Offerteaanvraag. aanbesteding overeenkomst. inzake. schoonmaakdiensten. ten behoeve van. Landstede VO. Zwolle

Transcriptie

1 Offerteaanvraag aanbesteding overeenkomst inzake schoonmaakdiensten ten behoeve van Landstede VO te Zwolle 28 mei 2015

2 Inhoudsopgave 1. Algemene beschrijving onderwerp aanbesteding Inleiding Overeenkomsten Planning Aanbestedingsdossier BVP Inleiding Voorlichting BVP Schouwing Nota van Inlichtingen Klachten Instructie voor het indienen van de inschrijvingen Projectbeschrijving Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Inschrijving Inleiding In te dienen documenten inzake Prijs (per perceel) In te dienen documenten inzake Kwaliteit (indien van toepassing per perceel) Beoordeling Toetsing Gunningscriterium Subcriteria Organisatie van de beoordeling Toets geldigheid inschrijvingen Beoordeling kwaliteit Gunning Vaststellen economisch meest voordelige inschrijving Concretiseringsfase Wekelijkse rapportage (prestatie-meting) Landstede VO Pagina 2

3 Bijlagen: Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D: Bijlage E. Bijlage F: Bijlage G: Bijlage H: Projectomschrijving Annex 1: Specificaties locatie Concept-overeenkomst Verklaring tekstvoorstellen Overeenkomst Akkoordverklaring Overeenkomst Kwalificatiemodellen en- documenten Uitwerking EMVI-criteria, voorbeeld rekenblad, model inschrijfstaat Modellen kwalitatieve documenten, format Functieprofielen Checklist Landstede VO Pagina 3

4 1. Algemene beschrijving onderwerp aanbesteding 1.1 Inleiding Aanbestedende Dienst De Aanbestedende dienst: het Landstede VO (hierna te noemen Opdrachtgever) is voornemens door middel van een Europese aanbesteding twee (2) overeenkomsten (één overeenkomst per perceel, met één of twee aanbieders) te sluiten voor de levering van schoonmaakdiensten. Missie & waarden Met een zeer gevarieerd en ruim aanbod voor kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen geeft Landstede elk individu de mogelijkheid om talenten te ontwikkelen. Met waarde(n)vol leren, leven en werken bekennen we kleur en geven we richting aan al onze activiteiten. Onze missie is gebaseerd op onze christelijke inspiratie en is vanuit een brede dialoog tot stand gekomen. Talentontwikkeling is een thema dat alle onderdelen van Landstede verbindt. Het staat centraal in onze organisaties en in al onze diensten. Wij drukken onze missie uit in vijf concrete waarden. Met talentontwikkeling, respect, ontmoeting, zingeving en verantwoordelijkheid hebben we een stevig fundament. Dit is de basis van waaruit we werken, beslissingen nemen en naar de toekomst kijken. 1.2 Overeenkomsten Opdrachtgever heeft ervoor gekozen de opdracht aan te besteden op basis van de openbare procedure conform de Aanbestedingswet Opdrachtgever maakt daarbij gebruik van een aantal principes van Best Value Procurement (BVP) De huidige overeenkomsten lopen af per 30 november De opdrachtgever wenst twee overeenkomsten aan te gaan. De overeenkomst worden gegund aan de leverancier(s) met de economisch meest voordelige aanbieding voor het betreffende perceel. De overeenkomsten zullen naar verwachting ingaan uiterlijk op 1 december De overeenkomst is geldig tot uiterlijk 1 december Hierna is opdrachtgever gerechtigd de overeenkomst maximaal viermaal voor een periode van maximaal 12 maanden te verlengen onder dezelfde contractuele voorwaarden. De maximale looptijd van een overeenkomst is dus 8 (acht) jaar vanaf uiterlijk 1 december (Deze data zijn indicatief, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden). Opdrachtgever gaat uit van een geraamde totale waarde van de overeenkomst (inclusief optiejaren) van: - Perceel 1 ca ,- inclusief BTW, oftewel een waarde van ca ,- inclusief btw per jaar. - Perceel 2 ca ,- inclusief BTW, oftewel een waarde van ca ,- inclusief btw per jaar. Deze inschatting is gebaseerd op de huidige uitgaven van Opdrachtgever. Aan deze raming kunnen geen rechten ontleend worden. Landstede VO Pagina 4

5 De aanbesteding betreft de volgende locaties: EA Schoonmaak Landstede VO Locatie m2 Perceel 1 CCC, Pr. Julianastr CCC noodgebouw CCC zorghuisje Meander, Dobbe Ca. 110 per maand ter indicatie huidige maandbedrag Bijzonderheden Ca. 580 meenemen in de opdracht Ca. 65 meenemen in de opdracht glas entrée Talentstad, Blaloweg ,4 Agnietencollege Wezep 1336,2 Agnietencollege Wezep Eigen beheer 1045 Agnietencollege Zwartsluis 4606,66 Agnietencollege Nieuwleusen alleen buiten glas Doc De Boog alleen glasbewassing Totaal 34010,26 Perceel 2 Ichtus College Dronten 1336,1 Ichtus College Dronten Eigen dienst 5970 Ca. 900 kosten aansturing door leverancier van eigen personeel Ichtus Ichtus College Ijsselmuiden 1930 alleen glas en vloer beurten Ichtus College,Jan Ligthartstraat Ichtus College,Jan Ligthartstraat Ichtus College,Jan Ligthartstraat VIA-College, Flevoweg Totaal 29588,1 Voor nadere informatie over de locaties zie Annex 1 bij bijlage A. Landstede VO Pagina 5

6 1.3 Planning Ten aanzien van deze aanbestedingsprocedure geldt de volgende (indicatieve) planning: Planning Europese aanbesteding schoonmaak VO Landstede (Streef-)datum gereed Aankondiging van een Opdracht donderdag 28 mei 2015 Schouw op de geselecteerde locaties en informatie-bijeenkomst woensdag 3 juni 2015 Indienen vragen voor NvI woensdag 10 juni 2015 Beantwoorden vragen NvI (uiterlijk 2 weken voor sluiting) woensdag 17 juni 2015 Uiterste datum en tijdstip voor het indienen van de Inschrijvingen maandag 10 augustus 2015 Beoordeling 10 juli 18 augustus 2015 Interviews dinsdag 25 augustus 2015 Gunningbesluit (gunning naar beoogde inschrijver en afwijzingen naar afgewezen inschrijvers verzenden) vrijdag 28 augustus 2015 Kick-off concretiseringsfase maandag 31 augustus 2015 Concretiseringsfase 31 augustus 1 oktober Afsluiting Concretiseringsfase donderdag 1 oktober 2015 Datum definitieve gunning 1 oktober 2015 (Deze data zijn indicatief, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden). 1.4 Aanbestedingsdossier Deze aanbesteding is gebaseerd op het aanbestedingsdossier dat bestaat uit: - Deze offerteaanvraag, waartoe de volgende bijlagen behoren: Bijlage A: Bijlage B: Bijlage C: Bijlage D: Bijlage E. Bijlage F: Bijlage G: Bijlage H: Projectomschrijving Concept-overeenkomst Verklaring tekstsuggesties/voorstellen Overeenkomst Akkoordverklaring Overeenkomst Kwalificatiemodellen en -documenten Uitwerking EMVI-criteria en Inschrijfprijs Modellen kwalitatieve documenten + format Functieprofielen Checklist - De Nota( s) van Inlichtingen, die onderdeel uitmaken van de offerteaanvraag - De op audio/video vastgelegde interviews en het bijbehorende proces-verbaal - Verslaglegging en afspraken Concretiseringsfase Ingeval van tegenstrijdigheid tussen de offerteaanvraag en de overeenkomst (bijlage B), prevaleert de overeenkomst. Landstede VO Pagina 6

