Documenten afhandeling, archivering en workflow, tezamen leiden ze vaak tot de vorming van aanzienlijke kosten

Transcriptie

1

2 Documenten afhandeling, archivering en workflow, tezamen leiden ze vaak tot de vorming van aanzienlijke kosten Het beheren, onderhouden en opslaan van papieren documenten binnen uw organisatie is vaak complex, moeilijk traceerbaar en brengt risico s ten aanzien van de vorming van fouten met zich mee. Daarnaast dient u rekening te houden met de compliance regelgeving opgelegd door overheidsinstanties zoals de belastingdienst. Documenten komen vaak via verschillende manieren de organisatie binnen en worden door diverse afdelingen en mensen geprocessed en uiteindelijk afgehandeld, om vervolgens in archiefdozen voor jaren te worden bewaard in een magazijn. Dit maakt het snel opzoeken, terugvinden en laten controleren van deze documenten, indien dit noodzakelijk is, wel eens een uitdaging. Het verwerken en beheren van hard copy documenten brengt kosten en risico s op het maken van fouten met zich mee! Dit is een eenvoudig voorbeeld en varieert per branche en organisatie. Maar één ding staat als een paal boven water: het is vrij complex en duurt mogelijk dagen, zoniet weken om een document correct te verwerken. Tijdens het verwerkingsproces binnen uw organisatie worden vele documenten door verschillende mensen vaak op verschillende wijze afgehandeld. Hoeveel fouten ontstaan hierdoor in uw proces? Dit is waar veel organisaties vandaag de dag staan. Document management en het beheren van documentstromen drijven de kosten op, maken zaken onnodig complex en zorgen ervoor dat belangrijke bedrijfsfuncties zich te weinig bezig houden met de core business en van grote waarde kunnen zijn. Indien de financiële afdeling bijvoorbeeld een groot gedeelte van de tijd bezig is met het herzenden van facturen naar klanten, het opzoeken van de klantorders en het checken van de Proof of Delivery documenten, houden ze weinig tijd over om echte waarde voor het bedrijf te creëren namelijk geld ontvangen en te zorgen voor een gezonde cashflow positie. Snellere processen Waar staat uw organisatie op dit moment? Documenten worden binnen een organisatie door diverse afdelingen afgehandeld, beheerd en verspreid: Inkoop, Financiën, Personeelszaken, Juridische zaken etc. Elke afdeling beheert en behandelt een document gebaseerd op een eventueel voorgeschreven proces stroom, voordat het lokaal wordt opgeslagen en vervolgens in een archiveringssysteem verdwijnt. Hierdoor ontstaan variaties binnen de organisaties. Een voorbeeld hiervan is de afdeling Crediteurenbeheer. Zij ontvangt, alloceert en betaalt voor goederen die ingekocht zijn door andere afdelingen binnen de organisatie. Wat zou er in dat geval gebeuren indien een factuur niet matcht met de inkooporder of de vrachtbrief? De afdeling Crediteurenbeheer zal dan binnen de organisatie op zoek moeten gaan naar de kern van het probleem en ervoor zorg dragen dat de systemen uiteindelijk worden geupdated voordat de betaling wordt geaccordeerd. De mate van complexiteit en het grote aantal afdelingen dat wordt ingeschakeld om documenten af te handelen kost de organisatie veel tijd! Dit betekent dat medewerkers taken niet snel kunnen voltooien en het lang duurt voordat documenten verwerkt en aangeboden kunnen worden aan de volgende stap in het proces. De oplossingen van B2BE zorgen ervoor dat documenten door middel van geautomatiseerde notificaties en -workflows efficiënt en snel kunnen worden verwerkt. De B2BE oplossingen zijn ook dusdanig ontwikkeld dat het aantal stappen binnen het proces wordt gereduceerd, waardoor de verwerkingstijd sustantieel wordt verkort. 1

