FUNCTIEBESCHRIJVING EN SELECTIEREGLEMENT. Teamhoofd Strategische Inkoop (M/V)

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING EN SELECTIEREGLEMENT Teamhoofd Strategische Inkoop (M/V) Agentschap Facilitair Bedrijf Afdeling centrale facilitaire diensten Statutaire functie, rang A2 Graad: adviseur Standplaats: Brussel Selectienummer: Functiecontext Je komt terecht bij, een nieuw agentschap, dat is ontstaan uit een fusie van de entiteit e-government en ICT-Beheer (e-ib) en het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor de diensten: vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer, logistiek transport. Daarnaast wil alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal ondersteunen door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. Deze functie situeert zich in de Afdeling centrale facilitaire diensten, Team strategische inkoop. Het team bestaat naast het teamhoofd uit: 5 contractbeheerders, die voor een groep van producten verantwoordelijk zijn 2 administratieve ondersteuners De kernopdracht van het team bestaat uit het voorzien van continue raamcontracten voor de diensten van de Vlaamse overheid. Dat gaat over meubilair, voertuigen, bureelbenodigdheden en andere facilitaire goederen en diensten. Daarnaast worden bij bijzondere noden aparte contracten voor klanten afgesloten. Voor het bevragen van de klanten, de administratieve afhandeling van overheidsopdrachten en juridisch advies kan het team beroep doen op andere teams binnen de organisatie. 2. Takenpakket Als teamhoofd strategische inkoop coach je het team. Daarnaast behandel je ook zelf complexe dossiers en dossiers rond nieuwe producten. Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 1

2 Concreet bestaat de functie uit onderstaande resultaatsgebieden, telkens met enkele voorbeelden: 1. Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers teneinde een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Het concretiseren van de doelstellingen van het agentschap naar persoonlijke doelstellingen voor de medewerkers. Opstellen van het inkoopplan van het team. Het opstellen van business cases voor nieuwe projecten en deze na goedkeuring uittekenen tot stappenplannen. 2. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren teneinde een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Opvolgen van de inkoopplannen. Bepalen van prioriteiten, taakverdeling en tijdslimieten. Organiseren van werkoverleg. 3. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren. Begeleiden en coachen van medewerkers. Stimuleren en opvolgen van het leerproces van de medewerkers. 4. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten teneinde de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. Opstellen, communiceren en opvolgen van richtlijnen en kwaliteitsnormen. Bewaken van eenvormige uitvoering. Verantwoordelijkheid voor het opzetten en uitbouwen van controlesystemen. Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures. Bewaken van klantvriendelijke, kwalitatieve dienstverlening binnen vastgelegde termijnen. Voorstellen tot betere, snellere of efficiëntere manieren van werken doen, bespreken, begeleiden en evalueren. 5. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau teneinde bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. Opvolgen van algemene tendensen in het werkveld en formuleren van beleidsadviezen hieromtrent. Uitwerken van beleidsopties die worden genomen door het kabinet van de verantwoordelijke minister of de leiding van het agentschap. Nieuwe ideeën, concepten, verbeteringen voorstellen. 6. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten teneinde via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 2

3 Verzekeren van een vlotte doorstroming van de relevante informatie binnen de dienst. Instaan voor een optimale vertegenwoordiging van de op de verschillende beleidsniveaus. Onderhouden van contacten met en geven van informatie aan derden. Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers. Uitbouwen van een professioneel netwerk. Plannen van de externe communicatie. Coördineren van de samenwerking met interne en externe diensten. 7. Inhoudelijke bijdrage Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of (project) werkzaamheden teneinde inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. Behandelen van, adviseren bij of beslissingen nemen in complexe dossiers. Zelf strategische taken uitvoeren (en operationele indien nodig). Antwoorden formuleren op niet-routineuze vragen en klachten. Leveren van inhoudelijke bijdrage aan projecten. 3. Profiel Formele deelnemingsvoorwaarden en Je hebt een diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse Overheid (zoals masterdiploma s of diploma s van licentiaat, ). Je geeft blijk van minstens zes jaar relevante beroepservaring binnen inkoop. Je beschikt over 3 jaar leidinggevende ervaring. Kandidaten die binnen de Vlaamse overheid werken en kunnen deelnemen via de interne mobiliteit of via graadverandering, hoeven niet te voldoen aan de diplomavoorwaarde. Competenties Technische competenties Je hebt kennis van het opstellen en opvolgen van inkoopcontracten. Je hebt een kennis van de wet op de overheidsopdrachten of je bent bereid dit op korte termijn te verwerven. Je hebt affiniteit met facilitair management of bent bereid deze kennis op korte termijn te verwerven. Je beschikt over voldoende PC-vaardigheden (MS Office). Persoonsgebonden competenties Betrouwbaarheid Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op. Niveau 3: Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden. Samenwerken Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 3

