Gebruikershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA Versie (.253)

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Elektronische aanslagen EKA en SBA Versie (.253)

2 Unit4 Bastion 4 Postbus AT Veenendaal Telefoon algemeen: Telefoon Servicedesk: servicedesk.accountancy@unit4.com Selfservicesite: Copyright 2015 Unit4, Veenendaal, Nederland Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Unit4. De informatie in deze uitgave kan zonder enige voorafgaande waarschuwing worden gewijzigd. Tenzij anders vermeld, zijn alle in deze uitgave vermelde bedrijven, personen, gegevens en adressen fictief. Hoewel bij de uitgave van dit document de uiterste zorg is nagestreefd, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaardt Unit4 deswege geen aansprakelijkheid. Alle in deze uitgave genoemde handelsmerken zijn eigendom van hun respectievelijke eigenaren.

3 INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding 1 2. SBA-machtigingen Aanvragen SBA-machtigingen Voortgangen SBA-machtigingen Status SBA-machtigingen 6 3. EKA-bestellingen Aanmaken EKA-bestellingen Voortgang EKA-bestellingen Status EKA-bestellingen Machtiging vooraf ingevulde aangifte (VIA) VIA-machtigingsproces VIA-machtiging aanvragen Overzicht te activeren machtigingen Machtiging activeren Voortgang en status controleren Overzicht machtigingen Elektronische aanslag verwerken Venster elektronische aanslagdetails Afdrukken Voorblad selecteren Handmatig goedkeuren en publiceren Elektronisch aanslagdocument Elektronische aanslag opnieuw verwerken Onverwerkte EKA-berichten Aanslagen opnieuw verwerken zonder voortgangen 29

4 1. INLEIDING Met de elektronische aanslagen EKA en SBA ontvangt u via het programma Unit4 DigiPoort elektronische duplicaten van de belastingaanslagen van uw cliënten. Dit betreft de aanslagen inkomstenbelasting (EKA, SBA), vennootschapsbelasting (EKA, SBA), omzetbelasting (EKA, SBA) en loonbelasting (EKA). Daardoor krijgt u de aanslag van de cliënt eerder dan de cliënt zelf, die de aanslag op papier ontvangt. Hiermee handelt u de aanslag af en kunt u eventueel een bezwaarschrift bij de Belastingdienst indienen. De Elektronische Kopie Aanslag (EKA) die u via het BAPI-kanaal ontvangt, krijgt binnen Unit4 DigiPoort een opvolger: het Service Bericht Aanslag (SBA). Het aanvragen en het ontvangen van SBA s gaat via Unit4 DigiPoort. Voor de belastingjaren tot en met 2012 ontvangt u nog EKA 's, als u op deze dienst bent geabonneerd. Voor belastingjaar 2013 geldt dat SBA alleen voor IB en VpB van toepassing is, voor OB en LB geldt EKA. Voor de aangiftejaren 2014 en later ontvangt u geen EKA's meer voor IB en VpB. Wel kunt u nog EKA 's ontvangen met betrekking tot uw verzoek (tot wijziging van) een voorlopige aanslag over Daarnaast kunt u machtigingen aanvragen (of intrekken) voor de vooraf ingevulde aangifte. In deze versie is dit nog alleen mogelijk voor het belastingjaar Op is een schema gepubliceerd dat weergeeft voor welke belastingsoorten u EKA's of SBA's kunt aanvragen. Het programma Unit4 DigiPoort wordt niet meegeleverd met Unit4 Business Suite, maar downloadt u apart vanaf: Adressen uit de EKA-berichten worden ook opgenomen in de database. Dit gebeurt alleen als het adres nog niet beschikbaar is in de betreffende tabel. Hierdoor kunt u controleren of de Belastingplichtige wel zijn of haar (papieren)aanslag heeft ontvangen en of het publiceren van dit document op de portals relevant is. Ook wordt het inspectienummer en beconnummer opgehaald en in het bericht geplaatst. Deze optie staat standaard uit. Als u hier interesse in hebt, kunt u een call indienen via voor verdere informatie. Voor SBA is dit niet mogelijk. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 1 van 30

