Samenwerkingsplan Kindercentra & Flexpool incl. beoordelen invalmedewerkers Flexpool

Transcriptie

1 Samenwerkingsplan Kindercentra & incl. beoordelen invalmedewerkers Statusoverzicht. Consultatie unitmanagers/ locatiemanagers Mei 2010 Consultatie cliëntenraad nvt OR nvt Instemming Advies. Vastgesteld door Bestuursgroep MKO Borging. Proceseigenaar Manager Implementatie m.i.v. September 2009 Opgenomen in kwaliteitshandboek Maart 2011 Basisdocument opgeslagen in: KWF/ kwaliteitshandboek / Specifiek bijbehorende instrumenten opgeslagen Beoordelen invalmedewerkers in: Eerstvolgende evaluatiedatum Najaar

2 Samenwerkingsplan Kindercentra & incl. beoordelen invalmedewerkers SAMENWERKINGSPLAN, kindercentra &. Inleiding en uitgangspunt: SKSG Kinderopvang is enorm gegroeid het afgelopen jaar en daarmee ook het. Door deze groei is het noodzakelijk geworden de werkwijze mbt tot de planning van invalpersoneel te veranderen, zowel op de kindercentra als op het. De poule van invalpersoneel waarmee het werkt is groter dan 100, door de vele aanvragen worden medewerkers op veel verschillende kindercentra ingezet. Er komen veel onbekende gezichten, er zijn veel aanvragen op korte termijn, of worden op korte termijn veranderd en soms kan er niemand ingezet worden op een aanvraag, dit geeft veel onrust. Om tot betere afstemming te komen hierover is er gekozen om volgens dit plan te gaan werken. Het uitgangspunt hierbij is de samenwerking tussen en kindercentra te verbeteren. We gaan unit gericht werken, wat betekent dat; Voor : Elke planner van het krijgt een unit onder haar hoede. Er worden vaste invalmedewerkers gekoppeld aan een unit. Er wordt met een verbeterd planningsprogramma gewerkt De kwaliteit van invalkrachten van is beter te volgen (door hen te beoordelen) Er is regelmatig overleg tussen planner en LM. (zie punt 3 overleg) Voor kindercentrum: Locatiemanager (LM) is contactpersoon voor, voor de korte termijn aanvragen kunnen er andere contactpersonen worden aangewezen, 1 voor kdv en 1 voor bso. Er zullen kengetallen moeten komen wat betreft de flex formatie op kindercentra en, (deze kan ruim incl. zwangerschapsverlof, ouderschapsverlof en scholing). We werken met 80% vast (regulier) contract, 10% flex (kwartaal)contract, 10% marge (inleen via ). Er wordt gewerkt met een kwartaal en/of maandplanning. Er is maandelijks overleg tussen LM en planner. (zie punt 3 overleg) Er is 1 x per jaar, of op verzoek vaker, overleg tussen UM en planner. 1. Taken planner van m.b.t inzet van invalpersoneel; Het behandelen van aanvragen, inschrijven van de diensten, in principe voor de kindercentra van de 'eigen unit'. Geschikte invaller zoeken en afspraak maken. Het informeren van LM over wie er komt, (voor de korte termijn afspraken iemand anders). De dienst bevestigen in de computer. Op unit niveau ervoor zorgen dat er voldoende invalpersoneel beschikbaar is, (altijd inzet) Signaalfunctie wat betreft het functioneren van invalpersoneel naar (assistent) hoofd. 2