7 2. BVP 2.1 Inleiding Opdrachtgever heeft ervoor gekozen om bij de onderhavige aanbesteding door beoordeling op prijs en beoordeling van kwaliteit, het onderscheidend vermogen van de inschrijvers aan te spreken. Opdrachtgever maakt daarbij gebruik van een aantal principes van Best Value Procurement (BVP). De methodiek is erop gericht om de opdracht aan die inschrijver te gunnen die met zijn inschrijving heeft aangetoond het beste de risico s te minimaliseren en de kansen te benutten. De beste performer of expert kan de economisch meest voordelige inschrijving opstellen. Deze expert kan naar verwachting het beste de doelstellingen van de opdracht realiseren binnen de meest optimale planning. 2.2 Voorlichting BVP Op 3 juni 2015 vindt een toelichting plaats op de methodiek van Best Value Procurement (Prestatieinkoop). De voorlichting vindt plaats bij Opdrachtgever, Carolus Clusius College, Prinses Julianastraat 66 te Zwolle en start om 9.00 uur. De informatie-bijeenkomst duurt circa 1 uur. Gaarne tijdig, bij voorkeur uiterlijk 1 juni 2015, aanmelden bij: linda.neijensteijn@dekunstvaninkopen.nl Tijdens de voorlichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Echter, mondelinge antwoorden, toezeggingen of inlichtingen door of namens Opdrachtgever voor, tijdens of na de voorlichtingsbijeenkomst hebben geen enkele rechtsgeldigheid, tenzij de vragen naderhand alsnog schriftelijk per worden gesteld aan Opdrachtgever (zie paragraaf 2.2) en schriftelijk zijn beantwoord in een Nota van Inlichtingen. Hetzelfde geldt voor inlichtingen die overigens gedurende deze aanbestedingsprocedure worden verstrekt. 2.3 Schouwing Op 3 juni 2015 na de voorlichtingsbijeenkomst, zie paragraaf 2.2, hebben de inschrijvers de mogelijkheid de locaties te schouwen met maximaal drie personen per inschrijver. U dient zich hiervoor tijdig, bij voorkeur uiterlijk 1 juni 2015, aan te melden bij de contactpersoon genoemd in paragraaf Nota van Inlichtingen Eventuele vragen over de offerteaanvraag of de inschrijving dienen tot uiterlijk 10 juni 2015 te worden gericht aan: linda.neijensteijn@dekunstvaninkopen.nl Inschrijvers kunnen alleen gedurende deze periode tevens opmerkingen maken op de conceptovereenkomst (bijlage B). De opmerkingen mogen uitsluitend worden gemaakt met behulp van het bijgevoegde formulier (bijlage C). Alle opmerkingen die later worden aangeleverd of die niet worden aangeleverd op de voorgeschreven manier, worden niet in behandeling genomen. De inschrijver kan instemmen met de hele overeenkomst of per artikel aangeven of hij instemt of niet. Indien hij niet akkoord gaat met een artikel, moet hij een tekstvoorstel voor aanpassing van het desbetreffende artikel aanleveren. Daarnaast is het mogelijk dat de inschrijver - indien hij dat wenselijk vindt - een verbeteringsvoorstel aanlevert voor de tekst van een artikel waar hij in principe wel mee kan instemmen. Opdrachtgever is niet verplicht een wijzigingsvoorstel te accepteren. De inschrijver dient het bijgevoegde formulier (Bijlage C) rechtsgeldig te ondertekenen en als bijlage bij de eventueel te stellen overige vragen te voegen. Indien Inschrijver verder geen vragen heeft, kan worden volstaan met indiening van het formulier. Indien inschrijver vergeet boven genoemde formulier in te dienen, is het niet toegestaan dit formulier bij inschrijving alsnog bij te voegen. Dit kan worden aangemerkt als een Inschrijving onder voorwaarden, hetgeen tot uitsluiting leidt. Van de beantwoording van de vragen en overige verstrekte informatie, wordt door of namens Opdrachtgever een Nota van Inlichtingen opgemaakt, die deel uit zal gaan maken van dit aanbestedingsdocument. De gestelde vragen en de antwoorden zullen worden geanonimiseerd. Deze Nota van Inlichtingen zal aan alle inschrijvers worden toegezonden. Opdrachtgever zal alle opmerkingen op de concept-overeenkomst verwerken in de Nota van Inlichtingen en zal daarbij aangeven of dit leidt tot een wijziging van de conceptovereenkomst. Bij vaststelling van de Landstede VO Pagina 7

8 Nota van Inlichtingen wordt de concept-overeenkomst definitief gemaakt. Daarna zijn geen wijzigingen op de overeenkomst meer mogelijk. De definitieve overeenkomst is bindend voor de inschrijver. Bij de inschrijving dient inschrijver een rechtsgeldige akkoordverklaring overeenkomst conform Bijlage D bij te voegen. De Nota van Inlichtingen zal 17 juni 2015 beschikbaar worden gesteld. 2.5 Klachten Indien u een klacht heeft tijdens of na de aanbestedingsprocedure over de gevoerde procedure dient u zich te melden bij het onafhankelijk Klachtenmeldpunt. Landstede heeft deze organisatie aangewezen voor het in ontvangst nemen van eventuele klachten. Zie voor nadere informatie. Landstede VO Pagina 8

