Wat moeten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Burgerpanel zijn?

Transcriptie

1 Verslag Adviesronde 5 WISE Datum: 6 mei 2014 Locatie: Breedhuis, Het Breed 16 Adviesronde 5 Wat moeten de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het Burgerpanel zijn? Burgerpanel Besluiten Informeren Onderzoeken Monitoren Uitvoeren Aanvragen Wijkini a even Werven Beheren Adviseren S muleringsfonds 1. Informatieronde De moderator geeft een korte toelichting op het WISE model zoals deze tot nu toe is ontwikkeld. WISE is een procesmodel dat door, voor en met bewoners toewerkt naar wijkgestuurde revolverende stimuleringsfondsen. Stimuleringsfondsen die investeringen doen in de vorm van subsidies en microkredieten om: 1. Bewonersinitiatieven waar geen verdienmodel voor is te voorzien van benodigde subsidies 2. Buurtbedrijven die opstarten te voorzien van microkrediet 3. Innovatie bij bewonersinitiatieven en buurtbedrijven te ondersteunen door microkrediet of subsidie 4. Subsidie te verlenen voor zakelijke ondersteuning van wijkinitiatieven, communities en wijkcoöperaties. Het is een procesmodel dat bottom- up georganiseerd is en open source gedeeld wordt. Het dient ter inspiratie voor andere wijken. De centrale spelers in de uitvoering zijn de Wijkinitiatieven (zij vragen geld aan), het Burgerpanel (zij doen participatief onderzoek in de wijk, beslissen en onderzoeken de aanvragen) en het Stimuleringsfonds (zij beheren en werven de financiën). Maar hoe krijg je een fonds als deze revolverend? Hoe zorg je voor een immer gevuld potje met geld? En wat is de rol van bewoners, externen en andere betrokkenen? Tijdens de adviesrondes verzamelen we informatie en adviezen. Hier maken we een uitgebreid verslag van, welke te vinden is 1

2 op de website van WISE: In deze verslagen is te lezen wat er met ieder afzonderlijk advies gebeurt. Daarbij zijn drie mogelijkheden: 1. Het advies wordt direct opgenomen in het basisplan voor het stimuleringsfonds 2. Het advies is eigenlijk meer een vraag dan een advies en wordt behandeld in een volgende adviesronde 3. Het advies/de vraag wordt nader besproken in het kernteam Wat in eerdere adviesrondes is besproken: Adviesronde 1/ de kernwaarden van het stimuleringsfonds als: veilig, neutraal, eerlijk, democratisch en duurzaam (zie gehele lijst in verslag adviesronde 1). Adviesronde 2/ de taken en verantwoordelijkheden van het stimuleringsfonds. Naast beheren, werven en adviseren is ook toezicht en administratie een belangrijke taak van het stimuleringsfonds. Voor de hele lijst aan taken zie het verslag van adviesronde 2. Adviesronde 3/ de organisatiestructuur van het stimuleringsfonds. De dialoog ging veelal over hoe het toezicht moet worden gehouden op het stimuleringsfonds. Daarbij is de wisselwerking van de drie componenten van WISE besproken. De vraag was of de drie- eenheid van WISE de basis moet blijven of dat er een extra orgaan bij moet of juist alles georganiseerd moet worden in 1 orgaan. We zijn (samen met het kernteam) uitgekomen op het aanhouden van het basismodel. Een extra orgaan is in principe niet nodig en kost extra tijd en geld. Alle organen onder brengen in 1 organisatie brengt het risico mee dat de macht niet bij het Burgerpanel (de bewoners) blijft liggen. De wisselwerking die door de adviseurs en het kernteam zijn voorgesteld zijn: 1. Burgerpanel geeft inhoudelijke go/no go 2. Stimuleringsfonds geeft financieel advies No Go met financieel advies voor aanpassing Go met voorwaarden dat het wijkinitiatief extra expertise inkoopt Go 3. Burgerpanel maakt besluit Dit principe lijkt sterk op een 1 e en 2 e kamer. Adviesronde 4/ de kernwaarden van het burgerpanel. Uit de gesprekken en adviezen kwamen onder andere de volgende kernwaarden naar voren: eerlijkheid, flexibiliteit, actieve houding, betrokkenheid en benaderbaarheid. Het burgerpanel heeft het vertrouwen van de buurtbewoners nodig. Goed contact met de initiatieven en het stimuleringsfonds is bovendien erg belangrijk. Twee aanvullende conclusies waren: het panel dient als team over deze eigenschappen te beschikken (en niet elk lid apart) en een interim- panel kan het beste als eerste van start gaan. Voor de hele lijst aan kernwaarden zie het verslag van adviesronde 5. De oorspronkelijke adviesvraag van deze avond was wat zijn de taken van het burgerpanel? Zijn de originele vier taken (onderzoeken, besluiten, monitoren, informeren) wel de juiste? En ontbreken er taken? Omdat in de vorige adviesrondes veel nieuwe vragen zijn opgeworpen, is besloten om naast de taken van het burgerpanel ook deze andere nieuwe vragen te behandelen. De adviespanels krijgen drie vragen mee voor de eerste dialoogronde. 1. Wat zijn de taken van het Burgerpanel? 2. Is er ondersteuning nodig voor het Burgerpanel? 3. Welke expertise is nodig om deze taken uit te kunnen voeren? 2

