HSO Connect! SharePoint. ... slimmer samenwerken... 1 versie van de waarheid... documenten direct inzichtelijk...

Transcriptie

1 ... slimmer samenwerken versie van de waarheid documenten direct inzichtelijk... HSO Connect! SharePoint De integratie tussen Microsoft Dynamics en SharePoint» Centrale documentbibliotheek voor o.a. klanten, projecten en producten» Tijdsbesparing door geïntegreerde full-text zoekfunctie» Documenten zijn eenvoudig te onsluiten voor leveranciers en/of partners

2 Nooit meer documenten kwijt De afgelopen jaren lag de focus bij veel bedrijven op de automatisering van gestructureerde bedrijfsfuncties. Bedrijfsapplicaties zoals Microsoft Dynamics AX zijn uitermate geschikt voor het ondersteunen van vastomlijnde processen en het vastleggen van gestructureerde en transactionele informatie. Nu veel bedrijven de gestuctureerde kant onder controle hebben, richten organisaties zich op het verbeteren van de vindbaarheid van minder gestructureerde informatie als verslagen, offertes en notulen. Met HSO Connect! bundelt u gestructureerde en ongestructureerde informatie in één toepassing. 40% van de Nederlandse managers is dagelijks meer dan een uur kwijt met het zoeken naar informatie. Een op de tien besteedt hier zelfs meer dan twee uur per dag aan. De huidige kenniswerkers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie en het juiste document. Dit kost organisaties jaarlijks veel geld. Recent onderzoek van KPMG toont aan dat 40% procent van de Nederlandse managers dagelijks meer dan een uur kwijt is met het zoeken naar informatie. Een op de tien besteedt hier zelfs meer dan twee uur per dag aan. 1 versie van de waarheid Als documenten niet centraal worden opgeslagen bestaat het risico dat er gewerkt wordt met een oude versie. Onvolledige correspondentie kan u zelfs klanten kosten, want het gebeurt regelmatig dat verkoopmedewerkers geen inzicht hebben in de klachten van klanten, simpelweg vanwege het feit dat er gewerkt wordt met verschillende bronnen en informatiesystemen. Delen van documenten Het mag duidelijk zijn dat er met slimme opslag en uitwisseling van informatie nog veel productiviteitswinst te behalen valt. Microsoft biedt met de samenwerkingssoftware SharePoint een laagdrempelig platform voor het delen van documenten en het uitwisselen van informatie via een intranet of extranet.

3 HSO Connect! SharePoint HSO Connect! SharePoint integreert het ERP-systeem Microsoft Dynamics AX met SharePoint en maakt het mogelijk om in AX makkelijk en snel documenten te linken. Of het nu gaat om klantcorrespondentie, projectdocumenten of service rapportages; de meest actuele versie van het document is direct voorhanden. HSO Connect! ondersteunt het uploaden van content vanuit Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, SharePoint (online) en zelfs mobiele apparaten als de Windows Phone en de iphone. Met het integratieplatform HSO Connect! kunt u voor alle entiteiten in Microsoft Dynamics AX een SharePoint document bibliotheek opzetten. Voorbeelden van entiteiten zijn: klanten, orders, producten, projecten, leveranciers, offertes, etc, etc. Drag & drop Middels drag & drop kunnen documenten zeer eenvoudig aan een bibliotheek in SharePoint worden toegevoegd. HSO Connect! ondersteunt het uploaden van content vanuit Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics CRM, SharePoint (online) en zelfs mobiele apparaten als de Windows Phone en de iphone. In Microsoft Dynamics AX kunnen eenvoudig documentbibliotheken worden aangemaakt Ook versiebeheer (inclusief in- en uitchecken) en het goedkeuren van documenten wordt via deze applicaties en devices met HSO Connect! standaard ondersteund. Metadata vanuit AX U kunt zelf bepalen of u handmatig of automatisch metadata uit Microsoft Dynamics AX aan de content wilt toevoegen. Hierbij kunt u denken aan artikeldata, de naam van de klant, order- en projectnummers. Autorisatie mogelijkheden Het systeem beschikt over geavanceerde autorisatiemogelijkheden. HSO Connect! neemt standaard de autorisatie instellingen van Microsoft Dynamics AX over. Deze zijn in te stellen per documentbibliotheek. Full-text zoeken HSO heeft de krachtige zoekmachine van SharePoint volledig geïntegreerd in Microsoft Dynamics AX. Hiermee kunt u de inhoud van documenten fulltext doorzoeken, maar ook gestructureerd zoeken in de toegevoegde Microsoft Dynamics AX metadata. Beschikbaarheid De oplossing is beschikbaar voor Microsoft Dynamics AX 2009 en 2012 gebruikers in combinatie met SharePoint 2010 of hoger.

