SharePoint als ECM De oplossing voor u

Transcriptie

1 nederlands

2 Inhoud SharePoint als ECM De oplossing voor u Inleiding en oplossingsoverzicht pagina 4-5 Microsoft Dynamics Integratie pagina 6-7 Management pagina 8-9 Office Integratie pagina Patent Management pagina Postverwerking pagina Kwaliteitsmanagement pagina SAP Integratie pagina SAP Inkoopfactuurverwerking pagina Scannen pagina SharePoint Compliance pagina Contract Management pagina Workflow pagina 28-29

3 Met ecspand SharePoint uitbreiden tot een compleet ECM-Platform SharePoint: Microsoft SharePoint is een geïntegreerde portaaloplossing met server functies die bijdraagt aan de verbetering van de effectiviteit en de samenwerking binnen een organisatie: SharePoint biedt uitgebreid contentmanagement, bedrijfsbreed zoeken en de mogelijkheid om over afdelingen heen gegevens en documenten beschikbaar te stellen voor samenwerken. Enterprise Content Management (ECM): Enterprise Content Management is de oplossing voor de registratie, het beheer, de opslag, het archiveren en het beschikbaar stellen van documenten en hun inhoud ter ondersteuning van de organisatorische processen. ECM software en een ECM strategie maken het formele beheer van alle gestructureerde en ongestructureerde informatie binnen en buiten documenten mogelijk. ecspand is de ideale ECM uitbreiding voor Microsoft SharePoint. ecspand biedt naast standaard ECM diensten en producten ook voorgeconfigureerde ECM-oplossingen: eenvoudig, volledig, overzichtelijk en revisiezeker inclusief volledige integratie met de standaard Office-tools.

4 Slimmer werken. Microsoft Dynamics Integratie De oplossing bestaat uit twee basis functies: het verwerken van zowel uitgaande als inkomende documenten. Hiervoor zijn niet alleen de door de Dynamicsgebruiker gegenereerde documenten beschikbaar, maar ook de overige voor het proces relevante documenten. Dynamics Integration is onder andere de basis voor de standaard ecspand oplossing inkoopfactuurverwerking. In SharePoint direct documenten opvragen uit Microsoft Dynamics Gebaseerd op het gestandaardiseerde object model van Dynamics Van de ecspand oplossing Microsoft Dynamics Integratie liggen de voordelen voor de hand: Optimalisatie van bedrijfsprocessen, volledige transparantie van transacties, sneller inzicht in status en uitkomsten van werkprocessen. De revisiezekere archivering van de gegenereerde documenten én inzicht in de naleving van opgestelde regels en randvoorwaarden maken deze oplossing compleet. Het logisch ordenen van documenten en bestanden van een specifiek proces in een dossier Naadloze integratie Herkenbare Microsoft gebruikersinterface Integratie mogelijkheden met Dynamics NAV, AX en CRM Modules zijn los inzetbaar (bijvoorbeeld alleen voor archivering binnen de financiële administratie) Microsoft gecertificeerde koppeling 7

5 Ruil uw overstroomde mailbox in voor structuur. Management Deze compleet standaard ecspand oplossing biedt u ongekende functionaliteit. Uw verkeer zal vanuit technisch, organisatorisch en juridisch oogpunt optimaal worden afgehandeld. Uw systeem wordt ontlast en uw s kunnen aan elk gewenst bedrijfsproces worden toegewezen. Aan alle wettelijke eisen voor bewaarplicht kan automatisch worden voldaan. Deze oplossing is uit te breiden met automatische classificering en verwerking ter voorbereiding van het gebruik van de inhoud in andere bedrijfssystemen. archivering? Vandaag de dag een must! Nog beter: De ecspand oplossing Management. Waarom? U bent verzekerd van een goede structuur, uw s worden perfect gemanaged, aan de juiste gebruiker toegewezen, beantwoord, volgens de bedrijfsrichtlijnen bewaard en kunnen te allen tijde teruggezocht en opgevraagd worden. Transparante zoekmogelijkheden in uw eigen mailbox en waar nodig in het SharePoint archief Geen lokale PST-bestanden Proces gestuurde verwerking geïntegreerd met Outlook Volledige traceerbaarheid, transparantie en beschikbaarheid van s (ediscovery) Ontlasting van de Exchange database Uitlezen van PST-bestanden Geoptimaliseerd herstel van de Exchange servers Kortere back-up tijden Betere server prestaties Eenvoudig beheer Klaar voor Exchange