5 2. SBA-MACHTIGINGEN 2.1. Aanvragen SBA-machtigingen Uw klant moet u machtigen, zodat u SBA's ontvangt. U moet de machtiging om SBA's te ontvangen ieder jaar opnieuw registreren met Unit4 Business Suite, waarna uw klant ieder jaar weer beslist of hij instemt met de machtiging. Het machtigingsproces verloopt als volgt: 1. U stuurt een machtigingsverzoek met uw PKIoverheid-certificaat via Unit4 Business Suite naar Unit4 DigiPoort. In uw verzoek geeft u aan voor welke belastingsoorten en welk jaar u SBA's wilt ontvangen. 2. Uw verzoek gaat naar de Belastingdienst. Ter verificatie stuurt de Belastingdienst een brief naar de belastingplichtige (uw cliënt). 3. Als uw cliënt akkoord gaat, neemt de Belastingdienst de SBA-machtiging na 19 dagen op in een machtigingsregister. Deze 19 dagen gelden als opt-outperiode: als de cliënt niet reageert op de brief van de Belastingdienst, is het machtigingsverzoek automatisch gehonoreerd. Hierna kunt u de SBA s ophalen uit Unit4 DigiPoort. Als uw cliënt niet akkoord gaat, bent u niet gemachtigd en ontvangt u geen SBA's. U kunt de status van uw machtigingsverzoeken zien in Unit4 Business Suite. Deze worden automatisch opgehaald bij de Belastingdienst door Unit4 DigiPoort en Unit4 Business Suite. 4. Vanaf het moment dat het machtigingsverzoek is ontvangen bij de Belastingdienst, worden de SBA-berichten voor u klaargezet. Direct nadat de opt-outperiode is afgerond, worden de berichten daadwerkelijk ontvangen in Unit4 Business Suite. Om SBA-machtigingen aan te vragen, opent u via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA en dan Aanmaken machtigingen het venster "Aanmaken machtigingen": Elektronische aanslagen (.253) Pagina 2 van 30

6 Vul in dit venster de volgende velden in: Jaar Selecteer in het veld Jaar het belastingjaar. Vóór 2012 kunt u geen aanvragen doen. Aanvraagsoort In het veld Aanvraagsoort geeft u aan of een aanvraag moet worden ingediend, of dat een eerdere aanvraag moet worden ingetrokken. IB/VpB-cliënten In het veld IB/VpB-cliënten selecteert u de IB/VpB-cliënt(en) voor wie een SBAmachtiging wordt aangevraagd. Het venster "Belastingcliënten" dat u ziet als u op toont zowel IB- als VpB-cliënten. klikt, OB-cliënten In het veld OB-cliënten selecteert u de OB-cliënt(en) voor wie een SBA- machtiging wordt aangevraagd. Klik daarna op om de machtigingen aan te vragen. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 3 van 30

7 Bij het aanvragen van een machtiging toont het venster "Belastingcliënten" alleen cliënten voor wie dat jaar nog geen SBA-aanvraag is gedaan, van wie eerdere aanvragen zijn afgekeurd of de machtigingsstatus "Niet actief" hebben. Als u een machtiging wilt intrekken, toont dit venster alleen cliënten met de machtigingstatus 'actief'. Als er bij het aanvragen van SBA-machtigingen (voor OB-cliënten) sprake is van dubbele btw-nummers verschijnt in het venster "Aanmaken machtigingen" hierover een melding: Dit betekent dat het proces van machtigingsaanvragen wordt gestopt. Om dit op te lossen moet u het betreffende btw-nummer (of -nummers) aanpassen Voortgangen SBA-machtigingen De voortgang en status van de aangevraagde of ingetrokken machtigingen controleert u via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA en dan Voortgang machtigingen: Op de volgende momenten wordt door het systeem een voortgang gezet: als een aanvraag of intrekken voor machtiging is gedaan. bij een terugkoppeling door Unit4 DigiPoort zoals aanvraag verzonden, goedgekeurd, afgekeurd. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 4 van 30

8 als een SBA wordt ontvangen uit Unit4 DigiPoort waar nog geen machtiging van aanwezig is. Door te dubbelklikken op een regel in de grid of via F2 opent u een venster met detailinformatie over de voortgang: Of in dit venster de velden Aanvraagsoort, Status BD en Machtigingssoort BD gevuld zijn, is afhankelijk van het type voortgang. Er zijn drie types voortgangen: Voortgangen bij uitgaande berichten. Alleen het veld Aanvraagsoort wordt gevuld, de andere velden niet. Dit veld wordt gevuld met de waarde die u via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA en dan Aanmaken machtigingen in het veld Aanvraagsoort hebt opgegeven. Voortgangen uit ophalen berichten. Alleen het veld Aanvraagsoort wordt niet gevuld, de andere velden wel. Het veld machtingssoort BD toont de technische status van de machtiging bij de Belastingdienst. Technisch kan de machtigingssoort BD goed zijn, maar kan door uw cliënt alsnog worden afgekeurd, waardoor in het veld Status BD de status Afgekeurd wordt gezet. Voortgangen die voortkomen uit het verwerken van een elektronische aanslag (SBA) waarvan geen machtiging aanwezig is. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 5 van 30