9 3. Instructie voor het indienen van de inschrijvingen a. De inschrijvingen dienen uiterlijk op 10 augustus 2015, om uur te zijn ingediend via Tenderned. Inschrijvingen die na deze sluitingstermijn worden ingediend, zullen niet beoordeeld worden. b. Opening van de kluis met binnengekomen aanmeldingen zal op 10 augustus 2015 elektronisch plaatsvinden. Als gegadigde ontvangt u hiervan automatisch een Proces Verbaal via Tenderned. c. De inschrijving moet worden ingediend in drie onderdelen: - 1: Prijsdocumenten (met financiële onderbouwing Kansen) - 2: Kwalitatieve documenten - 3: Functieprofiel Sleutelfunctionarissen Let op: alle kwalitatieve documenten (de documenten onder 2.) moeten geanonimiseerd worden ingediend! Zie ook Hoofdstuk 5 van de Offerteaanvraag. d. Uw inschrijving dient in ieder geval te bestaan uit de stukken zoals aangegeven in de Checklist (Bijlage H). e. Per telefax of ingediende inschrijvingen worden niet geaccepteerd. f. De inschrijving dient rechtsgeldig te worden ondertekend. Deze bevoegdheid dient desgevraagd, te worden aangetoond, bij voorkeur door een uittreksel uit het handelsregister dan wel door een recente machtiging afgegeven door een daartoe bevoegde persoon. g. Inschrijver dient tijdens de aanbestedingsprocedure te voldoen aan de minimum- en geschiktheidseisen zoals gesteld in deze Offerteaanvraag en de gronden voor uitsluiting als bedoeld in de Aanbestedingswet mogen niet op hem van toepassing zijn. Indien Inschrijver gedurende de aanbestedingsprocedure niet langer kan voldoen aan de genoemde eisen of een uitsluitingsgrond op hem van toepassing is, kan dit leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. h. Indien inschrijver bepaalde zaken door middel van documenten wenst toe te lichten, dan dient duidelijk te worden verwezen naar de pagina's van het desbetreffende document. i. De inschrijving dient tot ten minste 120 dagen na de sluitingstermijn van deze aanbesteding onherroepelijk te zijn. Opdrachtgever kan verzoeken de termijn van gestanddoening te verlengen. Aan een zodanig verzoek kan de inschrijver geen aanspraak op gunning van de opdracht ontlenen. Indien in het kader van de onderhavige aanbesteding een kort geding plaats vindt, wordt de gestanddoeningstermijn automatisch verlengd tot acht dagen na de uitspraak in het kort geding. j. De inschrijving en alle verdere correspondentie dienen te geschieden in de Nederlandse taal. k. Alle prijzen en kosten dienen te worden afgegeven in euro s, inclusief BTW. l. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor alle door inschrijver verstrekte gegevens op juistheid te controleren. Overige aandachtspunten m. Deze offerteaanvraag, alsmede de bijlagen en de Nota( s) van Inlichtingen dienen vertrouwelijk te worden behandeld en door inschrijver slechts aan medewerk(st)ers worden getoond, die voor het indienen van de inschrijving daarvan kennis moeten nemen. Evenmin zal door inschrijver op enigerlei wijze aan derden kennis worden gegeven van de gegevens die in dit verband door of namens Opdrachtgever zijn of worden verstrekt. De vertrouwelijkheid zal ook in acht worden genomen, indien de inschrijving niet tot gunning zal leiden. Landstede VO Pagina 9

10 n. Daar waar in de offerteaanvraag of de Nota( s) van Inlichtingen wordt verwezen naar fabrikant-, merk- en/of typebenamingen, dienen deze te worden gelezen met de toevoeging "of gelijkwaardig, zulks ter beoordeling van Opdrachtgever, en wat hierover verder in de documenten is bepaald. o. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor de door inschrijvers ingediende documenten, die niet voldoen aan de voorgeschreven aanbestedingsprocedures, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen. p. Opdrachtgever is niet verplicht interne (aanbestedings-)documenten, zoals resultaten van evaluaties, offertevergelijkingen, evenals adviezen aangaande de gunning aan de inschrijvers bekend te maken. q. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor tot niet-gunning van de opdracht of delen van de opdracht. Indien Opdrachtgever hiertoe besluit, is zij niet gehouden tot het vergoeden van eventuele kosten of schade van Inschrijvers. r. Aan de opdrachtverstrekking kan geen enkel recht tot eventuele vervolgopdrachten worden ontleend. s. Indien een, in het kader van de gunning, een afgewezen inschrijver van mening is dat het genomen besluit inzake de gunning/afwijzing in strijd is met de wet of andere toepasselijke wettelijke voorschriften, dient hij uiterlijk binnen de termijn van 20 kalenderdagen na verzending van de mededeling van gunning, Opdrachtgever schriftelijk en met redenen omkleed mede te delen, dat hij tegen het besluit een rechtsmiddel zal aanwenden, onder meezending van de kopie-dagvaarding. Het in rechte aanspreken van Opdrachtgever zal geen schorsende werking hebben ten aanzien van de onderhavige aanbestedingsprocedure. t. Indien niet binnen 20 kalenderdagen na verzending van de gunningbeslissing een kort geding aanhangig is gemaakt, kunnen de gepasseerde inschrijvers geen bezwaren meer maken naar aanleiding van de beslissing en hebben zij hun rechten ter zake verwerkt. Opdrachtgever is in dat geval dan ook vrij om gevolg te geven aan de geuite beslissing. u. Intellectueel eigendom aanbestedingsdocument; Behoudens uitzonderingen door de wet of regelgeving gesteld, mag zonder schriftelijke toestemming van Opdrachtgever niets uit de aanbestedingsdocumenten worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt (anders dan voor het doel van de onderhavige aanbesteding) door middel van druk, fotokopie, microfilm of anderszins. v. Kennelijke fouten en omissies; Het aanbestedingsdocument met alle bijbehorende bijlagen is met zorg samengesteld. Mocht u desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient u hiervan onmiddellijk schriftelijk melding te maken bij Opdrachtgever. Met het indienen van een inschrijving, verklaart inschrijver zich onvoorwaardelijk akkoord met de inhoud van deze offerteaanvraag, de bij dit document bijbehorende bijlagen en de verschenen Nota( s) van Inlichtingen. Inschrijver verwerkt daarmee zijn rechten om zich op een later tijdstip alsnog te beroepen op mogelijke tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden welke mogen blijken uit de aanbestedingsstukken. Landstede VO Pagina 10

11 4. Projectbeschrijving De beoogde opdracht omvat in hoofdzaak: - het dagelijks en periodiek schoonmaakonderhoud, incl. leveren vuilniszakken - het aanvullen van sanitaire middelen, - het dagelijks en periodiek vloeronderhoud, conserveren en tapijtreiniging - de periodieke bewassing van het gevel- en separatieglas en het schoonhouden van de kozijnen van huidige en toekomstige objecten In bijlage A wordt een nadere beschrijving en detaillering van de locaties gegeven. Projectdoelstelling: Opdrachtgever stuurt op een schone, gezonde en veilige leefomgeving, zowel in het belang van de continuïteit en kwaliteit van de eigen organisatie als in het belang van leerlingen en medewerkers. Hierbij wenst Opdrachtgever rekening te houden met de strategische visie van Opdrachtgever en haar doelstellingen: het Landstede VO biedt alle leerlingen uitstekend onderwijs. Onder uitstekend onderwijs verstaan wij onderwijs dat leidt tot goede resultaten die passen bij de talenten van de leerling; onderwijs waarin elke leerling de begeleiding krijgt die voor hem of haar nodig is en onderwijs, gegeven in een cultuur waaruit spreekt dat er aandacht is voor elk individu. De school moet een prettige werk- en leeromgeving zijn. Daarnaast is van belang dat Opdrachtgever stuurt op een gezonde efficiënte bedrijfsvoering en gebruik van bedrijfsmiddelen, resulterend in: de hoogst mogelijke (meer)waarde voor de organisatie op het gebied van netto jaarlijkse kosten, beschikbaarheid, bedrijfszekerheid, gezondheid, veiligheid en milieu. Randvoorwaarden hierbij zijn: - te allen tijde voldoen aan overeengekomen kwaliteitsnormen en voorgeschreven projectdoelstellingen; - te allen tijde voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving; - bij separate opdrachten voor afroep- of specialistische werkzaamheden gelden de tarieven en uitgangspunten/kengetallen van de oorspronkelijke opdracht; - Opdrachtgever is vrij om locaties aan het perceel toe te voegen en om locaties af te stoten binnen de looptijd van het contract, ook hiervoor gelden de tarieven en uitgangspunten/kengetallen van de oorspronkelijke opdracht. In bijlage A wordt nader ingegaan op aspecten die van belang zijn voor de projectdoelstelling. Landstede VO Pagina 11