6 Tijd besparen is waarde creëren. Office Integratie Deze oplossing is een universele interface voor het procesmatig opslaan van ieder informatie object (Office-bestanden en s). De snelle en veilige manier van opslaan in SharePoint ontlast de gebruiker en zorgt voor een eenvoudige en praktische afhandeling. De ecspand Office Integratie zorgt voor een snelle en makkelijke verwerking van proces-georiënteerde en Office-bestanden. Eenvoudig documenten slepen naar uw eigen mappenstructuur door middel van drag & drop. Praktisch! Intuïtieve verwerking van gerelateerde opslag van alle documenten Eenvoudige indexering door geautomatiseerde overname van verplichte velden en data Procesmatige verwerking van s Eenvoudige drag & drop functionaliteit Universele interface Centrale administratie Eenmalige, centrale configuratie 11

7 Uw (patent) rechten in één oogopslag. Patent Management De oplossing Patent Management: een MUST voor iedere innovatieve onderneming met veel patent gerelateerde onderzoeken en ontwikkelingen. Lopende eigen patent gerelateerde projecten worden compleet georganiseerd en bewaakt. Een extra module zorgt voor automatische downloads van relevante gegevens uit octrooi databases wereldwijd, gebaseerd op vastgelegde interesseprofielen. Op deze manier blijft u op de hoogte van relevante ontwikkelingen, terwijl u zich concentreert op uw eigen concurrentievoordeel door innovatie. Deze oplossing biedt u een compleet overzicht van alle documenten en processen met betrekking tot octrooien en ondersteunt de patentafdeling bij het wereldwijd zoeken naar beschikbare documenten over relevante innovaties, inclusief de bewaking, evaluatie en analyse. Een groot voordeel is dat er een naadloze samenwerking op een eenduidig platform mogelijk wordt gemaakt binnen de organisatie met betrekking tot het beheer van innovatieprojecten. Ook het management heeft de mogelijkheid om hun eigen marktwaardeanalyses van een innovatie eenduidig te laten ondersteunen. Externen kunnen eveneens probleemloos deelnemen. Geïntegreerde toepassing van patent gerelateerde processen Virtuele samenvatting van alle octrooi informatie en daaraan gerelateerde documenten Archivering van geregistreerde patenten Bewaking, projectmanagement en evaluatie in een uniforme, volledig web based oplossing Geen lokaal geïnstalleerde clientsoftware nodig Oplossing gebaseerd op SharePoint Snel beschikbaar te maken via intranet of extranet Maximale flexibiliteit met tegelijkertijd hoge upgrade zekerheid door standaardisatie op SharePoint 13

8 Automatisch doorsturen. Postverwerking Met deze oplossing kunt u de postverwerking en distributie elegant digitaliseren en inte greren. De oplossing bestaat uit scanverwerking, automatische classificatie en een workflow die het doorsturen van documenten regelt en opmerkingen en noties digitaal bij het poststuk opslaat. Door een complete integratie van de postverwerkingactiviteiten in SharePoint worden stukken als bijlage van een taak inclusief actietermijn aan de ontvanger beschikbaar gesteld. Deze oplossing kan ook probleemloos met de management oplossing worden gecombineerd. De oplossing tegen de dreigende papiervloed: Postverwerking van ecspand voor SharePoint. U verkort de doorlooptijd, informatie wordt sneller doorgegeven en transparant weergegeven. Kortom, het systeem versnelt en vereenvoudigt routinematig werk, waardoor een snelle ROI wordt behaald en uw mensen de ruimte krijgen voor echte waardetoevoeging en creativiteit. Eenvoudig Werken in de bekende SharePoint omgeving Universele oplossing voor de gehele postverwerking en andere documentenstromen Optimalisatie van de postverwerking, zeker bij distributie naar meerdere vestingen Reductie van de vloed aan papier en Gebruik maken van uw huidige scanners en multifunctionals Load balancing: bepaal centraal hoeveel stukken er maximaal in het postvak van een gebruiker mogen zitten Waarschuwing wanneer er een opstopping in een verwerkingsproces ontstaat Korte inrichtingstijd, continue optimalisering in het lopende proces 15

