ecspand your SharePoint Server ecspand your success De oplossing voor u! Inhoud

Transcriptie

1 nederlands

2 Inhoud ecspand your SharePoint Server ecspand your success De oplossing voor u! Inleiding en oplossingsoverzicht pagina 4-5 Dynamics integratie pagina 6-7 management pagina 8-9 Office integratie pagina Patentmanagement pagina Postverwerking pagina Kwaliteitsmanagement pagina SAP integratie pagina (SAP) Inkoopfactuurverwerking pagina Scan pagina SharePoint compliance pagina Contractmanagement pagina Workflow pagina 28-29

3 Met ecspand SharePoint uitbreiden tot een compleet ECM-Platform SharePoint: Microsoft SharePoint is een geïntegreerde portaaloplossing met server functies die bijdraagt aan de verbetering van de effectiviteit en de samenwerking binnen een organisatie: SharePoint biedt uitgebreid contentmanagement, bedrijfsbreed zoeken en de mogelijkheid om over afdelingen heen gegevens en documenten beschikbaar te stellen voor samenwerken. Enterprise Content Management (ECM): Enterprise Content Management is de oplossing voor de registratie, de opslag, het beheer, het archiveren en het beschikbaar stellen van documenten en informatie ter ondersteuning van het gehele bedrijfsproces. ECM software en een ECM strategie realiseren het formele beheer van alle gestructureerde en ongestructureerde informatie binnen uw organisatie. ecspand is de optimale toevoeging voor Microsoft SharePoint. ecspand biedt naast standaard producten en diensten ook vooraf geconfigureerde ECM-oplossingen: eenvoudig, volledig, overzichtelijk en revisiezeker inclusief volledige integratie met de standaard MS Office-tools en ERP-systemen.

4 Intelligenter werken. Dynamics integratie De oplossing bestaat uit twee basisfuncties: het verwerken van zowel inkomende als uitgaande documenten. Hiervoor zijn niet alleen de documenten uit Dynamics beschikbaar, maar ook de overige documenten die relevant zijn voor het bedrijfsproces. Dynamics integratie is onder andere de basis voor de standaard ecspand oplossing inkoopfactuurverwerking. In SharePoint direct documenten opvragen uit Microsoft Dynamics Gebaseerd op het gestandaardiseerde object model van Dynamics De voordelen van de ecspand oplossing Dynamics integratie zijn voor de hand liggend: Optimalisatie van bedrijfsprocessen, volledige transparantie van transacties, sneller inzicht in de status en uitkomsten van werkprocessen. De revisiezekere archivering van de gegenereerde documenten én inzicht in de naleving van opgestelde regels en randvoorwaarden maken deze oplossing compleet. Het logisch ordenen van documenten en bestanden van een specifiek proces in een dossier Naadloze integratie Herkenbare Microsoft gebruikersinterface Integratie mogelijkheden met Dynamics NAV, AX en CRM Modules zijn onafhankelijk inzetbaar (bijvoorbeeld alleen voor archivering binnen de financiële administratie) Microsoft gecertificeerde koppeling 7

5 Overvolle mailboxen inruilen voor structuur. management Deze standaard ecspand oplossing biedt u ongekende functionaliteit. Uw verkeer zal vanuit technisch, organisatorisch en juridisch oogpunt optimaal worden afgehandeld. Uw systeem wordt ontlast en uw s kunnen aan elk gewenst bedrijfsproces worden toegewezen. Aan alle wettelijke eisen voor bewaarplicht kan automatisch worden voldaan. Deze oplossing is uit te breiden met automatische classificering en verwerking ter voorbereiding van het gebruik in andere bedrijfssystemen. archivering? Vandaag de dag een must! Nog beter: De ecspand oplossing management. Waarom? U bent verzekerd van een goede structuur, uw s worden perfect gemanaged en aan de juiste gebruiker toegewezen. s worden sneller beantwoord, bewaard volgens de bedrijfsrichtlijnen en bovendien kunnen alle s gemakkelijk en snel worden gevonden. Transparante zoekmogelijkheden in uw eigen mailbox en waar nodig in het SharePoint archief Geen lokale PST-bestanden eenvoudig archiveren Optimale traceerbaarheid en beschikbaarheid van s (ediscovery) Ontlasting van de Exchange database Uitlezen van PST-bestanden Geoptimaliseerd herstel van de Exchange servers Kortere back-up tijden Betere server prestaties Eenvoudig beheer Klaar voor Exchange

