Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. Manger Cats 27 november 2014

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. Manger Cats 27 november Opening Monique de Jonge opent om 20:05 de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Er zijn 10 leden die zich hebben afgemeld. 2. Mededelingen en ingekomen stukken Er zijn geen binnengekomen stukken. Monique verzoekt eenieder de presentielijst te tekenen. 3. Notulen ALV 19 november 2013 Er zijn geen opmerkingen naar aanleiding van de notulen, en deze worden goedgekeurd. 4. Goedkeuring jaarverslagen 2014 commissies De jaarverslagen van de commissies zijn verstuurd met de stukken voor de ALV. Er zijn een aantal vragen van Jan-joop Treffers binnengekomen op basis van deze stukken; deze zullen bij de verschillende agenda punten terugkomen. Er zijn verder geen vragen over de verslagen, en ze worden unaniem goedgekeurd door de ALV. 5. Goedkeuring financiële jaarverslagen 2014 Peter Brandsma geeft een korte toelichting m.b.t. de financiën. De meeste posten komen goed overeen met de begroting. De inkomsten uit contributie waren als verwacht. Het resultaat van de sponsorcommissie is, zeker in de huidige tijd, zeer goed te noemen. Daarbij komt ook nog eens dat er ook veel sponsoring in natura is geweest, wat veel evenementen extra cachet heeft gegeven. Verder zijn de inkomsten vanuit de horeca hoger dan begroot. Aan de kostenkant valt op dat de verschillende commissies weer zuinig zijn geweest; kostenbewust zijn lijkt in de genen van de vereniging te zitten. Al met al levert dit een positief resultaat van Euro over het boekjaar op. Ook de stichting heeft over het afgelopen jaar een positief resultaat, van Euro, en gecombineerd is dat een heel degelijk resultaat. Peter licht verder toe dat het er naar uit ziet dat we nu daadwerkelijk, i.v.m. de harmonisatie, vanuit de gemeente jaarlijks ruim Euro per jaar zullen krijgen. Dit is gerealiseerd door inspanningen van velen, waaronder Monique de Jonge en Nynke Geerts, waarvoor veel dank. De verwachting is dat de gemeenteraad het voorstel binnenkort goedkeurt, en dat de stichting begin volgend jaar de eerste storting kan verwachten. Na de toelichting van Peter worden de financiële jaarverslagen unaniem goedgekeurd.

2 6. Rapportage kascommissie Beide kascommissieleden zijn afwezig. Jolt Oostra komt wel later op de avond. Peter Brandsma leest aan het eind van het officiële gedeelte van de vergadering de verklaring van de kascommissie voor. Zij hebben geconstateerd dat de financiële administratie zorgvuldig gevoerd is en zij heeft vastgesteld dat de winst- en verliesrekening en de balans over het boekjaar 2014 een waarheidsgetrouw beeld geven van de financiële status van Manger Cats. De kascommissie stelt dan ook voor het bestuur decharge te verlenen voor het boekjaar 2014 en de ALV stemt hier unaniem mee in. 7. Benoeming nieuwe kascommissie Alex van Veenendaal en Jolt Oostra zijn bereid om ook komend jaar de kascommissie van Manger Cats te vormen en zij worden hiervoor voorgedragen. De ALV stemt hier unaniem mee in. 8. Bestuurswisseling Monique geeft aan dat nu toch echt het moment is aangebroken waar ze 4 jaar tegen op gezien heeft. Mariska Meulenberg zal dan nu toch het bestuur gaan verlaten. We hebben kunnen achterhalen dat ze 27 september 2007 welkom is geheten op haar eerste bestuursvergadering, dus ze heeft meer dan 7 bestuursjaren er op zitten! Monique geeft aan dat eigenlijk iedereen vervangbaar is, maar Mariska niet! Ze heeft zoveel voor de vereniging gedaan, en op zoveel vlakken: jeugdtennis, facilitair, bar, evenementen, etc. etc. Mariska beseft dat zelf ook, en heeft daarom het laatste jaar hard gewerkt aan het nieuwe besturen en het goed documenteren van de verschillende taken. Het is dus een zwaar moment om Mariska te laten gaan, hoewel ze natuurlijk en gelukkig betrokken blijft bij de vereniging. Namens bestuur en de hele club bedankt Monique Mariska, ze krijgt bloemen en een ovationeel applaus van de ALV. Mariska grijpt de gelegenheid