12 5. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen 5.1 Eigen Verklaring Met de inwerkingtreding van de Nieuwe Aanbestedingswet 2012 maakt Opdrachtgever gebruik van de uniforme Eigen verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten (hierna te noemen: Eigen verklaring ) voor het bepalen van de (verplichte en facultatieve) uitsluitingsgronden. De Eigen verklaring is bij dit beschrijvend document als separate bijlage toegevoegd. Van u wordt verwacht dat u de Eigen verklaring op de aangegeven plaatsen invult en rechtsgeldig ondertekent. In onderstaande paragrafen en is opgenomen welke bewijsstukken Opdrachtgever vraagt om aan te tonen dat op uw onderneming niet één van de uitsluitingsgronden van toepassing is. Tijdens de concretiseringsfase kan Opdrachtgever aan de inschrijver die de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan verzoeken de betreffende bewijsstukken te overhandigen. Deze Eigen verklaring kunt u alleen openen en bewerken met het programma Adobe reader zonder dat er zich, ongewilde, wijzigingen in de Eigen verklaring plaatsvinden. Het aanleveren van de Eigen verklaring in een gewijzigde vorm kan gevolgen voor de beoordeling met zich meebrengen. 5.2 Uitsluitingsgronden Het van toepassing zijn van de uitsluitingsgronden in de bijgevoegde Eigen verklaring op uw onderneming zijn redenen voor uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. U verklaart hierbij dat geen enkele van onderstaande uitsluitingsgronden op uw onderneming van toepassing is. Uitsluitingsgronden Omschrijving Bewijsstukken Verplichte uitsluitingsgronden Door middel van het invullen en rechtsgeldig ondertekenen van punt 2 van de Eigen verklaring verklaart inschrijver dat op zijn onderneming geen enkele van de gestelde uitsluitingsgronden van toepassing is. Gedragsverklaring aanbesteden (art en 2.87 lid 1b en c) welke niet ouder is dan twee (2) jaren na sluitingsdatum van de inschrijving. Facultatieve uitsluitingsgronden Eigen verklaring (kopie van) bewijs van inschrijving uit het Beroeps- /Handelsregister (KvK) of document die een gelijkwaardig doel dient uit het land van herkomst. Het bewijsstuk is niet ouder dan 6 maanden. Holding/concern Financiële gegevens Indien gegadigde voor de aanmelding gebruik wenst te maken van de consolideerde financiële gegevens van de holding-/concernmaatschappij dient gegadigde een verklaring bij te voegen, ondertekend door bevoegde functionaris Opgave Omzet Opgave Solvabiliteit Verklaring van de holding, waaruit blijkt dat de holding zich onder voorwaarde van gunning financieel garant stelt voor de nakoming van alle verplichtingen, die uit hoofde van de overeenkomst(en) worden aangegaan. (model bijlage E) Verklaring (model bijlage E) Landstede VO Pagina 12

13 5.3 Geschiktheidseisen EA Schoonmaak Landstede VO Geschiktheidseisen zijn vereisten waaraan uw onderneming absoluut moet voldoen. Indien blijkt dat uw onderneming niet kan voldoen aan alle hieronder geformuleerde geschiktheidseisen Opdrachtgever zich het recht voorbehoudt om uw inschrijving ter zijde te leggen en uit te sluiten van verdere deelname aan deze aanbesteding. Het zijn zogenoemde knock-out criteria. Financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid Geschiktheidseis Eigen verklaring/omschrijving Bewijsstuk Verzekering tegen beroepsrisico s Punt 5.1 Eigen verklaring Bewijs van verzekering tegen beroepsrisco s. Bijv. kopie van polis of een verklaring van verzekeraar waaruit de vereiste verzekering dan wel een verklaring de benodigde verzekering te sluiten bij Referentie-opdrachten. De Inschrijver moet per kerncompetentie vergelijkbare opdrachten hebben verricht. U wordt verzocht per kerncompetentie één (1) referentie op te geven. De referenties mogen niet ouder zijn dan 3 (drie) jaar gerekend vanaf de sluitingsdatum van inschrijving van deze aanbesteding. De opdrachten zijn naar tevredenheid van de opdrachtgever op vakkundige, tijdige (verleend uitstel daarin begrepen) en regelmatige wijze verricht. Per onderstaande kerncompetentie dient één (1) referentie (bijlage referentietemplate) aangeleverd te worden. Kerncompetentie 1: Schoonmaakdienstverlening binnen een VO-onderwijsomgeving waarbij de objectieve en subjectieve tevredenheidsdoelstellingen van opdrachtgever gerealiseerd zijn Kerncompetentie 2: Het leveren van schoonmaakdienstverlening aan een organisatie verspreid over meerdere (min. 3) locaties met een gezamenlijk BVO m2 in de afgelopen drie jaar, waarbij de objectieve en subjectieve tevredenheidsdoelstellingen van opdrachtgever gerealiseerd zijn gunning. (model bijlage E) Referentietemplate Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst van inschrijver de referenties te verifiëren. (model bijlage E) Landstede VO Pagina 13