3 Op basis van het advies van de vorige adviesronde gaan we uit van taken en expertise voor de groep als geheel. 2. Eerste dialoogronde in groepjes Tijdens de eerste dialoogronde hebben de adviespanels (burgerpanel, SKPVG en externe experts) afzonderlijk antwoorden op de drie vragen geformuleerd. De antwoorden van het burgerpanel: De taken voor het Burgerpanel zouden volgens de groep moeten zijn: informeren, monitoren, onderzoeken, op de hoogte houden (communicatiegroep inzetten), besluiten, selecteren/werven van nieuwe leden organiseren/ notuleren. Het burgerpanel vindt het besluiten een grote en verantwoordelijke taak en geeft aan dat de mogelijkheid om een grotere groep bewoners hierbij te betrekken moet worden overwogen. Daarnaast is hierbij een sterke samenhang/interactie met het stimuleringsfonds van groot belang. Bovendien geeft de groep aan dat de naam het Burgerpanel doet denken aan een adviserende en reflecterende rol. Als alternatief wordt de naam Burgerbestuur geopperd. De taken sluiten ook aan op bestuursactiviteiten. Het is overigens een flinke verantwoordelijkheid; je hebt behoorlijk wat taken als lid. De groep zou niet te groot moeten zijn en met een oneven aantal (om zo goed te kunnen stemmen), de groep denkt aan 5 personen. Het selecteren van nieuwe leden zou je eventueel door anderen moeten laten doen om zo vriendjespolitiek te voorkomen. De ondersteuning voor het Burgerpanel zal in eerste instantie beperkt nodig zijn. Alleen een (vrijwilliger/ stagiair/ gepensioneerde) directiesecretaresse die notuleert en kleine organisatorische werkzaamheden op zich neemt zal heel nuttig zijn. Deze persoon voert geen andere taken uit en heeft geen beslissingsvoegdheid. Al doende zal men leren eventueel is in een later stadium wel ondersteuning nodig. Het blijft echter een zelforganisatie en dan moet de groep het ook zelf doen. Dat moet je van tevoren niet teveel willen organiseren. Daarnaast is het wel erg prettig als iemand met verstand van cijfers onderdeel uitmaakt van de groep. Is diegene er niet dan zal daar wel ondersteuning voor gezocht moeten worden. Ten slotte wordt als advies meegegeven om een handboek te ontwikkelen voor dit en komende Burgerpanels zodat de kennis goed overgedragen kan worden. Wat van belang is voor het panel is: - verantwoordelijkheden van je daden (en beslissingen) kunnen nemen - als 1 groep kunnen functioneren en ook als groep achter beslissingen kunnen staan - werkdruk en taken verdelen (dit door burgerpanel zelf laten doen) 3