aan om iets te zeggen. Belangrijkste boodschap: Manger Cats ben je zelf, en Manger Cats ben je samen. En ze geeft aan dat we trots kunnen zijn op wat we bereikt hebben. De vereniging is goed in balans: met betrekking tot het ledenaantal, de verhouding jeugd- en seniorleden. Er is goede communicatie. De barcommissie loopt goed. Zelf heeft ze, na een cursus, aangestuurd op zelfsturende teams binnen Manger Cats, en het is mooi om te zien hoe goed dit nu loopt. Bvb met betrekking tot onderhoud van de banen. Ze bedankt de vele mensen met wie ze bij Manger Cats zo plezierig heeft kunnen werken. En tot slot laat ze een prachtige foto zijn van Guus van Essen; ons oudste lid, en het voorbeeld van iemand die in balans is. Omdat Mariska inderdaad eigenlijk niet te vervangen is, heeft het bestuur gemeend voor haar taken twee nieuwe bestuursleden aan te trekken. Suus Peeters is bereid gevonden de barcoördinatie op zich te nemen, en Marije Holwerda wordt het nieuwe bestuurslid Evenementen. Monique heet ze van harte welkom en vraagt kort of ze zich even voor willen stellen. Suus geeft aan dat ze al jaren recreatief tennist, en af en toe competitie speelt. Ze is diëtist van origine, en werkt in retail/sales van supermarkten; ze heeft dus affiniteit met horeca. Ze vindt het heel leuk om bij Manger Cats aan de slag te gaan, en is blij dat ze samen met Marije de uitdaging aan kan gaan. Marije geeft met een knipoog aan dat de moed haar wel even in de schoenen zonk toen ze Mariska alle namen hoorde noemen met wie ze gewerkt had; ze heeft nog veel handen te schudden. Ze woont nu 4.5 jaar in Driebergen en speelt al 4 jaar bij Manger Cats, en sinds 2 jaar competitie. Ze heeft vroeger veel getennist en was als kind heel veel op de vereniging, en

3 vond de sfeer daar geweldig. Omdat zij zulke goede ervaringen had, wil ze nu haar steentje bijdragen. O.a. door mensen naar de vereniging te krijgen. Monique vraagt de ALV of zij akkoord gaat met de installatie van de nieuwe bestuursleden. De ALV gaat hier unaniem mee akkoord, en ook met de decharge van Mariska. 9. Begroting 2015 en vaststelling contributie 2015 Peter geeft aan dat voor het komende jaar een lager ledenaantal verwacht wordt; momenteel hebben 110 leden opgezegd. Na een vraag van Jan-joop Treffers hierover geeft Jurgen aan dat bij de opzeggers 58 jeugdleden zitten en 52 senioren. De begroting is gebaseerd op een verwacht ledenaantal van 730. De sponsorinkomsten en barinkomsten zijn begroot op basis van de inkomsten van afgelopen jaar. Het voorstel is om de contributie hetzelfde te houden; dat leidt dan tot een verwachte winst van ruim Euro. Daarbij is nog geen rekening gehouden met de ruim Euro die de stichting vanaf volgend jaar jaarlijks waarschijnlijk van de gemeente gaat krijgen. Hoe deze gelden ingezet zullen worden, zal in overleg met de stichting gaan. Jan-joop Treffers vraagt waarom er een kostenpost van Euro is voor sponsoren. Monique geeft aan dat het hier om twee kostenposten gaat; enerzijds zijn er kosten voor nieuwe doeken (begroot op Euro) en anderzijds willen we een evenement organiseren voor alle sponsoren, omdat het belangrijk is om ze te blijven betrekken bij de vereniging. Hiervoor is ook Euro gereserveerd. Deze kosten zijn beperkt in het licht van de inkomsten vanuit de sponsoren. Jan-joop vraagt of het klopt dat de Vrienden van Manger Cats inderdaad afgeschaft zijn. Monique beaamt dit. Er was niet veel animo voor, en gezien de financiële situatie, en het feit dat de meeste donateurs zich al op allerlei manieren inzetten voor Manger Cats, heeft het bestuur besloten om dit in ieder geval voorlopig af te schaffen. Charles Willems vraagt naar de visie van het bestuur m.b.t. de banen; bij nieuwbouw van het park konden we alleen gravelbanen betalen. Hij zou graag willen dat we bewust kiezen voor een baansoort, en niet dat het afhankelijk is van het al dan niet beschikbaar hebben van middelen. Monique geeft aan dat hier binnen het bestuur actief over wordt nagedacht. Bij vervanging van de banen zullen we