Burgerpanel. Verslag Adviesronde 6 WISE. Hoe moet de organisatie van het burgerpanel ingericht worden?

Transcriptie

1 Verslag Adviesronde 6 WISE Datum: 13 mei 2014 Locatie: Breedhuis, Het Breed 16 Adviesronde 6 Hoe moet de organisatie van het burgerpanel ingericht worden? Onderzoeken Beslui en Burgerpanel Informeren Moni oren De community facilitator van de coöperatie in oprichting Samen Krachtig Plan van Gool vertelt over de nieuwe locatie; Het Breedhuis. De afgelopen weken is het buurthuis in gebruik genomen door de bewoners(initiatieven) en op 12 juni is het officiële openingsfeest. 1. Informatieronde De moderator geeft een korte toelichting op het WISE model zoals deze tot nu toe is ontwikkeld. WISE is een procesmodel dat door, voor en met bewoners toewerkt naar wijkgestuurde revolverende stimuleringsfondsen. Stimuleringsfondsen die investeringen doen in de vorm van subsidies en microkredieten om: 1. Bewonersinitiatieven waar geen verdienmodel voor is te voorzien van benodigde subsidies 2. Buurtbedrijven die opstarten te voorzien van microkrediet 3. Innovatie bij bewonersinitiatieven en buurtbedrijven te ondersteunen door microkrediet of subsidie 4. Subsidie te verlenen voor zakelijke ondersteuning van wijkinitiatieven, communities en wijkcoöperaties. Het is een procesmodel dat bottom- up georganiseerd is en open source gedeeld wordt. Het dient ter inspiratie voor andere wijken. De centrale spelers in de uitvoering zijn de Wijkinitiatieven (zij vragen geld aan), het Burgerpanel (zij doen participatief onderzoek in de wijk, beslissen en onderzoeken de aanvragen) en het Stimuleringsfonds (zij beheren en werven de financiën). 1

2 Maar hoe krijg je een fonds als deze revolverend? Hoe zorg je voor een immer gevuld potje met geld? En wat is de rol van bewoners, externen en andere betrokkenen? Tijdens de adviesrondes verzamelen we informatie en adviezen. Hier maken we een uitgebreid verslag van, welke te vinden is op de website van WISE: In de laatste twee adviesrondes spraken we uitgebreid over het burgerpanel. Hieronder een overzicht van wat er na 2 adviesrondes al bekend is over het Burgerpanel (suggesties voor een andere naam zijn welkom!). Kernwaarden burgerpanel: Eerlijk Rechtvaardig Open - benaderbaar Betrouwbaar Discreet Flexibel Relativeringsvermogen Fouten maken mag Positief kritische houding Actief Behulpzaam Constructief - meedenken en meedromen Betrokken Representatief in staat zijn bij te dragen in tijd Democratisch Communicatief De doelgroep van het burgerpanel is bewoners uit Plan Van Gool die op vrijwillige basis willen participeren. Belangrijke selectiecriteria die zijn genoemd: Het moeten bewoners uit Plan Van Gool zijn Diversiteit - culturen Diversiteit - leeftijden va. 18 en voor jongeren projecten apart panel inschakelen Diversiteit qua geografische ligging Open staan voor verschillen Goed kunnen communiceren Tijd hebben Aanwezigheid Actieve en meedenkende houding Belang van wijk voorop kunnen stellen Samen kunnen werken binnen het panel maar ook met het fonds en de initiatiefnemers. Besluiten kunnen onderbouwen Luchtigheid en humor! verantwoordelijkheden van je daden (en beslissingen) kunnen nemen Een aanvraag kunnen begrijpen Weten wat er speelt in de buurt/ wat nodig is 2

3 Organisatiestructuur in de basis: - Gericht op het team en niet op individuen - Een tweede schil met flexibele ondersteuning De werkwijze/taken van het burgerpanel zijn vergelijkbaar met een driegangen diner; - Voorgerecht: o werven/ selecteren nieuwe Panelleden- i.s.m. bewoners o onderzoeken behoefte i.s.m. wijkinitiatieven o informeren fonds over nieuwe aanvragen o informeren wijk over mogelijkheden fonds - Hoofdgerecht: o besluiten over aanvragen o besluiten toelichten/ dialoog - Nagerecht o monitoren/ evalueren o aanvullen handboek Het burgerpanel is een van de drie componenten. De drie componenten werken continu met elkaar samen; op het gebied van besluitvorming, selectie van nieuwe leden voor het burgerpanel, het inhoudelijk en financieel beleid van het fonds en bij het vergaren van onderzoeksgegevens. In eerdere adviesrondes is aangegeven dat er een duidelijke scheiding van taken voor de verschillende componenten nodig is. Mede om zo belangenverstrengeling te voorkomen. Samenwerking is tegelijkertijd essentieel om elkaar te versterken. In adviesronde drie is besloten om de taken en wisselwerking van de verschillende componenten nog eens na te lopen, daar gaan we dit keer mee aan de slag. 3