3 Reduceren van verwerkingstijden Kijkend naar de complexiteit en de hoeveelheid afdelingen die belast zijn met documentenverwerking kan de traceerbaarheid van de vaak uitgeprinte documenten vrij gecompliceerd zijn en leiden tot fouten en problemen bij zowel interne als door derden uitgevoerde controles en audits. B2BE verschaft een reeks van elektronische diensten die de huidige handmatige processen vervangt en zorgt voor de elektronische archivering en 24/7 online beschikbaarheid van documenten, die de bulk papier overbodig maken. Key Drivers Verbetering van Productiviteit Voor vele afdelingen binnen een organisatie betekent het spenderen van veel tijd aan het verwerken en beheren van documentstromen dat zij weinig tijd over houden om productief te zijn of een positieve return on resource investment opleveren. Het reduceren van het repeterend en tijdrovend aspect van documenten beheer en het gebruik van geautomatiseerde business stromen leidt tot productiviteitsverbeteringen van elke resource binnen het bedrijf. Repeterend werk leidt ook vaak tot een verhoogd risico op het maken van fouten, die door andere afdelingen moeten worden opgelost. Dit werkt inefficiëntie en een lagere algehele productiviteit in de hand Nauwkeurigheid Het automatiseren van business- en documentverwerkingsprocessen is één van de key drivers voor het versnellen en vereenvoudigen van het gehele proces. Maar daarvoor is nauwkeurigheid in het beheren van data en documenten een must. Een oplossing die ervoor zorgt dat documenten in de juiste rij of bij de juiste afdeling terecht komen is slechts een goede start. Het uitbannen van foutgevoelige taken, overzichten en de juiste training leiden tot de beste resultaten, marginalisatie van proces- en beheerkosten en zorgen ervoor dat documenten niet kwijtraken, verkeerd terecht komen of over het hoofd worden gezien. Standaardisatie en Consistentie Standaardisatie en consistentie zorgen voor één point of access en een eenduidig beheerproces. Een elektronische oplossing voor het opzoeken, verwerken en beheren van documenten en stromen betekent een organisatie die in control is en waarbij elke afdeling op dezelfde of soortgelijke manier werkt. Door middel van standaardisatie en consistentie worden afdeling- of functie specifieke training uitgesloten en kunnen zij meerdere processen tegelijk managen vanwege de vermindering van het aantal stappen in het documentverwerkingsproces. Opslag en Archivering Het verbeteren en beheren van de huidige documentenopslag is een andere key driver voor het automatiseren van business processen binnen diverse afdelingen in uw organisatie. De kosten voor opslag van uw documenten kunnen behoorlijk oplopen en vaak zijn documenten ook niet eenvoudig op te zoeken. Als u een factuur van een leverancier wilt vinden, zoekt u meestal op factuurnummer of leveranciersnaam, niet noodzakelijkerwijs op datum, batchnummer of archiefdoos. Deze manier van opslaan maakt het terugvinden soms bijna onmogelijk. 2

4 Wat kunnen wij voor uw organisatie betekenen? B2BE s Business automation, document archiving en workflow oplossingen zijn ontworpen om de complexiteit rondom documentafhandeling te marginaliseren zodat het hele proces tot en met de opslag en het terugvinden van documenten sneller en efficiënter is ingericht. De oplossing is ontworpen om procedures naadloos te laten integreren in een bestaand of specifiek ontworpen workflow pakket dat ervoor zorgt dat alle documenten traceerbaar, controleerbaar en vindbaar zijn op elk moment in het proces. Dit zorgt ervoor dat onnodige repeterende taken verdwijnen en werknemers zich kunnen focussen op belangrijkere taken. De gezamenlijke suite van oplossingen zorgen voor een enorme vermindering van het aantal handmatig in te voeren of te versturen hard copy documenten, omdat deze nu geautomatiseerd en zonder tussenkomst van mensen wordt verwerkt en uitgewisseld. De B2BE business automation, archiving en workflow oplossing is een volledige geoutsourcede dienst die door B2BE wordt onderhouden en beheerd. Hierdoor voorkomt u investeringen in dure scanning- en/of document management software en de inzet van gespecialiseerde interne resources. Alle oplossingen worden op maat gemaakt volgens de eisen en wensen van uw organisatie. Dit zorgt voor de ultieme oplossing die aansluit op uw specifieke processen. Verbeterde opslag van documenten Bij veel organisaties betekent documentenopslag vaak archiefdozen die in verschillende omgevingen binnen de organisaties zijn opgeslagen en het terugvinden van een specifiek document vaak als een helse klus wordt ervaren. De B2BE oplossing zorgt voor indexering en het online kunnen terugvinden van documenten, waardoor een papieren archief overbodig wordt. De rechten kunnen per individu en/of groepen worden ingesteld, zodat bijvoorbeeld inzage in bedrijfsgevoelige documenten alleen toegangelijk wordt voor degenen die daar toe de rechten bezitten. Samenvatting van de mogelijkheden bij B2BE: Volledig geoutsourcede online oplossing die door B2BE wordt onderhouden en beheerd Afgestemd op de specifieke eisen en wensen van uw organisatie Modulair uitbreidbaar tot een volledige document management en workflow suite Uw ketenpartners kunnen via beveiligde online interfaces ook toegang krijgen tot documenten die zij met uw organisatie uitwisselen End to end document management ondersteuning inclusief scannen van documenten, online archivering en opslag. Volledige document audit trails en controle op de processen. Hoe faciliteert B2BE uw organisatie met Document Management & Workflow oplossingen? B2BE Web Portal De B2BE Web Portal is the single access point binnen het documentverwerkings- en business automation proces die ketenpartners en de interne financiële en inkoopafdelingen in staat stelt om op een effectieve manier informatie te delen en samen te werken. Onderdeel van uw document archivering, workflow of document management oplossing of essentieel onderdeel voor het managen van uw e-invoicing oplossing. Het is de flexibele, gebruikersvriendelijke, hosted online oplossing die een robuust platform vormt voor verschillende entiteiten en functies zodat zij data met elkaar kunnen uitwisselen, workflow en business automation wordt gefaciliteerd binnen uw organisaties, vanuit externe bronnen en met derden. B2BE Archiving De B2BE Document Archiving suite is de beveiligde, schaalbare en robuuste oplossing voor het online opslaan, terugvinden en beheren van documenten voor zowel interne, juridische of fiscale doeleinden. Documenten kunnen tot 10 jaar worden geraadpleegd, gedownload en worden opgeslagen volgens de richtlijnen van de fiscale autoriteiten. Documenten kunnen door de gebruiker rechtstreeks worden geupload of naar B2BE verzonden zodat zij de documenten aan het archief toevoegen. 3