naar verschillende alternatieven kijken. Vanuit KNLTB wordt aangegeven dat gravelbanen de beste banen zijn voor de ontwikkeling van tennissers. Jurgen geeft verder aan dat er op gravel tegenwoordig langer gespeeld kan worden, ook met nieuwe onderhoudsmethoden. Ellis van Doorn vraagt voor welke periode de bijdrage van de gemeente geldt; Peter geeft aan dat het om een beschikking voor 40 jaar gaat. Overigens is van de bijdrage van de gemeente per jaar gereserveerd voor groot onderhoud. Renske Kuhlmann vraagt of er inderdaad een overkapping komt. Monique geeft aan dat die wens bij de stichting is neergelegd, en dat dit nu opgenomen is in de begroting van de stichting; de financiële stukken zijn overigens voor iedereen ter inzage aanwezig. We verwachten dat het clubhuis door een veranda knusser wordt, we hebben meer ruimte bij evenementen, en we kunnen dan windvrij buiten zitten. Jeroen v/d Meer vraagt het bestuur naar haar verwachtingen m.b.t. het ledenaantal op de iets langere termijn. We verwachten dat dit geleidelijk af zal nemen, door demografische ontwikkelingen, en doordat kinderen vaak eerder voor een sport kiezen, doordat een intensiever

4 beroep op ze wordt gedaan. Omdat meer dan 800 leden op 7 banen eigenlijk te veel was, is een iets afnemend ledenaantal niet direct zorgelijk. Maar we zullen goed naar nieuwe doelgroepen moeten blijven kijken. Na deze toelichtingen wordt de begroting goedgekeurd, en de contributie blijft derhalve op hetzelfde niveau gehandhaafd. 10. Rondvraag Mieke vraagt of de doeken op de banen niet lager kunnen hangen, of de sproeiers niet anders afgesteld kunnen worden, om te zorgen dat het pad langs de banen niet zo nat wordt. Norbert Piët geeft aan dat een nadeel kan zijn dat de doeken vies kunnen worden, of dat ze op oogniveau minder privacy bieden; hier kan wel naar gekeken worden. Jan-joop vraagt of er niet aan een kant minder gesproeid kan worden, omdat de schaduwkant nu veel natter is dan de zonkant. Monique geeft aan dat er een offerte hiervoor is aangevraagd, maar omdat er gegraven moet worden gaat het om een substantieel bedrag, orde grootte Euro. We zullen hier goed naar kijken. Marion vraagt of het mogelijk is op bepaalde dagen, bvb vrijdag competitiedagen, langer door te spelen; is er ruimte voor onderhandeling? Nynke Geerts geeft aan dat in de exploitatie vergunning staat dat de lichten 23:00 uit moeten. We kunnen aanvragen of we dat op bepaalde dagen kunnen verruimen, maar hier kan iedereen bezwaar tegen maken. Wiro Niessen zal dit met de gemeente opnemen. Tiny Verhoef vraagt of de lampen misschien niet geleidelijker uit kunnen gaan; nu is het in een keer pikdonker. De verwachting is dat dit kan; vanuit facilitaire zaken zal dit bekeken worden. Michael vraagt zich af of er mogelijkheden zijn om de verlichting te verbeteren. Er is onvoldoende licht op sommige banen, met name baan 7 die maar van 1 kant verlicht wordt. Jolt vraagt of LED verlichting misschien een optie is. Is de plaatsing van de lichten optimaal? Er wordt genoemd dat Risenborg de lampen lager heeft staan en een betere verlichting van de banen heeft. Bij evt. vervanging zal naar LED en andere opties gekeken worden. Maurice Albrecht vraagt of er niet haspels op de gele slangen kunnen bij de scheidsrechtersstoelen. Michael geeft aan dat het vaak ook rommelig is doordat de banken verkeerd staan. Ook deze feedback wordt doorgegeven aan facilitaire zaken en besproken met de groundsman. Monika Knottnerus geeft aan dat tegenstanders in de competitie zich soms verbazen over de sproeikoppen, en dat je je er aan zou kunnen blesseren. Monique geeft aan dat de leverancier van ons systeem marktleider is, dus dat de situatie waarschijnlijk op veel clubs hetzelfde is. Als we evt. aanpassingen doen in het sproeisysteem wel goed om dit punt mee te nemen. Cees Verhoef vraagt of de aanwijzing aan de achterkant van het park niet beter kan; gasten lopen nu soms helemaal om; dit is een goede suggestie. Om 21:05 wordt het officiële gedeelte van de vergadering afgesloten.