9 Als u een beslissing (elektronische aanslag) verwerkt, terwijl hiervoor geen machtiging aanwezig is, dan wordt er automatisch een machtiging(nummer) en voortgang aangemaakt. Het veld Machtigingsoort BD krijgt vervolgens de waarde "ACE" (aangemaakt bij inlezen elektronische aanslag). Voortgangen kunnen niet verwijderd worden Status SBA-machtigingen Via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA en dan Machtigingen hebt u een totaaloverzicht van alle machtigingen die op dat moment openstaan: De kolom Status bestelling/machtiging toont de status van de machtiging. Deze kan een van de volgende statussen hebben: In behandeling De aanvraag is door de intermediair gedaan en is in behandeling bij de Belastingdienst. Die informeert de cliënt met een brief over de aanvraag. Niet actief De aanvraag voor SBA-machtiging is, nadat deze is afgewezen door de cliënt na de optoutperiode of ingetrokken door de intermediair, niet langer actief. Afgekeurd De aanvraag is binnen de opt-outperiode afgekeurd door de cliënt. Actief De aanvraag is door de cliënt goedgekeurd of de opt-outperiode is afgelopen, waarmee de cliënt de aanvraag impliciet heeft goedgekeurd. Door te dubbelklikken op een regel in de grid (of via F2) opent u een venster met detailinformatie over de machtiging: Elektronische aanslagen (.253) Pagina 6 van 30

10 Dit venster heeft het tabblad Voortgang machtigingen waar u de voortgang van deze machtiging van de cliënt volgt. Via het tabblad Elektronische aanslagen krijgt u een overzicht van de elektronische aanslagen van de betreffende cliënt die zijn binnengekomen op de machtiging voor dat specifieke jaar en belastingsoort. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 7 van 30

11 3. EKA-BESTELLINGEN 3.1. Aanmaken EKA-bestellingen Als u van cliënten de kopie van de belastingaanslag elektronisch wilt ontvangen, dan moet u dit bij de Belastingdienst aanvragen. Deze aanvraag voor het aanleveren van een kopie van de belastingaanslagen van een of meerdere cliënten wordt een bestelling genoemd. De belastingplichtige krijgt vervolgens bericht van de Belastingdienst en moet actief bezwaar aantekenen mocht hij hier niet mee instemmen. Doet de belastingplichtige dit niet, dan ontvangt u de komende twee jaar zijn elektronische belastingaanslagen, waarna de bestelling verlengd kan worden. Behalve deze aanvraag zijn er nog andere soorten bestellingen. Zo moet u via een bestelling aangeven dat u van een bepaalde cliënt de belastingaanslag niet meer wilt ontvangen. Dit is van toepassing als u elektronische aanslagen wilt ontvangen waarvoor nog geen SBA's beschikbaar zijn. Om een bestelling aan te maken, selecteert u het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA, Aanmaken bestellingen. Als er meerdere beconnummers aanwezig zijn, dan komt u na het selecteren van deze menukeuze eerst in een venster met de aanwezige beconnummers. Nadat u het beconnummer waarvoor u de aangiftes elektronisch wilt verzenden, geselecteerd hebt, verschijnt het volgende venster: Elektronische aanslagen (.253) Pagina 8 van 30

12 In het veld Beconnummer wordt het beconnummer getoond. Mocht u meerdere beconnummers voeren, dan kunt u deze hier selecteren. In het veld Aanvraagsoort selecteert u welke bestelling gemaakt wordt. U kunt kiezen uit de volgende aanvraagsoorten: VRB - Verzoek registratie bestelling Deze aanvraagsoort kiest u als u voor een of meerdere cliënten een aanvraag doet om EKA's te ontvangen. Bij het onderdeel Cliënten worden door het selecteren van deze soort in de betreffende velden de cliënten getoond van wie nog geen bestelling aanwezig is of die een bestelling hebben met EKA-status "Afgevoerd" of "Afgewezen". VAR - Verzoek afvoering registratie Als u van een of meerdere cliënten geen EKA s meer wenst te ontvangen, dan selecteert u deze bestellingsoort. Bij het onderdeel Cliënten worden door het selecteren van deze bestellingsoort in de betreffende velden de cliënten getoond van wie een bestelling aanwezig is met EKA-status "Aangevraagd" of "Goedgekeurd" en die voldoen aan de eerder genoemde voorwaarden van deze velden. Vanaf versie wordt niet meer gelet op de beëindigingsdatum van Elektronische aanslagen (.253) Pagina 9 van 30

