Gemeente Kollumerland c.a.

Transcriptie

1 Memo Gemeente Kollumerland c.a. Aan Van Gemeenteraad Kollumerland c.a. College B&W Datum 20 november 2012 Betreft Beëindiging Overeenkomst VVV Lauwersland 1. Aanleiding In 2008 hebben de negen gemeenten rondom het Lauwersmeer een meerjarige subsidieovereenkomst met de Vereniging Regio VVV Lauwersland afgesloten. Deze overeenkomst had een geldigheidsduur van 1 januari 2009 tot en met 31 december Over het al dan niet verlengen van de overeenkomst na de vervaldatum vond in mei 2011 een overleg plaats van de portefeuillehouders uit de deelnemende gemeenten, waarin in opiniërende zin van gedachten is gewisseld over de toekomstige positie van de VVV. Tijdens deze consultatieronde hebben de gemeenten met uitzondering van de gemeente Loppersum - die per 1 januari 2012 wenste uit te treden - uitgesproken achter de VVV-structuur te willen blijven staan. Wel moesten rol en taken van de VVV Lauwersland nader worden beschouwd, mede in het licht van de (marketings-) ontwikkelingen in Fryslân en Groningen. Omdat voor deze nadere bezinning op de positie van de VVV Lauwersland méér tijd moest worden genomen dan tot 31 december 2011 nog restte, is afgesproken de lopende overeenkomst tot 1 januari 2013 te verlengen. Tijdens dat jaar zou door middel van een onderzoek helderheid moeten worden verkregen over de rol en positie van de VVV in de toekomst en over de inhoud van een eventueel nieuw te sluiten contract. Het voorstel van de portefeuillehouders is - als voorgenomen advies aan de colleges van b&w - op 27 mei 2011 aan het VVV-bestuur voorgelegd, waarop het bestuur bij brief van 16 juni 2011 de verlenging van de overeenkomst met een jaar heeft bevestigd. Tot slot hebben ook de colleges van burgemeester en wethouders van de acht overblijvende gemeenten in de maand juli 2011 met het voorstel van de portefeuillehouders ingestemd. 2. Onderzoeksopdracht In november van 2011 hebben de colleges van b&w groen licht gegeven voor het onderzoek naar de rol en positie van de VVV in de toekomst. Het onderzoek moest worden uitgevoerd binnen een vastgesteld financieel kader en vijf onderzoeksbureaus waren geselecteerd om offerte uit te brengen. Van de inschrijvers bleek uiteindelijk ZKA Consultants & Partners uit Breda de meeste voordelige aanbieding te hebben uitgebracht. Bij brief van 19 januari 2012 is de opdracht dan ook aan dit bureau gegund, waarna ZKA de uitvoering ter hand heeft genomen. Doel- en vraagstelling onderzoek Uitgangspunt voor de te maken toekomstvisie is dat VVV Lauwersland de komende jaren een innovatieve en slagvaardige organisatie is die kostenefficiënt en marktgericht opereert. Het belangrijkste doel is een succesvolle vermarkting van de regio met stevig draagvlak vanuit bedrijfsleven, gemeenten en andere partners. Op korte termijn is behoefte aan een antwoord op de volgende vragen: Waar liggen vanuit marketingperspectief nog kansen om bij te dragen aan de groei van de regionale toeristische sector? Welk (potentieel) draagvlak voor de VVV Lauwersland tekent zich daarbij af bij Memo VVV Lauwersland 1

2 deelnemende gemeenten, provincies en bedrijfsleven? Welke vormen van samenwerking (aangrenzende regio s, VVV Nederland, regionale en provinciale marketingorganisaties) leveren hierbij meerwaarde op en wat betekent dit voor de autonomie van de VVV Lauwersland (handhaving huidige structuur, (vergaande) samenwerking, opgaan in groter geheel)? Aan welke financieel-organisatorische randvoorwaarden moet worden voldaan om doelstellingen en kerntaken waar te maken. Wat vraagt dit aan eventuele aanpassingen in de huidige organisatie? Verrichte werkzaamheden Globaal geschetst heeft onderzoeksbureau ZKA de volgende werkzaamheden verricht, waarbij sterk is ingezet op regelmatig overleg, persoonlijk contact en interactieve beleidsontwikkeling: Driemaal gestructureerd overleg (startbespreking, éénmaal tussentijds en toelichting/bespreking concepteindrapport); Een drietal interactieve sessies met ondernemers (twee sessies) en portefeuillehouders waarin onder andere verschillende scenario s zijn voorgelegd om de toekomstige structuur, organisatie en takenpakket van de VVV Lauwersland te