4 - Waken voor positievorming: snel rouleren van taken en burgerpanel regelmatig verversen De expertise die hier voor nodig is zou je als een schil van adviseurs kunnen organiseren. De adviseurs dienen als een soort panel (van vrijwilligers) die bijvoorbeeld de overheidsfinanciën kunnen doorzien. Wanneer nodig kan het Burgerpanel hen om advies vragen. Ook zal de groep af en toe behoefte hebben aan someone who guides. Een externe coach kan bij problemen waar de groep zelf niet uit komt als mediator optreden. Dit alles is overigens wel maatwerk! De antwoorden van SKPVG: De taken voor het Burgerpanel zouden volgens ons moeten zijn: stemmen, goed voorbereiden, evalueren, communiceren beslissingen (richting aanvragende initiatieven en de buurt), beslissingen kunnen onderbouwen, administratie bijhouden. De communicatie over de initiatieven (naar de buurt en bijvoorbeeld naar externe fondsen) is geen kerntaak van het Burgerpanel, al kunnen ze dat wel zelf besluiten om te doen. Het is aan de initiatiefnemers zelf om hun initiatief goed te communiceren. Een belangrijk aandachtspunt volgens de groep is dat het aantal taken en de verantwoordelijkheden niet te groot moet zijn aangezien je dan voor velen een flinke drempel om mee te doen creëert. Het onderzoek doen kan bijvoorbeeld veel tijd en inzet vragen, wat we dus ook niet bij het panel zouden neerleggen. De expertise die daarbij nodig is, is een aanvraag kunnen begrijpen, weten wat er speelt in de buurt/ wat nodig is, kennis hebben van verschillende doelgroepen (verschillende vertegenwoordigers in het panel), over schriftelijke communicatievaardigheden beschikken, financiële expertise, juridische expertise. De ondersteuning die hierbij nodig is, is afhankelijk van het panel: wat kunnen zij zelf en welke vragen spelen er? De groep kan zich voorstellen dat bijvoorbeeld af en toe juridisch advies nodig is en dat hiervoor een externe expert nodig is. Ook op financieel vlak zal af en toe externe expertise nodig zijn. Maar ook voor de nodige vergadertechnieken (de eerste paar keer dat een nieuw burgerpanel vergadert) en af en toe een mediator voor als de groep er met elkaar niet uit komt. 4

5 Ook de externe experts hebben nagedacht over de vragen: De taken voor het Burgerpanel zouden volgens de groep moeten zijn: onderzoeken, maar dan via denkwolken die het panel zelf mag invullen. Het moet niet vooraf vaststaan hoe ze moeten onderzoeken, maar je kan wel randvoorwaarden en een startpunt geven. En daarbij is het heel belangrijk dat ze het met voelsprieten doen. informatie geven over de aanvragen en de besluiten beargumenteren is een belangrijke taak voor het Burgerpanel. Je moet duidelijkheid geven over het proces van aanvragen en beslissen. monitoren is een belangrijke taak, evenals het organiseren van goede opvolgers. Je moet er voor zorgen dat er een goed totaal menu is. 3. Vragenronde De vragen vóór het burgerpanel: Vraag: Het inkopen van ondersteuning kan kostbaar worden en binnen Plan van Gool heb je ook veel kennis: hoe zouden jullie dat aanpakken? Antwoord: Inderdaad wil je de kosten laag houden, vandaar dat we ook op de gepensioneerde directiesecretaresse of andere vrijwilligers / stagiairs uitkomen. Voor stagiairs geldt overigens wel dat je tijd moet hebben om te begeleiden. De schil van experts dienen als oproepkrachten en kunnen goed vrijwillig zich inzetten. Reactie: Is het inderdaad niet een morele plicht om de ondersteuning zo mogelijk van binnen Plan van Gool te halen?! Vraag: Heeft iedereen binnen de groep dezelfde taak of is er bijvoorbeeld ook een voorzitter die verantwoordelijk is voor de groep? Antwoord: Ja, er zijn verschillende taken en de panelleden verdelen de taken onderling. Maar de beslissingen van het Burgerpanel worden altijd door de groep genomen en zullen ook altijd als zodanig gecommuniceerd worden: Wij hebben besloten. Opmerking: Het opschrijven van wie wat doet (het eerder genoemde handboek) is hierbij van groot belang, zodat je de kennis kan overdragen. De vragen vóór SKPVG: Vraag: Is er animo volgens jullie om deel te nemen aan het Burgerpanel? Antwoord: Dat is nu moeilijk te zeggen want we zitten nog in opstartfase en datnweet je niet precies waarvoor je tekent. Dat merk je pas als het loopt. Reactie: Eerst moeten we gaan doen: de eerste groep zal het vormgeven en dan doorgeven aan de opvolgers. De eerste groep is dan een soort interim Burgerpanel. 5