13 een cliëntrelatie in het venster cliëntdetails van IB-, VpB-, OB- en LB-cliënten. Alleen bij het aanvragen, verlengen of overnemen van een EKA-bestelling wordt nog gecontroleerd of de cliëntrelatie in het verleden beëindigd is of niet. VVR - Verzoek verlenging registratie Een bestelling moet iedere twee jaar verlengd worden. Met deze aanvraagsoort vraagt u zo n verlenging aan. Bij het onderdeel Cliënten worden door het selecteren van deze aanvraagsoort de cliënten getoond van wie een bestelling aanwezig is met EKA-status "Aflopend". VOR - Verzoek overname registratie Hebt u meerdere beconnummers en bij de Belastingdienst is geregistreerd dat deze beconnummers bij elkaar horen, dan kunt u deze aanvraagsoort gebruiken om de bestelling van het ene naar het andere beconnummer over te nemen. Bij het onderdeel Cliënten worden door het selecteren van deze bestellingsoort in de betreffende velden de cliënten getoond van wie nog geen bestelling aanwezig is of die een bestelling hebben met EKA-status "Afgevoerd" of "Afgewezen". Cliënten In het veld IB-cliënten selecteert u de cliënten van wie u een EKA-inkomstenbelasting wilt ontvangen. U krijgt hier alle cliënten te zien die onder het opgegeven beconnummer vallen, bij wie de optie "Inkomstenbelasting" is geselecteerd en bij wie het burgerservicenummer is ingevuld. Dit is afhankelijk van de aanvraagsoort. In het veld VpB-cliënten selecteert u de cliënten van wie u een EKAvennootschapsbelasting wilt ontvangen. U krijgt hier alle cliënten te zien die onder het opgegeven beconnummer vallen, bij wie de optie "Vennootschapsbelasting" is geselecteerd en bij wie het RSIN is ingevuld. Dit is afhankelijk van de aanvraagsoort. Wilt u van een cliënt de EKA-omzetbelasting ontvangen, dan selecteert u de betreffende cliënt in het veld OB-cliënten. U kunt hier alle cliënten selecteren bij wie bij het onderdeel "Algemene gegevens" in het tabblad Ondernemer het veld Cliënt voor omzetbelasting EKA is geselecteerd en het veld Btw-nummer is gevuld met een geldig btw-nummer. Dit is afhankelijk van de aanvraagsoort. In het veld LB-cliënten selecteert u de cliënten van wie u een EKA-loonbelasting wilt ontvangen. U kunt hier alle cliënten selecteren bij wie in het onderdeel "Algemene gegevens" in het tabblad Ondernemer het veld Cliënt voor loonbelasting EKA is geselecteerd en in het veld LB-nummer een geldig loonbelastingnummer is ingevuld. Dit is afhankelijk van de aanvraagsoort. Het veld Pad toont de locatie waar de bestellingen geplaatst worden. Klik vervolgens op om de bestelling aan te maken Voortgang EKA-bestellingen Via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA en dan Voortgang bestellingen wordt per cliënt de voortgang getoond van de aanvragen van de EKAbestellingen. Het volgende venster is hiervan een voorbeeld: Elektronische aanslagen (.253) Pagina 10 van 30

14 Door te dubbelklikken op een cliënt verschijnt er een venster met de gedetailleerde gegevens van de verwerkte voortgang. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 11 van 30

15 Of in dit venster de velden Aanvraagsoort, Status BD en Bestellingsoort BD gevuld zijn, is afhankelijk van het type voortgang. Er zijn drie types voortgangen, die allemaal automatisch worden aangemaakt in de volgende situaties: Voortgangen bij uitgaande berichten. Alleen het veld Aanvraagsoort wordt gevuld, de andere velden niet. Dit veld wordt gevuld met de waarde die u via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA en dan Aanmaken bestellingen in het veld Aanvraagsoort hebt opgegeven. Voortgangen uit ophalen berichten. Alleen het veld Aanvraagsoort wordt niet gevuld, de andere velden wel. In het veld Status BD wordt dan de status van de bestelling getoond zoals deze door de Belastingdienst is teruggestuurd. De waarde van het veld Bestellingsoort BD wordt ook door de Belastingdienst bepaald en geeft aan wat voor soort bestelling het betreft. Voortgangen die voortkomen uit het verwerken van een elektronische aanslag (EKA) waarvan geen bestelling aanwezig is. Als u een beslissing (elektronische aanslag) verwerkt, terwijl hiervoor geen bestelling aanwezig is, dan wordt er automatisch een bestelling(nummer) en voortgang aangemaakt. Het veld Bestellingsoort BD krijgt vervolgens de waarde "ACE" (aangemaakt bij inlezen elektronische aanslag). EKA-aanslagen ZvW worden niet automatisch goed- of afgekeurd, deze krijgen ze de voortgangsstatus "Elektronische aanslag ontvangen". Dat betekent ook dat de bijbehorende workflow en berichtencommunicatie voor EKAaanslagen ZvW niet wordt ondersteund in Unit4 Business Suite. Het voorgaande geldt niet voor SBA-aanlagen ZvW en voor de overige EKA-aanslagen. Voortgangen kunnen niet verwijderd worden Status EKA-bestellingen Via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA en dan Bestellingen wordt de status getoond van de EKA-bestellingen. Deze status kunt u ook opvragen bij de cliënt (tabblad Relatiebeheer, groep Algemeen en dan Cliënten of "Cliënten Cliënten" als u niet beschikt over de licentie "Relatiebeheer") bij het onderdeel "Overige" in het tabblad Bestellingen/Machtigingen. Het volgende venster is hiervan een voorbeeld: Elektronische aanslagen (.253) Pagina 12 van 30