4 Vragen en antwoorden over Microsoft SharePoint SharePoint is een omgeving waarin medewerkers kunnen samenwerken, documenten beheren, kennis delen, communiceren en nog veel meer. Is SharePoint een document management systeem? 2 Ja en nee. Microsoft SharePoint is een samenwerkingsplatform met veel verschillende mogelijkheden, maar document management is wel een belangrijk onderdeel van de oplossing. SharePoint biedt uitgebreide ondersteuning voor het samenwerken aan documenten en delen van documenten met uw interne organisatie met ondersteuning voor onder andere: Documenten opslaan, organiseren en zoeken; Met versiebeheer is het mogelijk de consistentie van documenten te waarborgen; Metagegevens voor documenten te beheren; Documenten te autoriseren. Hoe kunnen we als bedrijf de kennisuitwisseling tussen medewerkers bevorderen? 1 Vrijwel iedere organisatie heeft vanuit het verleden te maken met verschillende digitale deeloplossingen. Met SharePoint kunt u hier lijn in brengen door het creëren van één centraal startpunt. In dat portaal kunnen medewerkers nieuwtjes en bedrijfsinformatie vinden, veel gebruikte formulieren oproepen, bloggen en reageren op vragen van collega s. Binnen SharePoint heeft elke gebruiker een persoonlijke homepage. Deze persoonlijke homepage wordt My Site genoemd. Hier kan de gebruiker een eigen profiel bijhouden. Het profiel bestaat standaard uit een foto, een persoonlijke tekst, de rol binnen de organisatie, contactinformatie, competenties en interesses. Verder kan de gebruiker zijn vaardigheden en expertise aangeven. SharePoint is dus uitermate geschikt voor het uitwisselen van informatie. Is het ook mogelijk om CAD-tekeningen op te slaan? 3 Ja, het is mogelijk om CAD-tekeningen in SharePoint op te slaan. Met HSO Connect! kunt u ook productinformatie (PIM) of projectgegevens als metadata aan de tekening toevoegen. Dankzij de ingebouwde CAD-viewer kunt u tekeningen direct in SharePoint bekijken. Uiteraard kunt u ook bij CAD-tekeningen gebruik maken van alle versiebeheermogelijkheden van SharePoint. Is SharePoint hetzelfde als de AX Enterprise Portal? 4 Nee, Microsoft SharePoint wordt gebruikt als presentatie laag om informatie uit meerdere bronnen beschikbaar te stellen via een intranet of een extranet. Enterprise Portal is een deel van de oplossing die data onsluit vanuit AX. U kunt webpagina s snel opzetten met bouwblokken (webparts in SharePoint jargon), voorbeelden zijn: lijsten, afbeelding- en documentbibliotheken. Met HSO Connect! kunt u relevante data uit AX tonen via dit portaal. Uiteraard zijn ook de met AX geïntegreerde documentbibliotheken beschikbaar te stellen in Enterprise Portal. Zoals u kunt zien in bovenstaand schema wordt SharePoint vooral gebruikt om de samenwerking tussen medewerkers te bevorderen en informatie te delen via interne sites.