14 6. Inschrijving 6.1 Inleiding Opdrachtgever heeft ervoor gekozen om bij de onderhavige aanbesteding naast beoordeling op prijs een zwaar accent te leggen op de beoordeling van kwaliteit en op die manier het onderscheidend vermogen van de inschrijvers aan te spreken. Opdrachtgever maakt daarbij gebruik van een aantal principes van Best Value Procurement (BVP). De methodiek is erop gericht om de opdracht aan die inschrijver te gunnen die met zijn inschrijving heeft aangetoond het beste de risico s te minimaliseren en de kansen te benutten. De beste performer of expert kan de economisch meest voordelige inschrijving opstellen. Deze expert kan naar verwachting het beste de doelstellingen van de opdracht realiseren binnen de meest optimale planning. De beoordeling vindt plaats in twee stappen: - Stap 1: Inschrijver dient een aantal hieronder beschreven documenten in, die beoordeeld zullen worden door een team van beoordelaars van Opdrachtgever aangevuld met een extern deskundige. Inschrijvers hebben met deze documenten hun visie en invulling gegeven aan de te gunnen opdracht. Inschrijvers dienen de omvang van deze documenten beperkt te houden, vanuit de gedachte dat een expert die de opdracht doorziet weinig tekst nodig heeft om de essentie vast te leggen. - Stap 2: Na beoordeling van de documenten, houdt Opdrachtgever interviews met de Sleutelfunctionarissen van de Inschrijvers. De mate waarin de Sleutelfunctionarissen de opdracht doorgronden en goed kunnen managen acht Opdrachtgever van eminent belang om maximaal te kunnen presteren in de uitvoering van de opdracht. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om partijen die niet meer voor gunning in aanmerking komen, niet uit te nodigen voor de interviews. 6.2 In te dienen documenten inzake Prijs (per perceel) Inschrijvers dienen bij hun inschrijving per Perceel de onderstaande documenten te verstrekken met de volgende informatie: a. Inschrijvingsbiljet en inschrijvingsstaat (Bijlage F) Inschrijver moet een inschrijfprijs per jaar opgeven met daarbij een inschrijvingsstaat waarop een specificatie van de kostenposten is gegeven. De inschrijfprijs voor de uitvoering van de totale opdracht per jaar moet zijn gebaseerd op de overeenkomst (bijlage B) en alle generieke en projectspecifieke informatie neergelegd in het totale aanbestedingsdossier. De inschrijfprijs (inclusief BTW) mag niet hoger zijn dan de plafondprijs die Opdrachtgever heeft vastgesteld voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. Perceel 1 De plafondprijs is vastgesteld op: ,- (inclusief BTW) per jaar. De inschrijfprijs (inclusief BTW) mag niet lager zijn dan de bodemprijs die Opdrachtgever heeft vastgesteld voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. De bodemprijs is vastgesteld op: ,,- (inclusief BTW) per jaar. Perceel 2 De plafondprijs is vastgesteld op: ,,- (inclusief BTW) per jaar. De inschrijfprijs (inclusief BTW) mag niet lager zijn dan de bodemprijs die Opdrachtgever heeft vastgesteld voor de uitvoering van de onderhavige opdracht. De bodemprijs is vastgesteld op: ,,- (inclusief BTW) per jaar. Inschrijver dient voor het opgeven van zijn inschrijfprijs het format te hanteren van bijlage F. De kostenspecificatie (inschrijfstaat) moet aansluiten op de inschrijfprijs. Inschrijver moet zelf een kostenspecificatie opgeven, passend bij de door hem gegeven oplossingsrichting (prestatie-beschrijving), met de door hem te hanteren tarieven en eenheidsprijzen. Landstede VO Pagina 14

15 b. Financiële onderbouwing kansen (indien van toepassing per perceel) De financiële onderbouwing per Kans maakt onderdeel uit van het Kansendossier en laat zien wat de financiële waarde per kans is van de in het Kansendossier opgenomen kansen (zie paragraaf 5.3 onder b). In de concretiseringsfase heeft Opdrachtgever het recht te besluiten een opgegeven kans te benutten en inschrijver te verzoeken dit mee te nemen in een door hem op te stellen Plan van Aanpak (zie paragraaf 7.2). Daarnaast behoudt Opdrachtgever zich het recht voor om ook na gunning te besluiten een opgegeven kans te benutten. Indien Opdrachtgever besluit een kans te benutten, dan geldt hiervoor de financiële waarde zoals opgenomen in de financiële onderbouwing. De posten in de financiële onderbouwing zijn voorzien van informatie waarmee de inhoud van een post vast ligt en een onderbouwing van de prijs. Denk aan zaken als: technische eisen, calculaties, offertes etc. Kansen en de eventuele prijs daarvan zijn geen onderdeel van de inschrijfprijs. 6.3 In te dienen documenten inzake Kwaliteit (indien van toepassing per perceel) Inschrijvers dienen bij hun Inschrijving indien er verschil is per Perceel de onderstaande documenten te verstrekken met de volgende informatie: a. Prestatiedocument schoonmaakdiensten Opdrachtgever (indien van toepassing per perceel) Voor het gunningscriterium Prestatiedocument (aanbodscope en prestatieonderbouwing) dient de inschrijver op max. 2 pagina s A-4 het volgende te beschrijven: - Welke oplossingsrichting hij heeft voor de geschetste problematiek. De oplossingsrichting moet passen binnen de projectdoelstellingen die Opdrachtgever hiervoor heeft gegeven (zie bijlage A). - Welke prestatie gaat inschrijver leveren en wat maakt dat inschrijver de opdracht adequaat uit kan voeren, dat wil zeggen de opdrachtdoelstelling kan realiseren - Met welke verifieerbare informatie onderbouwt inschrijver dit, eventueel geïllustreerd met (anonieme) voorbeelden b. Risico- en kansendossier (bijlage G) (indien van toepassing per perceel) Het Risico- en kansendossier wordt beoordeeld als één document, waarvoor inschrijvers één score kunnen behalen. Risicodossier Voor het gunningscriterium Risicodossier dient inschrijver het volgende te beschrijven: - Welke risico s heeft Inschrijver geïdentificeerd die gealloceerd zijn bij de Opdrachtgever - Waarom is het een risico voor het realiseren van de doelstelling - Hoe inschrijver deze risico s prioriteert - Welke beheersmaatregelen inschrijver aanbiedt om uit te voeren - Waarom inschrijver van oordeel is dat deze effectief zijn (op basis van verifieerbare prestatieinformatie) Inschrijver dient de belangrijkste risico s te identificeren ten aanzien van de te gunnen opdracht. Het Risicodossier bestaat uit risico s buiten de eigen invloedssfeer van Inschrijver ( Risicodossier Opdrachtgever ). Deze risico s van buiten zouden de doelstellingen voor de Opdrachtnemer in gevaar kunnen brengen. In het Risicodossier dient Inschrijver geïdentificeerde risico s naar zijn inzicht te prioriteren, de bijbehorende effectieve beheersmaatregelen te noemen en de effectiviteit van de maatregelen met verifieerbare en gedocumenteerde performance informatie te onderbouwen, zodat de opdrachtdoelstellingen onverminderd kunnen worden gerealiseerd. Inschrijver gaat ermee akkoord dat het Risicodossier gedeeld kan worden met de beoogde opdrachtnemer in de Concretiseringsfase. Het Risicodossier dient te worden verwerkt op max. 2 pagina s A-4 in het format, verstrekt in Bijlage G. Kansendossier Voor het gunningscriterium Kansendossier dient inschrijver het volgende te beschrijven: - Welke kansen heeft inschrijver geïdentificeerd - Welke maatregelen biedt inschrijver aan om deze kansen te benutten - Hoe dragen deze maatregelen extra bij aan de projectdoelstelling (onderbouwd met verifieerbare prestatie-informatie) Landstede VO Pagina 15