3 Samenwerkingsplan Kindercentra & incl. beoordelen invalmedewerkers 2. Taken locatiemanager m.b.t inzet van invalpersoneel; Per kwartaal en/of maand roosteren. Voldoende eigen flexibele kwartaalmedewerkers aan het kindercentrum koppelen(met behulp van kengetallen). Eigen verantwoordelijkheid mbt werving en selectie (via selectieteam). Het aanvragen van de diensten, evt. speciale wensen aangeven, (via de mail). Het informeren van de groepen wie er komt invallen en het rooster bijwerken. informeren wie contactpersoon is bij korte termijn aanvragen. 3. Overleg De locatiemanager en de planner hebben maandelijks overleg op het (en bv 1x p/jr op het kindercentrum), initiatief vanuit het. Na verloop van tijd zou dit naar 1x p/kw kunnen. Aan de orde komen in elk geval de volgende onderwerpen: - De lange termijn planning, langdurige vervanging, ( b.v. zwangerschapsvervanging, langdurig verzuim, vacature ruimte, vakantie). - De maandplanning (b.v. cursussen, vrije dagen). - Het starten van een nieuwe groep of kindercentrum bespreken (tijd nemen voor de soll.procedure) - Oplossingen en mogelijkheden bespreken voor een optimale formatie/personeelsbezetting op het kindercentrum en bij. - Functioneren van invalmedewerkers van signaleren/volgen. - Eventuele knelpunten, afwijkende vragen van kindercentra, of invalmedewerkers. In principe hebben de UM en planner 1 x per jaar, of vaker op verzoek, overleg. Hier wordt dan de samenwerking tussen kc en per unit besproken. 4. Instroom/doorstroom De meeste PM-ers komen op invalbasis via in dienst bij SKSG Kinderopvang. Zij krijgen of een 0- uren contract of een kwartaalcontract (vnl. afhankelijk van beschikbaarheid, ervaring en vraag naar invalpersoneel). De eerste 2 maanden (=proeftijd) van hun dienstverband worden ze ingewerkt op een kindercentrum. Bij goed functioneren worden ze daarna gekoppeld aan een unit en ingezet via het. (Pas na verlenging van hun eerste half jaar contract, mogen ze solliciteren op interne vacatures en dus doorstromen naar een kindercentrum). Bij vervanging voor zwangerschap, langdurig verzuim of tijdelijke vacature invulling kan een invalkracht tijdelijk gekoppeld worden aan een kindercentrum. Bij einde proeftijd en einde ½ jaarscontract vindt er een beoordeling plaats, assistent hoofd neemt hiertoe initiatief richting de kindercentra. (**zie bijlage hieronder) 3

4 Samenwerkingsplan Kindercentra & incl. beoordelen invalmedewerkers 5. Aanvragen Alle aanvragen komen in principe via de mail binnen bij, aangevraagd door de LM en worden verwerkt door de planner van die unit. Voor calamiteiten kan de aanvraag telefonisch. Termijn Aanvragen van kindercentrum (LM) 3 maanden of langer langdurige vervanging bij b.v. zwangerschapsverlof, lang verzuim of tijdelijke vacature 1 maand van tevoren lange termijn aanvragen b.v. vervanging van ziekte, vakanties, studiedagen en vrije dagen. Verwerking door (planner) één medewerker inzetten die gedurende de vervanging gekoppeld wordt aan het kindercentrum zoveel mogelijk zelfde medewerker inzetten voor één aanvraag b.v. 3 weken vakantie 1 maand van tevoren kijken naar spoed aanvragen op korte termijn of zelfde dag b.v. onverwachte uitval spoed kijken naar verwerken en doorgeven bij voorkeur een medeweker uit de unit, anders uit een andere unit of extern uitzendbureau verwerken en doorgeven ** In mei 2010 is het samenwerkingsplan geëvalueerd. Zie hiervoor Evaluatie; samenwerkingsplan kindercentra & Om het beoordelen van PM-ers van weer aan te scherpen is het stuk Beoordelen invalmedewerkers geschreven. Dit zijn de uitgangspunten voor het beoordelen. Beoordelen invalmedewerkers November 2010 Knelpunten die kwamen uit de evaluatie Samenwerking kindercentra & (voorjaar 2010) het beoordelen van invalmedewerkers van verloopt moeizaam; het is moeilijk om iemand goed en zorgvuldig te kunnen beoordelen; zeker een beoordeling bij einde tijdelijk dienstverband gebeurt vaak niet tijdig of volledig daarnaast zijn de taken en verantwoordelijkheden binnen een kindercentrum; tijdens de inwerkperiode van een invalmedewerker, niet altijd duidelijk. Daarom is een werkgroep gevormd om e.e.a. te onderzoeken en met een verbetervoorstel te komen. Het inwerk- en introductiebeleid (2003) hebben we als uitgangspunt genomen. Het beleid moet nog geactualiseerd worden, maar inhoudelijk kunnen we hier nog goed mee uit de voeten. 4