4 2. Eerste adviesronde in groepjes Vanavond bespreken we welk component welke taak uitvoert en of dat in wisselwerking gaat met een ander component. Over enkele taken is al een besluit genomen. In onderstaand schema zijn die groen gemaakt. Panelleden 1. Werven en selecteren Panelleden - ism bewoners 2. Onderzoeken - i.s.m. wijkinitiatieven 3. Informeren fonds over de aanvragen die zijn binnen gekomen 4. Informeren wijk over mogelijkheden van het fonds 5. Besluiten maken over de aanvragen 6. Besluiten toelichten en indien nodig de dialoog aan gaan. 7. Monitoren - evalueren 8. Vastleggen veranderingen beleid in handboek Bestuur 1. Werven, selecteren, controleren en eventueel ontslaan van de medewerkers 2. Transparantie geldstromen 3. Communicatie beleid 4. Ontwikkelen beleid Medewerkers 1. Adviseren Burgerpanel bij aanvragen 2. Beheren geldstromen 3. Werven geldstromen Wijkinitiatieven 1. Onderzoeken - i.s.m. Burgerpanel marktonderzoek - 2. Ontwikkelen initiatieven 3. Aanvragen gelden 4. Verantwoorden gelden De reactie van het burgerpanel: Het bestuur zouden we laten bestaan uit een panellid,een initiatiefnemer en een onafhankelijk derde persoon (als voorzitter) - - > buurt, bank, bestuur. Deze combinatie kan zorgen voor vertrouwen in het fonds en betrokkenheid vanuit de buurt. Het zorgt voor kruiselingse controle, transparantie, gedrevenheid en een lerende omgeving. In principe zijn alle taken goed verdeeld. Wel is de transparantie erg belangrijk; het bestuur moet voortdurend inzicht hebben in wat de medewerkers doen en de medewerker moet laten zien wat ze doen. Daarnaast wil je gebruik maken van de krachten in de buurt; zet een buurtbewoner met kennis van website bouwen in als je een website nodig hebt. Zo mogelijk geef je de buurtbewoner er een vergoeding voor, ondersteuning van buiten de buurt is in principe vrijwillig. Veranderen de taken van het bestuur van het fonds dan moet je ook de samenstelling van het bestuur heroverwegen; ook dit is een proces wat in de loop der tijd kan wijzigen. Mevrouw Weel :08 Comment [1]: Wordt voorgelegd aan een jurist en een notaris Mevrouw Weel :09 Comment [2]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :13 Comment [3]: Er is opgenomen in het dat het BP bestaat uit bewoners die samen een team met kennis en ervaring vormen. BP bepaalt welke kennis en ervaring in het team nodig is. Dus ook als dat websites beheren betreft. Mevrouw Weel :15 Comment [4]: Wordt opgenomen in 4

5 In principe zijn de taken goed verdeeld zoals in het schema staat. Op de volgende taakverdeling heeft het panel wel een aanvulling: Taak 4. / Panelleden: Informeren wijk over de mogelijkheden van het fonds : die taak zou bij het fonds moeten liggen. Zij zijn al verantwoordelijk voor de communicatie over het beleid en de geldstromen, dit kan je daarin integreren. Taak 7. / Panelleden: Monitoren evalueren : dit is inderdaad een taak van het Burgerpanel maar het fonds kan bij grote aanvragen een rol spelen bij de financiële monitoring. Zij controleren bijvoorbeeld de verantwoording die wijkinitiatieven geven. Een handboek voor die verantwoording is daarbij nuttig. De reactie van de externe experts: De reacties van de externe experts en SKPVG zijn niet in de groep besproken doordat na de reactie van het Burgerpanel er vele vragen en antwoorden kwamen waar we op door zijn gegaan. De onderstaande antwoorden zijn gebaseerd op de groepsgesprekken en de aantekeningen van de groepsleden. Volgens de externe experts is het voor alle componenten belangrijk om continu in gesprek te zijn met elkaar. Vervolgens doet ieder zijn eigen ding in de eigen hok. Om de drie componenten heen zou je een flexibel netwerk kunnen creëren met kennis en expertise voor advies (met de naam Harry?!). Voor de taken van het burgerpanel geldt dat het allicht lastig is om zowel te adviseren als wel te besluiten. Je voert een adviesgesprek met een aanvrager/ initiatiefnemer en vervolgens besluit je over de aanvraag, die dubbelrol kan knellen. Om tot een goede beslissing te komen zijn allerlei afwegingen nodig, doordat ze weten wat er speelt nemen ze die beslissing. Hoe het Burgerpanel die beslissingen neemt hangt ook af van de procedure; komen ze keer per jaar bijeen of continu. Het woord taken klinkt mogelijk wat streng en zwaar, je zou het ook verantwoordelijkheden kunnen noemen. Door de dialoog werd duidelijk dat taken en verantwoordelijkheden een eigen definitie hebben en dat we moeten oppassen om deze door elkaar te gebruiken. Mevrouw Weel :30 Comment [5]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :33 Comment [6]: Wordt opgenomen in. Mevrouw Weel :39 Comment [7]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :42 Comment [8]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :43 Comment [9]: Wordt opgenomen in door communicatie bij SF te leggen. Zie eerdere opmerking in dit verslag. Mevrouw Weel :44 Comment [10]: Procedure wordt nog verder uitgewerkt en wordt onderdeel van het 5