6 Tijd besparen is waardevol. Office integratie Deze oplossing is een universele interface voor het procesmatig opslaan van ieder informatie object (MS Office-bestanden en s). De snelle en veilige manier van opslaan in SharePoint ontlast de gebruiker en zorgt voor een eenvoudige en praktische afhandeling. De ecspand Office integratie zorgt voor een snelle en makkelijke verwerking van proces-georiënteerde en Office-bestanden. Eenvoudig documenten slepen naar uw eigen mappenstructuur door middel van drag & drop. Praktisch! Intuïtieve registratie en archivering van alle documenten Eenvoudige indexering door geautomatiseerde overname van verplichte velden en data Procesmatige verwerking van s Eenvoudige drag & drop functionaliteit Universele interface Centrale administratie Eenmalige, centrale configuratie 11

7 Uw (patent) rechten in één oogopslag. Patentmanagement De oplossing Patentmanagement: een MUST voor iedere innovatieve onderneming met veel patent gerelateerde onderzoeken en ontwikkelingen. Lopende eigen patent gerelateerde projecten worden compleet georganiseerd en bewaakt. Een extra module zorgt voor automatische downloads van relevante gegevens uit octrooi databases wereldwijd, gebaseerd op vastgelegde interesseprofielen. Op deze manier blijft u op de hoogte van relevante ontwikkelingen, terwijl u zich concentreert op uw eigen concurrentievoordeel door innovatie. Deze oplossing biedt u een compleet overzicht van alle documenten en processen met betrekking tot octrooien en ondersteunt de patentafdeling bij het wereldwijd zoeken naar beschikbare documenten over relevante innovaties, inclusief de bewaking, evaluatie en analyse. Een groot voordeel is dat er een naadloze samenwerking op een eenduidig platform mogelijk wordt gemaakt binnen de organisatie met betrekking tot het beheer van innovatieprojecten. Het management heeft de mogelijkheid om hun eigen marktwaardeanalyses van een innovatie eenduidig te laten ondersteunen. Geïntegreerde toepassing van patent gerelateerde processen Virtuele samenvatting van alle octrooi informatie en daaraan gerelateerde documenten Archivering van geregistreerde patenten Bewaking, projectmanagement en evaluatie in een uniforme, volledig web based oplossing Geen lokaal geïnstalleerde clientsoftware nodig Oplossing gebaseerd op SharePoint Snel beschikbaar te maken via intranet of extranet Maximale flexibiliteit met tegelijkertijd hoge upgrade zekerheid door standaardisatie op SharePoint 13

8 Automatisch doorsturen. Postverwerking Met deze oplossing kunt u de postverwerking optimaal digitaliseren en integreren. De oplossing bestaat uit scanverwerking, automatische classificatie en een workflow die het doorsturen van documenten regelt. Hierbij kunnen opmerkingen en notities digitaal bij het poststuk worden opgeslagen. De integratie van de postverwerking in SharePoint zorgt ervoor dat de post als bijlage van een taak aan de ontvanger beschikbaar wordt gesteld. Deze oplossing wordt vaak efficiënt in combinatie met management ingezet. De oplossing tegen de dreigende papiervloed: Postverwerking van ecspand voor SharePoint. U verkort de doorlooptijd doordat de informatie sneller wordt doorgegeven. De informatie is transparanter weergegeven. Kortom, het systeem versnelt en vereenvoudigt routinematig werk, waardoor een snelle ROI wordt behaald en uw mensen de ruimte krijgen voor echte waardetoevoeging en creativiteit. Eenvoudig Werken in de bekende SharePoint omgeving Universele oplossing voor de gehele postverwerking en andere documentenstromen Optimalisatie van de postverwerking, zeker bij distributie naar meerdere vestingen Reductie van de vloed aan papier en Gebruik maken van uw huidige scanners en multifunctionals Load balancing: bepaal centraal hoeveel stukken er maximaal in het postvak van een gebruiker mogen zitten Signalering van stagnatie in bedrijfsproces door melding bij tijdsoverschrijding van take Korte inrichtingstijd, continue optimalisering tijdens gebruik 15

9 Kwaliteit overtuigt. Kwaliteitsmanagement Door middel van digitale routing beheert ecspand de gegevens en documenten voortvloeiende uit de kwaliteitsborging. Sjablonen en standaard tekstblokken vereenvoudigen het kwaliteitsmanagement. Reeds ingerichte document bibliotheken geven u direct inzicht in bijvoorbeeld arbeidsvoorschriften, formulieren en handboeken. Automatische herinneringen en vooraf ingestelde termijnen zorgen ervoor dat u altijd de controle en het overzicht behoudt. Het kwaliteitsmanagement wordt gecompleteerd door het gebruik van een controle- en vrijgaveworkflow inclusief deploy functie. De ecspand oplossing voor Kwaliteitsmanagement zorgt er voor, dat de processen in een onderneming rechtszeker en volgens geldende kwaliteitsnormen uitgevoerd worden. De oplossing zorgt voor compliance en maakt gebruikt van kwaliteitsmanagement methodieken zoals bijvoorbeeld Six Sigma. Uiteraard is het ook de oplossing voor de voorbereiding en protocollering van audits. Mappenstructuren volgens de juiste (ISO)norm Proces georiënteerde mappenstructuur gebaseerd op documentatieopbouw of checklisten Eenvoudig zoeken naar kwaliteitsdocumenten Ondersteuning van alle taken door workflows Intuïtief werken door volledige Office integratie Snel inzetbaar via intranet of extranet Maximale flexibiliteit en hogere veiligheid door standaardisatie van upgrades Grafische visualisatie van en navigatie door de processen met MS Visio Automatisch genereren van PDF 17