16 Door in het bovenstaande venster te dubbelklikken op een bestelling, ziet u de details van de betreffende bestelling. U komt dan in het volgende venster: De waarde van het veld Status bestelling is afhankelijk van de velden Aanvraagsoort, Status BD en Bestellingsoort BD uit de voortgang bestellingsdetails (zie tabblad Voortgang bestellingen). Dit correspondeert als volgt met elkaar: Elektronische aanslagen (.253) Pagina 13 van 30

17 Status bestelling (Meest recente) Aanvraagsoort (Meest recente) Status BD Aangevraagd VRB of VHI Wacht op verificatie bij - belastingplichtige Goedgekeurd - Verificatie o.k. of - Verlenging van registratie akkoord Aflopend - - MAR Afgevoerd - Registratie afgevoerd - Afgewezen - Verzoek afgewezen - (Meest recente) Bestellingsoort BD Met de knop Unit4 DigiPoort. kunt u de actuele status van de bestelling ophalen uit Verder zijn in het venster ook de tabbladen Voortgang bestellingen en Elektronische aanslagen aanwezig. De opbouw van deze tabbladen is gelijk aan de opbouw van de vensters die u te zien krijgt als u respectievelijk de vensters "Voortgang bestellingen" en "Elektronische aanslagen" opent. Cliënten van wie EKA-bestellingen aanwezig zijn, kunnen niet verwijderd worden. Ook EKA-bestellingen kunnen niet verwijderd worden. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 14 van 30

18 4. MACHTIGING VOORAF INGEVULDE AANGIFTE (VIA) Vanaf deze versie kunt u machtigingen aanvragen (of intrekken) voor de vooraf ingevulde aangifte. In deze versie is dit nog alleen mogelijk voor het belastingjaar Als u Unit4 Digipoort On-premise gebruikt, moet u versie 2.1 geïnstalleerd hebben om VIA-machtigingen aan te kunnen vragen. U kunt deze versie downloaden via My Unit4. Unit4 DigiPoort SaaS-klanten beschikken al over de juiste versie VIA-machtigingsproces Uw klant moet u - net als bij de SBA's - machtigen, zodat u VIA's kunt ontvangen. U moet de machtiging om VIA's te ontvangen ieder jaar opnieuw registreren met Unit4 Business Suite, waarna uw klant ieder jaar weer beslist of hij instemt met de machtiging. Het machtigingsproces verloopt als volgt: 1. U stuurt een machtigingsverzoek met uw PKIoverheid-certificaat via Unit4 Business Suite naar Unit4 DigiPoort. In uw verzoek geeft u aan voor welk jaar u VIA's wilt ontvangen. 2. Uw verzoek gaat naar de Belastingdienst. Ter verificatie stuurt de Belastingdienst een brief naar de belastingplichtige (uw cliënt). In deze brief is een activeringscode opgenomen. Als uw cliënt deze code aan u kenbaar maakt, kunt u deze activeren in Unit4 Business Suite waarna de machtiging actief is. Anders dan bij SBA's het geval is, geldt voor VIA's een opt-inperiode. Uw cliënt moet u, door het kenbaar maken van de activeringscode, toestemming geven om VIA's te ontvangen. Voor SBA's geldt een opt-outperiode. Op het moment dat de belastingplichtige de machtigingsbrief met de machtigingscode heeft ontvangen, heeft de intermediair acht weken de tijd om deze code te activeren. 3. Vanaf het moment dat de activeringscode is ontvangen bij de Belastingdienst, worden de VIA-berichten voor u klaargezet. Na de levering van versie (levering in mei) kunt u de gegevens daadwerkelijk ophalen en verwerken in Unit4 Business Suite VIA-machtiging aanvragen Om een VIA-machtiging aan te vragen, opent u via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA/VIA, Aanmaken machtigingen het venster "Aanmaken machtigingen": Elektronische aanslagen (.253) Pagina 15 van 30

