Alle informatie altijd en overal direct bij de hand. Document Management Systeem in SharePoint

Transcriptie

1 Alle informatie altijd en overal direct bij de hand Document Management Systeem in SharePoint

2 Het simpele gegeven alleen al, dat een gemiddelde medewerker op kantoor tot maar liefst acht uur per week besteedt aan het zoeken naar documenten*, geeft aan dat daar veel winst te behalen valt. Jaarlijks verwerkt u vele honderden s, orders, notities, brieven, dossiers, bevestigingen, klachten, contracten, facturen, notulen etc. Het archiveren en opslaan, het terugvinden en gebruiken van deze informatie is vaak willekeurig en ongestructureerd. Dit legt beslag op kostbare capaciteit van het personeel en snelheid van handelen in het dagelijks werk. Onderdelen van DocumentForce zijn o.a. Scannen en herkennen Centraal digitaal archief Case management, dossiervorming en zaak gericht werken Workflow management Integratie met uw vertrouwde ERP systeem en MS Office en Outlook Centraal versiebeheer archivering Full text retrieval Case management, zaak gericht werken DocumentForce DMS biedt uitkomst Met behulp van het document management systeem DocumentForce vindt u uw documenten in een handomdraai. Het systeem is modern en blinkt uit in gebruikersvriendelijkheid. DocumentForce biedt uw organisatie een complete oplossing aan op het gebied van documentenen content beheer. Het systeem toont u niet alleen de relevante documenten, maar ook de volledige digitale dossiers met daarin alle informatie vanuit verschillende systemen. Denk bijvoorbeeld aan belangrijke berichten welke ergens binnen uw organisatie zijn verstuurd of ontvangen. U treft een volledige case/zaak/dossier aan, waarbij u beslissingen kunt nemen op basis van feiten in plaats van aannames. Microsoft SharePoint als ondergrond SharePoint is een centraal beheersysteem wat ondersteuning biedt voor uw document management, portalen, intranet en website(s) op één geïntegreerd, stabiel, schaalbaar en gemakkelijk uit te breiden platform. *Bron: Blue Lion Research

3 Met SharePoint legt u de basis voor een toekomstbestendig en generiek kennis- en informatieplatform. DocumentForce is een turn-key oplossing om SharePoint snel en efficiënt in te zetten in uw organisatie. U kunt dus direct aan de slag. DocumentForce zorgt er onder meer voor dat men zijn of haar dagelijkse informatie op een slimme manier kan archiveren, zodat iedereen, zoals collega s en leidingevenden, die informatie altijd en overal in een handomdraai weer kunnen opvragen. Mede door de integratie met Microsoft Office en uw andere systemen, zoals uw bestaande ERP/CRM-systeem, is het draagvlak onder alle gebruikers zeer groot. Met DocumentForce werkt iedereen namelijk gewoon in de bestaande en vertrouwde omgeving en slaat daarin direct het document of op in het digitale archief. De modules, kwestie van stapelen DocumentForce werkt met modules waarvan de basismodule het begin is. Er zijn voor diverse wensen en eisen op het gebied van document beheer geschikte modules beschikbaar. U kunt klein beginnen en later uitbouwen. Van Dinther beschikt over een eigen ontwikkelteam wat regelmatig nieuwe modules ontwikkelt op basis van SharePoint. DocumentForce Basismodule DocumentForce Basis importeert, scant, herkent, indexeert, bewaart en ontsluit al deze verschillende vormen van informatie. Archivering vindt plaats vanuit uw vertrouwde outlook en office omgeving. In deze basismodule worden de diverse digitale archiefkasten ingericht.

4 In onze standaard module zitten al zeer veel functionaliteiten. U kunt hierbij denken aan: Dossiervorming en zaakgericht werken Zeer snel en accuraat informatie vinden Automatische herkenning van documenten. Geavanceerde OCR technieken om alles tekstinhou- delijk te vinden Dynamische(ad-hoc) werkstroom voor taakverdeling en document routering Centrale en decentrale mogelijkheden voor scannen en archiveren Eenvoudig beheer van templates Versiebeheer Centraal klantscherm Kennisbank Bij het archiveren van documenten worden indexeervelden of metagegevens automatisch gevuld met gegevens uit de database van het primaire systeem. Zo hoeven bij het archiveren al deze indexgegevens niet meer overgetypt te worden, wat fouten voorkomt en de snelheid van werken aanzienlijk verhoogt. Integratie met Microsoft Dynamics: Herkenbare Microsoft gebruikers interface met naadloze integratie mogelijkheden met o.a. Dynamics NAV, AX en CRM. NAV DocumentForce Integratiemodule AX Alle digitale handelingen moeten erop gericht zijn de medeweker in zijn of haar werk te ondersteunen. Integratie van het document informatie systeem met de bestaande primaire systemen (basis administratie systemen, CRM s ed.) is dan ook een voorwaarde om draagvlak te creëren bij de gebruiker. Met de DocumentForce integratie module kunnen gebruikers zowel direct vanuit het eigen vertrouwde primaire systeem als vanuit DocumentForce documenten opvragen en doorzoeken. Enkele andere voorbeelden: DocumentForce is ook te integreren en te koppelen met Outlook en MS Office, zodat en documenten direct zijn te archiveren.