10 Processen optimaliseren. SAP integratie Met de SAP integratie is het naleven van compliance regels zeer eenvoudig te realiseren. De volledige verwerking van administratieve processen kan inzichtelijk gemaakt worden. Twee strategische platformen worden samengebracht en bedrijfsprocessen worden geoptimaliseerd. Archivering voor SAP: met ecspand heel eenvoudig, maar bovenal binnen de bekende SAP omgeving. Door de verwerking van inkomende en uitgaande documenten heeft u alle documenten in één oogopslag. U heeft de beschikking over uw eigen documenten, maar ook over alle overige documenten, die betrokken zijn bij het proces: Standaard zoekfuncties in SharePoint op basis van ecspand (voor niet SAPgebruikers) maar ook direct vanuit SAP (voor SAP-gebruikers) Gebruikers blijven in hun eigen werkomgeving (SAP en SharePoint) Automatische dossiervorming in ecspand (direct vanuit SAP kan men in SharePoint opgeslagen documenten oproepen) Naadloze integratie Gecertificeerde SAP archief link interface inclusief Content Server koppeling Aanpassingen op basis van SAP standaarden Verwerking van inkomende en uitgaande documenten (via barcode) Gecertificeerde module voor het direct opvragen van documenten uit SAP Werken vanuit de webbrowser Archivering van relevante documenten met ecspand in SharePoint 19

11 Een duidelijk overzicht. (SAP) Inkoopfactuurverwerking De voordelen van de Ecspand oplossing (SAP) Inkoopfactuurverwerking zijn efficiënte automatisering, kostenbesparing en transparantie. Kortere doorlooptijden van facturen zodat de maandafsluiting sneller plaats kan vinden. Met de continue verder gaande digitalisering van processen zorgt deze oplossing voor een optimale verwerking van uw facturen. Geautomatiseerde herkenning, digitale controle, kostentoewijzing en goedkeuring van facturen in combinatie met SAP zijn verwerkt in deze oplossing. De diverse rapportages bieden transparantie in alle factuur gerelateerde gegevens en stellen u op elk moment in staat een gedetailleerde analyse te maken. Ideaal om tijd en kosten te besparen en de ROI te verbeteren. De productiviteit van uw medewerkers wordt verhoogd en de documenten zijn op ieder moment en op elke locatie opvraagbaar. Naadloze integratie Gebruikersvriendelijk Bekende en vertrouwde gebruikersschermen Gestandaardiseerd formaat Snellere afhandeling van facturen Transparant verwerking proces Minimaliseren van handmatige handelingen Integratie SAP met een gecertificeerde koppeling Gebruik van bestaande platformen Gemakkelijk gebruikers toevoegen aan proces Koppeling met ActiveDirectory Intelligente factuurherkenning 21

12 Scannen en meer. Scan De scanoplossing richt zich op fysieke documenten, zowel de reeds gearchiveerde documenten als de inkomende papieren documenten. U heeft de mogelijkheid om via een centrale scanner of multi-functionals uw fysieke documenten eenvoudig in SharePoint te krijgen. De gewenste functionaliteit zoals barcode herkenning, automatische pagina indexering en het herkennen en verwijderen van lege pagina s is standaard aanwezig. Ook classificering en indexering kan direct vanuit de scanapplicatie. U kunt deze oplossing optimaal combineren met ecspand voor postverwerking. Gemakkelijk direct naar SharePoint scannen Snelle implementatie van (de)centrale scanstations De centrale Scan oplossing van ecspand zorgt voor een consequent gebruik van SharePoint. Papier wordt gedigitaliseerd en geclassificeerd. Alle documenten worden in een standaard formaat bewaard en er zijn geen kopieën meer nodig. De bestaande IT infrastructuur wordt gebruikt, dus geen extra investeringen. Eenvoudiger kan het niet! Handmatig en (semi) automatisch verwerken van documentstapels, versnelt het scan proces Eenvoudige gebruikersschermen Zowel het scannen van een enkele pagina als van stapels wordt ondersteund Eenvoudige integratie tussen bestaande scanners en SharePoint Koppelen van desktopscanners en netwerkscanners Geïntegreerde OCR herkenning 23