bepalen; Verschillende gesprekken met portefeuillehouders en belangrijke regionale ondernemersen promotionele organisaties; Analyse (financiële) stukken over strategie, organisatie, prestaties en financiën en statistische (toeristische) data; Benchmark andere regionale VVV s op gebied van financiën, belangrijke succes- en faalfactoren, etc. Uit het voorgaande blijkt dat de uitvoering van het onderzoek een sterk interactief karakter heeft gehad. Er zijn vele sessies en interviews met ondernemers en portefeuillehouders gehouden. Daarnaast is gesproken met marketingorganisaties in Noord-Nederland en is een benchmark uitgevoerd in enkele andere regio s. Ook is zeer regelmatig overleg geweest met een ambtelijke werkgroep en zijn er meerdere gesprekken gevoerd met directie en bestuur van de VVV Lauwersland. 3. Analyse en conclusies ZKA Uit het onderzoek (zie bijlage) blijkt dat er veel onvrede en ontevredenheid is over het functioneren van de huidige VVV Lauwersland. Doelstellingen zijn te ambitieus en worden (derhalve) niet gehaald, het takenpakket wordt niet naar tevredenheid uitgevoerd, de communicatie laat te wensen over en de gewenste ondernemende, innovatieve houding wordt gemist. Door dit alles is het draagvlak bij de ondernemers en de gemeenten beperkt en is er weinig vertrouwen. Wel heeft de VVV de begroting in de afgelopen jaren redelijk sluitend gehouden ondanks een bescheiden budget en relatief breed takenpakket. Ook heeft men, zeker op gebied van gastheerschap, het nodige tot stand gebracht, waaronder het opzetten en in standhouden van een volwaardig netwerk van kantoren en agentschappen. Om de komende jaren tot de gewenste innovatieve en slagvaardige organisatie te komen die kostenefficiënt en marktgericht opereert is een aantal scenario s overwogen variërend van het volledig stoppen tot het opzetten van een volledig nieuwe organisatie. Volwaardige alternatieven op het niveau van Lauwersland ontbreken momenteel, terwijl zowel gemeenten als ondernemers beide voorlopig wel willen vasthouden aan het opereren vanuit deze geografische entiteit. Daarom stelt het onderzoeksbureau, vooral om pragmatische redenen, voor als eerste optie te kiezen voor een voorkeursscenario met de huidige VVV Lauwersland als basis maar wel met stevige hervormingen hierbinnen. Voorgestelde maatregelen Om dit bereiken is het volgende maatregelenpakket voorgesteld: Het formuleren van heldere, eenduidige en haalbare doelstellingen volgens het SMART principe d.w.z. specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden; Het uitvoeren van een nulmeting waarin duidelijk wordt waar de regio én de VVV Memo VVV Lauwersland 2

3 Lauwersland op dit moment staan, om van daaruit de bovengenoemde SMART doelstellingen invulling te geven en periodiek te blijven monitoren; Wijziging van de organisatiestructuur (incl. bestuur en management) waarin de stem van alle betrokken partijen beter gehoord wordt en waarmee meer invloed, controle en terugkoppeling van de uitvoering mogelijk wordt bijv. door een verandering van verenigings- naar stichtingsstructuur; Prioritering takenpakket met meer accent op promotie en productontwikkeling. Tegelijkertijd betekent dit het zeer kritisch bekijken andere taken en activiteiten (bijv. het uitgebreide netwerk van kantoren en agentschappen); Het meer en structureler samenwerken met de toeristische ondernemers en gemeenten in Lauwersland en andere (marketing-)organisaties in Noord-Nederland; Vanwege de noodzakelijke bezuinigingen bij (een deel van) de gemeenten zal kritisch het hele takenpakket doorlopen moeten worden op urgentie en prioriteit. Daarnaast is het wenselijk dat gezocht wordt naar nieuwe financiële bijdragen en het bundelen van budgetten met andere organisaties; Het aanstellen van een interim directeur/kwartiermaker, die als taak krijgt bovenstaande maatregelenpakket uit te voeren. 