5 DocumentForce uitgebreide Workflowmodule Door middel van de uitgebreide Workflowmodule is het mogelijk om documenten via een gedefinieerde route te verspreiden. Er worden automatisch taken aangemaakt voor medewerkers die iets met het document moeten doen en de taken worden door het systeem bewaakt. DocumentForce Print & Capture De Print & Capturemodule is bedoeld om mailings die vanuit het ERP of vanuit andere sjablonen worden gegenereerd, automatisch per relatie te archiveren. Een bestand wordt door middel van printen automatisch gearchiveerd. En onder printen kan verstaan worden het fysiek printen of het sturen van een . De software herkent het type bestand en op basis van document eigenschappen wordt het volledig automatisch gearchiveerd bij de juiste persoon of relatie. U medewerkers hoeven het document niet meer handmatig te archiveren en er vindt altijd de juiste archivering plaats. Dit werkt voor zowel individuele brieven als complete mailingen. DocumentForce E-Signer (digitale handtekening) Hierdoor is het mogelijk om het afhandelen van de post (bv facturen en werkbonnen) zo efficiënt mogelijk te maken. Maar ook bijvoorbeeld een klachtenprocedure is hiermee uitstekend te beheren. Aan de hand van rapportages en automatische rappel functionaliteiten kan de workflow worden gemonitord zodat de manager het werkproces desgewenst kan bijsturen. DocumentForce E-Signer is een in Word geïntegreerd programma. Via een knop Document ondertekenen kan de medewerker een document digitaal ondertekenen. In het document, op de plaats van de cursor, verschijnt de (gescande) handtekening. Indien het toch veranderd moet worden, kunnen geautoriseerde medewerkers de digitale handtekening aanpassen. Het document wordt ontgrendeld en de handtekening verdwijnt. Een belangrijk voordeel van DocumentForce E-Signer is dat u de uitgaande documenten die voorzien zijn van een handtekening niet meer hoeft te scannen. Het gebruik van de digitale handtekening wordt ingeregeld op basis van autorisaties.

6 DocumentForce portaal/website module Op basis van het MS.NET CMS platform heeft u een zeer modern CMS voorhanden. Zonder aanvullende opleiding kunt u op ieder gewenst moment uw website en intranet beheren. Door de koppelingen met het DMS kunnen klanten zelfstandig via een persoonlijke portaal hun eigen documenten inzien. Tevens biedt het CMS ondersteuning aan de verschillende webfuncties die primaire leveranciers aanbieden. Op die manier kunnen uw klanten onafhankelijk van openingstijden contact houden met uw organisatie. DocumentForce Kennisbank module Wilt u graag grip hebben op de versnipperde informatie in uw organisatie? Wilt u snel en efficiënt een klantcontact aannemen, afhandelen en de informatie en het antwoord terugkoppelen? DocumentForce Kennisbank module bundelt snelheid, kwaliteit en inzet van kanalen. Welk kanaal uw bezoeker ook kiest, uw organisatie beschikt over hetzelfde betrouwbare antwoord. Door bundeling van verschillende kanalen zoals balie, post, website en telefonie in DocumentForce DMS is alle informatie, en dus het juiste antwoord, terug te vinden binnen één omgeving! , post of balie), hij krijgt steeds hetzelfde betrouwbare antwoord. Het grootste deel van alle binnenkomende vragen is van informationele aard. Daarom is, om 80% van alle binnenkomende vragen in één keer af te kunnen handelen, een goede en betrouwbare kennisbank onontbeerlijk. Met de DocumentForce Kennisbank module beschikken uw medewerkers over zo n kennisbank. DocumentForce intranet module DocumentForce is bij uitstek ingericht om als centraal portaal te dienen voor het gehele bedrijf. Met mogelijkheden om snel en centraal nieuws en informatie te delen met collega s en medewerkers. Maar ook om centraal uw formulieren voor verlof of bijvoorbeeld kilometerdeclaraties te beheren. U kunt het intranet ook gebruiken in combinatie met de workflow module en op die manier nog meer functionaliteiten centraal inregelen, bewaken en sturen. De gemeenschappelijke agenda zorgt voor een snelle en overzichtelijke planning voor al uw bedrijfsactiviteiten. Uitgangspunt is dat medewerkers en klanten geïnformeerd worden vanuit één bron. Dit zorgt voor eenduidige, actuele informatie. Informatie wordt op een centrale plek beheerd. Welk kanaal uw relatie ook kiest (telefoon,