13 Uw goed recht. SharePoint compliance Wetten, regels en richtlijnen moeten ook met de inzet van SharePoint opgevolgd worden. De regelgever schrijft immers vaak voor dat het langdurig, revisiezeker archiveren van documenten gebaseerd moet zijn op nationale en internationale standaarden en regels. Wij kunnen dit verzorgen door een volledig geconfigureerde SharePoint compliance oplossing. Gegevens waarvoor een bewaarplicht geldt, worden op basis van wettelijke dan wel interne bedrijfsregels gearchiveerd. Gedurende de verplichte bewaartermijn kan de gearchiveerde data probleemloos van de ene naar de andere storage oplossing verplaatst en gekopieerd worden. Het daadwerkelijk verwijderen van gearchiveerde gegevens kan echter alleen nadat de bewaartermijn is afgelopen. Gebruikersvriendelijk Ontlasting van de SharePoint SQL database Met SharePoint compliance wordt een revisiezekere, bedrijfsconforme, duurzame archivering van alle bewaarplicht gerelateerde data zeker gesteld. Alle onderdelen van deze oplossing zijn via Audits gecertificeerd. Gemakkelijk terugvinden van documenten Werken met bekende applicaties Snellere backup en recovery Optimale benutting van het systeem Gecertificeerde koppelingen met storage oplossingen Eenvoudige administratie via SharePoint Flexibel configureerbare bewaarregels 25

14 Orde op zaken. Contractmanagement Weet u hoeveel contracten u heeft? En hoeveel geld er in deze contracten omgaat? Verschaf uzelf inzicht! De browser gebaseerde SharePoint oplossing zorgt voor eenvoudig vastleggen, vinden en beheren van alle gangbare contractvormen. Verkrijg dankzij de eenduidige en volledige contractmodule ongekend inzicht in de waarde van uw contracten, uw verplichtingen en de financiële consequenties van uw verplichtingen. De oplossing is makkelijk te integreren met uw strategische ERP applicaties. Eenvoudig beheren van vergelijkbare contracten Bijhouden van looptijden SharePoint gebaseerde oplossing Snel beschikbaar te maken in intranet en extranet Met Contractmanagement krijgt u inzicht in alle actieve contracten en looptijden. Transparantie vanaf de installatie. Opzeggingen, verlengingen en alle verplichtingen met betrekking tot al uw contracten zult u nooit meer vergeten. Contractmanagement is een standaard product, geen projectmatige oplossing. Proces georiënteerde behandeling van contracten Eenvoudige en gebruiksvriendelijk Maximale flexibiliteit in combinatie met een hoge upgradezekerheid door gebruik van standaard componenten 27

15 Betere samenwerking. Workflow De oplossing verbetert de interne processen en verhoogt de productiviteit binnen uw organisatie. De meest complexe workflows kunnen op basis van SharePoint eenvoudig en snel via de browser afgehandeld worden. Alle zakelijke werkzaamheden worden geautomatiseerd, of het nu gaat om stamgegevens, persoonlijke gegevens, commentaar, vrijgave, ondertekening of doorlooptijden. De naadloze integratie met SharePoint maakt het nóg eenvoudiger documenten en informatie doelgericht te verspreiden, processen te vereenvoudigen, inzicht te vergroten en processen te bewaken. Eenvoudig en overzichtelijk Sneller doorsturen van informatie Snelle reactie, kortere doorlooptijden Verbeterde resultaatgerichtheid Gebruik van bestaande infrastructuur Gebaseerd op Windows workflow Gegevens vanuit uw strategische applicaties beschikbaar De Workflow oplossing verbindt afdelingen, verhoogt de transparantie, verlaagt de doorlooptijden en verhoogt de uitkomstzekerheid. 29

16 Our passion for your success. ecspand your SharePoint.

17 Contact Docdynamic is het Nederlandse d.velop competence centre (d.cc) voor het ECM systeem ecspand van de Duitse leverancier d.velop ( Het Nederlandse d.cc is verantwoordelijk voor het partnerprogramma en de verkoop en ondersteuning van ecspand in Nederland en Vlaanderen. Het meest succesvol zijn zij die over de beste informatie beschikken. Dagelijks werken meer dan mensen verdeeld over ruim 2000 server installaties met onze software. Met onze kennis en ervaring helpen wij organisaties hun slagvaardigheid te verbeteren door de kwaliteit en toegankelijkheid van informatie te verhogen. Met ecspand heeft Docdynamic een perfecte aanvulling in haar portfolio voor bedrijven met MS SharePoint. Docdynamic B.V. Postbus LA Enschede T +31 (0) F +31 (0) E info@docdynamic.nl