6 Vraag: Wat verstaan jullie onder onderzoeken? Het kan namelijk een heel simpel of een uitgebreid onderzoek zijn? Is het woord niet te zwaar? Antwoord: Het kan ook gevoelsmatig: voelsprieten uitzetten. Maar ja feitelijke informatie is dan toch ook van belang. De initiatiefnemers moeten dan zelf aantonen dat zij onderzoek hebben gedaan naar de behoefte. Reactie: Het kan inderdaad heel groots, maar ook door gewoon rond te kijken. Vraag: Er is ook eerder onderzoek gedaan, bijvoorbeeld naar de behoefte van de buurt. Kan je dat onderzoek ook gebruiken? Antwoord: Ja dat kan zeker. De initiatieven doen zelf ook onderzoek voordat ze starten (marktonderzoek). Zo stellen ze vragen aan bewoners over hun behoefte en verzamelen ze handtekeningen. Reactie: Het is niet heel professioneel en wetenschappelijk, maar wel een start. Reactie: Maar als je het onderzoek doen overlaat aan de initiatieven wordt er dan niet met de uitkomsten gesjoemeld? Reactie: Wat dat betreft moet je als Burgerpanellid ook je gevoel laten spreken en je kennis over de wijk. En er bestaat zoiets als whisdom of the crowd : als groep weet je heel veel van wat er nodig is. Reactie: We moeten het ook niet te gecompliceerd maken; soms moet je ook genoegen nemen met de informatie die je hebt. EN daarnaast de behoefte is onlangs geïnventariseerd: we weten wat er nu nodig is. Nieuwe onderzoeken kan je daaraan toetsen. Ook het stadsdeel houdt bij de beoordeling van subsidieaanvragen op een gegeven moment op met controleren. Je zou wel steeksproefsgewijs een controle kunnen doen. Reactie: Het moet wel makkelijk zijn voor bewoners om hun behoeften kenbaar te maken aan het burgerpanel. Op die manier blijft het panel goed op de hoogte en kunnen initiatieven daarop getoetst worden. Conclusie: - Houd het onderzoek licht en geef het burgerpanel de ruimte om het onderzoek naar eigen inzicht in te vullen, op baiss van de expertise in de groep. - Leg een deel van de verantwoordelijkheid van het onderzoek bij de initiatiefnemer. Dit zorgt voor een extra denkslag in het businessplan van het initiatief (duurzaam opzetten van initiatief) - Geef mensen de mogelijkheid om hun wensen/ideeen voor de buurt ergens te melden, bijvoorbeeld door een ideeënbus of prikbord in Zweinstein. Vraag: Wat is het verschil nu eigenlijk met een bank? Antwoord: Andere rente/goedkoper geld, minder streng (het is nu lastig om geld te lenen bij een bank), van en voor de buurt Vragen vóór de externe experts: Vraag: Ligt de macht niet bij het Stimuleringsfonds en geeft het Burgerpanel enkel hun beslissingen door? Antwoord: Nee, het Burgerpanel neemt de uiteindelijk besluiten. Hierbij worden ze wel geadviseerd door het Stimuleringsfonds. 6