5 11. Waar staan we m.b.t. beleidsdoelen + hele jaar doorspelen? Na de pauze meldt Monique eerst nog dat tijdens de vrijwilligersborrel Annemieke van Veenendaal tot vrijwilliger van het jaar is gekroond voor haar tomeloze inzet over een lange periode. Daarna meldt ze dat Michael Schueler, middels een prachtig filmpje, is voorgedragen als tennisleraar van het jaar. Het filmpje spreekt heel veel waardering uit voor Michael als tennisleraar en als persoon. Michael geeft aan dat hij erg geroerd is door het filmpje, alleen al door het feit dat mensen in de vereniging de moeite hebben genomen de filmpjes te maken. Monika Knottnerus, de initiator en maakster van het filmpje licht nog even toe; er zijn twee filmpjes; een met een gedicht van Ruud Staijen. De reden dat zij het filmpje wilde maken, was dat zij zich niet kon voorstellen dat Michael nog niet voorgedragen was voor tennisleraar van het jaar! Na deze mededelingen licht het bestuur toe waar ze staat met betrekking tot haar beleidsdoelen, en ze vraagt de ALV voor input hierop. Daarnaast gaat ze in gesprek met de leden over het al dan niet structureel langer doorspelen. Een korte samenvatting van de toelichting en discussie volgt hieronder: Organisatie: We hebben nu een duidelijk organigram voor het bestuur, dat aangeeft welke activiteiten onder welk bestuurslid vallen; er zijn duidelijke functie en taakomschrijvingen. Om vrijwilligers te blijven vinden, is er actief vrijwilligersbeleid getrokken door Laury Jongsma. Laury geeft aan dat zij actief mensen verbindt en in contact brengt voor het organiseren van evenementen. Het Open Toernooi is daar een mooi voorbeeld van. Ze heeft een cursus gedaan en haar conclusie is dat we het als vereniging goed doen. Op een vraag van Jan-joop over hoeveel nieuwe leden weer opgezegd hebben, geeft Laury aan dat nieuwe leden actief worden benaderd en betrokken; recentelijk heeft ze een enquête bij alle nieuwe leden gedaan, en de reacties zijn overwegend zeer positief, en 50% reageerde. Ook kunnen nieuwe leden makkelijk een proefles doen bij Michael of Edwin. Accommodatie: We willen graag dat er een veranda komt, voor meer comfort en sfeer. Het kassasysteem is ingevoerd, en dat werkt goed. Suus geeft aan dat we het assortiment nog wel willen uitbreiden: meer keuze (broodjes / kaasjes) en gezonder. Suggesties van leden zijn welkom. We zullen zeer waarschijnlijk doorgaan met de taarten van Van Asperen. Ook naar borrelhappen of alternatieven daarvoor wordt gekeken. Lucie Treffers geeft aan dat het voorraadhok door de zon erg warm wordt; wellicht is het een oplossing om dit beter te isoleren. Financiën: De subsidie die we verwachten te krijgen, stelt ons in staat keuzes te maken. Het bestuur zal hierover met de stichting in overleg treden. Sparen voor groot onderhoud of overstap op andere banen zijn opties. Nynke Geerts vraagt of aflossen op de hypotheek ook een optie is, en dat wordt bevestigd. Sponsoren blijven belangrijk en geven jeu aan de club. Mariska vraagt hoe wij de sponsorcommissie kunnen helpen. Jeroen v/d Meer geeft aan dat het om het

