STP & COMPLIANCE. Doel van deze Whitepaper. Inleiding. Probleemstelling. ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 1

Transcriptie

1 STP & COMPLIANCE Versie 1.0 Inleiding Faster Forward lanceert Elements Volmacht. Een nieuwe generatie volmacht schade software waar de markt eigenlijk al jaren op wacht. De volmacht module is onderdeel van ons bestaande CRM pakket, Faster Forward Elements. Een webbased systeem dat zijn sporen binnen de financiële sector inmiddels heeft verdiend. Door deze unieke combinatie biedt Elements volmacht alle tools voor het voeren van een complete volmacht organisatie; vanaf het eerste klantcontact tot aan de NVGA rapportages. Doel van deze Whitepaper Doordat Elements volmacht alle werkzaamheden van A tot Z ondersteunt is het bijna onmogelijk om ieder detail te beschrijven, zonder dat u het overzicht verliest. Door middel van deze whitepaper willen wij daarom dieper inzoomen op een specifiek onderdeel van Elements volmacht, zodat wij u een beter beeld kunnen geven van de specifieke vraagstukken waarop Elements een oplossing biedt. We lichten dit toe aan de hand van praktijkvoorbeelden en hoe dit toegepast wordt in de software. Complete productinrichting en STP Het platform is volledig online zodat ontsluiting naar internet standaard beschikbaar is. De proces software zorgt ervoor dat alléén de complexe aanvragen en meldingen die persoonlijke aandacht vereisen uitvallen. De standaard aanvragen, mutaties en meldingen worden automatisch verwerkt door het systeem. De instellingen van premieberekeningen, acceptatieregels en clausuleteksten worden meegeleverd en automatisch bijgewerkt. Het systeem is namelijk uitgerust met de configuraties van alle particuliere volmachten. Centrale aansturing en beheer In Elements worden alle onderdelen centraal aangestuurd. Aanpassingen van een verzekering of het aanmaken van een nieuwe, wordt hierdoor centraal verwerkt met als resultaat dat de prolongatie, acceptatie en vergelijkingen op de website en in de polisgeneratie tegelijkertijd is bijgewerkt. Probleemstelling Door veranderende wet- en regelgeving worden marges op producten steeds kleiner. Om marge te behouden moeten de kosten uiteraard zo laag mogelijk gehouden worden, maar het behouden van loyale en tevreden klanten is minstens zo belangrijk. Door de opkomst van internet wordt de concurrentie groter en consumenten veeleisender. Zij verwachten steeds meer service op de momenten dat het hen uitkomt. Vooral in combinatie met de prijs die zij in de toekomst wellicht moeten betalen, wordt service, kwaliteit en toegevoegde waarde steeds belangrijker. Daarnaast vraagt compliance de nodige aandacht. U wilt transparant werken, de klant centraal zetten en uitgebreide logfiles bijhouden waarmee u uw processen inzichtelijk kunt maken? Maar hoe realiseert u dit, zonder te verliezen op tijd, kosten en efficiency? ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 1

2 Oplossing Efficiënter werken èn kosten besparen Faster Forward Elements is uitgerust met een uitgebreide procesmanager waarmee standaard handelingen en bulkwerkzaamheden zoveel mogelijk geautomatiseerd worden. Het systeem wordt uitgeleverd met een set standaard werkprocessen. Hierbij valt te denken aan het aanvragen van verzekeringen, maar ook de tijdrovende schadeprocessen. Maar vrijwel ieder denkbaar bedrijfsproces kan op maat worden ingericht. De procesmanager neemt het grootste deel van de bulkwerkzaamheden voor zijn rekening en voert ze direct uit als dat mogelijk is, ook na kantoortijd. Hiermee bespaart u niet alleen tijd op interne processen, maar ook de service en dienstverlening richting uw klant verloopt sneller en efficiënter. Automatisch compliant Wanneer specifieke handelingen niet automatisch via de procesmanager kunnen verlopen, worden medewerkers aangestuurd om het proces te doorlopen volgens vooraf bepaalde scenario s. Het systeem controleert het proces en waarschuwt wanneer iemand iets over het hoofd ziet, of niet volgens de richtlijnen werkt. Alle handelingen, gemaakte keuzes en de daarvoor benodigde tijd worden automatisch geregistreerd in een logboek. Op deze manier borgt u de kwaliteit van uw organisatie, uw processen verlopen gestroomlijnd en iedereen werkt compliant zonder hiervoor extra tijd of moeite te nemen. Voorbeeld Net als in elk ander volmacht systeem kunt u in Elements een verzekering opvoeren. Het systeem zal de ingevoerde data direct tegen de kennisregels aanhouden die geconfigureerd zijn in het systeem. Zodra een kennisregel overschreden wordt geeft het systeem direct een waarschuwing. ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 2

3 U kunt de gegevens van de verzekering aanpassen echter kun u ook gewoon verder gaan met de verwerking. Het systeem zal een melding geven dat de verzekering niet zomaar verwerkt mag worden. De persoon die deze verzekering heeft aangemaakt moet motiveren waarom deze verzekering toch afgesloten moet worden : In deze casus hebben zal de aanvraag doorgezet worden naar een senior acceptant die de verzekering verder zal verwerken (de vorige medewerker kan niet meer verder). Om de acceptant op de hoogte te brengen dat hij een verzekering moet goedkeuren heeft het systeem een taak aangemaakt. De acceptant bekijkt zijn takenlijst en ziet dat hij de zojuist aangemaakte verzekering moet goedkeuren (of afkeuren). Inclusief de toelichting van een collega ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 3

4 De acceptant bekijkt de verzekering (hij ziet wederom de acceptatieregel staan) : Het systeem geeft aan dat er een FISH controle uitgevoerd dient worden. In deze casus willen we dat een acceptant handmatig het resultaat bevestigd. De acceptant moet ook aangegeven waarom de verzekering ondanks overschrijding van acceptatieregels toch afgesloten kan worden : Als laatste stap kan nu de polis opgemaakt worden. Je kan dus geen polis opmaken als je niet voorgaande stappen hebt doorlopen. ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 4

5 En we zijn klaar! De verzekering is opgemaakt, alle noodzakelijke controles zijn netjes conform de richtlijnen afgewerkt. Tijdens de verwerking heeft het systeem een compliance log opgemaakt waarin alle genomen stappen terug te lezen zijn; een waterdicht systeem. ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 5

6 Over Faster Forward Faster Forward is toonaangevend leverancier van vernieuwende IT-oplossingen en diensten voor financiële professionals. Elements is onze online software oplossing. Een geavanceerd CRM pakket, waarin zowel front- als backoffice geïntegreerd is. Daarnaast verzorgen wij ook online marketing, waaronder websites, mobiele applicaties, SEO, online advertising en social media campagnes. Contact Faster Forward B.V. Stationsstraat CB Bergen op Zoom T: +31 (0164) F: +31 (0164) ELEMENTS VOLMACHT - STP & Compliance 6