5 Sneller, eenvoudiger en in control Wanneer een proces uit een groot aantal stappen bestaat die door verschillende afdelingen moeten worden uitgevoerd, wordt de controle op het proces ingewikkelder. De B2BE suite stelt u in staat om geautomatiseerde waarschuwingen en rapportages te ontvangen zodat documenten niet vastlopen in het proces. Op maat gemaakte rapportages kunnen door B2BE ook additioneel worden geïmplementeerd zodat alles volledig te controleren is. Business Automation Om de business automation en workflow binnen het document management gebied te verbeteren biedt B2BE een reeks complementaire producten, die ervoor zorgen dat u de uitwisseling binnen de keten zoveel mogelijk kan automatiseren en het gebruik van papieren documenten kan elimineren. De volgende producten en diensten zijn specifiek ontworpen voor het verbeteren van de processen rondom documenten distributie en beheer. B2BE Document Digitization Wij begrijpen dat uw organisatie ook zaken doet met handelspartners die niet ingesteld zijn op het verwerken of versturen van facturen in elektronisch formaat. De B2BE s Document Digitization dienst biedt hiervoor uitkomst. Met deze dienst worden papier/hard copy, fax output of in verstuurde documenten getransformeerd in elektronische bestanden die geautomatiseerd worden aangeboden aan uw business systeem. Gateway De B2BE Gateway biedt de mogelijkheid om op een flexibele manier uitgaande documenten, notificaties en rapporten over te dragen aan afdelingen binnen het bedrijf of handelspartners binnen de keten die elektronische documenten niet willen en/of kunnen ontvangen of omdat het document of notificatie nog gecontroleerd moet worden alvorens het wordt verwerkt. Deze functie wordt vanuit de Web Portal beheerd en de documenten kunnen worden gearchiveerd in de Document Archiving oplossing. De communicatie kan zowel manueel als geautomatiseerd worden opgezet. e-fax Gateway Wanneer documenten gecontroleerd moeten worden en communicatie niet gewenst is, bijvoorbeeld voor verkooporders, kan de B2BE e-fax Gateway uitkomst bieden. In dit geval worden de door u gegenereerde documenten gefaxt naar uw handelspartners zodat zij deze handmatig kunnen verwerken. Dit zorgt ervoor dat uw financiële afdeling vrijwel alle facturen elektronisch ontvangt en online kan raadplegen in de B2BE Web Portal en Document Archiving oplossing. Print Management De B2BE Print Management oplossing assisteert bij de verzending van documenten naar uw klanten. Voorbeelden zijn: facturen en statements. De oplossing houdt in dat B2BE automatisch vanuit uw business systeem gegenereerde documenten in uw huisstijl print, verwerkt en verstuurd. De documenten zijn vervolgens in elektronische vorm terug te vinden in de B2BE Web Portal en/of de Document Archiving oplossing. Voor meer informatie scan de QR code of ga naar 4