5 Praktijkvoorbeelden HSO Connect! SharePoint kan worden ingezet als integratie platform voor scenario s als: Workflow Met HSO Connect! SharePoint kunt u een workflow over verschillende bedrijfsapplicaties heen opzetten op basis van procestriggers die ontstaan in Microsoft Dynamics. Toepassingsvoorbeelden zijn het ontwikkelproces dat leidt tot vrijgave van een nieuw product of het tot stand komen van een nieuw budget, maar ook de afhandeling en goedkeuring van te versturen offertes of facturen. Offerte- en contractenbeheer SharePoint kan worden gebruikt als centrale plek voor het opslaan, vrijgeven en ter inzage geven van offertes. HSO Connect! verzorgt de naadloze integratie met andere Microsoft applicaties als Dynamics CRM die gebruikt worden voor marketing- en verkoopactiviteiten. Ook uw contracten kunt u volledig digitaal beheren. Met uitgebreide mogelijkheden voor goedkeuring en alerts op vervaldata en drempelwaarden die zijn vastgelegd in Microsoft Dynamics. Klantendossiers Een integraal klantbeeld is dichterbij dan u denkt. Met HSO Connect! integreert u informatie uit Dynamics AX en/of CRM met bijvoorbeeld: vragenlijsten, correspondentie, offertes, opdrachten, voortgangsrapportages, servicedocumenten en stelt u dit centraal via een SharePoint portaal uw medewerkers, klanten of partners ter beschikking. U kunt zoeken op vrij te definiëren metadata als bedrijfsnaam, contactpersoon, contractnummer of externe referentie maar ook de tekst van het document zelf doorzoeken dankzij de ingebouwde zoekmachine. Projectdossiers Om samenwerking op een project optimaal te ondersteunen biedt HSO Connect! de mogelijkheid om documenten te integreren met projectspecifieke informatie en rapportages uit Microsoft Dynamics en via het SharePoint portaal ter beschikking te stellen. Interne- en externe projectmedewerkers blijven hierdoor op de hoogte van alle activiteiten op het project zonder dat toegang tot uw Dynamics applicatie noodzakelijk is. Projectmanagers kunnen voortgang op projectactiviteiten vanuit SharePoint registreren. Klanten en partners kunnen wensen of geconstateerde gebreken als case registreren. Met SharePoint behoort ook een projectdashboard met relevante stuurinformatie uiteraard tot de mogelijkheden. Projectfacturen kunnen voordat ze naar de klant gaan via een SharePoint workflow worden goedgekeurd, waarna ze in het dossier gearchiveerd worden. Nieuws, sociale media en blog functies zijn ook standaard voorhanden. Product Informatie Management SharePoint is geschikt voor het beheren van product specifieke informatie als producteigenschappen, factsheets en informatie specifiek voor uw website. Met workflow krijgt u meer controle over het verstrekken van de juiste versies van tekeningen en specificaties aan uw partners. Zo voorkomt u dat leveranciers aan de slag gaan met foutieve of verouderde specificaties. Wilt u productinformatie delen met klanten, dan kunt bijvoorbeeld handleidingen of CAD-tekeningen beschikbaar stellen via het SharePoint portaal. Bent u onderdeel van een groter concern dan kunt u SharePoint gebruiken voor het vrijgeven en distribueren van product- of andere basisgegevens naar verschillende bedrijfsadministraties. Kwaliteit, Inspectie en R&D Met SharePoint kunt u snel een R&D site opzetten voor het delen van productinformatie met collega s en business partners. Ook voor kwaliteitsmanagement zijn er tal van mogelijkheden. Procesbeschrijvingen kunnen eenvoudig worden gedeeld. Inspectierapporten of checklijsten, ontwikkeld in InfoPath, kunnen in SharePoint geïntegreerd met bedrijfsdata uit Microsoft Dynamics worden beheerd. Uitgaande facturen en gescande documenten Uitgaande facturen kunt u via een workflow in SharePoint afhandelen en archiveren in SharePoint. Met een additionele (cloud-based) oplossing als ReadSoft kunt u documenten als inkoopfacturen of personeelsgegevens via OCR herkenning scannen en voorzien van de juiste metadata in SharePoint opslaan en koppelen aan Microsoft Dynamics records. In combinatie met de HSO Purchase2Pay oplossing kunnen inkoopfacturen op afwijkingen met de inkooporder gecontroleerd worden en via een goedkeuringsworkflow budgethouders voorgelegd worden.

6 Over HSO HSO helpt sinds 1989 als leverancier van branchegerichte Microsoft Dynamics AX ERP-software klanten beter te presteren. Het hoofdkantoor van HSO is gevestigd in Veenendaal, Nederland. Wereldwijd werken er meer dan 280 medewerkers, verspreid over locaties in Europa, Noord-Amerika en Azië. HSO staat voor:» bewezen Microsoft-technologie» onderhoud en beheer op maat» internationale inzetbaarheid» een hoge mate van klantgerichtheid» ervaren en gedreven medewerkers» voorspelbare resultaten op basis van een vaste prijs HSO Connect! is het integratieplatform dat Microsoft Dynamics AX integreert met complementaire Microsoft oplossingen zoals: SharePoint, Microsoft Dynamics CRM en Office 365. Newtonstraat HP Veenendaal T: +31 (0) F: +31 (0)