16 - Welke gevolgen deze maatregelen hebben voor de planning van het project en welke vergoeding de inschrijver wenst te ontvangen (inclusief BTW), indien de Opdrachtgever deze maatregelen uitgevoerd wenst te hebben In het Kansendossier dient Inschrijver de kansen voor de opdracht te identificeren (dit zijn waarde toevoegende opties bovenop de eigen aanbodscope ). Er dienen alleen kansen opgenomen te worden, die geen onderdeel uitmaken van het standaard aanbod. Inschrijver dient kort te beschrijven op welke wijze de kans waarde toevoegt aan de opdracht bovenop de aanbodscope, onderbouwd met verifieerbare gedocumenteerde performance informatie. Inschrijver dient ook de geïdentificeerde kansen naar zijn inzicht te prioriteren. Het resultaat hiervan moet worden verwerkt in het format zoals verstrekt onder Bijlage G. Voor kansen waarvoor eerst onderzoek moet worden verricht, moet inschrijver de onderzoekskosten verwerken in de financiële onderbouwing van het Kansendossier. Het is aan de inschrijver een afweging te maken tussen de waardetoevoeging en de investering die daarbij hoort. Een leeg Kansendossier heeft geen toegevoegde waarde en zal geen score opleveren voor de inschrijver. Kansen die naar het oordeel van Opdrachtgever geen of een negatieve waarde toevoegen aan de projectdoelstellingen, leiden tot puntenaftrek. Deze kansen scoren derhalve slechter dan een leeg Kansendossier. c. Sleutelfunctionarissen (indien van toepassing per perceel) De Inschrijver moet indien er verschil is per Perceel bij zijn inschrijving de namen en de functies van de te interviewen Sleutelfunctionarissen vermelden (zie ook paragraaf 6.5, onder b). Sleutelfunctionarissen moeten personen zijn die een belangrijke functie vervullen in de dagelijkse uitvoering van de opdracht en moeten ook daadwerkelijk worden ingezet voor het Project. Inschrijver moet van iedere Sleutelfunctionaris een functieprofiel opgeven conform het format dat is bijgevoegd onder bijlage G. Hiervoor geldt niet de eis, dat de functieprofielen geanonimiseerd moeten worden aangeboden. Het functieprofiel bevat de volgende informatie: de naam van de functionaris; korte beschrijving van de ervaring van de functionaris de naam van de functie die hij/zij zal uitvoeren; korte omschrijving van de functie. De functieprofielen van de Sleutelfunctionarissen zijn geen onderdeel van de gunning (economisch meest voordelige inschrijving, zie Hoofdstuk 6), maar dienen als input voor de te houden interviews met deze functionarissen. e. Voorschriften voor aanleveren van de documenten: Voor het indienen van de documenten wordt verwezen naar de voorschriften gesteld in Hoofdstuk 3. Voor het Prestatiedocument en het Risico- en kansendossier gelden de volgende voorwaarden: - Het Prestatiedocument mag maximaal 2 pagina A4 bevatten. - De risico-inventarisatie inclusief bijbehorende beheersmaatregelen mag maximaal 2 pagina s A4 bevatten. (Met daarnaast maximaal 2 pagina A-4 voor eventuele toelichting en bronvermelding). - De kansen-inventarisatie inclusief bijbehorende beheersmaatregelen mag maximaal 2 pagina s A4 bevatten. (Met daarnaast maximaal 2 pagina A-4 voor eventuele toelichting en bronvermelding). - Het Prestatiedocument, het Risicodossier en Kansendossier moeten geanonimiseerd worden aangeboden. Dat betekent, dat er geen bedrijfsnamen, logo s, productnamen, technische termen, materiaalbeschrijvingen, namen van personen etc. in het document mogen worden vermeld waardoor Inschrijver kan worden herkend. - Genoemde documenten, die geanonimiseerd moeten worden aangeboden, moeten geheel op blanco (zonder logo) papier, A4 formaat worden aangeboden, waarbij lettertype Arial (10 pt) wordt gebruikt en een normale leesbare minimale regelafstand. Landstede VO Pagina 16

17 NB: Indien een inschrijving in strijd met de hierboven gestelde voorschriften (aantal pagina s A4, lettertype, geanonimiseerd etc.) wordt aangeleverd, heeft Opdrachtgever het recht de inschrijving ongeldig te verklaren en terzijde te leggen. Inschrijver is daarmee uitgesloten van verdere deelname aan deze aanbestedingsprocedure. Overige in te dienen documenten a. Akkoordverklaring Overeenkomst Zoals hiervoor aangegeven heeft inschrijver alleen gedurende de periode van inlichtingen (zie paragraaf 2.4) de gelegenheid te reageren op de bijgevoegde concept-overeenkomst. Bij vaststelling van de Nota van Inlichtingen wordt de concept-overeenkomst definitief gemaakt. Deze vastgestelde versie van de Overeenkomst is bindend voor de Inschrijver. Inschrijver dient bij zijn Inschrijving in envelop 1 een rechtsgeldig ondertekende akkoordverklaring te voegen conform het bijgevoegde model (Bijlage D). Landstede VO Pagina 17

18 7. Beoordeling Om te beoordelen welke inschrijving de economisch meest voordelige is, worden de inschrijvingen beoordeeld overeenkomstig de beoordelingsprocedure opgenomen in paragraaf 7.2 tot en met 7.5. De beoordeling van de Inschrijvingen zal plaatsvinden volgens de volgende, chronologische stappen. 7.1 Toetsing 1. toetsing op tijdige indiening van de Inschrijvingen 2. toetsing op compleetheid van de Inschrijvingen 3. toetsing aan de Uitsluitingsgronden 4. toetsing aan de Geschiktheidseisen Alle documenten die worden ingediend in het kader van de Inschrijving dienen dominante informatie te bevatten, d.w.z. simpel en gemakkelijk te verifiëren, te kwalificeren, vereist geen vakinhoudelijke expertise om de informatie te begrijpen en is te zien als logisch, gezond verstand en overduidelijk Tijdige indiening en compleetheid De Inschrijvingen worden getoetst op tijdige indiening en compleetheid. Het ontbreken van antwoorden of gegevens leidt tot uitsluiting van de procedure. Opdrachtgever kan, voordat hij een Inschrijving terzijde legt vanwege kennelijke vergissingen, onduidelijkheden en/of onvolledigheden, om de door hem nodig geachte verduidelijkingen en/of aanvullingen verzoeken met inachtneming van de aanbestedingsregels. Een en ander is uitsluitend ter beoordeling van de Opdrachtgever Uitsluitingsgronden Daarna vindt toetsing plaats aan de Uitsluitingsgronden. Indien op een Inschrijver, een combinant of een onderaannemer een van de genoemde Uitsluitingsgronden van toepassing is, wordt deze uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure Geschiktheidscriteria Opdrachtgever toetst of Inschrijver voldoet aan de gestelde Minimumeisen op het gebied van economische, financiële draagkracht en aan de eisen van technische bekwaamheid voldoet. Mocht blijken dat Inschrijver niet over de benodigde economische en financiële draagkracht of technische bekwaamheid beschikt, dan zal de Opdrachtgever de Inschrijving terzijde leggen en wordt deze uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure 7.2 Gunningscriterium Gunning vindt plaats per perceel op basis van het criterium de uit het oogpunt van Opdrachtgever economisch meest voordelige inschrijving (hierna: EMVI). Zoals aangegeven in hoofdstuk 5, maakt Opdrachtgever daarbij gebruik van een aantal principes van Best Value Procurement. 7.3 Subcriteria Welke inschrijver per Perceel de economisch meest voordelige inschrijving heeft gedaan wordt aan de hand van de volgende subcriteria bepaald. 1. De inschrijfprijs (wegingsfactor 25%) 2. Kwaliteit: (wegingsfactor 75%) a. Prestatie-document b. Risico- en kansendossier c. Interviews Sleutelfunctionarissen Landstede VO Pagina 18

