Document- en procesmanagement

Transcriptie

1 Document- en procesmanagement

2 Steeds meer documenten, steeds minder grip Omgaan met de groeiende documentenstroom vormt een grote uitdaging voor veel organisaties. Zowel de hoeveelheid als de diversiteit van digitale en papieren informatie neemt sterk toe. Ook het aantal communicatiekanalen is toegenomen met bijvoorbeeld online media als sms, Facebook en Twitter. Daarentegen is de gewenste doorlooptijd van processen en procedures steeds korter geworden, terwijl de communicatie tussen organisaties en hun publieksgroepen zo individueel en accuraat mogelijk moet zijn. Deze ontwikkelingen maken dat traditionele systemen en werkwijzen hun grenzen bereikt hebben. Fysieke archieven en een gebrekkige integratie van papieren en digitale informatie vormen een belemmering voor medewerkers om efficiënt, effectief én in lijn met weten regelgeving hun werk te doen. Document-intensieve organisaties en afdelingen zijn voor hun prestaties afhankelijk van systemen die het mogelijk moeten maken om snel, accuraat, vertrouwelijk en persoonlijk met informatie om te gaan. Documentmanagement en geautomatiseerde documentprocessen zijn daarom essentieel om grip op de zaak te krijgen en te excelleren onder de toenemende marktdruk, regelgeving en organisatiedynamiek. Documentmanagement als oplossing Een Document Management Systeem (DMS) is een gestructureerde centrale oplossing voor het opslaan, verwerken, beheren, delen en verspreiden van documenten. Deze bestaat uit een passende infrastructuur, robuuste DMS-software en een set gebruikersvriendelijke processen en procedures. De structuur van een DMS zorgt voor overzichtelijkheid en toegankelijkheid van informatie op alle niveaus: op de werkplek, binnen teams en afdelingen, tussen afdelingen, en extern naar de verschillende publieksgroepen. Dit in tegenstelling tot traditionele werkomgevingen waarbij gescheiden databases, meervoudige opgeslagen documenten en omslachtige work arounds voor tijdverlies, risico s en frustatie zorgen. Binnen een DMS kunnen documenten gemakkelijk opgehaald, geraadpleegd, bewerkt, opgeslagen en doorgestuurd worden. Een DMS is een platform dat zowel organisatiebreed als op afdelingsniveau ingericht kan worden. Zo kan bijvoorbeeld de factuurverwerking, inkomend en uitgaand, sneller en met minder moeite verlopen, kan de HRM-afdeling over actuele personeelsdossiers beschikken, terwijl zaakgerichte afdelingen zoals schadebehandeling, klantenservice of vergunningen meer dossiers kunnen afhandelen.

3

4 Canon s visie op documentmanagement Vier niveaus Canon ondersteunt al meer dan 75 jaar organisaties met het optimaliseren van documentverwerking en documentbeheer. Gebaseerd op onze ervaring in verschillende sectoren stellen wij dat de transformatie naar duurzame verbetering door documentmanagement verloopt via vier niveaus: Digitalisering Automatisering Archivering Optimalisering Digitalisering van hardcopy De eerste stap om papieren informatie te kunnen integreren met digitale informatie en soepel te kunnen verwerken in bedrijfsprocessen, is het scannen van documenten. Om te zorgen dat alle informatie op papieren documenten accuraat wordt herkend, is een hoogwaardige scanoplossing van groot belang. Of het nu gaat om werkbonnen, ondertekende contracten of full colour pasfoto s. Canon biedt, afhankelijk van de gewenste werksituatie, diverse hoogwaardige documentscanners en multifunctionals waarmee documenten omgezet kunnen worden naar digitale bestandsformaten waaronder TIFF, JPEG of PDF(A). Automatisering van routinematige handelingen Door na het scannen data-extractie toe te passen, is het mogelijk gestandaardiseerde en routinematige handelingen, zoals het overnemen van indexgegevens, metadateren, of het intern doorsturen van correspondentie of aanvragen, te automatiseren. Zo heeft Canon al bij veel organisaties de postkamer gedigitaliseerd. Hierdoor kunnen medewerkers op afdelingen veel sneller over te behandelen informatie beschikken. Bij een grote gemeentelijke instelling verkort dit de verwerkingstijd van vergunningsaanvragen en bij een nationaal opererende verzekeringsintermediair gaat de informatie zelfs een kwart van de werkdag eerder de bedrijfsprocessen in. Ook deze processen zijn geautomatiseerd, waardoor het verwerkingsproces niet alleen eerder start, maar ook sneller verloopt. Over het gehele proces, van ontvangst tot verwerking en archivering, is ook het bewaken van de voortgang en kwaliteit eenvoudiger dan bij fysieke documentstromen. Organisaties zijn hierdoor beter in staat om te voldoen aan wet- en regelgeving en interne richtlijnen en zo compliant te zijn. Archivering in eenduidige structuren Snel en gemakkelijk terugvinden van documenten valt of staat met gestructureerde opslag in een eenduidige structuur. Het ontwikkelen van deze structuur vormt een belangrijk deel van documentmanagement. Archivering en opslag van documenten vindt plaats op twee niveaus: statische informatie wordt digitaal gearchiveerd, operationele informatie wordt weggeschreven naar bestandsmappen of bedrijfsapplicaties. Vaak is het rendabeler om het papieren archief te laten voor wat het is en vanaf een bepaald moment alleen nog digitaal te archiveren. Met behulp van Canon hebben al veel klanten omvangrijke stellingkasten met documentatie opgeruimd. Voor het realiseren van meer efficiency is een goede aansluiting van de informatieopslag op de werkprocessen essentieel. Versiebeheer is daarbij cruciaal, evenals beschikbaarheid en vindbaarheid. Via indexgegevens, full text search of een mix van beide, kunnen medewerkers snel informatie uit het DMS halen en ermee aan de slag gaan. De toegang tot informatie vereist vanzelfsprekend ook adequate beveiliging. Daarom kan in het DMS op verschillende niveaus toegang toegekend worden aan personen of afdelingen. Optimalisering van bedrijfsprocessen Door digitalisering, automatisering en archivering toe te passen op de documentenstroom is het ook mogelijk om de achterliggende bedrijfsprocessen beter in te richten en is voortdurende optimalisatie binnen handbereik. Een DMS is vaak een onderdeel van een bredere aanpak om bedrijfsprocessen efficiënter te laten verlopen en de klantervaringen op consistente wijze te verbeteren. Door het toevoegen van intelligentie aan documenten kunnen deze automatisch worden ingelezen en verwerkt door de verschillende bedrijfsapplicaties. Bijvoorbeeld door het facturatiesysteem of een customer service applicatie. Daarnaast zorgt het DMS door middel van geautomatiseerde workflows ervoor dat bedrijfsprocessen in gang worden gezet die medewerkers stap voor stap de processtappen laten doorlopen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een goedkeuringsproces. Hierdoor verschuift de reikwijdte van verbeterd documentbeheer naar optimalisering van de activiteiten van de organisatie.