7 DocumentForce heeft een standaard opzet voor een intranet. Hiermee kunt u snel en effectief van start. Hierin zijn opgenomen: Nieuwsberichten Evenementen Collega s (gekoppeld aan uw HR administratie?) Centraal bedrijfsinformatiecentrum Forum Weblogs Enquetes Wikipedia / kennisbank DocumentForce Elektronische factuurverwerking DocumentForce Invoice is een aanvullende module die volledig te integreren is met alle bekende primaire systemen en DocumentForce DMS. Jaarlijks verwerkt u duizenden inkoopfacturen in uw primaire systeem. Toch is het veel handwerk. Denk aan de vele handmatige acties zoals het boeken in het ERP- of het financieel systeem, de controle op juistheid, het routeren ter goedkeuring en archiveren. Dit legt een beslag op de kostbare personeelscapaciteit van de crediteurenadministratie. DocumentForce Invoice biedt uitkomst! Met behulp van DocumentForce Invoice wordt het verwerkingsproces van binnenkomende facturen, inkoopopdrachten gerelateerde facturen en kostenfacturen, volledig geautomatiseerd. Dit levert u de nodige besparing op dat kan oplopen tot 70% op uw personeelskosten. En het terugvinden van facturen is kinderlijk eenvoudig in DocumentForce DMS, want alle facturen worden digitaal opgeslagen. Het systeem houdt voor u de voortgang van de afhandeling van de facturen in de gaten. De koppeling en integratie met uw primaire systeem zorgt ervoor dat de financiële informatie automatisch wordt verwerkt. Schakelen tussen de systemen is niet meer nodig. Hoe DocumentForce Invoice werkt Op hoofdlijnen worden onderstaande stappen* doorlopen om de facturen geautomatiseerd te verwerken: Facturen scannen en automatisch herkennen op basis van Free Forms Facturen digitaal archiveren Coderen kostenfacturen Registreren/boeken in uw primaire systeem Automatisch matchen van de factuur Controle en autorisatie Monitoring: het bewaken van de voortgang inclusief rappelleren Rapporteren *Vraag naar onze brochure Electronische factuurverwerking waarin deze stappen uitgebreid worden omschreven.

8 DocumentForce op een rijtje: Lagere kosten door enorme tijdwinst èn minder fouten Verhoogt de reactiesnelheid en uw serviceverlening Snel, veilig en eenvoudig tekstinhoudelijk digitaal archiveren, vinden en raadplegen van documenten Overal en altijd in de organisatie toegankelijk, plaats-, apparaat- en tijdsonafhankelijk Samenwerken aan documenten met collega s/partners en altijd de juiste, meest recente versie van een document Geeft u binnen seconden toegang tot over jaren opgebouwde archieven Hogere productiviteit en kwaliteit, meer efficiëntie Snelle, gecontroleerde en gestroomlijnde processen en procedures voor het redigeren en goedkeuren van docu- menten (check-in/check-out, revisiecontrole, autorisaties) De juiste beslissingen snel kunnen nemen op basis van feiten Maakt een fysiek archief overbodig, deze ruimte komt vrij voor nuttiger gebruik Sturen op resultaat Casemanagement, dossiervorming en zaakgericht werken Uw standaard brieven en sjablonen automatisch archive- ren en koppelen aan uw klanten De post digitaliseren, vastleggen, opvolgen en routeren Facturen vastleggen, herkennen en automatisch routeren Van Dinther the document company, opgericht in 1992, biedt totaaloplossingen op het gebied van enterprise content management op basis van SharePoint. Daaronder vallen o.a. document- en informatiebeheer, workflow-management, webcontentmanagement, scanning, business intelligence, contractenbeheer en diverse portalen. Op het gebied van producten en technologieën zijn wij continu in beweging, op zoek naar vernieuwing en innovatie. Wij bieden praktische oplossingen voor efficiënt documentbeheer binnen uw organisatie. Ons uitgangspunt is altijd de wensen en behoeften van uw organisatie. Binnen de standaard software kunnen wij ook via maatwerk aan uw specifieke eisen voldoen. Van Dinther Bedrijfsautomatisering B.V. Elftweg 2a VP Raamsdonksveer T: +31 (0) F: +31 (0) E: info@vandinther.net -