6 De reactie van SKPVG De groep heeft enkele taken van de drie componenten met elkaar besproken. Taak 4./ Panelleden: Informeren wijk over de mogelijkheden van het fonds was een lastige en heeft de groep ook nog niet kunnen beantwoorden. Dit zou ook de taak van het bestuur of de medewerkers van het stimuleringsfonds kunnen zijn. Ook vragen zij zich af bij wie de aanvraag binnen komt en daarbij was het antwoord het Burgerpanel Taak 6. / Panelleden Besluiten toelichten en indien nodig de dialoog aangaan heeft de groep ook besproken. Die taak zou de groep daar willen laten, maar de toelichting dan wel samen met het stimuleringsfonds geven. Dat kan doordat het fonds het advies op papier zet of nog beter doordat het fonds bij het gesprek met een initiatiefnemer aanwezig is. 3. Vragenronde De vragen vóór het burgerpanel: Vraag: In eerdere adviesrondes werd gezegd dat de deelname van leden van de andere componenten in het bestuur het ook ondemocratisch maak. Je krijgt te maken met belangenverstrengeling van bijvoorbeeld iemand die zelf ook als initiatiefnemer geld aanvraagt en er in het bestuur ook een beslissing over neemt. Hoe staan jullie hier tegenover? Antwoord: Dat was inderdaad genoemd maar ging over een bestuur van een stimuleringsfonds met meer taken dan waar wij nu aan denken: de macht is daardoor minder groot. Reactie: Daarnaast zijn de leden van het Burgerpanel ook democratisch gekozen; de vertegenwoordiger van het panel in het fonds is dus ook democratisch gekozen. Reactie: Het Stimuleringsfonds adviseert het burgerpanel beslist - en heeft dus ook geen macht Reactie: Het bestuur controleert enkel de medewerkers van het fonds en houdt in de gaten dat er voldoende geld in de pot blijft zitten. Vervolgens kwamen twee centrale vragen op tafel: kan elk component verantwoordelijkheid zijn voor haar taken met de macht die zij heeft? En past die machtsverdeling nog steeds bij wat we met het model voor ogen hebben? In onderstaande dialoog staan diverse vragen en reacties betreffende deze vragen: Mevrouw Weel :45 Comment [11]: Is eerder genoemd in dit verslag en opgenomen in Mevrouw Weel :47 Comment [12]: Wordt besproken in het kernteam Mevrouw Weel :49 Comment [13]: Wordt besproken in het kernteam Stelling: Wat als het burgerpanel het advies van het stimuleringsfonds negeert? Reactie: Daar zou ik niet vanuit gaan want daarmee onderschat je ook het burgerpanel. Zij zijn zich bewust van de functie en expertise van het fonds. De panelleden zijn op hun beurt ook weer gekozen op basis van hun competenties; je kan er vanuit gaan dat die dus in orde zijn. Stelling: Hoe kan je verantwoordelijkheid geven over een budget aan een groep (het Burgerpanel) die daar niet over kan beslissen? Reactie: Het Burgerpanel kan juist wel beslissen over de aanvragen. Ze krijgt advies van het fonds maar besluit zelf. 6

