9 Documenten. 9.1 t/m 9.3 beheer van documenten. Statusoverzicht. Voorgenomen besluit Bestuursgroep OR. Vastgesteld door Bestuursgroep

Transcriptie

1 Statusoverzicht. Consultatie 1 Consultatie 2 Voorgenomen besluit Bestuursgroep OR q Instemming q Advies q N.v.t. Vastgesteld door Bestuursgroep N.v.t. N.v.t. Borging. Implementatie m.i.v. Opgenomen in organisatiehandboek Basisdocument opgeslagen in: Specifiek bijbehorende instrumenten opgeslagen in: 1. P&O/ algemeen / notities/ (werkdocument) 2. KWALITEITSHANDBOEK (vastgesteld beleid). Niet van toepassing Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 1 / 7

2 Inhoudsopgave. DOCUMENTENBEHEER HET ONTSTAAN VAN DOCUMENTEN AUTORISATIE VAN DOCUMENTEN BORGING, VERSPREIDING, BEHEER EN TOEGANKELIJKHEID VAN DOCUMENTEN Borging van documenten kwaliteitsstelsel Verspreiding van documenten kwaliteitstelsel Borging en verspreiding van externe kerndocumenten WIJZIGING VAN DOCUMENTEN VERNIETIGING/VERVANGING VAN DOCUMENTEN Vernietiging/vervanging van documenten kwaliteitstelsel Vernietiging/vervanging van externe kerndocumenten WAARBORGEN VAN PRIVACY. 6 Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 2 / 7

3 DOCUMENTENBEHEER. 1.1 Het ontstaan van documenten. 1) Alle documenten die binnen de reikwijdte van het kwaliteitsstels el vallen komen in beginsel tot stand door een schriftelijke opdracht 1 van de (voorzitter van de) bestuursgroep aan specifiek benoemde afdelingen en/of functionarissen 2. 2) Indien in een reeds vastgelegd beleid specifiek is bepaald, dat de proceseigenaar (of andere functionaris) verantwoordelijk -en dus bevoegd- is tot het wijzigen van (benoemde) werkinstructies protocollen, formulieren, etc, zullen nieuwe documenten tot stand komen door een opdracht van de proceseigenaar. Deze opdracht hoeft niet schriftelijk te worden vastgelegd Autorisatie van documenten 1) Documenten binnen de reikwijdte van het kwaliteitsstelsel worden uitsluitend geautoriseerd (vastgesteld) door de voorzitter van de bestuursgroep. 2) Indien het nieuwe document tot stand is gekomen door een opdracht van een proceseigenaar, dient deze het betreffende document voorafgaande aan implementatie ter autorisatie voor te leggen aan de (voorzitter van de) bestuursgroep. 3) Indien in de besluitvorming andere organen en/of functionarissen betrokken dienen te worden is dit reeds in de schriftelijke opdrachtformulering aangegeven Borging, verspreiding, beheer en toegankelijkheid van documenten Borging van documenten kwaliteitsstelsel. 1) Door de voorzitter van de bestuursgroep geautoriseerde documenten worden opgenomen in daartoe (door BG) vastgestelde handboeken. 2) Van deze handboeken is vastgelegd wie de handboekhouder is 3, voor wie ze toegankelijk zijn en waar ze aanwezig dienen te zijn 4. 3) De Kwaliteitsfunctionaris is in eerste instantie verantwoordelijk voor het beheer van deze handboeken. 4) De handboekhouder is (mede)verantwoordelijk voor het beheer van het handboek. Onder beheer wordt in dit geval verstaan: het up-to-date houden van het handboek, zorgdragen voor de aanwezigheid in het handboek van (slechts die) documenten die door de Kwaliteitsfunctionaris zijn aangeleverd, zorgdragen dat alleen die functionarissen die daartoe bevoegd zijn toegang hebben tot het handboek. 1 Opdrachten komen vrijwel altijd tot stand door rapportage en initiatie van de in het kwaliteitshandboek benoemde proceseigenaren; deze zijn verantwoordelijk voor signalering van ontwikkelingen en knelpunten van de aan hen toegewezen beheersgebieden én rapportage daarvan aan de bestuursgroep. Uiteraard kan de voorzitter van de bestuursgroep ook zonder een dergelijk initiatief besluiten tot het verstrekken van een opdracht tot beleidsvoorbereiding. 2 De werkwijze hierbij is beschreven in het document Fases in beleidsvorming; zie Kwaliteitshandboek SKSG hoofdstuk 6 onderzoek en ontwikkeling. 3 Vrijwel altijd het hoofd van een lokatie of afdeling 4 Zie voor een overzicht van handboeken bijlage 1. Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 3 / 7