4. Standpunt PFO breed op conclusies onderzoekrapportage Op 11 juli 2012 is de onderzoekrapportage - alsmede een eerste schriftelijke reactie daarop door het bestuur van de VVV Lauwersland - in het PFO Breed behandeld. In die bijeenkomst hebben de portefeuillehouders de inhoud van de rapportage onderschreven en hebben zij uitgesproken te willen aansturen op uitvoering van het voorkeurscenario om stevige hervormingen binnen de huidige VVV door te voeren. Daarbij is onderkend dat de gemeenten die hervormingen van de in een verenigingsstructuur gegoten VVV-organisatie niet rechtstreeks kunnen afdwingen, maar slechts via het middel van de subsidiekraan daarop kunnen aandringen. Afsluitend is in het PFO tot de volgende vervolgstappen besloten: 1. Bestuur en directie van de VVV Lauwersland te verzoeken om voor 1 oktober 2012: aan te geven of en hoe zij denkt uitvoering te kunnen geven aan de conclusies van het onderzoek naar de taken en positie van de VVV Lauwersland; de mening van haar leden hierin te betrekken door het organiseren van een formele ledenraadpleging; hiertoe een plan van aanpak op te stellen, inclusief financiële onderbouwing. 2. Op basis van de reactie van de VVV Lauwersland in oktober a.s. tijdens een bestuurlijk overleg te besluiten over een eventuele verlenging van de dienstverleningsovereenkomst voor welke periode en onder welke voorwaarden. 5. Reacties VVV Lauwersland op conclusies onderzoekrapportage 1e Reactie VVV Lauwersland Op 13 augustus 2012 heeft het bestuur van de VVV een schriftelijke reactie op de conclusies van de gezamenlijke gemeenten gegeven. Bij die brief was een zgn. ruwe houtkoolschets hervorming VVV Lauwersland van de hand van haar directeur mevrouw Kemper gevoegd. Weliswaar concludeert het bestuur in de voorlaatste alinea dat de brief, samen met de inhoud van de bijlage, mag worden gezien als een intentieverklaring van het huidig bestuur, directie- en managementteam om de gewenste hervorming VVV Lauwersland uit te voeren, voor de onderbouwing van deze conclusie waren weinig dan wel geen aanknopingspunten in de (algemeen geformuleerde) ruwe houtkoolschets van de directeur te vinden. Op de inhoud van de aanbevelingen in het ZKA-rapport werd nagenoeg niet ingegaan. Dat gebeurde slechts op één facet van het voorkeursscenario: het bestuur wenste niet mee te werken aan de voorgestelde kwartiermaker/interim-directeur. Memo VVV Lauwersland 3

4 Omdat de reactie van het VVV-bestuur in de ogen van de portefeuillehouders R&T geen volslagen helderheid gaf op de eerdere vragen van gemeentezijde, is het bestuur bij brief van 24 september nogmaals gevraagd of hij bereid is om onverkort medewerking te verlenen en uitvoering te geven aan alle conclusies van de onderzoekrapportage van ZKA. 2e Reactie VVV Lauwersland Bij brief van 18 oktober jl. (zie bijlage) heeft het bestuur te kennen gegeven in te kunnen en willen stemmen met de door de gemeenten gestelde randvoorwaarden voor het hervormingsproces van de VVV Lauwersland. Anticiperend op dat proces is in de persoon van Frits Schuitemaker al een kwartiermaker aangezocht, die op basis van inmiddels gevoerde verkennende gesprekken heeft geconcludeerd dat zich een perspectief aandient om te komen tot een alternatief voor de huidige situatie waarin betrokkenheid en samenwerking de sleutelbegrippen zijn. Het bestuur verwacht dat in april/mei van 2013 een concept eindplan kan worden gepresenteerd met inhoudelijke voorstellen in overeenstemming met de adviezen uit het ZKA-rapport. 6. Besluitvorming PFO Breed n.a.v. het voorgaande Op 29 oktober jl. hebben de portefeuillehouders van alle in de VVV participerende gemeenten de eindbalans van het proces tot nu toe opgemaakt. Vastgesteld is dat het VVV-bestuur met zijn 2e reactie aan de vraag van het PFO lijkt te hebben voldaan. In de ogen van het PFO-beraad heeft het bestuur daarmee echter niet automatisch de weg vrijgemaakt voor een doorstart van de c.q. een dienstverleningsovereenkomst en het voortbestaan van een daarmee gepaard gaande subsidierelatie met de Lauwersland-gemeenten. Enerzijds zal daarvoor het uiteindelijke (op breed draagvlak van de ondernemers steunende) voorstel voor het hervormingsproces moeten worden afgewacht: kan het bestuur zijn goede bedoelingen ook daadwerkelijk waar maken? Anderzijds vallen er zowel in het Friese als het Groningse deel van het werkgebied van de VVV Lauwersland ontwikkelingen te melden, die een herbezinning wenselijk maken op de vraag hoe om te gaan met de toeristische informatievoorziening