4 Niveau 3: Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen. Voortdurend verbeteren Je verbetert voortdurend de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit; je bent bereid tot voortdurend leren, en je staat open voor verandering. Niveau 2: ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op. Niveau 2: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. Initiatief Je onderkent kansen en je stelt voor en/of onderneemt uit eigen beweging acties. Niveau 2: Neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen takendomein op te lossen (reactief en structureel). Organiseren Je geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan en je coördineert die elementen om de doelstellingen te bereiken conform de planning. Niveau 2: Coördineert acties, tijd en middelen. Probleemanalyse (analytisch denken) Je duidt een probleem in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze ga je op zoek naar bijkomende, relevante informatie. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. Niveau 2: neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan. 360 inlevingsvermogen Je hebt het vermogen om uitgesproken en onuitgesproken informatie op te pikken en je reageert daarop adequaat, zowel ten aanzien van medewerkers, collega s en klanten als de hiërarchie. Niveau 1: Ziet en begrijpt evidente gevoeligheden. Richting geven Je stuurt, ontwikkelt en motiveert medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband. Niveau 2: Geeft richting op het niveau van processen en structuren. Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Je ondersteunt medewerkers bij het behalen van goede resultaten en het groeien in een functie door hen te helpen bij het ontwikkelen van hun vermogen om zelfstandig problemen op te lossen. Niveau 1: Coacht om taken te kunnen volbrengen en resultaten te behalen. Organisatiebetrokkenheid Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 4

5 Je toont je verbonden met de organisatie, je taak en beroep; je verdedigt de belangen ervan bij anderen. Niveau 2: Houdt bij de eigen acties (pro)actief rekening met de belangen van de organisatie. Indien je bijkomende informatie wenst over de inhoud van de functie, kan je contact opnemen met: Carl Vranken, afdelingshoofd Tel. : 02/ carl.vranken@bz.vlaanderen.be 4. Aanbod Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven in de graad van adviseur (rang A2) met de bijhorende salarisschaal. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je eerste 12 maanden (maximum) vormen een proefperiode. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. 5. Toelatingsvoorwaarden Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1 Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2 Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3 Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4 Je bent medisch geschikt voor deze functie; 5 Je slaagt in de selectieprocedure 6 Je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden 7 Je bent burger van een lidstaat van de Europese Unie (EU) of van Zwitserland, Noorwegen, Ijsland of Liechtenstein. 6. Hoe kan je solliciteren? Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 5

6 Indien je geïnteresseerd bent in deze vacature solliciteer dan uiterlijk op 7 september Surf naar en solliciteer via het online standaard-cv. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het online standaard-cv gebruikt - je je kandidatuur uiterlijk op 7 september 2014 ons stuurt Online solliciteren kan via De Vlaamse overheid biedt gelijke kansen aan alle sollicitanten. Zowel vrouwen als mannen, mensen met verschillende afkomst, leeftijd, en met of zonder handicap zijn welkom. Kandidaten worden geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden. 7. Selectieprocedure 7.1. Cv-screening Aan de hand van de informatie in het ingevuld standaard-cv gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening zal worden afgerond worden in de week van 8 september 2014 (onder voorbehoud) Volgende stappen in de selectieprocedure De Vlaamse overheid vindt het bijzonder belangrijk dat al haar personeelsleden, los van het opleidingsniveau of de concrete vacature, een aantal basiscompetenties heeft. Generiek betekent dit dan ook dat elke kandidaat minstens voldoende scoort voor deze competenties zoals zij op het niveau I worden gedefinieerd. Deze waardegebonden competenties zijn: klantgerichtheid betrouwbaarheid samenwerken voortdurend verbeteren Kandidaten die op een hoger niveau dan dit niveau I voor een welbepaalde competentie worden getest en hiervoor geschikt worden bevonden, worden automatisch geschikt bevonden op het niveau I Voorselectie: verkennend gesprek Het verkennend gesprek wordt afgenomen door een selectiedeskundige. In het verkennend gesprek zullen de volgende elementen worden getoetst: Motivatie Je visie en inzicht in de functie Affiniteit inzake de technische competenties: o opstellen en opvolgen van inkoopcontracten o wet op de overheidsopdrachten Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 6

