Microsoft Word. Sjablonen & macro s. Versie 1.3

Transcriptie

1 Microsoft Word Sjablonen & macro s

2 Huisstijl in Microsoft Word Met Word-sjablonen zorgt u ervoor dat u op een eenvoudige manier documenten kunt maken volgens uw huisstijl. Voordelen Het ontwerp Ieder document wordt een visitekaartje Een Word sjabloon is een type document waarin de huisstijlelementen van een organisatie zijn vastgelegd. De huisstijlelementen worden in een Word sjabloon verwerkt door middel van kop- en voetteksten, opmaakprofielen, paginamarges en kleurenthema's. Het ontwikkelen van Word sjablonen vindt plaats op basis van een aangeleverd ontwerp. Alle elementen van het ontwerp (lettertype, lettergrootte, kop- en voetteksten, logo s, koppen, etc.) worden nauwkeurig overgenomen in het sjabloon. Veel tijd besparen met een Word sjabloon Steeds als een gebruiker een nieuw document maakt, op basis van een Word sjabloon, zal dit altijd de juiste huisstijl, informatie en persoonsgegevens bevatten, ongeacht wie het document maakt. Hierdoor kan de gebruiker zich direct focussen op de inhoud van het document. Eenvoudig in gebruik Een Word sjabloon zorgt automatisch voor de juiste opmaak van het document. Denk hierbij aan de opmaak van tekst, opsommingen en koppen op basis van de bestaande opmaakprofielen. Zo neemt het gebruikersgemak aanzienlijk toe. 2 van 8

3 Positie bedrijfslogo Logowissel Bedrijfsgegevens koppelingen met databases Adresgegevens Invuldialogen Documentinhoud Bouwblokken Documentgegevens Invuldialogen 3 van 8

4 Basisonderdelen van een Word sjabloon De basisonderdelen van een Word sjabloon zijn de kop- en voetteksten, opmaakprofielen, paginamarges en kleurenthema's. In deze basisonderdelen worden de huisstijlelementen van een organisatie geplaatst en ingesteld. Een Word sjabloon is daarmee een onmisbare steunpilaar bij het maken van documenten in de juiste huisstijl. Kop- en voetteksten Basis opmaakprofielen Kop- en voetteksten worden voorzien van logo s, documentgegevens en visuele huisstijlelementen. Indien gewenst kunnen de kop- en voetteksten van de eerste pagina afwijkend gemaakt worden van die op de volgpagina s. Opmaak van tekst, opsommingen en koppen op basis van de bestaande opmaakprofielen in Microsoft Word. Hierdoor worden deze elementen bij het maken van een document altijd volgens de juiste huisstijl weergegeven. Paginamarges Kleurenthema De afstand tussen de inhoud en de randen van het document wordt ingesteld. Hierdoor blijft de inhoud (tekst en afbeeldingen) binnen de ingestelde marges van het afdrukbare gebied. De huisstijlkleuren worden als themakleuren ingesteld. Dit zorgt voor het juist toepassen van de juiste huisstijlkleuren op elementen (grafieken, tabellen, vormen, etc.) in het gehele document. Altijd de juiste opmaak 4 van 8

5 Optionele onderdelen voor een Word sjabloon Bepaalde documenten vereisen meer dan de gebruikelijke basisonderdelen. Complexere documenten, zoals bijvoorbeeld een rapport, hebben een inhoudsopgave nodig. Daarnaast is het bij dergelijke documenten vaak noodzakelijk om extra opmaakprofielen toe te voegen om aan de wensen van het aangeleverde ontwerp te voldoen. Inhoudsopgave Extra opmaakprofielen Automatisch een inhoudsopgave invoegen, in de juiste huisstijl, op basis van de gebruikte koppen in een document bij bijvoorbeeld een rapport. Het kan voorkomen dat er extra opmaakprofielen nodig zijn. Bijvoorbeeld een extra opmaakprofiel voor een bepaalde kop of een tekst onder een afbeelding. Werken met een Word sjabloon De huisstijl van uw organisatie wordt goed georganiseerd in een Word sjabloon. Het resultaat? Identieke en professionele documenten binnen uw organisatie, ongeacht door wie het document is gemaakt. Doordat de opmaak is vastgelegd in een Word sjabloon, wordt de kans op fouten kleiner terwijl de productiviteit van medewerkers toeneemt. Documenten zijn veel makkelijker te maken en kosten aanzienlijk minder tijd. 5 van 8