en promotie/marketing in de regio. Op dit moment spelen er initiatieven in de toeristisch-recreatieve sector die elkaar overlappen in doelstellingen en activiteiten op het gebied van toeristische informatie (gastheerschap), marketing en promotie. Deze versnippering en overlap leiden tot verwarring bij ondernemers, complexiteit, onnodige kosten en soms ook contraproductiviteit. Het gaat hierbij onder andere om: VVV Lauwersland, regiomarketingcampagne Dwaande / Noordoost Fryslân écht mooi, t Hoogeland op de Kaart, VVV Top van Groningen, Regioteam Hoogeland, Toeristische Overstappunten project Kiek over Diek, Proloog Lauwersoog, Markant Friesland en Tourist Info Fryslân. Duidelijk is dat de gemeenten een belangrijke rol spelen in de instandhouding en financiering van deze organisaties. De vraag die op tafel ligt is hoe op een efficiënte en effectieve wijze de voor de regio noodzakelijke taken op dit vlak uitgevoerd kunnen worden. Voor de beantwoording van die vraag achten de portefeuillehouders het nodig dat in de eerste helft van 2013 wordt uitgewerkt hoe de toeristische informatievoorziening, marketing en promotie het beste ingevuld kan worden in de regio Lauwersland en welke organisatie(s) deze koers het beste kunnen uitvoeren. Uitwerking kan plaatsvinden binnen het ANNO ambitieproject N1. Regiomarketing Noordoost Verbreed en wordt samen opgepakt met de projectgroep regiomarketing. De Groningse gemeenten sluiten zich hierbij aan en ook de toeristische ondernemers worden in het proces betrokken. Nu de VVV zich bereid heeft verklaard onverkort te willen meewerken aan een hervormingsproces binnen die organisatie, zal ook de kwartiermaker tijdig en zorgvuldig bij het opstellen van de nieuwe koers worden betrokken. In de tweede helft van 2013 zal blijken of en zo ja op welke onderdelen een eventuele nieuwe samenwerking met de VVV Lauwersland past en gewenst is binnen de nieuwe koers. Memo VVV Lauwersland 4

5 7. Eindconclusie en advies Uit het voorgaande blijkt dat er (op dit moment nog) onvoldoende bestuurlijk draagvlak bestaat om één op één met de VVV Lauwersland afspraken te maken over de toekomstige informatievoorziening en de rol die deze organisatie daarin kan vervullen. Het lijkt op dit moment de meest voor de hand liggende optie om een knip te maken tussen: a) het lopende proces van onderzoek naar taken en positie VVV Lauwersland, en b) een visieproces op de toekomstige inbedding van informatievoorziening en promotie/marketing. Om tot deze visie te komen zullen de gemeenten binnen het werkgebied van de VVV Lauwersland nog wel proces- en besluitvormingsafspraken moeten maken. Het voorgaande betekent dat nu formele stappen moeten worden gezet betreffende beëindiging van de huidige dienstverleningsovereenkomst tussen gemeenten en VVV Lauwersland en de daarmee samenhangende subsidierelatie tussen die partijen. Rekening houdende met de ontwikkelingen, als hiervoor geschetst, worden de colleges van b&w van de deelnemende gemeenten geadviseerd; 1. de huidige overeenkomst met inachtneming van de in artikel 9 opgenomen opzegtermijn van 1 jaar, op te zeggen per 1 januari 2014; 2. in samenhang daarmee het voornemen uit te spreken tot beëindiging van de subsidierelatie per 1 januari 2014; 3. daarvoor de procedurestappen te volgen, zoals vermeld in bijlage 3; 4. het college van b&w van gemeente Dongeradeel te machtigen de daarvoor benodigde procedurestappen voor te bereiden, ter besluitvorming aan de individuele gemeenten voor te leggen en uit te werken richting VVV Lauwersland; 5. de behandeling van eventuele bezwaarschriften in handen te stellen van de commissie bezwaarschriften van Dongeradeel; 6. in te stemmen met het uitwerken van de vraag hoe de toeristische informatievoorziening, marketing en promotie het beste ingevuld kan worden in de regio Lauwersland en welke organisatie(s) deze koers het beste kunnen uitvoeren; 7. in te stemmen met de communicatieafspraken, zoals vermeld in bijlage de raad te informeren over voorgaande besluiten via een memo of door de adviesnota ter beschikking te stellen. Ons college heeft op 20 november 2012 dit advies integraal overgenomen en hiertoe besloten. Memo VVV Lauwersland 5