5 Praktijkvoorbeeld inkomende facturen - van automatisering tot optimalisering De meeste organisaties hebben een in meer of mindere mate gedigitaliseerd proces ingericht voor de controle en betaling van inkomende facturen. Vaak kan er bij deze processen nog winst worden behaald door de inzet van documentmanagement- en workflowtechnologie waarmee facturen uit diverse bronnen worden geïmporteerd, herkend, gevalideerd en opgeslagen en ter goedkeuring worden aangeboden aan de juiste medewerkers. Hierbij wordt gebruikgemaakt van geëxtraheerde data uit het document, data die tevens bepalend is voor de routering. Goedgekeurde facturen worden vervolgens aangeboden aan financiële applicaties om betalingen in gang te zetten en afwijkende facturen worden via workflowtools op een andere wijze afgehandeld om eventueel op een later moment alsnog betaalbaar te worden gesteld. Door de inzet van technologie verlopen processen sneller, hebben gebruikers altijd toegang tot de juiste documenten, is het maken van kopieën overbodig en worden doorlooptijden gewaarborgd. Door de integratie met andere applicaties en databases wordt optimaal gebruikgemaakt van de mogelijkheden die automatisering kan bieden. IMPORTEREN EXTRAHEREN VALIDEREN ROUTEREN GOEDKEUREN BETALEN BESTAND Datum DATA FACTUREN ONTVANGER LEVERANCIERS GEGEVENS Leveranciersgegevens Ontvanger Bedrag MAIL MOBIEL DATUM PO NUMMER PO nummer BTW Betalingsinfo BEDRIJFSPROCESSEN BEDRAG BTW BETALINGSINFO DATABASES WORKFLOWS ARCHIEVEN SCANNER MFP

6 Voordelen Documentmanagement en geautomatiseerde werkprocessen bieden een aantal sterke voordelen voor document-intensieve organisaties: Betere service en dienstverlening naar klanten Hogere productiviteit van medewerkers Aansluiting op Het Nieuwe Werken Efficiëntere samenwerking in projectteams Effectievere inzet van expertise Tijd- en kostenbesparing op fysieke opslag en distributie Verbeterde compliance

7 Projectmanagement Documenten zijn een van de meest waardevolle informatiebronnen van uw organisatie. Zij bevatten informatie waarmee processen worden aangestuurd, vormen het tastbare bewijs van gemaakte afspraken of bevatten belangrijke kennis. Bij Canon beseffen wij dat opereren in de informatiestructuur en de werkprocessen van uw organisatie grote zorgvuldigheid vereist. Er is dan ook geen One Size Fits All op het gebied van documentmanagement. Want uw organisatie is uniek, met een eigen achtergrond en werkwijzen en een eigen insteek op de toekomst. Canon kan putten uit een scala van oplossingen en expertise om een exact op uw organisatie afstemde oplossing samen te stellen. Om te waarborgen dat uw doelstellingen gerealiseerd worden leveren wij projectmanagement. Van inventarisatie tot ontwerp en implementatie. Zodat uw mensen beter kunnen werken. Of beter gezegd, kunnen excelleren in datgene waar zij goed in zijn en minder tijd spenderen aan het vinden, verwerken en opslaan van informatie in documenten.

8 Canon Nederland N.V. Brabantlaan TV s-hertogenbosch Tel: Fax: canon.nl /company/canon-nederland-n.v. /CanonBusinessNL /CanonBusinessNL /CanonNL