7 Dan ontstaat er nog een dialoog over de taken van het burgerpanel, waarbij een van de deelnemers met een mooie metafoor komt. Je kunt de taken van het burgerpanel zien als een 3- gangendiner, waarbij het hoofdgerecht de zwaarste taak is. Voorgerecht = onderzoek doen in de wijk ( wijkverkenning ) Hoofdgerecht = besluiten nemen over gelden Nagerecht = monitoren uitvoering wijkactiviteiten Hierbij is het menu flexibel in te vullen. Dat houdt in dat de panelleden inspiratie/tips krijgen voor hoe ze deze taken kunnen invullen, maar dat ze hier wel een bepaalde mate van vrijheid in hebben. Kortom, wat er precies op tafel komt maakt niet uit, zolang er maar een voor- hoofd- en nagerecht komt. 4. Tweede dialoogronde plenair De vierde en laatste vraag van de avond bespreken behandelen we gezamenlijk. De vraag luidt: Wie selecteren de leden van het Burgerpanel? De reactie van vrijwel alle deelnemers is dat het panel een goede vertegenwoordiging is van de buurt en dat het belangrijk is dat zij vertrouwen krijgen van de buurt om de juiste beslissingen te nemen. Ook dient het geheel bewonersgestuurd te zijn; zij moeten besluiten over hoe ze het gaan doen en met wie. Enkele adviezen/reacties: Selectieprocedure ligt aan aantal benodigde leden: voor twee nieuwe leden hanteer je een andere procedure dan voor een hele groep Samenwerking tussen fonds en het panel is van belang; daar moet je ook bij de selectie rekening mee houden Het gaat er vooral om dat de groep als geheel past, en dat weet je toch vaak het beste als panellid zelf: zij weten wat nodig is en wat zij al in huis hebben. De huidige panelleden kunnen zelf het beste bepalen welke expertise nodig is. Het is bewonersgestuurd dus laat alle bewoners twee keer per jaar stemmen via een algemene vergadering. Geef alle deuren in de buurt een stem. Je kan niet ook aan het panel de volledige bevoegdheid geven om eigen opvolgers te kiezen (risico vriendjespolitiek). Het Burgerpanel is het voertuig van alle bewoners Maar maak het ook weer niet te bureaucratisch: vertrouwen is ook belangrijk! Organiseer een open vergadering waarin mensen niet kiezen maar advies geven aan het panel; ga ik dialoog met elkaar. Wanneer je start met het interim Burgerpanel start dan ook met diezelfde werkwijze: eerst werving en voordracht en dan selectie. Anders maak je een valse start. 7

8 De uitkomst van de reacties en gesprekken is samen te vatten volgens de verdeling: Voordracht van panelleden (door het Burgerpanel) Profiel opmaken/ Criteria voor expertise Selectie panelleden (Open Vergadering) (door het Burgerpanel) Werving van panelleden (door Burgerpanel, door de buurt) De Open Vergadering is een vergadering voor de buurt, één tot twee keer per jaar, waarbij ieder huisnummer een stem krijgt. Bewoners zijn zelf vrij of ze hiervan wel of niet gebruik maken. Tijdens de Open Vergadering vindt de selectie van panelleden plaats. Daarnaast wordt de inhoudelijke koers en financiële situatie van het stimuleringsfonds tijdens deze raadgevende vergadering besproken. Als laatste vertellen alle deelnemers wat ze van de adviesronde hebben gevonden. Bij deze een aantal reacties: - Veel bedacht, veel gezegd, veel geschreven - Ik ben onder de indruk van de power en hoe precies jullie dingen uitwerken - Interessant, leuk, enthousiast (ook over de catering) - Er is hier zoveel respect en dat stelt ons in staat om op elkaars feedback door te bouwen. Dankjewel daarvoor. - Steeds nieuwe deelnemers: leuk! - Groot ontwikkelingsproces voor mij - Eerst spannend maar nu duidelijk - Twee boeken die ik jullie adviseer te lezen: Power in and around organizations & the social psychology of organizations. In het tweede boek stelt de auteur dat iets nieuws begint met veel energie, ideeën en weinig regels. En dat doen jullie. Dus ga zo door! - Veel antwoorden en weer veel vragen. - Ik kies dus ik besta, en ik ben blij hier voor gekozen te hebben. 8