes en methoden van document-, archief- en informatiebeheer. Competenties Technische competenties - Inzicht in en kennis van de principes en methoden van document-, archief- en informatiebeheer - Kennis MS office - Kennis Frans en Engels Persoonsgebonden competenties Oordeelsvorming niveau 1 Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens: - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Probleemanalyse niveau 2 Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. Legt verbanden en ziet oorzaken: - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Organisatiesensitiviteit niveau 1 Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan de (verschillende) belangen van de eigen entiteit: - Maakt gebruik van expertise binnen de eigen entiteit - Neemt geen beslissing zonder het effect op andere delen van de eigen entiteit te hebben ingeschat - Is op de hoogte van gebeurtenissen in de verschillende delen van de eigen entiteit en houdt daar op voorhand rekening mee - Betrekt andere diensten binnen de eigen entiteit bij overleg en besluitvorming - Onderkent de invloed en gevolgen van eigen beslissingen op andere entiteiten binnen de eigen entiteit 5

6 Visie niveau 1 De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen. Plaatst operationele taken en problemen in een ruimere context: - Schat de ruimere consequenties van de eigen acties, voorstellen en beslissingen correct in - Kan discipline overschrijdend denken (bv. bekijkt de mogelijke impact op andere entiteiten, gebruikt informatie uit andere domeinen) - Legt overstijgende, minder voor de hand liggende verbanden - Maakt zich los van de dagelijkse problematiek, denkt vooruit en geeft de grote lijnen aan Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid niveau 2 Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen: - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid niveau 2 Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek: - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief, etc.) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten, etc.) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingen van de verschillende doelgroepen Voortdurend verbeteren niveau 3 Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit: - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen Klantgerichtheid niveau 2 6

7 Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen: - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken niveau 2 Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg: - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid niveau 2 Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg, etc.) Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk: - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 4. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 7

8 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je slaagt in de selectieprocedure 6 Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 5. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van adjunct van de directeur met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 8 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. Er is geen proefperiode voor personeelsleden die al als statutair personeelslid tewerk gesteld zijn in de graad van de vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. 8

9 6. Hoe kan je solliciteren? Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature, solliciteer dan uiterlijk op 15 juni 2014 via zoek de vacature onder bekijk onze jobs en dien je kandidatuur in via de knop Solliciteer nu aan de rechterkant van de pagina. Wanneer je voor het eerst solliciteert via ons webplatform, dien je eerst een kandidatenprofiel aan te maken. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking gekomen als je op bovenvermelde wijze solliciteert. 7. Selectieprocedure 7.1. CV-screening en voorselectie Tijdens de cv-screening wordt op basis van de input die je geeft op nagegaan of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden (cf.diploma en werkervaring). Aan de hand van de input die je geeft op gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Daarnaast beoordelen we je jouw kandidatuur (eveneens op basis van je input op ook nog op volgende elementen: - motivatie - verwachtingen t.a.v. de functie / beeld van de functie De CV-screening is eliminerend. Enkel de 8 beste kandidaten kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. In geval een kandidaat afhaakt wordt deze vervangen door de volgende gunstig beoordeelde kandidaat en dit voor zo ver mogelijk binnen de timing van de procedure. Dit selectieonderdeel wordt afgerond in de week van 16 juni 2014 (datum onder voorbehoud) Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I. 9

10 7.2.2 Jurygesprek met case Het gesprek wordt gevoerd met één of meerdere vertegenwoordigers van de entiteit waar de vacature zich situeert en de selectieverantwoordelijke(n). Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: visie op en inzicht in de functie motivatie en verwachtingen technische competenties inzetbaarheid in de functie en de organisatie competenties: visie, voortdurend verbeteren, schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Het jurygesprek wordt aangevuld met een case. Kandidaten krijgen hiervoor voorbereidingstijd. Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig ten aanzien van deze criteria. Enkel wie gunstig behaalt, wordt toegelaten tot het volgende selectieonderdeel. Het jurygesprek zal plaatsvinden op 20 en/of 23 juni 2014 (datum onder voorbehoud) Psychotechnisch gedeelte Het psychotechnisch gedeelte kan bestaan uit: een interview, een persoonlijkheidsvragenlijst, computergestuurde testen. Daarin worden de persoonsgebonden competenties (behalve visie, voortdurend verbeteren en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid) in kaart gebracht. Deze fase is adviserend. Dit selectieonderdeel zal plaatsvinden in de week van 23 juni 2014 (data onder voorbehoud) Eindbeslissing De selectieprocedure resulteert in een werfreserve zonder rangschikking. Op basis van de resultaten uit elke fase in de selectieprocedure wordt er door een jury een pool van geschikten aangelegd. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Deze beslissing wordt gemotiveerd. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. 10

11 Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De afdeling kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor een bijkomend gesprek met de wervende entiteit. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. 11