5 Samenwerkingsplan Kindercentra & incl. beoordelen invalmedewerkers Dit wetende spitsen we ons toe op de omgang met medewerkers en het in ere herstellen van het mentorschap. Inwerken van medewerkers (proeftijd) Nieuwe PM komt in dienst bij (oproepkracht/kwartaalmedewerker) Gaat 2 maanden (proeftijd) inwerken op één kindercentrum. Medewerker krijgt 8 uur ( 1x 8u of 2x 4u) om boventallig ingezet te worden; rondleiding, toewijzing en kennismaking mentor, collega s en kinderen, informatie verstrekken over kindercentrum en werkwijze (pedagogisch werkplan), lezen van informatie, meedraaien op de groepen, maken van werkafspraken. Na 4 weken een voortgangsgesprek; mentor en medewerker (professioneel handelen, professionele houding,collegialiteit, medewerker SKSG Kinderopvang; zie beoordelingslijst) Na 7 weken beoordeling / einde proeftijd gesprek; LM en medewerker. (professioneel handelen, professionele houding,collegialiteit, medewerker SKSG Kinderopvang; invullen beoordelingslijst) Dit is beoordelen op functioneren. Bij positieve beoordeling, blijft medewerker in dienst. Medewerker gaat weg bij inwerklocatie, wordt door ingezet als invalmedewerker (inzet op meerdere kindercentra). Mentorschap Binnen elk kindercentrum wordt de SPM als mentor gevraagd door de LM. Het mentorschap is geen op-zichzelf-staande functie of taak, het wordt niet extra beloond. Het wordt uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de LM. Dat betekent dat de SPM de invalmedewerkers begeleidt bij het inwerken en bij het volgen tijdens invalwerk op het kindercentrum. De LM doet de beoordelingen met de invalmedewerker, op verzoek van het. Taken en verantwoordelijkheden bij het inwerken: Binnen kindercentrum bekend maken dat er een nieuwe medewerker komt inwerken. De 1 ste werkafspraak met de nieuwe medewerker maken en haar introduceren binnen het kindercentrum. Het wegwijs maken van de medewerker in de dagelijkse werkzaamheden, werkwijze, protocollen, te gebruiken formulieren, gewoontes enz. Aanspreekpersoon; voor collega s en voor de nieuwe medewerker, informatie verzamelen over het functioneren van de nieuwe medewerker. Voortgangsgesprek voeren na 4 weken met de nieuwe medewerker (informatie verzamelen bij andere collega s). LM en hoofd informeren bij onvoldoende functioneren. Beoordeling voorbereiden voor de LM voor afloop proeftijd. Na 7 weken doet de LM de beoordeling en bespreekt dit met de invalmedewerker van voor eindeproeftijd. De beoordeling wordt naar gestuurd. 5

6 Samenwerkingsplan Kindercentra & incl. beoordelen invalmedewerkers Bij goed functioneren gaat medewerker naar en wordt als invalkracht door ingezet. Bij onvoldoende functioneren gaat medewerker uit dienst, na overleg tussen LM en hoofd. Taken en verantwoordelijkheden bij het begeleiden van invalmedewerkers gekoppeld zijn aan een Unit: De LM krijgt maandelijks van een overzicht welke invalmedewerkers aan hun Unit gekoppeld zijn. De mentor zorgt ervoor dat ze maandelijks informatie verzameld over deze medewerkers binnen het eigen kindercentrum, ook bij de dependances. Als het verzoek komt voor een beoordeling, kan de mentor haar LM informeren over het functioneren van de invalmedewerker. Beoordeling einde tijdelijk dienstverband Voor het einde van een tijdelijk dienstverband is er van alle invalmedewerkers een beoordeling nodig. Vanuit het wordt een LM van een kindercentrum benaderd, waar een invalmedewerker regelmatig heeft gewerkt. Ons uitgangspunt hierbij is dat een beoordeling gevraagd kan worden; voor een oproepkracht (0-uren contract) bij min. 10x inzet op een kindercentrum voor een kwartaalmedewerker bij min. 20x inzet op een kindercentrum De invalmedewerker wordt uitgenodigd door de LM voor een beoordelingsgesprek, deze zorgt ervoor dat het gesprek plaatsvindt voor afloopdatum tijdelijk dienstverband. De beoordeling wordt naar gestuurd. Bij een onvoldoende beoordeling wordt hoofd zo spoedig mogelijk geïnformeerd. Hoofd verzorgt altijd de mutatie voor contractverlenging of beëindiging. 6