19 De uitwerking en de maximale waardering van de bovenstaande criteria is weergegeven in de tabel EMVIcriteria in Bijlage F. In het in Bijlage F opgenomen Rekenblad EMVI staat, per criterium, de maximaal toe te kennen kwaliteitswaarde vermeld. Het berekeningsresultaat van het rekenblad is de fictieve inschrijfprijs Deze wordt verkregen door de opgegeven inschrijfprijs te verminderen met de totale kwaliteitswaarde. De inschrijving die op grond van dit rekenblad de laagste fictieve inschrijfprijs heeft, is de economisch meest voordelige inschrijving. Indien twee of meer inschrijvingen een gelijke en laagste fictieve inschrijfprijs hebben, dan is daarvan de inschrijving met de hoogste totale kwaliteitswaarde de economisch meest voordelige inschrijving. Indien in dat geval ook de totale kwaliteitswaarde gelijk is, dan is de Inschrijving met de hoogste waardering voor de interviews de economisch meest voordelige inschrijving. Is deze ook gelijk, dan is de inschrijving met de hoogste waardering voor het Risico- en kansendossier de economisch meest voordelige inschrijving. Blijkt deze ook gelijk te zijn, dan is de inschrijving met de hoogste waardering voor het prestatie-document de economisch meest voordelige inschrijving. Wijken de beide inschrijvingen qua waardering op geen enkel onderdeel van elkaar af, dan bepaalt het lot (loting wordt dan uitgevoerd door het hoofd Financiën en Beheer van Opdrachtgever in het bijzijn van betrokkenen). 7.4 Organisatie van de beoordeling De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats door - De Beoordelingscommissie Deze commissie is samengesteld uit zes (6) leden van Opdrachtgever, aangevuld met een extern adviseur. De externe adviseur toetst de inschrijvingen op volledigheid en beoordeelt of de aangeboden inschrijfprijzen tussen de vastgestelde plafond- en bodemprijs liggen. De externe adviseur ontvangt daartoe zowel envelop 1 van de inschrijving (met de prijsdocumenten) als envelop 2 van de inschrijving (met de kwalitatieve documenten). De leden van de Beoordelingscommissie ontvangen alleen (kopieën van) de kwalitatieve documenten en beoordelen op basis van de kwaliteitsdocumenten de EMVI-criteria. De inschrijfprijzen worden niet bekend gemaakt aan de leden van de Beoordelingscommissie. De Beoordelingscommissie geeft in consensus één definitieve beoordeling per EMVI-criterium. 7.5 Toets geldigheid inschrijvingen a. Toets op volledigheid (7.1) De externe adviseur toetst of de inschrijvingen voldoen aan het gestelde in de offerteaanvraag met bijbehorende Nota( s) van Inlichtingen en de eisen van de Aanbestedingswet Opdrachtgever heeft het recht onvolledige inschrijvingen als ongeldige inschrijvingen terzijde te leggen en uit te sluiten van de verdere procedure. b. Toets op plafond en bodemprijs Inschrijvingen waarvan de inschrijfprijs hoger is dan de plafondprijs en/of lager dan de bodemprijs, worden gekwalificeerd als ongeldige inschrijvingen en als zodanig terzijde gelegd waarmee ze zijn uitgesloten van de verdere procedure. De inschrijfprijzen zullen worden beoordeeld aan de hand van de ingediende inschrijfbiljetten en inschrijfstaten. Indien daartoe aanleiding bestaat, zal de externe adviseur namens Opdrachtgever de inschrijver om een toelichting vragen. Indien de financiële onderbouwing niet voldoet aan de door Opdrachtgever gestelde eisen aan de inschrijving, heeft Opdrachtgever het recht de inschrijving ongeldig te verklaren. Landstede VO Pagina 19

20 7.6 Beoordeling kwaliteit a. Beoordeling kwalitatieve documenten De beoordeling van de EMVI-criteria, geschiedt door de Beoordelingscommissie. De kwalitatieve documenten van de geldige inschrijvingen zullen geanonimiseerd worden voorgelegd aan de Beoordelingscommissie. De Beoordelingscommissie beoordeelt de inschrijvingen en geeft cijfers. Voor de beoordelingscijfers wordt verwezen naar bijlage F. De Beoordelingscommissie stelt per inschrijver de definitieve scores en motiveringen vast voor de EMVI-subcriteria. Niet eerder dan dat de definitieve scores en motivering per criterium van de kwalitatieve documenten in consensus zijn vastgesteld, zal worden aangevangen met de beoordeling door middel van interviews. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om partijen die niet meer voor gunning in aanmerking komen, niet uit te nodigen voor de interviews, dit geldt in elk geval voor Inschrijvers die een 2 en/of een 4 gescoord hebben op Prestatieonderbouwing, Risicodossier of Kansendossier, deze worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.. b. Beoordeling door middel van interviews Het criterium Interviews Sleutelfunctionarissen zal worden beoordeeld aan de hand van interviews met de twee Sleutelfunctionarissen die de inschrijver heeft aangeboden. Aan de hand van de interviews wordt beoordeeld of de Sleutelfunctionarissen het project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgronden en goed kunnen managen. De vragen zullen hier nadrukkelijk op zijn gericht, mede in het licht van het ingediende Prestatiedocument, Risicodossier en Kansendossier. Opdrachtgever gaat ervan uit, dat de aangeboden Sleutelfunctionarissen doorslaggevend zijn om het project tot een succes te maken. Met iedere Sleutelfunctionaris afzonderlijk wordt een gesprek gevoerd van maximaal 30 minuten. De te houden interviews zullen onafhankelijk plaatsvinden met twee Sleutelfunctionarissen per inschrijver. Voorwaarde is, dat de personen die Inschrijver als Sleutelfunctionaris afvaardigt ook daadwerkelijk en actief worden ingezet bij het uitvoeren van de opdracht. De interviews zullen plaats vinden op 25 augustus Opdrachtgever stelt de locatie, de definitieve datum en het tijdstip van de interviews vast. Bij de beoordeling van het EMVI-criterium Interviews Sleutelfunctionarissen beoordeelt de Beoordelingscommissie de interviews en wordt een cijfer gegeven. De score van ieder interview telt voor de helft van de waarde nl. 15% mee (zie hiervoor bijlage F). De rangorde van de interviews wordt vastgesteld. De interviews worden afgenomen door één of twee bij het project betrokken persoon van of namens Opdrachtgever. Deze perso(o)n(en) bereiden(t) de interviews voor. Tijdens het interview zijn één of meer van de overige leden van de Beoordelingscommissie aanwezig voor de beoordeling. Zij mengen zich niet in het interview, tenzij ze daartoe worden uitgenodigd door één der interviewers. Het gehele interview zal op audio/video worden opgenomen en opgeslagen onder een unieke bestandsnaam (corresponderend met de naam van de inschrijver). De bestandsnamen van de twee geluidsbanden van de interviews van de Sleutelfunctionarissen worden vast gelegd in het proces-verbaal. Het gestelde in de interviews maakt integraal onderdeel uit van de inschrijving. De inschrijving (inclusief de interviews) maakt na definitieve gunning onderdeel uit van de Overeenkomst. Belangrijk aandachtspunt: Opdrachtgever wijst er nadrukkelijk op dat de Sleutelfunctionarissen van de inschrijver tijdens de interviews alleen inhoudelijk nadere toelichting (verduidelijking) mogen geven op het kwalitatieve deel van de inschrijving. Het is niet toegestaan, tijdens de interviews af te wijken van hetgeen is ingediend in die zin, dat een essentiële wijziging dan wel aanvulling ontstaat van de Inschrijving. Bij het beoordeling van de interviews zullen uitsluitend punten worden toegekend voor de mate waarin de geïnterviewde Sleutelpersoon duidelijk heeft kunnen maken dat hij het project (de uitvoering van de opdracht) goed doorgrondt en in staat is het project te allen tijde goed kunnen managen. De leden van de Beoordelingscommissie zijn niet bekend met de inschrijvingsprijs, zodat ze de kwaliteit los van de prijs kunnen beoordelen. Daarom is het niet toegestaan de aangeboden inschrijvingsprijs tijdens de interviews bekend te maken. Landstede VO Pagina 20