19 1. Vul bij Jaar 2014 in. 2. Kies bij Aanvraagsoort voor "AVM - aanvragen machtiging". 3. Selecteer bij VIA-cliënten de cliënten voor wie u een VIA-machtiging wilt aanvragen. Bij het aanvragen van een machtiging toont het venster "IB-cliënten (VIA)" alleen IB-cliënten voor wie dat jaar nog geen VIA-aanvraag is gedaan, van wie eerdere aanvragen zijn afgekeurd of die de machtigingsstatus "Niet actief" hebben. Als u via het veld Aanvraagsoort een machtiging wilt intrekken, toont dit venster alleen IB-cliënten met de machtigingstatus "Actief" voor de VIA. Het is voor het belastingjaar 2014 niet mogelijk om VIA's op te halen voor Cp-, Cw- en M-biljetten. De Belastingdienst ondersteunt dit niet. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 16 van 30

20 4. Klik daarna op om de machtigingen aan te vragen. Hierna krijgt de VIA-machtiging automatisch de status "Ontvangen" en daarna "In behandeling". Het is niet te voorspellen wanneer een VIA-machtiging de status "Ontvangen" en "In behandeling" krijgt. Dat is afhankelijk van de capaciteit van de Belastingdienst. In een drukke periode kan dit maanden duren Overzicht te activeren machtigingen Als een VIA-machtiging is aangevraagd, wordt deze via Unit4 DigiPoort doorgestuurd naar de Belastingdienst. De machtiging krijgt dan de status "Ontvangen" in Unit4 Business Suite. Nadat deze door de Belastingdienst in behandeling is genomen, wordt deze status aangepast naar "In behandeling". Op dat moment is door de Belastingdienst een brief met de machtigingscode naar uw cliënt verstuurd. De machtiging moet daarop worden geactiveerd met deze activeringscode, die u van uw cliënt moet krijgen. In afwachting daarvan, is de machtiging zichtbaar in het venster "Te activeren VIAmachtigingen" (via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA/VIA, Te activeren VIA-machtigingen) Machtiging activeren Als u de activeringscode van uw cliënt hebt ontvangen, moet de VIA-machtiging worden geactiveerd. Dit kan op drie manieren: 1. Selecteer een regel in het venster "Te activeren VIA-machtigingen" en klik op de knop. 2. Dubbelklik in het venster "Te activeren VIA-machtigingen" op een regel om het venster "Machtigingsdetails" te openen. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 17 van 30

21 Klik op de knop 3. Selecteer in het venster "Te activeren VIA-machtigingen" een regel en kies in het snelmenu voor de menuoptie en kies de menukeuze "Machtiging activeren". 4. Na iedere bovengenoemde activeringshandeling komt u in het venster "Activeer VIA-machtiging": Elektronische aanslagen (.253) Pagina 18 van 30

22 5. In het veld Activeringscode moet u de code invullen die u van uw belastingcliënt hebt ontvangen. Klik daarna op. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 19 van 30

23 De machtiging wordt via Unit4 DigiPoort verzonden naar de Belastingdienst. De machtiging houdt de status "In behandeling" totdat de Belastingdienst de activering goedkeurt, waarna de status op "Actief" wordt gezet. Als u een geactiveerde machtiging onverhoopt nogmaals activeert, wordt u hier via een waarschuwing op geattendeerd Voortgang en status controleren De voortgang en status van de aangevraagde of ingetrokken VIA-machtigingen controleert u via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA/VIA en dan Voortgang machtigingen. Op de volgende momenten wordt door het systeem een voortgang gezet: 1. Als een aanvraag, activering of intrekking voor machtiging is gedaan. 2. Bij een terugkoppeling door Unit4 DigiPoort zoals aanvraag verzonden, goedgekeurd, afgekeurd. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 20 van 30

24 4.6. Overzicht machtigingen Via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, SBA/VIA en dan Machtigingen hebt u een overzicht van alle machtigingen - inclusief die voor VIA - die op enig moment openstaan. Een VIA-machtiging die de status "In behandeling" heeft, kunt u vanuit dit venster activeren door het venster "Machtigingsdetails" te openen. Klik daarna op de knop. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 21 van 30

25 5. ELEKTRONISCHE AANSLAG VERWERKEN 5.1. Venster elektronische aanslagdetails De elektronische aanslagen kunt u zien via het tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, Elektronische aanslagen. In de grid in dit venster kunt u via F2 of via het rechtermuismenu Wijzigen een venster "Elektronische aanslagdetails" openen. De aangifte (VA/DA, jaar) waarmee de aanslag is gematcht, wordt in het veld Basis automatische controle weergegeven. Bijvoorbeeld: "DA2012" of "VA2012". Als geen aangifte is gevonden, wordt de tekst "Geen aangifte gevonden" weergegeven. Als er geen berichtregels geschreven worden, bijvoorbeeld bij een omzet- of loonbelastingaanslag, wordt N.V.T. getoond. Niet-gekoppelde elektronische aanslagen herstellen U kunt niet-gekoppelde EKA's en SBA's alsnog aan cliënten koppelen. Dit gaat op de volgende wijze: 1. Vul het BSN/RSIN uit de aanslag in bij cliëntkaart van cliënt aan wie de aanslag moet worden gekoppeld. Hierbij moet u ervoor zorgen dat er slechts één cliënt Elektronische aanslagen (.253) Pagina 22 van 30