6 persoonlijke netwerk gaat; sponsors moeten je kennen en het je gunnen. Dus geeft goede contacten zeker door. Tenniszaken: Jurgen van Teeffelen geeft toelichting op een succesvol tennisjaar. Het was een mooi, druk programma. Hoogtepunt was het nieuwe Open Toernooi. Hij excuseert zich dat hij alle winnaars heeft genoemd van het toernooi, behalve in de 55+ categorie: dat corrigeert hij tijdens de ALV: winnaars zijn: GD6: 1) Jan-joop Treffers & Lucie Treffers 2) Maurice Albrecht & Joke van Donkelaar. HD7: 2) Ton Klomp & Norbert Piët. DD7: 1) Mieke Vijfvinkel & Anne-Lies de Witte 2) Corry van Erp & Lucie Treffers. Bijna de hele OT commissie gaat volgend jaar door onder leiding van Ton van Rooijen. Ellis van Doorn en Johan v/d Terp zijn de nieuwe competitie-leiders. Dit jaar kon je je als team en als individu opgeven; er is een nieuwe mannenteam, twee leden hebben zich individueel opgegeven, en het lijkt er op dat iedereen geplaatst kan worden. Belangrijke initiatieven om te vermelden: - Michael, Edwin Murre en Helma Pluim hebben clinics voor basisscholen gegeven, om kinderen te enthousiasmeren voor Tennis Whizz. - Er zijn maatschappelijk steeds meer ontwikkelingen naar buurtteams, die sporten in de wijk promoten; we hebben een gezondheidscentrum naast de deur, je zou kunnen denken aan revalidatie, nieuwe doelgroepen (55+) in beweging houden of krijgen; de vereniging zou hier een rol in kunnen spelen is een belangrijke doelgroep; bestuur heeft eerste verkennend gesprek met aantal leden gehad. Is belangrijk om mensen bij de club te blijven betrekken, ook op gebied van niet tenniszaken. Jolt geeft aan dat het voor hem juist moeilijk was om spelers te vinden voor een competitieteam. Jurgen geeft aan dat het misschien beter bekend moet worden gemaakt dat spelers zich ook individueel op kunnen geven. Sfeer/cultuur: Het bestuur is tevreden over de sfeer op de club. Er is wel terugloop van leden; de meest genoemde reden is te weinig tijd. Het bestuur vindt het belangrijk om na te denken over wat een vereniging is. Verbinden en verenigen is een belangrijk thema. Ze vindt zich in deze visie gesteund door een filmpje over wat een vereniging is van de KNVB (te vinden op welke tijdens de ALV getoond wordt. Langer doorspelen: Het bestuur gaat graag met de leden in discussie over langer doorspelen; we spelen al langer door; vorig jaar hebben we bijna de hele winter door kunnen spelen. Maar willen we er ook echt voor kiezen om langer door te spelen; dit heeft wel consequenties, bv kosten voor onderhoud, en het mogelijk moeten draaien van meer bardiensten of ander vrijwilligerswerk. Voor- en nadelen die genoemd worden zijn: maar 1/3 van de jeugdleden traint nu in de winter voor tennistrainers is het lastiger trainingen binnen in te plannen en kosten zijn hoger het hele jaar doorspelen is het hele jaar sporten

7 Suggesties die worden gedaan: uitvoeren van enquête onder leden om uit te vinden wat men wil (Ria van der Maat), bar hoeft niet altijd open te zijn; koffie-automaat kan misschien ook (Ria van der Maat, Jolt Oostra), het vergt een cultuuromslag; als je het wilt, zet het dan in; zal misschien even duren voor het aanslaat (Jeroen v/d Meer), goed kijken naar kosten en baten (Corry van Erp), kijken of een aantal mensen de schouders er onder wil zetten (Mariska Meulenberg), evenementen over het jaar uitsmeren (Jurgen van Teeffelen), activiteiten concentreren op specifieke dagen in de week (Peter Brandsma). 12. Sluiting Na de ALV te danken voor de input in de discussie, sluit Monique de vergadering om 22:45, en nodigt de aanwezige leden uit voor een drankje.