6 Macro s extra functionaliteiten voor een Word sjabloon Het gebruik van sjablonen kan nog eenvoudiger gemaakt worden met macro s. Het biedt de mogelijkheid diverse functionaliteiten toe te voegen aan Microsoft Word. Logo weergave (aan/uit) Automatisch instellen van printerladen Hiermee kiest u wel of geen weergave van het logo in een document. Ideaal wanneer u op voorbedrukt papier wilt printen of juist een PDF-bestand wilt maken met het logo. Met deze functie laat u het systeem automatisch de juiste papierbak kiezen tijdens het printen, afhankelijk van de keuze om te printen op voorbedrukt papier, op blanco papier in grijstinten of op blanco papier in kleur. Gepersonaliseerd lint Invuldialogen Door het toevoegen van extra knoppen op het lint in Microsoft Word maakt u verschillende functionaliteiten eenvoudig toegankelijk, waardoor u sneller kunt werken. Door het gebruik van invuldialogen wordt alle informatie op de goede plek op het document geplaatst, zonder dat de gebruiker erover hoeft na te denken. Hij/zij voert simpelweg de gewenste informatie in het scherm in en alles wordt vervolgens automatisch goed geplaatst. 6 van 8

7 ImageClipper Pagina draaien Het toevoegen van afbeeldingen in Microsoft Office kan op een aantal manieren misgaan. De kwaliteit voldoet niet, het maken van een mooie uitsnede lukt niet of het positioneren van de afbeelding gaat mis. Met ImageClipper maakt u eenvoudig de gewenste uitsnede van de afbeelding, de kwaliteit wordt gecontroleerd voordat deze wordt ingevoegd en de positionering vindt plaats in de juiste verhouding op de juiste positie. Geen vervelend gedoe meer met knippen, plakken en handmatig bijsnijden. Met pagina draaien kunt u zowel verticale als horizontale pagina s invoegen in een document. Hierbij worden de huisstijlelementen, documentgegevens en paginanummering correct meegedraaid. Zo blijft de opmaak in het document netjes in stand. Maatwerk functionaliteit? De meest voorkomende macro s zijn op de vorige pagina besproken. Op zoek naar een andere (maatwerk) functionaliteit? Neem contact op voor alle mogelijkheden. Ondersteuning Word 2007 Word 2010 Word 2013 Word 2011 (Mac) Word-sjablonen kunnen wij ontwikkelen met ondersteuning voor Microsoft Word 2007, 2010, 2013, maar ook 2011 (Mac). Ondersteuning nodig voor een oudere versie van Microsoft Word? Informeer naar de mogelijkheden. 7 van 8

8 Nog eenvoudiger documenten maken? Sjablonen via een huisstijlsysteem Stel dat uw organisatie meerdere locaties heeft, een grote groep medewerkers en wellicht meerdere afdelingen per locatie. Dit zou een enorm en onoverzichtelijk aantal Word sjablonen opleveren. Eformity biedt een oplossing om automatisch documenten te genereren met de juiste gegevens. De oplossing is eformity.net eformity.net is de centrale software oplossing voor het eenvoudig creëren van gestroomlijnde documenten, presentaties, e- mails en formulieren. Gebruikers maken heel makkelijk documenten in de juiste huisstijl, met de juiste gegevens en de juiste inhoud. Het resultaat? Efficiënter en productiever werken en optimalisatie van de klantcommunicatie. Een aantal mogelijkheden Sjablonen toevoegen en beheren Bouwblokken aanmaken en beheren Koppelingen met o.a. CRM, DMS en HRM Vele outputmogelijkheden: printers, PDF, , web Te gebruiken via een tablet of browser Handige functionaliteiten Barcodes op uw documenten ImageClipper: eenvoudig en snel afbeeldingen in de juiste resolutie, verhouding en afmeting plaatsen Multitalige documenten Printerladen aansturen Contactgegevens Nieuwland Parc DD Alblasserdam T E. 8 van 8