26 aanwezig is met het specifieke BSN/RSIN. 2. Ga naar het venster "Elektronische aanslagen" en selecteer de bewuste aanslag. 3. Klik in het snelmenu (rechtermuisknop) op "Opnieuw verwerken". Hierdoor wordt automatisch een bestelling of machtiging gecreëerd en wordt de aanslag gekoppeld aan de cliënt. De bijbehorende aanslagcontrole wordt tegelijkertijd in werking gezet Afdrukken Voor het afdrukken (of exporteren naar een bestand) van de elektronische aanslag klikt u in de taakbalk op. Afdrukken kan ook in de grid "Elektronische aanslagen", via het rechtermuismenu, menukeuze Afdrukken EKA's of Afdrukken SBA's Voorblad selecteren Om een voorblad aan een elektronische aanslag te koppelen, opent u via Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, Elektronische aanslagen een elektronisch aanslagdetailvenster EKA of SBA. Het venster "Elektronische aanslagdetails" toont de details van de elektronische aanslag EKA of SBA. De velden via het tabblad Algemeen kunnen alleen bij een handmatig ingebrachte aanslag worden bijgewerkt. Boven in het venster is de knop aanwezig waarmee u een voorblad kunt selecteren. Klik op de knop om een voorblad te kiezen. Het venster "Voorbladen elektronische aanslagen" wordt geopend. In dit venster worden alleen de voorbladen getoond die voor het betreffende belastingmiddel gelden. In dit voorbeeld is dat vennootschapsbelasting. Selecteer in dit venster het gewenste voorblad, dit wordt nu aan het elektronische aanslagbericht gekoppeld (hierna verandert de knop in ). Elektronische aanslagen (.253) Pagina 23 van 30

27 Klik op het tabblad Voorblad elektronische aanslag om de tekst in het voorblad te lezen. Desgewenst kunt u de standaardtekst in het voorblad uitbreiden met extra informatie voordat u publiceert. Deze extra informatie wordt echter niet in de standaardtekst van het sjabloon bewaard. U kunt indien nodig via de knop melding: een ander voorblad kiezen. U krijgt eerst de volgende Handmatig goedkeuren en publiceren Als u het juiste voorblad hebt gekozen klikt u op de knop om de aanpassingen in het venster op te slaan. Hierna kunt u, nadat u het bericht hebt goedgekeurd (knop ), via Elektronische aanslagen (.253) Pagina 24 van 30

28 de knop de elektronische aanslag naar Unit4 Client Portal versturen. De cliënt kan deze in PDF-formaat op de portal openen Elektronisch aanslagdocument Als u werkt met Unit4 Content Manager wordt de elektronische aanslag opgeslagen in de cliëntkaart, bij het onderdeel "Documenten". Elektronische aanslagen (.253) Pagina 25 van 30

29 Als u werkt met Unit4 DocumentManager wordt de elektronische aanslag opgeslagen in het DocumentManager-dossier, in de map "Aangifte IB" of in de map "Aangifte VpB". Dit gebeurt alleen bij Unit4 Client Portal-cliënten na het publiceren op Unit4 Client Portal Elektronische aanslag opnieuw verwerken In het overzichtvenster "Elektronische aanslagen" (via tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen en dan Elektronische aanslagen) hebt u een overzicht van de elektronische aanslagberichten (EKA en SBA). U kunt in dit grid EKA-en SBAaanslagen opnieuw verwerken via de rechtermuismenu-opties "Opnieuw verwerken" of "Opnieuw verwerken met communicatie". Met die laatste optie wordt de elektronische aanslag naar de cliënt g d of naar de portal van de cliënt gestuurd als die automatisch door het systeem is goedgekeurd, als dit bij de automatische elektronische aanslagcontrole zo is ingesteld. Bij afkeuring ontvangt de ingestelde kantoormedewerker een . Met beide opties worden de voortgangen opnieuw weggeschreven bij de betreffende aanslag. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 26 van 30