4 5) De wijze van verdere borging is divers en zal beschreven worden in i mplementatieplannen. Een implementatieplan dient te worden geautoriseerd door de BG of een daartoe door de BG aangewezen functionaris. 6) Vastgestelde originelen van (kwaliteitstelsel)documenten worden elektronisch opgeslagen. Het betreffende bestand is uitsluitend toegankelijk voor de Kwaliteitsfunctionaris Verspreiding van documenten kwaliteitstelsel. 1) Vastgestelde originelen van (kwaliteitstelsel)documenten worden ter bewerking (lay -out) en ter verspreiding -door de voorzitter van de BG- aangeboden aan de Kwaliteitsfunctionaris. Bij de aanbieding van het document aan de Kwaliteitsfunctionaris is door de BG aangegeven hoe het document geborgd dient te worden 5. 2) Uitsluitend de Kwaliteitsfunctionaris verzorgt de verspreiding (én registratie van deze ver spreiding). De functionaris rapporteert m.b.t. de verspreiding aan de BG. Documenten die op andere wijze worden aangeboden voor opname in een vastgesteld handboek zijn nietig. 3) Op de aangeboden documenten wordt in een overzicht vermeld: - Rubriek (correspondeert met indeling handboek kwaliteitsstelsel Kinderopvang) - Thema (Sub-rubriek) - Doel van het document - Proceseigenaar - Uitgiftedatum - Aantal pagina s van het document Thema, uitgifte datum en pagina x van x wordt op iedere pagina van het document herhaald Borging en verspreiding van externe kerndocumenten. 1) Originele externe kerndocumenten dienen gearchiveerd te worden door en op het directiesecretariaat. 2) Het directiesecretariaat is verantwoordelijk voor de verspreiding van een kopie van het document aan de proceseigenaar van het beheersgebied waarop het document betrekking heeft. 3) De betreffende proceseigenaar is verantwoordelijk voor de beoordeling van de implicaties van het betreffende document; beoordeelt of en hoe het document geïmplementeerd dient te worden en neemt hiertoe de benodigde acties. 4) Het directiesecretariaat geeft bij archivering op/bij het document aan: - Datum ontvangst - Betreffende proceseigenaar - Datum kopie naar proceseigenaar. 5) De op het directiesecretariaat gearchiveerde documenten zijn uitsluitend toegankelijk voor de directie, betreffende proceseigenaar en functionarissen die hiertoe door de proceseigenaar zijn aangewezen. Het directiesecretariaat is verantwoordelijk voor de bewaking hiervan. 5 D.m.v. vermelding in het statusoverzicht van op het voorblad van een document; Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 4 / 7

5 6) De kopieën van de kerndocumenten worden door de proceseigenaar gearchiveerd op een uitsluitend voor haar/hem toegankelijke plaats. De proceseigenaar is vrij in de wijze waarop de kopieën gearchiveerd dienen te worden. 7) De SKSG heeft in een overzicht 6 aangegeven wat kerndocumenten zijn en wie de betreffende proceseigenaar is. Het overzicht wordt vastgesteld door de BG en wordt beheerd door het directiesecretariaat Wijziging van documenten Zie het ontstaan van documenten Vernietiging/vervanging van documenten Vernietiging/vervanging van documenten kwaliteitstelsel. 1) Indien documenten vervangen en/of vernietigd dienen te worden, wordt dit door de voorzitter van de BG kenbaar gemaakt aan de Kwaliteitsfunctionaris. Indien een bestaand document vervangen wordt door een ander document is daarmee automatisch het voorgaande document vervallen. 2) De Kwaliteitsfunctionaris draagt zorg voor infomatievoorziening aan handboekhouders m.b.t de vervanging of vernietiging van documenten én de wijze waarop een document vernietigd dient te worden. 3) Vervallen documenten in het kader van het kwaliteitsstelsel worden in beginsel niet bewaard. 4) In beginsel kunnen vervallen documenten door de betreffende handboekhouders vernietigd worden. 5) Indien de documenten informatie bevatten die de privacy van klanten en/of medewerkers en/of de concurrentiepositie van de SKSG kan aantasten, dienen de te vernietigen documenten aangeboden te worden aan de Kwaliteitsfunctionaris. Deze draagt zorg voor een afdoende registratie m.b.t. de ontvangst van deze te vernietigen documenten én draagt zorg voor een adequate vernietiging. Adequaat betekent in dit geval; op dusdanige wijze dat de documenten niet in handen van onbevoegden en/of derden kunnen komen. 6) De BG is verantwoordelijk voor de beoordeling van de wijze waarop documenten vernietigd dienen te worden én instrueert de Kwaliteitsfunctionaris. De BG laat zich terzake adviseren door de betreffende proceseigenaar Vernietiging/vervanging van externe kerndocumenten. 1) Indien documenten vervangen en/of vernietigd en/of bewaard dienen te worden, wordt dit door de betreffende proceseigenaar kenbaar gemaakt aan het DS en de voorzitter van de BG. Indien kerndocumenten bewaard dienen te worden geeft de proceseigenaar tevens de bewaartermijn aan. 2) Het directiesecretariaat draagt zorg voor een adequate archivering van te bewaren kerndocumenten. 3) Kopieën van te vernietigen of te bewaren kerndocumenten dienen aangeboden te worden aan het directiesecretariaat. Het DS draagt zorg voor een afdoende registratie m.b.t. de ontvangst van deze te vernietigen of te bewaren documenten. 6 zie Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 5 / 7

