De Documentserver maak snel en foutloos documenten in huisstijl

Transcriptie

1 De Documentserver maak snel en foutloos documenten in huisstijl

2 De Documentserver efficiënte documentcreatie in huisstijl Woningcorporatie Heuvelrug Wonen werkt efficiënter sinds de implementatie van de Documentserver. Door deze server-based documentgenerator verloopt het maken én archiveren van gepersonaliseerde documenten voor huurders en VHE s soepel en snel. Jan van Garderen, Financieel Manager en Hoofd ICT vertelt: Goede communicatie, heel belangrijk Wij vinden het belangrijk om onze huurders altijd goed te informeren. Bijvoorbeeld wanneer we de woning komen schilderen of andere onderhoudswerkzaamheden komen uitvoeren. Goede communicatie is heel belangrijk en kan veel problemen voorkomen. Natuurlijk willen we dat proces efficiënt inrichten en goed herkenbaar zijn als Heuvelrug Wonen. Consequent huisstijlgebruik Er gingen hier veel documenten de deur uit en niet altijd conform de huisstijl. Een aantal jaar geleden waren we bezig met het digitaliseren van het archief én kregen we een nieuwe huisstijl. Dit was het moment om het direct goed te doen en de huisstijl te automatiseren. Vanaf 2010 werken we met software van B-ware. DocSys.Web zorgt dat wij heel eenvoudig en snel persoonlijke brieven maken volgens de huisstijlrichtlijnen.

3 De Documentserver is een verademing Toen wij in the cloud gingen werken kregen we last van traagheid bij het maken van brieven. Piet Kamma (Senior Consultant bij B-ware [red.]) zei toen dat kunnen we wel oplossen. Wij hadden zoiets van bewijs dat dan maar. Sinds januari werken we met de Documentserver en ik kan niet anders zeggen dan dat het echt een verademing is. Binnen een paar minuten heb je 3000 gepersonaliseerde brieven. Het gaat ontzettend snel. Return On Investment overduidelijk Natuurlijk is het belangrijk om altijd goed op de kosten en Return On Investment te letten, maar je kunt op je klompen aanvoelen dat je door zoiets als de Documentserver echt bespaart. Een hele uitgebreide kosten-batenanalyse is daarvoor niet eens nodig. Tevreden medewerkers, betere resultaten Je merkt de voordelen direct in de praktijk. De Documentserver zorgt voor rust bij de medewerkers. Omdat het simpel en snel werkt is er veel minder stress en gemopper. Ik vind het heel belangrijk om tevreden mensen te hebben. Dat is vaak niet direct in geld uit te drukken maar heeft direct een positieve invloed op de productiviteit en resultaten. Je merkt de voordelen direct in de praktijk.

4 Significante tijdsbesparing Daarnaast zorgt de Documentserver voor een enorme tijdsbesparing. Brieven worden veel sneller gemaakt en geprint. Het ideale van de combinatie tussen DocSys en eworx is dat je documenten ook direct goed opslaat*. Wanneer je dat handmatig moet scannen duurt dat natuurlijk erg lang. Als we in de toekomst meer gaan communiceren via de digitale snelweg kunnen we ook dat proces automatiseren met de Documentserver. We zijn op de toekomst voorbereid. * De Documentserver haalt informatie op uit alle soorten databases en kan documenten in verschillende bestandsformaten afleggen in het gewenste DMS-systeem [red.]. Binnen een paar minuten heb je 3000 gepersonaliseerde brieven. Het gaat ontzettend snel!

5 De Documentserver De Documentserver is een server-based documentgenerator. Met behulp van deze oplossing maakt en archiveert u snel, eenvoudig en foutloos gepersonaliseerde documenten (digitaal en geprint) voor uw klanten en relaties. Voordelen Consequente merkuitstraling, output volgens de actuele huisstijl; Gebruiksvriendelijke aansturing vanuit uw primaire systeem; Soepele integratie met CRM-, HRM-, DMS- en overige systemen; Voorkomt fouten, verkort doorlooptijd; Multi-channel-output mogelijkheden (o.a. TXT, RTF, DOC, DOCX, PDF, XML, HTML en ); Automatisch printen en/of afleggen in DMS-systeem op dossierniveau; Meer rust bij uw medewerkers; Significante besparing van tijd en geld; Integratie met kantoorautomatisering in de cloud mogelijk.

6 Over B-ware Business Software B-ware is de ICT-partner die dienstverlening en software biedt voor huisstijlautomatisering, efficiënte documentcreatie en goede document workflow. Altijd in huisstijl Wij zorgen dat onze klanten snel en eenvoudig (digitale) documenten maken. Altijd in huisstijl, perfect gepersonaliseerd, in elk bestandsformaat en vanaf elke locatie. Integratie met ERP-, DMSen overige systemen is daarbij vanzelfsprekend. Goede kwaliteit en service B-ware is onafhankelijk ontwikkelaar, adviseur en leverancier en beschikt over een eigen supportafdeling. Dit maakt dat expertise, goede kwaliteit en snelle service gewaarborgd zijn. U vindt ons ook op: F B-ware Business Software C B-ware Business Software B-ware Business Software (053) info@b-ware.com Auke Vleerstraat 6c 7521 PG Enschede