30 Als het opnieuw verwerken gedaan wordt van een SBA in een nieuwere versie van Unit4 Business Suite, dan wordt het SBA-rapport ook opnieuw verwerkt waardoor de afdruk anders kan zijn. Met de functie "Opnieuw verwerken" kan de aanslag ook gekoppeld worden aan een andere aangifte, als een eerder in volgorde liggende aangifte nu definitief is ingeleverd Onverwerkte EKA-berichten Berichten blijven deels onverwerkt als berichtregels niet verwerkt worden. In dat geval moet u een (automatische) update uitvoeren via het updatemechanisme in Unit4 Business Suite, om ze alsnog te kunnen verwerken. Ook kan het voorkomen dat EKAberichten slechts deels worden verwerkt, bijvoorbeeld omdat deze niet aan de juiste cliënt zijn gekoppeld of omdat een burgerservice- of RSIN meerdere keren voorkomt. In die gevallen moeten EKA-berichten handmatig worden verwerkt, nadat de cliënt aan het juiste BSN of RSIN is gekoppeld. Het bericht kan daarna alsnog worden verwerkt, inclusief het zetten van de voortgang. Dat kunt u doen via het rechtermuismenu met de menuoptie Opnieuw verwerken in de grid "Elektronische aanslagen". Dezelfde actie kunt u ook doen in het venster "Onverwerkte EKA-berichten", via het tabblad Deels onverwerkte kopie-aanslagen (tabblad Fiscaal, groep Elektronische aanslagen, EKA en dan Onverwerkte EKA-berichten). Dit is ook van belang bij ingelezen elektronische aanslagen uit eerdere versies van Unit4 Business Suite. U kunt dan berichtregels uit de elektronische aanslag vergelijken met de aangifte. In het venster "Onverwerkte EKA-berichten" worden in het tabblad Berichten onverwerkte berichten getoond. Dit zijn berichten die vanwege fouten in de bestanden in z'n geheel niet verwerkt konden worden. Deze EKA-berichten kunt u via de knop alsnog proberen te verwerken. Dat is niet nodig en mogelijk bij SBA-aanslagen. Een SBA uit Unit4 DigiPoort die niet verwerkt kon worden in Unit4 Business Suite, wordt weggeschreven in de Basevent.log. Dit gebeurt bijvoorbeeld bij dubbele BSN-of RSIN-nummers. In het overzicht van alle elektronische aanslagen worden die SBA's getoond zonder cliëntnummer. Net als bij EKA's moet u ervoor zorgen dat er één cliënt is met het BSN/RSIN in die aanslag. Daarna kunt u die elektronische aanslag opnieuw verwerken in het overzicht van elektronische aanslagen, waarna hij wordt gekoppeld aan die cliënt en verder wordt verwerkt. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 27 van 30

31 Na het verwerkingsproces verschijnt een melding met het pad van de locatie van het verwerkingsverslag. In het tabblad Verwerkingsverslag ziet u hoe de EKA-berichten zijn verwerkt. Elektronische aanslagen (.253) Pagina 28 van 30

32 Als de licentie Relatiebeheerder actief is, ontvangt de berichtenbeheerder bij onverwerkte Unit4 DigiPoort-berichten een notificatie. Als deze licentie niet actief is, wordt een logbestand aangemaakt met de volgende bestandsnaam: EKA AllServers.log of SBA AllServers.log Aanslagen opnieuw verwerken zonder voortgangen U kunt EKA's en SBA's ook opnieuw verwerken zonder het opnieuw zetten van de voortgangen. U moet dan het herstelprogramma "Opnieuw aanslagen verwerken zonder voortgangen" uitvoeren, via het tabblad Fiscaal, groep Onderhoud, Herstelprogramma's. U krijgt de volgende keuze: Kies voor om aanslagen opnieuw te verwerken van alle jaren, zodat de elektronische aanslag opnieuw gekoppeld wordt aan de betreffende cliënt en het boekjaar en aangifte. De voortgangen die waren gezet, blijven behouden. Kiest u voor Elektronische aanslagen (.253) Pagina 29 van 30

33 , dan worden alleen de aanslagen behandeld die bij de vorige herstelactie (nog) niet zijn verwerkt. Hierna worden de aanslagen gekoppeld en weer getoond in het venster "VpB-cliënt jaargegevens details" of "IB-cliënt jaargegevens details" in het tabblad Elektronische aanslagen. Oudere aanslagen kunnen nu ongewild aan andere aangiftes worden gekoppeld omdat intussen de definitieve aangiftes van het betreffende jaar zijn ingeleverd bij de Belastingdienst. Dit was eerder mogelijk niet het geval. Hierdoor worden deze mogelijk nu wel goedgekeurd door het systeem, terwijl ze in eerste instantie werden afgekeurd. Afhankelijk van het aantal elektronische aanslagen in uw database kan het opnieuw verwerken geruime tijd duren. Omdat het proces op de achtergrond wordt uitgevoerd, ziet u het resultaat niet direct in het tabblad Elektronische aanslagen, in het venster "VpB-cliënt jaargegevens details" of "IB-cliënt jaargegevens details". Elektronische aanslagen (.253) Pagina 30 van 30