21 8. Gunning 8.1 Vaststellen economisch meest voordelige inschrijving De Beoordelingscommissie zal per inschrijver en per Perceel de beoordelingen vastleggen in het rekenblad, zoals bijgevoegd onder Bijlage F. De inschrijver met de laagste fictieve inschrijfprijs heeft de economische meest voordelige Inschrijving gedaan. Van deze inschrijver zal Opdrachtgever de financiële onderbouwing toetsen aan de gestelde eisen. Indien de financiële onderbouwing hieraan voldoet komt deze inschrijver in aanmerking voor voorlopige gunning en de pre-awardfase (m.i.v. hetgeen hieromtrent gesteld is in hst 1.2). Opdrachtgever maakt het gunningvoornemen schriftelijk bekend aan alle inschrijvers. De inschrijver met de laagste Fictieve inschrijfprijs eindigt op nummer 1 en de inschrijver met de hoogste Fictieve inschrijfprijs eindigt op nummer 5. (mits alle geslecteerde partijen een geldige inschrijving doen). De afgewezen inschrijvers hebben gedurende een periode van 20 kalenderdagen de mogelijkheid tegen de afwijzing bezwaar in te dienen overeenkomstig het gestelde in Hoofdstuk Concretiseringsfase Met het verzenden van het gunningvoornemen, vangt tevens de Concretiseringsfase aan. Deze fase neemt ca. 4 tot 6 weken in beslag en is bedoeld om de Inschrijving van de beoogde opdrachtnemer(s) gedegen te verifiëren. De Concretiseringsfase start met een overleg tussen Opdrachtgever en de beoogde opdrachtnemer. Tijdens dit overleg zullen alle risico s tot in detail worden besproken. Ook eventuele risico s die de beoogde opdrachtnemer niet had voorzien in het door hem aangeleverde Risicodossier komen daarbij aan de orde. Opdrachtgever zal de beoogde opdrachtnemer vervolgens verzoeken, het uit te voeren project tot in detail uit te werken in een Plan van Aanpak op basis van de door hem ingediende inschrijving. De beoogde Opdrachtnemer moet in het Plan van Aanpak nauwkeurig aangeven, hoe hij het beloofde resultaat zal gaan bereiken binnen de randvoorwaarden en projectdoelstellingen (zoals aangegeven in de Projectomschrijving in bijlage A). Van de beoogde opdrachtnemer wordt daarbij verwacht, dat hij daarin ook de beheersmaatregelen meeneemt ten aanzien van risico s die hij niet had voorzien, indien daarvan sprake is. Daarnaast dient hij de mogelijkheden van de door hem opgegeven toegevoegde waarde (kansen) nadrukkelijk te verwerken in het Plan van Aanpak, indien Opdrachtgever dit verzoekt. In het Plan van Aanpak moet inschrijver ook aangeven welke activiteiten met welke inzet hij van Opdrachtgever verwacht en hoe hij ervoor zorgt dat dit wordt beperkt tot een zo minimaal mogelijke inzet. Tenslotte moet inschrijver in het Plan van Aanpak aangeven hoe hij omgaat met de communicatie richting Opdrachtgever en evt. derde betrokkenen bij het Project (stakeholders). In deze fase zal tevens ook definitieve controle plaatsvinden op de m 2 en zal een gedetailleerde planning en een kwaliteitsplan met kwaliteitsborgingsprocedures worden opgesteld. Deze worden onderdeel van het Plan van Aanpak. De Beoordelingscommissie van Opdrachtgever toetst of het definitief ingediende Plan van Aanpak voldoet aan de kwaliteit die de beoogde opdrachtnemer heeft opgegeven bij zijn inschrijving (inclusief de opgegeven inschrijfprijs). Indien Opdrachtgever van mening is, dat de beoogde opdrachtnemer met het ingediende Plan van Aanpak heeft aangetoond dat hij in staat is de opdracht uit te voeren overeenkomstig de door hem bij inschrijving aangegeven kwaliteit en voor de opgegeven inschrijfprijs, sluit Opdrachtgever deze fase af door de overeenkomst aan te bieden aan opdrachtnemer. Indien opdrachtnemer de overeenkomst ondertekent, is hij ervoor verantwoordelijk het project uit te voeren voor de door hem opgegeven prijs, binnen de opgestelde planning en de kwaliteit die hij heeft gegarandeerd. Indien de beoogde opdrachtnemer niet in staat is voldoende aan te tonen, dat hij het door hem beloofde resultaat kan bereiken, zal zijn inschrijving alsnog als ongeldig terzijde worden gelegd. Opdrachtgever zal dan het gunningvoornemen intrekken en is dan gerechtigd te besluiten een nieuw gunningvoornemen bekend te maken, inhoudende dat Opdrachtgever voornemens is de opdracht te gunnen aan de inschrijver die op de tweede plaats in de ranking is geëindigd. Alle inschrijvers zullen daarvan gelijktijdig op de hoogte worden gesteld. Op de dag na de bekendmaking vangt de Concretiseringsfase met de nieuwe beoogde opdrachtnemer aan. Deze verloopt op dezelfde wijze als boven omschreven. Landstede VO Pagina 21