9 Kwaliteit overtuigt. Kwaliteitsmanagement Door middel van digitale routing beheert ecspand de gegevens en documenten voortvloeiende uit de kwaliteitsborging. Sjablonen en standaard tekstblokken vereenvoudigen het kwaliteitsmanagement. Reeds ingerichte document bibliotheken geven u direct inzicht in bijvoorbeeld arbeidsvoorschriften, formulieren en handboeken. Automatische herinneringen en vooringestelde termijnen zorgen ervoor dat u altijd de controle en het overzicht behoudt. Het kwaliteitsmanagement wordt gecompleteerd door het gebruik van inzet van een controle- en vrijgaveworkflow inclusief deploy functie. De ecspand oplossing voor Kwaliteitsmanagement zorgt er voor, dat de processen in een onderneming rechtszeker en volgens geldende kwaliteitsnormen uitgevoerd worden. De oplossing zorgt voor compliance en maakt gebruikt van kwaliteitsmanagement methodieken zoals bijvoorbeeld Six Sigma. Uiteraard is het ook de oplossing voor de voorbereiding en protocollering van audits. Mappenstructuren volgens de juiste (ISO)norm Proces georiënteerde mappenstructuur gebaseerd op documentatieopbouw of checklisten Eenvoudig zoeken naar QM documenten Ondersteuning van alle taken door complexe parallelle workflows Intuïtief werken door volledige Office integratie Snel inzetbaar via intranet of extranet Maximale flexibiliteit en hogere veiligheid door standaardisatie van upgrades Grafische visualisatie van en navigatie door de processen met MS Visio Automatisch genereren van PDF 17

10 Processen optimaliseren. SAP Integratie Met de SAP Integratie is het naleven van compliance regels zeer eenvoudig te realiseren. De volledige verwerking van administratieve processen kan inzichtelijk gemaakt worden. Twee strategische platformen worden samengebracht en bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Archivering voor SAP: met ecspand heel eenvoudig, maar bovenal binnen de bekende SAP omgeving. Door de verwerking van uitgaande en inkomende documenten hebt u niet alleen de beschikking over door de gebruiker gegenereerde documenten, maar beschikt u over alle overige documenten die betrokken zijn bij het proces: alle documenten in één oogopslag. Standaard zoekfuncties in SharePoint op basis van ecspand (voor niet SAPgebruikers) maar ook direct vanuit SAP (voor SAP-gebruikers) s blijven in hun eigen werkomgeving (SAP en SharePoint) Automatische dossiervorming in ecspand (direct vanuit SAP kan men in SharePoint opgeslagen documenten oproepen) Naadloze integratie Gecertificeerde SAP archief link interface inclusief Content Server koppeling Aanpassingen via de standaard SAP interface Verwerking van inkomende en uitgaande documenten (via barcode) Gecertificeerde module voor het direct opvragen van documenten uit SAP Werken vanuit de webbrowser Archivering van relevante documenten met ecspand in SharePoint 19

11 Een goed overzicht. SAP Inkoopfactuurverwerking De voordelen van de ecspand oplossing SAP Inkoopfactuurverwerking zijn kort maar krachtig: Automatisering, kostenbesparing, transparantie. De doorlooptijden van facturen worden verkort, zodat de maandafsluiting sneller plaats kan vinden. Aan de hand van continue gedigitaliseerde processen zorgt deze oplossing voor geautomatiseerde herkenning, digitale controle, kostentoewijzing en goedkeuring van facturen in combinatie met SAP. De diverse rapportages bieden transparantie in alle factuur gerelateerde gegevens en stellen u op elk moment in staat een gedetailleerde analyse te maken. Ideaal om tijd en kosten te besparen en de ROI te verbeteren. De productiviteit van uw medewerkers wordt verhoogd en de documenten zijn op ieder moment en op elke locatie opvraagbaar. Naadloze integratie Eenvoud Bekende en vertrouwde vensters Alles in een gestandaardiseerd formaat Geen tijdvretende nabel acties Proces is compleet transparant Minimaliseren van handmatige handelingen Integratie in SAP met een gecertificeerde koppeling Gebruik van bestaande platformen Probleemloos toevoegen van proces gebruikers ADS koppeling Hoogwaardige rekeningsherkenning 21

12 Scannen en meer. Scannen De scanoplossing richt zich op bestaande en nieuw binnenkomende papieren documenten. U hebt de mogelijkheid om via een centrale scan opstelling of via andere scanners uw fysieke documenten eenvoudig in SharePoint te krijgen. De gangbare mogelijkheden, zoals barcode herkenning, automatische paginaoriëntering en het herkennen en verwijderen van lege pagina s is uiteraard standaard aanwezig. Echter ook classificering en indexering kan direct vanuit de scan applicatie. U kunt deze oplossing uiteraard combineren met ecspand voor postverwerking. Gemakkelijk direct naar SharePoint scannen Snelle implementatie van (de)centrale scanstations De centrale Scannen oplossing van ecspand zorgt voor een consequent gebruik van SharePoint. Papier wordt gedigitaliseerd en geclassificeerd. Alle documenten in een standaard formaat en geen kopieën meer nodig. De bestaande IT infrastructuur kan gebruikt worden, dus behoud van investeringen. Eenvoudiger kan niet! Handmatig, semi automatisch en automatisch verwerken van documentstapels, versneld het scan proces Eenvoudige gebruikersschermen Zowel het scannen van een enkele pagina als van stapels wordt ondersteund Eenvoudige integratie tussen bestaande scanners en SharePoint Koppelen van desktopscanners en netwerkscanners Geïntegreerde OCR herkenning 23