6 4) Het DS draagt zorg voor een adequate archivering of vernietiging. Adequaat betekent in dit geval; op dusdanige wijze dat de documenten niet in handen van onbevoegden en/of derden kunnen komen Waarborgen van privacy. Zie privacyreglement SKSG. 9.2 Het kwaliteitshandboek als document op de werkplek. In het kwaliteitshandboek zijn alle documenten die betrekking hebben op het kwaliteitssysteem verzameld. Het handboek is een digitale versie. Hierbij is de hoofdstukindeling van het HKZmodel gevolgd. Door de digitale versie van het kwaliteitshandboek zijn alle juiste versies van de documenten op de locaties aanwezig. Medewerkers beschikken over een papierenversie van de werkinstructies. Elke groep beschikt over het zo genoemde protocollenboek Wijzigingen/ aanvullingen: Documenten kunnen alleen gewijzigd of aangevuld worden na autorisatie van een document door de proceseigenaar. De nieuwe of gewijzigde documenten worden opgenomen in het kwaliteitshandboek. De nieuwe of gewijzigde versies van documenten worden door de kwaliteitsmedewerker na de wijziging verspreid in de organisatie. Zie ook 9.1 Beheer documenten. 9.3 Kwaliteitsregistraties en beheer van gegevens De registraties hebben betrekking op kwaliteitsgegevens* t.a.v.: - tekortkomingen (inclusief klachten van afnemers) - corrigerende en preventieve maatregelen - interne en externe audits - diverse evaluaties - prestaties van toeleveranciers - verslag bestuursgroep - verslag unitoverleg, team en groepsoverleg - jaarverslagen Tijdens de uitvoering van de verschillende procedures worden door de verantwoordelijke medewerker kwaliteitsgegevens genoteerd. De identificatie en naspeurbaarheid van de gegevens wordt gewaarborgd door registratie van datum, naam klant, onderwerp en/ of vastlegging van datgene waarop de registratie betrekking heeft, en een vermelding van de naam/ paragraaf van diegene die de registratie uitvoert. Kwaliteitsgegevens worden centraal gearchiveerd zodat ze gemakkelijk zijn terug te vinden. Voor de beheersing van registratiedocumenten wordt verwezen naar norm 9.1: Beheer van documenten. Kwaliteitsgegevens worden na een bepaalde periode beoordeeld/ geanalyseerd. Door de kwaliteitsmanager wordt in overleg met de directeur vastgesteld: Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 6 / 7

7 - na welke periode beoordeeld/ geanalyseerd wordt - welke gegevens beoordeeld/ geanalyseerd worden (klachten van klanten worden bijv. jaarlijks geanalyseerd) - in het jaarverslag wordt gerapporteerd, tevens vindt halfjaarlijks schriftelijke rapportage plaats aan de bestuursgroep De rapportage wordt verstuurd naar de directeur die het inbrengt in de bestuursgroep. Kwaliteitsgegevens worden gedurende drie jaar bewaard. De bewaartermijn kan langer zijn indien dit contractueel is vastgelegd. * Kwaliteitsgegevens: gegevens die betrekking hebben op in het HKZ genoemde normen. Versie september 2006 Proceseigenaar kwaliteitsfunctionaris Pagina 7 / 7