7 o facilitair management Deze selectiefase is eliminerend. Dit selectieonderdeel resulteert in de beoordeling voldoende of niet voldoende. Deze verkennende gesprekken zullen plaatsvinden vanaf 17 september 2014 (onder voorbehoud) Assessment van de persoonsgebonden competenties In deze fase van de selectie worden je persoonsgebonden competenties beoordeeld door middel van een assessment-center door een extern selectiekantoor. Het assessment center bestaat uit een analyse en presentatieoefening, een rollenspel, een persoonlijkheidsvragenlijst, redeneerproeven en een competentiegericht interview. Volgende persoonsgebonden competenties worden in kaart gebracht: Voortdurend verbeteren Klantgerichtheid Samenwerken Betrouwbaarheid Probleemanalyse Initiatief Organiseren 360 inlevingsvermogen Richting geven Ontwikkelen van medewerkers (resultaatgericht coachen) Dit gedeelte is adviserend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig ten aanzien van de persoonsgebonden competenties. Deze selectiefase zal normaliter plaatsvinden in de week van 29 september 2014 (onder voorbehoud) Jurygesprek met vaktechnische case De jury zal bestaan uit (een) afgevaardigde(n) van het agentschap en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase gaan we in op: je verwachtingen ten aanzien van de functie je inzetbaarheid in de functie en de organisatie je technische competenties: inhoudelijk vaktechnische kennis je persoonsgebonden competenties: oordeelsvorming en organisatiebetrokkenheid Dit gedeelte is eliminerend. Je krijgt een beoordeling gunstig of ongunstig ten aanzien van deze criteria. Het jurygesprek gaat door op 21 oktober 2014 (onder voorbehoud) en zal in totaal ongeveer 2 uur in beslag nemen, inclusief de voorbereidingstijd die wordt voorzien voor de vaktechnische case. De meest geschikte kandidaat komt in aanmerking voor onmiddellijke indiensttreding. De wervende entiteit maakt hiervoor een gemotiveerde keuze uit de lijst van geschikte kandidaten. Hierbij wordt rekening gehouden met de resultaten uit de volledige selectieprocedure. Als je meer informatie wenst over de selectieprocedure kan je contact opnemen met Jolien Elegheer, accountmanager, Jobpunt Vlaanderen (jolien.elegheer@jobpunt.be). Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 7

8 8. Aanpassingen aan de selectieprocedure voor mensen met een handicap Indien je ten gevolge van een handicap gebruik wenst te maken van aanpassingen om te kunnen deelnemen aan deze selectieprocedure, moet je dit in het standaard- cv aangeven. De selectieverantwoordelijke zal dan contact met jou opnemen om verdere afspraken te maken. 9. Feedback Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in oktober Je kan binnen de 3 maanden die volgen op de kennisgeving van je resultaat feedback vragen. Je doet dit telefonisch op het nummer 016/ of per mail naar jolien.elegheer@jobpunt.be. 10. Reserve en geldigheid Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van teamhoofd strategische inkoop voor die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van je resultaat. Desgevallend kan beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. kan je gedurende een periode van 6 maanden voorstellen om in dienst te komen als teamhoofd strategische inkoop. Indien er na een periode van zes maanden na het afsluiten van de selectieprocedure opnieuw een vacature vacant is, zal deze bekendgemaakt worden aan de reserve. Geïnteresseerde kandidaten kunnen uitgenodigd worden voor bijkomende gesprekken met de wervende entiteit. De motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie zullen hierbij aan bod komen. Indien je twee keer een vacature weigert, schrappen we je uit de lijst en kom je dus niet langer in aanmerking voor vacatures waarvoor deze selectieprocedure geldig is. Ook indien je in eerste instantie een aanbod accepteert maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. Selectiereglement en functiebeschrijving teamhoofd strategische inkoop 8