13 Uw goed recht. SharePoint Compliance Wetten, regels en richtlijnen moeten ook met de inzet van SharePoint opgevolgd worden. De regelgever schrijft immers vaak voor dat het langdurig, revisiezeker archiveren van documenten gebaseerd moet zijn op nationale en internationale standaarden en regels. Wij kunnen dit verzorgen door een volledig geconfigureerde SharePoint compliance oplossing. Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, worden op basis van wettelijke dan wel interne bedrijfsregels gearchiveerd. Gedurende de verplichte bewaartermijn kan de gearchiveerde data probleemloos van de ene naar de andere storage oplossing verplaatst en gekopieerd worden. Het daadwerkelijk verwijderen van gearchiveerde gegevens kan echter alleen nadat de bewaartermijn is afgelopen. Geen opleiding nodig Ontlasting van de SharePoint SQL database Met SharePoint Compliance wordt een revisiezekere, bedrijfsconforme, duurzame archivering van alle bewaarplicht gerelateerde data zeker gesteld. Alle onderdelen van deze oplossing zijn via Audits gecertificeerd. Gemakkelijk en transparant terugvinden van alle documenten en hun versies Werken met bekende applicaties Snellere backup en recovery Optimale systeem benutting Gecertificeerde koppelingen met storage oplossingen Eenvoudige administratie via SharePoint Flexibel configureerbare bewaarregels 25

14 Orde op zaken. Contract Management Weet u hoeveel contracten u heeft? En hoeveel geld er in deze contracten omgaat? Verschaf uzelf inzicht! De browser gebaseerde SharePoint oplossing zorgt voor eenvoudig vastleggen, vinden en beheren van alle gangbare contractvormen. Verkrijg dankzij de eenduidige en volledige contractmodule ongekend inzicht in de waarde van uw contracten, uw verplichtingen en de financiële consequenties van uw verplichtingen. De oplossing is makkelijk te integreren met uw strategische ERP applicaties. Eenvoudig beheren van vergelijkbare contracten Bijhouden van looptijden SharePoint gebaseerde oplossing Snel beschikbaar te maken in intranet en extranet Met de oplossing Contract Management verkrijgt u een overzicht van alle actieve contracten en looptijden. Transparantie vanaf de installatie, opzeggingen en verplichtingen zult u nooit meer vergeten. Contractmanagement is een standaard product, geen projectmatige oplossing. Proces georiënteerde behandeling van contracten Eenvoudige en gebruiksvriendelijk Maximale flexibiliteit in combinatie met een hoge upgradezekerheid door gebruik van standaard componenten 27

15 Betere samenwerking. Workflow De oplossing maakt het voor uw organisatie mogelijk de interne processen te verbeteren en de productiviteit te verhogen. Of het nu om stam- of om persoonlijke gegevens gaat, commentaar, vrijgave, ondertekening of doorlooptijden. De meest complexe workflows kunnen op basis van SharePoint eenvoudig en snel via de browser afgehandeld worden. Zakelijke werkzaamheden worden geautomatiseerd. De naadloze integratie met SharePoint maakt het nóg eenvoudiger documenten en informatie doelgericht te verspreiden, processen te vereenvoudigen, inzicht te vergroten en processen te bewaken. De Workflow oplossing verbindt afdelingen, verhoogt de transparantie, verlaagt de doorlooptijden en verhoogt de uitkomstzekerheid. Eenvoudig en overzichtelijk Snel doorsturen Snelle reactie Verbeterde resultaatgerichtheid Maakt gebruik van bestaande infrastructuur Gebaseerd op Windows workflow foundation Gegevens vanuit uw strategische applicaties beschikbaar 29

16 Our passion for your success. ecspand your SharePoint.

17 Contact Docdynamic is het Nederlandse d.velop competence centre (d.cc) voor het ECM systeem ecspand van de Duitse leverancier d.velop ( Als d.cc zijn wij verantwoordelijk voor het partnerprogramma en de verkoop en ondersteuning van ecspand in Nederland en Vlaanderen. Het meest succesvol zijn zij die over de beste informatie beschikken werken dagelijks meer dan mensen verdeeld over ruim 2000 server installaties met onze software. Met onze kennis en ervaring helpen wij organisaties hun slagvaardigheid te verbeteren door de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie te verhogen. Met ecspand heeft Docdynamic een perfecte aanvulling in haar portfolio voor bedrijven die SharePoint hebben ingezet. Docdynamic B.V. Postbus LA Enschede T +31 (0) F +31 (0) E Info@docdynamic.nl