7 Reactie: Het is misschien juist lastig voor het Stimuleringsfonds om bij het uitvoeren van hun taak als werver van geld zich te verantwoorden over wat het Burgerpanel met het geld besluit te doen, zonder dat ze daar grip op hebben. Reactie: Het model staat voor vertrouwen in het Burgerpanel, laten wij dat ook centraal blijven stellen. Stelling: Waarom werken we met verschillende componenten en juridische entiteiten; zou het niet makkelijker en logischer zijn als je daar 1 bestuur van maakt met bijvoorbeeld twee werkgroepen (het Burgerpanel en het Bestuur/ de medewerkers van het Stimuleringsfonds)? Aanvulling: In dat model zou je dus enkel een uitvoerende partij hebben die een deel van de administratie bijhoudt en financieel toetst. Aanvulling: de beheertaak zou zelfs een extern administratiekantoor kunnen uitvoeren. Reactie: door met twee entiteiten te werken verdeel je de macht. Is er maar 1 organisatie die besluit over het geld dat heb je de kans dat de macht bij die ene groep te groot wordt. Reactie: We hebben het nu over de techniek en de (juridische) vorm waarin we de taken vorm willen geven. Is dat niet iets wat we aan experts op dat vlak over moeten laten? En dat wij ons nu vooral richten op hoe we het in de uitvoering graag willen zien en vormgeven? Reactie: Het belangrijkste is dat de buurt (vertegenwoordigd door het Burgerpanel) eigenaar en eindverantwoordelijke is voor het geld dat het fonds (o.a.) werft. Het komt op de rekening van de buurt te staan en is dus van de buurt. Reactie: Vertrouwen in het burgerpanel is en blijft daarbij centraal staan. Reactie: Voor het stimuleringsfonds is het van belang om bij het werven van geld goed te communiceren dat het geld ten goede komt aan de buurt en dat de buurtbewoners ook verantwoordelijk zijn voor het geld. Daarbij zijn alle drie de componenten kruiselings verbonden met elkaar, zijn transparant en controleren elkaar. Reactie: De centrale vraag hoe verhouden de drie componenten zich tot elkaar komt hier duidelijk naar voren. Niet de componenten zelf staan ter discussie maar de onderlinge verhoudingen en verbanden. Het model zoals die stond lijkt ondanks deze dialoog nog steeds te passen bij onze ideeën; de wensen, taken en kernwaarden worden nog steeds ondersteund door de meerderheid. 4. Tweede adviesronde in groepjes Continue communicatie en het delen van kennis zijn belangrijke succesfactoren voor het functioneren van de drie componenten. Eerder hebben we al gesproken over een flexibele schil van (externe) experts die het Burgerpanel ondersteunen als zij vragen hebben waar ze zelf niet uit komen. De externe experts kwamen tijdens de eerste adviesronde op een aanvulling hierop. De externe experts geven een toelichting op hoe zij die flexibele schil (met de werknaam Harry) zouden inrichten en inzetten: Harry is een breed netwerk van adviseurs met verschillende expertise, van binnen de wijk en daarbuiten. Deze flexibele schil kan alle drie de componenten ondersteunen bij hun taken en verantwoordelijkheden. Heb je extra kennis nodig om je aanvraag goed te formuleren of om de aanvraag goed te beoordelen? Zet dan op elk moment een adviseur in, eventueel samen met een lid van een ander component. Op deze manier zorg je er voor dat je bestaande kennis optimaal benut en je bent continu met elkaar in gesprek: zowel binnen de drie componenten als wel daar buiten. Reactie: Door het gebruik van Harry kan je de drie componenten lean en mean inzetten; je hoeft niet alle expertise in huis te hebben maar kan dat flexibel aanvragen. Mevrouw Weel :51 Comment [14]: Het woord 'vertrouwen'wordt opgenomen in het als essentieel uitgangspunt Mevrouw Weel :52 Comment [15]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :54 Comment [16]: Advies is aangenomen Mevrouw Weel :54 Comment [17]: Wordt opgenomen in het Mevrouw Weel :08 Comment [18]: Wordt opgenomen in het Mevrouw Weel :09 Comment [19]: Wordt opgenomen in het Mevrouw Weel :09 Comment [20]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :10 Comment [21]: Wordt opgenomen in het 7

8 Reactie: Zoals de externe experts de drie componenten en de functie van Harry beschrijven lijkt het mij dat fondsen een ander beeld hebben van de organisatie dan de buurt zelf. Voor de fondsen betreft het een Harry met een stropdas en dus formeel, goed georganiseerd en betrouwbaar. Voor de bewoners is het een systeem en een Harry die juist laagdrempelig en informeel zijn, beter nog: zij zijn het zelf! Vraag: Maak je het niet lastig op deze manier doordat het niet voor elk wijkinitiatief mogelijk is om de juiste Harry te vinden? Als het er zo veel zijn kan de structuur zoek zijn. En doe je het Burgerpanel hiermee ook niet te kort; ook zij kunnen advies geven? Reactie: Harry is los en flexibel en bestaat naast het huidige model met de drie componenten die elk hun eigen vragen en verantwoordelijkheden hebben. Je moet het ook niet dichttimmeren met hoe het gebruikt moet worden, je wilt mogelijkheden geven: en en principe gebruiken. Reactie: Harry is informeel en versterkt enkel de initiatieven doordat je een dialoog organiseert. Zo voeg je waarde toe. Vraag: Hebben we het Burgerpanel überhaupt wel nodig op deze manier? Heb je niet voldoende aan een werkorganisatie (medewerkers van het fonds) die tussen de bewoners en de wijkinitiatieven staat? Reactie: Het Burgerpanel is juist die werkorganisatie maar in samenwerking met het fonds. Het stimuleringsfonds is dan ook eerder een staf van het panel dan andersom. Daarnaast heeft het panel een rituele waarde; zij vertegenwoordigen de buurt die uiteindelijk de macht heeft. Elke keer leren de deelnemers elkaar weer beter kennen. Naast de inhoud is er aan het einde van de avond een moment om ook persoonlijk iets meer over de anderen te weten te komen. Enkelen hebben een waardevol voorwerp of gedacht meegenomen: Mevrouw Weel :12 Comment [22]: Wordt opgenomen in Mevrouw Weel :13 Comment [23]: Wordt opgenomen in Muntje uit Joods Historisch Museum van Berlijn: ik ben groot fan van de stad en de sfeer die er hangt. Ook hier in het Breedhuis zie ik een Berlijnse creatieve sfeer ontstaan. Leuk! Cocktailshaker: cocktails maken is mijn passie en het staat ook wel gelijk aan wie ik ben. Details en een exacte receptuur zijn belangrijk maar tegelijkertijd mix je het ook weer door elkaar. Huis/ Thuis: Nadat ik uit huis ging heb ik geleerd dat als ik zeg dat ik iets kan ik het ook echt waar kan maken. Iets kan gigantisch moeilijk lijken, maar als ik het gewoon doe dan lukt het! Tas: Deze tas heb ik gemaakt op een manier die bij mij past. Ik was gestart met een vorm en vanuit daar ging is steeds een stuk verder en uiteindelijk ontstond deze tas. Beeld van de letter A: Ik ben kunstenaar en hou mij als professional bezig met maatschappelijke organisaties. Inmiddels heb ik geleerd dat die twee samen gaan en start ik binnenkort mijn eigen bedrijf waarin die twee elkaar direct vinden: Organisatiekunstenaar 8

9 Mijn mening: Of het nou gewaardeerd wordt of niet, ik geef altijd mijn eigen mening. Dat is iets wat mijn vader ook altijd deed. Het is iets wat ik niet uit kan zetten (helaas en gelukkig!) Ketting met kruisje: Ondanks dat niet alles even makkelijk is helpt deze ketting mij om te geloven en voel ik gelijk dat het uiteindelijk helemaal goed komt. Dat geeft een heel sterk gevoel! De adviesronde had dit keer een andere dynamiek dan anders, het is duidelijk dat we stappen verder zijn in het proces. Zo geeft de moderator het de volgende dag in onderstaande reactie weer: Gisteren raakten we de kern van waar we mee bezig zijn, namelijk het verleggen van financiële macht. Geen externe bank, fonds of overheid krijgt de macht over de wijkgelden maar de buurt zelf. Daarbij is de buurt dus eigenaar van het geld en ook verantwoordelijk voor de uitgaven van het geld. Net als wij zelf verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van het geld dat op onze eigen rekening staat. En dit alles proberen we zo democratisch mogelijk en zonder al te veel bureaucratie te organiseren. Ik denk dat we na 6 adviesrondes een praktisch model hebben, op dit punt, dat we kunnen gaan uitproberen. In deze visie is de buurtbank- stimuleringsfonds er om de buurt te dienen door de gelden te beheren als zijnde de bankrekening van de buurt.in de volgende adviesronde gaan we bespreken hoe we het fonds revolverend kunnen krijgen en daarbij zullen we zien wat de taak 'het beheren van geld' inhoudt en welke verantwoordelijkheid er bij het stimuleringsfonds komt te liggen. 9